Bài giảng: Giới thiêu về dự án và quản lý dự án

Chia sẻ: Sfdsf Sdfsd | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:72

0
44
lượt xem
9
download

Bài giảng: Giới thiêu về dự án và quản lý dự án

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng: Giới thiêu về dự án và quản lý dự án

  1. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn CHÖÔNG 1 GIÔÙI THIEÄU VEÀ DÖÏ AÙN VAØ QUAÛN LYÙ DÖÏ AÙN 1. GIÔÙI THIEÄU VEÀ DÖÏ AÙN 1.1. Moät soá khaùi nieäm veà döï aùn Döï aùn laø gì ? Laø moät quaù trình goàm caùc coâng taùc, nhieäm vuï coù lieân quan vôùi nhau, ñöôïc thöïc hieän nhaèm ñaït ñöôïc muïc tieâu ñaõ ñeà ra trong ñieàu kieän raøng buoäc veà thôøi gian, nguoàn löïc vaø ngaân saùch. Moãi döï aùn goàm caùc ñaëc ñieåm nhö sau : a. Moãi döï aùn phaûi coù moät hoaëc moät soá muïc tieâu roõ raøng. Thoâng thöôøng ngöôøi ta coá gaéng löôïng hoaù muïc tieâu thaønh ra caùc chæ tieâu cuï theå. Moãi döï aùn laø moät quaù trình taïo ra moät keát quaû cuï theå. Neáu chæ coù keát quaû cuoái cuøng maø keát quaû ñoù khoâng phaûi laø keát quaû cuûa moät tieán trình thì keát quaû ñoù khoâng ñöôïc goïi laø döï aùn. b. Moãi döï aùn ñeàu coù moät thôøi haïn nhaát ñònh (thöôøng < 3naêm), nghóa laø phaûi coù thôøi ñieåm baét ñaàu vaø thôøi ñieåm keát thuùc. Döï aùn ñöôïc xem laø moät chuoãi caùc hoaït ñoäng nhaát thôøi. Toå chöùc cuûa döï aùn mang tính chaát taïm thôøi, ñöôïc taïo döïng leân trong moät thôøi haïn nhaát ñònh ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra, sau ñoù toå chöùc naøy seõ giaûi taùn hay thay ñoåi cô caáu toå chöùc cho phuø hôïp vôùi muïc tieâu môùi. Nghóa laø moãi döï aùn ñeàu coù moät chu kyø hoaït ñoäng. Chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn goàm nhieàu giai ñoaïn khaùc nhau: + Khôûi ñaàu döï aùn + Trieån khai döï aùn + Keát thuùc döï aùn % hoaøn thaønh döï aùn Chaäm 100% Nhanh Chaäm Thôøi gian Ñieåm baét ñaàu Khôûi ñaàu Trieån khai Keát thuùc Ñieåm keát thuùc http://www.ebook.edu.vn 1 G.V. Cao Haøo Thi
  2. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn Giai ñoaïn khôûi ñaàu (Initiation phase) + Khaùi nieäm (Conception): + Ñònh nghóa döï aùn laø gì ? (Definition) + Thieát keá (Design) + Thaåm ñònh (Appraisal) + Löïa choïn (Selection) + Baét ñaàu trieån khai Trieån khai (Implementation phase) + Hoaïch ñònh (Planning) + Laäp tieán ñoä (Scheduling) + Toå chöùc coâng vieäc (Organizing) + Giaùm saùt (Monitoring) + Kieåm soaùt (Controlling) Keát thuùc (Termination phase) + Chuyeån giao (Handover) + Ñaùnh giaù (Evaluation) Chu kyø hoaït ñoäng döï aùn xaûy ra theo tieán trình chaäm - nhanh – chaäm Noã löïc thöïc hieän döï aùn trong caùc giai ñoaïn cuõng khaùc nhau Möùc noã löïc cuûa DA (Level of Effort) Ñænh (Peak) Thôøi gian Khaùi nieäm Löïa choïn HÑ, laäp tieán ñoä, Ñaùnh giaù giaùm saùt, kieåm soaùt Coù nhöõng döï aùn khoâng toàn taïi qua giai ñoaïn khaùi nieäm vaø ñònh nghóa. Coù nhöõng döï aùn khi gaàn keát thuùc seõ chuyeån sang döï aùn môùi neân noã löïc cuûa döï aùn ôû giai ñoaïn cuoái seõ khoâng baèng khoâng. http://www.ebook.edu.vn 2 G.V. Cao Haøo Thi
  3. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn Chi phí cuûa döï aùn (Cost of project) Chi phí cuûa DA Thôøi gian ÔÛ giai ñoaïn khôûi ñaàu ---> chi phí thaáp ÔÛ giai ñoaïn trieån khai ---> chi phí taêng Caøng veà sau thì chi phí caøng taêng + Vieäc ruùt ngaén tieán ñoä laøm chi phí taêng leân raát nhieàu. + Theo thôøi gian tính chaát baát ñònh cuûa chi phí seõ taêng daàn leân c. Moãi döï aùn ñeàu söû duïng nguoàn löïc vaø nguoàn löïc naøy bò haïn cheá. Nguoàn löïc goàm: nhaân löïc, nguyeân vaät lieäu, ngaân saùch. Theá giôùi cuûa döï aùn laø theá giôùi cuûa caùc maâu thuaãn. Baát kyø moät döï aùn naøo cuõng toàn taïi trong moät theá giôùi ñaày maâu thuaãn (The World of Conflicts) Maâu thuaãn ôû ñaâu ra? + Giöõa caùc boä phaän trong döï aùn + Giöõa caùc döï aùn