BỘ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
--------/-------- -----/-----
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
TỪ THỊ KIM NGÂN
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI – NĂM 2018
Công trình được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN
Phản biện 1: PGS. TS. Nguyễn Văn Hậu
Học viện Hành chính Quốc gia
Phản biện 2: TS. Lại Đức Vƣợng
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn,
Học viện Hành chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng 401 Nhà A,Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ
Học viện Hành chính Quốc gia
Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội
Thời gian: vào hồi 14h ngày 15 tháng 11 năm 2018
Có thể tìm hiểu luận văn tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
hoặc trên trang Web của Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trong đó có công tác công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ s , thể hiện được tính hoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Đây cũng là một vấn đề được Đảng và Nhà nư c ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần hông nh vào quá trình hoạt động của một c quan, đ n vị Đặc biệt, những năm gần đây sự tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 lên mọi mặt của đời sống, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội; từ các c quan đến các doanh nghiệp và nó cũng làm thay đổi nhiều đến cách thức quản lý văn bản trong các c quan Nhà nư c Đó là việc ứng dụng thông tin ngày càng sâu rộng trong quản lý văn bản. Những thay đổi đang diễn ra trong lĩnh vực CNTT hiện nay đang tạo ra những khả năng m i trong xử lý thông tin quản lý Trong điều kiện m i này, không chỉ diễn ra sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phư ng thức truyền thống sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay đổi tính chất của quá trình quản lý và hình thành các hình thức m i trong tổ chức giải quyết văn bản. Nếu trư c đây ỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay thế máy chữ trư c đây thì hiện nay hình thành các công nghệ trên c sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đ n lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử.
Thực hiện đường lối, chủ trư ng của Đảng và Chính phủ, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được ứng dụng rộng rãi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KH&ĐT). Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục trong thời gian t i.
Xuất phát từ vị trí là công chức thực hiện công tác văn thư và những hạn chế đã đặt ra yêu cầu phải có hư ng giải quyết phù hợp để công văn được xử lý nhanh chóng nhất; giảm áp lực cho cán bộ làm công tác văn thư và cũng để ứng dụng CNTT trong công việc theo kịp thời đại. Bởi vậy, từ thực tế công việc tác giả chọn đề tài:
1
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ” là đề tài luận văn thạc sỹ của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu khá
nhiều ở các trường, học viện và một số c quan Nhà nư c. Tuy nhiên, những đề tài
này tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nư c hay ứng dụng CNTT trong công
tác văn thư nói chung
Năm 2008 PGS TS Lưu Kiếm Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia có đề tài
nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu phư ng pháp quản lý văn bản điện tử tại c
quan nhà nư c ở Việt Nam hiện nay”;
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Vũ Thị Mai Lan (2011) “Ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”,
Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính;
“Cách mạng công nghiệp 4.0 v i sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết
văn bản trong c quan nhà nư c” của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành
chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017;
Kỷ yếu tọa đàm hoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến
công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nư c, Bộ
Nội vụ;
Các nghiên cứu trên có phạm vi nghiên cứu khá rộng ở tầm tổng quát, còn đối
v i một đ n vị cụ thể như Bộ Kế hoạch và Đầu tư thì cho đến thời điểm hiện tại chưa
có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về vấn đề ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản đến, văn bản đi
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
3.1 Mục đích nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ c sở khoa học về quản lý văn bản đến,
văn bản đi và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi
tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày càng hiệu quả, chất
lượng h n, an toàn h n, hạn chế văn bản giấy.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi
2
- Làm rõ c sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi có hiệu quả tại Bộ.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi
tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư; và đánh giá ết quả, hạn chế, nguyên nhân của những
thực trạng đó
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng CNTT để quản lý văn
bản tại Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại c quan
Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản
đến, văn bản đi c quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Về thời gian: Từ năm 2006, Bộ KH&ĐT đã ứng dụng phần mềm quản lý văn
bản và hồ s công việc Đến năm 2012 thì Trung tâm tin học đã nâng cấp phần mềm.
Trong luận văn này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống
quản lý văn bản và Hồ s công việc tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư từ năm 2012 đến nay.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm c bản của chủ nghĩa
Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống những chủ trư ng,
quan điểm của Đảng, Nhà nư c ta về xây dựng Chính phủ điện tử, về mối quan hệ
chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT trong hoạt động của c quan hành chính Nhà nư c
nhằm hư ng t i phát triển Chính phủ điện tử.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn này sử dụng phư ng pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp. Ngoài
ra luận văn sử dụng phư ng pháp quan sát thực tế, thống kê, so sánh.
Cụ thể là: từ các c sở lý luận, căn cứ vào quan sát tình hình thực tế của ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư; thống
kê tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ đó nêu ra giải
pháp, kiến nghị.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận
Hệ thống hóa c sở lý luận về: văn bản, văn bản đến, văn bản đi, CNTT, ứng
3
dụng CNTT.
6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn
- Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp ứng dụng CNTT
trong công tác quản lý văn bản tại c quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư Kết quả nghiên
cứu của luận văn hy vọng sẽ là c sở tham khảo cho việc đưa ra chính sách nhằm
nâng cao vai trò, nhận thức về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của cán bộ
công chức tại Bộ.
- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu và thực thi
công vụ cho các c quan hành chính nhà nư c.
7. Kết cấu của luận văn
Chư ng 1: C sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại Bộ.
Chư ng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Chư ng 3: Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
4
văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo từng góc
độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa hác nhau về từ này Dư i góc
độ ngôn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt
động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới
một hoặc một số giao tiếp nào đó ” Dư i góc độ văn bản học, văn bản được hiểu
theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất
định. Dư i góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp h n:
Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức. V i nghĩa này thì các chỉ thị, quyết định, chư ng trình, báo cáo, thông
báo được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các c quan, tổ chức đều được
gọi là văn bản.
Văn bản điện tử là một trong những phư ng tiện ghi tin được sử dụng rộng rãi
trong thời đại ngày nay Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nư c, “Văn bản điện tử” là văn bản
được thể hiện dư i dạng thông điệp dữ liệu Như vậy, v i tính chất là một loại hình văn
bản, văn bản điện tử trư c hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định
và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng.
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan,
doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần,
nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn
văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn bản đến
cũng như văn bản đi ở các c quan phải bảo đảm các yêu cầu dư i đây:
- Nhanh chóng;
5
- Chính xác;
- Bí mật;
- Hiện đại.
1.1.4. Quy trình chung quản lý văn bản đến
1.1.4.1. Khái niệm
Văn bản đến là những văn bản do các c quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến c
quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết các vấn đề mang tính chất công.
1.1.4.2. Quy trình chung quản lý văn bản đến
Bư c 1: Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
b) Phân loại s bộ, bóc bì văn bản đến
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Bư c 2: Đăng ý văn bản đến
Bư c 3: Trình, chuyển giao văn bản đến
Bư c 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.1.5. Quy trình chung quản lý văn bản đi
1.1.5.1. Khái niệm
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn bản nội bộ và
văn bản mật) do c quan, tổ chức phát hành.
1.1.5.2. Quy trình chung quản lý văn bản đi
Bư c 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm
của văn bản
Bư c 2: Đăng ý văn bản đi
Bư c 3: Nhân bản, đóng dấu c quan và dấu mức độ hẩn, mật
Bư c 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
1.1.6. Quy trình văn bản nội bộ
Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tư ng tự như đối v i văn bản đi
nhưng thay vì ban hành ra bên ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ c
quan hoặc gửi cho các đ n vị trong Bộ. Loại văn bản này được sử dụng vào các mục
đích như thông báo ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc.
Văn bản lưu hành nội bộ có thể là văn bản giấy và được chuyển giao theo cách
6
thức truyền thống, hoặc cũng có thể được hình thành và chuyển giao trên mạng nội bộ
1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành
chính nhà nƣớc
1.2.1. Khái niệm
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại c quan hành chính
nhà nư c là sử dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản ở c quan hành chính nhà
nư c, nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác này
1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ
quan hành chính nhà nước
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức
quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của c quan, tổ chức
Do vậy công tác văn thư trong c quan là một hâu trung tâm của quá trình diễn ra các
hoạt động trao đổi, lưu trữ và xử lý thông tin hiện hành.
- Thứ nhất, việc ứng dụng CNTT sẽ tạo ra sự nhanh chóng, ịp thời trong việc
chuyển giao văn bản.
- Thứ hai, ứng dụng CNTT đem lại hiệu quả cao trong thực thi công việc
- Thứ ba, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hông chỉ tiết iệm về thời
gian mà còn giúp giải phóng sức lao động của con người
- Thứ tư, đem đến tính chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử
lý văn bản
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đã tạo sự
chính xác, nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng các quyết định quản lý
trong các c quan, tổ chức Đồng thời, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý
văn bản là phù hợp v i xu hư ng chuyển đổi phư ng thức quản lý của các nền hành
chính trên thế gi i trong thời ỳ cuộc cách mạng 4 0 đang phát triển mạnh mẽ
1.2.3. Tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) trong quản lý văn
bản tại cơ quan hành chính nhà nước
- Sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phư ng thức truyền
thống sang môi trường mạng. Hiện nay hình thành các công nghệ trên c sở sử dụng
văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải
quyết văn bản đ n lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử.
- Ứng dụng CNTT, tác động của internet giúp cho việc tra tìm thông tin hỗ trợ
7
soạn thảo và ban hành văn bản.
- Kết nối để xác định tính chân thực của chữ ký số.
- Chuyển giao, xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời.
1.2.4. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
cơ quan hành chính nhà nước
- Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị đã nhấn mạnh được tầm
quan trọng, là động lực của sự phát triển đối v i việc ứng dụng CNTT của nư c ta.
- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006
- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 về ứng dụng công nghệ thông
- Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông
tin trong hoạt động của c quan nhà nư c
tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ
- Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01 tháng 7 năm 2011 của Bộ Thông
thông tin c quan nhà nư c.
tin và Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong c
- Hư ng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của Cục Văn
quan nhà nư c.
thư và Lưu trữ nhà nư c về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ s trong môi
- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tư ng Chính phủ phê
trường mạng.
duyệt Chư ng trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của c
quan nhà nư c giai đoạn 2016-2020.
- Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ban hành Chư ng trình tổng thể cải
cách hành chính Nhà nư c giai đoạn 2011-2020 trong đó Hiện đại hóa Hành chính là
một trong sáu nhiệm vụ trọng tâm quan trọng của Chư ng trình.
1.2.5. Quy trình chung quản lý văn bản trong môi trường mạng
Căn cứ theo Hư ng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 về quản lý văn
bản đi, văn bản đến và lập hồ s trong môi trường mạng.
1.2.5.1. Quy trình chung quản lý văn bản đến
8
* Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng:
* Mô tả chi tiết được thể hiện:
(1) Đối với Văn thư cơ quan:
Đối v i văn bản điện tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc n i gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ý văn bản đến trong Phần mềm quản lý văn bản (PMQLVB) đến;
- Đính èm biểu ghi văn bản đến trong PMQLVB đến;
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến.
(2) Đối với Lãnh đạo đơn vị:
Trưởng đ n vị:
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo c quan và vị trí việc
làm của công chức, viên chức trong đ n vị, trưởng đ n vị cho ý kiến chỉ đạo trong
PMQLVB đến và chuyển cho: Phó trưởng đ n vị; hoặc Cán bộ công chức chuyên
môn trong đ n vị chủ trì giải quyết; Lãnh đạo đ n vị phối hợp.
(3) Đối với cán bộ công chức:
Cán bộ công chức chủ trì giải quyết:
- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư c quan chuyển đến;
- Xác định và nhập thông tin “Mã hồ s ” trong PMQLVB đến;
9
- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện; soạn thảo văn bản trả lời;
- Tập hợp văn bản liên quan thành hồ s ;
- V i văn bản đến không cần lập hồ s thì hông phải xác định “Mã hồ s ”.
1.2.5.2. Quy trình chung Quản lý văn bản đi
* Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng:
(1) Đối với cán bộ công chức: - Dự thảo văn bản; - Xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đ n vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản; - In và trình lãnh đạo đ n vị; - Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư c quan; - Đăng ý văn bản đi và chuyển văn thư c quan
(2) Đối với Lãnh đạo đơn vị: - Kiểm tra nội dung văn bản; - Trường hợp cần thì sửa đổi và cho ý kiến; - Chuyển pháp chế c quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể
10
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cán bộ công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
- Ký tắt về nội dung (ký số đối v i văn bản điện tử).
(3) Đối với văn thư cơ quan: - Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử đã có chữ ký tắt; - Chuyển cho pháp chế c quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế,
hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối v i văn bản điện tử); - Trình lãnh đạo c quan để ký ban hành (ký số đối v i văn bản điện tử); - Đăng ý và làm thủ tục phát hành văn bản đi; - Văn bản giấy gửi đi, văn thư c quan lưu lại 02 bản; - Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Phần Hư ng dẫn chung.
1.3. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ 1.3.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Căn cứ theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và c cấu tổ chức của bộ, c quan ngang bộ
1.3.2. Nội dung triển khai 1.3.2.1. Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử đã được triển hai thực hiện rộng tại các c quan, đ n vị Đẩy mạnh đổi m i, tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà nư c, nhất là trong công việc giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối v i những lĩnh vực thuộc quản lý của từng Bộ, ngành
11
Nghị quyết 01/NQ-CP ngày 01/01/2018 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển KT - XH và Dự toán ngân sách nhà nư c năm 2018 đã đề ra mục tiêu về ứng dụng CNTT trong điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ s công việc, trong đó có nêu rõ năm 2018 các vụ, cục, đ n vị thuộc bộ, c quan ngang bộ, c quan thuộc Chính phủ phải xử lý được hồ s công việc trên môi trường mạng. 1.3.2.2. Công tác tuyên truyền, tập huấn Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn được Lãnh đạo Bộ, ngành quan tâm, chỉ đạo sát sao Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được thực hiện thường xuyên, lồng ghép v i các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi m i đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nư c, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành 1.3.2.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
Các Bộ, ngành, đ n vị đều duy trì hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Hồ s công việc của đ n vị mình Duy trì và phát triển các cổng/trang thông tin điện tử của Chính phủ, các Bộ, ban ngành Duy trì, vận hành hệ thống Thư điện tử công của c quan Đang triển hai và đi vào hoàn thiện về Triển hai ứng dụng chữ ý số trong các c quan nhà nư c Xây dựng các hệ thống thông tin và c sở dữ liệu chuyên ngành của các c quan nhà nư c 1.3.2.4. Kiểm tra, đánh giá kết quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối v i hoạt động quản lý hành chính ở Bộ, trong những năm qua Bộ đã triển hai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư của Bộ tiếp tục được hoàn thiện Từng bư c tạo thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin
1.4. Những yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại Bộ
- Thứ nhất, đường lối, chủ trư ng của Đảng, Nhà nư c về đẩy mạnh ứng dụng
CNTT trong hoạt động quản lý văn bản.
- Thứ hai, c sở hạ tầng, ỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản.
