intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 1 - Trường ĐH Thủ Dầu Một

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST
Báo xấu
39
lượt xem 9
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu; Định dạng nâng cao; Tham chiếu và liên kết. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tài liệu hướng dẫn học tập Xử lý văn bản nâng cao Microsoft office 2013: Phần 1 - Trường ĐH Thủ Dầu Một

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN HỌC TẬP XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO NĂM 2018 190219
  2. Xử lý văn bản nâng cao MỤC LỤC Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu ........................................................ 7 1.1. Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp .............................................................. 7 1.1.1. Một số thiết lập trong Word Options ............................................................ 7 1.1.2. Các tùy chọn kiểm lỗi ................................................................................. 31 1.1.3. Công cụ autotext ......................................................................................... 31 1.2. Áp dụng mẫu ..................................................................................................... 32 1.2.1. Khái niệm Word Template .......................................................................... 32 1.2.2. Áp dụng mẫu có sẵn. .................................................................................. 32 1.2.3. Tạo mẫu mới. .............................................................................................. 33 1.3. Bài tập cuối chương 1 ....................................................................................... 34 1.3.1. Bài tập 1: Thiết lập các tùy chọn trong Word Options.............................. 34 1.3.2. Bài tập 2: Thao tác với Quick Access Toolbar .......................................... 35 1.3.3. Bài tập 3: Tùy chỉnh thanh Ribbon ........................................................... 35 1.3.4. Bài tập 4: Tạo một số tổ hợp phím tắt sau: ................................................ 35 1.3.5. Bài tập 5: Tạo một số AutoCorrect (xem Hình 1.36) ................................ 35 1.3.6. Bài tập 6: Tạo một số AutoText (xem Hình 1.37) ..................................... 36 Chương 2. Định dạng nâng cao .................................................................................. 37 2.1. Văn bản .............................................................................................................. 37 2.1.1. Áp dụng cuộn văn bản (text wrapping) ...................................................... 37 2.1.2. Sao chép định dạng. .................................................................................... 38 2.1.3. Dán đặc biệt (Paste Special). ...................................................................... 39 2.1.4. Đóng dấu chìm (watermark). ..................................................................... 39 2.1.5. Áp dụng định dạng văn bản tự động.......................................................... 42 2.2. Đoạn ................................................................................................................... 43 2.2.1. Đặt cách dòng trong một đoạn ................................................................... 43 2.2.2. Đánh số nhiều mức trong đoạn.................................................................. 50 2.2.3. Kiểu dáng (style) ký tự - kiểu dáng đoạn. .................................................. 51 2.3. Cột ...................................................................................................................... 53 2.3.1. Phân cột cho văn bản ................................................................................. 53 2.3.2. Định dạng phân cột..................................................................................... 54 2.4. Bảng ................................................................................................................... 55 2.4.1. Định dạng tự động bảng ............................................................................. 55 2.4.2. Ghép, tách các ô trong một bảng................................................................ 56 ii Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  3. Xử lý văn bản nâng cao 2.4.3. Định dạng trong ô. ...................................................................................... 57 2.4.4. Lặp lại tự động tiêu đề bảng ....................................................................... 60 2.4.5. Cắt dòng khi sang trang .............................................................................. 61 2.4.6. Sắp xếp dữ liệu trên bảng ........................................................................... 62 2.4.7. Chuyển đổi văn bản thành bảng và ngược lại. .......................................... 63 2.4.8. Nhúng một tập tin bảng tính vào văn bản. ................................................ 66 2.4.9. Tính toán trên bảng nhúng......................................................................... 66 2.5. Bài tập cuối chương 2 ....................................................................................... 67 2.5.1. Bài tập 1: Chuyển đổi bảng thành văn bản ............................................... 67 2.5.2. Bài tập 2: Lặp lại tiêu đề bảng.................................................................... 67 2.5.3. Bài tập 3: Tính toán trên bảng ................................................................... 68 2.5.4. Bài tập 4: Đóng dấu văn bản ...................................................................... 68 2.5.5. Bài tập 5: Tạo mẫu định dạng .................................................................... 70 Chương 3. Tham chiếu và liên kết ............................................................................. 71 3.1. Tiêu đề, chân trang, chân bài .......................................................................... 71 3.1.1. Thêm – xóa – định dạng tiêu đề cho đối tượng ......................................... 71 3.1.2. Chân trang (footnote) - chân bài (endnote) .............................................. 