Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Chương 3: Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Chia sẻ: Trần Ngọc Lâm | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:17

Thêm vào BST

Báo xấu

143
lượt xem 23
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 3: Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp thuộc bài giảng Hệ thống thông tin quản trị với mục tiêu giúp người sau khi tham khảo có thể nhận diện và mô tả các thành phần chính của một hệ thống thông tin doanh nghiệp, hiểu rõ giá trịvà tầm quan trọng của hệ thống xử lý giao, dịch, hệ thống kiểm soát tiến trình và hệ thống tự động, văn phòng trong quản trị tác nghiệp, hiểu rõ giá trị và tầm quan trọng của hệ thống hỗ trợ ra quyết định, hệ thống thông tin báo cáo và hệ thống thông tin điều hành trong việc đề ra quyết định của tổ chức, đánh giá được tiềm năng sử dụng hệ thống thông tin kinh doanh tại các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Chương 3: Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

2011-2012 H TH NG THÔNG TIN QU N TR CHƯƠNG 3 H th ng thông tin trong doanh nghi p 1 M C TIÊU H C T P Sau khi h c xong chương này, sinh viên có th : • Nh n di n và mô t các thành ph n chính c a m t h th ng thông tin doanh nghi p. • Hi u rõ giá tr và t m quan tr ng c a h th ng x lý giao d ch, h th ng ki m soát ti n trình và h th ng t đ ng văn phòng trong qu n tr tác nghi p. • Hi u rõ giá tr và t m quan tr ng c a h th ng h tr ra quy t đ nh, h th ng thông tin báo cáo và h th ng thông tin đi u hành trong vi c đ ra quy t đ nh c a t ch c. • Đánh giá đư c ti m năng s d ng h th ng thông tin kinh doanh t i các b ph n khác nhau c a t ch c. 2 CÁC V N Đ QU N TR Chương này phát th o vi c s d ng và t m quan tr ng c a h th ng thông tin kinh doanh trong m i tương quan v i các quy t đ nh trong qu n lý và tác nghi p, bao hàm cách đ các h th ng thông tin kinh doanh đư c áp d ng trong doanh nghi p và các c p đ nghi p v cũng như theo các b ph n ch c năng trong m t t ch c hay doanh nghi p. 3 1
2011-2012 N I DUNG CHÍNH 1. H th ng thông tin doanh nghi p 2. H th ng thông tin tác nghi p và H th ng thông tin qu n lý 3. H th ng thông tin cho các b ph n ch c năng 4 1. H th ng thông tin doanh nghi p 1.1 Gi i thi u chung 1.2 H th ng ERP 1.3 H th ng qu n tr quan h khách hàng / nhà cung c p (CRM / SRM) 1.4 H th ng qu n tr chu i cung ng (SCM) 5 1.1 Gi i thi u H th ng thông tin doanh nghi p • H th ng doanh nghi p (Enterprise System) là h th ng h tr cho các quy trình nghi p v c a m t t ch c v i các ch c năng như s n xu t, phân ph i, bán hàng, k toán, tài chính và nhân s . • Các thành ph n chính trong h th ng doanh nghi p: H th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p (Enterprise Resource Planning - ERP) H th ng qu n tr quan h khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) và H th ng qu n tr quan h nhà cung c p (Supplier Relationship Management – SRM) H th ng qu n tr chu i cung ng (Supply Chain Management – SCM) 6 2
2011-2012 So sánh Enterprise System v i các ng d ng riêng l theo ch c năng H th ng doanh nghi p 7 1.2 H th ng ERP • ERP ch cung c p m t gi i pháp tích h p t ch m t nhà cung c p cho các ch c năng nghi p v chính như: ti p th , tài chính, nhân s , k toán… 8 1.2 H th ng ERP (tt) • Ưu đi m c a ERP: Lo i b vi c chia các ng d ng và d li u trong các b ph n khác nhau c a doanh nghi p (các c đ o thông tin – “information islands”) Đư c h tr t t hơn Dùng gi i pháp “best of breed” • Như c đi m c a ERP: Chi phí cao. Đòi h i thay đ i l n khi hi n th c. 9 3
