Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Soạn thảo văn bản

Chia sẻ: Lão Lão | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:19

Thêm vào BST

Báo xấu

68
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong quá trình sử dụng máy vi tính, một trong số các ứng dụng mà hầu hết người sử dụng máy đều phải biết và ứng dụng nó là việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản. Chương này của bài giảng sẽ giới thiệu và hướng dẫn người học một số chức năng và thao tác cơ bản trong chương trình soạn thảo văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tin học ứng dụng - Chương 2: Soạn thảo văn bản

Ch−¬ng 2 so¹n th¶o v¨n b¶n 1 Giíi thiÖu chung vÒ so¹n th¶o v¨n b¶n 1.1 Ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n Trong qu¸ tr×nh sö dông m¸y vi tÝnh, mét trong sè c¸c øng dông mµ hÇu hÕt ng−êi sö dông m¸y ®Òu ph¶i biÕt vµ øng dông nã lµ viÖc sö dông m¸y vi tÝnh ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n. Ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n trªn m¸y tÝnh thùc chÊt lµ mét ch−¬ng tr×nh nh»m khai th¸c c¸c ®Æc ®iÓm cña viÖc ®−a d÷ liÖu vµo tõ bµn phÝm, c¸ch l−u tr÷ th«ng tin vµ c¸ch tæ chøc ®−a th«ng tin ra trªn mµn h×nh hoÆc m¸y in ®Ó sao cho ta cã thÓ sö dông m¸y vi tÝnh nh− c«ng cô ®¸nh m¸y kÕt hîp víi c«ng cô l−u tr÷ tµi liÖu. 1.2 C¸c c«ng viÖc cÇn lµm khi so¹n th¶o v¨n b¶n - NhËp v¨n b¶n vµo m¸y vµ l−u tr÷ chóng trªn c¸c thiÕt bÞ l−u tr÷ nh− ®Üa tõ. - HiÖu chØnh l¹i v¨n b¶n: thùc chÊt lµ qu¸ tr×nh so¸t lçi cña thao t¸c nhËp v¨n b¶n. Víi c¸c v¨n b¶n tiÕng Anh, hÇu hÕt c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n ®Òu cung cÊp cho ng−êi dïng nhiÒu c«ng cô t×m vµ söa lçi rÊt h÷u Ých, nh− kiÓm tra vµ söa lçi chÝnh t¶ (Spelling), ng÷ ph¸p (Grammar), tra cøu tõ ®ång nghÜa - tr¸i nghÜa (Thesaurus), söa lçi tù ®éng vµ gâ t¾t (Autocorrect), tù ®éng ng¾t tõ (Hyphenation),.... - Tr×nh bµy v¨n b¶n: lµ qu¸ tr×nh trang trÝ cho v¨n b¶n ®óng víi ý ®Þnh vµ môc ®Ých cña ng−êi sö dông. VÒ khÝa c¹nh nµy, phÇn lín c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n hiÖn nay ®Òu cung cÊp c¸c c«ng cô t−¬ng ®èi m¹nh cho phÐp ng−êi dïng thµnh th¹o cã thÓ t¹o ra nh÷ng b¶n in mang tÝnh chuyªn nghiÖp. - §−a v¨n b¶n ra mµn h×nh hoÆc m¸y in: th«ng th−êng, c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n ®Òu cã c«ng cô xem v¨n b¶n ®· trang trÝ tr−íc khi in. C«ng cô nµy cho phÐp ng−êi dïng kiÓm tra l¹i lÇn cuèi tÊt c¶ c¸c b−íc tiÕn hµnh so¹n th¶o v¨n b¶n, ®Æc biÖt lµ qu¸ tr×nh tr×nh bµy v¨n b¶n. 17
