Thực hành Kế toán quản trị: Phần 1

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:150

Thêm vào BST

Báo xấu

38
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 1 giáo trình Kế toán quản trị cung cấp cho người học các kiến thức: Những vấn đề chung về kế toán quản trị, chi phí và phân loại chi phí, phân tích biến động chi phí, các hệ thống tính giá thành sản phẩm trong kế toán quản trị. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Thực hành Kế toán quản trị: Phần 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ Đốl NGOẠI ------------------------------ cịiáú ^7rình Jtlồn 7ùoe KỄ HÀN lUẢN tri TÁI BẢN LẨN 1 CÓ ĐIỂU CHỈNH BỔ SUNG Hiỏn soạn: Hiệu trường Trường Cao Đảng Kinh Tế Đối Ngoại ❖ TS. PHẠM CHẦU THÀNH Trường Khoa Tài Chính Kế Toán ❖ TS. PHẠM XUÂN THÀNH NHÀ X U Ấ T BẢN PHƯƠNG DÔNG
NHẢ SÁCH KINH TẾ đã XUÂT bản TựA SÁCH TÁC GIẢ Nguyên Lý Kẽ Toán B ộ M ô n K ế to á n Đ ại học S à i G òn Kẽ toán Ngân hàng TS. N guyễn T h ị Loan , (lý th u y ế t) (T á i b ả n lẩ n 4 ) T S . L â m T h ị H ổ n g H oa Bài tập và Bàl giải Kê'toán Ngân hàng TS N g uyễn T h ị Loan ( tá i b ả n lẩ n 3 ) T S . L â m T h ị H ổ n g H oa Kê toán tài chính - B à i tậ p và b à i g iả i B ộ m ô n K ế to á n T à i c h ín h Đ ạ i H ọ c K in h t ế T P H C M Hệ thông Thõng tin Kế toán Tập 1 B ộ M ô n H ệ t h ố n g T h ô n g tin K ế to á n - Đ ạ i H ọ c K in h T ế Hệ thống Thông tin K ế toán Tập 2 B ộ M ô n H ệ t h ố n g T h ô n g tin K ế to á n - Đ ạ i H ọ c K in h T ế Hệ thông Thông tin Kê toán Tập 3 Bộ M ô n Hệ th ố n g T h ô n g tin Kê' to á n - Đ ạ i H ọ c K ín h Tê' Tố chức Công tác Kẽ'toán Doanh nghiệp B ộ M ô n H ệ t h ố n g T h ô n g tin K ế (H ệ th ố n g T h ô n g tin kê' to á n T ậ p 4 ) to á n - Đ ạ i H ọ c K in h Tẽ' Nguyên Lý Kê'toán 2012 ( tá i b ả n lấ n 7 - 2 0 1 2 ) P G S . T S . V õ V ă n N h ị (C B ) Bài tập Nguyên lý Kê' toán PGS. TS . V õ V ã n N h ị Hệ thống Bài tập Kê' toán và Sơ đổ Kế toán PGS. TS. V õ V ăn N hị Hành chính Sự nghiệp Bài tập Kê' toán Tài chính PGS. TS. V õ V ăn N hị Kê' toán Hành chính Sự nghiệp PGS. TS. V õ V ăn N hị HDTH Kê'toán Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa PGS. TS . V õ V ă n N h ị Bài tập & Bài giải Kê' toán Quản trị T S . H u ỳ n h Lợi Bài tập - Bài giải Kê' toán Chi phí T S . H u ỳ n h Lợi Kẽ' toán Quản trị T S . H u ỳ n h Lợi Thị trường Tài chính PGS TS N g u y ễ n Đ ă n g Dờn Chế độ kê toán Hành chính Sự nghiệp B ộ T à i c h ín h Kê toán Quản trị T h S . T r ịn h Q u ố c H ù n g Giáo trinh Kê' toán Mỹ T h S . P h ạ m T h a n h L iê m
LỜI NÓI ĐÂU Kê' toán - m ộ t bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế, tài chính; có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Trong cơ c h ế thị trường, sự cạnh tranh về giá bán sản phẩm , chất lượng sản p hẩm diễn ra quyết liệ t nhàm tranh giành thị phần đ ể nâng cao lợi tức là điều tất yếu. Vì thế, k ế toán không th ể đơn thuần là các báo cáo tài chính được gửi đi nhằm chứng minh, báo cáo các sô' liệu về k ế t quả kinh doanh mà doanh nghiệp đã thực hiện trong m ột chu k ỳ hoạt động, mà còn là m ộ t hệ thống thông tin quan trọng cho quản lý. Là bộ phận của quản lý kỉnh tê' nói chung và tài chính k ế toán nói riêng, có nhiệm vụ ghi ch ép thu thập thông tin, phân tích dữ liệu, dánh giá và đề ra các q uyết định đúng đắn nhấm giúp cho các doanh nghiệp quản lý và điều hành hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tê' thị trường, kê' toán quản trị thực sự là m ột công cụ cần thiết của những nhà quản trị doanh nghiệp, là m ộ t phần kiến thức không th ể thiếu đối với với sinh viên chuyên ngành kê' toán của các trường đại học, cao đẳng khối kinh tế. Vì thế, chúng tôi biên soạn cuốn sácn n à y không ngoài mục đích đ áp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của sinh viên, dùng làm tài liệu tham khảo cho giáo viên, đồng thời giúp ích thiết thực cho những nhà quản trị doanh ngh iệp và những bạn đọc có quan tâm đến lĩnh vực này. Mặc dù đã có nhiều cô gắng nhưng chốc chấn không tránh khỏi những hạn chê' nhất định trong quá trình biên soạn, rât mong nhận được ý kiến đóng góp chân thành của bạn đọc đ ể lần tái bản sau được hoàn thiện hơn. Các tác giả
Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỀ TOÁN QUẢN TRỊ I. KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. K hái n iệm k ế toán q u ản trị Kê toán quản trị là một ngành khoa học quản lý tương đối mới, đặc biệt khi so sánh với lịch sử ph át triể n lâu dài của KTTC. Kế toán chi phí là biểu hiện đầu tiên của hệ thống KTQT hiện hành. Kế toán chi phí đã được p h át triển để đáp ứng nhu cầu chung trong quá trìn h báo cáo tài chính. Các chi phí đã phải được xác định để các phí tổn có liên quan đến sản phẩm có thể phân chia rõ ràn g giữa giá phí hàng hóa tiêu thụ và hàng tồn kho. Chủ yếu là xác định đầy đủ tấ t cả chi phí một cách khách quan và rõ ràng. Cùng với sự p h át triể n của kinh tế thị trường, trước yêu cầu thông tin nhiều hơn, phong phú hơn của nhà quản trị, ngoài những thông tin về chi phí để có th ể phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp được tố t hơn, k ế toán chi phí được bổ sung và phát triển th àn h k ế toán quản trị. Kê toán quản trị được -phát triể n m ạnh tại Hoa Kỳ vào đầu th ế kỷ 20, và hiện nay được vận dụng ở hầu h ế t các nước có nền kinh tế th ị trường với tên gọi là k ế toán quản trị hoặc kế toán phân tích (Pháp). H iện nay giữa các nước, hai lĩnh vực kê to án tài chính và k ế toán quản trị có những cách gọi khác nhau, phổ biến n h ấ t là theo cách gọi của tiến g Anh. Kế toán
8 K ế Toán Quản Trị tài chính: “Financial Accounting” và k ế to án quản trị: “M anagem ent Accounting”. Trong khi đó nhiều nước châu Âu như Pháp, Bồ Đào Nha thì kế toán tà i chính gọi là k ế toán tổng quát “Com ptabilité G eneral” và k ế to án quản trị là k ế to án p h ân tích “C om ptabilité A nalytique”, hoặc kế to án quản lý “C om ptabilité des G estion”. Q ua-đây để khẳn g định kê' to án tài chính không phải là k ế to ắn tổng hợp, và k ế to án quản trị không phải là k ế to án chi tiê t như nhiều người đã quan niệm . Trong nền kinh tế thị trường, kê' toán được p hân th àn h hai bộ phận đó là kê' toán tài chính và k ế toán quản trị, thông tin k ế toán cũng được phân th à n h hai loại, đó là: - Thông tin phục vụ chủ yếu cho nội bộ, cho các nhà quản lý của doanh nghiệp được cung cấp bởi kê' toán quản trị. - Thông tin phục vụ cho cả nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp được cung cấp bởi kê' toán tài chính. Cũng giống như khái niệm về kế toán, kê' toán quản trị hiện có r ấ t nhiều khái niệm khác nhau nếu tiếp cận trên những góc độ khác nhau: * Theo H iệp h ội K ế to á n viên H oa K ỳ n ă m 1982: “Kế toán quản trị là quá trìn h nhận diện, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo cáo, giải trìn h và truyền đ ạ t thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp hoạch định, đánh giá và điều h àn h hoạt động kinh doanh trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp, nhằm sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản đó”. * Theo G iáo sư T iến s ĩ RO N ALD W .HILTON trư ờ n g Đ ạ i học CORNELL HOA KỲ: “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thông thông tin quản trị trong một tổ chức mà các nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức”.