2011-2012 1.3 HT qu n tr quan h khách hàng (CRM) HT qu n tr quan h nhà cung c p (SRM) • H th ng CRM / SRM tích h p h th ng thông tin ch a các thông tin liên quan đ n khách hàng / nhà cung c p. • Bao g m: Thu th p d li u khách hàng / nhà cung c p Phân tích d li u khách hàng / nhà cung c p T đ ng hóa cho b ph n bán hàng / mua hàng • Quá trình thu mua là m t b ph n quan tr ng c a SRM vì chi phí cho nguyên v t li u đ u vào s nh hư ng đ n giá thành c a s n ph m 10 1.4 H th ng qu n tr chu i cung ng (SCM) • M t chu i cung ng bao g m m t chu i các ho t đ ng mang nguyên v t li u t nhà cung c p thông qua doanh nghi p đ mang s n ph m đ n v i khách hàng. • Qu n tr chu i cung ng chính là qu n lý lu ng ho t đ ng này. • Doanh nghi p trong chu i cung ng có th có thay đ i v m c đ h p tác và tích h p 11 1.4 H th ng qu n tr chu i cung ng (tt) (SCM) 12 4
2011-2012 2. H th ng thông tin tác nghi p và H th ng thông tin qu n lý 2.1 H th ng thông tin tác nghi p 2.1.1 H th ng x lí giao d ch. (TPS) 2.1.2 H th ng văn phòng t đ ng. (OAS) 2.1.3 H th ng ki m soát ti n trình. (PCS) 2.2 H th ng thông tin qu n lý 2.2.1 H th ng h tr ra quy t đ nh. (DSS) 2.2.2 H th ng thông tin báo cáo. (IRS) 2.2.3 H th ng th ng thông tin đi u hành. (EIS) 13 2.1 H th ng thông tin tác nghi p H th ng thông tin tác nghi p (Operations Information Systems - OAS) s d ng trong các công vi c v n hành các nghi p v trong ho t đ ng hàng ngày c a doanh nghi p. Bao g m: • H th ng x lí giao d ch. (Transaction Processing Systems - TPS). • H th ng văn phòng t đ ng. (Office Automation Systems - OAS) • H th ng ki m soát ti n trình. (Process Control Systems - PCS) 14 2.1.1 H th ng x lí giao d ch (TPS) • TPS qu n lý vi c giao d ch thông tin và ti n b c gi a m t doanh nghi p v i đ i tác th ba như khách hàng, nhà cung c p, nhà phân ph i… • TPS x lý các giao d ch thư ng xuyên bên trong và bên ngoài doanh nghi p như đ t hàng s n ph m hay d ch v ph c v cho ho t đ ng c p đ tác nghi p. • Ví d : Đ t vé máy bay, Rút ti n t máy ATM 15 5
2011-2012 Các thành ph n chính c a H th ng x lí giao d ch (TPS) 16 2.1.2 H th ng t đ ng văn phòng (OAS) • OAS là h th ng nh m làm gia tăng hi u qu làm vi c cho nh ng ngư i làm vi c văn phòng. • Bao g m các hình th c: a. H th ng qu n lí làm vi c nhóm (Groupware) b. H th ng qu n lý lu ng công vi c (WFMS - Workflow Managament Systems) c. H th ng x lí nh tài li u (DIP - Document Imaging Processing) d. Các ng d ng x lí văn b n, b ng tính 17 a. H th ng Qu n lý làm vi c nhóm (Groupware) • Groupware là h th ng cho phép thông tin và vi c đ ra quy t đ nh đư c chia s b i nh ng con ngư i cùng làm vi c c ng tác v i nhau trong vi c gi i quy t các v n đ . • Groupware cung c p ba cơ ch : o Truy n thông giao ti p (communication) o Làm vi c c ng tác (collaboration) o Ph i h p làm vi c (coordination) 18 6
2011-2012 Các d ng ng d ng khác nhau c a h th ng làm vi c c ng tác Đ ng b B t đ ng b (synchronous) (asynchronous) Khác th i gian, Cùng th i gian, cùng nơi ch n. Cùng đ a đi m cùng nơi ch n. Ví d : h th ng qu n (same location) Ví d : ph n m m lý lu ng công vi c h tr h i h p. (workflow systems) Cùng th i gian, Khác th i gian, khác nơi ch n. khác nơi ch n Khác đ a đi m Ví d : h i th o tr c Ví d : h th ng e- (different location) tuy n (video mail và th o lu n conferencing) theo nhóm 19 Các ch c năng chính c a h th ng Groupware Ch c năng c a Groupware ng d ng E-mail và tin nh n E-mail, x lý bi u m u đi n t Qu n lý văn b n Ph bi n thông tin và chia s thông tin Làm vi c c ng tác Phát tri n nhóm H i th o (conferencing) Text conferencing, video conferencing, whiteboarding Qu n lý th i gian L ch công tác, l ch trình nhóm Qu n lý nhóm làm vi c Giám sát t xa, phân ph i quy n và h tr ra quy t đ nh truy xu t Lu ng công vi c đ c bi t Quan h c ng tác linh ho t (Ad hoc workflow) Lu ng công vi c theo c u trúc Qu n lý các công vi c theo c u trúc (Structured workflow) 20 Source: Screenshot -Universal inbox of Novell GroupWise email/groupware product. Copyright © 2005 Novell, Inc. All Rights Reserved. 21 7