trong toå chöùc meï + Giöõa döï aùn vaø khaùch haøng d. Moãi döï aùn ñeàu mang tính ñoäc ñaùo (Unique) ñoái vôùi muïc tieâu vaø vieäc phöông thöùc thöïc hieän döï aùn. Khoâng coù söï laëp laïi hoaøn toaøn giöõa caùc döï aùn. 1.2 Söï khaùc bieät giöõa chöông trình, döï aùn vaø nhieäm vuï Chöông trình (Program) laø moät keá hoaïch daøi haïn bao goàm nhieàu döï aùn. Ñoâi khi veà maët thuaät ngöõ, chöông trình ñöôïc duøng ñoàng nghóa vôùi döï aùn. Döï aùn (Project) laø moät quaù trình goàm caùc coâng taùc, nhieäm vuï coù lieân quan vôùi nhau, ñöôïc thöïc hieän nhaèm ñaït ñöôïc muïc tieâu ñaõ ñeà ra trong ñieàu kieän raøng buoäc veà thôøi gian, nguoàn löïc vaø ngaân saùch. Nhieäm vuï (Task) laø noã löïc ngaén haïn trong vaøi tuaàn hoaëc vaøi thaùng ñöôïc thöïc hieän bôûi moät toå chöùc naøo ñoù, ñoàng thôøi toå chöùc naøy coù theå keát hôïp vôùi caùc nhieäm vuï khaùc ñeå thöïc hieän döï aùn. http://www.ebook.edu.vn 3 G.V. Cao Haøo Thi
  4. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn Chöông trình 1 Döï aùn 1 Nhieäm vuï 1 Chöông trình 2 Döï aùn 2 Nhieäm vuï 2 Heä thoáng Chöông trình i Döï aùn i Nhieäm vuï i (System) Chöông trình n Döï aùn n Nhieäm vuï n (Program ) (Project) (Task) 1.3 Söï khaùc bieät giöõa döï aùn vaø phoøng ban chöùc naêng Döï aùn Phoøng ban chöùc naêng 1. Coù chu kyø hoaït ñoäng roõ raøng 1. Toàn taïi laâu daøi, töø naêm naøy sang naêm khaùc 2. Thôøi ñieåm baét ñaàu vaø keát thuùc theo 2. Khoâng coù ñaëc ñieåm cuï theå lieân quan ngaøy lòch ñeán ngaøy lòch (ngoaïi tröø ngaân saùch taøi chính haøng naêm) 3. Döï aùn coù theå keát thuùc ñoät ngoät khi 3. Toàn taïi lieân tuïc khoâng ñaït muïc tieâu 4. Do tính ñoäc ñaùo cuûa döï aùn, coâng 4. Thöïc hieän caùc coâng vieäc vaø chöùc vieäc khoâng bò laëp laïi naêng ñaõ bieát 5. Noã löïc toång hôïp ñöôïc hoaøn thaønh 5. Coâng vieäc toái ña ñöôïc thöïc hieän vôùi trong raøng buoäc veà thôøi gian vaø ngaân saùch saøn / traàn haøng naêm nguoàn löïc (ceiling budget) 6. Vieäc döï baùo thôøi gian hoaøn thaønh 6. Töông ñoái ñôn giaûn vaø chi phí gaëp khoù khaên 7. Lieân quan ñeán nhieàu kyõ naêng vaø kyû 7. Chæ lieân quan ñeán moät vaøi kyõ naêng luaät trong nhieàu toå chöùc vaø thay ñoåi vaø kyû luaät trong moät toå chöùc theo giai ñoaïn döï aùn 8. Tyû leä vaø loaïi chi phí thay ñoåi lieân 8. Töông ñoái oån ñònh tuïc 9. Baûn chaát naêng ñoäng 9. Baûn chaát oån ñònh 1.4 Caùc loaïi döï aùn a. Döï aùn hôïp ñoàng (Contractual project) - Saûn xuaát saûn phaåm - Dòch vuï b. Döï aùn nghieân cöùu vaø phaùt trieån (R & D Project) c. Döï aùn xaây döïng (Contruction Project) d. Döï aùn heä thoáng thoâng tin (Information System Project) e. Döï aùn ñaøo taïo vaø quaûn lyù (Management & Trainning Project) f. Döï aùn baûo döôõng lôùn (Major Maintenance Project) g. Döï aùn vieän trôï phaùt trieån / phuùc lôïi coâng coäng (Public / Welfare / Development Project) http://www.ebook.edu.vn 4 G.V. Cao Haøo Thi
  5. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn 2. GIÔÙI THIEÄU VEÀ QUAÛN LYÙ DÖÏ AÙN 2.1. Quaûn lyù döï aùn (Project Management) Quaûn lyù döï aùn laø moät quaù trình hoaïch ñònh (Planning), toå chöùc (Organizing), laõnh ñaïo (Leading/Directing) vaø kieåm tra (Controlling) caùc coâng vieäc vaø nguoàn löïc ñeå hoaøn thaønh caùc muïc tieâu ñaõ ñònh. 2.2. Caùc tieâu chuaån ñaùnh giaù vieäc quaûn lyù döï aùn Thaønh quaû Yeâu caàu veà thaønh quaû Muïc tieâu Chi phí Ngaân saùch Thôøi haïn cho pheùp quy ñònh Thôøi gian Moät döï aùn thaønh coâng coù caùc ñaëc ñieåm sau : - Hoaøn thaønh trong thôøi haïn quy ñònh (Within Time) - Hoaøn thaønh trong chi phí cho pheùp (Within Cost) - Ñaït ñöôïc thaønh quaû mong muoán (Design Performance) - Söû duïng nguoàn löïc ñöôïc giao moät caùch : + Hieäu quaû (Effective) + Höõu hieäu (Efficiency) 2.3. Nhöõng trôû löïc trong quaûn lyù döï aùn (Obstacles in Project Management) - Ñoä phöùc taïp cuûa döï aùn - Yeâu caàu ñaëc bieät cuûa khaùch haøng - Caáu truùc laïi toå chöùc - Ruûi ro trong döï aùn - Thay ñoåi coâng ngheä - Keá hoaïch vaø giaù caû coá ñònh http://www.ebook.edu.vn 5 G.V. Cao Haøo Thi
