Bạn sử dụng thời gian của người
khác như thế nào?
Chúng ta sẽ cùng nhau nhìn vào những điều khá buồn cười (nhưng thú vị) trong việc
quản lý thời gian của bản thân và quản lý thời gian của người khác (nhân viên dưới quyền
chẳng hạn).
Định luật Parkinson
C. Northcote Parkinson, nhà văn và sử học người Anh, đưa ra định luật Parkinson như
sau:
Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó.
(Work expands so as to fill the time available for its completion).
Bất kỳ ai có bạn gái cũng hiểu được định luật này đúng đắn thế nào. Ví dụ, một lần tôi và
bạn gái cùng đi xem phim. Chỉ còn 30 phút nữa là bắt đầu xuất chiếu, trong khi từ nhà
bạn gái tôi đến rạp chiếu cũng đã mất 25 phút. Vì vậy chỉ có 5 phút để bạn gái tôi sửa
soạn để ra đường. Lần đó bạn tôi chuẩn bị mất hơn 7 phút một chút, cả hai đến rạp trễ vài
phút nhưng vừa đủ để bỏ qua phần quảng cáo đầu phim.
Dịp khác chúng tôi cùng nhau đi ăn tối với mấy người bạn. Thời gian đến lúc gặp mặt
còn đến gần 1 giờ đồng hồ. Lần này thì bạn gái tôi sửa soạn mất gần 1 giờ đồng hồ.
Nói một cách ngắn gọn, cùng một công việc là sửa soạn để ra ngoài, bạn gái của tôi có
thể sử dụng 5 phút, 15 phút, 1 giờ, hay nhiều hơn nữa, đúng như thời gian được ấn định
lúc đó.
Định luật Parkinson không chỉ đúng với phái đẹp. Cũng một cuốn đề cương ôn thi học kỳ
một Lịch sử Đảng, nếu chỉ còn một buổi tối nữa là đến ngày thi, tôi cũng có thể học thuộc
nó được. Nhưng nếu còn đến 1 tháng, hay còn đến một học kỳ nữa, chắc bạn cũng đoán
được tôi sẽ dùng bao nhiêu thời gian để học nó. 1 đêm ư? Không. Tôi sẽ mất vừa đúng 1
tháng, hoặc đúng một học kỳ, để học cùng một cuốn đề cương đó.
Ai đi làm rồi cũng hiểu định luật này. Công việc vốn trước kia chỉ mất 1 tuần để thực
hiện, nếu lần này sếp có rộng lượng cho 1 tháng để làm thì mình sẽ dành đúng 1 tháng
mới làm xong, không thể nào nhanh hơn được.
Bây giờ hãy thử suy nghĩ xem bạn có bị chi phối bởi định luật Parkinson không?
Vậy định luật Parkinson có đúng không?
Định luật Parkinson nổi tiếng vì vừa nghe qua ai cũng thấy nó đúng với mình, và nó cũng
rất vui. Dĩ nhiên, nó không hề giống như các định luật vật lý. Parkinson là một nhà văn,
ông ta đưa ra định luật này không phải bằng các thí nghiệm hay chứng minh, mà cũng
chẳng có ai cần tìm cách chứng minh cả, đơn giản bởi vì nó mô tả một phần thói quen sử
dụng thời gian của con người một cách chân thật và hài hước.
Vì vậy tôi cũng sẽ không đi ngược lại trào lưu này. Thay vào đó, tôi sẽ bàn đến “hệ quả”
của định luật này. Giả định rằng mọi người đều thừa nhận định luật này là đúng, vậy ta
thử xét xem mọi người sẽ làm gì?
Mỗi người đều thấy định luật Parkinson đúng với bản thân mình, nhưng sẽ chẳng có ai
làm gì để khắc phục cho bản thân; ngược lại, họ sẽ tìm cách áp dụng luật Parkinson cho
những người khác.
