BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ THANH SƠN
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8340403
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG
Hà Nội – 12/2019
Công trình được hoàn thành tại
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS PHẠM THỊ NINH
Phản biện 1: PGS. TS Nguyễn Văn Hậu Phản biện 2: TS Ngô Sỹ Trung
Luận văn sẽ được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sỹ, Học viện Hành
chính Quốc gia.
Địa điểm: Phòng họp 3A, nhà G – Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học
viện Hành chính Quốc gia.
Số 77 đường Nguyễn Chí Thanh, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, Thành
phố Hà Nội.
Thời gian: vào hồi 08 giờ ngày 27 tháng 12 năm 2019.
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc
trên trang web khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia.
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là công cụ, phương tiện quan trọng để truyền đạt thông tin, các quyết
định quản lý giũa các cơ quan, đơn vị, giữa các cán bộ quản lý với công chức, viên
chức, người lao động. Mọi hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước từ công
tác chỉ đạo, điều hành, thực thi đến kiểm tra, giám sát, đánh giá… đều được thực hiện
thông qua văn bản. Do vậy soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động cần phải
được quan tâm đúng mức. Trong công tác văn thư, công tác soạn thảo và ban hành
văn bản là bước đầu tiên cũng như căn bản nhất để cán bộ văn thư có thể thực hiện
được nghiệp vụ của mình cũng như có thể soạn thảo và ban hành những văn bản
truyền đạt được đúng nội dung cũng như trình bày đúng thể thức, thẩm quyền ban
hành. Soạn thảo và ban hành văn bản là một hoạt động tất yếu để có thể điều hành và
quản lý được cơ quan tổ chức một cách dễ dàng.
Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội là cơ sở đào tạo nguồn nhân lực
trong lĩnh vực văn hóa nghệ thuật. Trong quá trình hoạt động và thực hiện chức năng
cũng như nhiệm vụ của mình, nhà trường đã ban hành một số lượng các văn bản hành
chính rất lớn để truyền đạt thông tin cũng như thực hiện các công việc, nhiệm vụ theo
tính chất của cơ quan tổ chức. Để hoạt động giảng dạy và đào tạo của Trường được
diễn ra một cách tốt nhất thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cũng
cần phải được coi trọng, nâng cao và không ngừng hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu của
công tác quản lý và điều hành.
Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Trường có
một số hạn chế nhất định, chưa đáp ứng được hoạt động quản lý và điều hành của nhà
trường nói riêng và mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện Ngành giáo dục nói chung.
Vì vậy, cần thiết phải có nghiên cứu để tìm hiểu thực trạng công tác soạn thảo và ban
hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội để từ đó cónhững giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này trong thời điểm hiện nay cũng như là
trong tương lai.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, Học viên đã chọn đề tài: “Soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện
Ảnh”để làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Với đề tài nghiên cứu này, học viên
mong muốn rằng sẽ đem lại ý nghĩa tích cực cả về mặt khoa học và thực tiễn trong
hoạt động quản lý và điều hành tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về văn bản hành chính trong các sách
chuyên khảo, giáo trình, các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ… của nhiều
tác giả. Tiêu biểu nhất trong số đó có thể kể đến các nhà khoa học như: GS. TSKH
Nguyễn Văn Thâm; PGS. TS Văn Tất Thu; PGS. TS Lưu Kiếm Thanh; PGS. TS
Nguyễn Thị Thu Vân với những công trình sau đây:
GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm với cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản và
công tác văn phòng trong cơ quan Đảng và Nhà nước”, NXB Chính trị Quốc gia Sự
thật năm 2009. Cuốn sách đã khẳng định được tầm quan trọng của công tác soạn thảo
văn bản và công tác văn phòng của cấp lãnh đạo, quản lý và có ảnh hưởng không nhỏ
đến các hoạt động của cơ quan. Văn bản là một công cụ của lãnh đạo nhằm chuyền
tải quyết định lãnh đạo, quản lý, pháp luật vào đời sống. Nếu không làm tốt công tác
soạn thảo văn bản sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình thực thi công vụ của cơ quan, tổ
chức, làm ảnh hưởng đến uy tín và tính uy nghiêm của cơ quan công quyền. Tuy
nhiên trên thực thế thì công tác soạn văn bản vẫn còn tồn tại những hạn chế… vì thế
cuốn sách trên được biên soạn như một cuốn sổ tay để tra cứu những vấn đề liên quan
đến văn bản để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và công tác văn phòng trong cơ
quan Nhà nước.
PGS. TS Văn Tất Thu với cuốn “Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan
nhà nước”, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật năm 2013. Cuốn sách đã đề cập tới sự
quan tâmcủa Đảng và nhà nước về công tác văn bản từ năm 1945 đến thời kỳ đổi
mới; công tác văn bản trong thời kỳ đổi mới và cải cách hành chính; thực trạng công
tác xây dựng văn bản trong các cơ quan nhà nước hiện nay đồng thời thể hiện một
cách rõ rét các nội dung liên quan đến văn bản nói chung và văn bản quản lý hành
chính nhà nước nói riêng như: khái niệm, nguồn gốc, chức năng, vai trò hay cách sử
dụng ngôn ngữ, văn phong…
Cuốn “Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước”, NXB
Thống kê năm 2000 của PGS. TS Lưu Kiếm Thanh đã giới thiệu những vấn đề chung
nhất về văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản quản lý hành chính nhà nước;
nêu lên tầm quan trọng của soạn thảo và ban hành văn bản và những chuẩn mực thực
hiện theo quy định nhà nước của việc soạn thảo và ban hành nhằm nâng cao chất
lượng uy tín và hiệu quả công tác của cơ quan quản lý nhà nước.
