Bài giảng Tin học kế toán - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

Chia sẻ: Dương Hàn Thiên Băng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:69

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Tin học kế toán" cung cấp cho học viên những nội dung về: tổng quan các thao tác cơ bản trong Microsoft Excel; các hàm trong Microsoft Excel; quản lý cơ sở dữ liệu; ứng dụng Microsoft Excel trong công tác kế toán;... Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tin học kế toán - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH BỘ MÔN KẾ TOÁN - KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG TIN HỌC KẾ TOÁN (Dành cho sinh viên bậc Đại học) (LƯU HÀNH NỘI BỘ) Quảng Ninh, 2020
Chương 1 TỔNG QUAN CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MICROSOFT EXCEL 1.1. Giới thiệu chung về M.Excel - Trong thời đại công nghệ hiện nay có thể đã có đa số người được tiếp cận với công nghệ thông tin và mạng máy tính. Không chỉ riêng máy tính mới có Microsoft excel mà ngay trên điện thoại di động thông minh cũng đã có phần mềm này. Excel không thể thiếu với những người làm dân văn phòng đặc biệt là dân kế toán. Họ chuyên dùng M.Exel để tính toán bảng lương và làm việc. Là một bộ phận không thể thiếu trong công việc hàng ngày. - Giới thiệu: Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. - Workbook: Còn gọi tắt là book trong Excel, một workbook (sổ làm việc) là một têp ̣ mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi sổ làm viêc ̣ có thể chứa nhiều sheet (trang tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một têp ̣ (file). Một sổ làm viêc ̣ chứa rất nhiều trang tính (worksheet) hay trang biểu đồ (chart sheet) tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn. - Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (trang tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một trang tinh́ chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Trang tinh́ được chứa trong sổ làm viêc ̣ . Một Trang tinh́ chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng). - Chart sheet: Cũng là một trang tinh́ trong sổ làm viêc,̣ nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị. - Sheet tabs: Tên của các trang tinh́ sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ sổ làm viêc ̣. Để di chuyển từ trang tinh́ này sang trang tinh́ khác ta chỉ việc bấm chuột vào tên trang tinh́ cần đến trong thanh tab trang tinh́ . Hình 1: Các thành phần của một trang bảng tính Do tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu cực tốt, Excel đã trở thành một trong những chương trình phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh kể từ khi được ra mắt vào năm 1985. Các phiên bản Microsoft Office đều có số phiên bản khác nhau gồm 2003, 2007, 2010, 2013, 2016…. tương ứng với đó là bộ Office đi kèm như Excel 2003, Excel 2016,
1.2.Khởi động và thoát Khởi động chương trình Excel Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: - Nhấp chuột trái 2 lần trên biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình nền (nếu có) - Nhấp chuột trái 2 lần lên tên tập tin văn bản do Excel tạo ra. - Vào menu Start\Program\Microsoft Office\Microsoft Excel Thoát chương trình Excel Có thể thoát khỏi Excel bằng một trong các cách: - Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4). - Chọn lệnh File/ close hoặc Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu đề. 1.3. Tạo lập bảng tính a) Tạo lập trang bảng tính Trang bảng tính là phần mềm được thiết kế giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng, thực hiện các tính toán cũng như xây dựng các biểu đồ một cách trực quan các số liệu trong bảng Để tạo lập một trang bảng tính mới, thực hiện theo các bước sau: - Chọn tab File. Backstage view sẽ xuất hiện. - Chọn New, sau đó nhấp vào Blank workbook. - Một bảng tính trống mới sẽ xuất hiện. Để mở một trang bảng tính đã có sẵn: - Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open (Mở).
- Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse (Duyệt). Ngoài ra, bạn có thể chọn OneDrive để mở các tệp tin được lưu trữ trên OneDrive của bạn. - Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định thư mục và chọn bảng tính, sau đó nhấp vào Open. - Nếu gần đây có mở bảng tính mong muốn, có thể duyệt qua các bảng tính gần đây thay vì tìm kiếm tệp.
Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo trang bảng tính trắng (Tùy từng phiên bản mà số lượng sheet được mặc định khác nhau) và được đặt tên là Sheet1…, Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên khác nhau bằng cách kích chuột trái vào dấu cộng bên cạnh sheet muốn tạo hoặc kích chuột phải trọn insert wooksheet. - Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. b) Tạo lập bảng tính Trong mỗi trang bảng tính tại các sheet khác nhau trong các ô của trang tính, có thể nhập và xử lý dữ liệu. Trong công tác kế toán, dữ liệu kế toán thường được thiết kế theo dạng bảng. Mỗi bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột tùy theo mục đích sử dụng. 1.4. Một số thao tác cơ bản trong Excel a) Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô sang phải một cột + Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/chỉnh sửa dữ liệu. + Các phím mũi tên : Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ trên trang. - Nhập dữ liệu:
+ Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để chuyển trạng thái hiện hành về ô. + Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete hoặc Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dòng nhập + Nhấn phím ESC nếu muốn kêt thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập. Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập. b) Chỉnh sửa dữ liệu: Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, chúng ta nhắp đúp chuột vào ô đó rồi chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa. 1.5. Tạo lập biểu đồ, đồ thị Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú… Đồ thị trong Excel được hiểu là các cách để trình bày số liệu, biểu diễn các con số thành những hình ảnh trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu. Đồ thị thể hiện sự liên kết chặt chẽ với các dữ liệu của nó trong bảng tính Excel, vì vậy. bất kỳ khi nào dữ liệu trong bảng tính của nó bị thay đổi của thì lập tức đồ thị cũng sẽ thay đổi theo tương ứng. Một trong những quan niệm sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel đó là: Bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được. Điều này gây ra các lỗi rất khó chữa, đó là: Không biết chọn loại biểu đồ nào. - Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ. - Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn. - Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ. - Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽ được biểu đồ đúng. Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết. Dữ liệu chi tiết tức là cùng 1 đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng, mỗi dòng thể hiện 1 nội dung chi tiết. Khi đó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dòng. Mỗi đối tượng lại xuất hiện nhiều lần. Do đó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khó để xác định đúng được trên biểu đồ bởi vì biểu đồ không có chức năng tự tổng hợp dữ liệu. Việc tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểu đồ. Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội dung. Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu Sự thống nhất bao gồm các tiêu chí: - Các dữ liệu phải cùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ không được lẫn lộn giữa các loại này. -Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột. Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xác định được dạng biểu đồ phù hợp. Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng.
Việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: không biết các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì. Phải xác định rõ các nội dung thì mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ. Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội dung được thể hiện trên biểu đồ. CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản có một số sự cải tiến trong việc vẽ biểu đồ, đặc biệt từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi. Trong các phiên bản này có hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ chung cho các phiên bản Excel. Bước 1: Chọn dạng biểu đồ phù hợp với nội dung phân tích Bước 2: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn tiêu đề hoặc không) Bước 3: Trong thẻ Insert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ) Bước 4: Trang trí biểu đồ Chọn biểu đồ cần trang trí, chọn tiếp thẻ Design, chọn định dạng trang trí phù hợp hoặc kích chuột vào biểu đồ, kích chuột vào hình dấu cộng bên cạnh phía trên bên phải biểu đồ để thay đổi định dạng màu sắc và thiết kế biểu đồ phù hợp. 1.6. Định dạng trang in và in ấn Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú… Đồ thị trong Excel được hiểu là các cách để trình bày số liệu, biểu diễn các con số thành những hình ảnh trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu. Đồ thị thể hiện sự liên kết chặt chẽ với các dữ liệu của nó trong bảng tính Excel, vì vậy. bất kỳ khi nào dữ liệu trong bảng tính của nó bị thay đổi của thì lập tức đồ thị cũng sẽ thay đổi theo tương ứng. Một trong những quan niệm sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel đó là: Bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được. Điều này gây ra các lỗi rất khó chữa, đó là: Không biết chọn loại biểu đồ nào. - Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ. - Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn. - Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ.
- Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽ được biểu đồ đúng. Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết. Dữ liệu chi tiết tức là cùng 1 đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng, mỗi dòng thể hiện 1 nội dung chi tiết. Khi đó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dòng. Mỗi đối tượng lại xuất hiện nhiều lần. Do đó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khó để xác định đúng được trên biểu đồ bởi vì biểu đồ không có chức năng tự tổng hợp dữ liệu. Việc tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểu đồ. Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội dung. Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu Sự thống nhất bao gồm các tiêu chí: - Các dữ liệu phải cùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ không được lẫn lộn giữa các loại này. -Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột. Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xác định được dạng biểu đồ phù hợp. Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng. Việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: không biết các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì. Phải xác định rõ các nội dung thì mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ. Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội dung được thể hiện trên biểu đồ. CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản có một số sự cải tiến trong việc vẽ biểu đồ, đặc biệt từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi. Trong các phiên bản này có hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn. Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ chung cho các phiên bản Excel. Bước 1: Chọn dạng biểu đồ phù hợp với nội dung phân tích Bước 2: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn tiêu đề hoặc không) Bước 3: Trong thẻ Insert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, chọn thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ) Bước 4: Trang trí biểu đồ
Chọn biểu đồ cần trang trí, chọn tiếp thẻ Design, chọn định dạng trang trí phù hợp hoặc kích chuột vào biểu đồ, kích chuột vào hình dấu cộng bên cạnh phía trên bên phải biểu đồ để thay đổi định dạng màu sắc và thiết kế biểu đồ phù hợp. 1.7. Định dạng trang in và in ấn a) Định dạng trang in Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy. Định dạng trang in hãy thực hiện như sau: Vào Page Layout ở phần ribbon (thanh menu), tại vùng Page Setup. Nhấn vào biểu tượng như hình bên dưới: Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại các bạn chọn các tùy chọn cho trang giấy in. -Khung Orientation: giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu. Có hai chức năng cho ta chọn như sau: + Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy. + Landscape: in dữ liệu theo chiều ngang của trang giấy.
- Khung Sacling: Khung này cho phép xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy. + Adjust to: Cho phép thay đổi tỷ lệ của bảng tính khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%. + Fit to: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy. + Wide by: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy. - Paper Size: lựa chọn các khổ giấy. Tùy mục đích in mà các bạn chọn khổ giấy in cho phù hợp. - Print Quality: Cho phép ta lựa chọn chất lượng in. Thông thường người ta chọn 600 dpi. b) Căn lề giấy cho trang in Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên, từ hộp thoại này chọn thẻ Margins. Top: Chọn khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến phần nội dung dữ liệu in. Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang (khoảng cách này được tính từ mép trên của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang). Left: khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu in. Right: Cho phép xác định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung của bảng dữ liệu cần in. Bottom: khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in. Footer: khoảng cách của tiêu đề cuối trang (được tính từ mép dưới của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang). Trong Chức năng Horizontally: Nếu chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều ngang, nếu không chọn Excel sẽ in sẽ liệu bên trái tờ giấy. Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này, Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ giấy theo chiều dọc, nếu không dữ liệu sẽ được in bên trái trang giấy. c) In các tiêu đề đầu và cuối trang Tiêu đề đầu và cuối trang là những dòng văn bản do bạn tự tạo dùng để in ở phía trên và phía dưới cho mỗi bảng tính: Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại này chọn nhãn Header/Footer.
Khung Header và Footer: Exel gợi ý cho bạn sử dụng các mục có sẵn dùng để làm tiêu đề đầu hay cuối trang. Công việc cuối cùng của các bạn là : Kích chuột chọn Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tùy chọn trong khi in. Chọn OK và tận hưởng thành quả sau khi in tài liệu. d) In ấn Chọn File -> Print (hoặc tổ hợp phím Ctrl + P). Xuất hiện phần thiết lập Print và xem trước khi in.
