Bài giảng Tổ chức hạch toán Kế toán: Phần 2 - GV. Phan Thị Dung

Chia sẻ: Nguyễn Thị Ngọc Lựu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:82

Thêm vào BST

Báo xấu

148
lượt xem 26
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Tổ chức hạch toán Kế toán: Phần 2 trình bày tổ chức hạch toán các yếu tố cơ bản của sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán các qúa trình kinh doanh chủ yếu, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Tổ chức hạch toán Kế toán: Phần 2 - GV. Phan Thị Dung

177 Chương 4: T CH C H CH TOÁN CÁC Y U T CƠ B N C A S N XU T KINH DOANH I.CÁC Y U T CƠ B N C A S N XU T KINH DOANH Tài s n c đ nh, v t li u, c ng c d ng c , lao đ ng s ng c a con ngư i cùng v i các tiêu hao khác g n li n v i chúng là nh ng y u t đ u vào t o nên ho t đ ng s n xu t kinh doanh nh t đ nh trong doanh nghi p . B t kỳ m t ch doanh nghi p nào cũng ph i t o l p đư c các y u t cơ b n trên cho s n xu t kinh doanh c a mình. Hi u qu s d ng các y u t trên g n li n và có quan h nhân qu v i trình đ qu n lý vi c s d ng chúng trên cơ s t ch c h p lý h th ng thông tin kinh t nói chungvà thông tin k toán nói riêng có ý nghĩa quy t đ nh đ n ho t đ ng c a doanh nghi p. T ch c h ch toán các y u t đ u vào cơ b n c a s n xu t kinh doanh hi u theo nghĩa chung nh t là qúa trình t o l p h th ng thông tin b ng s li u, tài li u, tin t c c n thi t ph n ánh s hi n có, tiêu dùng và hình thành các chi phí đã phát sinh cho m c đích s n xu t, kinh doanh nh t đ nh. H th ng thông tin trên đư c hình thành theo m t m i liên h khách quan t o thành công ngh t ch c k toán theo nguyên lý chung nh t c a b t kỳ m t lĩnh v c nào c a công tác t ch c. Cách khác, có th hi u t ch c h ch toán các y u t đ u vào c a s n xu t kinh doanh là xây d ng h th ng ch ng t , s sách k toán theo m t m i liên h t nhiên m ng b n ch t phù h p v i đ c đi m qu n lý t ng y u t , yêu c u qu n lý chúng và đi u ki n nh t đ nh v t ch c s n xu t kinh doanh nh m m t m c tiêu thông tin nh t đ nh tương ng cho ch th qu n lý doanh nghi p . Nguyên t c h ch toán các y u t đ u vào : - Ph i xu t phát t yêu c u c a qu n lý tài s n kinh doanh và chi phí kinh doanh . - Ph i xu t phát t đ c trưng riêng bi t trong s hình thành ( đ u tư), tiêu dùng và tái t o v hình thái v t ch t cũng như giá tr c a m i y u t s n xu t kinh doanh . - Ph i xu t phát t kh năng v : con ngư i làm công tác qu n lý, k toán và kh năng k thu t tính tóan cũng như x lý thông tin k toán trong th c t c a doanh nghi p . - Ph i quán tri t tính hi u qu c a m i qúa trình t ch c nghĩa là : Thông tin đ , chính xác, nhanh nh t cho qu n lý v i chi phí t ch c th p nh t m c h p lý. II. T CH C H CH TOÁN TÀI S N C Đ NH. 1.Yêu c u qu n lý và nh ng v n đ chung v t ch c k toán TSCĐ TSCĐ là y u t s n xu t kinh doanh cơ b n, chi m t tr ng v n đ u tư l n. Tài s n c đ nh nói chung đ u có đ c đi m là s d ng lâu dài cho s n xu t và giá tr c a nó b hao mòn d n và đư c tái t o l i t ng ph n b ng phương th c kh u hao. Yêu c u c a qu n lý TSCĐ : - Ph i qu n lý TSCĐ như m t y u t tư li u s n xu t cơ b n, nghĩa là ph i qu n lý m t s d ng tài s n trên quan đi m hi u qu s n xu t . - Ph i qu n lý TSCĐ như m t b ph n v n s n xu t kinh doanh cơ b n, nghĩa là ph i th hi n TSCĐ v m t giá tr theo nguyên t c chu chuy n v n và nguyên t c b o tòan phát tri n v n sau m i niên đ kinh doanh .
178 - Ph i th hi n và qu n lý b ph n TSCĐ đã tiêu dùng và tiêu hao v i tư cách là m t chi phí v t ch t c a k t qu s n xu t, kinh doanh . Nhi m v t ch c h ch toán TSCĐ: - T ch c h th ng ch ng t , s sách, nguyên t c ghi chép s hi n có, tình hình tăng gi m và s d ng TSCĐ theo đ i tư ng ghi TSCĐ và nơi s d ng TSCĐ, cũng như nơi phát sinh bi n đ ng. - T ch c h th ng ch ng t , s sách theo dõi hao mòn và kh u hao TSCĐ hi n có đang s d ng, đang qu n lý, đang s h u. - T ch c h th ng ch ng t , s sách theo dõi th c hi n ch đ s a ch a và đ u tư l i TSCĐ theo t ng phương th c s a ch a, đ u tư... - T ch c công tác ki m kê và đánh giá TSCĐ theo th c t tài s n và theo nguyên t c đ m b o tính xác th c c a thông tin k toán Nguyên t c chung v ghi s TSCĐ ( mang tính qu c t ): - TSCĐ pha t ch c ghi s k toán theo m t lo i ti n t – ti n ngân hàng Vi t Nam . - TSCĐ ph i th hi n đư c nguyên giá c a nó. - TSCĐ ph i đư c ghi s theo ph n giá tr đã tiêu hao và chu chuy n, đ ngư i qu n lý có th d dàng đánh giá TSCĐ khi c n có s mua đi bán l i, quy t đ nh đ u tư, quy t đ nh s a ch a , b o dư ng TSCĐ.. - TSCĐ ph i đư c ghi s theo đ i tư ng ghi TSCĐ ( đơn v TSCĐ hoàn ch nh v giá tr s d ng ), theo ngu n hình thành ( t có, vay tín d ng, liên doanh...), theo nơi qu n lý và s d ng TSCĐ tr c ti p. 2. T ch c h ch toán tình hình tăng gi m và s hi n có c a TSCĐ 2.1. T ch c vi c l p ch ng t ch ng minh các nghi p v tăng gi m c a TSCĐ N i dung công vi c t ch c bư c này đư c ti n hành như sau: Xác đ nh n i qui giao nh n TSCĐ tăng, gi m trong kỳ, l a ch n ch ng t g c thích h p đ ph n ánh qúa trình giao nh n tài s n làm căn c h p pháp cho vi c ghi s k toán. V n d ng phương pháp ghi ch ng t m i lo i và t ch c luân chuy n ch ng t sau khi đã ki m tra cho vi c ghi s k toán ti p theo. N i dung giao nh n TSCĐ ph i đư c quy đ nh c th ch t ch trên các m t : Trách nhi m v t ch t và quy n h n pháp lý c a các bên có liên quan t i tài s n giao nh n ; quy đ nh n i dung công vi c giao nh n ; quy đ nh vi c ghi ch ng t và luân chuy n ch ng t .... Nh ng quy đ nh giao nh n là cơ s đ ki m tra, giám sát t ng trư ng h p tăng gi m TSCĐ. L a ch n ch ng t g c ph i l p, ghi m i trư ng h p phát sinh tăng gi m tuỳ thu c vào nguyên nhân tăng gi m ( tăng do đ u tư XDCB, do c p phát, do nh n liên doanh....lo i gi m do thanh lý, như ng bán, do chuy n góp liên doanh, do m t, do đánh giá l i....). S lư ng lo i và n i dung k t c u c a t ng lo i ch ng t đư c ch đ hoá thích h p v i yêu c u qu n lý và kh năng ghi chép ban đ u trên ch ng t . Song v nguyên t c, đ t ch c t t công tác k toán ban đ u v thông tin tăng gi m TSCĐ c n phân bi t ch ng t cho t ng trư ng h p c th . Xây d ng h th ng ch ng t c n thi t :
