Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 5 - PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

3
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 5 - Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, được biên soạn với mục tiêu giúp các bạn học có thể xác định các nhu cầu về thông tin của doanh nghiệp; Các dạng hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp; Các hệ thống thông tin cung cấp tri thức; Các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý: Chương 5 - PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ CHƯƠNG 5 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 1 1 Mục đích học tập ● Xác định các nhu cầu về thông tin của doanh nghiệp ● Các dạng hệ thống thông tin chức năng trong doanh nghiệp ● Các hệ thống thông tin cung cấp tri thức ● Các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định ● Các hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành trong doanh nghiệp @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 2 2 Thảo luận ● Thảo luận tình huống đã đọc @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 3 3 1
Các dạng HTTT trong doanh nghiệp Quản lý cấp cao: ESS Quản lý cấp trung: DSS, MIS Cấp tác nghiệp: TPS, KWS (OAS, AI) @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 4 4 5.1. Các HTTT chức năng  HTTT marketing  HTTT quản lý sản xuất  HTTT quản lý nhân sự  HTTT tài chính, kế toán @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 5 5 Các hoạt động chính của doanh nghiệp Hoạt động cơ bản ● Mua nguyên vật liệu ● Sản xuất ● Chuyển sản phẩm tới khâu cung cấp ● Marketing và bán hàng ● Dịch vụ sau khi bán Hoạt động phụ trợ ● Tài chính, kế toán ● Nhân sự ● Nghiên cứu, phát triển @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 6 6 2
5.1.1. HTTT marketing Chức năng marketing ● Xác định khách hàng hiện nay là ai? ● Khách hàng trong tương lai sẽ là ai? ● Các khách hàng này cần và muốn những gì? ● Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để đáp ứng được các nhu cầu đó. ● Định giá cho sản phẩm và dịch vụ ● Xúc tiến bán hàng ● Phân phối sản phẩm và dịch vụ tới các khách hàng @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 7 7 5.1.1. HTTT Marketing @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 8 8 5.1.2. HTTT sản xuất Mục tiêu của hệ thống sản xuất ● Cung cấp nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác ● Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu ● Tìm kiếm nhân công phù hợp, mặt bằng nhà xưởng và các thiết bị sản xuất ● Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng và thiết bị sản xuất ● Sản xuất sản phẩm và các dịch vụ ● Kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ đầu ra ● Kiểm tra và theo dõi việc sử dụng và chi phí các nguồn lực cần thiết @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 9 9 3
5.1.2. HTTT sản xuất Mục đích của HTTT sản xuất ● Trợ giúp quá trình quản lý hàng hóa dữ trữ ● Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào/đầu ra của quá trình sản xuất ● Dự trữ và giao/nhận hàng dữ trữ ● Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất ● Thiết kế các sản phẩm và dịch vụ ● Hoạch định các điều kiện sản xuất ● Phân chia nguồn nhân lực ● Kiểm tra kế hoạch sản xuất ● Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất ● Thiết kế sản phẩm và công nghệ @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 10 10 5.1.2. HTTT sản xuất @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 11 11 5.1.3. HTTT quản trị nhân lực Chức năng của phòng quản lý nhân sự ● Tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực; đề bạt, thuyên chuyển hay buộc thôi việc người lao động ● Đảm bảo bảo hiểm, phúc lợi và dịch vụ cho người lao động ● Phân tích khả năng sử dụng nguồn nhân lực trong các họat động của doanh nghiệp ● Giúp các nhà quản lý nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân lực ● Cung cấp thông tin cho cấp quản lý cao nhất, nhằm hỗ trợ quá trình ra quyết định sách lược @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 12 12 4