2 HÖ so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word 2.1 Giíi thiÖu vÒ hÖ so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word Microsoft Word, gäi t¾t lµ MS Word lµ mét ch−¬ng tr×nh chuyªn dông trong lÜnh vùc so¹n th¶o v¨n b¶n. Ngoµi nh÷ng chøc n¨ng th«ng dông cña mét hÖ so¹n th¶o v¨n b¶n, MS Word cßn cung cÊp nh÷ng c«ng cô h÷u hiÖu vµ th©n thiÖn gióp ng−êi sö dông cã thÓ xö lý hÇu hÕt c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n. Trong phÇn nµy chóng t«i giíi thiÖu hÖ so¹n th¶o MS Word trong bé ch−¬ng tr×nh Microsoft Office XP. 2.2 Khëi ®éng vµ tho¸t khái ch−¬ng tr×nh 2.2.1 Khëi ®éng ch−¬ng tr×nh KÝch chuét t¹i biÓu t−îng MS Word trªn mµn h×nh chÝnh cña hÖ ®iÒu hµnh Windows. HoÆc kÝch chuét t¹i nót Start, sau ®ã ®−a chuét tíi môc All Programs, råi kÝch chuét t¹i môc MS Word. HoÆc thùc hiÖn Start -> Run -> gâ vµo ®−êng dÉn tíi tÖp ch−¬ng tr×nh. 2.2.2 Tho¸t khái ch−¬ng tr×nh KÝch chuét t¹i menu File, chän Exit. HoÆc tho¸t khái ch−¬ng tr×nh b»ng c¸ch ®ãng cöa sæ ch−¬ng tr×nh MS Word L−u ý: Trong tr−êng hîp tho¸t khái ch−¬ng tr×nh mµ ch−a ghi l¹i nh÷ng thay ®æi trong tÖp v¨n b¶n ®ang so¹n, MS Word sÏ ®−a ra th«ng b¸o: Chän Yes: l−u l¹i nh÷ng thay ®æi trong v¨n b¶n Chän No: kh«ng l−u l¹i nh÷ng thay ®æi tr−íc ®ã Chän Cancel: ngõng thao t¸c ®ãng v¨n b¶n trë l¹i mµn h×nh so¹n th¶o. 2.3 Mµn h×nh giao tiÕp Sau khi khëi ®éng ch−¬ng tr×nh thµnh c«ng, mµn h×nh giao tiÕp cña MS Word bao gåm c¸c thµnh phÇn c¬ b¶n sau: 18
- Dßng tiªu ®Ò (title bar): chøa tªn ch−¬ng tr×nh vµ tªn tÖp v¨n b¶n ®ang so¹n th¶o. - Dßng menu (menu bar): chøa c¸c lÖnh cña MS Word. - Thanh c«ng cô (tool bar): chøa mét sè biÓu t−îng (icon) thÓ hiÖn mét sè lÖnh th−êng dïng. Chän c¸c lÖnh b»ng chuét. - Th−íc (ruler): lµ th−íc vµ chøa 1sè kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng th«ng dông. Cã mét th−íc ngang vµ mét th−íc däc. T¾t (më) b»ng c¸ch chän menu View Æ Ruler - Vïng nhËp v¨n b¶n (text area): cöa sæ v¨n b¶n lµ phÇn lín nhÊt, dïng ®Ó nhËp v¨n b¶n. - Thanh cuèn (scroll bar): Dïng ®Ó di chuyÓn mµn h×nh cöa sæ v¨n b¶n b»ng chuét. Cã thanh cuèn bªn ph¶i vµ phÝa d−íi. - Dßng tr¹ng th¸i (status bar): cho biÕt mét sè tr¹ng th¸i lµm viÖc (tæng sè trang trong tÖp, trang hiÖn ®ang lµm viÖc, ...) 2.4 C¸c chÕ ®é lµm viÖc Cã rÊt nhiÒu c¸ch tr×nh bµy cöa sæ v¨n b¶n nh−: - Normal: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n theo mét th−íc ngang vµ thÓ hiÖn dÊu hiÖu ph©n trang. - Print Layout: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n theo hai th−íc, ®−îc ph©n trang theo trang giÊy in. 19
- Outline: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n kh«ng cã th−íc, chØ thÝch hîp trong tr−êng hîp thÓ hiÖn nh÷ng v¨n b¶n dµi. Muèn lµm viÖc ë chÕ ®é nµo chän menu View vµ chän môc t−¬ng øng. 2.5 NhËp vµ ®iÒu chØnh v¨n b¶n - NhËp lÇn l−ît c¸c kÝ tù. Kh«ng sö dông phÝm Enter ®Ó xuèng dßng, mµ chØ sö dông phÝm nµy ®Ó kÕt thóc mét ®o¹n v¨n b¶n (paragraph). - Ng¾t mét ®o¹n v¨n b¶n thµnh nhiÒu ®o¹n b»ng c¸ch tíi vÞ trÝ ®Þnh ng¾t, Ên phÝm Enter ®Ó chÌn dÊu kÕt thóc ®o¹n v¨n b¶n (dÊu paragraph) vµo vÞ trÝ ®· ®Þnh. - Nèi hai ®o¹n v¨n b¶n b»ng c¸ch xãa dÊu kÕt thóc ®o¹n n»m ë cuèi ®o¹n trªn (®Õn ®Çu ®o¹n v¨n b¶n d−íi vµ nhÊn phÝm Backspace, hoÆc ®Õn cuèi ®o¹n v¨n b¶n trªn vµ nhÊn phÝm Delete). 