  6. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn 2.4. Caùc chöùc naêng quaûn lyù döï aùn a. Chöùc naêng hoaïch ñònh ---> Xaùc ñònh caùi gì caàn phaûi laøm ? - Xaùc ñònh muïc tieâu - Ñònh phöông höôùng chieán löôïc - Hình thaønh coâng cuï ñeå ñaït ñeán muïc tieâu trong giôùi haïn veà nguoàn löïc vaø phaûi phuø hôïp vôùi moâi tröôøng hoaït ñoäng. b. Chöùc naêng toå chöùc ---> Quyeát ñònh coâng vieäc ñöôïc tieán haønh nhö theá naøo ? ---> Laø caùch thöùc huy ñoäng vaø saép xeáp caùc nguoàn löïc moät caùch hôïp lyù ñeå thöïc hieän keá hoaïch - Laøm vieäc gì ? - Ai laøm ? - Phoái hôïp coâng vieäc ra sao ? - Ai baùo caùo cho ai ? - Choã naøo caàn ra quyeát ñònh ? (Cuï theå hoùa ra sô ñoà toå chöùc) c. Chöùc naêng laõnh ñaïo - Ñoäng vieân, höôùng daãn phoái hôïp nhaân vieân. - Choïn löïa moät keânh thoâng tin hieäu quaû. - Xöû lyù caùc maâu thuaãn trong toå chöùc. ---> Nhaèm ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñaõ ñeà ra cuûa toå chöùc. d. Chöùc naêng kieåm soaùt Nhaèm ñaûm baûo caùc hoaït ñoäng ñöôïc thöïc hieän theo keá hoaïch vaø höôùng ñeán muïc tieâu. Kieåm soaùt = Giaùm saùt + So saùnh + Söûa sai. http://www.ebook.edu.vn 6 G.V. Cao Haøo Thi
  7. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn 3. GIÔÙI THIEÄU VEÀ NHAØ QUAÛN LYÙ DÖÏ AÙN (PROJECT MANAGER - PM) PM : Laø ngöôøi chòu traùch nhieäm trong vieäc QLDA 3.1. Vai troø vaø traùch nhieäm cuûa nhaø QLDA (PM/s Role & Responsibility) a. Vò trí cuûa nhaø QLDA trong boái caûnh chung cuûa döï aùn Parent Organization (Toå chöùc Meï) Project Team Client/Beneficiary (Toå Döï aùn) (Ngöôøi höôûng thuï töø DA) PM soáng trong moät theá giôùi ñaày maâu thuaãn: • Caùc döï aùn caïnh tranh veà nguoàn löïc • Maâu thuaãn giöõa caùc thaønh vieân trong döï aùn • Khaùch haøng muoán thay ñoåi yeâu caàu • Caùc nhaø quaûn lyù cuûa toå chöùc “Meï” muoán giaûm chi phí ---> Ngöôøi quaûn lyù gioûi seõ phaûi giaûi quyeát nhieàu maâu thuaãn naøy b. Vai troø cuûa nhaø quaûn lyù döï aùn • Quaûn lyù caùc moái quan heä giöõa ngöôøi vaø ngöôøi trong caùc toå chöùc cuûa DA • Phaûi duy trì söï caân baèng giöõa chöùc naêng : - Quaûn lyù döï aùn - Kyõ thuaät cuûa döï aùn • Ñöông ñaàu vôùi ruûi ro trong quaù trình QLDA • Toàn taïi vôùi ñieàu kieän raøng buoäc cuûa döï aùn ---> PM phaûi laäp keá hoaïch, toå chöùc, laõnh ñaïo vaø kieåm tra. Vai troø cuûa nhaø quaûn lyù chöùc naêng (Functional Manager) • Laøm theá naøo ñeå hoaøn thaønh nhieäm vuï (How) • Nhieäm vuï ñöôïc hoaøn thaønh ôû ñaâu ? (Where) ---> Nhaø quaûn lyù chöùc naêng seõ cung caáp ñaày ñuû nguoàn löïc ñeå hoaøn thaønh muïc tieâu ñaõ ñeà ra trong ñieàu kieän giôùi haïn cuûa döï aùn http://www.ebook.edu.vn 7 G.V. Cao Haøo Thi
  8. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn c. Traùch nhieäm cuûa nhaø QLDA. Cost Relations Time Quality PM phaûi giaûi quyeát ñöôïc moái lieân heä giöõa 3 yeáu toá : Chi phí, Thôøi gian vaø Chaát löôïng 3.2. Caùc kyõ naêng vaø phaåm chaát cuûa PM a. Caùc kyõ naêng (Required Skills) Kyõ naêng quaûn Kyõ naêng lyù thôøi gian & kyõ thuaät laäp tieán ñoä Kyõ naêng laäp Kyõ naêng ngaân saùch laõnh ñaïo Kyõ naêng tieáp thò Kyõ naêng quan vaø kyù hôïp ñoàng heä con ngöôøi vôùi khaùch haøng vaø quaûn lyù nguoàn löïc Kyõ naêng Kyõ naêng thöông löôïng truyeàn ñaït b. Phaåm chaát cuûa nhaø QLDA • Thaät thaø vaø chính tröïc (Honesty & Integrity) • Khaû naêng ra quyeát ñònh (Decision Making Ability) • Hieåu bieát caùc vaán ñeà veà con ngöôøi (Understanding of Personal Problem) • Tính chaát linh hoaït, ña naêng, nhieàu taøi (Versatility) http://www.ebook.edu.vn 8 G.V. Cao Haøo Thi