5.1.3. HTTT quản trị nhân lực Các hoạt động chính ● Tuyển chọn người lao động ● Đánh giá các ứng viên và người lao động của doanh nghiệp ● Phân tích và thiết kế công việc ● Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ● Cung cấp báo cáo cho chính phủ theo yêu cầu ● Quản lý lương bổng của người lao động và các kế hoạch trợ cấp ● Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 13 13 5.1.3. HTTT quản trị nhân lực Mức tác nghiệp ● Hệ thống thông tin quản lý lương ● Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc ● HTTT quản lý người lao động ● HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người ● HTTT báo cáo lên cấp trên ● HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 14 14 5.1.3. HTTT quản trị nhân lực Mức chiến thuật ● HTTT phân tích và thiết kế công việc ● HTTT tuyển chọn nhân lực ● HTTT quản lý lương thưởng, và bảo hiểm, trợ cấp ● HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 15 15 5
Ví dụ HTTT quản trị nhân lực Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự Danh mục đơn vị Trích ngang về một Danh mục chức vụ nhân viên Danh mục dân tộc Hệ Danh mục nhân viên Danh mục trình độ chương trình theo đơn vị văn hóa Quản trị Báo cáo tổng hợp Lý lịch cá nhân Nhân sự lương Quyết định phân Báo cáo tổng hợp công, thuyên trình độ văn hóa chuyển, … … @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 16 16 5.1.4. HTTT tài chính, kế toán Chức năng quản trị tài chính trong doanh nghiệp ● Kiểm soát và phân tích điều kiện tài chính của doanh nghiệp ● Quản trị các hệ thống kế toán, chuẩn bị các bảng kê và báo cáo tài chính ● Quản trị quá trình lập ngân sách, dự toán vốn ● Quản trị công nợ khách hàng ● Tính và chi trả lương, quản lý quỹ lương, tài sản, thuế hàng hóa và các loại thuế khác ● Quản trị bảo hiểm thích đáng cho công nhân viên và tài sản của doanh nghiệp ● Hỗ trợ quá trình kiểm toán, nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính và bảo vệ được vốn đầu tư ● Đánh giá các khoản đầu tư mới và khả năng huy động vốn cho các khoản đầu tư đó ● Quản lý dòng tiền của doanh nghiệp @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 17 17 5.1.4. HTTT tài chính, kế toán Các chu trình nghiệp vụ trong HTTT tài chính, kế toán Các sự kiện kinh tế Các giao dịch Chu trình Chu trình Chu trình Chu trình Tiêu thụ Cung cấp Sản xuất Tài chính Chu trình báo cáo Tài chính Báo cáo tài chính @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 18 18 6
5.1.4. HTTT tài chính, kế toán Chu trình tiêu thụ ● Ghi chép các sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu ● Các sự kiện kinh tế ● Nhận đơn đặt hàng của khách ● Giao hàng hóa và dịch vụ cho khách ● Yêu cầu khách thanh toán tiền hàng ● Nhận tiền thanh toán ● Các hệ thống ứng dụng ● Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng ● Hệ thống giao hàng hóa và dịch vụ ● Hệ thống lập hóa đơn bán hàng ● Hệ thống thu quỹ @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 19 19 5.1.4. HTTT tài chính, kế toán Chu trình cung cấp ● Ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng hay dịch vụ ● Các sự kiện kinh tế ● Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết ● Nhận hàng