Bên cạnh những công trình tiêu biểu trên, liên quan đến văn bản hành chính
còn có một số giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu tham khảo, bài viết nổi bật phải
kể đến như:
- Học viện Hành chính Quốc gia (2008), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban
hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
- Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản quản lý
nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí
Minh.
- Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2004), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng
và ban hành văn bản, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội.
- Lưu Kiếm Thanh chủ biên (2010), Những vấn đề về ngôn ngữ hành chính,
NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội.
- Lưu Kiếm Thanh (2003), Xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp
luật, NXB Thống kê, Hà Nội.
- Nguyễn Văn Thâm (2006), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước,
NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.
- Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương (chủ biên), Lê Văn In, Nguyễn
Mạnh Cường (2013). Văn bản Quản lí nhà nước - Những vấn đề về lý luận và kỹ
thuật soạn thảo, NXB Chính trị Quốc gia Sự thật đã phân loại và trình bày công dụng
của các loại văn bản hành chính, mẫu hóa các văn bản hành chính thông dụng.
- Ngô Sỹ Trung (2016), Văn bản quản lý nhà nước, NXB Lao động - Xã hội là
cuốn sách chuyên khảo để nâng cao kỹ năng soạn thảo. Trong đó, nêu được các khái
niệm, thể thức, quy trình, nguyên tắc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước.
- Nguyễn Thị Thu Vân (2008), Một số hướng nghiên cứu về kỹ thuật xây dựng
và ban hành văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước. Tạp chí Quản lý nhà nước,
tháng 8/2008.
- Nguyễn Thị Thu Vân chủ biên (2013), 150 câu hỏi – đáp về nghiệp vụ hành
chính văn phòng. NXB Chính trị Quốc gia Sự thật.
- Nguyễn Thị Thu Vân (2017), Cách mạng công nghiệp 4.0 và sự chuyển đổi
các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước. Tạp chí Khoa học
Nội vụ, tháng 12/2017.
Nghiên cứu về văn bản hành chính còn có các đề tài nghiên cứu trong các
Luận văn của một số tác giả tiêu biểu:
- Phan Thanh Liêm (2007), Hoàn thiện công tác soạn thảo và quản lý văn bản
hành chính trong các trường đại học thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo, Luận văn Thạc
sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia. Đề tài nghiên cứu của tác giải đã hệ thống hóa lý
luận chung về soạn thảo và quản lý VBHC và dựa trên đó tác giả đã phân tích thực
trạng công tác soạn thảo và quản lý VBHC ở một số trường đại học thuộc Bộ Giáo
dục và Đào tạo nêu lên những ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân từ đó đề xuất
các giải pháp hoàn thiện công tác soạn thảo và quản lý VBHC ở các trường đại học
thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo,
- Hoàng Thị Tuyết Mai (2014), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản hành
chính của Trường Đại học Tân Trào, tỉnh Tuyên Quang, Luận văn Thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia. Luận văn đã đưa ra cơ sở lý luận về nâng cao chất lượng
VBHC và lấy đó làm căn cứ để phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng ban hành
VBHC của Trường Đại học Tân Trào rút ra được những ưu điểm, nhược điểm và chỉ
rõ nguyên nhân cụ thể từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng ban hành
VBHC của Trường Đại học Tân Trào.
- Nguyễn Thị Thảo (2014), Chất lượng ban hành văn bản hành chính tại các
trường tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia. Qua nghiên cứu cơ sở lý luận về chất lượng ban hành VBHC
trong các Trường Tiểu học tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng
VBHC trong các Trường Tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà Nội đưa ra những
ưu điểm, những bất cập và nguyên nhân từ đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất
lượng ban hành VBHC trong các Trường Tiểu học trên địa bàn huyện Từ Liêm, Hà
Nội.
- Lại Thanh Sơn (2015), Xây dựng và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân
cấp xã, huyện Vũ Thư, tỉnh Thái Bình, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc
gia.
- Võ Thị Ngọc Chanh (2016), Ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân
dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia.
- Nguyễn Thị Hằng (2017), Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Ủy
ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia.
- Phạm Nguyên Ngọc (2017), Chất lượng văn bản hành chính của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình, Luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành chính
Quốc gia. Luận văn đã nêu lên cơ sở lý luận về VBHC, chất lượng ban hành VBHC,
từ đó làm căn cứ để phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng VBHC của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình và chỉ ra được những ưu điểm, những hạn
chế, xác định rõ nguyên nhân của từng hạn chế qua đó đề xuất một số giải pháp nâng
cao chất lượng VBHC của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Ninh Bình.