76 3.2. Mục lục và chỉ mục ........................................................................................... 79 3.2.1. Mục lục tự động .......................................................................................... 79 3.2.2. Danh mục hình – bảng – biểu đồ ............................................................... 82 3.2.3. Chỉ mục (index) ........................................................................................... 83 3.3. Đánh dấu, tham chiếu ....................................................................................... 86 3.3.1. Điểm đánh dấu văn bản (bookmark).......................................................... 86 3.3.2. Tham chiếu đến (Cross-reference) ............................................................. 87 3.4. Kết nối, nhúng dữ liệu ...................................................................................... 89 3.4.1. Siêu liên kết trong văn bản. ........................................................................ 89 3.4.2. Liên kết đối tượng (Object) ......................................................................... 92 3.4.3. Cập nhật, xóa bỏ liên kết ............................................................................ 94 3.4.4. Nhúng dữ liệu vào tài liệu như một đối tượng. ......................................... 95 3.4.5. Biên tập, xóa dữ liệu nhúng. ...................................................................... 97 3.5. Bài tập cuối chương 3 ....................................................................................... 97 3.5.1. Bài tập 1: Tạo bookmark & hyperlink ....................................................... 97 3.5.2. Bài tập 2: Tạo mục lục như HÌNH 3.49 .................................................... 98 3.5.3. Bài tập 3: Tạo nhãn tiêu đề & tạo danh mục hình .................................... 98 3.5.4. Bài tập 4: Tạo mục lục cho văn bản........................................................... 98 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một iii
  4. Xử lý văn bản nâng cao 3.5.5. Bài tập 5: Tạo mục lục và danh mục hình ................................................ 99 Chương 4. Trường và biểu mẫu ............................................................................... 101 4.1. Trường văn bản .............................................................................................. 101 4.1.1. Tạo trường (field) trong văn bản ............................................................. 101 4.1.2. Xóa các trường .......................................................................................... 103 4.1.3. Đặt tên, thay đổi định dạng trường. ......................................................... 103 4.1.4. Khóa/mở khóa, cập nhật một trường. ...................................................... 105 4.2. Biểu mẫu văn bản ........................................................................................... 105 4.2.1. Cách dùng biểu mẫu (form). .................................................................... 105 4.2.2. Tạo biểu mẫu ............................................................................................. 106 4.2.3. Thêm hướng dẫn cho một trường ............................................................ 109 4.2.4. Đặt/hủy chế độ bảo vệ cho biểu mẫu. ...................................................... 110 4.3. Phối thư (Merge) ............................................................................................. 112 4.3.1. Tạo tài liệu chính và danh sách ............................................................... 112 4.3.2. Biên tập, sắp xếp một danh mục người nhận. ......................................... 116 4.3.3. Chèn các trường điều kiện. ...................................................................... 117 4.3.4. Chèn trường thông tin .............................................................................. 122 4.3.5. Thực hiện phối thư và xem kết quả phối thư. ......................................... 122 4.4. Bài tập cuối chương 4 ..................................................................................... 124 4.4.1. Bài tập form 1 ............................................................................................ 124 4.4.2. Bài tập form 2 ............................................................................................ 125 4.4.3. Bài tập form 3 ............................................................................................ 125 4.4.4. Bài tập form 4 ............................................................................................ 125 4.4.5. Bài tập phối thư 1...................................................................................... 126 4.4.6. Bài tập phối thư 2...................................................................................... 126 4.4.7. Bài tập phối thư 3...................................................................................... 126 Chương 5. Biên tập văn bản trong chế độ cộng tác ............................................... 129 5.1. Lần vết và rà soát............................................................................................ 129 5.1.1. Thực hiện lần vết ...................................................................................... 129 5.1.2. Thực hiện ra soát ...................................................................................... 132 5.1.3. Nhận xét – ghi chú (Comments) .............................................................. 133 5.1.4. So sánh văn bản ........................................................................................ 133 5.2. Tài liệu chủ ...................................................................................................... 135 5.2.1. Khái niệm và cách tạo tài liệu chủ ........................................................... 135 5.2.2. Thêm, bớt một tài liệu con cho tài liệu chủ. ............................................ 