- Thứ ba, năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ công chức
1.5. Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và bài
học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
1.5.1. Bài học kinh nghiệm
Kinh nghiệm của Bộ Tài nguyên và Môi trường
Bộ Tài nguyên và Môi trường đã tổ chức tuyên truyền sâu rộng trong cán bộ,
công chức, viên chức về ý nghĩa, vai trò, tác dụng của việc sử dụng văn bản điện tử.
Ban hành các văn bản quy định để tạo thành thói quen sử dụng hệ thống thư điện tử
về trao đổi các văn bản trong nội bộ c quan
Kinh nghiệm của ngành Hải quan
Trong thời gian qua, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của ngành
12
Hải quan đã đem lại nhiều kết quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả
xử lý công việc. Việc công hai các văn bản đi, đến, các quy trình nghiệp vụ và các
thông tin cần thiết hác đó giúp cho cán bộ, công chức toàn ngành cập nhật, khai thác
sử dụng, giải quyết công việc hàng ngày được thuận lợi.
1.5.2. Bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Thứ nhất, ứng dụng CNTT cũng như muốn làm bất cứ việc l n nào cũng phải
xác định được chiến lược, định hư ng được mô hình ứng dụng CNTT của Chính phủ
và của Bộ.
Thứ hai, tổ chức ứng dụng CNTT cũng như tổ chức một phong trào thi đua,
phải xây dựng điển hình tiên tiến, rồi tập trung chỉ đạo, tuyên truyền để các n i
đồng loạt triển khai.
Thứ ba, phải quyết tâm làm chủ, chủ động về công nghệ, quán triệt quan điểm
tại chỗ trong ứng dụng CNTT.
Thứ tư, phải đào tạo, tôn vinh được cán bộ trẻ. Cán bộ trẻ trong sự nghiệp cách mạng
của Đảng đã rất quan trọng, nhưng trong sự nghiệp CNTT thì càng quan trọng h n
Thứ năm, việc tổ chức ứng dụng CNTT phải được nghiên cứu tỉ mỉ, có bư c đi cụ
thể phù hợp v i tình hình kinh tế, điều kiện hạ tầng và nguồn nhân lực CNTT ở c quan
Thứ sáu, trong đầu tư phải rất coi trọng yếu tố con người. Bởi như đã đề cập,
con người là yếu tố trung tâm quyết định thành công của đổi m i.
Tiểu kết chƣơng 1
Vai trò của công tác quản lý văn bản ngày càng được tăng cường trong xã hội
thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao
và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu
nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Trong Chư ng 1, tác giả đã hệ thống hóa
những vấn đề chung về văn bản, quản lý văn bản, ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản một cách cụ thể và chi tiết. Những lý thuyết cũng như inh nghiệm trong ứng dụng
CNTT trong công tác quản lý văn bản sẽ là tiền đề để tác giả xây dựng Chư ng 2 v i tên
gọi “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại
13
Bộ Kế hoạch và Đầu tư"
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ
2.1. Khát quát về cơ quan Bộ kế hoạch Đầu tƣ và Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Bộ Kế hoạch và Đầu tư là c quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nư c về kế hoạch, đầu tư phát triển và thống kê, bao gồm: Tham mưu tổng hợp về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tư công của quốc gia; c chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tư trong nư c, đầu tư của nư c ngoài vào Việt Nam và đầu tư của Việt Nam ra nư c ngoài; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), vốn vay ưu đãi và viện trợ phi chính phủ nư c ngoài; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã; thống kê; quản lý nhà nư c các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nư c của bộ theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Căn cứ Quyết định số 1868/QĐ-BKHĐT ngày 21/12/2017 về chức năng, nhiệm vụ và c cấu tổ chức của Văn phòng Bộ; Quyết định 386/QĐ-VP ngày 28/03/2018 quy định nhiệm vụ chủ yếu của các đ n vị thuộc Văn phòng Bộ.