2011-2012 b. H th ng Qu n lý lu ng công vi c (WFMS) • WFMS giúp qu n lý các quy trình nghi p v đ ch c ch n r ng các công vi c đư c ưu tiên th c hi n: Đúng lúc (as soon as possible) Đúng ngư i (by the right people) Đúng trình t (in the right order). • WFMS cung c p các ch c năng: Phân công công vi c. Nh c nh các công vi c c n làm. Cho phép làm vi c c ng tác. L y thông tin c n thi t đ hoàn thành công vi c. Cung c p cho ngư i giám sát m t cách t ng quan v tình tr ng m i công vi c và hi u su t c a nhóm làm vi c. 22 Ví d v h th ng qu n lý lu ng công vi c Nguồn: TIBCO Staffware Process Suite c. H th ng x lí nh tài li u (DIP) • DIP đư c s d ng trong k ngh chuy n các văn b n, tài li u in n thành m t đ nh d ng đi n t đ d dàng t ch c, lưu tr và l y l i. • DIP mang l i nhi u ưu đi m như: Không chi m nhi u không gian lưu tr D dàng t ch c, s p x p, truy c p Lưu tr lâu dài hơn Luân chuy n d dàng hơn 24 8
2011-2012 Các thành ph n c a H th ng DIP Ph n m m qu n lý văn b n hình nh tương thích v i d li u c a đơn đ t hàng Source: Tranmit plc 2.1.3 H th ng ki m soát ti n trình (PCS) • PCS là các h th ng h tr và ki m soát các quá trình s n xu t. H th ng MRP (Materials requirements planning) giúp đ m b o s nguyên v t li u trong kho đ đáp ng nhu c u c a l ch trình s n xu t. H th ng CAD/CAM (Computer-aided design/ Computer-aided manufacture) cung c p các chương trình đ h a cho phép thi t k và t đ ng hóa s n xu t. • Các h th ng này r t quan tr ng trong các lĩnh v c s n xu t hàng hóa. 27 9
2011-2012 Sơ đ quy trình lu ng công vi c đơn gi n c a m t h th ng qu n lý s n xu t 28 Lu ng đi u khi n và các thông tin c n thi t cho m t h th ng MRP 29 2. H th ng thông tin tác nghi p và H th ng thông tin qu n lý 2.1 H th ng thông tin tác nghi p 2.1.1 H th ng x lí giao d ch. (TPS) 2.1.2 H th ng văn phòng t đ ng. (OAS) 2.1.3 H th ng ki m soát ti n trình. (PCS) 2.2 H th ng thông tin qu n lý 2.2.1 H th ng h tr ra quy t đ nh. (DSS) 2.2.2 H th ng thông tin báo cáo. (IRS) 2.2.3 H th ng th ng thông tin đi u hành. (EIS) 30 10
2011-2012 2.2 H th ng thông tin qu n lý H th ng thông tin qu n lý (Management Information Systems - MIS) là h th ng cung c p thông tin ph n h i d a trên các ho t đ ng c a t ch c và h tr đ ra các quy t đ nh qu n tr . Bao g m: • H th ng h tr ra quy t đ nh. (Decision Support Systems - DSS) • H th ng thông tin báo cáo. (Information Reporting Systems - IRS) • H th ng th ng thông tin đi u hành. (Executive Information Systems - EIS) 31 Phân lo i quy t đ nh theo c p qu n tr và lo i hình h th ng thông tin t 32 2.2.1 H th ng h tr ra quy t đ nh (DSS) • DSS cung c p các thông tin nh m h tr cho vi c đ ra quy t đ nh c p chi n lư c và chi n thu t thu n ti n và d dàng hơn. • Theo Watson và Sprague (1993), m t h th ng DSS bao g m ba thành ph n chính: Tương tác h i tho i (Dialogue): cho phép ngư i s d ng th c hi n truy v n, mô hình hóa và xem xét k t qu . D li u (Data): ngu n d li u c n thi t đ t o ra các thông tin. Ví d : các cơ s d li u c a h th ng bán hàng, h th ng k toán… Mô hình (Model): cung c p kh năng phân tích cho DSS. Ví d : mô hình tài chính… 33 11