K ế Toán Quản Trị 9 • Theo các G iáo sư Tiến s ĩ SACK L.SMITH, RO BERT M.KEITS, WILLIAM L.STEPH EN S trư ờ n g Đ ạ i học SOUTH FLORIDA HOA KỲ. “Kế toán quản trị là m ột hệ thống k ế toán cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin định lượng mà họ cần để hoạch định và kiểm soát”. Theo lu ậ t k ế to á n V iệt N a m th ì “K ế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị k ế toán”. Các khái niệm trên đều có chung những điểm cơ bản sau: • Kế toán quản trị là một hệ thống kế toán cung cấp các thông tin định lượng. • Đối tượng sử dụng thông tin k ế toán quản trị là các nhà quản trị của doanh nghiệp. • Thông tin k ế to án quản trị phục vụ chủ yếu cho việc thực h iệ n tố t các chức n ăn g của nhà quản trị doanh nghiệp. Từ đó, chúng ta có th ể hiểu kế toán quản trị m ột cách tổng quát như sau: Kế toán quản trị là m ột bộ phận của kế toán doanh nghiệp, cung cấp những thông tin định lượng giúp nhà quản trị doanh nghiệp có cơ sở để thực hiện tốt các chức năng của họ. Thông tin kê toán quản trị là m ột bộ phận của hệ thống thông tin quản trị. 2. B ản c h ấ t củ a k ế to á n q u ản trị Như chúng ta đã biết, k ế toán là công cụ quản lý rấ t quan trọng và không th ể thiếu được trong quá trìn h hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Việc thu th ập và xử lý các thông tin về tìn h hình thu nhập, chi phí, xác định k ế t quả kinh doanh là m ột trong những yêu cầu của KTTC. Tuy nhiên, doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm , nhiều loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau. Muốn biết chi phí, thu
10 K ế Toán Quản Trị nhập và k ế t quả của từng loại sản phẩm , h àn g hóa dịch vụ nhằm tổng hợp lại trong m ột cơ cấu hệ thống thông tin, phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp th ì KTTC chưa đáp ứng được điều này, đặc biệt là các thông tin của kế toán định hướng cho các hoạt động trong tương lai. Do đó, doanh nghiệp cần phải tổ chức KTQT để trước h ế t nhằm xây dựng các dự toán ngân sách của quá trìn h h o ạt đông sản xuất kinh doanh, sau đó phải theo dõi kiểm tra suốt quá trìn h sản xuất, mua bán hàng hóa dịch vụ, tín h toán giá th àn h sản phẩm , giá vốn hàng bán ra, doanh thu và k ết quả của từng loại sản phẩm , h àng hóa dịch vụ đó để đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể của doanh nghiệp. Nguồn gốc của KTQT là kế toán chi phí, xuất p h á t từ nhu cầu kiểm soát chi phí trong hoạt động SXKD của từng cấp độ quản trị khác nhau trong doanh nghiệp nhằm nghiên cứu chủ yếu về quá trìn h tín h to án giá th à n h sản phẩm, và xác định giá trị hàng tồn kho cũng như k ế t quả kinh doanh cho từng hoạt động. Dần dần cùng với sự p h át triể n của khoa học quản lý nói chung, khoa học k ế toán cũng có những bước phát triể n m ạnh mẽ, nhiều quốc gia có nền kinh tế p h á t triể n trê n th ế giới đã đi sâu nghiên cứu, sử dụng những thông tin k ế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Sự p h á t triể n m ạnh mẽ của k ế toán đã đ ặ t ra hướng nghiên cứu các công cụ kiểm soát và lập k ế hoạch, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định quản trị gọi là KTQT. Từ phương hướng tiếp cận trê n đối với KTQT, có thể đưa ra cách phân tích các nội dung mà KTQT nghiên cứu như sau: - Trước tiên, KTQT ở góc độ kê toán chi phí truyền thống bao gồm các phương pháp tập hợp và tín h giá th àn h sản phâm theo ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
K ế Toán Quản Trị 11 - Kế đến, KTQT thuần túy nhấn m ạnh đến các phương pháp sử dụng thông tin kế toán trong việc phục vụ cho nhà quản trị hoạch định và kiểm soát. Trong hoạch định, KTQT giải quyết vấn đề sử dụng các thông tin quá khứ để ước tính thu nhập và chi phí tương lai. Trong kiểm soát, KTQT phân tích k ết quả đ ạt được bằng cách so sánh giữa thực tế và k ế hoạch, đưa ra các biện pháp cần th iế t để kiểm soát tình hình thu nhập và tài chính. - Cuối cùng, KTQT sử dụng các thông tin cho việc ra quyết định ngắn h ạn và dài hạn như quyết định giá bán sản phẩm, quyết định đầu tư dài hạn...Đ ây là hướng phát triển nhân m ạnh đến việc sử dụng sô liệu kê toán làm nền tảng cho quyết định quản trị, dựa trê n cơ sở vận dụng các công cụ phân tích toán học, thống kê. Như vậy, KTQT là môn khoa học đang p h á t triể n , từ chỗ chỉ bó hẹp trong phạm vi ghi chép và tín h to án giá th àn h sản xuất, đã trở th àn h m ột công cụ quan trọng nhằm thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động SXKD m ột cách cụ thể, phục vụ cho các nhà quản lý trong việc lập k ế hoạch, điều hành, tổ chức, thực h iện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh tế tà i chính trong nội bộ doanh nghiệp. II. VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Vai trò Do sự cạnh tran h trê n thương trường ngày càng khốc liệt, sự tiến bộ nhanh chóng của kỹ th u ật trong việc tự động hóa cao dẫn đến khả năng to lớn đế thu th ập và báo cáo sô liệu, làm tăn g thêm nhu cầu về thông tin của người quản lý, đặc biệt là các thông tin có liên quan đến các hoạt động nội bộ mà người quản trị doanh nghiệp không th ể rút ra từ các báo cáo tài chính.