179 + Ch ng t l p t i th i đi m giao nh n tài s n tăng ho c gi m trong n i b doanh nghi p ho c ngoài doanh nghi p . + Ch ng t l p cho vi c mua bán TSCĐ, mà trên cơ s c a ch ng t này m i th c hi n đư c vi c l p ch ng t cho giao nh n TSCĐ. + Ch ng t l p cho trư ng h p thanh lý TSCĐ. Lo i ch ng t này l p khi TSCĐ đ n kỳ h n ph i thanh lý, ho c hư h ng b t thư ng ph i thanh lý ho c vì lý do kinh t nên ph i thanh lý. Lo i ch ng t này đ ch ng minh v : nguyên nhân thanh lý ; quy t đ nh đư c phép thanh lý và hình th c thanh lý, cu i cùng là ch ng t l p khi th c hi n qúa trình thanh lý. Ch ng t này là m t y u t không th thi u trong b h sơ TSCĐ thanh lý và là căn c duy nh t quan tr ng đ ghi s k toán . + Ch ng t l p khi ki m kê tài s n cho vi c khoá s cu i niên đ ho c đ đánh giá TSCĐ hay vì m t lý do qu n lý v n li ng, tài s n nh t đ nh ( sát nh p, gi i th , giá tr tài s n khi th ch p...). Vi c xác đ nh s lư ng, lo i ch ng t c n thi t cho m i trư ng h p tăng gi m tài s n không nh ng tuỳ thu c vào n i dung kinh t c a nghi p v mà còn tuỳ thu c vào kh năng k thu t thu th p thông tin, phương ti n thu th p thông tin, k toán th công có th c n nhi u lo i ch ng t hơn là áp d ng k toán máy. 2.2. T ch c h ch toán t ng h p và chi ti t TSCĐ tăng gi m trên h th ng s k toán Trên cơ s ch ng t g c, k toán th c hi n các th t c ghi s c n thi t cho qu n lý TSCĐ. Đó là : + Ti p nh n ho c bàn giao h sơ kinh t , k thu t c a TSCĐ tăng gi m. + Vào s chi ti t ( n u tăng ) và xoá s chi ti t ( n u gi m ) theo lo i, nhóm mà TSCĐ đó đã đư c phân lo i, s p x p theo nguyên giá và giá tr hao mòn. + Vào s t ng h p b ng ghi đ i ng cho trư ng h p tăng gi m theo nguyên giá và giá tr hao mòn. S lư ng s , th c n m đ h ch toán t ng h p chi ti t tuỳ thu c vào kh năng t ch c h ch toán , trên cơ s đó k toán ghi các nghi p v tăng gi m. T ch c k toán TSCĐ hi n có và đang s d ng t i doanh nghi p tính đ n kỳ báo cáo là vi c xác đ nh phân lo i TSCĐ theo công d ng, nơi s d ng, theo hình th c s h u ; theo tình tr ng tài s n và ngu n g c c a tài s n ; là vi c l a ch n và xây d ng hình th c k toán thích h p v i đ c đi m v t ch c s n xu t kinh doanh cũng như trình đ qu n lý kinh doanh ; đi u ki n k thu t tính toán đã đư c trang b ...; cu i cùng là vi c phân đ nh rõ ch c năng, nhi m v , quy n h n c a k toán TSCĐ trong b máy t ch c k toán c a doanh nghi p . Qui trình t ch c k toán tăng gi m TSCĐ T ch c h T ch c ghi s th ng ch ng t k toán theo hình th c s k Các Các Ghi đơn Ghi kép quy t Ch ng t trên s trên s đ nh c a chi ti t t ng h p th c hi n ch s c a tăng l p cho TSCĐ h u và nghi p v gi m tăng gi m qu n lý tăng gi m
180 T ch c h ch toán chi ti t TSCĐ hi n có ph i b o đ m ghi chép đư c các thông tin v - Lo i TSCĐ - Nơi s n xu t, nơi s d ng TSCĐ. - Năm s n xu t, th i gian s d ng theo thi t k và th i gian s d ng kinh t ( chu kỳ hao mòn ). - Nguyên giá TSCĐ. - Giá tr còn l i theo s sách, theo k t qu ki m kê . Các ch tiêu thông tin chi ti t nêu trên v TSCĐ có th đư c thu th p trên các hình th c t ch c s k toán chi ti t khác nhau : th TSCĐ, s TSCĐ. Nguyên t c ghi trên s TSCĐ là ghi đơn do nhân viên k toán ghi t p trung trên phòng k toán đ ng th i v i qúa trình h ch toán t ng h p. Khi áp d ng th h ch toán TSCĐ, c n v n d ng ghi th TSCĐ cho t ng lo i. - Th TSCĐ qu n lý theo 4 nhóm : TSCĐ c a s n xu t công nghi p ; TSCĐ dùng cho s n xu t c a ngành khác ; TSCĐ không tham gia vào s n xu t ; TSCĐ trong s a ch a . - Th TSCĐ c a s n xu t công nghi p đư c m và ghi cho t ng lo i theo đ i tư ng ghi ; theo tình hình s d ng, qu n lý (cho thuê, ch thanh lý...). - Th TSCĐ trong s d ng cho s n xu t đư c qu n lý và ghi theo nơi s d ng ( phân xư ng, khu v c, b ph n ..). - Th c a TSCĐ ch thanh lý x lý đư c qu n lý riêng khi thanh lý x lý thì đưa hu b . - Th c a TSCĐ nh p thêm, gi m b t trong kỳ đư c gi l i và qu n lý trong h p riêng su t tháng. Sau khi đã tính toán xong s kh u hao đ ghi tăng gi m phí cho tháng đó ho c tháng ti p theo m i chuy n vào t p th c a TSCĐ đang dùng ( n u tăng) ho c h b (n u đã gi m). - Th c a TSCĐ trong qúa trình s a ch a l n thì đư c qu n lý riêng trong qúa trình s a ch a l n . Th c a lo i này đư c phân lo i theo kỳ h n s a ch a l n và theo phương th c s a ch a ( cho th u, t làm : có tính ch t ph c v ho c h ch toán n b ....). - TSCĐ phát hi n thi u trong qúa trình ki m kê sau khi đã vào s đư c l p th theo lo i ( d tr , s d ng , s a ch a , cho thuê.. ). S li u c a các th đư c t ng h p đ đ i chi u v i s li u h ch toán trên s h ch toán TSCĐ hi n có. T ch c k toán t ng h p đư c th c hi n theo nguyên t c ghi s kép trên h th ng s nh t ký, s cái theo t ng hình th c k toán nh t đ nh. T ch c h ch toán t ng h p đư c ti n hành theo ch tiêu giá tr bao g m : nguyên giá c a TSCĐ, giá tr hao mòn, giá tr còn l i, giá tr ki m kê t i th i đi m tính theo th i giá. Đánh giá TSCĐ khi đ u tư, khi xu t gi m, khi ki m kê ph i theo nguyên t c tính giá nh t đ nh th ng nh t nh m tính giá tr xác th c c a TSCĐ cho vi c ghi s . Quan tr ng hơn là t o thu n l i cho vi c t ch c ghi s k toán, nghĩa là ph i đánh giá theo :
181 - Giá v n th c đ u tư t i nơi l p đ t, s d ng ( ch doanh nghi p đ u tư, Nhà nư c đ u tư, ... ). - Giá c hi n th i : nguyên t c này có th giúp doanh nghi p b o tòan giá tr thay th c a tài s n sau th i gian s d ng c a nó. Như v y v nguyên t c trong m i trư ng h p đánh giá TSCĐ đ u ph i đ m b o 2 y u t là + Giá đ u tư . + Các phí t n khác n m ngoài trao đ i tài s n đư c tính thêm vào giá tr TSCĐ, đ tài s n th c t có th s n sàng s d ng đư c t i nơi s d ng . Trình t k toán t ng h p TSCĐ Ch ng t g c ho c ch ng t S nh t ký S cái Báo cáo tăng ghi s TSCĐ gi m TSCĐ 3. T ch c k toán kh u hao TSCĐ Th i gian ư c tính m t tài s n có th ho t đ ng ph c v cho m c đích kinh doanh đư c g i là đ i c a tài s n . Qúa trình ph n ánh ph n giá tr TSCĐ hao mòn v i tư cách là m t chi phí kh u hao trong năm thu c đ i ho t đ ng ư c tính c a TSCĐ go là kh u hao. Đó là s tích lu giá tr c a tài s n đ tái t o l i nó sau khi đào th i thanh lý. Qúa trình hao mòn và kh u hao di n ra ngư c nhau, có quan h nhân qu v i nhau: Nguyên giá = X Hao mòn Nguyên giá = 0 ( X> 0 ) Kh u hao T ch c h ch toán kh u hao TSCĐ là : - Xây d ng đ nh m c kh u hao h p lý trên cơ s phân lo i TSCĐ theo đ c đi m s d ng c v m t v t ch t k thu t và c v m t kinh t s d ng . - Tính toán chính xác giá tr TSCĐ c n ph i kh u hao d n theo m c kh u hao đã đ nh trư c. - Tính toán k t qu s n xu t kinh doanh đ làm căn c tính kh u hao theo công su t th c t . - Ghi nh n kh u hao là m t chi phí cho đ i tư ng gánh ch u tương ng. - T ch c theo dõi s hình thành, phân c p qu n lý s d ng s ti n kh u hao đã trích cho m c đích đ u tư trong tương lai. T ch c tính kh u hao đư c ti n hành theo t ng nhóm lo i TSCĐ và phân b cho t ng khu v c, đ a đi m, lo i s n ph m kinh doanh . Ngoài ra, c n t ch c kh u hao theo ngu n hình thành c a TSCĐ, giúp cho vi c phân c p qu n lý v n đ u tư xây d ng cơ b n hình thành do kh u hao. Bên c nh vi c tính kh u hao còn ph i l a ch n hình th c s c n thi t đ ghi chép kh u hao . Ghi s theo m t trình t nh t đ nh có th th c hi n trên h th ng b ng phân b kh u hao . B ng này đư c k t câú và có n i dung ghi chép khác nhau tuỳ theo hình