136 iv Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  5. Xử lý văn bản nâng cao 5.3. Bảo vệ tài liệu ..................................................................................................137 5.3.1. Gắn/gỡ bỏ mật khẩu cho việc mở, thay đổi một văn bản. .......................137 5.3.2. Giới hạn chỉnh sửa trên văn bản..............................................................139 5.4. Bài tập cuối chương 5 .....................................................................................140 5.4.1. Bài tập 1: Tạo tài liệu chủ ........................................................................140 5.4.2. Bài tập 2: Chèn thêm tài liệu con .............................................................140 5.4.3. Bài tập 3: Bảo vệ văn bản không cho phép mở .......................................141 5.4.4. Bài tập 4: Bảo vệ văn bản không cho phép sửa.......................................141 5.4.5. Bài tập 5: Gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ ............................................................141 Chương 6. Chuẩn bị in ..............................................................................................143 6.1. Phân đoạn (section) .........................................................................................143 6.1.1. Tạo, thay đổi, xóa các dấu phân đoạn trong văn bản. ............................143 6.1.2. Thay đổi hướng trang, căn lề dọc, đặt lề cho phân đoạn ........................145 6.1.3. Đầu trang – cuối trang cho phân đoạn, trang đầu, trang chẵn/lẻ..........147 6.2. Bài tập cuối chương 6 .....................................................................................148 6.2.1. Bài tập 1: Định dạng trang theo section ..................................................149 6.2.2. Bài tập 2: Header & Footer theo section .................................................150 6.2.3. Bài tập 3: Header & Footer theo trang chẵn-lẻ ......................................151 6.2.4. Bài tập 4: Canh lề theo trang chẵn-lẻ ......................................................152 Chương 7. Bài tập tổng hợp ......................................................................................153 7.1. Bài tập tổng hợp 1 ...........................................................................................153 7.2. Bài tập tổng hợp 2 ...........................................................................................153 7.3. Bài tập tổng hợp 3 ...........................................................................................154 7.4. Bài tập tổng hợp 4 ...........................................................................................154 7.5. Bài tập tổng hợp 5 ...........................................................................................154 7.6. Bài tập tổng hợp 6 ...........................................................................................155 7.7. Bài tập tổng hợp 7 ...........................................................................................155 7.8. Bài tập tổng hợp 8 ...........................................................................................156 7.9. Bài tập tổng hợp 9 ...........................................................................................157 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một v
  6. Xử lý văn bản nâng cao DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Word Options - General .............................................................................. 7 Hình 1.2: Mini Toolbar (hộp công cụ định dạng nhanh) ............................................ 8 Hình 1.3: Screentip của lệnh canh lề trái .................................................................... 8 Hình 1.4: Tùy chọn kiểu thông báo chỉ dẫn ................................................................ 9 Hình 1.5: Tùy chọn hiển thị nội dung (Display) ....................................................... 10 Hình 1.6: Ẩn/ hiển thị khoảng cách và header/footer giữa các trang........................ 10 Hình 1.7: tooltip của hyperlink ................................................................................. 11 Hình 1.8: Tùy chọn kiểm tra chính tả & định dạng .................................................. 13 Hình 1.9: Bảng thống kê về độ dễ đọc của văn bản .................................................. 14 Hình 1.10: Tùy chọn về lưu trữ tập tin văn bản ........................................................ 15 Hình 1.11: Tùy chọn thiết lập ngôn ngữ ................................................................... 17 Hình 1.12: Chọn ngôn ngữ mặc định ........................................................................ 18 Hình 1.13: Chọn ngôn ngữ cho hộp trợ giúp nhanh ................................................. 19 Hình 1.14: Tùy chọn Editing options ........................................................................ 20 Hình 1.15: Tùy chọn Advanced - Cut, copy and paste ............................................. 21 Hình 1.16: Tùy chọn kích thước và chất lượng hình ảnh.......................................... 21 Hình 1.17: Tùy chọn thuộc tính cho biểu đồ............................................................. 21 Hình 1.18: Tùy chọn Advanced – Show document content ..................................... 22 Hình 1.19: Tùy chọn Advanced - Display ................................................................ 23 Hình 1.20: Tùy chọn Advanced - Print ..................................................................... 23 Hình 1.21: Tùy chọn Advanced - Save ..................................................................... 24 Hình 1.22: Tùy chọn giao diện hiển thị trên các phiên bản Word ............................ 24 Hình 1.23: Tùy chọn Advanced - General ................................................................ 24 Hình 1.24: Tùy chọn Advanced – Layout options for .............................................. 25 Hình 1.25: Phân cấp trên ribbon ............................................................................... 25 Hình 1.26: Tùy chọn danh mục lệnh Ribbon ............................................................ 26 Hình 1.27: Ẩn/ hiện thẻ trên ribbon .......................................................................... 26 Hình 1.28: Thêm thẻ - nhóm mới.............................................................................. 27 Hình 1.29: Chỉnh sửa phím tắt cho lệnh ................................................................... 