12 Kế Toán Quàn Trị Ké toán quán trị có nhiệm vụ trong việc thu th ập và xử lý các thông tin nay, giúp cho các nhà quan tiị ra quyét dinh kịp thời và hiệu quả. Như vậy vai trò cùa kê toán quản trị lá cung cấp thõng tin sao cho nhà quản trị có thể nhận dược các thóng tin hừu ích. Để đ ạ t dược điểu này, ké toán quán trị cần phải nhận biết dược loại quyét định, mà từng cấp quan trị trong doanh nghiệp phải thực hiện đẽ có thể cung cấp loại thóng tin thích hợp. - Thòng tin cung cấp cho các nhá quán trị cáp cao đẽ ra quyết dinh mang tính chiến lược: các loại thông tin nhảm hỏ trợ nhà quán trị xác định mục tiêu của tổ chức và đánh giá các mục tiêu dó trên thực té có th ể đ ạ t được hay không. Những thông tin này bao gồm khả nảng sinh lời doanh nghiộp, khả năng của từng bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, nhu cầu về trang th iế t bị, tiền vốn, F)ăc diêm các loại thông tin này là dược tập hợp từ nhiều nguổn (bén trong và ngoài doanh nghiệp), có tính tông hưp cao, liên quan đến tống thể doanh nghiệp, góm cá thõng tin định lượng và dinh tính, thích hợp cho các quvết dinh dài hạn, do dó độ chính xác không cao nén hầu h ế t chí sử dụng đê ước tính trong tương lai. - Thông tin cung cáp cho các nhà quản trị cấp trung gian đế ra quyết định mang tính chiến thuật: Kế toán quan trị cung cấp các loại thõng tin đê giúp họ ra quvết dịnh về sử dụng các nguổn lực trong doanh nghiệp, giám sá t việc thực hiện các nguồn lực đó. Những thông tin này bao gỏm các thước do về năng suất hoạt dộng, các báo cáo phân tích biến động, dự báo các dòng tiền,.. Đặc điểm cua nó là chủ yếu dược thu thập từ nguồn bên trong (cũng có tham khảo một số nguồn bên ngoài), được tỏng hợp ư mức độ thấp, tính chất mỏ ta hoẠc phán tích các bộ phận hay hoạt động, thường dược soạn tháo dinh kỳ hay theo yêu câu cóng việc, bao gồm cả thông tin định lượng và dịnh tính, thích hợp cho các quyết định ngắn hạn và trung hạn.
Kế Toán Quàn Tri 13 - Thông tin cung cấp cho các nhà quản trị câp cơ sở đê ra quyết định m ang tính tác nghiệp: Các loại thông tin này giúp họ điều hành các nhiệm vụ được giao tại cơ sở như phòng ban, phồn xưởng, cửa hàng. .. Đặc điểm của loại thông tin này là được thu th ập hầu h ế t từ các nguồn nội bộ, thông tin dược phán tích rấ t chi tiế t từ sô liệu thu th ập ban dấu, gắn liền với từng công việc cụ thể, thường mang tính định lượng và được soạn thảo thường xuyên. 2. Chức n à n g Kẻ toán quàn trị với những chức năng cụ th ể giúp cho nhà quản trị có cơ sở thực hiện tốt các chức nâng cùa họ. Các chức năng chủ yếu của quản trị hiện nay là: chức năng hoạch định, chức năng tổ chức và điều hành, chức nàng kiểm tra, ba chức năng này có mối quan hệ chạt chẽ với nhau và xoay quanh chức năng thứ tư đó là chức nàng ra quyết dinh. Chức năng ra quyết định của quản trị tồn tại trong cả ba chức năng trên của quản trị, và là m ột bộ phận không thể tách rời của ba chức năng đó. Kê toán quản trị là một bộ phận của kê toán doanh nghiệp nên cũng m ang những chức năng chung của k ế toán doanh nghiệp. Nhưng theo yêu cầu là nội dung thông tin cụ thể, đôi tượng phục vụ cụ thê là những thông tin hữu ích phục vụ cho công tác quản trị, nên kê toán quản trị có những chức năng sau: - Lập dự toán. - Tổng hợp và phân tích dữ liệu. - Cung cấp thông tin kê toán quản trị. - Ra quyết định.