hay dịch vụ ● Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp ● Đơn vị tiến hành thanh toán theo hóa đơn ● Các hệ thống ứng dụng ● Hệ thống mua hàng ● Hệ thống nhận hàng ● Hệ thống thanh toán theo hóa đơn ● Hệ thống chi tiền @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 20 20 5.1.4. HTTT tài chính, kế toán Chu trình sản xuất ● Ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo thành sản phẩm hoặc dịch vụ ● Các sự kiện kinh tế ● Mua hàng tồn kho ● Bán hàng tồn kho ● Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động, và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất ● Chuyển đổi chi phí tạo thành sản phẩm ● Thanh toán lương ● Các hệ thống ứng dụng ● Hệ thống tiền lương ● Hệ thống hàng tồn kho ● Hệ thống chi phí ● Hệ thống tài sản cố định @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 21 21 7
5.1.4. HTTT tài chính, kế toán Chu trình tài chính ● Ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt ● Các sự kiện kinh tế ● Họat động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay ● Sử dụng vốn để tạo ra các tài sản mà việc sử dụng tài sản sẽ tạo ra doanh thu ● Các hệ thống ứng dụng ● Hệ thống thu quỹ ● Hệ thống chi quỹ @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 22 22 5.1.4. HTTT tài chính, kế toán Chu trình báo cáo tài chính ● Chức năng: thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính, và các kết quả đạt được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. Chú ý: Đây là việc thu thập dữ liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp vụ khác và xử lý dữ liệu thu được thành dạng mà có thể tạo ra các báo cáo tài chính ● Các hệ thống ứng dụng ● Hệ thống sổ cái ● Hệ thống báo cáo tài chính @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 23 23 5.1.4. HTTT kế toán Xử lý đơn Lập hóa Phải thu Tiền nhận Báo cáo tài Sổ cái đặt hàng đơn của khách được chính Tiền mặt nhận được và quỹ tiền mặt Hệ thống báo cáo và xử lý sổ cái Phân tích Khoản Tiền bán hàng phải trả Hệ thống xử lý giao dịch bán hàng Mua hàng Bảng tính hóa lương Xử lý hàng Bảng chấm tồn kho công Hệ thống xử lý giao Hệ thống xử lý giao dịch mua bán dịch trả lương @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 24 24 8
5.2. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CUNG CẤP TRI THỨC 25 5.2.1. HTTT tự động hóa công việc văn phòng ● HTTT tự động công việc văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 26 26 Hoạt động trong một văn phòng CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH Tỷ lệ CNTT HỖ TRỢ 1. Quản lý tài liệu 40% Quản lý tài liệu Tạo tệp tin, lưu trữ, khôi phục và liên kết hình ảnh Các phần cứng và phần mềm xử lý văn và các tài liệu dưới dạng số hóa bản, in ấn văn phòng, xử lý tài liệu số 2. Lên kế hoạch cho mỗi cá nhân và mỗi nhóm 10% Lịch số Thiết kế, quản lý, và liên kết các tài liệu, các kế Tạo lịch điện tử hoạch, và lịch hoạt động Thư điện tử Các phầm mềm làm việc theo nhóm 3. Liên kết với các cá nhân và các nhóm 30% Liên lạc Thiết lập, nhận, và quản lý các cuộc liên lạc âm Điện thoại thanh và số hóa với các cá nhân và các nhóm Thư thoại khác nhau Các phần mềm làm việc theo nhóm 4. Quản lý dữ liệu về các cá nhân và các nhóm 10% Quản lý dữ liệu Lập và quản lý dữ liệu về các khách hàng, nhà Cơ sở dữ liệu về khách hàng cung cấp và các tổ chức bên ngoài doanh Theo dõi dự án nghiệp; và các cá nhân, các nhóm bên trong tổ Quản lý thông tin cá nhân chức 5. Quản lý dự án 10% Quản lý dự án LậpPGS.TS. Phạm Thịhiện, đánh giá, và điều khiển @ kế hoạch, thực Thanh Hồng Các công cụ quản lý dự án trên máy 27 27 9