27 Hình 1.30: Hộp thoại Customize keyboard ............................................................... 28 Hình 1.31: Tùy chọn thanh công cụ truy cập nhanh ................................................. 29 Hình 1.32: Tùy chọn các tiện ích mở rộng................................................................ 30 Hình 1.33: Tùy chọn an toàn và bảo mật .................................................................. 31 Hình 1.34: Tạo AutoText .......................................................................................... 32 Hình 1.35. Chọn mẫu văn bản có sẵn ....................................................................... 33 Hình 1.36: Bài tập tạo AutoCorrect .......................................................................... 35 Hình 1.37: Bài tập tạo AutoText ............................................................................... 36 Hình 2.1: Hiển thị Styles Pane .................................................................................. 42 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một i
  7. Xử lý văn bản nâng cao Hình 2.2: Hiệu chỉnh cách hiển thị style trên Style Pane ......................................... 43 Hình 2.3: Danh sách các mẫu trên Mini Toolbar ...................................................... 43 Hình 2.4: Điều chỉnh giản cách dòng trong đoạn (Line spacing) ............................. 45 Hình 2.5: Căn lề trái thụt vào cho dòng đầu của đoạn văn bản ................................ 46 Hình 2.6: Căn lề trái thụt vào cho dòng thứ hai của đoạn trở đi ............................... 46 Hình 2.7: Căn chỉnh lề phải cho đoạn ....................................................................... 47 Hình 2.8: Nhóm công cụ định dạng đoạn ................................................................. 47 Hình 2.9: Hộp công cụ định dạng đoạn .................................................................... 48 Hình 2.10: Hộp công cụ căn chữ đoạn ...................................................................... 48 Hình 2.11: Hộp công cụ thay đổi bậc đề mục cho đoạn ........................................... 48 Hình 2.12: Hộp công cụ chọn lề hiệu chỉnh đoạn ..................................................... 49 Hình 2.13: Hộp công cụ điều chỉnh khoảng cách dòng trong đoạn .......................... 49 Hình 2.14: Các bộ danh sách thứ tự nhiều mức ........................................................ 50 Hình 2.15: hộp công cụ tạo style định dạng ............................................................. 51 Hình 2.16: hộp công cụ chọn loại định dạng style.................................................... 52 Hình 2.17: hộp công cụ format trong tạo style ......................................................... 52 Hình 2.18: Chỉnh sửa style ........................................................................................ 53 Hình 2.19: Công cụ chia cột cho văn bản ................................................................. 54 Hình 2.20: Hộp công cụ chia cột cho văn bản .......................................................... 54 Hình 2.21: Điều chỉnh độ rộng cột bằng thanh thước............................................... 55 Hình 2.22: Công cụ định dạng tự động bảng ............................................................ 55 Hình 2.23: Chọn khối dãy ô trong bảng (a) .............................................................. 56 Hình 2.24: Chọn khối dãy ô trong bảng (b) .............................................................. 56 Hình 2.25: Hộp công cụ tách ô ................................................................................. 57 Hình 2.26: Nhóm công cụ Alignment cho bảng ....................................................... 57 Hình 2.27: Hộp công cụ tùy chỉnh bảng ................................................................... 58 Hình 2.28: Các loại canh lề văn bản trong ô ............................................................. 59 Hình 2.29: Công cụ thay đổi hướng văn bản trong ô................................................ 59 Hình 2.30: Hộp công cụ Text Direction – Table Cell ............................................... 60 Hình 2.31: Công cụ lặp lại tiêu đề bảng ................................................................... 60 Hình 2.32: Bảng được lặp lại tiêu đề ........................................................................ 61 Hình 2.33: Dòng văn bản trong table bị tách ra khi qua trang mới .......................... 61 Hình 2.34: Bật/ tắt tính năng đưa dòng văn bản nằm cùng nhau .............................. 62 Hình 2.35: Lệnh sắp xếp trên table ........................................................................... 62 Hình 2.36: Hộp công cụ sắp xếp trên bảng ............................................................... 63 Hình 2.37: Công cụ chuyển từ văn bản sang bảng ................................................... 64 Hình 2.38: Hộp công cụ chuyển đổi văn bản thành bảng ......................................... 64 Hình 2.39: Công cụ chuyển đổi bảng thành văn bản ................................................ 65 Hình 2.40: Hộp công cụ chuyển đổi bảng thành văn bản ......................................... 66 Hình 2.41: Chế độ bảng tính Excel trong Word ....................................................... 66 ii Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  8. Xử lý văn bản nâng cao Hình 2.42: Bảng tính ở chế độ bảng thường trong word .......................................... 67 Hình 2.43: Bài tập chuyển đổi bảng thành văn bản .................................................. 67 Hình 2.44: Bài tập tính toán trên bảng ...................................................................... 68 Hình 2.45: Bài tập đóng dấu chìm bằng hình ........................................................... 69 Hình 2.46: Bài tập đóng dấu chìm bằng text............................................................. 70 Hình 3.1: Lệnh thêm tiêu đề cho đối tượng .............................................................. 71 Hình 3.2: Hộp công cụ thêm tiêu đề cho đối tượng .................................................. 