Tiểu luận: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hoạt động giao tiếp của văn phòng tập đoàn FPT

Chia sẻ: Trần Trọng Quân | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

464
lượt xem 63
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mời các bạn tham khảo tiểu luận với đề tài "Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hoạt động giao tiếp của văn phòng tập đoàn FPT", giúp các bạn bổ sung thêm kiến thức và tham khảo vận dụng vào bài tiểu luận cùng chủ đề của mình được tốt hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận: Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hoạt động giao tiếp của văn phòng tập đoàn FPT

LỜI NÓI ĐẦU Hàng ngày chúng ta phải thường xuyên giao tiếp và trao đổi với mọi người từ người thân cho tới đồng nghiệp với hàng loạt thông tin, đó có th ể là những mẩu chuyện phiếm lúc thanh nhàn, tin tức th ời s ự hàng ngày mà chúng ta nói cho nhau nghe cho tới những thông tin liên quan tới công việc, s ố liệu báo cáo về kết quả kinh doanh. Chỉ nhiêu đây thôi ta đã thấy được tầm ảnh hưởng quan trọng của hoạt động giao tiếp với chúng ta là như thế nào. Nếu như trong cuộc sống hàng ngày giao tiếp có thể khiến ta biết nhiều hơn về thế giới xung quanh và hiểu rõ mình hơn, thì trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và trong công tác hoạt động văn phòng nói riêng giao tiếp là một kênh thông tin có ý nghĩa ảnh hưởng tới kết quả của một chi ến l ược hay nói cách khác nó sẽ quyết định việc doanh nghiệp hay công ty có th ể phát triển hay suy yếu trên thương trường kinh doanh. Bộ phận Văn phòng trong các công ty, doanh nghiệp ngoài những chức năng như văn thư, lưu trữ, hậu cần… , còn có chức năng là tham mưu, tổng hợp và được coi là cánh c ổng kiểm soát sự ra vào cuả thông tin liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp, thế nên việc phát triển và đẩy hoạt động giao tiếp của bộ ph ận văn phòng càng được chú trọng bao nhiêu thì sẽ đem lại hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp bấy nhiêu. Tập đoàn FPT là một trong những tập đoàn về lĩnh v ực công ngh ệ thông tin lớn nhất nước ta và cũng có sức ảnh h ưởng lớn với các n ước trong khu vực và quốc tế ở phương diện lĩnh vực công nghệ thông tin. Trong những năm qua Tập đoàn FPT không ngừng lớn mạnh và vươn cao trong lĩnh v ực kinh doanh của mình, tất cả những thành tựu đó không phải ch ỉ nhờ vào những cống hiến của đội ngũ cán bộ nhân viên của tập đoàn mà còn ph ụ thuộc vào một phần là do sự khéo léo xây dựng và phát triển một n ền “văn hoá doanh nghiệp” mang đậm đà bản sắc của FPT với những đặc điểm phù hợp với tinh hoa văn hoá dân tộc,nhưng có tiếp thu chọn lọc những gì mới mẻ và khoa học của bạn bè thế giới để phù hợp với xu th ế phát triển hi ện đ ại 1
của nền kinh tế thị trường thế giới. Với văn hoá doanh nghiệp đặc thù của mình FPT đã xây dựng lên một hìnhảnhđẹp về một doanh nghiệp có nh ững quy phạm văn hoá trong mắt của giới kinh doanh và xã hội. Không chỉ thế văn hoá doanh nghiệpđã làm thúc đẩy mạnh hoạt động giao tiếp và trao đổi thông tin trong FPT lên một tầm cao mới với những đặc trưng nh ư: khoa h ọc, nhanh chóng, hợp lý, chân thực phục vụ kịp thời cho việcđiều chỉnh và quyết định chiến lược phát triển của tậpđoàn. Nhận thấy tầm quan trọng cũng như những vấn đề còn mắc phải của hoạt động giao tiếp trao đổi thông tin trong công tác văn phòng của tậpđoàn FPT nên em đã ch ọn đề tài: “ Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hoạt đông giao tiếp của văn phòng t ập đoàn FPT” làm đề tài tiểu luận chuyên nghành của mình với mong muốn trước là nâng cao kĩ năng,hiểu biết của mình về hoạt động giao tiếp trong công tác văn phòng, sau là muốn giúp cho tậpđoàn có một cái nhìn khách quan và toàn di ện về những thiếu sót và cách xử lý những thiếu sót còn tồn tại trong quá trình xây dựng phát huy văn hoá doanh nghiệp nói chung và trong hoạt động giao tiếp nói riêng. Bài tiểu luận của em gồm 3 phần: CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ TẬPĐOÀN FPT CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Do trình độ về khả năng biện luận và dẫn chứng cùng với ngôn ngữ học thuật nghiên cứu khoa học chưa được chuyên sâu lên v ẫn còn có m ột vài thiếu sót, song rất mong các thầy cô giảng viên c ủa nghành Qu ản Tr ị Văn Phòng có thể đóng góp ý kiến để bài tiểu luận cũng nh ư chuyên môn c ủa em có thể được nâng cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô Trương Phương Anh đã hướng dẫn, đồng hành và giúp đỡ em trong suốt khoảng thời gian làm bài tiểu luận nghiêng cứu khoa học này. 2