  9. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam (AITCV) Giôùi Thieäu veà Döï Aùn vaø Quaûn Lyù Döï AÙn c. Choïn löïa PM : • Generalist > Specialist Bieát toång quaùt > chuyeân saâu • Synthesizer > Analyst Mang ñaàu oùc toång hôïp > mang ñaàu oùc phaân tích • Facilatator > Supervisor Ngöôøi laøm cho moïi vieäc deã daøng ( saün saøng hôïp taùc) > Giaùm saùt Tuøy theo quy moâ cuûa döï aùn maø caùc tính chaát naøy seõ thay ñoåi Yeâu caàu Kyõ naêng quan heä con ngöôøi Kyõ naêng chuyeân moân / kyõ thuaät Quy moâ döï aùn Caâu hoûi: Ai laø ngöôøi thích hôïp vôùi quaûn lyù döï aùn ? ---> Traû lôøi : By Training, Experience & Educational Background ---> Loaïi ngöôøi + Industrial Engineer + Engineering Manager http://www.ebook.edu.vn 9 G.V. Cao Haøo Thi
  10. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn CHÖÔNG 5 KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN 1. CAÙC KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN 1.1. Kieåm soaùt döï aùn a. Ñònh nghóa: Kieåm soaùt döï aùn laø quaù trình goàm 3 böôùc: - Thu thaäp thoâng tin: + tieán ñoä + chi phí + thaønh quaû (caùc yeâu caàu veà kyõ thuaät) - So saùnh caùc thoâng tin naøy vôùi keá hoaïch vaø caùc yeâu caàu ñaõ ñeà ra. - Thöïc hieän caùc bieän phaùp söûa ñoåi, hieäu chænh nhaèm muïc ñích ñaït ñöôïc yeâu caàu ñaõ ñeà ra (hay thaønh quaû mong muoán) b. Caùc daïng cuûa kieåm soaùt döï aùn Coù 3 thaønh phaàn cuûa kieåm soaùt döï aùn: thôøi gian (time), chi phí (cost) vaø yeâu caàu kyõ thuaät (technical requirements) coù 3 daïng kieåm soaùt töông öùng laø: - kieåm soaùt thôøi gian - kieåm soaùt chi phí - kieåm soaùt caùc yeâu caàu veà chaát löôïng Neáu kieåm soaùt töøng thaønh phaàn coù theå ñem laïi hieäu quaû toái ña cuïc boä nhöng chöa chaéc seõ ñem laïi hieäu quaû toái ña toaøn phaàn. Do vaäy thoâng thöôøng caùc heä thoáng kieåm soaùt döï aùn laø söï toå hôïp cuûa 3 thaønh phaàn noùi treân phöông phaùp tieâu chí caùc heä thoáng kieåm soaùt chi phí/tieán ñoä (Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC). Trong phöông phaùp naøy ngöôøi ta coá gaéng kieåm soaùt ñöôïc caû chi phí vaø tieán ñoä, coøn yeâu caàu veà kyõ thuaät laø öu tieân soá moät. Coù 2 loaïi kieåm soaùt: + kieåm soaùt beân trong (internal control) + kieåm soaùt beân ngoaøi (external control) Kieåm soaùt beân trong laø heä thoáng vaø quy trình giaùm saùt do phía thöïc hieän döï aùn Kieåm soaùt beân ngoaøi laø caùc quy trình vaø tieâu chuaån kieåm soaùt ñöôïc aán ñònh bôûi khaùch haøng. Moâ hình cuûa heä thoáng kieåm soaùt: - Heä thoáng ñôn giaûn (simple system) - Heä thoáng phöùc taïp, cao caáp (high level system) http://www.ebook.edu.vn 1 G.V. Cao Haøo Thi
  11. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn Ñaàu vaøo Ñaàu ra Quaù trình Phaûn hoài Heä thoáng ñôn giaûn chæ coù moät chu trình phaûn hoài thoâng tin. Heä thoáng cao caáp coù nhieàu chu trình phaûn hoài thoâng tin, coù theå ñieàu chænh muïc tieâu/tieâu chuaån caùc heä thoáng giaùm saùt phuï. c. Caùc böôùc kieåm soaùt döï aùn: coù 4 böôùc: Böôùc 1: Thieát laäp caùc tieâu chuaån yeâu caàu ñoái vôùi döï aùn + Caùc ñaëc tröng kyõ thuaät (naèm trong hoà sô thieát keá neáu coù söûa ñoåi phaûi ñöôïc baøn baïc vaø ghi thaønh vaên baûn) + Ngaân saùch cuûa döï aùn + Caùc chi phí + Caùc nguoàn löïc yeâu caàu Böôùc 2: Giaùm saùt (monitoring) + Quan saùt caùc coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän trong thöïc teá Böôùc 3: + So saùnh caùc tieâu chuaån yeâu caàu veà caùc coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän trong thöïc teá tính cho ñeán ngaøy thöïc hieän kieåm tra. + Öôùc tính thôøi gian vaø chi phí ñeå hoaøn thaønh caùc coâng vieäc coøn laïi ñeå hoaøn taát toaøn boä döï aùn. Böôùc 4: + Thöïc hieän caùc bieän phaùp söûa chöõa, hieäu chænh khi caùc keát quaû thöïc teá coù söï khaùc bieät so vôùi caùc tieâu chuaån ñaõ ñeà ra. d. Caùc vaán ñeà khoù khaên thöôøng gaëp trong kieåm soaùt döï aùn - Chæ nhaán maïnh moät soá yeáu toá naøo ñoù, ví duï nhö chæ nhaán maïnh vaøo chi phí maø boû qua caùc yeáu toá khaùc nhö thôøi gian vaø chaát löôïng.(Ngöôøi xaây döïng thöôøng quan taâm ñeán chi phí coøn khaùch haøng thöôøng quan taâm ñeán chaát löôïng). - Quy trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hay nheï nhaát laø khoâng ñöôïc söï ñoàng yù. - Thoâng tin thöôøng khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñöôïc baùo caùo ñaày ñuû. http://www.ebook.edu.vn 2 G.V. Cao Haøo Thi
