Trường Đại học Nông nghiệp Hà nội
Khoa Tài nguyên và Môi trường
Hướng dẫn Bảo vệ Luận văn / Báo cáo
Sử dụng MS Powerpoint
TS. Nguyễn Duy Bình
Bộ môn Thủy nông Canh tác
Trường Đại học Nông nghiệp
Châu quỳ, Gia lâm, Hà nội
E-mail vnbinh@hotmail.com
Tel. (84-4) 843 1002
Hà nội
06/2008
Mục lục
Chương Trang
1Hình thành ý tưởng về bản thuyết trình 1
1.1Bắt đầu bằng việc soạn thảo văn bản 2
1.2Nêu rõ bản thuyết trình nói về cái gì 2
1.3Bắt đầu từ phần kết luận 2
1.4Làm bản thuyết trình có cá tính của bạn 3
1.5Kể một vài câu chuyện 3
1.6Gắn kết nôi dung 3
2Thiết kế bản thuyết trình của bạn 3
2.1Bảo đảm tính đơn giản 3
2.2Tính nhất quán từ slide này qua slide khác 5
2.3Chọn màu sắc hỗ trợ cho việc truyền đạt thông
điệp của bạn 5
2.4Khi thiết kế bố cục, hãy cân nhắc đến yếu tố khán
giả 5
2.5Cẩn thận với dấu chấm mục 6
2.6Tuân thủ nguyên tắc mỗi-slide-một-phút 6
2.7Thiết kế giống một tờ báo 7
2.8Sử dụng hình ảnh, chứ không riêng từ ngữ, để làm
rõ quan điểm của bạn 8
3Trình bày bản thuyết trình của bạn 8
3.1Diễn tập trước, và diễn tập nhiều hơn nữa 8
3.2Kết nối với khán giả 9
3.3Dự đoán câu hỏi của khán giả 9
3.4Hiểu rõ các thiết bị hỗ trợ 10
3.5Kiểm soát tình thế ngay từ khi bắt đầu 10
3.6Sử dụng thủ thuật với màn hình PowerPoint 10
Tài liệu Tham khảo 10
Danh mục hình
Hình Trang
Hình 1: Xem bản thuyết trình sử dụng MS PowerPoint bằng
công cụ tìm kiếm Google. 4
Hình 2: Thông tin của danh sách được trình bày bằng bảng
(trên cùng), đồ thị (giữa), và biểu đồ (dưới cùng). 7
Hình 3: Kết hợp các từ ngữ và một bức tranh trong một slide. 8
Hình 4: Một slide ẩn không bắt buộc trình bày ở giữa thời gian
thuyết trình. 9
Sử dụng Microsoft PowerPoint Hướng dẫn Bảo vệ Luận văn, Tháng 6/2008
Date: 12 Jun 2008 1
File: binh-GuidelinesPresentation_vie.docx
Những điều cần chú ý khi sử dụng MS
Powerpoint
Tài liệu này giúp bạn hiểu được quan điểm sử dụng phần mềm MS Powerpoint
trong quá trình chuẩn bị và có tên gọi là “Chuẩn bị cho một bản thuyết trình vững
vàng”. Nội dung có 3 phần chính (a) Xây dựng bản thuyết trình từ nền móng cơ bản;
(b) Chọn giao diện cho bản thuyết trình của bạn; và (c) Trình bày bản thuyết trình
của bạn.
PowerPoint là một phần mềm tuyệt vời nhưng nó vẫn bị nhiều người chê bai. Nếu
phần mềm này không được sử dụng đúng cách, nó có thể gây ra sự chia rẽ giữa
người thuyết trình và khán giả. Một bài báo viết ngày 28 tháng 5 năm 2001, tờ New
Yorker, Hoa kỳ, đã có tiêu đề “PowerPoin thuần túy: Một tệp phần mềm có thể thay
đổi ý nghĩ của chúng ta?”. Tác giả Ian Parker tranh cãi rằng PowerPoint có thể trở
thành một vật cản thực sự hơn là một tiện ích tăng cường luồng thông tin giữa người
thuyết trình và khán giả. Power-Point, Parker viết, là “một dụng cụ xã hội biến
những người thuyết trình tầm thường thành những kẻ sành điệu thích dùng những
dấu chấm gạch đầu dòng. Phần mềm này, ông nói thêm, “chứa đựng những tiềm ẩn
ảnh hưởng đến tính cách cá nhân của người sử dụng”.
Nó có thể ảnh hưởng đến ý tưởng nội dung… Nó giúp bạn trình bày những lý lẽ,
nhưng cũng có ảnh hương của riêng nó về sự tổ chức thông tin,về chách nhìn nhận
thực tại thế giới.” Do vậy những lời chỉ trích về PowerPoint không nên nhằm vào
phần mềm này, mà cần nhằm vào những người sử dụng nó. Nhiều người thuyết trình
thất bại trong việc ứng dụng những khả năng sáng tạo của PowerPoint. Họ coi
PowerPoint như một hỗ trợ hay chỗ dựa của người diễn thuyết nhằm giảm bớt một
vài gánh nặng của công việc thuyết trình trước công chúng. Họ thực sự không hiểu
rằng PowerPoint là một phương tiện dùng để truyền đạt, một phương pháp để liên hệ
với mọi người, thông qua hình ảnh, hoạt hình, và thậm chí cả âm thanh.