182 th c k toán đư c v n d ng. Có 2 cách l p b ng tính và phân b kh u hao : + Cách 1 : L y s kh u hao tháng trư c c ng tr v i s kh u hao tăng gi m trong tháng này. + Cách 2 L y giá tr TSCĐ hiên có đ u kỳ nhân v i t l kh u hao . 4. T ch c h ch toán s a ch a TSCĐ T ch c h ch toán s a ch a TSCĐ bao g m các công vi c : - L p lich s a ch a l n và s a ch a thư ng xuyên cho t ng lo i tài s n , trong đó quy đ nh th i gian, n i dung công vi c s a ch a, phương th c s a ch a tính cho năm báo cáo . - L p d toán chi phí s a ch a l n theo kh i lư ng s a ch a và phương th c s a ch a, ghi chi phí d toán vào giá thành. - Ghi nh n chi phí s a ch a l n th c chi, s a ch a thư ng xuyên cho t ng đ i tư ng tài s n đư c s a ch a . - T ch c thanh quy t tóan v i đơn v s a ch a t làm trong n i b doanh nghi p và v i đơn v ngoài nh n th u. - T ch c h th ng s k toán t ng h p, chi ti t v ghi nh theo trình t nh t đ nh. Quy trình t ch c k toán s a ch a TSCĐ Các ch ng t g c liên quan đ n s a ch a : - H p đ ng. - B n d toán. - K ho ch s a ch a . - Ch ng t v chi phí ti n t phát sinh . (1) - Biên b n bàn giao TSCĐ đã s a (1) ch a (3) B ng phân b chi phí s a ch a B ng kê phí cho đ i cho đ i tư ng ch u chi phí tư ng ch u phí (2) (4) (4) S nh t ký phí (3) S cái cho tài kho n s n xu t và chi phí Nguyên t c t ch c h ch toán s a ch a TSCĐ: - N u công vi c s a ch a ti n hành theo phương th c đ u th u, k toán trư ng ph i ký h p đ ng s a ch a và th a thu n trư c phương th c thanh toán v i ngư i nh n th u.
183 - Xác đ nh trình t h ch toán t ng h p, chi ti t TSCĐ theo hình th c k toán phù h p : t khâu ch ng t g c, m b ng kê, b ng phân b chi phí s a ch a ; m s t ng h p theo dõi chi phí s a ch a c a công trình d dang chưa hoàn thành ho c chưa quy t toán. Ví d : N u doanh nghi p ch n hình th c k toán theo ch ng t ghi s thì các th , b ng kê, b ng phân b đư c k t c u theo nguyên t c c a m t ch ng t ghi s ; sau đó chi phí đư c ghi vào s nh t ký k t c u theo nguyên t c s đăng ký ch ng t ghi s , và cu i cùng ph n ánh vào s cái theo t ng lo i tài kho n chi phí có liên quan. III. T ch c h ch toán v t li u các lo i v t tư khác . 1.Các thông tin c n s d ng v qu n lý v t tư : - M c t n kho th c t ; chênh lêch c a m i lo i v t tư t n kh u hao so v i đ nh m c d tr an toàn c a kinh doanh và đ nh m c t i thi u, t i đa. - M c v t tư nh p vào trong kỳ cho m c đích kinh doanh . - Tình hình tiêu dùng v t tư các lo i cho s n xu t và hi u qu s d ng s v t tư đó .2. N i dung - Phân lo i v t tư. - L a ch n phương pháp đánh giá v t tư trong kỳ cho h p lý . - T ch c qúa trình ghi chép c a k toán v v t tư nh p kho, d tr , xu t dùng cho các b ph n theo trình t t ch ng t ban đ u , k toán chi ti t, k toán t ng h p trên các tài kho n k toán . 3. Các ti n đ t ch c h ch toán v t tư m t cách có hi u qu . - Thi t l p đư c k ho ch cung ng v t tư theo nhu c u v t tư c a phân xư ng, khu v c s n xu t kinh doanh . - Xây d ng đư c đ nh m c d tr v t tư trong kh u hao và t ch c t t kho hàng đ t o thu n l i cho vi c qu n lý và ghi s kho, s k toán . - Xây d ng h th ng đ nh m c tiêu dùng v t tư, đ c bi t là v t tư ch t o, v t tư ch y u, theo yêu c u ti t ki m tiêu dùng và yêu c u nâng cao ch t lư ng hàng hoá s n xu t d ch v tiêu dùng. - Xác đ nh rõ ràng trách nhi m v t ch t c a các cá nhân, t ch c có liên quan t i s an toàn c a v t tư mua, d tr , tiêu dùng ; xây d ng qui ch x lý rõ ràng nghiêm ng t trư ng h p v t tư đ ng, th a thi u, hao h t, gi m giá.... 4. T ch c h ch toán các nghi p v mua và nh p kho v t tư s n xu t Tham gia qúa trình cung ng v t tư cho s n xu t bao g m: nhân viên cung ng, th kho v t tư và k toán v t tư, ba b ph n này giám đ c qúa trình cung ng thông qua h p đ ng mua bán, gia công ch bi n ...N i dung t ch c k toán mua v t tư, t ch nh p kho bao g m : a. T ch c phương th c mua hàng và theo dõi th c hi n h p đ ng cung ng v i t ng khách hàng . Ki m tra vi c hoàn thành h p đ ng cung ng cho phòng cung tiêu theo dõi, có th l p s theo dõi h p đ ng cung ng theo m u H p đ ng cung ng
184 H p đ ng và đơn đ t Ten v t tư và s lư ng cung ng hàng Kỳ h n Ngàỳ S hi u Cung ng A B C C ng tháng Ch ng t C ng B ng theo dõi nh p hàng theo h p đ ng và đơn đ t hàng H p đ ng :................................... Ghi chú Ch ng t mua Lo i v t tư Ch ng t nh p Ch ng t v n chuy n ch t vào và lư ng lư ng Ngày S Ngày S hi u Ngà S hi u S hi u tháng hi u tháng ch ng y ch ng phương . ch ng t thán t ti n A B C V t tư . t g v n chuy n b.T ch c mua hàng theo phương th c đã tho thu n trong h p đ ng N i dung bao g m các bư c công vi c : T ch c v n chuy n v t tư mua và ti p nh n v t tư v kho ho c đ a ch nh p hàng ngày quy đ nh . Hoàn thi n ti p nh n các ch ng t g c ph n ánh lư ng v t tư mua và các phí t n mua : Hoá đơn ngư i bán l p g i cùng hàng ho c g i riêng, v n đơn, gi y t m ng, phi u chi, báo n .... các ch ng t trên đư c đ i chi u v i h p đ ng và đư c ki m tra sau đó chuy n cho k toán ghi s v t tư và s thanh toán và các lo i s liên quan khác như : s qu , s theo dõi ti n g i. - T ch c nh p kho, vào s kho v t tư đã v , ki m nh n theo th c t và theo ch ng t . -T ch c ghi s k toán s hàng v kho theo ch ng t đã v và ch ng t nh p kho ( phi u nh p kho, biên b n ki m nh n, biên b n th a thi u v t tư ...). c.T ch c thanh toán v i ngư i bán Thanh toán có th là thanh toán tr c ti p t i doanh nghi p, ho c do ngân hàng ti n hành. Khi nh n đư c toàn b s hàng theo h p đ ng, k toán xác đ nh s n ph i tr theo ch ng t mua nh n đư c và ch ng t nh p hàng ; căn c báo n c a ngân hàng và phi u chi ti n m t t i doanh nghi p, k toán ghi s ph n thanh toán s ti n hàng và tr cho ngư i bán. 3. T ch c h ch toán k toán kho v t tư T ch c k toán kho v t tư c n ti n hành trên các cơ s sau : - C n ph i t o l p h th ng kho tàng, b n bãi c n thi t và đ yêi c u qu n lý v t tư d tr . Nghĩa là các đ a đi m qu n lý v t tư ph i đư c chuyên môn hoá theo yêu c u qu n lý t ng lo i v t tư . - Ph i trang b các d ng c cân đong đo đ m, và các phương ti n k thu t khác đ ki m nh n cũng như xu t kho chính xác v t tư . - Ph i có đ i ngũ th kho và k toán kho đ năng l c nghi p v kinh doanh kho hàng,