Các bạn thiết lập mốt số thông số trong hộp thoại. Printer: Chọn máy in. Settings: Chọn sheet hay vùng cần in, trong settings gồm các tùy chọn: - Print Active Sheets: Chỉ in sheet hiện tại hoặc các sheet được chọn. - Print Entire Workbook: In toàn bộ Wordbook. - Print Selection: Chỉ in vùng đang được chọn. Thiết lập lại một số thông số chiều giấy, khổ giấy, căn lề… Chọn số bản in trong phần Copies và sau khi thiết lập xong các bạn nhấn Print để bắt đầu in.
Chương 2 CÁC HÀM TRONG M.EXCEL 2.1. Giới thiệu chung 2.1.1. Công thức a) Khái niệm công thức - Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính. Phải nhập kí tự “=” trước khi nhập nội dung công thức. Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện công thức. Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có trên ô C5, C6 và kết quả đặt ở trên ô D6, chúng ta nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6. - Kết quả tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức (gồm cả kí tự =) có thể nhìn thấy trên thanh công thức Formula Bar. - Chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung công thức và cuối cùng là nhấn phím Enter để công thức được tính toán lại và trả về giá trị cho ô. b) Phép toán trong công thức số học Danh sách các phép toán và các kí tự khác dùng trong công thức số học được liệt kê trong bảng sau: Kí tự Diễn giải + (cộng) Phép cộng - (trừ) Phép trừ * (sao) Phép nhân / (gạch chéo) Phép chia ( ) (cặp dấu ngoặc Toán tử trong dấu ngoặc luôn được tính toán đơn) trước ^ (dấu mũ) Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2)
c) Phép so sánh trong công thức LOGIC Công thức logic có kết quả trả về chỉ là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai). Danh sách các phép so sánh dùng trong công thức logic được liệt kê trong bảng sau: Toán tử Diễn giải (Ví dụ) = Bằng (A1=B1) > Lớn hơn (A1>B1) < Nhỏ hơn (A1= Lớn hơn hoặc bằng (A1>=B1)
- Lỗi #DIV/0! Lỗi xảy ra khi chia một số cho 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ô không có dữ liệu. Sửa lỗi bằng cách nhập công thức khác. - Lỗi #NAME? Lỗi xảy ra khi Excel không xác định được các kí tự trong công thức. Ví dụ sử dụng một tên vùng ô chưa được định nghĩa. - Lỗi #N/A Lỗi xảy ra do không có dữ liệu để tính toán - Lỗi #NUM! Lỗi xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số. Cần định dạng lại dữ liệu tham gia vào công thức. 2.1.2. Địa chỉ tương đối và tuyệt đối Các ô là thành phần cơ sở của một bảng tính Excel. Ô có thể chứa các kết quả tính toán theo một công thức nào đó với sự tham gia của nhiều ô khác, chẳng hạn chứa tổng số của các ô trong cùng cột hay cùng dòng. Địa chỉ ô được phép có mặt trong công thức và tự động điều chỉnh theo thao tác sao chép công thức nên chúng ta có khái niệm địa chỉ tham chiếu tuyệt đối, địa chỉ tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu hỗn hợp. - Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối: Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể. - Địa chỉ tham chiếu tương đối: Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với một vị trí nào đó. - Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp: Có một thành phần là tuyệt đối, phần còn lại là tương đối. 2.1.3. Địa chỉ tham chiếu tương đối Địa chỉ tham chiếu tương đối gọi tắt là địa chỉ tương đối có trong công thức sẽ thay đổi theo vị trí ô khi chúng ta thực hiện sao chép công thức từ một ô đến các ô khác. Ví dụ: Chúng ta nhập công thức trong ô C1 là =(A1+B1)/2 Khi sao chép công thức này đến ô C2 thì nó tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là =(A2+B2)/2. Khi sao chép công thức này đến ô C3 thì nó sẽ tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là =(A3+B3)/2 2.1.4. Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối. Dấu (đô la) $ thêm vào trước chữ cái chỉ cột hoặc trước số thứ tự dòng khi viết địa chỉ tuyệt đối trong công thức. Lúc này, địa chỉ ô ghi trong công thức sẽ cố định không thay đổi theo thao tác sao chép công thức từ giữa các ô. Nếu có công thức F2=$C$4+$D$4/5 thì khi sao chép sang ô F3 nó vẫn là =$C$4+$D$4/5, khi sao chép sang bất kỳ ô nào công thức vẫn là =$C$4+$D$4/5. 2.1.5. Giới thiệu về hàm Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên. Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn. Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, người dùng thực hiện đúng lệnh và sử dụng với mục đích nhất định, là công cụ vô cùng hữu ích đối với ngành kế toán và thống kê và nhiều các ngành nghề khác. - Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức. Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự…) hay một thông báo lỗi. - Dạng thức chung của hàm như sau:
(Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n) - Danh sách đối số: Phần lớn các hàm trong Excel đều có một hoặc nhiều đối số. Đối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công thức, hay những hàm khác. Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ trực tiếp trên thanh công thức. - Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số trong hàm. - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : 0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất). 1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất). 2.2. Nhóm hàm kí tự a) Hàm nối chuỗi văn bản Để nối chuỗi văn bản bạn sử dụng ký tự &, muốn chèn thêm dấu cách thì sử dụng " " (mở ngoặc kép, cách, đóng ngoặc kép). b) Hàm LEFT Để lấy những ký tự bên trái của một chuỗi sử dụng hàm LEFT. Công thức =LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy) c) Hàm RIGHT Dùng hàm RIGHT khi cần lấy những ký tự từ phía bên phải của chuỗi. Công thức =RIGHT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy) d) Hàm MID Dùng để lấy các ký tự bắt đầu từ đâu (tính từ trái sang). Công thức =MID(ô chứ chuỗi cần lấy, vị trí lấy, số ký tự cần lấy). Trong ví dụ này ta lấy 3 ký tự, bắt đầu từ ký tự thứ 5.
c) Hàm LEN Nếu bạn muốn đếm tổng số ký tự hay còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự trong một ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng, hãy nghĩ đến hàm =LEN. Công thức =LEN(ô chứa chuỗi cần đếm). Ví dụ, để biết được có bao nhiêu ký tự trong ô B4, chỉ cần di chuyển đến một ô khác bất kỳ và gõ vào cú pháp =LEN(B4). Ngay lập tức, Excel sẽ trả về một con số giá trị tổng các ký tự trong ô B4. d) Hàm search e) Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản Để thay thế văn bản trong chuỗi bằng một văn bản khác bạn sẽ sử dụng hàm SUBSTITUTE, với công thức =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,"văn bản ban đầu","văn bản thay thế")
f) Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất cả các chữ in hoa trong chuỗi thành chữ thường, công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi). Ngược lại, để chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa, bạn sử dụng hàm UPPER. Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi). Nếu muốn viết hoa các chữ đầu từ bạn sử dụng hàm PROPER. Công thức =PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ cái đầu từ). 2.3. Nhóm hàm thời gian a) Hàm YEAR, MONTH, DAY Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng "/" hoặc "-". Để điền thời gian, sử dụng ":" (dấu hai chấm). Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột. Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DAY. Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy). b)Hàm DATE Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:
Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE. Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm). Chú ý: Hàm DATE chỉ có 3 đối số là năm, tháng và ngày. Excel biết rằng 6+2=8= Tháng 8, tháng 8 chỉ có 31 ngày, nên nó sẽ tự động tính sang tháng tiếp theo (23 tháng 8 + 9 ngày thành 1 tháng 9). c)Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW. Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần gõ cú pháp =NOW(). Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc. Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính. d) Hàm HOUR, MINUTE, SECOND Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, bạn sẽ sử dụng HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng. Công thức =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy). Hàm TIME Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống hàm DATE bên trên vậy. Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm). Hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS
Đây là một công thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính. Ví dụ, ô E4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2015 và ô F4 chứa ngày kết thúc là 02/09/2015. Bạn hãy nhập là =DAYS(F4,E4) Hàm DATEIF Để lấy số ngày, tháng, năm của 2 mốc thời gian trong Exel bạn sẽ sử dụng hàm DATEIF. Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,"d"). Đối số thứ 3 là cái bạn muốn lấy, "d" là số ngày, muốn lấy số năm bạn thay bằng "y", lấy số tháng thay bằng "m".