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ GIAO TIẾP 1.1 Khái niệm về giao tiếp Giao tiếp là hoạt động xác lập,vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người, nhằm thoả mãn nhu cầu nhất định. Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố trao đổi như thông tin,xây dựng chiến lược hoạt động phối hợp, tri giác và tìm hiểu người khác. Tương ứng với các yếu tố trên thì giao tiếp có ba khía c ạnh chính : giao l ưu,tác đ ộng qua lại và tri giác. Khía cạnh giao lưu của giao tiếp gắn liền với những đặc điểm đặc thù của quá trình trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp với nhau có tính c ả đến mục đích, tâm thế và ý định của nhau. Quá trình giao l ưu s ẽ làm giàu thêm kiến thức, kinh nghiệm của những người tham gia giao tiếp. Một khía cạnh quan trọng khác của giao tiếp đó là tác động qua lại hai bên. Trong trường hợp này,ngôn ngữ thống nhất và cùng hiểu biết v ề tình huống,hoàn cảnh giao tiếp là điều kiện cần thiết đảm bảo sự tác đ ộng qua lại đạt hiệu quả. Khía cạnh tri giác của giao tiếp bao hàm quá trình hình thành hình ảnh về người khác, xác định được các phẩm chất tâm lý và đặc đi ểm hành vi của người đó (thông qua các biểu hiện bên ngoài ). Trong khi tri giác người khác cần chú ý tới các hiện tượng như: ấn tượng ban đầu,hiệu ứng cái mới,… 1.2 Vai trò của giao tiếp Giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời s ống xã h ội c ủa con người và cả trong hoạt động kinh doanh. * Vai trò của giao tiếp trong đời sống xã hội Về bản chất,con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội. Nhờ có giao tiếp mà mỗi con người có thể tham gia vào các mối quan hệ xã h ội, gia 3
nhập vào cộng đồng, phản ánh các mối quan hệ xã hội, kinh nghiệm xã h ội và chuyển chúng thành tài sản riêng của mình. Do đó, giao tiếp là đi ều ki ện để tâm lý,nhân cách cá nhân phát triển bình thường. Trong giao ti ếp, nhi ều phẩm chất của con người, đặc biệt là các phẩm chất đạo đ ức, đ ược hình thành và phát triển. Trong quá trình tiếp xúc với những người xung quanh, chúng ta nhận thức được các nguyên tắc ứng xử trong xã hội; chúng ta biết được cái gì xấu, cái gì tốt, cái gì đẹp, cái gì không đẹp, cái gì nên làm, cái gì cần làm, cái gì không được làm và từ đó thể hiện thái độ và hành đ ộng cho phù hợp. Giao tiếp thoả mãn nhiều nhu cầu của con người. Những nhu cầu của chúng ta như : như cầu thông tin, nhu cầu được th ừa nh ận, nhu c ầu đ ược những người xung quanh quan tâm, nhu cầu được hoà nhập vào những nhóm xã hội nhất định… chỉ được thoả mãn trong giao tiếp. Chúng ta s ẽ c ảm th ấy thế nào nếu tự giam mình dù chỉ là một ngày trong phòng, không g ặp g ỡ, ti ếp xúc với bất kỳ ai, không liên hệ với ai qua đi ện tho ại, không đ ọc, không xem truyền hình ? Chắc chắn đó sẽ là một ngày dài lê thê,nặng nề, đó là vì nhu cầu giao tiếp của chúng ta không được thoả mãn. Đối với xã hội, giao tiếp là điều kiện của sự tồn tại và phát tri ển. Xã hội là một tập hợp người có mối quan hệ qua lại với nhau. Chúng ta hãy th ử hình dung xem xã hội sẽ thế nào nếu mọi người tồn tại trong đó không có quan hệ gì với nhau, mỗi người chỉ biết mình mà không quan tâm, không có liên hệ gì với những người xung quanh ? Đó không phải là xã hội mà ch ỉ là một tập hợp rời rạc những cá nhân đơn lẻ. Mối quan hệ chặt ch ẽ giữa con người với con người trong xã hội còn là điều kiện để xã hội phát tri ển. Ví d ụ nền sản xuất hàng hoá phát triển được là nhờ có mối liên hệ chặt chẽ gi ữa nhà sản xuất và người tiêu dùng : người sản xuất nắm đ ược nhu c ầu c ủa người tiêu dùng, sản xuất ra những loại hàng hoá đáp ứng nhu cầu, nghĩa là được tiêu dùng chấp nhận và điều này thúc đẩy sản xuất phát triển. 4
* Vai trò của gia tiếp trong hoạt động kinh doanh Hoạt động quản trị kinh doanh về thực chất cũng là hoạt động giao tiếp. Trong hoạt động của mình, nhà quản trị ph ải giao ti ếp v ới nhân viên đ ể truyền đạt nhiệm vụ, động viên, khuyến khích họ thực hiện tốt các nhiệm vụ đó. Nhiều khi nhà quản trị cũng cần phải xử lý nh ững tình huống giao ti ếp t ế nhị như: khiển trách, phê bình, giải quyết các xung đột. Nhà quản trị cũng cần thiết lập các mối quan hệ với những cơ quan, đoàn th ể, các t ổ ch ức chính quyền nhằm tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghệp có hiệu quả. Nhà kinh doanh phải giao tiếp với khách hàng, với các đ ối tác khác nhau dưới nhiều hình thức khác nhau: thuyết phục