185 đ t ch c kho v t tư theo yêu c u đ m b o ch t lư ng v t tư d tr , xu t v t tư thu n ti n và tránh m t mát hao h t v t tư . Yêu c u t ch c công tác k toán d tr v t tư và kho v t tư là : + N i dung t ch c ph i phù h p v i ch đ k toán hi n hành. + N i qui qu n lý kho ph i c th ch t ch , trách nhi m v t ch t c a các cán b k toán , qu n lý tr c ti p kho ph i quy đ nh rõ ràng. + Ph i đ m b o trình đ nghi p v kho hàng cho cán b qu n lý, k toán kho và th kho. N i dung t ch c k toán d tr v t tư bao g m : + Xây d ng ch đ ki m nh n v t tư nh p, xu t kho và trách nhi m l p, luân chuy n ch ng t mua, nh p và xu t kho gi a nhân viên cung ng - th kho - k toán kho v t tư ; ch đ luân chuy n và trách nhi m luân chuy n ch ng t t kho v t tư đư c quy đ nh như sau : Nhân viên cung ng thu c phòng cung tiêu s là ngư i l p các ch ng t nh p xu t v t tư , sau khi ti p nh n đư c các ch ng t mua v t tư do do ngư i bán chuy n đ n, ch ng t đư c chuy n đ n th kho đ làm th t c nh p và xu t kho v t tư ; sau khi nh p và xu t kho xong ch ng t đư c chuy n v phòng k toán ; k toán v t tư k toán thanh toán s ti p nh n và ghi s k toán . + T ch c ghi s kho v t tư và s k toán v t tư thích h p v i đi u ki n c th v : lo i v t tư, đ c đi m b trí kho tàng v không gian, trình đo nghi p v v kho và k toán kho. Theo nguyên t c kho ch qu n lý v s lư ng, s kho s m theo hình th c th kho cho t ng lo i ho c s kho chi t ng lo i. Ghi th ho c s kho theo s th c nh p, th c d tr và theo s lư ng hi n v t, không ghi theo giá tr . S k toán v t tư d tr ph i theo dõi c s lư ng và hi n v t cho t ng kho và t ng lo i v t tư ( s , th h ch toán chi ti t) và ghi t ng h p chung v t tư các lo i (s t ng h p). Ghi s k toán ph i gh theo nguyên t c đ i ng tài kho n . + T ch c ghi s k toán v t tư t i kho theo ch tiêu nh p xu t, còn l i ph i đáp ng yêu c u qu n lý: v t tư nh p t đâu ( mua, t ch , thu h i t s n xu t ....), nh p b ng ngu n nào tài tr , xu t cho m c đích gì, tình tr ng v t tư trong d tr .... + T ch c ki m kê và đi u ch nh v t tư d tr trên s kho và s k toán . 4.T ch c h ch toán v t tư xu t dùng cho s n xu t N i dung t ch c h ch toán v t tư xu t dùng bao g m : - Xác đ nh ph m vi và đ i tư ng t p h p chi phí v t tư xu t dùng, n i dung này chu n b cho vi c thi t k ch ng t , s sách h ch toán v t tư xu t dùng. - T ch c ch ng t , s sách ghi phát sinh v t tư xu t dùng, còn l i chưa dùng , v t tư th a, không càn dùng. N i dung này đư c th c hi n trên các tài kho n : + Tài kho n nơi s d ng . + Tài kho n v t tư . IV. T ch c h ch toán các y u t lao đ ng s ng .
186 1. Nhi m v và nh ng ti n đ t ch c h ch toán lao đ ng . Nhi m v t ch c y u t lao đ ng s ng : + T ch c h ch toán cơ c u lao đ ng hi n có trong cơ c u s n xu t, kinh doanh và s tuy n d ng, sa th i, thuyên chuy n lao đ ng trong n i b đơn v theo quan h cung c u lao đ ng cho kinh doanh . +T ch c theo dõi vi c s d ng lao đ ng t i các nơi làm vi c đ có thông tin v s lư ng và ch t lư ng lao đ ng ng v i công vi c đã b trí t i nơi làm vi c. + T ch c h ch toán qúa trình tính công và tr ti n công cho ngư i lao đ ng trong khuôn kh ch đ tr công, hình th c tr công và phương th c thanh toán ti n công lao đ ng hi n đang áp d ng. + T ch c phân công lao đ ng k toán h p lý trong ph n hoá đơnàh k toán y u t lao đ ng và ti n công lao đ ng . Nguyên t c chung đ th c hi n đư c các nhi m v nêu trên v lao đ ng và ti n lương là : l a ch n và v n d ng tronh th c t ho t đ ng kinh doanh c a đơn v m t s lư ng ch ng t , s sách (tài kho n ), n i dung ghi chép thông tin trên s sách và h th ng báo cáo k toán h p lý v lao đ ng và ti n lương đ cho yêu c u qu n lý, đ c bi t là qu n lý n i b . 2. Nh ng ti n đ c n thi t cho vi c t ch c h ch toán y u t lao đ ng . - Ph i xây d ng đư c cơ c u s n xu t h p lý : đây là ti n đ cho vi c t ch c lao đ ng khoa h c t i nơi ìam vi c, cho t ch c ghi chép ban đ u v s d ng lao đ ng . - Th c hi n t ch c t t lao đ ng t i nơi làm vi c . - Ph i xây d ng đư c các tiêu chu n đ nh m c lao đ ng cho t ng lo i lao đ ng, t ng lo i công vi c và h th ng qu n lý lao đ ng ch t ch c v m t t ch c nhân s , n i qui, qui ch , k lu t lao đ ng . - Ph i xác đ nh trư c hình th c tr công h p lý vf cơ ch thanh toán ti n công thích h p có tác d ng kích thích v t ch t ngư i lao đ ng nói chung và lao đ ng k toán nói riêng. - Ph i xây d ng nguyên t c phân chia ti n công khi nó có liên quan t i nhi u lo i ho t đ ng kinh doanh, nhi u lo i s n ph m làm ra, đ tính ti n lương h p lý trong giá thành. 3.T ch c h ch toán lao đ ng và k t qu lao đ ng N i dung thông tin c n thu th p là : - S lư ng lao đ ng đư c s d ng, tăng, gi m, di chuy n... đư c x p s p theo các tiêu th c phân lo i nh t đ nh đ qu n lý : theo trình đ thành th o ngân hàng nghi p, theo nơi lao đ ng, theo gi i tính, theo tu i đ i... Đ có đư c các thông tin này c n s d ng các h th ng ch ng t g c và s sách chuyên dùng : h p đ ng lao đ ng, quy t đ nhtuy n d ng, sa th i lao đ ng , gi y cho thôi vi c, gi y thuyên chuy n công vi c n i b ...; các s lao đ ng đư c m cho t ng cơ c u lao đ ng . - Ch tiêu k t qu lao đ ng : th i gian lao đ ng hao phí, s lư ng d ch v , s n ph m , hàng hoá đã t o l p ra trong kho ng th i gian bao nhiêu ? Ch tiêu này đư c th c hi n thông qua h th ng ch ng t g c như : Phi u giao n p
187 s n ph m, biên b n ki m tra ch t lư ng s n ph m ; gi y bao m... Nguyên t c t ch c h ch toán nghi p v cơ c u ngư i lao đ ng và k t qu lao đ ng: + Đơn v th c hi n h ch toán ban đ u trên các ch ng t g c là đơn v t ch c lao đ ng - đó là nơi làm vi c c a ngư i lao đ ng ( t đ i, phân xư ng, phòng ban,,,,) + Đơn v x lý s li u ch ng t g c là b ph n t ch c lao đ ng ti n lương và k toán ti n lương : t i đây ch ng t đư c ki m tra và phân lo i, ghi s và lưu tr theo quy đ nh chung c a Nhà nư c và đơn v . 4. T ch c h ch toán k toán ti n lương và thanh toán v i ngư i lao đ ng N i dung t ch c k toán ti n lương và thanh toán ti n lương v i ngư i lao đ ng bao g m: + Xác đ nh trình t tính t ch cán t ng m c tuy t đ i c a ti n lương cho t ng ngư i lao đ ng trong kỳ h n đư c tr , thanh toán . Đ th c hi n n i dung này c n có các đi u ki n : - Ph i thu th p đ các ch ng t có liên quan v s lư ng và ch t lư ng lao đ ng . - Ph i d a vào các văn b n quy đ nh ch đ tr lương, thư ng, ph c p hi n hành c a Nhà nư c. - Ph i xây d ng hình th c tr lương thích h p cho t ng lo i lao đ ng trư c khi đi vào tính tóan ti n lương . - Ph i l a ch n cách chia ti n lương h p lý cho t ng ngư i lao đ ng, cho các công vi c đư c th c hi n . Nơi làm vi c B ph n t Phòng “s d ng ngư i ch c lao đ ng k toán lao đ ng” ti n lương (1) (1) (2) Ch ng t g c Ghi s lao đ ng h ch toán lao Báo cáo lao (3) đ ng đ ng (5) Cơ c u lao K t qu lao đ ng (2) L p ch ng t đ ng -Th i gian lao đ ng . g c v ti n - Hi n có. - S lư nSP,HH lương và - Tăng. BHXH - Gi m (4) Ghi s t ng h pv : - Ti n lương, - BHXH - Các kho n khác + Xây d ng ch ng t thanh toán ti n lương và các kho n có liên quan khác t i ngư i lao đ ng v i tư cách là ch ng t ti n lương và thanh toán . Ch ng t này đư c hoàn thành sau khi th c hi n đư c s tr công cho ngư i lao đ ng, và tr thành ch ng t