72 Hình 3.3: Hướng dẫn xóa tiêu đề cho đối tượng ....................................................... 73 Hình 3.4: Hộp công cụ chỉ dẫn tạo nhãn mới ........................................................... 73 Hình 3.5: Hộp công cụ tạo nhãn mới ........................................................................ 74 Hình 3.6: Hộp công cụ chọn nhãn cho tiêu đề .......................................................... 74 Hình 3.7: Hộp công cụ hướng dẫn xóa nhãn............................................................. 75 Hình 3.8: Hướng dẫn thay đổi định dạng số cho nhãn.............................................. 75 Hình 3.9: Hướng dẫn định dạng số cho nhãn............................................................ 76 Hình 3.10: Nhóm công cụ chân trang – chân bài ...................................................... 76 Hình 3.11: Hướng dẫn nhập giải thích cho chân trang – chân bài ............................ 77 Hình 3.12: Hướng dẫn mở hộp công cụ chân trang – chân bài................................. 77 Hình 3.13: Hộp công cụ thiết lập định dạng chân trang – chân bài .......................... 78 Hình 3.14: Hộp hoán đổi chân trang – chân bài........................................................ 78 Hình 3.15: Các cách đánh số thứ tự cho chân trang – chân bài ................................ 79 Hình 3.16: Hộp công cụ thiết lập mục lục ................................................................ 80 Hình 3.17: Hộp tùy chọn mục lục ............................................................................. 80 Hình 3.18: Hộp tùy chọn mẫu định dạng của mục lục .............................................. 81 Hình 3.19: Hộp công cụ cập nhật mục lục ................................................................ 82 Hình 3.20: Công cụ chèn danh mục đối tượng ......................................................... 82 Hình 3.21: Hộp công cụ thiết lập danh mục hình ..................................................... 83 Hình 3.22: Công cụ cập nhật danh mục đối tượng ................................................... 83 Hình 3.23: Công cụ tạo đánh dấu chỉ mục ................................................................ 84 Hình 3.24: Hộp công cụ đánh dấu chỉ mục ............................................................... 84 Hình 3.25: Công cụ tạo bảng chỉ mục ....................................................................... 85 Hình 3.26: Công cụ cập nhật bảng chỉ mục .............................................................. 86 Hình 3.27: Công cụ tạo bookmark ............................................................................ 86 Hình 3.28: Hộp công cụ tùy chọn tham chiếu chéo .................................................. 88 Hình 3.29: Công cụ chèn tham chiếu chéo ............................................................... 88 Hình 3.30: Loại tham chiếu chéo .............................................................................. 88 Hình 3.31: Thông tin chèn tham chiếu chéo ............................................................. 89 Hình 3.32: Chèn tham chiếu chéo là tiêu đề hình ..................................................... 89 Hình 3.33: Ví dụ về hyperlink................................................................................... 90 Hình 3.34: Chọn văn bản tạo hyperlink .................................................................... 90 Hình 3.35: Công cụ tạo hyperlink ............................................................................. 90 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một iii
  9. Xử lý văn bản nâng cao Hình 3.36: Hộp công cụ tạo hyperlink ...................................................................... 91 Hình 3.37: Menu chuột phải trên hyperlink .............................................................. 92 Hình 3.38: Công cụ chèn ứng dụng vào tài liệu ....................................................... 93 Hình 3.39: Hộp công cụ chèn đối tượng ................................................................... 93 Hình 3.40: Hộp chọn đối tượng chèn ........................................................................ 93 Hình 3.41: Hộp công cụ chèn sau khi đã chọn file ................................................... 94 Hình 3.42: Kết quả chèn đối tượng ........................................................................... 94 Hình 3.43: Menu chuột phải trên biểu tượng liên kết file ........................................ 95 Hình 3.44: Hộp công cụ chỉnh sửa liên kết file ........................................................ 95 Hình 3.45: Nhúng trực tiếp đối tượng....................................................................... 96 Hình 3.46: Nhúng đối tượng mới .............................................................................. 96 Hình 3.47: Kết quả nhúng dữ liệu ............................................................................. 97 Hình 3.48: Bài tập tạo hyperlink ............................................................................... 98 Hình 3.49: Bài tập mục lục ....................................................................................... 98 Hình 3.50: minh họa bài tập tạo danh mục hình ....................................................... 98 Hình 3.51: Minh họa bài tập 3.5.4 (tiếp tục cho các đề mục khác) .......................... 99 Hình 3.52: Minh họa bài tập 3.5.4 (tiếp tục cho các đề mục khác) .......................... 99 Hình 3.53: Minh họa danh mục hình bài tập 3.5.5 ................................................. 100 Hình 4.1: Chức năng Insert ..................................................................................... 101 Hình 4.2: Chức năng chèn Field ............................................................................. 102 Hình 4.3: Hộp công cụ Field ................................................................................... 102 Hình 4.4: Chèn field đếm số lượng từ .................................................................... 103 Hình 4.5: Kết quả chèn field đếm số lượng từ ........................................................ 