14 K ế Toán Quản Trị Các chức n ăn g k ế to án quản trị được th ể h iệ n qua sơ đồ sau: Sơ ĐỒ CHỨC NÀNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ III. PHÂN BIỆT GIỮA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 1. N h ữ n g đ iểm g iố n g nh au Kê toán quản trị và kê toán tài chính là hai bộ phận của hệ thống kê toán trong doanh nghiệp nên chúng có những điểm chung cơ bản như sau: - C ù n g có c h u n g đ ố i tư ợ n g n g h iê n cứ u: Kế toán quản trị và kê toán tài chính đều đề cập đến các sự kiện kinh tê trong doanh nghiệp và đều quan tâm đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vôn sở hữu, doanh thu, chi phí, k ế t quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trìn h lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp.
K ế Toán Quản Trị 15 - C ù n g th ể h iệ n trá c h n h iệm q u ả n lý tr ê n n h ữ n g g ó c đ ộ k h á c nhau: Kế toán quản trị và k ế toán tà i chính đều biểu hiện trách nhiệm của người quản lý Kế toán tài chính, chú trọng đến trách nhiệm điều h à n h chung đối với tổng thể doanh nghiệp, còn kế toán quản trị th ể hiện trách nhiệm của nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp. Nói cách khác kế toán tài chính và k ế toán quản trị đều dự phần vào quản lý doanh nghiệp, Cả hai đều cùng mục đích giúp cho nhà quản trị sử dụng hiệu quả các nguồn lực kinh tế trong doanh nghiệp. - C ù n g d ự a và o m ộ t hệ th ố n g d ữ liệ u han đầ u : Cả hai đều sử dụng các thông tin ban đầu để làm cơ cở tính toán các chỉ tiêu kinh tế-tài chính. Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để k ế toán tài chính soạn thảo các báo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài. Đối với k ế toán quản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng, xử lý nhằm tạo ra các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Kế toán quản trị sử dụng rộng rãi các ghi chép hàng ngày của k ế toán tài chính, song có khai triển và tăn g thêm số liệu cũng như nội dung của các thông tin 2. N h ữ n g đ iểm k h á c nh au Do lĩnh vực nghiên cứu và mục đích phục vụ khác nhau nên kê toán quản trị và kê toán tài chính cũng có những điểm khác nhau cơ bản sau: - Đ ô i tư ợ n g s ử d ụ n g th ô n g tin : Đặc điểm này là lý do chủ yếu dẫn đến sự khác biệt giữa kế toán quản trị và kê toán tài chính. Thông tin kê toán tài chính phục vụ cho nhà quản trị doanh nghiệp nhưng chủ yếu phục vụ cho các đối tượng bên ngoài như: các cơ quan quản lý N hà nước, các chủ nợ, các tổ chức và cá nhân góp vốn và đầu tư vào
16 K ế Toán Quản Trị doanh nghiệp,... Thông tin k ế toán quản trị chỉ phục vụ cho các cấp quản trị bên trong doanh nghiệp để giúp họ thực hiện các chức năng quản trị. - Đ ặ c đ iể m c ủ a th ô n g tin : Thông tin của k ế toán tài chính chủ yếu phản ánh những sự kiện kinh tế đã xảy ra vì phải tu ân thủ theo nguyên tắc khách quan của k ế toán. Thông tin của k ế toán quản trị sử dụng cả những sô' liệu đã xảy ra và số liệu ước tín h nhưng đ ặ t trọng tâm chủ yếu vào tương lai, đáp ứng yêu cầu cho việc điều h à n h của nhà quản trị, do vậy thông tin k ế toán quản trị cần phải linh hoạt, nhanh chóng, kịp thời nên không cần độ chính xác cao như thông tin của kế toán tài chính. - T ín h p h á p lệnh'. Kế toán tài chính chịu sự ràng buộc rấ t cao về tính pháp lệnh. Nội dung và hình thức của các báo cáo kế toán tài chính phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực đã được các cơ quan quản lý Nhà nước quy định, để đảm bảo tính thống n h ất và tính pháp lý của thông tin. Ngược lại, nội dung của báo cáo kê toán quản trị không bị ràng buộc bởi bất kỳ một cơ quan chức năng nào, tùy đặc điểm, tình hình thực tế của doanh nghiệp mà cung cấp những thông tin thích hợp, hữu ích cho nhà quản trị ra quyết định. - P h ạ m vi lậ p bảo cáo: Báo cáo của kế toán tài chính cung cấp chủ yếu cho đối dụng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp nên được lập trong phạm vi tổng thể doanh nghiệp. Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin cho những người sử dụng trong nội bộ nên thường được lập cho từng đơn vị, bộ phận, ngành hàng, dự án,... của doanh nghiệp. - K ỳ h ạ n b á o cáo: Kỳ báo cáo kế toán tài chính theo quy định của thống n h ấ t của cơ quan quản lý N hà nước là năm hoặc nửa năm. Báo cáo kế toán quản trị theo nhu cầu của các cấp quản trị nên không n h ấ t th iế t phải theo định kỳ mà được lập b ất cứ khi nào có yêu cầu.