người ta mua, bán hàng, đàm phán một vài điều khoản nào đó trong hợp đồng,… Chính vì vậy, muốn trở thành một nhà kinh doanh giời, bên cạnh việc lắm vững ki ến th ức chuyên môn, nghiệp vụ, chúng ta cần nghiêng cứu khoa học giao ti ếp, n ắm v ững các kỹ năng giao tiếp và thường xuyên rèn luyện những kỹ năng này đ ể th ống lĩnh nghệ thuật giao tiếp. 1.3 Chức năng của giao giao tiếp 1.3.1 Nhóm chức năng xã hội -Chức năng thông tin: Chức năng thông tin được biểu hiện ở khía cạnh truyền thông ( trao đổi thông tin) của giao ti ếp: qua giao ti ếp,con ng ười trao đổi cho nhua những thông tin nhất định. Ví dụ người th ư ký báo cáo lại kết quả của buổi làm việc với một đối tác theo uỷ quyền của giám đốc, giám đốc đưa ra những lời yêu cầu chỉ thị đối với người thư ký. -Chức năng tổ chức, phối hợp hành động: Trong một tổ chức một công việc thường do nhiều bộ phận, nhiều người cùng thực hiện. Đề có th ể hoàn thành công việc một cách tốt đẹp, những bộ phận, con người này phải thống nhất với nhau, tức là phối hợp một cách nh ịp nhàng. Mu ốn v ậy, h ọ phải tiếp xúc với nhau để trao đổi, bàn bạc, phân công nhiệm vụ cho từng b ộ phận, từng người, phổ biến cách thức thực hiện công việc và trong quá trình 5
thực hiện cũng phải có những “tín hiệu” để mọi người hành động một cách thống nhất. -Chức năng điều khiển: chức năng điều khiển được thể hiện ở khía cạnh ảnh hưởng tác động qua lại của giao tiếp. Trong giao tiếp, chúng ta ảnh hưởng, tác động đến người khác, và ngược lại người khác cũng ảnh hưởng, tác động đến chúng ta bằng nhiều hình thức khác nhau như thuyết phục, ám thị, bắt chước. Đây là một chức năng quan trọng của giao ti ếp. Một ng ười có khả năng lãnh đạo chính là người có khả năng ảnh hưởng đến người khác, biết “thu phục lòng người”, lời nói của người đó có “trọng lượng” đối với người khác. -Chức năng phê bình và tự phê bình: Trong xã hội, mỗi con người là một “chiếc gương”. Giao tiếp với họ chính là chúng ta soi mình trong chi ếc gương đó. Từ đó chúng ta thấy được những ưu điểm, nh ững thiếu sót c ủa mình và tự sửa chữa, hoàn thiện bản thân. 1.3.2 Nhóm chức năng tâm lý - Chức năng động viên, khích lệ: Chức năng động viên khích lệ của giao tiếp liên quan đến lĩnh vực cảm xúc trong đời sống tâm lý con ng ười. Trong giao tiếp, con người còn khơi dậy nhau những xúc cảm, tình c ảm nh ất định, chúng kích thích hành động của họ. Một lời khen chân tình đ ưa ra k ịp thời, một sự quan tâm được thể hiện đúng lúc có thể làm người khác tự tin, cảm thấy cần phải cố gắng làm việc tốt hơn. - Chức năng thiết lập, phát triển, củng cố các mối quan hệ: Giao tiếp không chỉ là hình thức biểu hiện mối quan hệ giữa con ng ười v ới con ng ười, mà còn là cách thức để con người thiết lập các mối quan hệ mới, phát triển và củng cố các mối quan hệ đã có. Tiếp xúc, gặp gỡ nhau, đó là kh ởi đầu của các mối quan hệ, nhưng các mối quan hệ này có phát triển hay không, có trở nên bền chặt hay không, điều này phụ thuộc vào quá trình giao tiếp sau đó. Nếu chỉ tiếp xúc, gặp gỡ một vài lần rồi sau đó sự tiếp xúc bị ngắt quãng trong thời gian dài, thì mối quan hệ cũng khó duy trì. 6
- Chức năng cân bằng cảm xúc: Trong cuộc sống, nhiều khi chúng ta có cảm xúc cần bộc lộ. Những niềm vui hay nỗi buồn, sung sướng hay đau khổ, lạc quan hay bi ai, chúng ta muốn được cùng người khác chi s ẻ. Chỉ có giao tiếp, chúng ta mới tìm được sự đồng cảm, cảm thông và giải toả được xúc cảm của mình. - Chức năng hình thành, phát triển tâm lý, nhân cách: Trong giao tiếp con người lĩnh hội được kinh nghiệm xã hội, tâm hồn của con người trở lên phong phú, tri thức sâu sắc, tình cảm và thế giới quan được hình thành, củng cố và phát triển. Thông qua giao tiếp những tiêu chuẩn v ề đ ạo đức, cũng nh ư trách nhiệm, nghĩa vụ, tính nguyên tắc, vị tha, tính trung thực… không chỉ được thể hiện mà còn được hình thành ở chúng ta. Như vậy giao tiếp có nhiều chức năng quan trọng. Trong cuộc sống của mỗi chúng ta, khi các quan hệ giao tiếp cơ bản không th ể hiện đ ược đ ầy đủ các chức năng này thì điều đó không những sẽ ảnh hưởng tiêu cực đ ến cuộc sống và hoạt động, mà còn để lại những dấu ấn tiêu cực trong phát triển tâm lý, nhân cách của mỗi người. 7
CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN VỀ TẬP ĐOÀN FPT 2.1 Khái quát về FPT 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Tập đoàn FPT Tập đoàn FPT được thành lập ngày 13/09/1988 (tên cũ là Tập đoàn c ổ phần phát triển và đầu tư công nghệ FPT) là một tập đoàn kinh t ế tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các dịch vụ liên quan đến công nghệ thông tin. Ban đầu, FPT là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu các lương thực thực phẩm, chế biến lương thực thực phẩm (chữ gốc FPT ban đầu có nghĩa là Food Processing Technology - Chế biến Thực phẩm, sau này vào năm 1990 đã được đổi thành Financing Promoting Technology - Tập đoàn Đầu tư và Phát triển Công ngh ệ). Tập đoàn có quan hệ xuất nhập khẩu chuối khô, khoai, sắn, ... cho khối Đông Âu -Liên Xô. Ngày 8 tháng 9 năm 2006, Chính phủ Việt Nam ký quyết định thành lập trường Đại học FPT trực thuộc Tập đoàn FPT. Hiệu trưởng của trường làTiến sỹ Lê Trường Tùng, còn Chủ tịch Hội đồng Quản trị là Phó giáo sư, Tiến sỹ Trương Gia Bình. Ngày 24 tháng 10 năm 2006, FPT đã công bố quyết định phát hành thêm cổ phiếu cho hai nhà đầu tư chiến lược là Quỹ đầu tư Texas Pacific Group(TPG) và Intel Capital. FPT nhận được một khoản đầu tư là 36,5 triệu USD thông qua quỹ đầu tư TPG Ventures và Intel Capital. Ngày 18 tháng 11 năm 2006, Tập đoàn Microsoft và tập đoàn FPT ký thoả thuận liên minh chiến lược. Ngày 19 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố được chấp thu ận đổi tên từ "Tập đoàn Cổ phần Phát triển Đầu tư Công nghệ FPT" thành "T ập đoàn Cổ phần FPT" viết tắt là "FPT Corporation". 8
Ngày 24 tháng 12 năm 2008, Tập đoàn FPT công bố quy ết đ ịnh b ổ nhiệm Tổng Giám đốc mới là ông Nguyễn Thành Nam thay ông Trương Gia Bình. Ông Nam là thành viên sáng lập Tập đoàn FPT, Ch ủ t ịch HĐQT c ủa Tập đoàn Phần mềm FPT (FSOFT). Trong 2 năm giữ chức vụ Tổng giám đốc, sau khi hoàn tất nhiệm vụ lập kế hoạch cho sự phát triển của FPT trong giai đoạn m ới, b ổ sung nhân s ự cấp cao và xây dựng chiến lược thương hiệu mới của Tập đoàn, tháng 2 năm 2011, Hội đồng quản trị Tập đoàn FPT có nghị quyết bổ nhiệm ông Trương Đình Anh làm Tổng giám đốc thay thế cho ông Nguyễn Thành Nam. 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Tập đoàn FPT. - Tập đoàn có nhiệm vụ xây dựng tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn và dài hạn về nghiên cứu thiết kế sản phẩm tin học, chuy ển giao công nghệ tin học để đáp ứng nhu cầu ứng dụng công ngh ệ thông tin trong các ngành theo đúng chức năng đã đăng ký kinh doanh và mục đích ho ạt đ ộng c ủa Tập đoàn. - Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm hiểu và phát triển các nhu cầu tiềm năng. Xây dựng các phương án kinh doanh và dịch vụ để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu chiến lược Tập đoàn đã đề ra. - Bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao; liên doanh, liên kết v ới các đơn vị trong và ngoài nước, tổ chức dịch vụ về phát triển và đ ầu t ư công nghệ thông tin. - Hoạt động theo đúng pháp luật và các chế độ, nguyên tắc quản lý Nhà nước. Thực hiện đầy đủ các chính sách kinh tế và nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước. - Với các lĩnh vực kinh doanh cốt lõi thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông hiện tại FPT đang là tập đoàn số 1 tại Việt Nam trong các lĩnh vực Phần mềm, Tích hợp hệ thống, Dịch vụ CNTT, Phân phối và S ản xuất các sản phẩm CNTT, Bán lẻ sản phẩm CNTT... trong lĩnh vực viễn thông. 9
2.1.3 Thành tựu đạt được của Tập đoàn FPT. Hiện nay FPT đã cung cấp dịch vụ của mình h ầu nh ư là trên kh ắp 63 tỉnh thành tại Việt Nam, hơn nữa không ngừng mở rộng thị trường ra khắp toàn cầu. FPT đã có mặt tại 14 quốc gia trên thế giới, nh ư: Nh ật B ản, M ỹ, Anh, Pháp, Đức, Singapore, Australia, Thái Lan, Philippines, Malaysia, Myanma, Lào, Campuchia. Ngoài ra, FPT còn sở hữu một khối giáo dục đại h ọc và d ạy ngh ề v ới tổng số hơn 15.000 sinh viên và là một trong nh ững đơn v ị đào t ạo v ề CNTT tốt nhất tại Việt Nam. FPT là 1 trong 3 nhà cung cấp dịch vụ Internet lớn nh ất Việt Nam cung cấp đa dạng các sản phẩm. Trong lĩnh vực nội dung số, FPT hi ện là đơn vị Quảng cáo trực tuyến số 1 tại Việt Nam (chiếm 50% thị ph ần) và tự hào sở hữu hệ thống báo điện tử có hơn 30 triệu lượt truy cập mỗi ngày, tương đương số người sử dụng Internet tại Việt Nam. Ngoài ra, FPT còn s ở h ữu một khối giáo dục đại học và dạy nghề với tổng số hơn 15.000 sinh viên và là một trong những đơn vị đào tạo về CNTT tốt nhất tại Việt Nam. Bên cạnhđóFPT Online một tập đoàn thành viên của tập đoàn FPT hiện đang là một trong 3 nhà cung cấp dịch vụ gameonline và thanh toán đi ện tử lớn nhất trên thị trường Việt Nam. 10