2011-2012 Các d ng DSS Có 4 d ng DSS chính: • Kinh doanh thông minh (BI - Business Intelligence) • Trí tu nhân t o (AI – Artificial Intelligence): nghiên c u cách đ máy móc có th th c hi n nh ng công vi c như con ngư i. • H chuyên gia (Expert systems): th hi n, trình bày tri th c và các k năng đ ra quy t đ nh như các chuyên gia. • M ng Neural (Neural networks): nghiên c u các k năng gi i quy t v n đ b ng cách tr i nghi m qua m t ph m vi r ng l n c a các v n đ đó. 34 Các thành ph n c u thành c a m t h chuyên gia 35 2.2.2 H th ng thông tin báo cáo (IRS) IRS là h th ng cung c p các thông tin dư i d ng các báo cáo ph c v cho vi c đ ra quy t đ nh. • Các báo cáo đ nh kỳ (Periodic reports): là các báo cáo đư c th c hi n thư ng xuyên theo chu kỳ. Ví d : các báo cáo tài chính theo tháng, phân tích bán hàng theo tu n… • Các báo cáo ngo i l (Exception reports): đư c th c hi n theo nhu c u c a nhà qu n tr khi c n thi t. Ví d : khi doanh s bán hàng xu ng th p và khách hàng đ t t i h n m c tín d ng. 36 12
2011-2012 2.2.3 H th ng thông tin đi u hành (EIS) • EIS cung c p cho các nhà qu n tr cao c p c a doanh nghi p các thông tin c n thi t nh m tr giúp h trong phân tích, so sánh và phác h a ra các xu hư ng ph c v cho vi c đ ra quy t đ nh c p chi n lư c và chi n thu t. • M t tên g i khác c a h th ng này là h th ng h tr đi u hành - ESS (Executive support systems) 37 Các đ c trưng c a h th ng EIS • Cung c p thông tin t ng h p cho phép ki m soát hi u qu kinh doanh thông qua các thông s v các nhân t thành công then ch t (CSFs - critical success factors) hay các ch s đánh giá hi u qu ho t đ ng ch ch t (KPIs - Key Performance Indicators). • Cung c p ch c năng drill-down đ chuy n d li u sang c p đ chi ti t hơn giúp nhà qu n tr tìm đư c nhi u thông tin hơn cho vi c đ ra quy t đ nh. • Cung c p các công c phân tích. • Tích h p d li u t nhi u ngu n và ph i h p v i các thành ph n khác trong vi c gi i quy t các v n đ . • D thao tác và s d ng. 38 Khái ni m Dashboard • Dashboard hay còn g i là digital dashboard là d ng giao ti p đ h a (graphical interface) đ tr giúp cho nh ng ngư i không chuyên v k thu t hi u đư c thông tin c a t ch c. • Dashboard k t h p ch c ch v i kh năng drill-down đ cho phép xem thông tin t t ng quát đ n m c chi ti t khi c n. • Dashboard đư c thi t k không ch n m th hi n các khía c nh tài chính mà còn th hi n đư c các v n đ liên quan đ n các khía c nh khách hàng, quy trình nghi p v , h c t p và phát tri n trong b ng đi m cân b ng (balanced scorecard) 39 13
2011-2012 3. H th ng thông tin cho các b ph n ch c năng 3.1 H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân l c (Human resource management information systems) 3.2 H th ng thông tin ti p th (Maketing information systems) 3.3 H th ng thông tin k toán (Accounting Information Systems - AIS) 40 3.1 H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân l c H th ng thông tin qu n tr ngu n nhân l c ph c v cho vi c qu n lý ngu n nhân l c (HRM): lưu tr và x lý các d li u nh m cung c p các thông tin v nhân viên và các đ c t công vi c trong m t t ch c đ đ m b o cho các nhân viên có đ các k năng và đáp ng đư c các yêu c u c n thi t trong công vi c nh m đ t đư c m c tiêu chi n lư c c a t ch c. 41 Nhu c u thông tin đ i v i h th ng HRM • Phân tích và thi t k công vi c (Job analysis and design): đ c t công vi c bao g m m c đích, các công vi c và trách nhi m; đưa ra các yêu c u v k năng, ki n th c và các yêu c u khác. • Qu n lý công vi c (Job managemant): bao g m vi c đào t o, đánh giá, ti n lương, khen thư ng k lu t… • Tuy n d ng (Recruitment): lên k ho ch tuy n d ng, ph ng v n, g i thư liên h đ n các ng viên… 42 14