K ế Toán Quản Trị 17 Những điểm khác nhau cơ bản giữa k ế toán quản trị và kế toán tài chính được tóm tắ t qua bảng sau: Tiêu thức Kê' toán tài chính Kê' toán quản trị Đ ối tượng phục vụ Cả đối tượng bên ngoài DN C ác c ấ p q uản tr ị bên chủ yếu cần sử dụng thông tin. tro n g d o a n h n g h iệ p . - Đ ặc đ iể m th ô n g tin + P h ả n ả n h quá khứ. + Hướng về tương lai. + T uân th ủ n g u y ê n tắ c . + Linh hoạt, thích hợp. + Đ ộ c h ín h x á c cao. + Không n h ấ t th iế t phải có độ chính xác cao. + B iểu h iệ n cả bằng + Chủ yế u th ể h iệ n b ằ n g g iá tr ị và h iệ n v ậ t, thước d o g iá trị th ờ i g ia n lao đ ộ n g T ín h p h á p lệ n h M a n g tín h p h á p lệ n h K h ô n g c ầ n m a n g tín h p h á p lệ n h P h ạ m v i báo cáo T o à n d o a n h n g h iệ p T ừ ng bộ phận tr á c h n h iệ m cụ th ể Kỳ b á o cáo Đ ịn h kỳ , th e o qui đ ịn h T ù y th e o y ê u cầu của của c h ế d ^ b á e -c á G L , n h à q u ả n tr ị. ----------------- T tm V T T r IV. MÔ HÌNH TỔ CHỬC BỘ M Ắ ỷ ị ^ Ị p Á N c ó KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÁ|b 1. N g u y ên tắ c ch u n g đ ể xây~cĩụỉfi)grmề h ìn h bộ m áy kê to á n Cùng với những vấn đề nội dung, việc nghiên cứu để lựa chọn mô hình tổ chức KTQT tại các doanh nghiệp cũng là vấn đề có ý nghĩa rấ t quan trọng, quyết định đến chất lượng của thông tin kế toán. Trong khi lựa chọn mô hình tổ chức, cần phải trá n h hai khuynh hướng thường xảy ra. Một là xem KTTC và KTQT là hai lĩnh vực riêng lẻ, hoặc ngược lại đơn giản hóa KTQT chỉ là quá trìn h mở rộng, chi tiết, cụ thể hóa của KTTC.
18 K ế Toán Quản Trị Ở bất kỳ một doanh nghiệp thuộc loại hình nào (công nghiệp, thương mại, dịch vụ,...) các nhà quản lý đều phải thực hiện các chức năng cơ bản như: lập kế hoạch, tổ chức và điều hành, kiểm tra và ra quyết định. Trong đó, mối quan tâm lớn nhất của các nhà quản trị doanh nghiệp là thu thập và xử lý thông tin. Muốn thực hiện chức năng thu thập và xử lý thông tin tốt cần hình thành được một bộ máy để thực hiện, liên kết các mối thông tin giữa bộ phận bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp sao cho thông suốt và hiệu quả. Quy trìn h xây dựng mô hình vì vậy cần tập trung giải quyết ba vấn đề cơ bản sau: • T ổ chứ c bộ m á y k ế to á n d o a n h n g h iệ p Đây là công việc bao gồm nhiều nội dung khác nhau, liên quan chặt chẽ với nhau như xác định các phần hành kế toán, phân công phân nhiệm các thành viên kế toán. Việc tổ chức bộ máy kế toán phải lấy chất lượng, hiệu quả công việc làm thước đo, sao cho thu thập thông tin vừa đầy đủ, kịp thời, vừa tiết kiệm chi phí trên nguyên tắc bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với khả năng và trìn h độ quản lý của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức trong phòng kế toán doanh nghiệp gồm hai bộ phận: KTTC và KTQT."Đồng thời căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, tín h chất hoạt động và quy mô của doanh nghiệp, số lượng nghiệp vụ kinh tế p h át sinh của từng nội dung để xác định các phần hành k ế toán và phân công lao động k ế toán. Quy định rõ nhiệm vụ, quyền h ạn của từng bộ phận, phần h àn h kế toán, xây dựng môi quan hệ phôi hợp giữa các bộ phận, phần hành kê toán có liên quan sao cho công việc k ế toán tiến hành nhanh gọn và có hiệu quả. Việc bố trí phân công lao động kế toán đòi hỏi phải phù hợp với khả năng, trìn h độ chuyên môn của từng nhân viên k ế toán, n h ấ t là đối với n hân viên phụ trách phần hành về KTQT. Các nhân viên này ngoài việc hiểu biết