Qua kết quả về tình hình nghiên cứu, có thể thấy rằng, nội dung nghiên cứu của
những công trình trên đã đề cập một cách tương đối đầy đủ về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính, nhưng hầu hết chủ yếu tập trung tại các cơ quan hành
chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập… Và cho đến nay chưa có bất kỳ đề tài
nào nghiên cứu một cách hệ thống, toàn diện và chuyên sâu về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích
Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm góp phần nâng cao chất lượng soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
3.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài cần phải thực hiện những nhiệm vụ như
sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Từ
đó có những định hướng để khảo sát về thực trạng soạn thảo văn bản hành chính tại
Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
- Phân tích, đánh giá thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bàn hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là văn bản hành chính được ban hành tại
Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Để đảm bảo tính khoa học và tính thực tiễn, tác giả lựa chọn các văn bản hành
chính được ban hành từ năm 2013 đến năm 2017 tại Trường Đại học Sân khấu - Điện
ảnhHà Nội.
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phương pháp luận
Luận văn dựa trên cơ sở lý luận của Chủ nghĩa duy vật biện chứng, duy vật
lịch sử, chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế;
- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin;
- Phương pháp so sánh, đối chiếu;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Về lý luận:
Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về văn bản hành chính.
- Về thực tiễn:
+ Phân tích, đánh giá thực trạng chất lượng và rút ra ưu điểm, hạn chế trong
công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu –
Điện ảnh Hà Nội, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.
+ Kết quả nghiên cứu giúp công chức, viên chức, người lao động Trường Đại
học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội nhận thức rõ hơn về vị trí, vai trò của văn bản hành
chính trong hoạt động quản lý của nhà trường. Bên cạnh đó, những giải pháp mà luận
văn đưa ra sẽ giúp cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của nhà
trường ngày càng hoàn thiện và đạt hiệu quả cao.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục chữ cái viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ
lục, luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.
Chương 2: Thực trạng về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnhHà Nội.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại Trường Đại học Sân khấu - Điện ảnh Hà Nội.
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Một số khái niệm có liên quan
1.1.1. Khái niệm văn bản
- Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Học viện
Hành chính Quốc gia: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định [12, tr. 8]. Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản
còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ.
- Trong cuốn ‘Văn bản và công tác văn bản trong các cơ quan nhà nước” của
PGS. TS Văn Tất Thu: Văn bản là kết quả phản ánh, ghi nhận thông tin về những sự
vật, hiện tượng của thế giới hiện thực khách quan và hoạt động tư duy của con người
được hình thành bởi hệ thống các ký hiệu ngôn ngữ (chữ viết) trên vật liệu bằng giấy,
có giá trị pháp lý.
- Trong các cơ quan, tổ chức, quan niệm về văn bản lại được hiểu một cách
đơn giản như sau: Văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu…
Như vậy, có nhiều quan niệm khác nhau về văn bản bởi lẽ văn bản là đối tượng
nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau. Tiếp cận từ góc độ quản lý có thể
hiểu: Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay
ký hiệu) nhất định.
1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Trong hoạt động QLNN, trong giao dịch giữa các CQNN với nhau, CQNN với
tổ chức, công dân, với các yếu tố nước ngoài… văn bản là phương tiện thông tin cơ
bản, là sợi dây liên lạc chính, là một trong những yếu tố quan trọng, nhất thiết để kiến
tạo thể chế của nền HCNN.
Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản do Học viện Hành chính
Quốc gia biên soạn đã đưa ra khái niệm về văn bản quản lý nhà nước như sau: Văn
bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn
bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp
khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nược hoặc giữa cơ
quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính
Văn bản hành chính là một bộ phận của hệ thống văn bản QLNN dùng để
truyền đạt thông tin trong hoạt động QLNN. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn,
tác giả tập trung nghiên cứu nhóm văn bản hành chính theo cách phân loại của Thông
tư số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ, Nghị định số
110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư, cụ thể văn
bản hành chính gồm các loại sau: "Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị,
quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương
án, đề án, dự báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi
nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển, thư công". Theo đó, văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt
và văn bản hành chính thông thường.
1.2. Yêu cầu của một văn bản hành chính
1.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản
Một VBHC khi ban hành phải đảm bảo nằm trong khuôn khổ, thẩm quyền của
cơ quan, tổ chức hay nói cách khác là nằm trong phạm vi đã được quy định tại văn
bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức
đó bao gồm thẩm quyền nội dung và thẩm quyền hình thức tức là chỉ được ban hành
những văn bản mà nội dung đề cấp đến những vẫn đề liên quan thuộc phạm vi của cơ
quan, tổ chức và chỉ được ban hành một số văn bản nằm trong khuôn khổ mà cơ
quan, tổ chức đó được cho phép theo quy định.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung của văn bản
a. Tính mục đích
b. Tính pháp lý
c. Tính khoa học
d. Tính đại chúng
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
VBHC của một cơ quan, tổ chức phải đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày.
Cụ thể, phải tuân thủ các quy định, yêu cầu trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính.
Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố thông tin cấu thành văn bản nhằm đảm
bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt
động của đơn vị. Kỹ thuật trình bày tức là mỗi yếu tố cấu thành của một văn bản phải
được trình bày theo một kiểu cách nhất định cả về kiểu chữ, cỡ chữ và bố cục. Việc
trình bày đúng các yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày đóng vai trò rất quan
trọng trong quá trình truyền đạt thông tin, quyết định quản lý. Một văn bản được trình
bày đúng thể thức theo quy định của pháp luật sẽ đảm bảo được giá trị pháp lý của
văn bản, tính thống nhất, khoa học trong văn bản, tao điều kiện thuận lợi cho quá
trình nghiên cứu, tra tìm, giải quyết, xử lý và lưu trữ văn bản.