Chẳng hạn, cha mẹ sợ rằng thế nào thì con của mình cũng lơ là nếu có nhiều thời gian,
nên cách tốt nhất để chúng học hành tốt là dành cho chúng thật ít thời gian để chúng tập
trung hết sức làm cho xong nhiều bài tập. Hay nói cách khác, vì chúng ta cảm nhận luật
Parkinson đúng với bản thân mình, nên chúng ta sẽ áp dụng nó đối với người khác.
Cách tốt nhất để khiến người khác làm việc hiệu quả là dành cho họ càng ít thời gian
càng tốt để hoàn thành công việc được giao.
Suy nghĩ này luôn ăn sâu trong bất kỳ ai làm công tác quản lý (cũng có thể xem cha mẹ là
người quản lý của con cái mình). Theo bạn thì suy nghĩ này có đúng không?
Vấn đề này được bàn luận rất hay trong cuốn sách “Peopleware, productive projects and
teams” của hai tác giả Tom DeMarco và Timothy Lister. Đây là cuốn sách mà bất kỳ ai
làm công tác quản lý cũng nên đọc, và mua thêm một cuốn nữa cho sếp của họ cùng đọc.
Phần trình bày sau đây của tôi sẽ dựa rất nhiều trên những ý chính trong cuốn sách đó.
Nhưng trước hết, chúng ta sẽ nói về hai cách tư duy trái ngược nhau trong việc nâng cao
hiệu quả làm việc.
Tư duy của người Tây Ban Nha và tư duy của ngươi Anh
Chúng ta đã được học về chế độ thực dân Tây Ban Nha qua môn lịch sử. Những người
Tây Ban Nha này cho rằng tất cả của cải (tài nguyên, vàng bạc, tiền,…) trên thế gian này
đều có hạn, cho nên cách tốt nhất để làm cho mình giàu có là phải bóc lột ở những nơi
khác càng nhiều càng tốt. Vì vậy họ phát triển mạnh ngành hàng hải để đi khai thác tối đa
ở các thuộc địa, buôn bán và bóc lột nô lệ,…
Sau đó, những người khác ở châu Âu, mà khởi đầu là từ Anh, có một suy nghĩ hoàn toàn
khác: mọi của cải trên thế gian đều có thể tạo ra vô hạn bằng sự sáng tạo của con người.
Và điều đó mở đầu cho thời đại công nghiệp, với máy móc giúp con người tạo ra nhiều
của cải hơn bao giờ hết.
Hay giống như câu chuyện con gà và quả trứng. Thực dân Tây Ban Nha sẽ đi trộm trứng,
càng nhiều càng tốt. Còn cuộc cách mạng công nghiệp giúp những người Anh hiểu rằng
cách tốt hơn là nuôi gà thật hiệu quả, từ đó mình sẽ có nhiều trứng hơn.
Nhưng trộm trứng thì dễ hơn, vì đó là cái mình có thể thấy ngay trước mắt, đồng thời nó
cho kết quả tức thì. Ngược lại, nuôi gà cần nhiều tư duy, phương pháp, và thử thách hơn.
Tương tự như vậy, quản lý cũng có hai lối tư duy hoàn toàn trái ngược nhau.
Trường phái thứ nhất hướng người quản lý nhìn thấy những cái hiện hữu trước mắt,
những cái có thể khai thác ngay mà không phải đầu tư. Đó chính là thời gian của người
khác. Cách tốt nhất để đạt hiệu quả cao là khai thác được thời gian này càng nhiều càng
tốt. Được củng cố thêm bởi định luật Parkinson, họ sẽ đặt ra những thời hạn (deadline)
không tưởng để khai thác tối đa thời gian của người khác. Chẳng hạn, nếu nhân viên cho
rằng có thể nếu có được 5 tuần thì sẽ làm xong công việc một cách thoải mái, họ sẽ nghĩ
ngay ra rằng:
5 tuần thì có thể hoàn thành thoải mái, vậy tốt nhất là giao cho 3 tuần thôi, để buộc nhân
viên của mình làm việc thật “nghiêm túc”.
Kết quả thì ai cũng biết. Nhân niên sẽ phải bỏ ra thời gian đúng 5 tuần để làm trong thời
hạn 3 tuần. Có nghĩa là, trong vòng 3 tuần đó nhân viên sẽ phải làm việc overtime (ngoài
giờ), hoặc cũng có thể là overnight (qua đêm) để làm cho xong.
Những người thuộc trường phái thứ hai thì suy nghĩ khác. Họ hiểu rằng thời gian của con
người là có hạn, và không thể sản sinh ra được. Đồng thời, thời gian có cái giá để đầu tư
rất cao. Cho nên cách để đạt được hiệu quả cao là khai thác tối đa tiềm năng trong mỗi
con người, bằng cách nâng cao khả năng tư duy, sáng tạo, làm việc nhóm, phương pháp
giải quyết vấn đề,… Những điều này thì có thể khai thác vô hạn được. Họ nghĩ rằng luật
Parkinson không đúng khi quản lý thời gian của người khác.
Và đây chính là sự thật
Sự thật là luật Parkinson hoàn toàn sai khi chúng ta dựa vào đó để quản lý công việc của
người khác, đặc biết đối với công việc cần trí tuệ.
Một suy nghĩ gần giống luật Parkinson là con người sẽ nỗ lực tối đa khi bị đặt vào bước
đường cùng: thời gian thật khẩn trương chẳng hạn. Ok, chúng ta cùng nhau làm 2 thí
nghiệm nho nhỏ:
Thí nghiệm 1: Bình thường khả năng nhảy xa của bạn là 3m. Bây giờ bạn đang đứng
trước một cái hố thật sâu, phía bên kia cái hố cách bạn đến 4m. Phía sau của bạn là một
đàn sói hung tợn đang lao đến muốn ăn tươi nuốt sống bạn. Không có nhiều thời gian,
bạn lấy hết sức nhảy. Kết quả?
Bạn sẽ qua được bên kia cái hố an toàn. Kỳ tích! Khi đặt vào tình huống hết sức khẩn
cấp, bạn có thể làm được những điều vượt qua khả năng thông thường của mình.
Đó chính là lập luận của những nhà quản lý theo trường phái thứ nhất.
Thí nghiệm 2: Bạn cũng lại rơi vào một tình huống hiểm nghèo. Lần này một bọn thổ
dân (giống như trong phim Indiana Jones) bắt được và nhốt bạn vào trong một cãi cũi.
Chúng sẽ đưa cái cũi từ từ xuồng vực thẳm, nơi đó chứa đầy nham thạch có thể làm tan
chảy mọi thứ. Tuy nhiên, chúng cho bạn một cơ hội: nếu bạn giải được một phương trình
cực kỳ rắc rối trước lúc cái cũi xuống tới đáy vực, bạn sẽ được kéo lên và được trả tự do.
Bạn chỉ có 5 phút để giải bài toán đó.
Bạn ráng tập trung suy nghĩ, tập trung giải bài toán trong hoàn cảnh đó xem. Lần trước
bạn có thể ráng để nhảy xa hơn hơn mà. Bây giờ thử ráng “thông minh” hơn trong tình
huống khẩn cấp xem? Bạn làm được không?
Bình thường nếu thoải mái suy nghĩ thì bạn có thể giải quyết được bài toán đó. Vậy thử
hình dung xem, đặt lưỡi hái thần chết ngay trước cổ của bạn có giúp bạn giải bài toán
nhanh hơn không? Tôi từng học chuyên Toán và quen rất nhiều bạn bè học chuyên Toán,
những người cực kỳ xuất sắc, nhưng chắc chắn rằng trong số đó không có ai vượt qua
được thí nghiệm 2 này.
Hai thí nghiệm trên nói lên điều gì? Thí nghiệm 1 giúp ta hiểu rằng khi không còn lựa