Bảng 1 – Doanh thu của FPT Online (Đơn vị: Tỷ đồng) Đơn vị: Tỉ đồng 2011 2012 So sánh Doanh thu 1.132 1.182 60% Gameonline 318 216 -32% Quảng cáo trực tuyến 225 319 42% Khác 589 1.277 117% Lợi nhuận trước thuế 250 203 -19% Gameonline 96 49 -49% Quảng cáo trực tuyến 122 148 21% Khác 32 6 -82% Lợi nhuận trước thuế/doanh 22.1% 11.2% thu Nguồn:www. gamethu.net.vn 2.2 Đôi nét về bộ máy văn phòng Tập đoàn FPT. 2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng của FPT: Văn phòng Tập đoànFPT được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng thực hiện theo nguyên tắc phân công và ủy quy ền. Chánh văn phòng c ủa T ập đoàn chịu trách nhiệm trước phó Tổng Giám đốc về toàn bộ hoạt động của văn phòng. Phó văn phòng là người giúp Chánh văn phòng ch ỉ đạo m ột m ặt công tác theo sự phân công của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh văn phòng đi vắng, việc điều hành hoạt động của văn phòng sẽ do Phó văn phòng đ ược ủy quyền thực hiện với sự đồng ý của phó Tổng Giám đốc. Văn phòng công ty được chia thành các bộ phận: về chuyên môn, nghiệp vụ có các chức năng không giống nhau. Mỗi một bộ phận phụ trách một công việc riêng biệt để tránh tình trạng giải quyết cùng một công việc chồng chéo hoặc trùng lặp. Hay nói cách khác là tránh trường h ợp một ng ười khiêm nhiều việc còn người khác lại không có việc làm. Vì vậy, mỗi nhân viên trong văn phòng được quy định và phân công công việc một cách cụ thể. 11
Văn phòng công ty không có tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau. Quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty là quan h ệ ngang cấp trong cùng một hệ thống nên vừa có sự phân định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng vừa có sự phối hợp, hoạt động, h ỗ trợ l ẫn nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của văn phòng. Hầu hết các cán bộ, công chức văn phòng đều có trình độ Đ ại h ọc hoặc Trung cấp và đều được bố trí công việc đúng với chuyên môn, nghiệp vụ của mình, không có tình trạng nhân viên dư th ừa vì không có vi ệc làm. Các bộ phận tại văn phòng luôn bảo đảm hoàn thành tốt nhiệm vụ h ỗ trợ cho b ộ phận chức năng. Văn phòng đã lập ra bảng miêu tả công vi ệc c ụ th ể cho m ỗi bộ phận khác nhau và mô tả quá trình hành chính quản trị chi ti ết đ ể ki ểm soát và đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho hoạt động của Công ty. Cơ cấu tổ chức của văn phòng tập đoàn được thể hiện trong sơ đồ bao m: CHÁNHVĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG Lễ tân Cán Cán Văn Tạp Lái Bảo tổng bộ bộ thư – vụ xe vệ đài phục phụ thư vụ trách viện quá tài trình s ản hành chính 12
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn FPT. Văn phòng của tậpđoàn FPT có chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau: - Văn phòng tập đoàn có chức năng nhiệm vụ giúp đỡ Phó Tổng giám đốc,điều phối các hoạt động của tập đoàn để đảm bảo sự chỉ đạo và điều hành của Tổng tập đoàn tới các tập đoàn thành viên một cách toàn di ện,kịp thời và nhanh gọn, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của t ập đoàn ban hành. - Phối hợp với các đơn vị phòng ban khác hay tự mình nghiên c ứu đ ể đề ra chương trình làm việc cho ban Giám đốc và HĐQT tập đoàn. Đôn đốc thực hiện và kiểm tra tiến độ thực hiện chương trình làm việc cho lãnh đạo. - Phát huy vai trò là cầu nối cho mối quan hệ gi ữa c ấp trên và c ấp dưới, giữa ban lãnh đạo và toàn thể công nhân viên trong t ập đoàn. Là b ộ m ặt ngoại giao cho tập đoàn trong mảng đối ngoại với các đối tác. - Phụ trách tuyển dụng và chọn lọc nhân sự cho tập đoàn với sự hợp tác của các phòng ban có nhu cầu về nhân sự. - Quản lý thực hiện công tác văn th ư – lưu trữ, x ử lý công văn đ ến và công văn đi cho cơ quan,ban hành các văn bản,chỉ thị từ trên xuống dưới của Tập đoàn theo đúng quy định của Nhà nước. - Đảm bảo thông tin liên lạc,đánh máy in ấn sao chụp tài li ệu, đi ều phối nhân viên tạp vụ,điều phối sử dụng ôtô để phục vụ nhu cầu của lãnh đạo và nhân viên các phòng ban trong tập đoàn. - Thực hiện quản lý tài sản cố định,trang thiết bị văn phòng, điều phối kinh phí và báo cáo chi tiêu hàng năm của lĩnh vực hành chính văn phòng của tập đoàn, thực hiện các chế độ chính sách xã hội như : bảo hiểm,thai sản,thăm hỏi… với cán bộ công nhân viên trong tập đoàn. - Quản lý các dịch vụ hậu cần và phân phối văn phòng phẩm tới các phòng ban, thực hiện kiểm tra các công tác phòng cháy,ch ữa cháy và phòng 13