188 g c đ ghi s t ng h p tài kho n B o hi m xã h i . + L a ch n tiêu th c h p lý đ phân b ti n lương , BHXH, BHYT,KPCĐ cho t ng đ i tư ng ch u chi phí s n xu t kinh doanh : ti n hành phân chia ti n lương tr c ti p và gián ti p cho đ i tư ng ch u chi phí ti n lương ; cu i cùng là l p ch ng t ghi s cho s li u đã phân b làm căn c ghi s t ng h p c a k toán theo nguyên t c ghi kép. + Xây d ng quan h ghi s tài kho n theo n i dung thanh toán và tính toán phân b ti n lương phù h p v i yêu c u thông tin v đ i tư ng k toán nêu trên Chương 5 T CH C H CH TOÁN CÁC QÚA TRÌNH KINH DOANH CH Y U I.Ý nghĩa nhi m v t ch c h ch toán các qúa trình kinh doanh T ch c h ch toán qúa trình kinh doanh nh m m c đích thu th p đư c b c tranh toàn di n c a qúa trình ho t đ ng kinh doanh trong doanh nghi p t khâu cung ng, qua khâu s n xu tt, đ n khâu tiêu th và phân ph i k t qu tài chinh trong doanh nghi p . trong qúa trình s n xu t kinh doanh, tài s n c a đơn vi s d ng các giai đo n khác nhau thư ng xuyên có nh ng thay đ i v hình thái hi n v t và giá tr . T đó d n đ n s c n thi t ph i ti n hành t ch c công tác h ch toán k toán phù h p v i t ng giai đo n c a qúa trình s n xu t, đ c đi m s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p qua đó cung c p các thông tin c n thi t , k p th i cho lãnh đ o đ tìm ra các phương pháp và bi n pháp nh m không ng ng nâng cao hi u qu ho t đ ng c a doanh nghi p . Đ đánh giá chính xác ch t lư ng công tác c a đơn v trên toàn b qúa trình kinh doanh cũng như ch t lư ng công tác trong t ng khâu, t ng giai đo n, t ng ho t đ ng c a qúa trình kinh doanh, c n ph i chia toàn b qúa trình kinh doanh thành các giai đo n khác nhau d a vào nhi m v c a t ng giai đo n và toàn b công vi c kinh doanh nói chung c a doanh nghi p . Vi c t ch c h ch toán t ng giai đo n s n xu t kinh doanh và toàn b qúa trình kinh doanh ph i phù h p v i n i dung và yêu c u qu n lý theo s phân chia này . Trên cơ s đó k toán s v n d ng t ng h p các phương pháp đ h ch toán t ng qúa trình cũng như toàn b qúa trình . Nhi m v c a t ch c h ch toán các qúa trình kinh doanh ch y u ph i cung c p đư c các ch tiêu s lư ng và ch tiêu ch t lư ng thu c v các qúa trình kinh doanh ; nh m nói rõ ho t đ ng kinh t c a doanh nghi p v các phương di n khác nhau . - Thu c v ch tiêu s lư ng : s lư ng mua vào, s lư ng s n ph m s n xu t, s lư ng s n ph m, hàng hoá tiêu th ... - Thu c v ch tiêu giá tr bao g m : Giá thành v t li u thu mua, giá thành s n ph m s n xu t, t ng doanh thu, t ng lãi (l )... Vi c t ch c h ch toán qúa trình kinh doanh ch y u ph i đ m b o cung c p các thông tin : - Cung c p nh ng thông tin khách quan v qúa trình tái s n xu t v i nh ng n i dung c n thi t dành cho qu n lý Nhà nư c c p trên cũng như qu n lý doanh nghi p và n i b doanh nghi p . - Nh ng thông tin đ th c hi n và ti p t c hoàn thi n các công c qu n lý gián ti p c a Nhà nư c : chính sách thu , chính sách tín d ng, chính sách giá c . - Nh ng thông tin dành cho vi c đánh giá tình hình th c hi n k ho ch cung ng
189 v t tư c a doanh nghi p . - Nh ng thông tin ph c v cho h th ng giá thành c a doanh nghi p . - Nh ng thông tin khách quan v tình hình tiêu th s n ph m làm cơ s tin c y đ xây d ng k ho ch tài chính c a doanh nghi p . - T o ra nh ng cơ s tính tóan và phân ph i t ng s n ph m và thu nh p c a doanh nghi p . Cung c p nh ng thông tin c n thi t ph c v cho vi c theo dõi ki m tra và phân tích ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p . Các bư c t ch c h ch toán qúa trình kinh doanh ch y u trong doanh nghi p . Bư c 1: Căn c theo m c đích qu n lý c a t ng giai đo n và toàn b qúa trình kinh doanh đ xây d ng các ch tiêu t ng h p c a t ng giai đo n và toàn b qúa trình kinh doanh . Đây chính là cơ s đ xây d ng h th ng tài kho n t ng h p theo quy đ nh c a Nhà nư c đ i v i t ng giai đo n s n xu t kinh doanh . Đ xây d ng đư c đúng đ n các ch tiêu h p lý c a t ng giai đo n và toàn b qúa trình kinh doanh ph i căn c và nhi m v s n xu t c a t ng giai đo n và đ c đi m chu chuy n v n c n qu n lý c a t ng giai đo n đ tính tóan. Bư c 2: Xây d ng h th ng các tài kho n chi ti t . Vi c c th hoá các ch tiêu t ng h p đư c ph n ánh trên các tài kho n t ng h p bư c trên b ng vi c xây d ng m t h th ng các ch tiêu chi ti t trên các tài kho n chi ti t, đư c xem là công vi c c n thi t, không th thi u trong vi c t ch c h ch toán các qúa trình kinh doanh trong doanh nghi p . Vi c xây d ng các tài kho n chi ti t chính là s c th hoá thông tin trên các tài kho n t ng h p phù h p v i nhu c u thông tin c n thu th p t ng khâu . Vi c chi ti t hoá các ch tiêu t ng h p c n thu th p t ng giai đo n s n xu t đóng vai trò quy t đ nh đ n vi c thi t k các s h ch toán chi ti t . Bư c 3 : Xây d ng sơ đ luân chuy n ch ng t h p lý . Qui trình luân chuy n ch ng t có th khác nhau đ i v i m i đ i tư ng và giai đo n qu n lý kinh doanh . Nhưng đ u có chung m t đi m là: L p ch ng t Duy t và ki m tra Ghi s và b o qu n II. T CH C H CH TOÁN QÚA TRÌNH CUNG C P ( Xem ph n t ch c các y u t cơ b n c a qúa trình s n xu t ) III. T CH C H CH TOÁN QÚA TRÌNH S N XU T 1. Phân h h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành Qúa trình s n xu t là khâu cơ b n c a tòan b qúa trình tái s n xu t xã h i . T ch c h ch toán qúa trình s n xu t ph i cung c p nh ng ch tiêu ph n ánh qúa trình s n xu t . T ch c h ch toán qúa trình s n xu t doanh nghi p nh m xác đ nh đung lư ng chi phí có quan h v i s lư ng s n ph m thu đư c v phương di n giá tr . S lư ng s n ph m là m t đ i lư ng xác đ nh không ch b ng phương pháp ghi chép , tính tóan mà còn b ng phương pháp tr c quan ( cân, đong, đ m) căn c vào s t n t i hình thái v t ch t c a nó . Còn lư ng chi phí s n xu t là m t đ i lư ng đư c xác đ nh đơn thu n b ng phương pháp ghi chép, tính tóan . Nhi m v t ch c h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m : − H ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m c a ho t đ ng s n xu t kinh doanh chính.