2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ 2.2.1. Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT
Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản qua mạng nhằm góp phần kiểm soát thông tin kịp thời, loại trừ sự chậm trễ trong giải quyết công việc và từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quyền lực của người quản lý. Mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản còn được coi là một giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý hồ s công việc của Bộ KH&ĐT
1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực quản lý nhà nư c của Bộ; 2 Ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động nội bộ của Bộ; 3 Phát triển hạ tầng ỹ thuật, các hệ thống thông tin, c sở dữ liệu quốc gia, tạo
14
nền tảng phát triển Công nghệ thông tin tại Bộ, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin;
4 Tích hợp, ết nối các hệ thống thông tin, c sở dữ liệu trong Bộ, tạo lập môi
trường chia sẻ thông tin qua mạng giữa các đ n vị; Tích hợp, ết nối v i các c quan hác
15
2.2.2. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư 2.2.2.1. Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 15/01/2018 về việc triển hai chỉ đạo, điều hành qua mạng trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ s công việc Sau đó, Trung tâm Tin học - Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã có văn bản số 11/TTTH-CNPM ngày 17/01/2018 về việc triển hai thực hiện Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 15/01/2018 gửi các đ n vị thuộc Bộ hư ng dẫn cụ thể một số nội dung để thực hiện các yêu cầu tại Chỉ thị này Văn bản đã hư ng dẫn các đ n vị trình tự đăng ý chứng thư số chuyên dùng cũng như các nội dung trong việc gửi, nhận và phân văn bản điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ s công việc Nhận thức được vai trò quan trọng của CNTT, Lãnh đạo Bộ KH&ĐT đã luôn chú trọng đầu tư và phát triển chư ng trình ứng dụng CNTT nhằm quản lý tốt nhất nguồn văn bản hình thành trong hoạt động quản lý Ưu tiên ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản bởi Bộ nhận thức rằng đây là một nguồn thông tin và phư ng tiện vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý góp phần tạo nên hệ thống thông tin quản lý của c quan Do đó, Bộ đã s m chú trọng đầu tư ứng dụng CNTT để quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và trong quản lý tài liệu lưu trữ. 2.2.2.2. Công tác tuyên truyền, tập huấn Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn được Lãnh đạo Bộ KH&ĐT quan tâm, chỉ đạo sát sao Việc tuyên truyền được thực hiện thường xuyên, lồng ghép v i các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi m i đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nư c, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành 2.2.2.3. Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư Bộ KH&ĐT là một c quan thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính nhà nư c, mọi chi tiêu đều do ngân sách nhà nư c cấp, Bộ cũng như các Bộ hác rất hạn chế về nguồn inh phí dành cho phát triển ứng dụng CNTT Tuy nhiên v i quyết tâm cao của lãnh đạo Bộ ứng dụng CNTT đã được triển hai rộng rãi đặc biệt trong lĩnh vực quản lý văn bản 2.2.2.4. Kiểm tra, đánh giá kết quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
Hệ thống được triển hai đã hiện đại hóa quy trình quản lý, điều hành trong c quan Bộ KH&ĐT Hệ thống đã hắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, đảm bảo việc gửi - nhận văn bản giữa các đ n vị; hỗ trợ đăng ý lịch làm việc của Bộ KH&ĐT, lịch họp của các đ n vị; hỗ trợ công tác lưu trữ, quản lý hồ s công việc; nhanh chóng cung cấp thông tin về văn bản và hồ s công việc phục vụ yêu cầu của Lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn một cách nhanh chính xác, đầy đủ; lưu lại toàn bộ quá trình xử lý văn bản, công việc trên hệ thống mạng; theo dõi công việc, giám sát thống kế, tìm kiếm dễ dàng,… Từ đó, giúp tăng cường khả năng lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo c quan một cách nhanh chóng, kịp thời v i thời gian ngắn nhất.
2.2.3. Giới thiệu về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ
Hệ thống được xây dựng trong một thiết kế tổng thể về ứng dụng CNTT của
Bộ, là thành phần của Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể của Bộ.
2.3. Ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản 2.3.1. Quản lý văn bản đến
* Văn bản đến: gồm các chức năng cụ thể được sử dụng sau: - Thêm văn bản; - Đính èm văn bản; - Chuyển văn bản; - Copy văn bản; - Xóa văn bản; - In văn bản.
Bảng 2.1 Thống kê số lượng công đến Bộ Kế hoạch và Đầu tư(Theo số liệu văn bản được nhập trên hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc)
Năm Số lƣợng văn bản
2015 57.416
2016 54.457
16
2017 55.208
Hệ thống quản lý văn bản và hồ s công việc công văn đi sẽ gồm các chức
2.3.2. Quản lý Văn bản đi Văn bản đi được soạn thảo do chuyên viên có trách nhiệm, sau hi được các bộ phận chức năng xem xét và được lãnh đạo c quan duyệt và ký, phải được nhân viên văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ trư c khi gửi đi năng sau:
- Văn bản đi; - Tìm iếm văn bản đi; - Báo cáo; - Tùy chọn gõ tắt
Bảng 2.2 Thống kê số lượng văn bản gửi đi của Bộ Kế hoạch và Đầu tư(Chỉ tính số lượng trên số công văn đi và quyết định trên Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc)
Năm Số lƣợng (Công văn) Số lƣợng (Quyết định)
2015 10.152 2086
2016 10.922 1989
2017 11.018 2041
Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tư ng tự như đối v i văn bản đi nhưng
2.3.3. Quản lý Văn bản nội bộ Văn bản lưu hành nội bộ bao gồm một số loại sau: quyết định của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, tờ trình. Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý iến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc. thay vì ban hành ra ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ c quan Bộ.
2.4. Nhận xét thực trạng
2.4.1. Kết quả đạt được
17
Nhờ việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản giúp công việc trong c quan đặc biệt là công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng h n Văn bản sau khi tiếp nhận qua xử lý sẽ được đăng ý số trên hệ thống nhanh h n do nhiều người có thể cùng sử dụng phần mềm nhập. Việc luôn chuyển văn bản điện tử cũng được thực hiện nhanh h n Hệ thống quản lý văn bản và hồ s công việc đã giúp cho Lãnh đạo và chuyên viên kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ, kiểm soát được công việc
cần xử lý, công văn đến hạn, quá hạn trả lời, công văn đã chuyển đi… Giúp cho quy trình xử lý công văn, công việc ngày một chặt chẽ và chuyên nghiệp h n Công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản được thực hiện nhanh chóng khi cần, tiết kiệm thời gian xử lý công việc và tăng năng suất lao động; giảm chi phí cho nguồn nhân lực do đã được máy móc hỗ trợ nhiều; đem đến môi trường làm việc hiện đại, đ n giản, gần gũi v i cá nhân người sử dụng. Từ đó, giúp tăng cường khả năng lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo c quan một cách nhanh chóng, kịp thời v i thời gian ngắn nhất.