1.2.4. Yêu cầu về ngôn ngữ của văn bản
Văn bản quản lý nhà nước được viết theo phong cách ngôn ngữ hành chính -
công vụ. Phong cách ngôn ngữ này có các đặc trưng cơ bản là:
a. Tính chính xác
b. Tính phổ thông, đại chúng
c. Tính khách quan, phi cá tính
d. Tính khuôn mẫu
e. Tính trang trọng, lịch sự
1.2.5. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính
a. Nêu sáng kiến
b. Giao nhiệm vụ soạn thảo dự thảo
c. Soạn thảo, lấy ý kiến góp ý xây dựng dự thảo
d. Kiểm tra dự thảo
e. Xem xét, thông qua dự thảo
g. Ban hành
h. Gửi và lưu văn bản
1.3. Vai trò, chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý
tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
1.3.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
a. VBHC là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành
của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.
b. VBHC là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
c. VBHC là phương tiện để kiểm tra, theo dõi hoạt động của lãnh đạo Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
d. VBHC là công cụ xây dựng hệ thống và thực thi pháp luật
1.3.2. Chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
a. Chức năng thông tin
b. Chức năng quản lý
c. Chức năng pháp lý
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương 1, tác giả Luận văn đã trình bày khái quát các vấn đề lý luận
như: Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính; yêu cầu của
một văn bản hành chính; vai trò, chức năng của văn bản hành chính trong hoạt động
quản lý tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội. Đó chính là cơ sở để nghiên
cứu tiếp chương 2 – Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.
Chương 2
THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của Trường Đại học Sân khấu - Điện
ảnhHà Nội
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội thuộc hệ thống giáo dục quốc
dân được thành lập theo Quyết định số 372/CP ngày 17 tháng 12 năm 1980 của Thủ
tướng chính phủ, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo Quyết
định số 3651/QĐ-BVHTTDL ngày 01 tháng 10 năm 2018 của Bộ Trưởng Bộ Văn
hoá, Thể thao và Du lịch, hoạt động theo quy định của Quy chế này và các quy định
của pháp luật có liên quan.
2.1.1. Vị trí chức năng
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công lập, trực
thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân
lực về sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh và truyền hình có trình độ đại học, sau đại học
và trình độ thấp hơn về các ngành được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cho
phép; nghiên cứu và thực nghiệm khoa học trong lĩnh vực sân khấu, điện ảnh, nhiếp
ảnh, truyền hình nhằm nâng cao chất lượng đào tạo của trường và góp phần xây dựng
nền văn hoá Việt Nam tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
2.2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
2.2.1. Số lượng văn bản ban hành
Trong 5 năm (2013-2017) Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đã
soạn thảo và ban hành số lượng văn bản hành chính khá lớn. Kết quả khảo sát, thống
kê số lượng văn bản ban hành cụ thể theo từng năm như sau:
Văn bản hành chính thông thường
Tổng số văn bản theo năm ban hành Quyết định Năm ban hành Công văn và các văn bản có tên loại khác
2013 794 336 1130
2014 950 435 1385
2015 1337 494 1831
2016 1525 666 2191
2017 1527 872 2399
(Nguồn: Từ sổ đăng ký văn bản đi của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội)
2.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Thẩm quyền ký văn bản của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
được quy định tại Quyết định số 529/QĐ-SKĐAHN ngày 02 tháng 6 năm 2017 của
Hiệu trưởng Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội về việc ban hành Quy định
về hoạt động của Ban Giám hiệu và phân công nhiệm vụ trong Ban Giám hiệu, cụ thể
như sau:
2.2.3. Nội dung văn bản
Nội dung là thành phần chủ yếu của văn bản. Qua khảo sát 100 VBHC của
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội tính từ năm 2013 đến năm 2017, nhìn
chung nội dung các văn bản được ban hành đảm bảo về mục tiêu, chủ trương, đường
lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước cũng như đáp ứng được yêu cầu,
chỉ đạo của cơ quan cấp trên góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển để
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh trở thành trường trọng điểm quốc gia. Tuy
nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản nội dung chưa phù hợp với quy định.
Trong số 100 VBHC được khảo sát thì có 03 văn bản chưa đúng về nội dung, chiếm
3% tổng số văn bản.
2.2.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là một hoạt động vô cùng
quan trọng quyết định đến hiệu lực, hiệu quả của văn bản khi được ban hành góp
phần quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của nhà trường. Tuy nhiên,
hoạt động này còn chưa được CCVC, người lao động làm việc tại Trường Đại học
Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đặc biệt quan tâm chú ý. Vì vậy, qua tiến hành khảo sát
100 VBHC thì có tới 41 văn bản mắc lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày. Nếu đánh
giá theo tỉ lệ thì lên tới 41% tổng số VBHC mà tác giả đã khảo sát, đây là một con số
không nhỏ.
2.2.6. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện
ảnh được thực hiện tương đối tốt và đảm bảo đúng quy định của pháp luật. Tuy
nhiên, tại một số trường hợp cụ thể, quy trình soạn thảo và ban hành VBHC còn chưa
đảm bảo được hoàn toàn các yêu cầu đặt ra. Vì vậy, vẫn còn tồn tại một số hạn chế
cần khắc phục.
2.3. Đánh giá chung
2.3.1. Những ưu điểm
- Các VBHC được nhà trường ban hành đều phù hợp với đường lối, chủ trương
của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước.
- Thẩm quyền ký và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh
Hà Nội được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng theo quy định của pháp luật hiện
hành.
- Tuy chưa có quy định chung về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC tại
các trường đại học nhưng nhìn chung VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện
ảnh Hà Nội đều được ban hành dựa trên cơ sở quy định của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Văn bản số 01/VBHN-BNV
ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư. Bao gồm các bước:
Bước 1: Đề xuất việc soạn thảo văn bản
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Bước 3: Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bước 4: Đánh máy, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 5: Ký văn bản
Bước 6: Nhân bản, phát hành, lưu trữ văn bản
- Hình thức của văn bản về cơ bản đáp ứng được theo yêu cầu luật định. Hầu
hết các VBHC của nhà trường đều được trình bày đúng theo các yêu cầu về kỹ thuật
soạn thảo được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
-Về mặt nội dung hầu hết các VBHC đều đảm bảo được yêu cầu về nội dung.
-Đa số các VBHC sử dụng từ ngữ và văn phong hành chính phù hợp. Trong các
văn bản gần như không còn sử dụng từ đa nghĩa, tiếng lóng, tiếng địa phương.
Tóm lại, công tác ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh
Hà Nội đã đạt được những tiến bộ đáng kể. Chất lượng văn bản ngày càng được chú
trọng và nâng cao, nội dung và thể thức văn bản đảm bảo theo đúng hướng dẫn, giúp
cho hoạt động đào tạo của nhà trường ngày càng ổn định và phát triển.
2.3.2. Những tồn tại, hạn chế
Về cơ bản VBHC được ban hành trong hoạt động của nhà trường đã đáp ứng
được yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên, công tác soạn thảo và ban hành VBHC vẫn có một số
hạn chế, yếu kém cần khắc phục. Cụ thể như sau:
-Về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu –
Điện ảnh Hà Nội:Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội chưa có một quy trình
riêng mang tính chất đặc thù cho công tác soạn thảo và ban hành VBHC.
- Về nội dung văn bản: Nhiều văn bản có nội dung sơ sài, được trình bày quá
ngắn gọn, không làm sáng tỏ nội dung, không phản ánh rõ được mục tiêu hay nhiệm
vụ của văn bản.
- Về thể thức văn bản: Rất nhiều văn bản trình bày các yếu tố thể thức không
đúng theo quy định hiện hành về tất cả các thành phần thể thức.
- Về ngôn ngữ văn phong của văn bản:Còn nhiều văn bản chưa đáp ứng được
yêu cầu về phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ.
- Về công tác kiểm tra, giám sát quá trình soạn thảo và ban hành văn bản:
+ Do chưa quản lý tốt, chưa kiểm soát được tình hình ban hành văn bản, thiếu
sự điều phối có hiệu quả từ một kế hoạch, định hướng cơ bản, cho nên phần lớn hệ
thống VBHC trong nhà trường chưa hoàn thiện.
+ Việc quản lý, lưu trữ văn bản còn thiếu chặt chẽ, đồng bộ, chưa bảo đảm tính
khoa học. Công tác hệ thống hóa văn bản chưa được quan tâm chú trọng.
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế
- Nguyên nhân khách quan
+ Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công lập,
trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng đào tạo đặc thù các lĩnh
vực văn hóa nghệ thuật và tất cả các nguồn lực chủ yếu đều tập trung cho công tác
chuyên môn. Bởi vậy, những vấn đề liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành
văn bản vẫn còn chưa được quan tâm, chưa được hiểu một cách đúng đắn gây nên
nhiều bất cập trong công tác hành chính của nhà trường nói chung và công tác văn
bản nói riêng.
+ Hệ thống quy định về quy trình soạn thảo và ban hành VBHC chỉ có Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Văn bản số 01/VBHN-
BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định số
110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư. Các quy
định trong các văn bản trên chỉ khái quát, chưa được trình bày một cách cụ thể, gây
khó khăn trong quá trình áp dụng vào thực tế.
+ Hệ thống thuật ngữ hành chính của nước ta còn nhiều vấn đề chưa được làm
sáng tỏ, nhiều thuật ngữ tiếng Việt chưa được tiêu chuẩn hóa và thống nhất trong sử
dụng.
- Nguyên nhân chủ quan
+ Một là, lãnh đạo nhà trường tập trung và dành thời gian chủ yếu cho công tác
chuyên môn và cũng một phần do nhận thức của lãnh đạo chưa chú trọng đến công
tác soạn thảo và ban hành văn bản.
+ Hai là, đội ngũ viên chức trong nhà trường chủ yếu là giảng viên, chỉ làm
công tác chuyên môn đặc thù thuộc lĩnh vực nghệ thuật, hoàn toàn không quan tâm
đến công tác văn bản hay nói cách khác là không có một chút kiến thức về văn bản.
+ Ba là, nhà trường chưa xây dựng được các quy định chuẩn mực về công tác
ban hành VBHC, cụ thể là quy trình ban hành VBHC để thực hiện một cách thống
nhất.
+ Bốn là, trình độ chuyên môn kỹ thuật soạn thảo VBHC của cán bộ soạn thảo
văn bản còn yếu, không được tập huấn thường xuyên.
+ Năm là, sự phối hợp giữa các đơn vị, cá nhân trong nhà trường còn hạn chế
do chồng chéo về chức năng nhiệm vụ dẫn đến tình trạng có những việc thì các bên
cùng muốn nhận những có những việc thì đùn đẩy trách nhiệm giữa các bên.
+ Sáu là, việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ hay nội dung các văn bản mới
về công tác soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa được chú trọng, chưa
được tiến hành thường xuyên nên chưa đạt hiệu quả cao.
+ Bảy là, công tác kiểm tra, rà soát, đánh giá hoạt động ban hành VBHC của
lãnh đạo, của cơ quan cấp trên đối với nhà trường chưa được thực hiện một cách
nghiêm túc và có chất lượng.
+ Tám là, về điều kiện thời gian, một số văn bản soạn thảo gấp do yêu cầu
thực tế. Khi tiến hành soạn thảo chưa cân đối thời gian hợp lý cho việc xin ý kiến
đóng góp của các đơn vị, cá nhân có liên quan nên việc góp ý cho văn bản nhiều khi
rất chiếu lệ, mang tính hình thức, chất lượng không cao.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Chương này tác giả đã trình bày khái quát về tổ chức và hoạt động của Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội bao gồm: Vị trí chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn, cơ cấu tổ chức và tính đặc thù đào tạo nguồn nhân lực trong lĩnh vực nghệ thuật.
Tác giả đã điều tra, khảo sát, phân tích thực trạng hệ thống văn bản đi của
Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh trong 5 năm (từ năm 2013 – 2017) về: Số lượng
văn bản, thẩm quyền ban hành văn bản, nội dung văn bản, thể thức và kỹ thuật trình
bày, ngôn ngữ văn phong, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Luận văn đã
đánh giá những kết quả đạt được, những tồn tại hạn chế và rút ra được nguyên nhân
của những tồn tại hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội. Qua đó cho thấy, việc đưa ra các
giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là một yêu cầu cấp thiết.
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÂN KHẤU – ĐIỆN ẢNH HÀ NỘI
3.1. Phương hướng nâng cao chất lượng văn bản hành chính tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
Nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành VBHC
của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội cần phải xác định những phương
hướng cơ bản có tính nguyên tắc làm căn cứ lý luận và thực tiễn để xây dựng các giải
pháp có tính khả thi trong hoạt động của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh hiện
nay.
Thứ nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng trong công tác soạn thảo và ban hành
VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội.
Thứ hai, đảm bảo tính pháp chế.
Thứ ba, đảm bảo tính lịch sử.
Thứ tư, đảm bảo tính khoa học.
Từ những nguyên tắc có tính định hướng nêu trên, căn cứ vào thực trạng soạn
thảo và ban hành VBHC tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, Luận văn
đề xuất phương hướng nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành VBHC tại Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội như sau:
Một là, cần phải thay đổi và nâng cao nhận thức của lãnh đạo nhà trường cũng
như đội ngũ CCVC, người lao động về vai trò việc soạn thảo và ban hành VBHC.
Hai là, hiện đại hóa quy trình và phương tiện xây dựng các VBHC, về kỹ thuật
cần tích cực ứng dụng công nghệ thông tin một cách có hiệu quả vào hoạt động soạn
thảo và ban hành VBHC của nhà trường.
Ba là, cần tập trung chỉ đạo điều hành hoạt động của các phòng chức năng
nhằm triển khai thực hiện một cách có hiệu quả, bảo đảm tiến độ và thời gian quy
định; đề cao trách nhiệm của đơn vị chủ trì soạn thảo, cá nhân soạn thảo, có những
chế tài đảm bảo xử lý những hành vi thiếu trách nhiệm trong công tác soạn thảo và
ban hành VBHC.
Bốn là, tăng cường công tác tự kiểm tra, thường xuyên rà soát VBHC của các
đơn vị trực thuộc. Kịp thời kiến nghị và kiên quyết xử lý văn có nội dung sai trái;
tham mưu sửa đổi, bổ sung, thay thế văn bản không còn phù hợp.
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
3.2.1. Hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC
Như vậy, hoàn thiện thể chế soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học
Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội là việc xây dựng các quy định, quy phạm thống nhất khi
xây dựng hệ thống pháp luật về công tác soạn thảo và ban hành VBHC, nhằm đảm
bảo cho việc thực hiện nội dung các văn bản luật đi vào thực tiễn một cách chính xác,
không cho phép các đơn vị, cá nhân soạn thảo hay đọc văn bản có cách nhìn khác
nhau về một quy định.