190 − H ch toán chi phí và tính giá thành s n ph m lao v c a s n xu t kinh doanh ph . − H ch toán nghi p v và ki m tra kinh t k t qu h ch toán n i b trong doanh nghi p . − T ch c phân công công vi c c a b ph n h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m . − Áp d ng các phương ti n tính tóan hi n đ i vào công vi c h ch toán, không ng ng nâng cao trình đ c a nhân viên k toán . M i m t nhi m v trên là m t đ i tư ng đ t ch c hoàn thi n h ch toán chi phí và tính giá thành s n ph m . Đi u ki n đ phân h này ho t đ ng có hi u qu : + Doanh nghi p ph i có m t cơ c u t ch c s n xu t n đ nh ( vi c x p x p công vi c s n xu t gi a các phân xư ng s n xu t ; x p x p lao đ ng ph i tương đ i n đ nh, cơ c u t ch c s n xu t theo phân xư ng và không có phân xư ng b t h p lý). + Thi t l p các đ nh m c chi phí s n xu t m t cách khoa h c, phù h p v i công tác t ch c h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m . + Đ nh kỳ l p k ho ch chi phí s n xu t và giá thành s n ph m c a toàn doanh nghi p cũng như các phân xư ng, t đ i s n xu t . D th o t ch c h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m Doanh nghi p ph i xây d ng cho mình b n d th o t ch c h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m c a t ng doanh nghi p ph i phù h p v i tiêu chu n ch ng t đã đư c quy đ nh chung. D th o bao g m các ph n sau đây: 1. Ph n chung c a d th o. 2. T ch c h ch toán chi phí s n xu t . 3. T ch c công tác tính giá thành và ki m tra thư ng xuyên công vi c tính giá thành s n ph m . 4. Nh ng đ c đi m c a vi c t ch c công vi c h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m c a b ph n đ m nhi m công vi c này. Trong ph n chung c a d th o ph i ch rõ : § Cơ c u t ch c s n xu t c a doanh nghi p ( cơ c u c a phân xư ng s n xu t chính, s n xu t ph ) , vi c làm rõ cơ c u t ch c s n xu t c a doanh nghi p là bư c đ u, nhưng là công vi c r t quan tr ng và đây là cơ s đ xác đ nh đ i tư ng h ch toán chi phí s n xu t và đ i tư ng tính giá thành s n ph m sau này. § Xây d ng nh ng nguyên t c ch y u đ t ch c h ch toán trong n i b doanh nghi p . § Xác đ nh m c đ t p trung và phân tán c a h ch toán chi phí trong doanh nghi p . § Đưa ra các hình th c t ch c cơ gi i hoá công vi c h ch toán . § Li t kê các ch ng t tiêu chu n ( quy đ nh) mà d th o căn c vào đó đ
191 nghiên c u. 2. N i dung t ch c h ch toán chi phí s n xu t kinh doanh Trình t t ch c h ch toán chi phí s n xu t, kinh doanh đư c khái quát qua các bư c công vi c sau đây : Bư c 1 : T ch c ghi chép và luân chuy n h th ng các lo i ch ng t chi phí có liên quan cho vi c ghi nh n trên s k toán các chi phí theo y u t và kho n m c cho đ i tư ng h ch toán . H th ng ch ng t đư c hình thành t i nơi phát sinh chi phí g m có : − H th ng ch ng t v xu t dùng nguyên v t li u , công c d ng c (phi u xu t kho, phi u báo h ng công c d ng c , biên b n ki m kê , b ng phân b công c d ng c , nguyên v t li u ....). − H th ng ch ng t v chi phí ti n lương , BHXH, BHYT, KPCĐ và các kho n chi tr cho vi c s d ng lao đ ng như : B ng phân b ti n lương, B o hi m đư c l p t i b ph n k toán ti n lương . − Các ch ng t v phân b chi phí s d ng TSCĐ ( ch ng t v kh u hao, ch ng t v chi phí thuê kho tàng , phương ti n, b n bãi và TSCĐ khác dùng cho ho t đ ng kinh doanh ....) ch ng t đư c l p t nơi qu n lý tr c ti p TSCĐ và chi tiêu cho vi c s d ng TSCĐ. − Các ch ng t chi dùng y u t v n b ng ti n tr c ti p cho kinh doanh như các phi u chi, báo n , hoá đơn, b ng thanh toán ... Các ch ng t trên đư c chuy n v b ph n k toán chi phí kinh doanh đ ki m tra phân lo i và ghi s tài kho n . T i đây chi phí đư c ghi nh n có h th ng vào nh ng tài kho n khác nhau theo n i dung kinh t chi phí và công d ng c a chi phí . Bư c 2: T ch c ghi s tài kho n các chi phí theo y u t và theo kho n m c đư c quy đ nh chung trong ch đ và cho ngành. Bư c ghi s đư c ti n hành tu n t như sau: υ1. Xác đ nh đ i tư ng và ph m vi t p h p chi phí trên cơ s th c hi n n i dung t ch c này đ xây d ng h th ng tài kho n t p h p chi phí . Đ i tư ng t ch c h ch toán đư c xác đ nh trên các cơ s sau : + Ph i g n v i cơ c u t ch c s n xu t đ qui đ nh đơn v h ch toán chi phí ( phân xư ng, t đ i, c a hàng, qu y hàng...). + Ph i xu t phát t đ i tư ng tính giá thành đ xác đ nh đ i tư ng h ch toán chi phí . Đi u ki n này giúp cho vi c t ch c h ch toán chi phí tr nên có ý nghĩa kinh t và qu n lý . Ch nên h th ng chi phí c a m t k t qu kinh doanh xác đ nh đư c và lư ng hoá đư c . + Xác đ nh đ i tư ng h ch toán chi phí ph i g n v i yêu c u và kh năng t ch c h ch toán cho qu n lý . Xây d ng h th ng tài kho n chi phí c n thi t. υ 2. Xây d ng m i liên h ghi chép chi phí trên h th ng s tài kho n đã l a ch n tronh khuôn kh c a hình th c h ch toán nh t đ nh. Qúa trình hình thành chi phí cho m i đ i tư ng h ch toán và m i đ i tư ng tính giá đư c th hi n n i dung công vi c t ch c h ch toán này. 4. T ch c h ch toán chi phí và tính giá thành s n ph m c a ngành s n xu t chính.