Hội nghị qua các phương tiện viễn thông ● Sử dụng các phương tiện điện tử cho phép các cuộc họp có thể thực hiện được cùng lúc tại nhiều địa điểm khác nhau ● Họp âm thanh (Audio conferencing) = một cuộc gọi điện thoại với sự tham gia đàm thoại của 3 người trở lên ● Họp âm thanh và đồ họa (Audiographic conferencing) = mở rộng của audio conferencing, cho phép các thành viên có thể xem được các tài liệu dưới dạng biểu diễn đồ họa ● Họp video (Videoconferencing) = cuộc gặp gỡ trao đổi của một nhóm người mà mỗi người có thể quan sát những người khác qua một màn hình @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 28 28 Thư điện tử, thư thoại và fax ● Các đặc trưng ● Nội dung mang tính xã hội ● Dễ hiểu nhầm thông tin ● Các mối quan hệ ● Tính riêng tư và tính bảo mật ● Thư rác ● Quá tải thông tin @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 29 29 Nhắn tin trực tiếp & các phòng đàm thoại ● Nhắn tin trực tiếp = gửi tin nhắn ● Phòng đàm thoại = các cuộc họp qua máy tính không mang tính chính thức ● Cả hai đều chịu ảnh hưởng của văn hóa Internet và được phát triển như một công cụ kinh doanh @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 30 30 10
Ưu và nhược điểm của tự động hóa công việc văn phòng ● Ưu điểm ● Truyền thông hiệu quả hơn ● Truyền thông trong thời gian ngắn hơn ● Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax) ● Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi ● Nhược điểm ● Chi phí cho phần cứng khá lớn ● Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công việc ● An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được những thông tin không mong muốn, gây gián đoạn công việc @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 31 31 5.2.2. HTTT cung cấp tri thức (KWS) ● Bao gồm các hệ thống chuyên gia và hệ thống trí tuệ nhân tạo ● Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động, tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết cho một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp Cân nhắc Dữ liệu Xử lý, Thông tin Với những tri thức sắp xếp kinh nghiệm đã có @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 32 32 Các loại HTTT cung cấp tri thức ● Hệ thống trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) ● Phát triển các chương trình máy tính để thực hiện một số các hành vi tri thức của con người ● Giúp cho DN tạo một cơ sở dữ liệu tri thức ● Phục vụ chođầu những các lĩnh vực đặc biệt Bắt một số nghiên cứu về AI Thương mại hóa AI 1950 1960 1970 1980 1990 Phương pháp giải Phương pháp biểu Hệ thống tri thức Tích hợp AI với quyết các vấn đề diễn tri thức cho các lĩnh vực môi trường HTTT tổng quát đặc biệt chung @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 33 33 11
Các loại HTTT cung cấp tri thức ● Ứng dụng của AI ● Xử lý ngôn ngữ tự nhiên ● Tự động hóa ● Nhận dạng các cảnh động (hệ thống vệ tinh) ● Nhận dạng âm thanh ● Máy tự học ● V.v.. @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 34 34 Các loại HTTT cung cấp tri thức ● Hệ thống chuyên gia (Expert System - ES) ● Một hệ thống tri thức sử dụng tri thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết ● tri thức sâu trong một lĩnh vực hẹp ● Hoạt động với các thuật toán (nếu-thì) ● Cơ sở dữ liệu chuyên gia @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 35 35 Thành phần Chuyên Nhân công tri thức của ES gia Các công cụ phát triển E.S. Phát triển Cơ sở tri thức --------------------------------------- Ứng dụng Mô tơ suy diễn Giao diện NSD NSD chủ yếu - Khách hàng (hỗ trợ) NSD - Sinh viên (học) - Chuyên gia (“đồng nghiệp”) - Nhà phát triển (nâng cấp HT) @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 36 36 12