  12. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn - Thaùi ñoä töï baûo veä, töï bieän hoä daãn ñeán thaønh kieán hay thoâng tin thieân leäch. - Caùc nhaø quaûn lyù coù quan ñieåm khaùc nhau veà vaán ñeà coøn tranh caõi. - Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin vaø haïch toaùn khoâng ñuùng. 1.2. Ñaùnh giaù döï aùn (Project Evaluation) Ñaùnh giaù döï aùn laø phaân tích söï hieäu quaû vaø söï hieän höõu (effects and efficiency) cuûa döï aùn so vôùi muïc tieâu ñaõ ñeà ra.nhaèm ñeå: - Ñaït ñöôïc muïc tieâu cuûa döï aùn - Ghi nhaän caùc baøi hoïc kinh nghieäm - Laäp keá hoaïch vaø chính saùch cho töông lai 1.3. Giaùm saùt döï aùn (Project monitoring) Laø quaù trình kieåm tra thöôøng xuyeân veà tieán trình cuûa döï aùn trong suoát thôøi gian thöïc hieän döï aùn cuõng nhö trong caùc giai ñoaïn vaän haønh cuûa döï aùn vôùi muïc tieâu cung caáp thoâng tin laøm cô sôû cho caùc quyeát ñònh quaûn lyù nhö: - Giaùm saùt laø söï caàn thieát ñoái vôùi kieåm soaùt döï aùn - Giuùp caùc thaønh vieân cuûa döï aùn hieåu toát hôn veà caùc muïc tieâu cuûa döï aùn - Gia taêng moái quan heä giöõa cac nhoùm coâng taùc - Chuaån bò cho caùc nhoùm coâng taùc thích nghi vôùi moïi söï thay ñoåi trong döï aùn - Gia taêng taàm nhìn veà döï aùn cuûa caùc nhaø quaûn lyù caáo cao - Caûi thieän moái quan heä vôùi khaùch haøng Heä thoáng giaùm saùt höõu hieäu khi: - Ñaày ñuû vaø coù lieân quan - Baùo caùo ñeán moïi caáp quaûn lyù - Thu thaäp vaø baùo caùo döõ lieäu kòp thôøi - Caùc söï khaùc bieät so vôùi hoaïch ñònh caàn phaïi ñöôïc söûa ñoåi 2. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ CUÛA DÖÏ AÙN 2.1. Phöông phaùp truyeàn thoáng veà kieåm soaùt chi phí - Söû duïng caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng reõ cho moãi nhoùm coâng vieäc. - Moãi baùo caùo chi phí goàm: + Moâ taû coâng vieäc + Tieán ñoä theo thôøi gian + Ai laø ngöôøi chòu traùch nhieäm + Ngaân saùch theo thôøi gian + Nguoàn löïc (nhaân löïc, trang thieát bò, vaät lieäu) yeâu caàu http://www.ebook.edu.vn 3 G.V. Cao Haøo Thi
  13. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn - Ñoái vôùi moãi baùo caùo chi phí thöôøng ngöôøi ta phaân tích söï khaùc bieät ñeå xem soá tieàn chi ra nhieàu hôn hay ít hôn ngaân saùch ñaõ döï truø. Ví duï: Döï aùn laøm 1000 m ñöôøng coù toång chi phí laø 200.000 USD. Keá hoaïch cöù 1 ngaøy laøm ñöôïc 25 m/ngaøy, chi phí phaûi traû laø 200 USD/1m. Toång thôøi thöïc hieän laø : 1000/25 = 40 ngaøy Giaû söû ñeán cuoái ngaøy 18 ñaõ laøm ñöôïc 400 m. Theo keá hoaïch thì ñeán cuoái ngaøy 18 seõ coù soá tieàn chi theo keá hoaïch laø: 18 x 25 x 200 = 90.000 USD Thöïc chi cuoái ngaøy 18 laø: 400 x 200 = 80.000 USD Nhöôïc ñieåm cuûa phöông phaùp truyeàn thoáng Trong quaûn lyù döï aùn neáu chæ coù söï phaân tích khaùc bieät veà chi phí (cost variance analysis) thì khoâng ñuû bôûi vì noù khoâng cho bieát bao nhieâu khoái löôïng coâng vieäc ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh cuõng nhö khoâng cho bieát chi phí trong töông lai seõ laø bao nhieâu neáu muoán hoaøn thaønh döï aùn. 2.2 Phöông phaùp C/SCSC (Cost / Schedule Control System Criteria) Naêm 1962, phöông phaùp naøy ñöôïc aùp duïng trong: + boä quoác phoøng Myõ + NASA (National Aerautic Space Adiministration) a. Caùc ñaïi löôïng phaân tích veà thaønh quaû (Performance Analysis) 1) BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Chi phí döï tính cuûa coâng vieäc theo keá hoaïch BCWS laø soá löôïng nguoàn löïc thöôøng ñöôïc tính theo ñôn vò tieàn ñöôïc hoaïch ñònh seõ chi ñeå thöïc hieän moät coâng vieäc cuï theå ôû moät thôøi ñieåm cho tröôùc. 2) ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thöïc söï cuûa moät coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän. ACWP laø soá löôïng nguoàn löïc thöôøng ñöôïc tính theo ñôn vò tieàn ñaõ thöïc chi trong thöïc teá ñeå thöïc hieän moät coâng vieäc cuï theå trong moät thôøi ñieåm cho tröôùc. 3) BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí döï tính cuûa coâng vieäc ñaõ ñöôïc thöïc hieän. BCWP coøn ñöôïc goïi laø Giaù trò ñaõ thu ñöôïc (Earned Value) http://www.ebook.edu.vn 4 G.V. Cao Haøo Thi
  14. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn BCWS = Ngaân saùch döï tính cho x % coâng vieäc ñöôïc hoaïch ñònh toaøn boä coâng vieäc cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt Ví duï: BCWS = 200.000 x 18 / 40 = 90.000 $ BCWP = Ngaân saùch döï tính cho x % coâng vieäc thöïc söï ñaõ laøm toaøn boä coâng vieäc cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt Ví duï: BCWP = 200.000 x 400 / 1.000 = 80.000 $ b. Caùc ñaïi löôïng phaân tích veà sai leäch (Variance Analysis) 1) Sai leäch veà tieán ñoä – SV (Schedule Variance) SV = BCWP – BCWS SV > 0 Vöôït tieán ñoä (Ahead schedule) SV = 0 Ñuùng tieán ñoä (On schedule) SV < 0 Chaäm tieán ñoä (Behind schedule) Löu yù: Taát caû caùc giaù trò ñeàu ñöôïc quy thaønh tieàn Ví duï: SV = 80.000 – 90.000 = -10.000 $ Chaäm tieán ñoä Cuï theå laø chaäm tieán ñoä : 10.000 / 200 = 50 m Hoaëc: 50 / 25 = 2 ngaøy 2) Sai leäch veà chi phí – CV (Cost Variance) CV = BCWP – ACWP CV > 0 khoâng vöôït chi phí (Cost under run) CV = 0 ñuùng chi phí (On cost) CV < 0 vöôït chi phí (Cost over run) Löu yù: - Khi söû duïng caàn tính ñuùng, tính ñuû keå caû chi phí khoâng phaûi laø tieàn maët. - Khi tính BCWP ñaõ coù tính chi phí döï phoøng http://www.ebook.edu.vn 5 G.V. Cao Haøo Thi
  15. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn 3) Sai leäch keá toaùn – AV (Accounting Variance) AV = BCWS – AWCP AV > 0 Ngaân saùch theo keá hoaïch lôùn hôn thöïc chi AV = 0 Ngaân saùch theo keá hoaïch ñuùng baèng thöïc chi AV < 0 Ngaân saùch theo keá hoaïch nhoû hôn thöïc chi Ví duï: ôû ngaøy thöù 18, ACWP = 80.000 $ CV =0 AV = 90.000 – 80.000 = 10.000 $ 4) Sai leäch thôøi gian – TV (Time Variance) TV = SD – BCSP TV chæ ra möùc ñoä sôùm hay treã cuûa döï aùn so vôùi keá hoaïch SD (Status Date): Ngaøy xem xeùt BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): ngaøy maø taïi ñoù BCWS = BCWP c. Caùc chæ soá thaønh quaû coâng vieäc 1) Chæ soá thaønh quaû veà tieán ñoä – SPI (Schedule Performance Index) SPI = BCWP / BCWS SPI > 1 BCWP > BCWS SV > 0 vöôït tieán ñoä 2) Chæ soá thaønh quaû veà chi phí – CPI (Cost Performance Index) CPI = BCWP / ACWP CPI > 1 BCWP > ACWP CV > 0 Khoâng vöôït chi phí d. Döï baùo thaønh quaû chi phí cho töông lai (Forecasting Future Cost Performance) 0 SD n BCWS BCAC BCWP ACWP http://www.ebook.edu.vn 6 G.V. Cao Haøo Thi
  16. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam Kieåm Soaùt Döï AÙn 1) Döï baùo chi phí ñeå hoaøn thaønh phaàn vieäc coøn laïi cuûa döï aùn FCTC (Forecast Cost To Complete Project) ACWP ( BCAC − BCWS ) FCTC = ( BCAC − BCWP ) × = BCWP CPI BCAC (Budgeted Cost At Completion) 2) Chi phí döï baùo cho toaøn boä döï aùn FCAC = ACWP + FCTC Baøi taäp Theo keá hoaïch, moät döï goàm coù caùc döï lieäu sau: Coâng taùc Thôøi gian (tuaàn) Chi phí ($) Chi phí /tuaàn A 5 1.500 300 B 3 3.000 1000 C 7 5.700 814 Sau 4 tuaàn kieåm tra Coâng taùc Chi phí thöïc teá Chi phí döï tính % coâng vieäc ñaõ thöïc hieän A 1.500 ? 100% B 3.000 ? 100% C 2.900 ? 2 x 100% 7 Haõy ñaùnh giaù ñeán cuoái tuaàn thöù 4 caùc coâng taùc A, B, C ñaït tieán ñoä chi phí nhö theá naøo? http://www.ebook.edu.vn 7 G.V. Cao Haøo Thi
