Với trữ lượng cực lớn và sự hữu ích của mình, thư điện tử vẫn đứng vững trước sự xâm tràn của hàng loạt hình thức trao đổi mới. Thậm chí, thư điện tử còn được coi là một vũ trụ thu nhỏ. Một số mẹo sau đây giúp bạn nắm được cả vũ trụ đó trong lòng bàn tay và hoàn toàn kiểm soát phương tiện hữu ích này.
V ới trữ lượng cực lớn và sự hữu ích của mình, thư điện tử vẫn đứng vững
trước sự xâm tràn của hàng loạt hình thức trao đổi mới. Thậm chí, thư điện tử
còn được coi là một vũ trụ thu nhỏ. Một số mẹo sau đây giúp bạn nắm được
cả vũ trụ đó trong lòng bàn tay và hoàn toàn kiểm soát phương tiện hữu ích
này.
Bạn và Thư điện tử - Ai là chủ
Nhiều người nhận được hàng trăm tin nhắn e - mail mỗi ngày. Tất cả quá
trình – từ mở hộp thư đến chọn xem thư nào cần trả lời, cái nào chỉ để tham
khảo, thư nào nên xóa và cái nào là thư rác – tốn khá nhiều thời gian và công
sức.
1. Xóa hết hộp thư đến
Lần cuối cùng mà bạn xóa hoàn toàn hộp thư đến là bao giờ? Hầu hết mọi
người đều không dọn dẹp hộp thư từ khi lập tài khoản. Thật là đáng xấu hổ vì
có được “inbox zero” (hòm thư rỗng) chính là một trong những kinh nghiệm
mang đến sự tự do cho con người ở kỷ nguyên mạng.
Đương nhiên đó chỉ là tạm thời vì mỗi phút lại có nhiều thư mới đến. Nhưng
nếu bạn thực hiện các bước trong hộp thư m ột cách hiệu quả và có chiến lược
thì bạn có thể quản lý được danh sách các tin chưa được xử lý trong ngày và
yên tâm tắt máy tính khi biết rằng mọi thứ đã đ ược bạn kiểm soát dù có
những tin mới đến trong đêm.
Nhưng nhớ rằng: nếu bạn thực sự muốn quản lý hoàn toàn hộp thư thì xóa hết
hộp thư đến là một trong những mục tiêu bạn nên làm hàng ngày.
2. Hạn chế chia các danh mục
Các danh mục e - mail có thể hữu ích khi quản lý những thư cũ mà b ạn muốn
lưu lại để tham khảo nhưng hãy dọn dẹp hộp thư cho gọn gàng. (Ở Gmail, các
danh mục được ghi là “labels” nhưng tác dụng thì giống nhau). Hãy tạo ra
nhiều danh mục (đặc biệt là các danh mục con) hơn để bạn có thể kiểm soát
được thư đến hàng ngày.
Mục đích tạo ra các danh mục là để dễ tìm kiếm các thư cũ, càng có nhiều
danh mục thì càng khó tìm. Khi thấy danh sách các danh mục quá dài thì một
lúc bạn không thể thấy hết được chúng, bạn không thể biết hết được có gì bên
trong, cái nào cần chú ý và cái nào chỉ để lưu giữ. V ì vậy, đừng tạo ra quá
nhiều danh mục hơn mức cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.
Sử dụng những danh mục mà bạn cho là “trusted buckets” (những danh mục
đáng tin) mà bạn kiểm tra thường kỳ từ khi được tạo ra. Tìm kiếm trong hàng
tá các danh mục lộn xộn bên ngoài mất đến 10 phút, thậm chí lâu hơn và có
khi đó là thư không cần thiết một chút nào.
3. Hạn chế sử dụng phần chọn lọc
H ầu hết các e - mail nhận đ ược hàng ngày không mang nhiều thông tin, có thể
là sản phẩm mà đồng nghiệp chọn để thông báo tình trạng dự án mà b ạn cần
biết nhưng không cần trả lời. Hầu hết các thư đó nằm trong hòm thư nhóm mà
bạn có thể đã đăng ký qua hòm thư máy chủ của công ty và chúng thường có
những từ khóa (ví dụ như “got it” (đã nhận được)) ở dòng tiêu đề.
Tạo ra phần chọn lọc những từ khóa không liên quan lắm với bạn hoặc thu
thập các thư từ hòm thư nhóm và chuyển chúng sang mục đáng tin giúp tập
trung hơn vào những nhiệm vụ quan trọng hơn trong ngày trong khi có thể tự
do xem xét những thư cần xem ở một mục riêng.
4. Xóa trước, sau đó đọc những thư còn lại
H ầu hết những e - mail mà bạn nhận được không phải là thư rác nhưng lại
không cần thiết hay không đáng để ý đến như các tin quảng cáo.
Thay vì xem hết các thư trong hộp thư đ ến, hãy xóa những thư mà bạn nghĩ là
không quan trọng trước. Chỉ trong vòng năm phút từ 80 thư trong hộp thư đến
chỉ còn 15 mà không tốn nhiều công sức.
N ếu chưa muốn trả lời thì nudgemail sẽ giúp gửi tin nhắc nhở.
Dù gửi thư trên điện thoại không tiện nhưng bạn có thể kiểm tra và xóa bớt
những thư không cần thiết trên điện thoại.
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