Các loại HTTT cung cấp tri thức ● Các lĩnh vực ứng dụng của ES ● Chẩn bệnh ● Điều khiển ● Kiểm soát các quá trình ● Thiết kế ● Lập kế hoạch và lịch trình ● Tạo các lựa chọn ● V.v.. @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 37 37 Các loại HTTT cung cấp tri thức ● Ưu điểm ● Hoàn thành các phần công việc thậm chí nhanh hơn một chuyên gia ● Tỷ lệ sai sót khá thấp (đôi khi còn thấp hơn một chuyên gia) ● Có khả năng tạo được những lời khuyên phù hợp và không thay đổi ● Có thể đóng vai trò của một chuyên gia hiếm ở một lĩnh vực hẹp ● Khi được sử dụng cho mục đích đào tạo, ES giúp quá trình học hiệu quả hơn ● Có thể sử dụng ES cho những môi trường gây nguy hiểm cho con người ● Có thể sử dụng để tạo tri thức của một tổ chức ● Có thể cung cấp tri thức tại bất kỳ thời điểm nào @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 38 38 Các loại HTTT cung cấp tri thức ● Nhược điểm của ES ● Giới hạn về mặt công nghệ ● Khó thu thập tri thức cho ES ● Phải xác định được ai là chuyên gia cho lĩnh vực đang quan tâm ● Phải có sự thống nhất giữa các chuyên gia trong cùng lĩnh vực về giải pháp cho một vấn đề cụ thể ● Chuyên gia phải sẵn sàng hợp tác với các nhân công tri thức ● Khó duy trì các chuyên gia trong một tổ chức @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 39 39 13
Vai trò của HTTT cung cấp tri thức trong doanh nghiệp 1. Diễn đạt các tri thức ngoài doanh nghiệp 2. Người cố vấn nội bộ của mỗi doanh nghiệp 3. Nhân công tri thức là những tác nhân thay đổi tổ chức @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 40 40 Yêu cầu đối với HTTT cung cấp tri thức ● Phải liên hệ được với nhiều nguồn thông tin và dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp ● Đòi hỏi các phần mềm hỗ trợ đồ họa, phân tích, quản lý tài liệu, dữ liệu, và có khả năng truyền thông ở mức cao hơn các hệ thống khác ● Phải được hỗ trợ về phần cứng ● Có những giao diện tiện ích ● Phải sử dụng các máy trạm mạnh hơn so với các máy vi tính thông thường @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 41 41 Đặc điểm trong quản lý tri thức 1. Quản lý tri thức là công việc tốn kém 2. Quản lý tri thức hiệu quả đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống giải pháp lai ghép giữa con người và công nghệ 3. Quản lý tri thức cần phải có những người quản lý có tri thức 4. Quản lý tri thức có lợi từ việc sắp xếp, định hướng nhiều hơn là từ các mô hình, được xây dựng từ thị trường hơn là từ hệ thống cấp bậc 5. Chia sẻ và sử dụng thông tin thường không phải là một hành động tự nhiên 6. Quản lý tri thức có ý nghĩa là phát triển quá trình xử lý công việc tri thức 7. Truy cập dữ liệu mới là bước đầu tiên 8. Quản lý tri thức không bao giờ có điểm dừng @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 42 42 14
5.3. Các hệ thống hỗ trợ nhà quản lý ● Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS) ● Hệ thống thông tin địa lý (GIS) ● Hệ thống thông tin hỗ trợ nhóm (GSS) ● Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (EIS) @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 43 43 Vai trò của nhà quản lý Vai trò Nhóm vai trò Hệ thống hỗ trợ Vai trò cá nhân Cá nhân •Người đại diện Không tồn tại •Người lãnh đạo Không tồn tại •Người liên lạc Hệ thống truyền thông Vai trò thông tin Xử lý thông tin •Trung tâm đầu não HTTT quản lý •Người phổ biến HTTT tự động hóa văn phòng •Người phát ngôn HTTT tự động hóa văn phòng & các hệ chuyên gia Vai trò quyết định Tạo quyết định •Chủ DN Không tồn tại •Người xử lý sự nhiễu loạn Không tồn tại •Người phân phối các nguồn HTTT