103 Hình 4.6: Cách mở Field Codes .............................................................................. 104 Hình 4.7: Sao chép mã định dạng field ................................................................... 104 Hình 4.8: Cập nhật field .......................................................................................... 105 Hình 4.9: Kết quả sau khi cập nhật file đếm số lượng từ ....................................... 105 Hình 4.10: Cách mở tab Developer ........................................................................ 107 Hình 4.11: Tab Developer....................................................................................... 107 Hình 4.12:Chế độ thiết kế các điều khiển (Design Mode)...................................... 108 Hình 4.13: Các loại điều khiển nội dung ................................................................ 108 Hình 4.14: Hộp công cụ Legacy Forms .................................................................. 109 Hình 4.15: Hộp thêm hướng dẫn cho điều khiển .................................................... 110 Hình 4.16: Công cụ chọn toàn bộ văn bản .............................................................. 111 Hình 4.17: Chọn loại bảo vệ Filling in forms ......................................................... 111 Hình 4.18: Chấp nhận bảo vệ biểu mẫu .................................................................. 112 Hình 4.19: Hộp thoại đặt mật khẩu bảo vệ biểu mẫu ............................................. 112 Hình 4.20: Mẫu giấy báo (dạng Letters) ................................................................. 113 Hình 4.21: Hộp thoại Envelope Options ................................................................. 114 Hình 4.22: Hộp thoại Label Options ....................................................................... 114 iv Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  10. Xử lý văn bản nâng cao Hình 4.23: Hộp thoại Label Details ........................................................................115 Hình 4.24: Minh họa danh sách dạng bảng tính Excel ...........................................116 Hình 4.25: Hộp thoại chọn bảng dữ liệu dùng để phối thư .....................................117 Hình 4.26: Trạng thái các công cụ phối thư sau khi kết nối dữ liệu .......................117 Hình 4.27: Công cụ chèn quy tắc khi phối thư .......................................................118 Hình 4.28: Danh sách các quy tắc ...........................................................................118 Hình 4.29: Chèn trường thông tin vào tài liệu chính ..............................................122 Hình 4.30: Xem trước kết quả phối thư ..................................................................123 Hình 4.31: Xuất kết quả phối thư ............................................................................123 Hình 4.32: Xuất kết quả phối thư ra tập tin.............................................................124 Hình 4.33: In kết quả phối thư ra giấy ....................................................................124 Hình 4.34: Gửi kết quả phối thư qua thư điện tử ....................................................124 Hình 4.35: Mẫu phối thư bài tập 1 ..........................................................................126 Hình 4.36: Mẫu phối thư bài tập 2 ..........................................................................126 Hình 4.37: Mẫu phối thư bài tập 3 ..........................................................................127 Hình 5.1: Track Changes đang bật ..........................................................................129 Hình 5.2: Track Changes đăng tắt ...........................................................................129 Hình 5.3: Các loại dấu vết hiển thị ..........................................................................130 Hình 5.4:Ví dụ về Baloons ......................................................................................130 Hình 5.5: Chọn cách hiển thị baloon .......................................................................131 Hình 5.6: Chọn công cụ Reviewing Pane ...............................................................131 Hình 5.7: Reviewing Pane nằm bên trái .................................................................131 Hình 5.8: Reviewing Pane nằm bên dưới ...............................................................132 Hình 5.9: Công cụ xử lý các lưu vết trên tài liệu ....................................................132 Hình 5.10: Công cụ ghi chú - comments ................................................................133 Hình 5.11: Ví dụ một ghi chú..................................................................................133 Hình 5.12: Công cụ so sánh hai tài liệu ..................................................................134 Hình 5.13: Hộp thoại so sánh hai tài liệu ................................................................134 Hình 5.14: Kết quả so sánh hai tài liệu ...................................................................135 Hình 5.15: Công cụ Show Document .....................................................................136 Hình 5.16: Công cụ thiết lập tại liệu chủ mở rộng ..................................................136 Hình 5.17: Hộp thoại General Options ...................................................................138 Hình 5.18: Hộp thoại Confirm Password (open) ....................................................139 Hình 5.19: Hộp thoại Confirm Password (modify).................................................139 Hình 5.20: Hộp thoại Start Enforcing Protection ....................................................140 Hình 6.1: Các lệnh phân đoạn .................................................................................144 Hình 6.2: Văn bản ở chế độ nháp (Draft)................................................................145 Hình 6.3: Hộp thoại Page Setup ..............................................................................146 Hình 6.4: Chức năng liên kết các phân đoạn ..........................................................147 Hình 6.5: Áp dụng Header & Footer chỉ cho trang đầu ..........................................148 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một v