Bài viết này giới thiệu phương thức để bạn có thể ứng dụng những khả năng sáng
tạo của PowerPoint. Nó giải thích làm thế nào để xây dựng một bản thuyết trình đầy
tính thuyết phục và cần lưu ý những điều gì khi bạn thiết kế giao diện cho một bản
thuyết trình. Bạn cũng sẽ tìm thấy các mẹo vặt để kết nối bạn với thính giả.
Bạn có muốn xem một ví dụ điển hình tồi tệ của một bản thuyết trình PowerPoint?
Hãy thử ghé thăm Thuyết Trình PowerPoint Gettysburg, một bản dịch của Lincoln’s
Gettysburg Address sử dụng PowerPoint.
Tài liệu này là bản dịch từ “PowerPoint 2007. All in One Desk Reference for
Dummies” của Peter Weverka do Wiley xuất bản năm 2007.
1 Hình thành ý tưởng về bản thuyết trình
Trước khi bạn tạo ra bất kì slide nào, hãy nghĩ về những gì bạn muốn truyền đạt đến
khán giả của bạn. Mục tiêu của bạn không phải là làm kinh ngạc khán giả bởi những kĩ
Sử dụng Microsoft PowerPoint Hướng dẫn Bảo vệ Luận văn, Tháng 6/2008
Date: 12 Jun 2008 2
File: binh-GuidelinesPresentation_vie.docx
năng sử dụng PowerPoint của bạn, mà là truyền đạt một điều gì đó — một vấn đề trong
bài giảng, chính sách của công ty, những ích lợi của một sản phẩm, các ưu điểm của một
kế hoạch mang tính chiến lược. Mục tiêu của bạn là thuyết phục khán giả về vấn đề mà
bạn sẽ trình bày và đưa khán giá về phe mình.
Để đạt được những mục tiêu đó, những trang sau cung cấp những lời khuyên thiết thực
để dẫn dắt quá trình chuẩn bị và thực hiện bản thuyết trình của bạn từ bước xây dựng ý
tưởng, bản nháp đến bước thực hiện, là bước trong đó bạn thực sự bắt đầu tạo ra các
slides.
1.1 Bắt đầu bằng việc soạn thảo văn bản
Đây là một trong những lời tư vấn tốt nhất mà bạn sẽ nhận được khi tạo một bản thuyết
trình PowerPoint: Viết từng đoạn câu chữ của bản thuyết trình bằng chương trình soạn
thảo văn bản trước khi thực hiện bất cứ thứ gì liên quan đến PowerPoint. Tập trung chỉ
vào những từ ngữ của bản thuyết trình ở bước bắt đầu này. Với cách này, bạn sẽ tập trung
được vào những điều bạn muốn trao đổi với thính giả chứ không phải vào những phông
nền slide hoặc những thiết kế đồ họa hoặc phông chữ.
Tôi nghĩ rằng người ta thực sự thích phác thảo bản nháp bằng cách dùng slide
PowerPoint bởi vì những đặc tính hoa mỹ của nó. Điều này làm họ phân tán tư tưởng,
không tập trung vào những thứ thực sự quan trọng trong bản thuyết trình — tức là những
gì cần truyền đạt với thính giả. Xây dựng những lý lẽ hợp lý luôn luôn là một công việc
không dễ dàng tí nào. Những người đủ khả năng tài chính thường thuê luật sư và những
chuyên gia để làm việc đó cho họ. Xây dựng một lý lẽ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ lâu dài
và cần mẫn về chủ đề của bạn, đặt bản thân bạn vào vị trí một thành viên khán giả không
biết rõ chủ đề bằng bạn, và thuyết phục vị khán giả đó rằng bạn đúng. Bạn có thể làm
công việc khó khăn này trên Word, là nơi không có sự lạm dụng PowerPoint làm bạn bị
phân tán.
1.2 Nêu rõ bản thuyết trình nói về cái gì
Ngay từ khi mới bắt đầu quá trình chuẩn bị, bạn hãy xác định rõ bản thuyết trình của
bạn nói về cái gì và bạn định chứng minh điều gì thông qua bản thuyết trình. Nói cách
khác, hãy đưa ra kết luận chính ở phần đầu của thuết trình cũng như ở phần cuối. Theo
cách đó, khán giả của bạn sẽ biết chính xác bạn đang dẫn dắt họ đi đến kết luận gì và có
thể đánh giá bản thuyết trình của bạn trên cơ sở những gì bạn đưa ra trong suốt quá trình
thuyết trình để chứng minh kết luận đó.
1.3 Bắt đầu từ phần kết luận
Đầu tiên hãy thử viết đoạn kết của bản thuyết trình. Một bản thuyết trình được xây
dựng để dẫn đến một kết luận được hưởng ứng nhiệt liệt. Bằng cách viết phần cuối trước,
bạn sẽ có một mục tiêu để nhắm tới. Bạn có thể làm toàn bộ bản thuyết trình phục vụ
phần kết luận của nó, là điểm mà tại đó khán giả của bạn phải thốt lên, “À há, cô/cậu ấy
đã nói đúng.”