hỗ trợ quyết định lực Không tồn tại •Người đàm phán @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 44 44 Gap: Tạo quyết định với một cái máy tính ● Gap là một công ty bán lẻ quần áo lớn với 1400 cửa hàng và hàng ngàn mặt hàng khác nhau về kích cỡ và màu sắc ● Vấn đề: ● Tạo quyết định cho việc nhập các sản phẩm mỗi ngày ● Các yếu tố phải cân nhắc ● Làm thế nào để không quá thừa sản phẩm sẽ bị bán chậm và không ở tình trạng thiếu hàng cho những sản phẩm bán chạy ● Nắm vững về các mẫu mốt với tỷ lệ bán được mỗi tuần @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 45 45 15
Gap: Tạo quyết định với một cái máy tính Kết hợp giữa con người và máy tính • Máy tính thu thập dữ liệu bán hàng và đưa vào một kho dữ liệu • Trên 2000 trưởng cửa hàng, các nhà lập kế hoạch, các nhà phân tích và các nhà quản lý kho lưu trữ sẽ cập nhật vào kho dữ liệu • Sử dụng HTTT hỗ trợ ra quyết định  cần nhập thêm các loại sản phẩm nào, số lượng bao nhiêu, mầu sắc ra sao,… • Máy tính cho phép tạo các scenario với các giả thuyết về chiến dịch khuyến mại với từng sản phẩm cụ thể • Máy tính không đưa ra các quyết định mà chỉ cung cấp công cụ cho việc truy cập, xử lý dữ liệu, và cân nhắc các scenario khác nhau @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 46 46 Firestone Rubber & Tire Co. ● Firestone Rubber & Tire Co., Akron, Ohio ● Đánh giá chiến lược để đưa ra những mẫu bánh xe ô tô mới ● Hệ thống cho phép tìm kiếm các mối quan hệ giữa các kết quả kinh doanh trước đây với một số biến ngoại vi như số lượng ô tô được sản xuất, GDP  Dự báo ● Công ty xây dựng một CSDL với trên 200 nhãn hiệu bánh xe ô tô của các đối thủ cạnh tranh bao gồm số lượng sản xuất, tính năng, ước tính doanh số,…  Hỗ trợ cho phó giám đốc công ty ra quyết định về chiến lược cạnh tranh phù hợp @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 47 47 Quá trình ra quyết định Các hoạt động thu thập tin tức Thiết kế giải pháp Lựa chọn Thực hiện @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 48 48 16
Ví dụ về các dạng quyết định ● Hai trò chơi phổ biến: cờ kẻ caro, và cờ vua Cấu trúc – ta có thể viết Không có cấu trúc – một chương trình thực hiện các số “rules of thumb” có thể bước đi đảm bảo luôn sử dụng nhưng không có dành phần thắng giải thuật đảm bảo thắng lợi @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 49 49 Các dạng quyết định ● Quyết định có cấu trúc: bao gồm một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, có tính lặp lại và theo thông lệ ● VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua NVL  Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch) ● Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại ● VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro  Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính ● Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, không có tính lặp lại ● VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới  Con người ra quyết định và máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 50 50 HTTT hỗ trợ ra quyết định Các hệ thống máy tính ở cấp quản lý của một tổ chức cho phép tổng hợp dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc và nửa cấu trúc được gọi là HTTT hỗ trợ quyết định DSS MIS Cung cấp các công cụ tích hợp Cung cấp các thông tin có dữ liệu, các mô hình, và ngôn ngữ cấu trúc cho người sử dụng cho người sử dụng Thiết lập các công cụ được sử Xác định các nhu cầu về thông tin dụng trong quá trình ra quyết định Quá trình lặp Hệ thống phân phối thông tin dựa trên các yêu cầu riêng biệt @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 51 51 17