- Phần mềm chưa ết nối được v i các phần mềm, hệ dữ liệu khác; - Mối đe dọa về yếu tố bảo mật thông tin, virus máy tính, nguy c mất c sở dữ
- Phần mềm sử dụng trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của bộ
2.4.2. Hạn chế liệu đang là những thách thức trong quá trình ứng dụng công nghệ; phận văn thư bị lạc hậu.
- Nếu c quan bị mất mạng thì toàn bộ hệ thống sẽ phải dừng hoạt động. - Số lượng văn bản đến, văn bản đi phải xử lý trong ngày quá nhiều, từ đó việc nhầm lẫn hay để xót hoặc thất lạc văn bản vẫn còn diễn ra, ảnh hưởng không nh đến việc giải quyết công việc chung của Bộ;
- Vấn đề về inh phí đầu tư là một nguyên nhân không nh trong tình hình
- Chưa xây dựng được chế độ hen thưởng, động viên kịp thời. - Máy móc được trang bị cho bộ phận văn thư chưa đồng bộ, máy tính có cấu
- Nguyên nhân chủ quan đầu tiên phải nhắc đến đó chính là ở tư duy của công
- Sai xót trong quá trình nhập văn bản dẫn đến trùng số, mất số công văn, gây
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế 2.4.3.1. Nguyên nhân khách quan ngân sách đang gặp nhiều hó hăn như hiện nay. hình thấp và đã lỗi thời. 2.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan chức làm công tác văn thư - Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của c quan đã được Bộ triển hai từ lâu, tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi của bộ phận văn thư chưa thực sự được chú trọng và đầu tư thích đáng hó hăn hi tra tìm văn bản
18
2.5. Nhận xét chung Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nư c của một c quan Có thể hiểu, công tác
văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của c quan, tổ chức Đứng trư c yêu cầu đổi m i của Nhà nư c ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp v i nền kinh tế thị trường định hư ng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ư ng đến địa phư ng, hông thể hông nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các c quan hành chính Nhà nư c mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối v i hoạt động quản lý hành chính ở Bộ KH&ĐT, trong những năm qua Bộ đã triển khai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng được hoàn thiện h n, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của c quan Tuy vậy, hiệu quả từ việc ứng dụng phần mềm này nhiều hi chưa tư ng xứng v i mục đích ban đầu khi triển khai.
Tiểu kết chƣơng 2
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu
tư thời gian qua đã đem lại những kết quả tích cực.
Đối v i quản lý văn bản đến: Nếu như trư c đây các chuyên viên chỉ biết mình
có văn bản đến hi đã cầm trên tay văn bản đó thì hiện nay hi văn thư cập nhật số
liệu trên hệ thống thì người xử lý công việc đã biết rằng mình có những gì và cần
phải làm gì.
Đối v i quản lý văn bản đi: Hiện nay do tiện ích của môi trường mạng đem lại,
văn bản đã được trình lãnh đạo cho ý kiến trực tiếp nhanh gọn và mang lại hiệu quả
cao trong công việc.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư vẫn còn tồn tại những
hạn chế nhất định đòi h i cần phải có những giải pháp để giải quyết các vấn đề đó
Những hạn chế được tác giả trình bày tại chư ng 2 chính là c sở để tác giả xây
dựng chư ng 3 v i tên gọi “Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
19
trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”
Chƣơng 3
TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ
3.1. Chiến lƣợc phát triển công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
Thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, Bộ KH&ĐT đã đẩy mạnh triển khai việc
ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của Bộ. Chiến lược đến năm 2020 các hoạt
động của Bộ KH&ĐT được thực hiện trên nền tảng CNTT hiện đại; nhất là trong việc
giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối v i những lĩnh
vực bức thiết, liên quan đến người dân và doanh nghiệp. Cụ thể được thể hiện:
Một là, triển hai đầy đủ toàn diện các hệ thống phục vụ hoạt động nghiệp vụ
và quản trị nội bộ của Bộ.
Hai là, phát triển và cung cấp dịch vụ công điện tử.
Ba là, tăng cường kết nối, tích hợp và trao đổi thông tin.
Bốn là, xây dựng các hệ thống CNTT theo hư ng tập trung.