2011-2012 ng d ng ph n m m cho HRM • HRM c n có m t cơ s d li u đ lưu tr các d li u v m i nhân viên trong t ch c như: h tên, đ a ch , ch c v , b ng c p, thâm niên làm vi c… cũng như các thông tin d li u c n thi t đ xây d ng b n đ c t công vi c, yêu c u đ i v i các ng viên, xác d nh nhu c u đào t o… Ngoài ra h th ng còn c n các ch c năng tr giúp tìm ki m ng viên phù h p v i công vi c, giao ti p v i h th ng ti n lương, ch m công… • Các doanh nghi p nh có th t xây d ng đư c cơ s d li u và các ch c năng c n thi t nhưng đ i v i các doanh nghi p l n thì ph i thuê đ i tác bên ngoài đ th c hi n ho c ph i mua gi i pháp ph n m m t các nhà cung c p chuyên nghi p. 43 3.2 H th ng thông tin ti p th • H th ng thông tin ti p th cung c p các thông tin h tr cho vi c đ ra quy t đ nh t c p tác nghi p đ n c p chi n thu t, chi n lư c v các v n đ liên quan đ n ti p th . • M t s d ng ng d ng c a h th ng thông tin ti p th : a. Ph n m m ti p th t xa (Telemarketing) b. H th ng qu n tr quan h khách hàng (CRM) c. H th ng thông tin đ a lý (GIS – Geographical information systems) 44 a. Ph n m m ti p th t xa • Ph n m m này đư c thi t k đ th c hi n vi c t đ ng g i vào s đi n tho i c a các khách hàng ti m năng d a trên thông tin d li u v khách hàng ch a trong cơ s d li u. Ph n m m này còn cho phép lưu tr các yêu c u c a khách hàng, làm các thư chào hàng và hi n th các thông tin thu th p đư c t khách hàng đ tham chi u khi cu c g i đư c th c hi n. • Các b ph n kinh doanh v b o hi m, tài chính cá nhân, tư v n và tr giúp khách hàng thư ng s d ng d ng ph n m m này. Ví d : H th ng CIT (Computer-integrated telephony) • Ph n m m này có th đư c tích h p v i h th ng workflow đ t đ ng hóa quy trình th c hi n 45 15
2011-2012 c. H th ng thông tin đ a lý (GIS) • GIS s d ng các b n đ đ hi n th thông tin v các v trí đ a lý khác nhau dư i d ng đ h a tr c quan ph c v cho ho t đ ng kinh doanh ti p th như các khu v c, m t đ dân cư, h th ng các chi nhánh, v trí đ t các đi m bán hàng hay đ t máy ATM… • GIS thư ng đư c các nhân viên b ph n ti p th bán hàng s d ng đ th c hi n phân tích nhu c u th trư ng. 46 3.3 H th ng thông tin k toán (AIS) AIS đư c dùng trong các ho t đ ng tài chính k toán c a doanh nghi p như: x lý bán hàng, ti n lương, ngân sách và báo cáo v tình hình tài chính... AIS bao g m: • H th ng k toán tác nghi p (operational accounting systems): ghi nh n các ho t đ ng giao d ch hàng ngày c p tác nghi p như x lý bán hàng, qu n lý kho… • H th ng k toán qu n tr (management accounting systems): còn đư c g i là h th ng thông tin tài chính (financial information system) cho phép l p k ho ch và ki m soát các ho t đ ng tài chính c a doanh nghi p và có liên k t đ n h th ng EIS. 47 Các phân h c a m t h th ng thông tin k toán 48 16
2011-2012 Các phân h c a m t h th ng thông tin k toán • X lý bán hàng (SOP – Sales order processing). • Qu n lý kho (Inventory). • Ti n lương (Payroll). • L p ngân sách (Budgeting systems) • Báo cáo dòng ti n (Cashflow reporting) • Ư c lư ng, l p k ho ch s d ng v n (Capital budgeting systems): NPV, IRR, payback period • Phân tích tài chính (Financial analysis systems) • D báo (Forecasting systems). 49 ng d ng ph n m m cho AIS • B ng tính (spreadsheet): tính toán, x lý các nghi p v cơ b n theo nguyên lý k toán và th c hi n nh ng báo cáo tài chính theo nhu c u. Ví d : MS Excel • Các gói ph n m m k toán (Accounting packages): s d ng trong h th ng k toán tác nghi p. • Các gói ph n m m cho vi c l p mô hình tài chính (Financial modelling packages): s d ng trong h th ng k toán qu n tr hay h th ng thông tin tài chính 50 TÓM T T CHƯƠNG • Đ c Giáo trình Trang 102, 103 CÂU H I • ? • ? • ? 51 17