2.6 C¸c thao t¸c víi khèi v¨n b¶n Khèi v¨n b¶n lµ mét phÇn v¨n b¶n liªn tôc. Cã mét sè thao t¸c c¬ b¶n víi khèi nh−: 2.6.1 Chän khèi v¨n b¶n (®¸nh dÊu khèi v¨n b¶n) - Chän khèi b»ng bµn phÝm: Gi÷ phÝm Shift, ®ång thêi dïng c¸c phÝm di chuyÓn con trá mµn h×nh ®Ó chän khèi. - Chän khèi b»ng chuét: + Rª chuét tõ ®Çu khèi ®Õn cuèi khèi. + KÝch chuét t¹i kÝ tù ®Çu cña khèi, sau ®ã gi÷a phÝm Shift ®ång thêi kÝch chuét t¹i kÝ tù cuèi cña khèi. + NÕu khèi chän lµ mét dßng th× ®−a con trá chuét vÒ ®Çu dßng sao cho con trá chuét cã h×nh mòi tªn råi kÝch chuét. + NÕu khèi chän lµ mét tõ th× kÝch kÐp vµo tõ ®ã. + NÕu khèi chän lµ mét ®o¹n v¨n b¶n th× bÊm nhanh 3 lÇn vµo phÝm tr¸i chuét, hoÆc ®−a con trá chuét ra ®Çu dßng sao cho con trá chuét cã h×nh mòi tªn råi kÝch kÐp chuét. Bá chän khèi v¨n b¶n b»ng c¸ch kÝch chuét t¹i vÞ trÝ bÊt k× trong mµn h×nh so¹n th¶o. 20
2.6.2 Sao chÐp khèi v¨n b¶n Môc ®Ých: Nh»m t¹o ra mét phÇn v¨n b¶n gièng phÇn v¨n b¶n ®· cã. Thùc hiÖn: - Chän khèi v¨n b¶n muèn sao chÐp. - Thùc hiÖn menu Edit Æ Copy hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+C. - ChuyÓn con trá v¨n b¶n ®Õn vÞ trÝ cÇn sao chÐp khèi v¨n b¶n tíi. - Thùc hiÖn menu Edit Æ Paste hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+V. 2.6.3 ChuyÓn khèi v¨n b¶n Môc ®Ých: chuyÓn mét phÇn v¨n b¶n tõ vÞ trÝ nµy sang vÞ trÝ kh¸c Thùc hiÖn: - Chän khèi v¨n b¶n muèn chuyÓn. - Thùc hiÖn menu Edit Æ Cut hoÆc kÝch chuét vµo kÝ hiÖu hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+X. - ChuyÓn con trá v¨n b¶n ®Õn vÞ trÝ cÇn chuyÓn khèi v¨n b¶n tíi. - Thùc hiÖn menu Edit Æ Paste hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+V. 2.6.4 Xãa khèi v¨n b¶n - Chän khèi muèn xãa - Thùc hiÖn menu Edit Æ Delete hoÆc gâ phÝm Delete. 2.7 Thao t¸c víi tÖp v¨n b¶n MS Word tù ®éng ®Æt phÇn më réng cña c¸c tÖp v¨n b¶n lµ DOC. Do ®ã khi ®Æt tªn c¸c tÖp v¨n b¶n cña MS Word kh«ng cÇn x¸c ®Þnh phÇn më réng. 2.7.1 T¹o mét v¨n b¶n míi Thùc hiÖn menu File -> New hoÆc kÝch chuét vµo kÝ hiÖu hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+N. 21
Mçi khi t¹o v¨n b¶n míi, MS Word më thªm mét cöa sæ v¨n b¶n míi cßn trèng víi tªn mÆc ®Þnh lµ Document x (trong ®ã x lµ sè thø tù thùc hiÖn thao t¸c më v¨n b¶n). 2.7.2 Më mét v¨n b¶n ®· cã trªn ®Üa - Thùc hiÖn lÖnh File Æ Open hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+O, xuÊt hiÖn hép tho¹i Open. - Lùa chän c¸c tham sè phï hîp trong hép héi tho¹i Open + Look in : chän æ ®Üa vµ th− môc chøa tÖp + Files of type: chän lo¹i tÖp cÇn më + File name: gâ vµo tªn tÖp cÇn më. (cã thÓ chän tªn cña v¨n b¶n muèn më trong danh s¸ch) - KÝch chuét t¹i nót Open ®Ó thùc hiÖn hoÆc kÝch chuét t¹i nót Cancel nÕu muèn bá qua thao t¸c nµy. Mçi khi më mét v¨n b¶n, MS Word më thªm cöa sæ vµ lÊy néi dung tÖp v¨n b¶n ®−a vµo cöa sæ nµy. 2.7.3 L−u mét v¨n b¶n vμo ®Üa a. L−u v¨n b¶n víi tªn ®· chØ ®Þnh - Thùc hiÖn lÖnh File -> Save hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc Ên tæ hîp phÝm Ctrl+S - Khi l−u v¨n b¶n lÇn ®Çu tiªn, trªn mµn h×nh sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i Save As vµ ng−êi sö dông cÇn lùa chän c¸c tham sè phï hîp: 22
+ Save in: chän th− môc chøa tÖp + File name: gâ vµo tªn tÖp + Save as type: lùa chän kiÓu cho tÖp cÇn l−u - KÝch chuét t¹i nót Save ®Ó thùc hiÖn hoÆc kÝch chuét t¹i nót Cancel nÕu muèn bá qua thao t¸c nµy. b. L−u v¨n b¶n víi tªn kh¸c Chän menu File -> Save As xuÊt hiÖn hép héi tho¹i Save As. Thùc hiÖn viÖc chän tham sè cho hép héi tho¹i nµy gièng nh− phÇn a. 2.7.4 §ãng cöa sæ so¹n th¶o v¨n b¶n hiÖn thêi Thùc hiÖn gièng viÖc ®ãng cöa sæ cña Windows hoÆc chän menu File ->Close 2.8 Kh«i phôc mét t¸c vô §Ó kh«i phôc l¹i c¸c t¸c vô võa thùc hiÖn nh− xo¸ d÷ liÖu, ®iÒu chØnh d÷ liÖu... chän menu Edit -> Undo (hoÆc nh¸y chuét t¹i biÓu t−îng hoÆc Ctrl+Z). Ng−îc l¹i, nÕu muèn trë l¹i thao t¸c sau chän Edit -> Redo (hoÆc nh¸y chuét t¹i biÓu t−îng hoÆc Ctrl+Y) 2.9 §Þnh d¹ng v¨n b¶n ViÖc tr×nh bµy v¨n b¶n theo ý muèn cña ng−êi sö dông gäi lµ viÖc ®Þnh d¹ng v¨n b¶n. Cã c¸c c¸ch thøc ®Þnh d¹ng v¨n b¶n nh−: - §Þnh d¹ng b»ng menu lÖnh : lµ ph−¬ng ph¸p ®Þnh d¹ng ®Çy ®ñ nhÊt v× chØ trong menu lÖnh míi chøa tÊt c¶ c¸c chøc n¨ng ®Þnh d¹ng cho v¨n b¶n. - §Þnh d¹ng b»ng c¸c kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng: lµ ph−¬ng ph¸p ®Þnh d¹ng trùc tiÕp vµ ®¬n gi¶n v× c¸c kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng ®· hiÓn thÞ s½n trªn thanh c«ng cô vµ 23
th−íc. Ng−êi sö dông chØ viÖc kÝch chuét trªn nh÷ng kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng t−¬ng øng. Tuy nhiªn chØ cã c¸c kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng quen thuéc chø kh«ng ®Çy ®ñ nh− ®Þnh d¹ng b»ng menu lÖnh. - Sö dông tæ hîp phÝm: lµ ph−¬ng ph¸p ®Þnh d¹ng th−êng dïng ®èi víi ng−êi lµm c«ng t¸c xö lý v¨n b¶n chuyªn nghiÖp trªn m¸y vi tÝnh v× ng−êi sö dông kh«ng ph¶i mÊt thêi gian thay ®æi thiÕt bÞ nhËp gi÷a bµn phÝm vµ chuét. 2.9.1 §Þnh d¹ng kÝ tù a. Dïng menu - Chän khèi kÝ tù muèn ®Þnh d¹ng - Thùc hiÖn menu Format Æ Font, xuÊt hiÖn hép tho¹i: ViÖc ®Þnh d¹ng kÝ tù bao gåm ®Þnh d¹ng ch÷, kiÓu ch÷ vµ kÝch th−íc cña ch÷ + Font (ch÷) : kÝch chuét vµo tªn ch÷ ®Þnh chän trong danh s¸ch + Font style (kiÓu ch÷) : kÝch chuét vµo tªn kiÓu ch÷ muèn chän + Size (kÝch th−íc ch÷) : kÝch chuét vµo kÝch th−íc muèn chän hoÆc nhËp kÝch th−íc vµo tõ bµn phÝm. + Color (mµu ch÷) : kÝch chuét vµo mµu ch÷ ®Þnh chän Mét sè kiÓu ch÷ th−êng dïng: Ch÷ th−êng Regular Ch÷ nghiªng Italic (Ctrl+I) Ch÷ ®Ëm Bold (Ctrl+B) Ch÷ ®Ëm vµ nghiªng Bold Italic Ch÷ chØ sè trªn Superscript (Ctrl+Shift+=) Ch÷ chØ sè d−íi Subscript (Ctrl+=) Ch÷ cã hµng kÎ ch¹y qua gi÷a Strikethrough Ch÷ cã g¹ch ch©n Underline (Ctrl+U) 24
- KÝch chuét t¹i nót OK ®Ó thùc hiÖn hoÆc kÝch chuét t¹i nót Cancel nÕu muèn bá qua thao t¸c nµy. b. Dïng thanh c«ng cô - Chän khèi kÝ tù muèn ®Þnh d¹ng - KÝch chuét trªn nh÷ng nót t−¬ng øng trªn thanh c«ng cô: Riªng c¸c kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng cho c¸c kiÓu ch÷ (®Ëm, nghiªng, g¹ch ch©n): kÝch chuét ®Ó chuyÓn tõ tr¹ng th¸i t¾t sang më hoÆc ng−îc l¹i. 2.9.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n a. Dïng menu - Chän c¸c ®o¹n v¨n b¶n muèn ®Þnh d¹ng. - Thùc hiÖn menu Format Æ Paragraph. XuÊt hiÖn hép tho¹i: + Alignment (c¨n chØnh lÒ) gåm: Left: c¨n theo lÒ tr¸i (Ctrl+L) Right: c¨n theo lÒ ph¶i (Ctrl+R) Centered: c¨n gi÷a (Ctrl+E) Justified: c¨n theo c¶ hai lÒ (Ctrl+J) + Indentation gåm: Left: kho¶ng c¸ch tÝnh tõ lÒ tr¸i Right : kho¶ng c¸ch tÝnh tõ lÒ ph¶i + Spacing: Before: kho¶ng c¸ch ®Õn ®o¹n v¨n b¶n trªn. After : kho¶ng c¸ch ®Õn ®o¹n v¨n b¶n d−íi. + Special: None: b×nh th−êng. First line: kho¶ng c¸ch tõ lÒ tr¸i ®Õn dßng ®Çu cña ®o¹n. Hanging: kho¶ng c¸ch tõ lÒ tr¸i ®Õn c¸c dßng sau cña ®o¹n, trõ dßng ®Çu tiªn. + Line spacing: X¸c ®Þnh kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c dßng trong ®o¹n 25
Single: kho¶ng c¸ch dßng b×nh th−êng (tù ®éng thay ®æi theo kÝch th−íc ch÷). Double: gÊp ®«i kho¶ng c¸ch dßng b×nh th−êng. 1.5 line: gÊp 1,5 lÇn kho¶ng c¸ch dßng b×nh th−êng. Exactly: kho¶ng c¸ch dßng chÝnh x¸c, tÝnh b»ng point (pt : 1/72 inch). - KÝch chuét t¹i nót OK ®Ó thùc hiÖn hoÆc kÝch chuét t¹i nót Cancel nÕu muèn bá qua thao t¸c nµy. b. Dïng thanh c«ng cô C¸c nót c¨n chØnh lÒ trªn thanh c«ng cô: C¸c ký hiÖn Identation trªn th−íc ngang: - Chän c¸c ®o¹n v¨n b¶n muèn ®Þnh d¹ng. - Thùc hiÖn: + Thay ®æi Alignment b»ng c¸ch kÝch chuét trªn nót t−¬ng øng. + Thay ®æi Indentation b»ng c¸ch rª chuét trªn nh÷ng nót Identation t−¬ng øng. 2.9.3 ThiÕt lËp ®iÓm dõng Tab Mçi lÇn gâ phÝm Tab, con trá sÏ dõng l¹i t¹i mét vÞ trÝ. Kho¶ng c¸ch tõ vÞ trÝ dõng cña Tab nµy ®Õn vÞ trÝ dõng cña Tab kh¸c gäi lµ ®é dµi cña Tab (kho¶ng c¸ch ngÇm ®Þnh lµ 1,27 cm). ViÖc thay ®æi ®é dµi cña tab vµ ®Þnh d¹ng ®−êng ®i cho tab cã thÓ thùc hiÖn nh− sau: a. Dïng menu - Thùc hiÖn menu Format ->Tab, xuÊt hiÖn hép tho¹i: 26
+ Tab stop position: nhËp vµo ®iÓm dõng cña tab + Aligment: lùa chän tÝnh chÊt tab (Left, Right, Center, Decimal) + Leader: lùa chän kÝ hiÖu lÊp ®Çy ®−êng ®i cña tab + Set : x¸c nhËn tab ®· thiÕt lËp + Clear: xo¸ 1 tab nµo ®ã + Clear All: xo¸ tÊt c¶ c¸c tab. b. LËp c¸c ®iÓm dõng cña Tab b»ng th−íc ngang Lùa chän kiÓu Tab ë gãc trªn tr¸i cña th−íc, sau ®ã nh¸y chuét t¹i ®iÓm dõng cña Tab trªn th−íc. Muèn thay ®æi ®Þnh d¹ng Tab th× nh¸y chuét ph¶i t¹i biÓu t−îng ®Æt Tab. Muèn huû bá Tab th× nh¸y chuét vµ kÐo biÓu t−îng Tab ra khái th−íc. 2.9.4 Chia cét b¸o a. Dïng menu - Chän phÇn v¨n b¶n cÇn thùc hiÖn - Thùc hiÖn menu Format -> Columns, xuÊt hiÖn hép tho¹i: + Number of column: chän sè cét cÇn chia + Width and spacing: ®é réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét + Line between: cã/kh«ng cã ®−êng ng¨n c¸ch gi÷a c¸c cét b. Dïng thanh c«ng cô KÝch chuét t¹i biÓu t−îng sau ®ã rª chuét ®Ó chän sè cét cÇn chia. 2.9.5 T¹o ch÷ c¸i ®Çu dßng - Chän c¸c ®o¹n v¨n b¶n cÇn thùc hiÖn - Thùc hiÖn menu Format -> Drop cap, sau ®ã lùa chän: 27
+ Position: chän vÞ trÝ cña ch÷ c¸i ®Çu + Font: chän kiÓu ch÷ + Lines to drop: x¸c ®Þnh ®é cao cña ch÷ + Distance from text: x¸c ®Þnh kho¶ng c¸ch tõ kÝ tù ®Õn phÇn v¨n b¶n cßn l¹i. 2.9.6 §Æt dÊu hoÆc sè ë ®Çu c¸c ®o¹n v¨n b¶n a. Dïng menu - Chän c¸c ®o¹n v¨n b¶n cÇn thùc hiÖn - Thùc hiÖn menu Format -> Bullets and Numbering, sau ®ã lùa chän: + Bulleted : chän dÊu ë ®Çu c¸c ®o¹n + Numbered: chän sè ë ®Çu c¸c ®o¹n + Customize: thiÕt lËp mét sè th«ng sè vÒ dÊu hay sè nh−: chän kiÓu sè hay dÊu, sè b¾t ®Çu, vÞ trÝ cña sè, vÞ trÝ cña ®o¹n v¨n b¶n… + Reset: dïng ®Ó huû bá mäi thiÕt lËp tr−íc ®ã. b. Dïng thanh c«ng cô - Chän c¸c ®o¹n v¨n b¶n cÇn thùc hiÖn - KÝch chuét t¹i biÓu t−îng ®Ó ®Æt dÊu ë ®Çu c¸c ®o¹n KÝch chuét t¹i biÓu t−îng ®Ó ®Æt sè ë ®Çu c¸c ®o¹n. 2.9.7 Sao chÐp ®Þnh d¹ng - Chän ph¹m vi cÇn thùc hiÖn sao chÐp ®Þnh d¹ng - KÝch chuét vµo biÓu t−îng ®Ó thùc hiÖn sao chÐp ®Þnh d¹ng mét lÇn. NÕu kÝch kÐp chuét th× thùc hiÖn sao chÐp ®Þnh d¹ng nhiÒu lÇn cho ®Õn khi b¹n kÝch chuét l¹i biÓu t−îng - Lùa chän ph¹m vi cÇn tiÕp nhËn ®Þnh d¹ng 28
2.10 LËp b¶ng biÓu trong v¨n b¶n Trong mét v¨n b¶n, nÕu ph¶i t¹o mét b¶ng biÓu, ta cã thÓ sö dông nh÷ng phÇn mÒm b¶ng tÝnh chuyªn dông nh− Excel, Lotus, Quattro.... Tuy nhiªn nÕu b¶ng biÓu chØ cã mét phÇn trong v¨n b¶n, cã thÓ sö dông chøc n¨ng t¹o b¶ng trong MS Word. 2.10.1 T¹o mét b¶ng a. ThiÕt lËp b¶ng - Thùc hiÖn menu Table Æ Insert Ætable. XuÊt hiÖn hép tho¹i: + Number of Columns: x¸c ®Þnh sè cét cña b¶ng. + Number of Rows: x¸c ®Þnh sè dßng cña b¶ng. HoÆc t¹o b¶ng b»ng c¸ch kÝch chuét vµo biÓu t−îng , sau ®ã kÝch chuét vµo mét « ®Ó x¸c ®Þnh « gãc d−íi bªn ph¶i cña b¶ng. b. NhËp néi dung vµo b¶ng CÊu tróc cña mét b¶ng gåm nhiÒu cét vµ nhiÒu dßng. Giao cña mét dßng vµ mét cét gäi lµ 1 « (cell). Dïng phÝm tab hoÆc c¸c phÝm ←, →, ↑, ↓ ®Ó di chuyÓn con trá ®Õn « cÇn ®iÒn néi dung, sau ®ã nhËp néi dung vµo « ®ã. 2.10.2 §ãng khung kÎ ®−êng cho b¶ng - Chän c¸c « muèn ®ãng khung, kÎ ®−êng. - Thùc hiÖn lÖnh Format Æ Borders and Shading sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i: - Chän Border ®Ó kÎ khung 29
+ Setting: chän mét kiÓu kÎ khung HoÆc tù x¸c lËp ®−êng kÎ theo c¸c b−íc sau: + Style : chän d¹ng ®−êng kÎ + Width: chän møc ®é ®Ëm nh¹t cho ®−êng kÎ + Color : chän mµu ®−êng kÎ Sau ®ã ¸p dông trùc tiÕp lo¹i ®−êng kÎ ®· chän cho tõng ®èi t−îng trong phÇn Preview - Chän Shading ®Ó t¹o mµu nÒn + Fill: chän mµu nÒn cho c¸c « NÕu chän No Fill sÏ kh«ng cã mµu. + Style: chän lo¹i nÒn 2.10.3 Thay ®æi ®é réng cét, chiÒu cao dßng a. Thay ®æi ®é réng cét - §−a con trá chuét vÒ gianh giíi gi÷a c¸c cét trªn th−íc ngang hoÆc ngay trªn b¶ng sao cho con trá chuét cã d¹ng - Rª chuét ®Ó ®iÒu chØnh ®é réng cña cét. b. Thay ®æi chiÒu cao dßng - §−a con trá chuét vÒ gianh giíi gi÷a c¸c dßng trªn th−íc däc hoÆc ngay trªn b¶ng sao cho con trá chuét cã d¹ng - Rª chuét ®Ó ®iÒu chØnh chiÒu cao dßng. 30
2.10.4 Thªm dßng, cét, « - §Æt con trá t¹i vÞ trÝ muèn thªm. - Thùc hiÖn menu Table Æ Insert sau ®ã chän môc t−¬ng øng víi thao t¸c cÇn thùc hiÖn nh− sau: + Columns to the Left: thªm cét ë bªn tr¸i vÞ trÝ con trá. + Columns to the Right: thªm cét ë bªn ph¶i vÞ trÝ con trá. + Rows Above: thªm dßng phÝa trªn vÞ trÝ con trá. + Rows Below: thªm dßng phÝa d−íi vÞ trÝ con trá. + Cells: thªm « khi ®ã sÏ xuÊt hiÖn hép tho¹i sau: Shift Cells Right: ®Èy « hiÖn thêi sang ph¶i. Shift Cells Down: ®Èy « hiÖn thêi xuèng d−íi. Insert Entire Row: chÌn c¶ dßng trªn vÞ trÝ dßng hiÖn thêi. Insert Entire Column: chÌn c¶ cét tr−íc vÞ trÝ cét hiÖn thêi. L−u ý: NÕu dßng cÇn thªm ë cuèi b¶ng th× ®−a con trá ®Õn « cuèi cïng cña b¶ng råi Ên phÝm TAB (hoÆc ®−a con trá ®Õn vÞ trÝ cuèi cïng cña b¶ng råi Ên phÝm Enter). Muèn thªm bao nhiªu dßng (hoÆc cét) th× chän bÊy nhiªu dßng (hoÆc cét). 2.10.5 Xo¸ dßng, cét, « - §Æt con trá t¹i vÞ trÝ muèn xo¸. - Thùc hiÖn menu Table Æ Delete sau ®ã chän môc t−¬ng øng víi thao t¸c cÇn thùc hiÖn nh− sau: + Columns: xo¸ cét. + Rows: xo¸ dßng. + Cells: xo¸ « khi ®ã xuÊt hiÖn hép héi tho¹i sau: Shift Cells Left: ChuyÓn « bªn tr¸i vµo vÞ trÝ « xãa. Shift Cells Up: ChuyÓn « d−íi vµo vÞ trÝ « xãa. Delete Entire Row: Xãa toµn bé dßng hiÖn thêi. Delete Entire Column: Xãa toµn bé cét hiÖn thêi. 31
2.10.6 Trén « - Chän c¸c « ®Þnh trén. - Thùc hiÖn menu Table Æ Merge cells. 2.10.7 Chia « - Chän « cÇn chia. - Thùc hiÖn menu Table Æ Split cells, xuÊt hiÖn hép tho¹i: Number of Columns: Cho biÕt cÇn chia « thµnh bao nhiªu « nhá (theo chiÒu ngang). Number of Rows: Cho biÕt cÇn chia « thµnh bao nhiªu « nhá (theo chiÒu däc). 2.10.8 BËt t¾t ®−êng kÎ l−íi - BËt ®−êng kÎ l−íi : Chän menu Table -> Show Gridlines. - T¾t ®−êng kÎ l−íi : Chän menu Table -> Hide Gridlines. 2.10.9 Chia mét b¶ng thμnh hai b¶ng - Di chuyÓn con trá v¨n b¶n ®Õn dßng muèn t¸ch sang b¶ng hai. - Thùc hiÖn menu Table Æ Split Table. Dïng thanh c«ng cô KÝch chuét t¹i biÓu t−îng (hoÆc thùc hiÖn menu View -> Toolbars -> Tables and Borders) sÏ xuÊt hiÖn thanh c«ng cô Tables and Borders. Ta cã thÓ thùc hiÖn c¸c thao t¸c trªn dùa vµo c¸c biÓu t−îng cña thanh c«ng cô nµy. 2.11 Tr×nh bµy trang in 2.11.1 §Þnh d¹ng trang in Thùc hiÖn menu File Æ Page Setup, xuÊt hiÖn hép héi tho¹i Page Setup: - Chän Paper trªn cöa sæ Page Setup ®Ó chän khæ giÊy. 32