Năm là, hiện đại hóa c sở hạ tầng CNTT
Sáu là, chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ công chức về CNTT
Bảy là, thuê các doanh nghiệp bên ngoài vào quản trị, vận hành, hỗ trợ, bảo
trì, bảo dưỡng hệ thống CNTT
3.2. Tăng cƣờng hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ
Kế hoạch và Đầu tư
Để tổ chức triển hai thực hiện đường lối, chủ trư ng của Đảng về ứng dụng
CNTT trong hoạt động của các c quan hành chính nhà nư c, thời gian t i Bộ
KH&ĐT cần cụ thể hóa các văn bản của Chính phủ, Bộ, ngành về ứng dụng và phát
triển CNTT phù hợp v i điều iện của Bộ nhằm tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi
cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của Bộ nói chung và công tác
quản lý văn bản đến, văn bản đi nói riêng, cụ thể như sau:
- Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp tại các bộ phận, đặc biệt là văn thư Bộ
- Quy định quản lý các dự án ứng dụng CNTT, sử dụng, hai thác các hệ thống
20
thông tin của Bộ;
- Xây dựng các chính sách ưu tiên sử dụng các sản phẩm CNTT sản xuất trong
nư c, có thư ng hiệu Việt Nam
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần ban hành Quy chế quản lý văn bản điện tử. Quy
chế quản lý văn bản điện tử của Bộ KH&ĐT xây dựng sẽ dựa trên dự thảo của Bộ
Nội vụ, Quy trình xử lý văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và Hồ s
công việc của Bộ
3.2.2. Đổi mới, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ với
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Đối với lãnh đạo Bộ KH&ĐT
- Thường xuyên theo sát việc ứng dụng CNTT tại c quan;
- Yêu cầu Ban chỉ đạo triển hai ứng dụng CNTT có báo cáo, đề xuất về tình
hình triển hai ứng dụng CNTT, ịp thời biết các hó hăn vư ng mắc để s m có
biện pháp giải quyết;
- Một điều hông thể thiếu để việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trở
thành nhận thức và thói quen của mỗi cán bộ, công chức đó là chính lãnh đạo phải là
người gư ng mẫu, đi đầu trong việc ứng dụng CNTT mà trư c hết là sử dụng phần
mềm quản lý văn bản và hồ s công việc tại Bộ
3.2.3. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến về ứng dụng công nghệ thông tin
trong c quan đặc biệt đối v i công tác quản lý văn bản;
- Tổ chức một số các cuộc thi tìm hiểu về CNTT;
- Có thể lồng ghép nội dung về CNTT trong các cuộc thi dành cho công chức
ví dụ như cuộc thi Tìm hiểu về cải cách hành chính hàng năm…Bên cạnh đó, cần có
chế độ động viên, huyến ích công chức tham gia các cuộc thi đạt thành tích cao
một cách xứng đáng
- Mở các l p tập huấn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản để cán bộ công
chức trong c quan đặc biệt là công chức thực hiện công tác văn thư tham gia
3.2.4. Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin
Để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, thì việc cần
thiết đó là phải xây dựng hệ thống hạ tầng CNTT đồng đều và hiện đại, đáp ứng nhu
cầu hai thác phục vụ công việc được nhanh, ịp thời và chính xác V i ba mục tiêu
21
c bản: thay thế các thiết bị đã bị hư h ng, hết hấu hao hoặc công nghệ đời thấp
hông đáp ứng công nghệ m i; trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; triển hai
các phần mềm m i, trang bị cho các dự án phát triển tin học Trong đó, thay thế các
thiết bị đã bị hư h ng, hết hấu hao hoặc công nghệ đời thấp hông đáp ứng công
nghệ m i là mục tiêu chính
3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ thông tin
Phát triển đội ngũ nhân lực CNTT chuyên nghiệp cả về số lượng và đảm bảo
đáp ứng các chuẩn ỹ năng CNTT quốc gia Ưu tiên tập trung đào tạo ỹ năng về ứng
dụng CNTT cho công chức thực hiện công tác văn thư Tập trung xây dựng chư ng
trình, hợp tác trong và ngoài nư c cho đào tạo nhân lực an toàn thông tin, an ninh
mạng, đáp ứng tình hình cấp bách về đảm bảo an ninh mạng, an toàn thông tin, nhất là
nguồn nhân lực phục vụ quốc phòng - an ninh.
3.2.6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin số trong hoạt động của cơ quan
nhà nước
Tiếp tục duy trì, vận hành ổn định, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho hệ
thống thư điện tử, các phần mềm dùng chung, các c sở sữ liệu chuyên ngành
Tiếp tục nghiên cứu, đánh giá nhu cầu để xây dựng, nâng cấp, triển khai các
ứng dụng CNTT.
Đồng bộ hóa hệ thống phần mềm dùng chung trong các c quan để việc gửi
nhận văn bản được nhanh chóng, thuận tiện.
Xây dựng ban hành các nội quy, quy chế cần thiết để đảm bảo an toàn, an ninh
thông tin khi trao đổi văn bản điện tử.
Triển khai các giải pháp bảo mật mạng máy tính
Đảm bảo sự chính xác trong nội dung của văn bản điện tử được chuyển đến
giữa các c quan, đ n vị v i nhau.
3.2.7. Hợp tác và hội nhập về công nghệ thông tin
Chủ động tìm hiểu, nắm bắt thông tin về các chư ng trình, dự án hợp tác quốc
tế về CNTT của Chính phủ, bộ, ngành, các viện nghiên cứu.
Chủ động tham gia các chư ng trình hợp tác về CNTT v i các bộ, ngành, tỉnh
lân cận, và các địa phư ng phát triển mạnh về CNTT.
Có c chế, chính sách thu hút các nhà làm CNTT, chuyên gia trình độ cao.