chống bão lụt,lao động công ích. quản lý các hoạt động và ch ương trình đóng từ thiện của tập đoàn FPT. - Sắp xếp tổ chức hội họp cho ban Lãnh đạo, thực hiện hoạt động tiếp tân và điều hành các hoạt động hậu cần phục vụ các đoàn khách m ời hoặc yếu nhân của tập đoàn một cách chu đáo nhất. - Thu thập và xử lý các loại thông tin: + Thông tin đầu vào: thông tin từ môi trường xã h ội bên ngoài nh ư các thông tin về kinh tế, khoa học công nghệ, thị trường giúp cho T ập đoàn có tầm nhìn xa và tổng quan về tình hình thế giới phục vụ cho việc ra quyết định và định hướng chính sách, chiến lược phát triển tập đoàn trong từng thời kỳ và bối cảnh khác nhau. + Thông tin kinh tế trong nước kể cả cạnh tranh thị trường. + Thông tin điều hành của Nhà Nước đối với tập đoàn thông qua các chính sách pháp luật cùng với kiểm tra khảo sát. + Thông tin từ khách hàng và thị hiếu tiêu dùng cùng với mong muốn của họ với tập đoàn, thông tin của các nhà cung ứng và đối tác,thông tin của các cơ sở dịch vụ trong và ngoài nghành liên quan. + Thông tin từ nội bộ: các lĩnh vực sản xuất tiếp thị, tài chính, nhân sự trong tập đoàn, thông tin này hỗ trợ tác nghiệp cho mọi hoạt động được tiến hành trôi chảy. + Ngoài ra còn những thông tin nội bộ trực tiếp do bộ phận văn phòng trực tiếp quản lý như các báo cáo, các biên bản cuộc h ọp, các mẫu phí, các thư từ giao dịch, các thông tin nói qua điện thoại và mẩu ghi, các tin nhắn. + Thông tin đầu ra từ bên trong tập đoàn: bao gồm nh ững thông tin như chủ trương chính sách đối với khách hàng, với nhà cung cấp, các ch ương trình và sự kiện mà tập đoàn đang sẽ và đã thực hiện. 2.3 Hoạt động giao tiếp trong tập đoàn FPT 14
2.3.1 Thực trạng hoạt động giao tiếp trong văn phòng t ại t ập đoàn FPT Có thể nói so với các tập đoàn lớn khác của nước ta thì văn hoá doanh nghiệp của FPT được cho là có một nét rất riêng và đã trở thành th ương hi ệu và biểu tượng về văn hoá kinh doanh và văn hoágiao ti ếp trong gi ới doanh nghiệp cũng như trong xã hội hiện nay. Hoạt động giao tiếp với nét đặc trưng và gần như là văn hoá giao tiếp của riêng FPT chính là m ột y ếu t ố t ạo lên được sự thành công của FPT hiện nay khi mà chính nó được các đ ối tác và khách hàng đánh giá cao khi làm việc và hợp tác với FPT.Cấu thành sự thành công của hoạt động giao tiếp trong FPT là đặc trưng sau đây hoạt động giao tiếp cũng như trao đổi thông tin trong tập đoàn có nhiều kênh khác nhau tốc độchuyền giao thông tin nhanh và thông suốt với khối lượng lớn. Các kênh thông tin của FPT Kênh thông tin nội bộ: Trong nội bộ một đoàn lớn như FPT các luồng thông tin được di chuyển qua lại liên tục với cường độ lớn được phân ra với các luồng nh ư: luồng thông tin từ văn phòng tập đoàn tới văn phòng các công ty thành viên,và ngược lại thông tin từ văn phòng các công ty thành viên tới bộ phận văn phòng của tập đoàn,thông tin từ lãnh đạo được chuyển tới bộ phận văn phòng rồi phổ biến tới các bộ phận phòng ban khác trong tập đoàn,thông tin t ừ lãnh đ ạo tới nhân viên, thông tin giữa các phòng ban với nhau, thông tin giữa các nhân viên với nhau. Các thông tin này được luân chuyển và trao đổi cho nhau bằng nhiều cách khác nhau với những phương tiện như điện thoại, máy tính, mạng chát nội bộ, văn bản được ban hành, các qui định, thông báo được niêm yết. FPT với vị thế mạnh là công nghệ thông tin lên việc đầu tư cho mình một h ệ thống thiết bị, máy tính công nghệ cao,cùng với đường truyền mạng băng thông cao lên việc xử lý và trao đổi thông tin từ b ộ ph ận văn phòng t ới các b ộ phận khác rất nhanh, hệ thống văn phòng điện tử đã tạo ra một kênh giao tiếp 15
tiện lợi. Cùng với đó việc ban hành văn bản quyết định được giải quy ết nhanh chóng chưa đầy 1 giờ đồng hồ và tới tận tay những ng ười c ần. B ộ phận văn phòng có thể nói chuyện (bàn bạc và trao đổi thông tin ngay khi c ần thiết và nhanh nhất) trực tiếp với một hay nhiều lãnh đạo thông qua vi ệc chat và hội thảo truyền hình trực tiếp ngay khi cần. Trong một số trường hợp việc ứng dụng công nghệ này vào hoạt động hành chính - văn phòng đã giúp cho Tập đoàn có được những chiến lược nhanh chóng và hi ệu qu ả. Các công văn và thư từ, văn bản giao dịch mang tính khẩn cấp sẽ được nhanh chóng gửi t ới lãnhđạobằng mail dưới hình thưc scan và gửiđi dưới dạng các file ảnh nh ư PNG,PDF,JPEG… Nhân viên của bộ phận văn phòng có thể lập tức gửi kết qu ả công việc cho người phụ trách ngay sau khi xong phần công vi ệc c ủa mình qua mạng nội bộ, bằng hình thức mail hay fax thành dạng văn bản c ụ th ể t ới máy fax của người phụ trách. Các thư từ, bưu tíncông văn, văn bản, nghịđịnh, báo