VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ
Đơn từ
1. Khái niệm: Đơn được viết ra giấy ( theo mẫu hoặc không theo mẫu) để đề đạt
mọi nguyện vọng với một người hay một cơ quan, tổ chức có quyền hạn giải quyết
nguyện vọng đó.
2. Yêu cầu:
- Đơn phải trình bày trang trọng, ngắn gọn và sáng sủa theo một số mục nhất định.
Những nội dung bắt buộc trong đơn là: Đơn gửi ai? Ai gửi đơn? Gửi để đề đạt
nguyện vọng gì?
3. Bố cục của đơn:
- Phần mở đầu: Quốc hiệu và tiêu ngữ, địa điểm làm đơn và ngày tháng năm làm
đơn, tên đơn, nơi gửi đơn.
- Phần nội dung:
+ Họ tên, nơi công tác hoặc nơi ở của người viết đơn.
+ Trình bày sự việc, lí do và nguyện vọng (đề nghị).
+ Cam đoan và cảm ơn.
- Phần kết thúc: Kí tên.
Văn bản đề nghị.
1. Khái niệm: Trong cuộc sống sinh hoạt và học tập, khi xuất hiện một nhu cầu,
quyền lợi chính đáng nào đó của cá nhân hay một tập thể (thường là tập thể) thì
người ta viết văn bản đề nghị ( kiến nghị) gửi lên cá nhân hoặc tổ chức có thẩm
quyền để nêu ý kiến của mình.
2. Yêu cầu: Văn bản kiến nghị cần trình bày trang trọng, ngắn gọn và sáng sủa theo
một số mục quy định sẵn. Nội dung không nhất thiết phải trình bày đầy đủ tất cả
nhưng cần chú ý các mục sau: Ai đề nghị? Đề nghị ai (nơi nào)? Đề nghị điều gì?
3. Bố cục:
- Phần mở đầu:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Địa điểm làm giấy đề nghị và ngày tháng năm.
+ Tên văn bản: Giấy đề nghị (hoặc Bản kiến nghị).
+ Nơi nhận đề nghị.
- Phần nội dung:
+ Người (tổ chức) đề nghị.
+ Nêu sự việc, lí do và ý kiến cần đề nghị với nơi nhận.
+ Phần kết thúc: Kí tên.
Văn bản báo cáo
1. Khái niệm: Báo cáo thường là bản tổng hợp trình bày về tình hình, sự việc và các
kết quả đạt dượccủa một cá nhân hay một tập thể.
2. Yêu cầu: Báo cáo cần trình bày trang trọng, rõ ràng và sáng sủa theo một số mục
quy định sẵn. Nội dung không nhất thiết phải trình bày đầy đủ tất cả nhưng cần chú
ý các mục sau: Báo cáo của ai? Báo cáo với ai? Báo cáo về việc gì? Kết quả như
thế nào?
3. Bố cục:
- Phần đầu:
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Địa điểm làm báo cáo và ngày tháng.
+ Tên văn bản.
- Phần nội dung:
+ Nơi nhận báo cáo.
+ Người (tổ chức) báo cáo.
+ Nêu lí do , sự việc và các kết quả đã làm được.
- Phần kết thúc: kí tên.
Văn bản tường trình.
1. Khái niệm: là loại văn bản trình bày thiệt hại hay mức độ trách nhiện của người
tường trình trong các sự việc xảy ra gây hậu quả cần phải xem xét.
2. Yêu cầu:
- Người viết tường trình là người có liên quan đến sự việc, người nhận tường trình
là cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền xem xét và giải quyết.
- Văn bản tường trình phải tuân thủ thể thức và phải trình bày đầy đủ, chính xác
thời gian, địa điểm, sự việc, họ tên những người có liên quan cùng đề nghị của
người viết; có đầy đủ người gửi, người nhận, ngày tháng, địa điểm thì mới có giá
trị.
3. Thể thức:
- Phần mở đầu;
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Địa điểm và thời gian làm tường trình.
+ Tên văn bản.
- Phần nội dung:
+ Người (cơ quan) nhận bản tường trình.
+ Nội dung tường trình: người viết trình bày thời gian, địa điểm, diễn biến sự việc,
nguyên nhân vì đâu, hậu quả thế nào, ai chịu trách nhiệm. Thái độ tường trình nên
khách quan, trung thực.
- Phần kết thúc: Lời đề nghị hoặc cam đoan, chữ kí và họ tên người tường trình.
Thông báo
1. Khái niệm: là loại văn bản truyền đạt những thông tin cụ thể từ phía cơ quan,
đoàn thể, người tổ chức cho những người dưới quyền, thành viên đoàn thể hoặc
những ai quan tâm nội dung thông báo được biết để thực hiện hay tham gia.
2. Yêu cầu:
- Văn bản thông báo phải cho biết rõ ai thông báo, thông báo cho ai, nội dung công
việc, quy định về thời gian, địa điểm,… phải cụ thể, chính xác.
- Văn bản thông báo phải tuân thủ thể thức hành chính, có ghi tên cơ quan, số công
văn, quốc hiệu và tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo,
thì mới có hiệu lực.
3. Thể thức:
- Phần đầu:
+ Tên cơ quan chủ quản và đơn vị trực thuộc ( góc trên bên trái).
+ Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Địa điểm và thời gian làm thông báo
+ Tên văn bản.
- Phần nội dung: Nội dung thông báo.
- Phần kết thúc:
+ Nơi nhận ( phía dưới bên trái).