+ Paper Size : kÝch th−íc trang giÊy. + Width : chiÒu réng (kh«ng cÇn thay ®æi nÕu sö dông khæ giÊy cã s½n). + Height : chiÒu cao (kh«ng cÇn thay ®æi nÕu sö dông khæ giÊy cã s½n). - Chän Margins ®Ó thay ®æi lÒ vµ h−íng in. + Magins: ®Æt lÒ Top: lÒ trªn Bottom: lÒ d−íi Left: lÒ tr¸i Right: lÒ ph¶i + Orientation: h−íng in Portrait: khæ giÊy ®øng Landscape: khæ giÊy ngang Dïng chuét hoÆc bµn phÝm lùa chän cho viÖc ®Þnh d¹ng trang in cña m×nh. Chän nót OK ®Ó thùc hiÖn, hoÆc nót Cancel ®Ó trë l¹i v¨n b¶n, bá qua c¸c thay ®æi. 2.11.2 T¹o tiªu ®Ò ®Çu trang, cuèi trang Mét sè v¨n b¶n cã cïng néi dung ë ®Çu hay ë cuèi mçi trang. §Ó cã ®−îc c¸c dßng nµy ph¶i t¹o tiªu ®Ò ®Çu trang hay tiªu ®Ò cuèi trang. a, T¹o tiªu ®Ò Chän menu View Æ Header and Footer, xuÊt hiÖn thanh c«ng cô sau: 33
+ KÝch chuét t¹i biÓu t−îng (Switch between header and footer) ®Ó chuyÓn gi÷a tiªu ®Ò ®Çu trang vµ cuèi trang. + NhËp vµo néi dung cña tiªu ®Ò (cã thÓ sö dông thao t¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n). + KÕt thóc b»ng c¸ch kÝch chuét t¹i nót Close trªn thanh c«ng cô Header and Footer. b, Thay ®æi tiªu ®Ò KÝch kÐp chuét t¹i tiªu ®Ò ®Çu trang hay cuèi trang, sau ®ã cã thÓ tiÕn hµnh söa ch÷a hoÆc xo¸ tiªu ®Ò nÕu kh«ng cßn thÊy cÇn thiÕt. 2.11.3 ChÌn sè trang cho v¨n b¶n a, Sö dông View -> Header and Footer - Chän menu View Æ Header and Footer t−¬ng tù nh− phÇn t¹o tiªu ®Ò - Trong phÇn nhËp néi dung cña tiªu ®Ò ta chuyÓn con trá ®Õn vÞ trÝ cÇn chÌn sè trang sau ®ã kÝch chuét t¹i biÓu t−îng (Insert page number) trªn thanh c«ng cô Header and Footer hoÆc thùc hiÖn menu Insert Æ Page Numbers. b, Sö dông Insert -> Page Numbers - Thùc hiÖn menu Insert Æ Page Numbers, xuÊt hiÖn hép tho¹i sau: - Lùa chän c¸c th«ng sè cÇn thiÕt gåm: + Position: vÞ trÝ cña sè trang (theo chiÒu däc) gåm: Bottom of page (cuèi trang) vµ Top of page (®Çu trang) + Aligment: vÞ trÝ cña sè trang (theo chiÒu ngang) gåm : Left (bªn tr¸i), Center (ë gi÷a) vµ Right (bªn ph¶i) + Show number on first page: cã hiÓn thÞ sè trang ë trang ®Çu tiªn (trang 1)? + Format: thay ®æi ®Þnh d¹ng gåm: Number format: lùa chän kiÓu sè trang Start at: x¸c ®Þnh sè b¾t ®Çu (mÆc ®Þnh lµ 1) 34
Muèn xo¸ sè trang thùc hiÖn gièng viÖc thay ®æi tiªu ®Ò trang. 2.11.4 Xem trang tr−íc khi in - Thùc hiÖn menu FileÆPrint Preview hoÆc kÝch chuét t¹i biÓu t−îng - Sau khi xem xong kÝch chuét t¹i nót Close ®Ó ®ãng cöa sæ. 2.11.5 In v¨n b¶n a. Dïng menu - Thùc hiÖn menu File Æ Print xuÊt hiÖn hép tho¹i: + Printer: chän lo¹i m¸y in vµ mét sè tham sè cÇn thiÕt kh¸c cho m¸y in. + Page range: chän ph¹m vi in All: In toµn bé tÖp v¨n b¶n. Current page: In trang hiÖn thêi (lµ trang v¨n b¶n cã con trá lµm viÖc). Selection: In trong ph¹m vi lùa chän. Pages: In mét sè trang v¨n b¶n. (Ch¼ng h¹n nÕu chän 1,3,4 th× sÏ in trang 1, trang 3 vµ trang 4; nÕu chän 5-7 sÏ in tõ trang 5 ®Õn trang 7). + Number of copies: sè b¶n cÇn in. + Print to file: §−a néi dung ra tÖp. + Print what: Lùa chän d¹ng cÇn in (mÆc ®Þnh lµ v¨n b¶n: Document) b, Dïng thanh c«ng cô KÝch chuét vµo biÓu t−îng (Ctrl+P) ®Ó in toµn bé v¨n b¶n ®ang lµm viÖc hiÖn t¹i. 35