Ví dụ Biến phân tích Mô hình tính toán Kết quả phân tích @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 52 52 Thành phần của HTTT hỗ trợ ra quyết định TPS KWS MIS Các mô hình cơ sở Mô hình thống kê Mô hình dự báo DSS Mô hình điều hành Cơ sở dữ liệu Mô hình lập KH DSS Hệ thống phần mềm HTTT hỗ trợ ra QĐ Giao diện Người sử dụng @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 53 53 Các yếu tố cấu thành DSS ● CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ dàng truy cập ● Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích và toán học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì và các dạng phân tích dữ liệu khác ● Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL và cơ sở mô hình @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 54 54 18
Ví dụ về mô hình cơ sở Mô hình cho một bảng báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh Số hàng bán = giá trị đầu vào Giá bán = 1,1 * giá bán của năm trước Doanh thu = giá bán * số hàng bán Biến phí đơn vị = 0,5 * giá bán Biến phí = số hàng bán * Biến phí đơn vị Chi phí chung = 0,2 * Biến phí Giá vốn hàng bán = Biến phí + chi phí chung Lãi gộp = doanh thu – giá vốn hàng bán Chi phí điều hành = 0,25 * doanh thu Lợi nhuận trước thuế = Lợi nhuận thuần – chi phí điều hành Thuế = 0,28 * Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Thuế @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 55 55 Ví dụ về mô hình cơ sở Doanh thu 1.100.000 Giá vốn hàng bán 660.000 Lãi gộp 440.000 Chi phí điều hành 275.000 Lợi nhuận trước thuế 165.000 Thuế 46.200 Lợi nhuận sau thuế 118.800 @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 56 56 Ví dụ mô hình cơ sở 2. Phân tích dạng “nếu – thì” với một quyết định marketing - Nếu doanh thu tăng 3% và chi phí vốn bán hàng tăng 5% Ảnh hưởng của tiền thưởng đối với các đại lý Nếu doanh thu tăng 3% và giá vốn hàng bán tăng 5% Vùng Đại lý bán hàng Tổng doanh thu Tổng chi phí Tổng tiền thưởng Hà nội A 40.756 3.432 0 B 117.412 4.346 13.084 158.412 7.778 13.084 Hải phòng C 202.995 5.973 31.826 D 83.072 6.205 0 286.067 12.178 31.826 TP HCM E 83.711 6.695 0 F 37.212 3.528 0 120.923 10.223 0 @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 57 57 19
DSS – kết hợp các sức mạnh ● Sử dụng kết hợp CNTT và con người để phát huy được thế mạnh của cả hai nguồn lực Thế mạnh của con người Ưu điểm của DSS Thế mạnh của CNTT Kinh nghiệm Tăng năng suất Tốc độ Cảm nhận Tăng hiểu biết Thông tin Judgement Tăng tốc độ Khả năng xử lý Tri thức Tăng tính linh hoạt Giảm độ phức tạp của vấn đề @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 58 58 DSS – thay đổi đặc tính của quyết định ● DSS hỗ trợ cho những quyết định dạng bán cấu trúc của nhà quản lý ● Tuy nhiên bản chất của nhiều vấn đề sẽ thay đổi khi ta nghiên cứu kỹ về chúng Có cấu trúc Bán cấu trúc Không có cấu trúc Các quyết định có xu hướng dịch dần về bên tay trái khi mức độ phức tạp được làm rõ, và khi máy tính trở nên mạnh hơn @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 59 59 DSS – thay đổi đặc tính của quyết định ● Ví dụ: ● Quản lý chuỗi cung cấp trong những năm gần đây đã có thể trở nên tự động hóa hoàn toàn – vấn đề này trước đây từng phụ thuộc rất nhiều vào tri thức của một số nhân viên quan trọng (trưởng phòng vật tư) ● Quyết định dạng bán cấu trúc đã trở nên có cấu trúc ● Cờ vua: mọi người đều cho rằng máy tính sẽ không bao giờ có thể thắng được một vua cờ ● 5/1997: Deep Blue của công ty IBM đã đánh thắng vua cờ Garry Kasparov ● Quyết định không có cấu trúc đã trở thành có cấu trúc @ PGS.TS. Phạm Thị Thanh Hồng 60 60 20