cáo sẽ được bộ phận văn thư nhận dạng rồi chuyển tới các phòng ban dưới hình thức chuyển tay đối với các thông tin có dạng hiện vật hay dạng văn bản với những thông tin dự liệu số. Các nhân viên trong bộ ph ận có th ể h ỗ tr ợ nhau gián tiếp bằng trao đổi thông tin qua mạng, không phải tới t ận nơi đ ể gặp mặt trực tiếp. Nhân viên của các phòng ban ngang cấp với nhau cũng có thể trò chuyện với nhau qua kênh chat nội bộ, ban lãnhđạo và bộ ph ận ph ụ trách v ề lĩnh vực công nghệ thông tin củaFPT còn khéo léo việc xây dựng diễnđàn online cho toàn tậpđoàn và chia ra làm từng diễnđàn con v ới các box nh ỏ h ơn cho các phòng ban khác nhau sử dụng để có th ể giúp cho nhân viên có th ể đ ặt câu hỏi tham khảo lấyý kiến thông tin hay nhờ giảiđáp các vấn đề khó khăn liên quan đến công việc trong quyền hạn và chuyên môn của mình hay là trong những công việc đòi hỏi phải có sự hợp tác thống nhất giữa nhiều bộ phận khác nhau mỗi khi cần thiết. Diễnđàn còn có ch ức năng cho các nhân viên đóng gópý kiến của mình với tập đoàn về chiến lược cũng nh ư tình hình 16
hoạt động của ban lãnhđạo và các bộ phận ra sao. Các tài li ệu và ch ủ đ ề hướng dẫn với những thông tin liên qua tới công việc cũng đ ược đóng góp nhiệt tình trên diễnđàn nhằm hỗ trợ cho những nhân viên mới vào tập đoàn làm việc có thể làm quen với công việc và hiểu rõ hơn về quyền hạn và nhiệm vụ của mình khi làm việc.Diễn đàn là hình thức giao ti ếp ngôn ng ữ ký tự có nhiều chức năng và mang tính cộng đồng cao phù hợp với nh ững tập đoàn có mạng lưới rộng lớn như FPT. Hoạt động giao tiếp và trao đổi thông tin không chỉ giới hạn trong công việc mà FPT còn khéo léođưa vào những hoạt động ngoại khoá và vui chơi bên ngoài bằng những hoạt động, ngày hội, lễ hội hay những ngày kỷ niệm của đất nướcđược tậpđoàn tổ chức. Những sự kiện thế này thu hút khá nhiều công nhân viên của các công ty thành viên trong t ậpđoàn tham gia vàđóng góp sôi nổi, tạođiều kiện cho ban lãnhđạo có thể tiếp xúc và hoà đồng với nhân viên của mình, các nhân viên có dịp thắt chặt tình đồng nghi ệp thông qua việc vui chơi đồng đội tăng cường khả năng giao tiếp về ngôn ngữ cơ thể và kỹ năng phối hợp làm việc nhóm. Các cuộc thi vi ết nh ư STC (Sáng Tạo Company), hay các hội thi diễn kịch, tiểu phẩm trên sân kh ấu đ ược phát động hàng năm theo từng chủ đề nhấtđịnhđã được nhiều bộ phận phòng ban hưởngứng tham gia, thông qua đó mọi nhân viên có thể thoả sức sáng tạo và nói lên những dòng cảm xúc của mình về công ty, về tập đoàn FPT, qua đó chỉ ra thiếu sót và ước muốn đổi mới vàđóng góp công sức c ủa mình đ ể phát triển FPT. Văn hoá doanh nghiệp của FPT đã được xây dựng một cách khoa học và hợp lý nhưng vẫn chú trọng tới các giá trị tinh thần của nhân viên cũng như ban lãnhđạo là sự kết hợp hoàn hảo giữa công việc và giải trí, đây là một văn hoá doanh nghiệp mang tính dân chủ và ngang hàng. Những dịp như nàyđã tạo lên một dịp thích hợp cho việc thúc đẩy giao ti ếp, l ắng nghe và hoà nh ập giữa mọi người, để họ cóđiều kiện thực hiện quá trình truy ền thông hiệu quả. Kênh thông tin bên ngoài: 17
Đây là kênh thông tin có khá nhiều luồng khác nhau và hình th ức cũngđa dạng, hơn nữa nó còn là kênh thông tin đóng vai trò m ấu ch ốt quan trọng, là nguyên nhân khách quan quyếtđịnh sự thành bại của chiến lược cũng như kế hoạch đề ra của tậpđoàn. Kênh thông tin này sở h ữu 2 lu ồng là lu ồng thông tin từ trong tậpđoàn ra ngoài, và luồng thông tin t ừ bên ngoài chuy ểnvào tậpđoàn này được chia ra làm những kênh thông tin nhỏ sau dựa trên những đặc thù và đối tượng cung cấp hay có nhu cầu: − Đối với đối tác: Nguồn thông tin đầu vào từ các đối tác là cáccơ quan công ty trong ngành hay liên ngành gửi tới tập đoàn chủ yếu là các thư từ, báo giá, hợp đồng, các báo cáo về tình hình đầu t ư, tình hình tài chính c ủa tập đoàn, các văn bản giấy mời thầu. Các thông tin này s ẽ đ ược b ộ ph ận văn phòng gửi tới các phòng ban liên quan và được các phòng ban gửi l ại ph ương án giải quyết cho bộ phận văn phòng và chỉ rõ sẽ giải quyết bằng hình thức cử người gặp mặt trực tiếp nói chuyện qua điện thoại hay có th ể g ửi câu tr ả lời qua thư điện tử. − Đối với khách hàng: Thông tin của khách hàng chủ yếu sựđóng góp và những câu hỏi về chất lượng, giá cả, chất lượng của dịch vụ, cũng như tháiđộ của nhân viên. Toàn bộ khối lượng thông tin này sẽđược bộ ph ận chăm sóc khách hàng và tiếp tân thu lại và gửi tới văn phòng và t ừđó chuy ển cho những bộ phận hay cá nhân có liên quan để lấyý ki ến