K ế Toán Quán Trị 19 các kỹ năng kế toán nói chung và KTQT nói riêng còn cần phỏi am hiểu nhiều lĩnh vực có liên quan đến KTQT như: M arketing, quản trị lao động, quản trị tài chính,... khả năng thu th ập và xử lý thông tin trên mang, sử dụng thành thạo các phần mềm tiện ích về tín h toán và xử lý thông tin phục vụ cho công tác kế toán quản trị. • M ôi liê n hệ th ô n g tin tro n g n ộ i bộ kê to á n Trong nội bộ kế toán, mối liên hệ thông tin giữa các thành viên trong nội bộ nhằm cung cấp các dữ liệu cần th iết cho nhau để tập hợp và xử lý thông tin. Mối liên hệ thông tin diễn ra giữa từng bộ phận KTTC hoặc KTQT hay giữa các th àn h viên của hai bộ phận với nhau. Vấn đề quan trọng là cần phải làm rõ mối liên hệ thông tin cung cấp giữa bộ phận KTTC và KTQT. Dựa trên cơ sở chức nàng, nhiệm vụ của từng bộ phận với nhu cầu thông tin trê n các báo cáo kê toán, cần có sự sắp xếp phù hợp sao cho thông tin được xuyên suốt giữa nơi cần nhu cầu thu nhận và nơi cung cấp thông tin. Đồng thời chỉ rõ các thông tin cần liên hệ sẽ được hiển thị qua tài liệu, báo cáo nào của kê toán. • M ối liê n hệ th ô n g tin k ế to á n vớ i cá c bộ p h ậ n k h á c củ a d o a n h n g h iệp Công việc thu th ập và xử lý thông tin của k ế toán nói chung đòi hỏi phải có sự liên hệ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Đặc biệt đối với KTQT, để có được nguồn cung cấp thông tin nhanh chóng và chất lượng, cần có sự phối hợp với các bộ phận chức năng có liên quan khác như kê hoạch, tổ chức, phân xưởng, cửa hàng,... Do đó, cần phải làm rõ mối liên hệ thông tin cung cấp giữa phòng kê toán với các phòng ban khác trong doanh nghiệp, mà đặc biệt là thông tin của KTQT. Vấn đề này sẽ liên quan đến công tác tổ chức điều hành trong toàn doanh nghiệp.
20 K ể Toán Quản Trị Như vậy, doanh nghiệp cần phải xác lập các kênh thông tin cần th iế t giữa các phòng ban, phân xưởng, cửa hàng, quầy hàng, để thỏa m ãn việc cung và cầu thông tin trong nội bộ của doanh nghiệp, sao cho thông tin nhanh chóng và kịp thời đến tay người sử dụng, t ấ t nhiên là những thông tin hữu ích có chất lượng và cần th iế t .cho đối tượng sử dụng. Yêu cầu đối với thông tin trong các báo cáo quản trị là phải được th iế t kế gọn gàng, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu. Để xác lập nhu cầu thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản trị theo từng đối tượng quản lý trong nội bộ doanh nghiệp, chúng ta có mô hình sau: MÔ HÌNH ĐỊNH HƯỚNG THÔNG TIN CHO CÁC ĐÔÌ TƯỢNG QUẢN TRỊ Đôi tượng quản trị Nhu cầu thông tin để ra quyết định Q uản t r ị tà i c h ín h Các th ô n g tin để ra quyết đ ịn h về vố n và nguồn vốn Q uản tr ị sả n x u ấ t T h ô n g tin c h o đ iề u h à n h s ả n x u ấ t k in h d o a n h hướng tới m ụ c tiê u ch u n g Q uản tr ị k in h d o a n h T h ô n g tin ch o đ iề u h à n h s ả n x u ấ t k in h d o a n h hướng tới m ụ c tiê u ch u n g Q uản tr ị đ ẩ u tư T h ô n g tin đ ể q u y ế t đ ịn h đ ầ u tư v à o lĩn h vực nào ? ở đâu ? Quản tr ị n h â n sự T h ô n g tin ch o v iệ c sắ p xế p , b ố t r í n h â n sự và o nhữ ng p h ẩ n v iệ c có liê n quan 2. Mô h ìn h ch u n g củ a bộ m áy k ế to á n có k ế to á n qu ản trị Mô hình trìn h bày dưới đây m ang tín h tổng quát, nhằm định hướng và chỉ ra các bước để tiế n h à n h tổ chức KTQT tại các doanh nghiệp. Tùy theo quy mô, đặc điểm, yêu cầu quản trị doanh nghiệp, khả năng quản lý và điều kiện tran g bị th iê t bị thông tin, mà doanh nghiệp vận dụng xây dựng m ột mô hình tổ chức kế toán có KTQT tại doanh nghiệp.