192 A. T CH C H CH TOÁN CHI PHÍ CƠ B N TR C TI P ( ĐƠN NH T ) Trong ph n này d th o ph i xác đ nh đư c : + Danh m c tài kho n chi phí cơ b n c a s n xu t chính, n i dung nh ng kho n chi phí trong t ng kho n m c. + Qui đ nh trình t ph n ánh chi phí vào các tài kho n chi phí s n xu t và phương pháp k t chuy n chi phí cho t ng đ i tư ng tính giá thành s n ph m . + L a ch n nh ng nguyên t c đánh giá ph li u c a s n xu t . + H ch toán và k t chu ên chi phí trích trư c, chi phí kh u hao TSCĐ, và các chi phí s n xu t khác. + Nghiên c u các phương pháp và các k thu t h ch toán vào h th ng tài kho n cho phù h p v i hình th c k toán đư c áp d ng trong doanh nghi p . Đ ph n ánh toàn b chi phí phát sinh trong kỳ c a ho t đ ng s n xu t kinh doanh k toán s d ng tài kho n “Chi phí nguyên v t li u tr c ti p ”, “Chi phí nhân công tr c ti p ”. Ch c năng chính c a nh ng tài kho n này là t p h p toàn b chi phí chi ra trong kỳ liên quan đ n m t đ i tư ng nào đó đư c t p h p tr c ti p trên các tài kho n này và làm căn c đ k t chuy n chi phí và tính giá thành s n ph m . Ngoài ra còn nh ng kho n chi phí cơ b n nhưng không th h ch toán tr c ti p vào các đ i tư ng tính giá thành, và do đó áp d ng phương pháp phân b nh ng chi phí đó như : chi phí ti n lương c a công nhân, chi phí v t li u, nhiên li u...Do đó trong d th o ph i xây d ng c phương pháp và k thu t phân b nh ng chi phí này . Ti p theo ph i gi i quy t v n đ h ch toán ph li u thu h i, v t li u dùng không h t, phân b chi phí kh u hao, chi phí tr trư c, chi phí ph i tr phù h p theo qui đ nh c a Nhà nư c. b.T ch c h ch toán chi phí s n xu t chung, chi phí máy thi công . Đây là lo i chi phí chung có th ch liên quan đ n m t đ i tư ng h ch toán chi phí ho c có th liên quan đ n nhi u đ i tư ng h ch toán chi phí, nên c n thi t ph i ti n hành phân b cho h p lý . Do v y đ t ch c tôt công vi c h ch toán chi phí s n xu t chung trư c h t ph i xác đ nh n i dung các kho n chi phí trong chi phí s n xu t chung. Tài kho n s d ng là tài kho n “s n xu t chung”, “chi phí máy thi công”. Công vi c h ch toán vào tài kho n này tuỳ thu c vào hình th c k toán áp d ng t i đơn v . Ngoài ra rtong d th o ph i c n qui đ nh rõ : + Các phương pháp áp d ng đ phân b chi phí s n xu t chng cho các đ i tư ng tính giá thành s n ph m ( t l v i ti n lương công nhân s n xu t, v i giá tr nguyên v t li u tiêu hao, ...). + Các đ i tư ng phân b : s n ph m hoàn thành, s n ph m d dang ... c.T ch c h ch toán thi t h i trong s n xu t Nh ng t n th t ch y u c a s n xu t là s n ph m h ng và ng ng s n xu t . Nhìn chung t n th t do s n ph m h ng mang l i thư ng đư c xem xét cùng v i phòng ki m tra k thu t, làm rõ nguyên nhân ngư i gây ra s n ph m h ng , xác đ nh các kho n chi phí s n xu t tính cho s n ph m h ng,l a ch n các ch ng t ban đ u đ h ch toán s n ph m h ng. - Qui đ nh trình t đánh giá nguyên v t li u thu h i đư c do thanh lý s n ph m
193 h ng. - Qui đ nh tài kho n, trình t và phương pháp ghi chép vào tài kho n theo dõi t n th t trong s n xu t . Các kho n thi t h i trong s n xu t đư c ghi chép vào tài kho n “chi phí s n xu t kinh doanh d dang”. N i dung tóan b thi t h i trong s n xu t phát sinh trong tháng nào thì đư c h ch toán vào giá thành c a tháng đó , không phân b cho s n ph m d dang. - K toán trư ng cùng v i phòng ki m tra k thu t ph i có trách nhi m làm rõ các tiêu chu n r t c th v vi c xác đ nh nguyên nhân, ngư i ch u trách nhi m đ i v i s n ph m h ng và ph n ánh m t cách đúng đ n t n th t vào các ch ng t ban đ u . Các ch ng t như : Phi u báo s n ph m h ng, biên b n xác nh n s n ph m h ng ho c bi u t ng h p s n ph m h ng . Đ i v i vi c l p ch ng t ph i có ch d n ng n g n cách l p và các khâu luân chuy n c a ch ng t . d.T ch c t ng h p chi phí s n xu t T ng h p chi phí s n xu t là phương pháp k thu t t ng h p tòan b chi phí s n xu t c a doanh nghi p, trong đó làm rõ ph n chi phí nào đư c tính vào s n ph m đã k t thúc qúa trình s n xu t trong kỳ, còn ph n nào tính vào giá thành s n ph m d dang. T ch c h ch toán t ng h p chi phí ph i đưa ra các qui đ nh v m c đ h ch toán chi phí các phân xư ng và trên toàn doanh nghi p, l a ch n các phương án t p h p các kho n chi phí vào các tài kho n h ch toán chi phí ; trình t đánh giá bán thành ph m t s n xu t chuy n t phân xư ng này sang phân xư ng khác . Chi phí s n xu t có th đư c t ng h p theo m t trong 2 phương pháp sau đây: - Phương pháp h ch toán chi phí có tính bán thành ph m : Đò h i ph i qui đ nh rõ các bư c đ h ch toán chi phí , l a ch n phương pháp đánh giá giá tr bán thành ph m luân chuy n t xư ng này sang xư ng khác ( theo giá thành th c t , giá thành đ nh m c, giá thành k ho ch , ..). - Phương pháp không tính bán thành ph m . Phương pháp và k thu t t ng h p chi phí s n xu t đư c qui đ nh trong hư ng d n c a Nhà nư c đ i v i t ng hình th c h ch toán c th , và ph i xem xét v i tình hình c th c a doanh nghi p . Trong d th o hư ng d n trình t m tài kho n , l a ch n phương pháp k t chu ên chi phí s n ph m d dang đ u kỳ, trình t phân b chi phí . 5. T ch c h ch toán chi phí s n xu t kinh doanh ph Đ h ch toán và tính đư c giá thành s n ph m c a s n xu t kinh doanh chính đư c chính xác, thì ph i t ch c t t công tác h ch toán chi phí và tính giá thành c a ho t đ ng s n xu t kinh doanh ph . Trong vi c t ch c h ch toán chi phí s n xu t kinh doanh ph ph i xác đ nh rõ ch c năng nhi m v c a t ng ho t đ ng s n xu t kinh doanh ph trong doanh nghi p - vì nó là cơ s đ m các tài kho n chi ti t – theo dõi chi phí s n xu t và tính giá thành s n xu t c a s n xu t ph . Ch c năng và nhi m v : + Xây d ng các danh m c các kho n m c h ch toán chi phí và n i dung c a nh ng kho n chi phí trong t ng kho n m c cho t ng l o s n xu t ph c th . + Qui đ nh rõ nh ng v n đ h ch toán và phân b chi phí t ch c và qu n lý s n xu t .