3.2.2. Nhóm giải pháp về nguồn nhân sự
a. Nâng cao nhận thức của công chức, viên chức, người lao động về tầm
quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Ban lãnh đạo nhà trường cần tích cực nghiên cứu, tìm hiểu để thấy rõ được
chức năng, vai trò, tầm quan trọng của văn bản từ đó có kế hoạch tuyên truyền phổ
biến, quán triệt tới toàn thể cán bộ, giảng viên, người lao động trong toàn trường nâng
cao tinh thần tự giác nghiên cứu học tập không chỉ ở lĩnh vực chuyên môn mà còn ở
công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
b. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự tham gia trực tiếp vào quá trình
soạn thảo và ban hành VBHC
- Cần có biện pháp tăng cường đầu tư và có kế hoạch lâu dài trong công tác
đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác soạn thảo văn bản.
- Để nâng cao trách nhiệm cũng như tạo điều kiện cho cán bộ, viên chức
chuyên tâm hơn vào công tác, nhà trường cũng cần có quy định cụ thể về cơ chế giám
sát và khen thưởng hợp lý để động viên đối với cán bộ, viên chức làm công tác soạn
thảo và ban hành văn bản.
- Tổ chức khảo sát, nghiên cứu, đánh giá thực trạng về năng lực của đội ngũ
nhân sự thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản để sàng lọc, phân công
nhiệm vụ đúng vị trí chức năng, đúng trình độ đối với cá nhân được giao nhiệm vụ.
c. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn cho
đội ngũ nhân sự
- Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ CCVC những kiến thức về lý luận
chính trị, về lãnh đạo, quản lý, về khoa học xã hội, nhân văn và những kiến thức
chuyên môn phù hợp với công việc được giao.
- Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, nhất là
kiến thức về pháp luật, về QLNN một cách cơ bản, có hệ thống đối với đội ngũ
CCVC của nhà trường,
- Xây dựng chương trình đào tạo, tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng kiến thức
về soạn thảo văn bản cho đội ngũ nhân sự được phân công các nhiệm vụ có liên quan
đến xử lý văn bản theo định kỳ ngay tại Trường.
- Hàng năm, để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý, giải
quyết văn bản có thể cử cán bộ, viên chức làm công tác soạn thảo, kiểm tra văn bản
tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng ở một số đơn vị có chuyên môn cao về công tác
này như Trường Đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong, Học viện Hành chính quốc gia,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội…
- Quán triệt tới cán bộ, viên chức làm công tác soạn thảo và ban hành VBHC
ngoài việc tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng còn cần có ý thức tự giác, thường
xuyên nghiên cứu, tìm hiểu để cập nhật liên tục những quy định mới nhất về công tác
soạn thảo, quản lý văn bản.
- Đổi mới nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn chức danh
nghề nghiệp và vị trí việc làm theo hướng chuyên nghiệp, chuyên sâu.
d. Tuyên truyền, phổ biến, nâng cao ý thức pháp luật
Trong thời gian tới, lãnh đạo nhà trường cần quan tâm và triển khai mạnh mẽ
hơn công tác tuyên truyền, phổ biến những vấn đề, những nội dung hay những quy
định có liên quan đến công tác văn bản tới các đơn vị trực thuộc, tới toàn thể cán bộ,
viên chức.
3.2.3. Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
Xây dựng quy trình theo các bước sau:
Bước 1: Đề xuất việc soạn thảo văn bản
Bước 2: Tổ chức lấy ý kiến và soạn thảo văn bản
Bước 3: Kiểm tra, sửa chữa, bổ sung trước khi trình ký
Bước 4: Ký văn bản
Bước 5: Nhân bản, phát hành và lưu văn bản
3.2.4. Nhóm giải pháp về kỹ thuật nhằm hoàn thiện nguyên tắc và phương
pháp kiểm tra văn bản hành chính
a. Tăng cường chế độ kiểm tra, giám sát đối với việc tổ chức sử dụng VBHC
của Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội
Để công tác kiểm tra việc thực thi công vụ của CCVC có hiệu quả cần tiến
hành theo các nguyên tắc sau:
- Kiểm tra phải được tiến hành thường xuyên
- Kiểm tra phải khách quan
- Trong quá trình kiểm tra, nhà trường phải đảm bảo tính dân chủ, công khai.
- Để công tác kiểm tra có hiệu quả, phải chỉ ra sự khác biệt giữa hoạt động thực
tế với kế hoạch.
- Các nguyên nhân sai lệch trong quá trình kiểm tra phải chỉ ra được, cần đưa
ra những hoạt động xử lý kết quả điều tra
Quá trình kiểm tra kết thúc, ban kiểm tra phải có văn bản kết luận.
b. Tăng cường kiểm tra nội dung văn bản và hình thức văn bản
- Về nội dung văn bản
+ Kiểm tra nội dung VBHC có mâu thuẫn, trái với quy định trong văn bản
QPPL đã đề ra.
+ Kiểm tra sự phù hợp của hình thức văn bản với nội dung văn bản đó.