  11. Xử lý văn bản nâng cao Hình 6.6: Áp dụng Header & Footer trang chẵn/ lẻ khác nhau .............................. 148 Hình 6.7: Minh họa bài tập 6.2.1 (a) ....................................................................... 149 Hình 6.8: Minh họa bài tập 6.2.1 (b) ...................................................................... 150 Hình 6.9: Minh họa bài tập 6.2.2 ............................................................................ 151 Hình 6.10: Minh họa bài tập 6.2.3 (a) ..................................................................... 151 Hình 6.11: Minh họa bài tập 6.2.3 (b) .................................................................... 152 Hình 7.1: Mẫu bài tập tổng hợp 5 ........................................................................... 155 Hình 7.2: Mẫu bài tập tổng hợp 6 ........................................................................... 155 Hình 7.3: Mẫu bài tập tổng hợp 7 ........................................................................... 156 vi Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  12. Xử lý văn bản nâng cao Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu CHƯƠNG 1. THIẾT ĐẶT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TỐI ƯU Phần đầu của chương này giới thiệu về các thiết lập cơ bản và thường sử dụng trong Microsoft Office Word (MOW) (phiên bản 2013), giúp đọc giả có thể tùy biến giao diện làm việc của MOW phù hợp. Tiếp đến, Phần tiếp theo của chương sẽ cung cấp cho độc giả phương pháp tạo văn bản tự động, giúp tái sử dụng các đoạn văn bản, hình ảnh, bảng biểu,… tiết kiệm thời gian và công sức khi soạn thảo văn bản. Phần cuối của chương sẽ trình bày về mẫu văn bản, cách áp dụng mẫu có sẵn cũng như cách tạo, chỉnh sửa và lưu mẫu mới. Từ khóa: Word Options, AutoText, AutoCorrect Options, Word Templates 1.1. Lựa chọn chế độ và thiết đặt phù hợp 1.1.1. Một số thiết lập trong Word Options Vào thẻ FILE / Options (hoặc bấm lần lượt các phím Alt / F / T), hộp thoại Word Options xuất hiện: (xem Hình 1.1) 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 Hình 1.1: Word Options - General  Mục General Thiết lập chung cho môi trường làm việc Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 7
  13. Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu Xử lý văn bản nâng cao  User Interface options Show Mini Toolbar on selection: Bật / tắt hộp công cụ định dạng nhanh. Khi được bật, hộp công cụ này sẽ hiển thị ngay sau khi chọn khối văn bản để người dụng có thể thao tác nhanh một số định dạng như: In đậm, in nghiêng, chọn màu chữ,… (xem Hình 1.2) Hình 1.2: Mini Toolbar (hộp công cụ định dạng nhanh) Enable Live Preview: Bật / tắt chế độ “xem trực tiếp” sự thay đổi của văn bản khi các con trỏ chuột lướt qua các mục định dạng. Khi chức năng này được bật, vùng văn bản bị tác động (đang được chọn) sẽ thay đổi trạng thái ngay khi người soạn thảo lướt chuột qua các tùy chọn định dạng mà không cần bấm chọn. Ví dụ: Khi lướt chuột qua bảng màu chữ thì màu của văn bản được chọn sẽ thay đổi theo màu tại vị trí con trỏ chuột. Update document content while dragging: Bật/ tắt chế độ cập nhật trạng thái nội dung văn bản khi một đối tượng đồ họa1 được di chuyển, thay đổi kích thước hoặc xoay. ScreenTip style: ScreenTip là thông báo chỉ dẫn được hiển thị khi con trỏ chuột chỉ đến một đối tượng lệnh làm việc trong word, giúp người sử dụng biết thêm thông tin về lệnh đó, như: Lệnh đang xem tên gì, phím tắt sử dụng là gì và dùng để thực hiện công việc gì (xem ví dụ ở Hình 1.3) Hình 1.3: Screentip của lệnh canh lề trái 1 Hình ảnh, Hộp văn bản, Shapes,… 8 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  14. Xử lý văn bản nâng cao Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu - Các dạng tùy chọn ScreenTip: Hình 1.4: Tùy chọn kiểu thông báo chỉ dẫn - Show fearture descriptions in ScreenTips: Hiển thị mô tả chỉ dẫn chi tiết. - Don’t show feature descriptions in ScreenTips: Không hiển thị mô tả chỉ dẫn chi tiết. - Don’t show ScreenTips: Không hiển thị thông báo chỉ dẫn.  Personalize your copy of Microsoft Office (xem Hình 1.1) User name: Đặt tên người dùng. Mặc định là tên tài khoản đăng nhập Microsoft Office. Initials: Chữ viết tắt của User name.  Always user these values regardless of sign in to Office: Luôn chọn thông tin những thông tin trên cho file văn bản word bất kể có đăng nhập tài khoản hay không. Office Background: Chọn kiểu phối nền cho chương trình ứng dụng Word. Office Theme: Chọn chủ đề cho chương trình ứng dụng Word.  Start up options (xem Hình 1.1) Choose the extensions you want Word to open by default: Chức năng này cho phép chọn loại tập tin nào sẽ được mặc định mở bằng Microsoft Word (dựa trên phần mở rộng của tập tin).  Tell me if Microsoft Word isn’t the default program for viewing and editing documents: Bật / tắt thông báo cho người dùng biết mỗi khi Microsoft Word không phải là chương trình mặc định xem hoặc chỉnh sửa văn bản.  Open e-mail attachments and other uneditable files in reading view: Thiết lập mở tập tin văn bản ở chế độ đọc cho những văn bản đính kèm từ thư điện tử hoặc những văn bản không thể chỉnh sửa (văn bản được thiết lập ở chế độ khóa – xem chi tiết ở mục 5.3)  Show the Start screen when this application starts: Bật/ tắt giao diện khởi động. Khi chức năng này được bật, mỗi khi Microsoft Word khởi động sẽ hiển thị màn hình nhỏ kèm theo thông tin khởi tạo các phần bổ trợ ứng dụng (addins).  Mục Display (Hình 1.5) Tùy chỉnh cách hiển thị nội dung văn bản trên màn hình máy tính hoặc khi được in. Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 9
