Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

Chia sẻ: Vo Kiem | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:32

Thêm vào BST

Báo xấu

405
lượt xem 92
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn', luận văn - báo cáo phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn

Tiểu luận Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn
A- LỜI NÓI ĐẦU Trong điều kiện kinh tế thị trường có sự cạnh tranh và cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc chớp cơ hội kinh doanh phụ thuộc rất lớn vào thời điểm đưa ra các quyết định và điều đó quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để đưa ra các quyết định đặc biệt là quyết định ngắn hạn thì nhà quản trị phải có thông tin, trong khi đó thông tin trong và ngoài doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú phức tạp từ nhiều nguồn khác nhau. Để đảm bảo thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị có chất lượng ngày càng cao thì cần thiết phải xác định yêu cầu của thông tin kế toán cung cấp, từ đó có thể tổ chức thu thập xử lý xử lý thành các thông tin phù hợp và hữu ích cho nhà quản lý. Chính vì vậy em viết đề án "Yêu cầu thông tin kế toán quản trị trong quyết định ngắn hạn" với mục đích muốn nghiên cứu và tìm hiểu nhiều hơn về lĩnh vực tổ chức thông tin kế toán đặc biệt là kế toán quản trị. Do kiến thức còn hạn chế, tài liệu nghiên cứu chưa phong phú nên đề án không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp từ các thầy cô và bạn bè để hoàn thiện đề án này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề án này. 1
B- NỘI DUNG. I. THÔNG TIN CỦA KẾ TOÁN QUẢN TRỊ (KTQT) 1. Thông tin. 1.1. Các định nghĩa. Thông tin là một khái niệm được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, tuỳ thuộc vào góc độ nghiên cứu mà có nhiều cách định nghĩa, các quan niệm khác nhau về thông tin. - Đứng trên góc độ là một nhà QT thì thông tin có thể được hiểu là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Đứng trên góc độ là người kế toán thì thông tin là những dữ liệu đã qua quá trình xử lý thành dạng dễ hiểu, dễ sử dụng có nghĩa và có giá trị trong việc ra quyết định đối với người nhận tin. - Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của Quyết định về lý thuyết giá trị của thông tin là giá trị của mối lợi thu được nhờ sự thay đổi hành vi QĐ gây ra bởi thông tin sau khi trừ đi chi phí để có được thông tin đó. 1.2. Vai trò của thông tin. - Có thể nói rằng thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức. Nó được coi là phương tiện để cung cấp các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, là phương tiện để liên hệ với nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Thông tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị, đặc biệt là nó rất cần trong việc xây dựng và phổ biến mục tiêu hoạt động của tổ chức, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức và quản trị nhân sự, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. - Thông tin tạo điều kiện cho các chức năng quản trị tốt và gắn hoạt động của doanh nghiệp với môi trường bên ngoài doanh nghiệp. Chính qua việc trao đổi thông tin mà doanh nghiệp, đặc biệt là nhà QT mới hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng của người cung cấp và các vấn đề nảy sinh trong tổ chức. Chính thông qua thông tin mà bất cứ một tổ chức nào cũng trở thành một hệ thống mở tác động tương hỗ với môi trường của nó. Chính vì thế thông tin đóng một vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. 2
2. Khái niệm và đặc điểm, tính chất của thông tin KTQT. 2.1. Khái niệm. - Thông tin KTQT là tập hợp các sự kiện, cá sự kiện này sẽ trở thành thông tin hữu ích khi và chỉ khi nó làm thay đổi các quyết định về tương lai của người nhận nó. 2.2. Tính chất của thông tin KTQT. a. Tính chất chung. Thông tin KTQT cũng là thông tin kế toán nên nó có các tính chất cơ bản của thông tin kế toán đó là: - Là thông tin động về tình hình chu chuyển tài sản trong một doanh nghiệp, toàn bộ nội dung về hoạt động sản xuất kinh doanh từ khâu đầu đến khâu cuối cùng đều được phản ánh sinh động qua các thông tin kế toán. - Luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình như vốn, các