hay ph ương án gi ải quyết rồi gửi lại câu trả lời thoảđáng nhất cho khách hàng. Những thông tin này tưởng chừng như nhỏ nhặt vàítỏi nhưng chính những thông tin này là nhân tố khách quan chỉ ra thiếu sót mà ngay bản thânFPT không thể th ấyđược giúp cho tậpđoàn có thể sửa chữa và cải thiện lại những sai sót của mình. − Cácthông tin đầu ra và đầu vào với các cơ quan đi ều hành thu ộc Nhà nước: Các thông tin này hoàn toàn là các thông tin mang tính quan trọng trực thuộc cấp Trung ương và mang tính chất phạm vi trực thuộc nghành có tính quyếtđịnh và thay đổi toàn bộ cục diện. Chủ yếu là các thông báo,Nghịđịnh, quyếtđinh, công văn… những loại thông tin nàyđược ưu tiên xử 18
lý trước và nhanh chóng cẩn thận mỗi khi nh ận đ ược, b ộ ph ận văn phòng s ẽ nhanh chóng báo cáo cho lãnhđạođể xin phương án giải quyết rồi trả lời nhanh cho các cơ quan chức năng thuộc Nhà nước bằng văn bản, thưđiện tử nếu cần thiết. CHƯƠNG 3 ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá * Ưu điểm − FPT đã xây dựng được một nền văn hoá doanh nghiệp có sự tương tác rất tốt giữa các mối quan hệ (cấp trên với cấp dưới,nhân viên với ban lãnh đạo,nhân viên với nhau,giữa các nhân viên và khách hàng).Cái lợi của việc xây dựng mô hình văn hoá doanh nghiệp của FPT đầu tiên chính là đã tạo dựng cho mình một thương hiệu, một đặc thù riêng biệt so với các doanh nghiệp và tập đoàn khác trong cùng hay khác nghành cứ mỗi khi đối tác và khách hàng, xã hội nhắc tới FPT thì họ sẽ nghĩ ngay t ới một doanh nghi ệp có văn hoá “làm và chơi” độc đáo, cá tính cũng nh ư khoa h ọc. K ế ti ếp nó còn có tác dụng là tạo thành truyền thống của doanh nghiệp các nhân viên mới vào có thể học và ảnh hưởng theo văn hoá của tập đoàn và bị tác động bởi nh ững người đi trước, nói cách khác những người đi trước sẽ trở thành tấm gương sống,để truyền đạt lại cho nhân viên mới, đây cũng chính là th ước đo nhân sự xem nhân viên có thể hoà nhập lại với văn hoá doanh nghiệp để công tác và làm việc không hay bị đào thải vì không hoà nh ập nổi với m ột n ền văn hoá doanh nghiệp mang nhiều đặc thù như của FPT. Ban lãnh đạo công ty cũng đã làm và khuyến khích việc giao tiếp mang tính chất văn hoá dân ch ủ công khai trên mọi phương tiện có thể. Đây chính là tiền đề xây dựng phong cách giao tiếp cho mỗi cá nhân dựa trên nền tảng chính là văn hoá đặc thù của FPT, một phong cách giao tiếp cởi mở, nói thẳng, nói thật, nh ưng vẫn mang tính l ịch s ự và hiện đại thấm nhuần tư tưởng hợp tác cùng nhau phát triển. 19
− Việc giao tiếp qua các lễ hội và sự kiện do văn phòng và các bộ phận phòng ban khác phối hợp tổ chức có tác dụng làm g ắn k ết các b ộ ph ận trong tập đoàn lại với nhau hơn,giúp họ phối h ợp nhuần nhuy ễn linh ho ạt trong công việc khác. Đồng thời cũng tạo được sự cảm thông và thấu hiểu hơn về nhau giữa nhân viên và lãnh đạo,giữa các nhân viên,và gi ữa các phòng ban với nhau trong tập đoàn. Hoạt động vui chơi giao tiếp ngoại khoá ở đây còn có công dụng chỉ rõ điểm yếu và điểm mạnh của mỗi người, chức năng xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên với nhau không chỉ trong công vi ệc mà còn trong cuộc sống bên ngoài. − Với hệ thống công nghệ thông tin vượt trội của mình FPT đã xây dựng một mạng lưới giao tiếp rất rộng lớn bằng nhiều hình thức khác nhau như điện thoại, hội thảo truyền hình,giao tiếp bằng chat,messenger qua mạng nội bộ. Các diễn đàn cũng được lập lên để các h ọc viên hay các nhân viên phòng ban trong tập đoàn có thể học tập trao đổi với nhau một cách công khai. Các kênh thông tin được xây dựng và thiết lập với tốc độ cao cũng như lưu lượng trao đổi thông tin qua lại rất lớn. Điều này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền tải các nội dung liên quan tớ hành chính nh ư chỉ thị,công văn,báo cáo 1 cách nhanh nhất tới từng bộ phận phòng ban và nhân viên trong tập đoàn. * Nhược điểm − Do mô hình của tập đoàn quá rộng lớn gây lên việc lãnh đạo ít khi có thể quan tâm hay giao tiếp với các nhân viên cấp d ưới. Nhi ều khi nhân viên muốn đóng góp ý kiến nhưng không thể gặp trực tiếp nh ững lãnh đạo hay người có thẩm quyền trực thuộc cấp cao để mạnh dạn đ ề xu ất, h ơn n ữa thói quan liêu, bảo thủ đã ăn sâu vào một số cá nhân ph ụ trách đã gây khó khăn cho nhân viên khi muốn đóng góp. − Sự bất đồng ngôn ngữ giữa các lãnh đạo,nhân viên người nước ngoài với lãnh đạo,nhân viên của FPT cũng là 1 rào cản lớn trong giao tiếp,đối thoại về công việc và làm việc cùng nhau. Đây cũng là nguyên nhân gây nên 20