  17. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn CHÖÔNG 4 HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN & LAÄP TIEÁN ÑOÄ DÖÏ AÙN (Project Planning and Scheduling) 1. GIÔÙI THIEÄU 1.1 Hoaïch ñònh döï aùn Hoaïch ñònh döï aùn (HÑDA) laø quaù trình saép xeáp vaø quaûn lyù caùc coâng taùc/coâng vieäc nhaèm hoaøn thaønh muïc tieâu cuûa döï aùn. Nghóa laø giaûi quyeát caùc vaán ñeà laäp thôøi gian bieåu cho caùc coâng taùc vaø nguoàn löïc (con ngöôøi, thieát bò, nguyeân vaät lieäu,...) ñeå thöïc hieän döï aùn. Hôn nöõa, noù cuõng laø cô sôû ñeå kieåm soaùt vaø ñaùnh giaù quaù trình thöïc hieän döï aùn. 1.2. Caùc böôùc trong hoaïch ñònh döï aùn: • Xaùc ñònh muïc tieâu vaø phaïm vi cuûa döï aùn. • Tìm kieám thoâng tin • Thieát laäp caáu truùc phaân vieäc • Thieát laäp baûn baùo caùo cho moãi coâng taùc • Thieát laäp sô ñoà traùch nhieäm • Öôùc tính thôøi gian, ngaân saùch, nguoàn löïc ñöôïc ñoøi hoûi cho moãi coâng taùc. • Ñaùnh giaù - söûa ñoåi • Chuaån bò keá hoaïch, ngaân saùch vaø thôøi gian bieåu • Pheâ chuaån. 1.3. Tieâu chuaån ñaùnh giaù vieäc hoaïch ñònh döï aùn thaønh coâng • Noäi dung (Content): Hoaïch ñònh neân ñaày ñuû chi tieát caàn thieát nhöng khoâng neân quaù chi tieát laøm noù trôû neân phöùc taïp. Nghóa laø noäi dung HÑ phaûi roõ raøng, khoâng mô hoà. • Coù theå hieåu ñöôïc (Understandability): moïi ngöôøi coù theå deã daøng hieåu ñöôïc muïc tieâu cuûa moãi coâng vieäc vaø thöïc hieän noù nhö theá naøo. • Coù theå thay ñoåi ñöôïc (Changeability): Moät hoaïch ñònh döï aùn hieäu quaû laø noù deã daøng thay ñoåi, caäp nhaät vaø söûa ñoåi. • Coù theå söû duïng ñöôïc (Usability): HÑ phaûi taïo ñieàu kieän deã daøng cho vieäc kieåm soaùt tieán trình thöïc hieän döï aùn vaø truyeàn ñaït thoâng tin. 1.4. Nhöõng vaán ñeà thöôøng gaëp trong hoaïch ñònh döï aùn (Taïi sao hoaïch ñònh bò thaát baïi) • Muïc tieâu cuûa coâng ty khoâng roõ raøng ôû nhöõng caáp toå chöùc thaáp hôn. • Hoaïch ñònh quaù nhieàu vieäc trong thôøi gian quaù ít. • Öôùc tính veà taøi chính khoâng ñuû. PM4.doc 1 G.V. Cao Haøo Thi
  18. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn • Hoaïch ñònh döïa treân nhöõng döõ lieäu khoâng ñaày ñuû. • Tieán trình hoaïch ñònh khoâng coù heä thoáng. • Hoaïch ñònh ñöôïc thöïc hieän bôûi nhöõng nhoùm hoaïch ñònh. • Khoâng ai bieát ñöôïc muïc tieâu cuoái cuøng. • Khoâng ai bieát ñöôïc nhöõng yeâu caàu veà nhaân söï. • Khoâng ai bieát ñöôïc nhöõng moác thôøi gian quan troïng, bao goàm vieäc vieát baùo caùo. • Ñaùnh giaù döï aùn döïa treân nhöõng phaùn ñoaùn maø khoâng döïa treân nhöõng tieâu chuaån hoaëc soá lieäu quaù khöù. • Khoâng ñuû thôøi gian ñeå coù nhöõng ñaùnh giaù thích hôïp. • Khoâng coù ai quan taâm ñeán nguoàn nhaân löïc saün coù vôùi nhöõng kyõ naêng caàn thieát. • Moïi ngöôøi laøm vieäc khoâng höôùng tôùi cuøng moät ñaëc tính kyõ thuaät. • Moïi ngöôøi thöôøng thay ñoåi thôøi gian thöïc hieän caùc coâng taùc maø khoâng quan taâm ñeán tieán ñoä thöïc hieän chung. 1.5 Moät soá phöông phaùp thöôøng duøng trong hoaïch ñònh döï aùn: Caùc phöông phaùp hoaïch ñònh döï aùn: • Hoaïch ñònh döï aùn (HÑDA) theo moác thôøi gian (Milestone Schedule) • HÑDA theo caáu truùc phaân vieäc (Work Break Down Structure) • HÑDA theo sô ñoà Gantt (bieåu ñoà thanh ngang) • HÑDA theo sô ñoà maïng (Network System) Chöông naày seõ trình baøy caùc phöông phaùp hoaïch ñònh döï aùn trong ñoù chuù troïng ñeán sô ñoà maïng 2. CAÙC PHÖÔNG PHAÙP HOAÏCH ÑÒNH DÖÏ AÙN 2.1. Hoaïch ñònh döï aùn theo moác thôøi gian Neâu caùc giai ñoaïn hoaëc caùc hoaït ñoäng chính cuûa döï aùn vôùi moác thôøi gian baét ñaàu vaø thôøi gian keát thuùc. Bieåu ñoà moác thôøi gian ñöôïc trình baøy sô löôïc, ñôn giaûn giuùp nhaø quaûn lyù naém ñöôïc tieán ñoä chung coâng vieäc thöïc hieän caùc hoaït ñoäng chính. Thôøi gian Naêm 1 Naêm 2 Coâng vieäc 1, 2, 3, ... 10, 11, 12 1, 2, 3, ... 10, 11, 12 A B C D E 2.2. Hoaïch ñònh theo caáu truùc phaân vieäc (Work Break Down Structure WBS) PM4.doc 2 G.V. Cao Haøo Thi