khoản tăng, các khoản giảm, chi phí, kết quả lợi nhuận... Những thông tin này có ý nghĩa rất lớn với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh mà nội dung cơ bản là độc lập về tài chính, lấy thu bù chi, kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất. - Mỗi thông tin kế toán thu được là kết quả của quá trình có tính 2 mặt: Thông tin kiểm tra và kiểm tra. Vì vậy khi nói đến kế toán cũng như thông tin kế toán không thể tách rời hai đặc trưng cơ bản là thông tin và kiểm tra. b. Tính chất riêng. - Tính chất đặc thù nội bộ của các sự kiện, thông tin kế toán. - Tính linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi hàng ngày của các sự kiện các quá trình kinh tế. - Tính chất phi tiền tệ được chú trọng nhiều hơn trong các báo cáo quản trị. - Tính dự báo (phục vụ cho việc lập kế hoạch). - Tính pháp lý đối với tài liệu gốc và tính hướng dẫn thông tin trên các báo cáo quản trị. - Không có chuẩn mực chung. 3
3. Vai trò của thông tin KTQT. 3.1. Vị trí của thông tin KTQT. Trong DN thì vị trí của thông tin KTQT được thể hiện qua hình vẽ sau: Quá trình xử lý Chu trình kế toán Hoạt động kinh tế Thông tin kế toán Quyết định Quyết định - Qua hình vẽ trên ta thấy các thông tin từ các hoạt động kinh tế được kế toán thu thập và xử lý (quá trình xử lý gồm các bước: phân loại, sắp xếp, tính toán và lưu trữ) để cung cấp các thông tin kế toán hữu ích và cần thiết cho nhà quản lý. - Kết quả của việc sử dụng các thông tin kế toán này là các Quyết định được ban hành và các hoạt động kế toán mới diễn ra. - Trong quá trình điều hành doanh nghiệp, các nhà quản trị phải trao đổi cập nhật thông tin kế toán. Họ không thể ra các quyết định mà không có thông tin kế toán. Hơn nữa để hoạt động có hiệu quả các nhà quản trị còn đòi hỏi thông tin kế toán phải đầy đủ, kịp thời, chính xác nhằm thực hiện tốt các chức năng và hoạt động quản trị của mình. 3.2. Vai trò. Xuất phát từ vị trí của thông tin kế toán mà ta thấy vai trò thông tin của KTQT là rất quan trọng, bao gồm các vai trò chủ yếu sau đây: a. Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch và dự toán. - Lập kế hoạch là xây dựng các mục tiêu phải đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các kế hoạch này có thể dài hay ngắn hạn. Kế hoạch mà nhà quản trị thường lập thường có dạng dự toán. Dự toán là sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có để đạt các mục tiêu. Trong số các bảng dự toán về lưu chuyển tiền tệ là quan trọng nhất, vì nếu thiếu tiền do không được dự trù doanh nghiệp sẽ không có khả năng tạo ra lợi nhuận theo kế hoạch, dù kế hoạch xây dựng rất hợp lý. Do đó, để 4
chức năng lập kế hoạch và dự toán có tính hiệu lực và khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin kế toán hợp lý và có cơ sở. b. Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện. - Với chức năng thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt các yếu tố giữa tổ chức, con người với nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt chức năng này nhà quản lý cũng cần có nhu cầu rất lớn đối với thông tin kế toán, nhất là thông tin KTQT. Nhờ có thông tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới có thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo hoạt động hàng ngày, phù hợp với mục tiêu chung. c. Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra đánh giá. -Nhà quản trị sau khi lập kế hoạch đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực hiện kế hoạch đòi hỏi phải kiểm tra và đánh giá thực hiện nó. Phương pháp thường dùng là so sánh số liệu kế hoạch hoặc dự toán với số liệu thực hiện, để từ đó nhận diện các sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra. Để làm được điều này nhà quản trị cần được cung cấp các báo cáo thực hiện, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị có thể nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh cho hợp lý. d. Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định. - Ra quyết định không phải là một chức năng riêng biệt mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định. Phần lớn những thông tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định. - Để có thông tin thích hợp, đáp ứng cho nhu cầu thích hợp của quản lý, KTQT sẽ thực hiện các nghiệp vụ phân tích chuyên môn vì những thông tin này thường không có sẵn. KTQT sẽ chọn lọc những thông tin cần thiết, thích hợp rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất, và giải thích quá trình phân tích đó cho các nhà quản trị. - KTQT không chỉ giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị lựa chọn, ra quyết định thích hợp nhất. 5
e. Góp phần đổi mới cải tiến công tác quản lý của DN. - Nguồn lực của doanh nghiệp được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá. - Quá trình kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh là nhằm nhận biết tiến độ thực hiện và phát hiện những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra. Ngoài ra quá trình này còn giúp doanh nghiệp phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra. Nếu kết quả kiểm tra đánh giá đúng sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch, là cơ sở để đề ra các giải pháp thực hiện trong tương lai. - Cũng thông qua quá trình kiểm tra đánh giá còn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những tiềm năng, thế mạnh cần được khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả nhất đồng thời phát hiện những yếu kém cần được điều chỉnh. II. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐÁP ỨNG NHU CẦU QUẢN TRỊ NGẮN HẠN. 1. Quyết định quản trị. 1.1. Khái niệm: - Quyết định là sản phẩm quan trọng nhất của quản trị và là khâu chủ yếu của quá trình quản lý, trong tổ chức nó quyết định tính chất đúng đắn hoặc không đúng đắn của một tổ chức. - Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động liên quan và phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức. - Như vậy quyết định quản trị trực tiếp hướng vào hoạt động của 1 tổ chức có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo và quyền hạn của người lãnh đạo, của bộ phận quản trị và hiệu lực của hệ thống tổ chức trong việc thực hiện quyết định đó. 1.2. Vai trò của quyết định quản trị. Vai trò của quyết định quản trị được thể hiện qua việc thực hiện các chức năng quản trị: - Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hướng các hoạt động của tổ chức khi nó quy định phương hướng vận động và phát triển, khắc phục mâu thuẫn trên cơ 6
sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những yêu cầu, đòi hỏi của quy luật khách quan. - Quyết định quản trị đảm bảo điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổ chức khi nó xác định các nguồn lực vật chất cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. Ngày nay khi quyền hạn của nhà quản trị trong doanh nghiệp được mở rộng, thì trách nhiệm trong việc ra quyết định của quản lý sẽ tăng lên điều đó đỏi hỏi cần phải có những yêu cầu đặt ra cho quyết định quản trị và người ra quyết định, cũng như phải xây dựng được những nguyên tắc và phương pháp luận chung cho việc đề ra các quyết định. 1.3. Phân loại quyết định quản trị. Do tính chất phức tạp của quá trình quản trị, các quyết định đưa ra cũng rất đa dạng có thể phân loại theo các tiêu thức sau: a. Căn cứ vào tính chất quyết định. Quyết định quản trị gồm: - Quyết định chiến lược. - Quyết định chiến thuật. - Quyết định tác nghiệp. + Quyết định chiến lược: Là các quyết định định hướng phát triển của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định liên quan đến tất cả các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp. + Quyết định chiến thuật: Là các quyết định mang tính chất thường xuyên hơn, đó là những quyết định nhằm đạt được những mục tiêu ngắn hạn, mang tính chất cục bộ có tác dụng làm thay đổi hướng phát triển của hệ thống quản trị trong tổ chức. + Quyết định tác nghiệp: Là những quyết định ra hàng ngày, có tính chất điều chỉnh chỉ đạo trong quá tình thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp. b. Căn cứ vào thời gian thực hiện quyết định. Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định dài hạn. - Quyết định trung hạn. - Quyết định ngắn hạn. c. Căn cứ vào phương pháp ra quyết định Quyết định quản trị bao gồm: - Quyết định trực giác. 7
- Quyết định có lý giải. + Quyết định trực giác: Thường xuất phát tư trực giác của nhà quản trị mà không cần tới sự phân tích thông tin hay lý trí để ra quyết định. Các quyết định này thường dựa trên cơ sở kinh nghiệm và cảm giác trực tiếp của người ra quyết định. + Quyết định có lý giải: Lại là các quyết định dựa trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thông tin một cách có hệ thống. Các quyết định này thường được cân nhắc, so sánh, đảm bảo tính hợp lý và hiệu quả, giảm bớt được nhầm lẫn trong quyết định. d. Căn cứ theo phạm vi áp dụng thì có: - Quyết định chung. - Quyết định bộ phận. - Quyết định lĩnh vực. Quyết định lĩnh vực chỉ liên quan đến một số vấn đề về chức năng quản trị nhất định trong doanh nghiệp . 2. Quyết định ngắn hạn. 2.1. Khái niệm. - Quyết định ngắn hạn là những quyết định liên quan đến việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời gian ngắn, thường là một năm. VD: như có tham ra thị trường hay không, có nên thực hiện chiến lược khuyến mại quảng cáo sản phẩm hay không, nên tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết máy. Xét về nguồn vốn đầu tư cho quyết định ngắn thường không đòi hỏi nguồn vốn đầu tư lớn. 2.2. Đặc điểm. - Quyết định ngắn hạn là một quyết định ảnh hưởng chủ yếu đến thu nhập trong một thời gian ngắn. Cho nên phương án lựa chọn cho quyết định ngắn hạn là lợi nhuận và doanh thu mà doanh nghiệp thu được trong năm nay hoặc năm tới là cao hơn các phương án khác. - Xét về vấn đề sử dụng năng lực sản xuất hiện tời của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn không cần thiết phải mua sắm hoặc trang bị thêm tài sản cố định để tăng thêm năng lực hoạt động. 2.3. Nội dung quyết định ngắn hạn. 8
Các quyết định ngắn hạn của doanh nghiệp (của nhà quản trị doanh nghiệp) thường bao gồm nội dung sau: - Chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng đặc biệt (với giá giảm). - Tự sản xuất hay mua ngoài một chi tiết sản phẩm từ bên ngoài. - Ngừng hay tiếp tục sản xuất một mặt hàng nào đó. - Nên bán ngay dưới dạng bán thành phẩm hay tiếp tục chế biến ra thành phẩm rồi mới bán? - Quyết định sản xuất trong điều kiện năng lực giới hạn... 2.4. Yêu cầu đối với quyết định ngắn hạn. Để quyết định ngắn hạn mang lại hiệu quả tốt phục vụ mục tiêu kế hoạch đặt ra của doanh nghiệp thì quyết định ngắn hạn cần đảm bảo các yêu cầu sau: a. Đảm bảo tính khoa học. Tức là quyết định phải dựa tên căn cư, cơ sở thông tin cụ thể đặc biệt là thông tin về chi phí - giá cả - khối lượng do KTQT cung cấp đồng thời dựa trên nhận thức và kinh nghiệm của nhà quản trị trong việc ra quyết định. b. Đảm bảo tính pháp lý. Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải phù hợp với pháp luật, luật kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời nó phải được đưa ra đúng thẩm quyền của nhà quản trị cũng như thực hiện nghiêm chỉnh các quyết định. d. Đảm bảo tính tối ưu. Muốn nói đến mối quan hệ giữa nguồn lực hiện có, chi phí và lợi nhuận, nghĩa là các quyết định ngắn hạn cần phải dựa tên sự cân nhắc so sánh giữa các phương án khác nhau. Phương án được lựa chọn đối với quyết định ngắn hạn là phương án có sự kết hợp giữa ba yếu tố nguồn lực - chi phí - lợi nhuận một cách hợp lý và hiệu quả nhất. e. Tính cụ thể của quyết định Để quá tình thực hiện quyết định thuận lợi thì các quyết định đưa ra phải được cụ thể hoá thành những kế hoạch, dự án và quy định thời gian thực hiện. f. Tính linh hoạt. Trong điều kiện cạnh tranh thị trường luôn chưa đứng những yếu tố bất ngờ và rủi ro nên quyết định quản trị càng dễ điều chỉnh thì khi cón biến động, thay đồi 9
thì nó vẫn dễ dàng thực hiện được. Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thực hiện khi xảy ra thay đổi điều chỉnh. 3. Thông tin KTQT đáp ứng nhu cầu quyết định ngắn hạn. 3.1. Điều kiện của thông tin KTQT. Các thông tin kế toán cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của nhà quản trị, do đó để đảm bảo chất lượng thông tin kế toán mang lại hiệu quả tốt nhất thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: a. Tính trung thực của thông tin kế toán. - Các thông tin về mối quan hệ giữa khối lượng, chi phí và lợi nhuận luôn là những thông tin đòi hỏi tính trung thực rất cao. Nó đảm bảo quyết định quản trị không bị chệch hướng, giúp nhà quản trị có thể lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá sản phẩm, xác định chiến lược tiêu thụ sản phẩm, xác định trình độ sử dụng năng lực sản xuất... b. Tính phù hợp hiệu quả của thông tin kế toán. Yêu cầu này đòi hỏi các thông tin mà KTQT thu thập và xử lý phải liên quan đến mục tiêu và kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra. Thông tin kế toán thích hợp đói với quyết định ngắn hạn gồm: - Thông tin về chi phí, thu nhập: Đây là thông tin rất quan trọng đối với việc ra quyết định. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp thì chi phí gồm có rất nhiều loại có loại phù hợp với quá trình ra quyết định, nhưng có có loại không phù hợp với việc ra quyết định. Thông tin về chi phí và thu nhập thích hợp là những thông tin phải đạt hai tiêu chuẩn cơ bản: + Thông tin đó phải liên quan đến tương lai. + Thông tin đó phải có sự khác biệt giữa các phương án xem xét và lựa chọn. - Thông tin về các nguồn lực: Các yếu tố của quá trình sản xuất không bao giờ là vô hạn mà thường có giới hạn trong những điều kiện nhất định. Do đó trong điều kiện các nguồn lực bị giới hạn thì nhà quản trị cần thiết lập các phương trình tuyến tính thể hiện mối quan hệ giữa lợi nhuận hoặc chi phí với các yếu tố nguồn lực của quá trình sản xuất kinh doanh, tìm phương án tối ưu để tối đa hoá lợi nhuận hoặc tối thiểu hoá chi phí. - Thông tin về công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào: công nghệ kết hợp các yếu tố đầu vào là mối quan hệ vật chất thể hiện cách thức chuyển đổi các đầu vào 10
(như lao động, tư liệu lao động) thành các sản phẩm đầu ra. Trong sản xuất kinh doanh có nhiều phương án kết hợp các yếu tố đầu vào khác nhau. Mỗi phương án kết hợp mang lại hiệu quả kinh doanh nhất định vì vậy để có quyết định phù hợp không thể xem nhẹ những loại thông tin này. - Để thông tin kế toán mang lại hiệu quả cho quyết định thì nó phải được thu thập trên cơ sở hiểu biết, nhận thức vấn đề một cách tổng hợp. Khi thông tin đưa ra mang tính chất tổng hợp giúp nhà quản trị khai thác có hiệu quả nhất mọi khả năng hiện có cũng như khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. - Thông tin kế toán cũng phải kịp thời; dù thông tin kế toán có đầy đủ, tổng hợp đến đâu đi chăng nữa mà không đúng lúc thì việc ra quyết định cũng không có giá trị. d.Tính hợp pháp và ít tốn kém trong thu thập thông tin kế toán. - Có nhiều nguồn thông tin khác nhau cả ở ngoài doanh nghiệp và trong nội bộ doanh nghiệp KTQT phải cân nhắc khi lựa chọn thông tin để tổ chức xử lý thành thông tin hữu ích cho quản lý với chi phí bỏ ra là thấp nhất hoặc có thể chấp nhận được. Nếu không có thể dẫn đến tình trạng thu thập được thông tin cần thiết nhưng chi phí bỏ ra quá lớn. 3.2. Tổ chức thu thập thông tin kế toán phục vụ cho việc ra quyết định. Những thông tin mà KTQT cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin tương lai. Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước đó được sử dụng cho mục đích khác (thông tin thứ cấp). 3.2.1. Tổ chức thu thập thông tin quá khứ. * Thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) là thông tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh. * Thông tin quá khứ mà KTQT thu thập và cung cấp cho thấy tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong thời kỳ đã qua. Điều đó giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo. 11
* Thu thập thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau đây: Sự kiện Phân tích ảnh hưởng Xếp loại và Báo cáo theo kinh tế hạch toán, ghi sổ tổng hợp yêu cầu quản lý - Theo quy trình trên tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngoài đều được KTQT phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở phân tích ảnh hưởng đó mà tổ chức hạch toán và ghi ảnh hưởng của các hiện tượng này sau đó sắp xếp và tổng hợp các thông tin đã đượcghi rõ. Cuối cùng tuỳ theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thông tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị cho việc ra quyết định. - Để thu thập thông tin này KTQT có thể sử dụng các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán, phương pháp tổng hợp cân đối... thông qua việc tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức vận dụng tài khoản, thiết kế hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý và mục đích ra quyết định. a. Tổ chức hạch toán ban đầu. - Đây là khâu đầu tiên khi thu thập thông tin quá khứ. Hạch toán ban đầu được thực hiện thông qua việc lập các chứng từ kế toán. Lập và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh sẽ giúp cho các khâu tiếp theo tiến hành thuận lợi, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu phù hợp, hữu ích và kịp thời. - Phục vụ cho các tình huống ra quyết định KTQT không chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà cần sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định. Doanh nghiệp cần cụ thể hoá hệ thống chứng từ hướng dẫn, chọn lọc bổ sung, sửa dổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung của KTQT, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần sử dụng để phản ánh nội dung thông tin thích hợp theo yêu càu và mục đích của các quyết định quản trị doanh nghiệp . b. Tổ chức tài khoản kế toán. - Việc tổ chức tài khoản kế toán để thu thập thông tin quá khứ phục vụ cho việc ra quyết định cần được tiến hành một cách có hệ thống và khoa học vừa đảm 12
bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối tượng kế toán cụ thể. - Để đáp ứng mục tiêu trên KTQT cần căn cứ vào hệ thống tài khoản của Nhà nước ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu của quản lý chi tiết đối với từng đối tượng để mở các tài khoản chi tiết theo dõi từng đối tượng. c. Sử dụng hệ thống sổ kế toán. - Sổ kế toán là hình thức đặc biệt quan trọng được sử dụng trong KTQT để theo dõi, thu thập thông tin cả trong quá khứ và tương lai. Hệ thống sổ kế toán đặc biệt là các sổ chi tiết được sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích một cách chi tiết về từng đối tượng kế toán. Từ đó có thể cung cấp các thông tin hữu ích trên các Báo cáo quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau. - Hệ thống sổ KTQT cần được thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lượng các chỉ tiêu trên cụ thể được sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo nhu cầu quản lý cũng như sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp báo cáo sử dụng thông tin. Khi thiết kế mẫu sổ cần xem xét trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin ở doanh nghiệp, quá trình vận động của từng đối tượng và khả năng xử lý thông tin trong từng tình huống ra quyết định. d. Lập báo cáo KTQT. -Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết kập hệ thống báo cáo bao gồm: các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất... - Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau. * Quy trình thu nhập thông tin về chi phí Trọng tâm của kế toán quản trị là phản ánh quá trình chi phí trong doanh nghiệp nên thu nhận và xử lý thông tin này là quan trọng và không thể thiếu với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Quá trình thu nhập thông tin về chi phí có thể được tiến hành như sau: Thông Quá trình xử lý thông tin Lập và Ra 13
tin chi Xây Phân phân quyết phí dựng tích: chi Lập dự tích báo định ban Phân cáo quản định phí- toán và đầu loại trị mức và khối xác định chi các tiêu lượng- tổng chi phí phân bổ lợi chi phí chi phí nhuận sản xuất 14
- Thông tin chi phí sản xuất Kế toán tài chính và kế toán quản trị đều có chung một kiểu xuất phát là cùng sử dụng một nguồn thông tin đầu vào của kế toán. Do đó, thông tin chi phí ban đầu có thể được thu nhận từ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của đơn vị hoặc cũng có thể thu nhận từ các báo cáo được lập trước, các thông tin này được cung cấp cho kế toán quản trị tiến hành xử lý. - Quá trình xử lý thông tin Để có được các thông tin tư vấn hữu ích cho doanh nghiệp thì kế toán quản trị thực hiện quá trình xử lý thông tin theo các bước sau: + Phân loại chi phí: Toàn bộ chi phí trong doanh nghiệp được chia thanh hai loại là chi phí biến đổi (biến phí) và chi phí cố định (định phí). Chi phí biến đổi là các chi phí thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động. Chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm thì không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động. Chi phí biến đổi bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí bao bì đóng gói Chi phí bán hàng ……. Chi phí cố định là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động, còn chi phí cố định cho một đơn vị sản phẩm thay đổi khi có mức độ hoạt động thay đổi. Các chi phí cố định gồm các khoản như: Chi phí thuê nhà xưởng Chi phí khấu hao nhà xưởng, máy móc thiết bị sử dụng trong phân xưởng. Lương nhân viên phân xưởng Chi phí bảo hiểm chống trộm và chống cháy. Việc phân loại trên được thực hiện dựa vào mối quan hệ giữa chi phí và khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Hầu hết tất cả các chi phí của doanh nghiệp đều được phân loại thành một trong hai loại chi phí trên, có những loại là chi phí hỗn hợp bao gồm cả định phí và biến phí như: Chi phí thuê bao điện thoại, chi phí điện năng tiêu thụ, lương nhân viên giám sát, chi phí thuê phương tiện vận tải, hợp đồng thuê với tiền 15
thuê trả theo doanh số, chi phí bán hàng……thì đều được kế toán lượng hoá, tách riêng thành yếu tố chi phí cố định và yếu tố chi phí biến đổi, chi phí cố định sẽ được để nguyên ở dạng tổng số, chi phí biến đổi luôn được tính cho từng đơn vị sản phẩm. Sỡ dĩ phân loại chi phí thành biến phí và định phí là do quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của kế toán quản trị dưới góc độ kiểm soát và dự toán chi phí nhằm tìm ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả nhất. + Xây dựng định mức và các tiêu thức phân bổ chi phí Xây dựng định mức chi phí: là vấn đề sử dụng các phương pháp kỹ thuật tính toán định lượng các chỉ tiêu nguyên liệu, vật liệu, lao động trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm. Cắn cứ vào định mức đã xác định với giá của từng đơn vị ta xác định được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp (đây là hai khoản mục biến động theo khối lượng sản phẩm hoàn thành). Định mức chi phí là tiêu chuẩn quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các khoản chi phí giúp nhà quản trị nhận được thông tin phản ánh hiệu quả quá trình hoạt động và hiệu năng của bộ máy quản lý. Xây dựng các tiêu thức phân bổ chi phí: các biến phí cũng như chi phí trực tiếp là loại chi phí có thể kiểm soát được vì chúng trực tiếp phát sinh cùng với mức độ hoạt động của từng bộ phận. Tuy nhiên các chi phí gián tiếp phát sinh là nhằm phục vụ cho nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp phải lựa chọn các tiêu thức phân bổ chi phí gián tiếp này sao cho hợp lý nhất. Căn cứ phân bổ chi phí gián tiếp rất đa dạng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tính chất và đặc điểm doanh nghiệp, thông thường căn cứ được sử dụng để phân bổ là mức độ hoặc mức sử dụng dịch vụ được cung cấp. Căn cứ phân bổ tốt nhất là hoạt động gây ra chi phí, hoạt động phản náh mối quan hệ nguyên nhân của việc sử dụng với chi phí. + Phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận Sau khi phân loại chi phí thành biến phí và định phí thì kế toán quản trị sử dụng khái niệm số dư đảm phí (SDĐP) để phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận. Số dư đảm phí la phần chênh lệch giữa doanh thu và beíen phí, bằng cách phân tích này cho các nhà quản trị doanh nghiệp thấy trong khoảng thời gian ngắn hạn, doanh nghiệp muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải tối đa hoá số dư đảm phí, hay biết dược 16
độ lớn của đòn bẩy kinh doanh, kết cấu chi phí giữa biến phí và định phí như thế nào là hợp lý nhất.. Trong quá trình phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng- lợi nhuận ta sử dụng các khai niệm cơ bản sau; - Số dư đảm phí đơn vị sản phẩm (SDĐP đvsp)= Giá bán đvsp- biến phí đvsp ∑ SDĐP = ∑ doanh thudoanh thu - ∑ chi phí biến đổi (1) = SDĐP đvsp x số lượng sản phẩm tiêu thụ (2) = chi phí cố định + lợi nhuận (3) = ∑ doanh thu x tỷ lệ số dư đảm phí (4) Với: Tỷ lệ số dư đảm phí đvsp = SDĐP đvsp Giá bán đvsp Tỷ lệ số dư đảm phí = ∑ SDĐP ∑ doanh thu Từ đó ta có phương trình: ∑ Lợi nhuận = ∑ SDĐP - ∑ Chi phí cố định (I) = ∑ doanh thu x tỷ lệ SDĐP - ∑ Chi phí cố định (II) Dựa vào các phương trình trên ta thấy mối quan hệ giữa SDĐP, SDĐP đvsp, tỷ lệ SDĐP, tỷ lệ SD ĐP đvsp, lợi nhuận, doanh thu, chi phí cố định từ đó phân tích các phương án kinh doanh. Tuỳ theo các thông tin được cung cấp mà có thể dùng phương trình (I) hoặc phương trình (II) để khai thác quyết định phương án kinh doanh sao cho phù hợp. • Nếu thông tin cho phép tiếp cận với SD ĐP đvsp, số lượng sản phẩm thì ta sử dụng phương trình (I) để phân tích. • Nếu yếu tố cung cấp thông tin là doanh thu và tỷ lệ SD ĐP thì ta sử dụng phương trình (II). Dựa vào phương trình (I) và (II) thì muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối đa hoá SDĐP. Kết quả của từng phương án sẽ được xác định theo các trường hợp sau: • Trường hợp chi phí cố định không thay đổi. ∑ SD ĐP tăng (hoặc giảm) bao nhiêu thì loị nhuận sẽ tăng (giảm) bấy nhiêu. • Trường hợp chi phí cố định thay đổi thì phần chênh lệch thay đổi giữa ∑ SD ĐP với phần thay đổi của chi phí cố định sẽ cho kết quả lợi nhuận là tăng hay giảm: 17
Δ Lợi nhuận = Δ Số dư đảm phí - Δ chi phí cố định Việc xác định thay đổi của chí phí cố định thường không khó khăn, chỉ cần dựa vào kết quả phân loại chi phí theo phương án kinh doanh để xác định phần chênh lệch giữa các phương án khác nhau và việc xác định phần thay đổi của số dư đảm phí có thể chia thành hai trường hợp sau: Trường hợp 1: Các số liệu của phương án chỉ ảnh hưởng đến một trong hai yếu tố của SD ĐP, theo phương trình (I) là số lượng sản phẩm hoặc SD ĐP đvsp, theo phương trình (II) là doanh thu hoặc tỷ lệ SD ĐP để từ đó xác định phần thay đổi của SD ĐP trực tiếp bằng cách lấy phần thay đổi (tăng hoặc giảm) của yếu tố thay đổi đó nhân với yếu tố không thay đổi. Trường hợp 2: Các số liệu của phương án ảnh hưởng đến cả 2 yếu tố của SD ĐP, để xác định phần thay đổi của SD ĐP trước hết cần xác định tổng SD ĐP cũ sẽ cho phần chênh lệch của hai phương án kinh doanh. Sau khi xác định được phần thay đổi của SD ĐP và chi phí cố định thì sẽ xác định được phần thay đổi của lợi nhuận phương án đang xem xét. + Lập dự toán và xác định tổng chi phí sản xuất. Mục đích của lập dự toán là: Cung cấp phương tiện thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp. Làm căn cứ đánh giá thực hiện. Phát hiện các mặt hạn chế tồn tại trong sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Bên cạnh các dự toán về chi phí kế toán còn phải lập cả các dự toán khác liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán tiền mặt, dự toán kết quả thu nhập và dự toán bảng cân đối kế toán. - Lập và phân tích các báo cáo quản trị Đây là khâu cuối cùng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị doanh nghiệp nó cho ta biết kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng như các bộ phận, kế toán quản trị sau khi lập các báo cáo thì tiến hành phân tích báo cáo để đưa ra được những thông tin hữu ích cho các nhà quản trị. Các thông tin mà kế toán quản trị cần phân tích trên báo cáo gồm các loại sau: + Thông tin về các báo cáo bộ phận, so sánh giữa các bộ phận. 18
+ Phân tích kết cấu chi phí sản xuất của doanh nghiệp theo tiêu thức phân loại: Chi phí biến đổi, chi phí cố định. + Phân tích mức hạ và tỷ lệ hạ giá thành của những sản phẩm so sánh được. + Phân tích chi phí theo khoản mục giá thành trong doanh nghiệp. - Ra quyết định: Căn cứ vào các thông tin kế toán được cung cấp trên các báo cáo quản trị kết hợp với các mục tiêu kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra trong từng thời kỳ cụ thể mà nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. 3.2.2. Tổ chức thu thập thông tin tương lai. * Thông tin tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau. * Nguồn thông tin này kế toán có thể tổ chức thu thập theo quy trình sau: Hoạch Lựa chọn Báo cáo nguồn Thu thập Phân tích định vàtư vấn thông tin thông tin thông tin mục tiêu quyết định - Theo quy trình này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu: nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin sẽ rất tốn kém nếu hoạch định mục tiêu không rõ ràng hay sai lệch. - Lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tương lai. Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại thông tin mà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất. Tuỳ theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp. + Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: thông tin số liệu thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tư vấn...). 19