K ế Toán Quản Trị 21 Mô hình tổng quát có tính định hướng chung, do đó, nó được xây dựng trê n cơ sở một doanh nghiệp có quy mô lớn, cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh tương đối hoàn thiện, nhằm mục đích thể hiện rõ mối liên hệ thông tin qua lại giữa các bộ phận trong phòng k ế toán với các bộ phận phòng ban khác ở doanh nghiệp. Xây dựng mô h ình tổng quát bộ m áy k ế to án có KTQT tậ p tru n g bôn nội dung chủ yếu như sau: - Xây dựng bộ máy k ế toán doanh nghiệp dựa trê n cơ sở mô hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thông qua sơ đồ bộ máy k ế toán. - Phân cấp rõ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng k ế toán trê n cơ sở sơ đồ tổ chức bộ m áy kế toán đã được th iế t lập. - Hoạch định rõ mốì liên hệ thông tin giữa các bộ phận trong phòng k ế toán, thông qua các báo cáo cung cấp thông tin. - Xây dựng và làm rõ mối liên hệ thông tin của bộ phận KTQT và các phòng ban khác ngoài phòng kế toán trên cơ sở các báo cáo KTQT.
22 K ế Toán Quản Trị S ơ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KÊ TOÁN DOANH NGHIỆP THEO MÔ HÌNH CÓ BỘ PHẬN KÊ TOÁN QUẢN TRỊ RIÊNG BIỆT Mô hình tổ chức bộ m áy k ế toán doanh nghiệp trê n gồm hai bộ phận chủ yếu là KTQT và KTTC. KTTC do m ột phó phòng phụ trách nhằm lập các báo cáo tà i chính theo các nguyên tắc k ế toán chung đã được quy định. KTQT do m ột phó phòng đảm n h ậ n nhằm cung cấp các thông tin từ k ế to án cho hoạt động quản trị thông qua các báo cáo KTQT. * Chức n ă n g v à n h iệm v ụ c ủ a từ n g bộ p h ậ n : • T rư ởng p h ò n g kê toán: - TỔ chức và điều h à n h mọi h o ạ t động tro n g phòng k ế toán. - Chịu trách nhiệm xét duyệt các báo cáo tài chính và cung cấp chúng cho các đơn vị, cơ quan ban ngành bên ngoài doanh nghiệp theo quy định. - Thu th ập thông tin qua các bộ phận phần h àn h kê toán, đồng thời cung cấp các thông tin qua các báo cáo và
K ế Toán Quản Trị 23 tư vấn cho các cấp độ quản trị trong doanh nghiệp khi có nhu cầu thông tin cần xử lý. • Bộ p h ậ n k ế to á n tà i chính: - Có nhiệm vụ thu th ập đầy đủ, kịp thời các tài liệu pháp quy và các tài liệu khác có liên quan đến công tác KTTC, đồng thời xử lý thông tin theo chế độ k ế toán hiện hành để lập cáo báo cáo tài chính theo quy định. + Phó phòng KTTC: Chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính và điều h ành các phần hành thuộc KTTC. Thu nhận thông tin của các bộ phận báo cáo, thực hiện phần hành kế toán tiền lương và các khoản th an h toán với CB - CNV, kê toán tiêu thụ và xác định k ết quả kinh doanh, kế toán thuế. + K ế toán nguồn vốn kinh doanh-. Có trác h nhiệm tổ chức hạch toán chi tiế t nguồn vốn kinh doanh theo từng nguồn hình th à n h vcm. Trong đó, cần theo dõi chi tiế t cho từng tổ chức, từng cá nhân tham gia góp vốn. Định kỳ lập báo cáo tăn g giảm nguồn vốn kinh doanh để cung cấp cho phó phòng KTTC, kể cả các quỹ dự trữ tài chính, các quỹ xí nghiệp,...theo từng loại nguồn vốn và theo từng nguồn cấp như: N gân sách cấp, Chủ sở hữu, n h ận vốn góp liên doanh, bổ sung từ lợi nhuận,...và thuyết trìn h lý do tăn g giảm vốn chủ yếu. + K ế toán tài sản: Chịu trách nhiệm theo dõi biến động chung toàn bộ tài sản của doanh nghiệp bao gồm: tài sản ngắn h ạn và tài sản dài h ạn (ngoại trừ các khoản nợ phải thu). Đối với các loại tài sản thuộc tài sản ngắn hạn, phải tuân thủ các nguyên tắc phản ánh và đánh giá giá trị quy định cho từng loại tài sản, vốn băng tiền, đầu tư ngắn hạn, hàng hóa nguyên vật liệu tồn kho.