Tổ chức các chuyến đi tham quan nư c ngoài đối v i các cán bộ, công chức
22
làm việc về lĩnh vực tin học và lĩnh vực văn thư hành chính
Hợp tác v i các nư c có ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính, quản lý
văn bản và hồ s công việc hiệu quả.
Tranh thủ hợp tác quốc tế để huy động các nguồn vốn đầu tư nư c ngoài, đặc
biệt là tranh thủ vốn ODA.
3.3. Khuyến nghị
3.3.1. Với Bộ Kế hoạch và Đầu tư
Các cấp Lãnh đạo của c quan cần chủ động h n trong việc truy cập, sử dụng
hệ thống mạng nội bộ và những tiện ích của phần mềm quản lý văn bản nhằm phát
huy được tối đa những công dụng của CNTT trong hoạt động xử lý công việc hàng
ngày của mỗi cán bộ.
Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng các tính năng của phần mềm
quản lý văn bản trong giải quyết công việc hàng ngày của các Vụ, Cục, các cán bộ,
công chức trong c quan
Mặt khác, Lãnh đạo c quan phải thường xuyên cử cán bộ, đặc biệt là cán bộ
làm công tác văn thư tham gia các l p tập huấn ngắn hạn về việc ứng dụng CNTT
đặc biệt là phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư do c quan quản lý nhà
nư c về công tác văn thư để nâng cao chất lượng công việc tại c quan
Đồng thời, tại c quan nên tổ chức các buổi hội thảo bàn về các giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng của CNTT, cũng như phần mềm quản lý văn bản
trong công tác văn thư của c quan
Bộ Kế hoạch và Đầu tư cần nghiên cứu, vận dụng các quy định của pháp luật
để xây dựng chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp ưu đãi ngành nghề đặc biệt đối v i đối
tượng công chức là văn thư nhằm tạo động lực khuyến khích công chức làm việc và
học tập nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
3.3.2. Với các cơ quan quản lý nhà nước nói chung
Các c quan nhà nư c quản lý phải thường xuyên nghiên cứu, ban hành các
văn bản về công tác văn thư, trong đó có quy định về ứng dụng CNTT trong quản lý
văn bản Đồng thời, thường xuyên tổ chức các l p tập huấn ngắn hạn cho các cán bộ,
chuyên viên tại các c quan về nghiệp vụ của công tác văn thư, đặc biệt là việc ứng
dụng CNTT cũng như phần mềm quản lý văn bản trong công tác văn thư để nâng cao
trình độ cho cán bộ văn thư của các c quan Ngoài ra, phải đưa ra những chính sách
khuyến hích các c quan triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản vào công
23
tác quản lý văn bản.
Tiểu kết chƣơng 3
Công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản nói riêng là hoạt động phục vụ trực tiếp cho công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo và duy trì các hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của Bộ KH&ĐT. Việc hiện đại hoá công tác văn thư đó trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý có chất lượng và hiệu quả, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết. Vì vậy, cần phải cải tiến quy trình luân chuyển và xử lý văn bản đi, đến v i việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư Những cải cách trên nhằm giúp cho công tác văn thư tại c quan Bộ KH&ĐT làm tốt h n nữa chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ có hiệu quả công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo và đảm bảo cho các hoạt động nghiệp vụ Bộ KH&ĐT được an toàn, thông suốt và hiệu quả.
KẾT LUẬN
Ứng dụng CNTT để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hư ng t i văn phòng không giấy tờ đang là mục tiêu xây dựng và phát triển của Chính phủ Việt Nam hiện nay. Có thể thấy quy trình giải quyết công việc trong các c quan hành chính được xây dựng trên c sở ứng dụng CNTT nhằm mục đích tạo dựng môi trường trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, phục vụ các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức trong nội bộ c quan và giữa c quan v i bên ngoài qua mạng máy tính; nâng cao khả năng giám sát, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp Lãnh đạo được cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình thực hiện công việc của cấp dư i làm c sở cho quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT bư c đầu đã có những kết quả đáng ể đó là: Tạo ra sự nhanh chóng, thuận lợi trong việc gửi tổ chức việc chỉ đạo, điều hành thường xuyên, chính xác, kịp thời Đồng thời nó còn góp phần nâng cao năng lực xử lý công việc của cán bộ công chức trong c quan quản lý hành chính nhà nư c, tạo phong cách làm việc khoa học, hiện đại, chính xác, nhanh chóng thông qua việc quản lý và theo dõi các công văn, tài liệu, chuẩn hóa quy trình xử lý công việc của lãnh đạo và các bộ phận trong c quan
24
Việc ứng dụng CNTT trong triển khai thực hiện văn bản, dễ dàng h n trong tìm kiếm, tra cứu văn bản; chuyên viên có thể chủ động nghiên cứu, tạo hồ s và iểm soát tiến độ công việc của mình; Tạo thuận lợi cho lãnh đạo các đ n vị trong việc giám sát, chỉ đạo, điều hành đ n vị. Tất cả những điều trên giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức của Bộ KH&ĐT thực hiện tốt h n nữa vai trò tham mưu của mình đối v i Chính phủ, Thủ tư ng Chính phủ.