+ Kiểm tra nội dung văn bản có mang tính khả thi hay không
- Về thể thức văn bản
Trong quá trình ban hành văn bản, nên thường xuyên kiểm tra những văn bản
đã ban hành và các thành phần thể thức do nhà nước quy định (thành phần thể thức
bắt buộc và các thành phần thể thức đối với từng loại văn bản). Hiện nay thể thức văn
bản đối với VBHC chúng ta đang áp dụng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
c. Xây dựng quy trình kiểm tra
Bước 1: Xác định văn bản cần kiểm tra, mục đích, phạm vi kiểm tra
Bước 2: Lập kế hoạch
Bước 3: Thu thập thông tin và minh chứng
Bước 4: Xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được
Bước 5: Viết báo cáo kiểm tra
Bước 6: Triển khai các hoạt động sau khi hoàn thành kiểm tra
d. Tổ chức rà soát, đánh giá, hệ thống hóa văn bản theo định kỳ
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa VBHC là cơ sở, là điều kiện để từng
bước hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành VBHC, góp phần hoàn thiện hệ
thống pháp luật của Nhà nước. Chính vì vậy, công tác này cần phải được thực hiện
thường xuyên, theo định kỳ và đảm bảo trình tự nhất định.
Căn cứ vào những văn bản mới, những quy định mới của cơ quan cấp trên, nhà
trường cần định kỳ rà soát, đánh giá để loại bỏ những văn bản đã hết hiệu lực thi
hành, phát hiện những văn bản mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không còn phù hợp với
yêu cầu thực tế.
e. Định kỳ sơ kết, tổng kết, rút kinh nghiệm về công tác ban hành VBHC
Sau khi thực hiện ban hành VBHC cần tiến hành sơ kết, tổng kết, đánh giá
công tác này. Đánh giá một cách trung thực, cụ thể, chính xác kết quả hoạt động ban
hành văn bản.
3.2.5. Nhóm giải pháp về tài chính và trang thiết bị
a. Đảm bảo nguồn kinh phí tài chính
Trong thời gian tới, nhà trường cần đề xuất với cơ quan chủ quản (Bộ Văn hóa,
Thể thao và Du lịch) có những quy định rõ ràng trong việc phân bổ nguồn kinh phí
hàng năm phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành VBHC.
b. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị
Việc trang bị các điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị cần đáp ứng các yêu
cầu sau:
- Phải thích hợp với từng loại công việc
- Tiết kiệm
- Phải góp phần tạo nên môi trường văn hóa công sở
- Không ngừng đổi mới và hiện đại hóa trang thiết bị để đáp ứng tốt hơn nữa
yêu cầu trong công cuộc cải cách hành chính và phát triển đất nước.
3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính
CNTT hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội
và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ,
soạn thảo văn bản là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu
nghiệp vụ của công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản từ thủ công sang tự động
hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn
bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng
dụng CNTT vào công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản là một vấn đề được
Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại và góp
một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Từ kết quả phân tích, đánh giá thực trạng, tìm ra nguyên nhân của những tồn
tại, hạn chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trường Đại
học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, chương này, tác giả đã đưa ra phương hướng và đề
xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính
tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội đó là: Hoàn thiện thể chế về soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính; nhóm giải pháp về nguồn nhân sự; hoàn thiện
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính; nhóm giải pháp về kỹ thuật
nhằm hoàn thiện nguyên tắc và phương pháp kiểm tra văn bản hành chính; nhóm giải
pháp về tài chính và trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính. Để tăng tính hiệu quả các giải pháp nói trên
cần được thực hiện một cách nghiêm túc và đồng bộ.
KẾT LUẬN
Trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung và hoạt động quản lý giáo dục-
đào tạo nói riêng, VBHC là phương tiện, là công cụ hữu hiệu để các cơ quan, tổ chức,
đơn vị sự nghiệp thực hiện chức năng, nhiệm vụ và duy trì mọi hoạt động của mình,
đóng góp cho sự phát triển chung của toàn xã hội. Cũng như những cơ quan, tổ chức
khác, công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường Đại học Sân khấu – Điện
ảnh Hà Nội chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong quá trình đào tạo và phát triển
Để chất lượng soạn thảo và ban hành VBHC được nâng cao, hoàn thiện hơn,
ban lãnh đạo nhà trường cần quan tâm hơn nữa tới việc xây dựng những quy định
hướng dẫn cụ thể về công tác soạn thảo và ban hành VBHC, cần triển khai một cách
nghiêm túc và đồng bộ những giải pháp về nhân sự; hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang
thiết bị; hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành VBHC; tăng cường công tác
kiểm tra, rà soát, đánh giá VBHC…trong đó chú trọng đến công tác đào tạo, bồi
dưỡng trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ, kiến thức pháp luật cho đội ngũ nhân
sự được phân công nhiệm vụ hay chịu trách nhiệm đối với các vấn đề liên quan đến
công tác văn bản của nhà trường.
Qua thời gian nghiên cứu về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC
tại Trường Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội, đề tài đã có một số đóng góp về mặt
lý luận và thực tiễn:
Về mặt lý luận, đề tài đã hệ thống hóa và làm phong phú thêm hệ thống lý luận
về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nói chung và văn bản hành chính nói riêng.
Về mặt thực tiễn, Luận văn đưa ra phương hướng và một số giải pháp nâng cao
chất lượng soạn thảo và ban hành VBHC. Tác giả mong muốn, kết quả nghiên cứu
của đề tài có thể ứng dụng vào công tác soạn thảo và ban hành VBHC của Trường
Đại học Sân khấu – Điện ảnh Hà Nội., góp phần thực hiện mục tiêu chung của toàn
Ngành giáo dục, đó là đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu
cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã
hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế.