  15. Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu Xử lý văn bản nâng cao 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 Hình 1.5: Tùy chọn hiển thị nội dung (Display)  Page display options  Show white space between pages in Print Layout view: Bật/ tắt chức năng hiển thị khoảng hở phân cách giữa các trang (kể cả Header/Footer) khi xem văn bản ở chế độ Print Layout. Có thể thao tác nhanh chức năng này bằng cách nhấp đôi chuột (double click) vào cạnh trên hoặc cạnh dưới của trang. Hình 1.6: Ẩn/ hiển thị khoảng cách và header/footer giữa các trang 10 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  16. Xử lý văn bản nâng cao Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu  Show highlighter marks: Hiển thị/ ẩn màu đánh dấu văn bản (Font/ Text Hightlight Color – tương tự như màu bút dạ quang tô trên giấy) trên màn hình máy tính và cả khi in. Chức năng này không làm mất những đánh dấu đã được thực hiện trên văn bản.  Show document tooltips on hover: Chọn tùy chọn này để hiển thị thông tin như url và bình luận của người đánh giá trong hộp bật lên màu vàng. các chú giải công cụ, còn được gọi là screentips, xuất hiện khi bạn đặt con trỏ chuột của bạn trên siêu liên kết (hyperlink), nhãn tham chiếu nhận xét hoặc nội dung tương tự (xem Hình 1.7). Hình 1.7: tooltip của hyperlink  Always show these formatting mars on the screen  Tab characters: Chọn tùy chọn này để hiển thị các ký tự tab dưới dạng mũi tên.  Spaces: Chọn tùy chọn này để hiển thị dấu cách giữa các từ dưới dạng dấu chấm.  Paragraph marks: Chọn tùy chọn này để hiển thị ký hiệu kết thức đoạn ở cuối mỗi đoạn văn (được kết thúc bởi phím Enter).  Hidden text: Chọn tùy chọn này để hiển thị đường chấm chấm bên dưới văn bản được định dạng là ẩn.  Optional hyphens: Chọn tùy chọn này để hiển thị dấu gạch nối cho biết vị trí để chia một từ ở cuối dòng. dấu gạch nối tùy chọn không được in trừ khi từ thực sự bị ngắt ở cuối dòng. khi một từ ngắt ở cuối dòng, dấu gạch ngang tùy chọn được in dưới dạng dấu gạch nối thông thường.  Object anchors: Chọn tùy chọn này để hiển thị các biểu tượng neo của đối tượng (bảng, hình ảnh, …), cho biết rằng một đối tượng được gắn vào một đoạn cụ thể.  Show all formatting marks: Chọn tùy chọn này để hiển thị tất cả các ký tự định dạng được liệt kê trong phần “Always show these formatting marks on the screen” cho dù hộp kiểm tương ứng với từng ô ở phía trên có được chọn hay Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 11
  17. Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu Xử lý văn bản nâng cao không. khi bạn tắt tùy chọn này, chỉ các ký tự định dạng được chỉ định bởi các hộp kiểm đã chọn ở trên được hiển thị.  Printing options  Print drawings created in Word: Các bản vẽ in được tạo ra trong từ chọn tùy chọn này để in tất cả các đối tượng vẽ, chẳng hạn như các hình dạng và các hộp văn bản. thanh toán bù trừ hộp kiểm này có thể tăng tốc quá trình in của bạn, bởi vì từ in một ô trống thay cho từng đối tượng vẽ.  Print background colors and images: In màu nền và hình ảnh chọn tùy chọn này để in tất cả các màu nền và hình ảnh. thanh toán bù trừ hộp kiểm này có thể tăng tốc quá trình in của bạn.  Print document properties: In tài liệu tài sản chọn tùy chọn này để in thông tin tóm tắt của tài liệu trên một trang riêng biệt sau khi tài liệu được in. thông tin tóm tắt từ cửa hàng trên bảng thông tin tài liệu.  Print hidden text: In văn bản ẩn chọn tùy chọn này để in tất cả văn bản được định dạng là ẩn. từ không in gạch chân chấm chấm xuất hiện dưới văn bản ẩn trên màn hình.  Update fields before printing: Cập nhật các trường trước khi in, chọn tùy chọn này để cập nhật tất cả các trường trong tài liệu trước khi in.  Update linked data before printing: Cập nhật dữ liệu được liên kết trước khi in, chọn tùy chọn này để cập nhật tất cả thông tin được liên kết trong tài liệu trước khi in.  Mục Proofing (Hình 1.8) 12 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
  18. Xử lý văn bản nâng cao Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 Hình 1.8: Tùy chọn kiểm tra chính tả & định dạng  AutoCorrect options Công cụ này để thay đổi cách word tự động chỉnh sửa từ và định dạng khi nhập văn bản (sẽ được trình bày chi tiết trong 1.1.2)  When correcting spelling in Microsoft Office programs  Ignore words in UPPERCASE: Bỏ qua các từ trong đó tất cả các chữ cái đều là chữ hoa. ví dụ: Nếu bạn chọn tùy chọn này, trình kiểm tra chính tả không gắn cờ ABC là lỗi.  Ignore words that contain numbers: Bỏ qua các từ chứa số. ví dụ: Nếu bạn chọn tùy chọn này, trình kiểm tra chính tả không gắn cờ a1b2c3 là lỗi.  Ignore internet and file addresses: Bỏ qua các từ là địa chỉ internet và tập tin. một số ví dụ về từ mà trình kiểm tra chính tả bỏ qua khi tùy chọn này được chọn là: http://www.abc.com/, \\abc\public\, mailto:andy@project.com.  Flag repeated words: Cảnh báo bạn lặp lại các từ. ví dụ: Nếu bạn chọn tùy chọn này, trình kiểm tra chính tả sẽ đánh dấu bíp bíp là lỗi.  Enforce accented uppercase in French: Cảnh báo bạn với các từ tiếng pháp có chứa các chữ cái hoa bị thiếu dấu trọng âm. Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một 13
  19. Chương 1. Thiết đặt môi trường làm việc tối ưu Xử lý văn bản nâng cao  Suggest from main dictionary only: Có thể có những lúc bạn chỉ muốn sử dụng từ điển chính khi kiểm tra chính tả một tài liệu. từ điển tùy chỉnh của bạn có thể bao gồm các thuật ngữ chuyên ngành không phù hợp với tài liệu hiện tại. Nếu tùy chọn này được chọn, Word chỉ sử dụng từ điển chính và bỏ qua các từ điển tùy chỉnh của bạn khi thực hiện kiểm tra chính tả. Custom Dictionaries: Thêm từ điển tùy chỉnh cho việc kiểm lỗi chính tả. French modes: Tùy chỉnh chế độ kiểm lỗi cho tiếng Pháp. Spanish modes: tùy chỉnh chế độ kiểm lỗi chính tả cho tiếng Tây Ban Nha.  When correcting spelling and grammar in Word  Check spelling as you type: Tự động đánh dấu các lỗi chính tả khi gõ văn bản. Các lỗi này được đánh dấu bằng các đường gạch chân gợn sóng màu đỏ dưới các từ.  Mark grammar errors as you type: Tự động đánh dấu lỗi văn phạm khi đang gõ văn bản. Các lỗi này được đánh dấu bằng các đường gạch chân gợn sóng màu xanh dương.  Frequently confused words: Đánh dấu những từ dễ gây nhầm lẫn  Check grammar with spelling: Kiểm tra lỗi ngữ pháp đồng thời rà soát lỗi chính tả.  Show readability statistics: Hiển thị thống kê về độ dễ đọc. (xem Hình 1.9) Hình 1.9: Bảng thống kê về độ dễ đọc của văn bản Writing Style: Chọn kiểu kiểm lỗi là kiểu gì. Có 2 tùy chọn Grammar Only được chọn, thì word chỉ kiểm tra những lỗi về văn phạm nói chung 14 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Trường Đại học Thủ Dầu Một
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2