194 + Xác đ nh đ i tư ng tính giá thành s n ph m , lao v cũng như trình t k t chuy n chi phí c a các ngân hàngành s n xu t ph vào giá thành c a s n xu t chính , ho c k t chuy n chi phí c a các ngành s n xu t ph l n nhau. Tóm l i toàn b công tác t ch c h ch toán chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m trong doanh nghi p đư c ti n hành theo m t trình t sau đây: Bư c 1: Xác đ nh đ i tư ng tính giá thành s n ph m . Bư c 2 : T ch c h ch toán chi phí s n xu t bao g m các bư c : + Xác đ nh ph m vi h ch toán chi phí s n xu t (đ i tư ng h ch toán chi phí ). + Phân l ai chi phí s n xu t . + M tài kho n ph n ánh chi phí s n xu t và xây d ng h th ng s sách k toán . + Phương pháp t ng h p và t p h p chi phí s n xu t : • T p h p chi phí cơ b n. • Phân b chi phí theo d toán. • Tính giá thành và phân b chi phí c a các ngành s n xu t kinh doanh ph . • Phân b chi phí s n xu t chung. • Phân b thi t ha trong s n xu t . Bư c 3 : Xác đ nh kỳ h n tính giá thành và đánh giá s n ph m d dang. Bư c 4 : V n d ng phương pháp tính giá thành s n ph m . IV. T CH C H CH TOÁN THÀNH PH M VÀ TH TIÊU TH S N PH M . 1. Phân h h ch toán thành ph m và tiêu th s n ph m . Nhi m v ch y u c a phân h thông tin này : • Cung c p thông tin ph n ánh d y đ chính xác tình hình nh p, xu t, t n kho v s lư ng, ch t lư ng và giá tr c a thành ph m . • H ch toán chính xác tình hình tiêu th s n ph m, tình hình thanh toán v i ngư i mua, tình hình g i hàng đi tiêu th ; ki m tra vi c b o qu n hàng hoá . • H ch toán và phân b chính xác chi phí bán hàng cho s n ph m tiêu th . • T ch c công vi c h ch toán thành ph m và tiêu th phòng k toán . Các nhi m v h ch toán nêu trên chính là các đ i tư ng c a t ch c và th c hi n công vi c h ch toán ki m tra rong phan h thông tin này. T ch c h ch toán và ki m tra ch ng t ph i l a ch n và áp d ng vào th c t các hình th c ph n ánh tiên ti n c a thông tin . Nghiên c u s chu chuy n c a h th ng thông tin đó. - L a ch n và nghiên c u các h th ng x lý s li u h p lý và kinh t . - Thi t l p h th ng ki m tra các nghi p v kinh t v nh p kho, tiêu th s n ph m . - T ch c công vi c c a b ph n h ch toán trên cơ s t ch c lao đ ng khoa h c.
195 Nh ng đi u ki n quan tr ng đ t ch c h ch toán h p lý trong phân h thông tin này. σ T ch c qúa trình công ngh thúc đ y vi c nh p kho đúng th i h n và đ y đ ( cung c p phương tiên cân đo cho s n xu t, có h th ng đ c bi t ki m tra ch t lư ng s n ph m nh p kho, tách kho thành ph m v i các xư ng s n xu t ). σ Đ m b o cho kho tàng c a doanh nghi p có đ y đ các đi u ki n c n thi t đ b o qu n s n ph m . σ T ch c đúng đ n b phân cung ng c a doanh nghi p ( đ m b o t t c s n ph m xu t kho ph i có h p đ ng ký k t tr c ti p v i ngư i mua; theo dõi ch t ch các nguyên t c ký k t h p đ ng c a các bên bán và mua s n ph m ). σ Đ m b o b máy h ch toán có đ y đ trình đ chuyên môn đ th c hi n t t công vi c và trang b các phương ti n cơ gi i hoá tính toán. Trên cơ s các qui đ nh chung doanh nghi p s ti n hành xây d ng d th o t ch c công tác h ch toán và ki m tra th c hi n . Nh ng phân ph n ch y u c a d th o g m: • Ph n chung. • T ch c h ch toán nh p kho thành ph m, theo dõi bi n đ ng c a s n ph m trong kho, ki m tra thư ng xuyên vi c th c hi n k ho ch nh p kho. • T ch c h ch toán g i hàng đi bán, h ch toán s n ph m đi tiêu th và ki m tra thư ng xuyên vi c th c hi n k ho ch tiêu th . • T ch c h ch toán chi phí bán hàng. • Đ c đi m t ch c công vi c c a b ph n h ch toán thành ph m và tiêu th s n ph m . L a ch n, thi t l p và b o qu n thông tin c đ nh trong phân h thông tin h ch toán thành ph m và tiêu th là m t khâu r t quan tr ng c a công tác t ch c h ch toán thành ph m và tiêu th thành ph m. 2. T ch c h ch toán thành ph m . a. H ch toán hàng ngày s n ph m nh p kho. Vi c h ch toán nh p kho s n ph m ph i đư c th c hi n d a trên cơ s nh ng s li u hoàn toàn tin c y và do nh ng ngư i có trách nhi m liên quan đ n công vi c này th c hi n . Đ làm đư c vi c này ph i qui đ nh nh ng ngư i ch u trách nhi m đ i v i vi c giao s n ph m vào kho. - Trang b các phương ti n k thu t đ th c hi n cơ gi i hoá và t đ ng hoá công vi c h ch toán ( máy tính, các công c đo lư ng ...). - Qui đ nh th i gian b t bu c ph i nh p kho s n ph m đ i v i nh ng s n ph m đã k t thúc qúa trình s n xu t ( theo ca, theo th i gian). C n thi t ph i qui đ nh các ch ng t ban đ u đ h ch toán s n ph m nh p kho ( l a ch n các ch ng t ban đ u theo m u qui đ nh c a Nhà nư c, qui đ nh th i h n nh ng ch ng t đó ph i luân chuy n đ n phòng k toán ( chuy n ngay, cu i m i ca s n xu t, m t ngày ho c 5 ngày m t l n) ; ai s nh n ch ng t đó ; ph i ki m tra , x ký và t ng h p s li u ( nhân viên h ch toán phân xư ng, b ph n đi u hành s n xu t c a xư ng, k toán trư ng ). b.T ch c h ch toán trong kho thành ph m .
196 - Nghiên c u các phương pháp, k thu t, h ch toán kho ( l a ch n nh ng phương pháp h ch toán s k toán , ngư i ti n hành h ch toán ). - Qui đ nh quy n h n và trách nhi m c a nhân viên trông coi kho ( l a ch n nh ng ngư i có đ tư cách làm công vi c này; các bư c ki m tra ; k ho ch nâng cao trình đ chuyên môn ). - Nghiên c u chu trình luân chuy n ch ng t h ch toán kho. - Qui đ nh trình t đ i chi u s li u h ch toán c a kho v i s li u c a phòng k toán ( kỳ h n, phương pháp, hình th c đ i chi u; ch d n đ s a ch a các sai l m trong h ch toán ) . - Nghiên c u trình t ki m kê s n ph m trong kho ( s l n ki m kê đ t xu t; thành ph n ban ki m kê ; trình t đ i chi u s dư trên s và hi n v t trong kho; phương pháp và k thu t x lý các tài li u ki m kê ; l p biên b n v k t qu ki m kê ) c.T ch c h ch toán thành ph m phòng k toán . Trong d th o t ch c h ch toán c n thi t ph i nghiên c u s li u, mã s t ng lo i s n ph m, kho, các tài kho n t ng h p và chi ti t h ch toán, đơn v đo. - L a ch n phương pháp đánh giá thành ph m trong qúa trình h ch toán hàng ngày ( theo giá k ho ch, giá bán buôn, giá th c t ). - Nghiên c u trình t h ch toán và k t chuy n chênh l ch gi a giá thành th c t và giá thành k ho ch . Trong d th o t ch c công tác h ch toán c n thi t ph i l a ch n đư c ch ng t ph n ánh thông tin ban đ u và thông tin ra cũng như h th ng x lý s li u. Các ch ng t ph n ánh thông tin ban đ u v tình hình bi n đ ng c a thành ph m là :Phi u giao nh n s n ph m ; Biên b n nh p kho s n ph m ... Nhìn chung nh ng công vi c t ch c luân chuy n ch ng t nh p kho s n ph m theo sơ đ sau: (1) (2) B ph n s n B ph n kho K toán chi ti t xu t thành ph m (1) Phi u giao n p s n ph m t i kho sau khi nh p kho s n ph m vào kho; l p biên b n ki m nghi m; phi u nh p kho; ghi th kho. (2) Chuy n toàn b ch ng t nh p kho s n ph m cho phòng k toán ( b ph n chuyên trách h ch toán thành ph m). 3. T ch c h ch toán tiêu th s n ph m . Trong d th o t ch c h ch toán tiêu th ph i gi i quy t nh ng v n đ sau đây: - Xác đ nh hình th c chuy n giao hàng c a phòng cung ng đ i v i các k ho ch tiêu th s n ph m . - L p sơ đ hàng tháng v tình hình g i hàng đi và tiêu th hàng hoá . - Nh ng v n đ có liên quan đ n l p hoá đơn; phi u xu t kho; h p đ ng và các ch ng t khác có liên quan đ n vi c xu t kho và chuyên ch s n ph m đ n ngư i mua. - L a ch n các ch ng t ban đ u v xu t kho s n ph m và nh ng tài li u khác có liên quan ; hoá đơn kiêm phi u xu t kho, biên b n bàn giao s n ph m ...