  19. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Sô ñoà caáu truùc phaân vieäc moâ taû toaøn boä coâng vieäc cuûa döï aùn, phaân coâng coâng vieäc cuï theå theo töøng caáp quaûn lyù, neâu roõ traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa töøng nhoùm coâng taùc ñoàng thôøi ñaùnh giaù thôøi gian vaø chi phí hoaøn thaønh coâng vieäc ñaõ ñeø ra. Cáúu truïc phán viãûc laì mäüt bæåïc quan troüng trong tiãún trçnh hoaûch âënh dæû aïn. WBS laì tiãún trçnh phán chia dæû aïn täøng thãø thaình caïc cäng viãûc nhoí hån vaì cuû thãø hån. Maì nhæîng cäng viãûc naìy âäüc láûp, coï thãø quaín lyï âæåüc, täøng håüp âæåüc vaì âo âæåüc. Muûc tiãu cuía phán têch WBS laì nhàòm xaïc âënh caïc cäng viãûc maì noï coï thãø âæåüc nháûn biãút thäng qua viãûc lãn kãú hoaûch, dæû truì ngán saïch, giaïm saït vaì kiãøm soaït. Bieåu ñoà caáu truùc coâng vieäc taïo thuaän lôïi baùo caùo keát quaû cho ban quaûn lyù döï aùn, cho caùc caáp quaûn lyù theo chöùc naêng chuyeân moân vaø qua ñoù ta coù theå naém baét ñöôïc caùc thoâng tin caàn thieát cuûa döï aùn. Caáu truùc phaân vieäc cuõng taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho vieäc xaây döïng sô ñoà maïng sau naày. Caáp 1 Döï aùn Coâng vieäc Coâng vieäc Coâng vieäc Caáp 2 A B C Caáp 3 A1 A2 A3 An Caáp n • WBS thöôøng coù caùc ñaëc ñieåm sau: • WBS ñöôïc thöïc hieän döïa treân caû yeáu toá chöùc naêng laãn vaät chaát • Moät vaøi yeáu toá coâng vieäc chöùc naêng ñieån hình laø söï hoã trôï veà cung öùng, quaûn lyù döï aùn, tieáp thò, kyõ thuaät vaø söï toång hôïp caùc heä thoáng • Nhöõng yeáu toá vaät chaát laø nhöõng coâng trình kieán truùc, saûn phaåm, thieát bò,..; Chuùng coøn yeâu caàu veà lao ñoäng, nguyeân vaät lieäu, vaø nhöõng nguoàn löïc khaùc ñeå saûn xuaát hoaëc xaây döïng. • Nhöõng yeâu caàu veà noäi dung vaø nguoàn löïc cho moät nhieäm vuï laø söï keát hôïp caùc coâng taùc vôùi caùc nguoàn löïc töông öùng vôùi chuùng. • Moät WBS thöôøng bao goàm nhöõng yeáu toá coâng vieäc laëp laïi vaø khoâng laëp laïi. 2.3. Hoaïch ñònh döï aùn theo sô ñoà Gantt (sô ñoà thanh ngang) PM4.doc 3 G.V. Cao Haøo Thi
  20. Trung Taâm Vieän Coâng Ngheä Chaâu AÙ taïi Vieät Nam(AITCV) Hoaïch ñònh & Laäp Tieán Ñoä Döï Aùn Naêm 1915 Henry Gantt ñaõ ñeà ra phöông phaùp laäp keá hoaïch theo sô ñoà thanh ngang, theo ñoù caùc coâng vieäc cuûa döï aùn vaø thôøi gian thöïc hieän coâng vieäc ñöôïc bieåu dieãn baèng thanh ngang. Vê duû : Mäüt nhaì maïy theïp âang cäú gàõng traïnh chi phê cho viãûc làõp âàût mäüt thiãút bë kiãøm soaït ä nhiãùm khäng khê. Tuy nhiãn, âãø baío vãû mäi træåìng âëa phæång caïc cå quan coï chæïc nàng âaî buäüc nhaì maïy naìy phaíi làõp mäüt hãû thäúng loüc khäng khê trong voìng 16 tuáön. Nhaì maïy naìy âaî bë caính caïo ràòng noï seî buäüc phaíi âoïng cæía nãúu thiãút bë naìy khäng âæåüc làõp âàût trong thåìi haûn cho pheïp. Do âoï, âãø âaím baío sæû hoaût âäüng cuía nhaì maïy, äng giaïm âäúc muäún hãû thäúng loüc naìy phaíi âæåüc làõp âàût âuïng haûn vaì thuáûn låüi. Nhæîng cäng taïc cuía dæû aïn làõp âàût thiãút bë loüc khäng khê naìy âæåüc trçnh baìy nhæ sau: Caïc cäng taïc trong dæû aïn làõp âàût thiãút bë loüc khäng khê Cäng taïc Mä taí Cäng taïc træåïc Thåìi gian (tuáön) A Xáy dæûng bäü pháûn bãn trong - 2 B Sæía chæîa maïi vaì saìn - 3 C Xáy äúng gom khoïi A 2 D Âäø bã täng vaì xáy khung B 4 E Xáy cæía loì chëu nhiãût C 4 F Làõp âàût hãû thäúng kiãøm soaït C 3 G Làõp âàût thiãút bë loüc khê D,E 5 H Kiãøm tra vaì thæí nghiãûm F,G 2 Cäng taïc A B C D E F G H 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 tuáön Hçnh 1: Så âäö Gantt cuía dæû aïn (theo triãøn khai såïm) PM4.doc 4 G.V. Cao Haøo Thi

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản