Những điều cần biết trong công tác tổ chức và bảo quản tài liệu

Tài liệu trong BST: Những điều cần biết trong công tác tổ chức và bảo quản tài liệu

1. HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

   13p 275 35

   HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Công văn số: 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước) A- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước. 2. Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm...

2. Duỗi và làm phẳng giấy bằng cách làm ẩm

   7p 306 4

   Mary Todd Glaser - Giám đốc Bộ phận Bảo quản Giấy, Trung tâm Bảo quản Tài liệu Đông Bắc Vật thể bằng giấy như bản đồ, áp phích và tài liệu rất khó sử dụng nếu như chúng bị cuộn hoặc gấp lại trong một thời gian dài. Một vài loại giấy mềm dẻo có thể mở ra một cách dễ dàng và an toàn, nhưng một số khác trải qua thời gian trở nên cứng và dễ rách. Trải phẳng loại giấy ròn đôi khi rất nguy hiểm vì giấy có thể rách hoặc hỏng. Nếu giấy giòn được...

3. Nhiệt độ, độ ẩm tương đối, ánh sáng và chất lượng không khí: chỉ dẫn cơ bản cho công tác bảo quản

   8p 116 6

   Sherelin Ocđen - Trưởng ban bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minesota Điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm tương đối rất quan trọng trong công tác bảo quản thư viện và các nơi lưu trữ vì khi nhiệt độ và độ ẩm không đảm bảo sẽ góp phần đáng kể làm hỏng các tư liệu lưu trữ. Nhiệt độ cao cũng làm gia tăng mức độ hư hỏng: hầu hết các phản ứng hoá học gây hỏng tư liệu có tỷ lệ tăng gần gấp đôi mỗi khi nhiệt độ tăng 18 độ F (khoảng 10 độ C). Độ...

4. Bảo quản sách bằng những loại hộp đặt theo yêu cầu

   14p 69 4

   Richard Horton - Nhân viên bảo quản, Bridgeport National Bindery, Inc. Các loại hộp đựng có tác dụng bảo vệ cấu trúc sách và bảo vệ sách khỏi bụi bẩn, ánh sáng và những hư hại cơ học. Những quyển sách đặc biệt quan trọng cần có hộp để tránh những hư hại dưới bất kỳ điều kiện gì. Các bộ sách qúy bị hỏng bìa mà cần lưu giữ lại thì nên được cất trong hộp thay vì sửa chữa vì nếu sửa chữa có thể sẽ làm giảm giá trị hay đặc tính của cuốn sách. Những cuốn...

5. Bảo vệ tài liệu giấy tránh những hư hại do ánh sáng gây ra

   23p 105 10

   Ánh sáng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho các bộ sưu tập ở thư viện và cơ quan lưu trữ. Giấy, bìa sách và các vật phẩm (mực, chất bắt sáng trên mặt tấm ảnh, thuốc nhuộm, chất sắc tố và nhiều vật liệu khác được sử dụng để tạo nên chữ viết và hình ảnh) đặc biệt nhạy cảm với ánh sáng. ánh sáng gây hư hại bằng nhiều cách. Nó có thể làm giấy phai màu, ố vàng hay xỉn đen; làm yếu và giòn các sợi cellulose cấu tạo nên giấy. Nó khiến...

6. Chính sách thu thập tư liệu và công tác bảo quản Margaret Child - Nguyên cố vấn về công tác bảo quản

   9p 84 4

   "Bất cứ vốn tài liệu thư viện nào cũng được thiết lập vì một hay nhiều mục đích đã được xác định rõ ràng. Chương trình quản lý và phát triển tư liệu sẽ định hướng và quyết định quá trình bổ sung tư liệu, kết hợp từng tư liệu riêng lẻ thành bộ tư liệu rõ ràng mạch lạc, duy trì và bổ sung các bộ tư liệu đó, hoặc thanh lý những tư liệu không cần thiết nhằm đảm bảo giảm chi phí cho thư viện đồng thời vẫn đảm bảo lợi ích cho người sử dụng"...

7. Dụng cụ lưu trữ tài liệu ảnh

   12p 113 5

   Gary Albright - Chuyên viên cao cấp về bảo quản giấy/ảnh, Trung tâm Bảo quản tài liệu Đông Bắc Có rất nhiều vật liệu và cách thức được sử dụng để lưu trữ ảnh và phim âm bản. Người ta thường phải lựa chọn giữa giấy thường, giấy xốp, nhựa, nhựa tổng hợp, phong bì hay bao cứng, nhưng để có sự lựa chọn thích hợp cần phải có kiến thức tổng hợp về các loại vật liệu này. Bài viết sẽ nêu ra nhiều sự lựa chọn, bàn luận về những ưu điểm, nhược điểm và cách phòng ngừa...

8. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu

   20p 744 33

   Mục đích của bảng này nhằm giúp cơ quan nhà nước các ngành, các cấp có tài liệu làm căn cứ xây dựng "bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan mình" để tiến hành công tác đánh giá tài liệu

9. Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc

   19p 142 5

   Lập kế hoạch bảo quản: thư mục chọn lọc Debra Saryan, Quản lý thư viện, Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Danh mục ngắn này được thiết lập nhằm hỗ trợ các nhà quản lý các bộ sưu tập của thư viện, bảo tàng và cơ quan lưu trữ phát triển chương trình bảo quản của mình. Nó cung cấp hàng loạt các thông tin chuyên ngành có giá trị giúp đánh giá các nhu cầu bảo quản, và quyết định thứ tự ưu tiên để giải quyết chúng. Các nhà quản lý các bộ sưu tập nên...

10. Lên kế hoạch bảo quản là gì?

    7p 92 4

    Sherelyn Ogden Thư viện, cơ quan lưu trữ, bảo tàng và các hội bảo tồn lịch sử không chỉ có nhiệm vụ thu thập, diễn giải và trưng bày các tư liệu có giá trị minh chứng lịch sử mà còn có trách nhiệm bảo quản lâu dài, đảm bảo an ninh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận các tư liệu đó. Hiệp hội bảo tàng Mỹ đã nhận thức được trách nhiệm này. Hiệp hội này đã chỉ ra trong “Các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của ngành bảo tàng” trong đó chỉ rõ...

11. Lên kế hoạch và đánh giá công tác bảo quản Tiến sĩ Margaret Child

    14p 82 3

    Không nên coi việc thiết kế một chương trình bảo quản như một quy trình đặc thù đòi hỏi sự thành thạo chuyên môn trong lĩnh vực hoá học liên quan đến quy trình xử lý giấy hoặc đòi hỏi các kỹ năng bảo quản mang tính thực hành. Thực ra quá trình này tương tự như việc ra các quyết định quản lý khác: một quá trình phân bổ các nguồn tư liệu sẵn có cho các hoạt động và các chức năng quan trọng đối với việc tiến hành các nhiệm vụ của cơ quan. Để việc...

12. Lựa chọn và làm việc với người làm công tác bảo quản

    26p 119 6

    Jan Paris - Cán bộ bảo quản, Trường Đại học Bắc Carolina “Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt xích sống quan trọng, không thể thiếu được trong trong dây chuỗi loài người làm nhiệm vụ liên kết thành công hôm qua với khả năng ngày mai” James H. Billington, Cán bộ Thư viện Quốc hội Điều cần thiết về mặt Đạo đức của công tác Bảo quản Giới thiệu Sưu tập tài liệu trong thư viện, cơ quan lưu trữ và các hiệp hội lịch sử của chúng ta bao gồm tài liệu đa...

13. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác bảo quản về việc thiết kế toà nhà lưu trữ: thư mục chọn lọc

    46p 84 6

    Karen Brown - Đại diện phụ trách công tác dịch vụ,Trung tâm bảo quản tài liệu Đông Bắc Để kéo dài tuổi thọ của bộ sưu tập hay vốn tài liệu thì toà nhà lưu giữ chúng cần phải được thiết kế và xây dựng thật hợp lý. Các dự án xây dựng đều rất phức tạp, và thậm chí còn phức tạp hơn đối với các toà nhà lưu trữ các bộ sưu tập có giá trị văn hoá ở những khu vực có đòi hỏi khắt khe về vấn đề môi trường. Do đó, nhất thiết phải có...

14. Sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số

    23p 86 7

    Paul Conway - Chủ nhiệm khoa bảo quản, Thư viện Đại học Yale Tóm tắt Bảo quản hiện nay vẫn còn là một khái niệm mơ hồ khi áp dụng vào việc xây dựng các dự án và các kho tài liệu thư viện kỹ thuật số. Tài liệu kỹ thuật nêu nêu lên một khuôn khổ cho việc nhận thức về công tác bảo quản trong môi trường kĩ thuật số bằng cách tạo ra cầu nối giữa năm nguyên lý cơ bản của công tác bảo quản truyền thống là: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn...

15. Góp phần nâng cao nhận thức-giữ gìn tài liệu trong công tác bảo quản

    9p 105 8

    VTL Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo...

16. Bảo quản tài liệu thư viện, nguyên nhân và giải pháp

    17p 1333 153

    Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu.

17. Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ

    6p 1109 152

    Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình nghiên cứu áp dụng biện pháp khoa học kĩ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ công...

18. DDC ấn bản 14 rút gọn và công việc phân loại tài liệu khoa học xã hội

    6p 155 24

    Trong xu thế số hóa kí hiệu phân loại tài liệu tại các thư viện khoa học và chuyên ngành, trung tâm lưu trữ thông tin, việc ứng dụng khung phân loại khoa học nhất, thỏa mãn tương đối yêu cầu phân loại tài liệu và mang tính phổ cập là việc cần thiết. Qua thời gian dài sử dụng khung phân loại UDC tại hệ thống thư viện công cộng, chúng ta đã nhận ra nhiều điều bất cập khi dung lượng và nội dung môn ngành tri thức của tài liệu ngày càng phong phú, đa dạng. UDC...

19. An ninh cho các bộ sưu tập

    30p 67 7

    Karen E.Bowm - đại diện về dịch vụ, Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc và Beth Lindlom Patkus - chuyên gia tư vấn bảo tồn, Walpole, MA. Giới thiệu Nhiều thư viện và cơ quan lưu trữ không nhận thức được những nguy cơ đe doạ đối với các bộ sưu tập của họ (ngập lụt hay hoả hoạn) và những hư hại do bất cẩn trong việc vận chuyển hay từ các điều kiện môi trường tiêu cực. Bất cứ tổ chức bảo tồn nào muốn bảo đảm an ninh tốt nhất cho các bộ sưu tập...

20. Khảo sát đánh giá các nhu cầu về bảo tồn Sherelyn Ogden

    13p 56 5

    Khảo sát đánh giá nhu cầu là thiết yếu đối với việc hoạch định kế hoạch bảo quản. Kế hoạch này phải dựa trên những nhu cầu của cơ quan cũng như những hoạt động cần thiết để đáp ứng những nhu cầu đó. Thông tin về các loại nhu cầu được cung cấp qua các báo cáo điều tra. Nhiều cơ quan tiến hành một cuộc khảo sát duy nhất để xem xét mọi loại nhu cầu một cách tổng thể. Đối với các cơ quan có nhiều nhu cầu đa dạng và phức tạp, cần phải tiến...

21. Cách làm khung và bản lề

    16p 100 4

    Mary Todd Glaser - Giám đốc Bộ phận bảo quản giấy, Trung tâm Bảo quản Tư liệu Đông Bắc Khi đóng khung vật tạo tác bằng giấy, việc sử dụng đúng chất liệu là rất cần thiết, bìa các-tông để làm khung phải ổn định về mặt hóa chất và có thuộc tính lão hóa tốt. Thuộc tính này còn được gọi là chất lượng lưu trữ hoặc bìa không có axít và được các nhà bảo quản bán ra. Chúng không có chất gỗ và trung tính pH và thường là hơi kiềm một chút. Phương thức và chất...

22. Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên

    6p 90 4

    Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Hầu hết các cơ quan đều có những nhu cầu về công tác bảo quản, đòi hỏi cần phải có nhiều hoạt động để thực hiện nhu cầu đó. Nhưng các nguồn lực của 1 cơ quan thường bị giới hạn nên không thể thực hiện được tất cả các hoạt động. Vì vậy, việc xác định hoạt động nào là quan trọng nhất để chúng được ưu tiên thực hiện là điều thiết yếu đối với mỗi cơ quan. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên...

23. Phục chế khẩn cấp ảnh bị ướt

    5p 87 4

    Gary Albright - Chuyên viên bảo quản giấy, ảnh cao cấp. Trung tâm bảo quản Tư liệu Đông Bắc Quả là khó để tư vấn về phục chế khẩn cấp tất cả những loại ảnh bị ẩm ướt vì các công đoạn và quy trình làm ảnh vô cùng đa dạng. Trong một số quy trình làm ảnh, những tấm ảnh có thể được ngâm nước trong khoảng một ngày, hoặc thậm chí còn lâu hơn như thế. Tuy nhiên, ở các quy trình khác, ảnh có thể bị biến dạng hoặc thậm chí hư hại chỉ sau vài phút...

24. Vi phim và vi phiếu

    24p 93 4

    Steve Dalton - Giám đốc Dịch vụ tại hiện trường, Trung tâm Bảo quản Tư liệu Đông Bắc Giới thiệu Trong khi người ta đang hô hào cổ vũ cho cuộc cách mạng số, bảo quản bằng microfilm vẫn thầm lặng khẳng định vai trò chiến lược chuyển dạng tài liệu để bảo quản được đánh giá cao và áp dụng rộng rãi. Tại sao vậy? Sự phổ dụng bền bỉ của việc bảo quản bằng vi phim chính là nhờ tính thực tiễn của nó. Không giống như dạng số, vi phim là sản phẩm của một loại công...