Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống văn thư

Chia sẻ: Nguyễn Phong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:40

Thêm vào BST

Báo xấu

75
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quá trình phân tích là quá trình tìm ra cá lời giải thích hợp nhất đề đạt được mục tiêu mong muốn dựa trên khả năng cũng như hạn chế của hệ thống. Phân tích một áp dụng tin học là một nghiên cứu gồm: nghiên cứu vấn đề mà giới hạn của nó đã được xác định, lựa chọn các lời giải, và phát triển các lời giải dựa trên cơ sở của công cụ xử lý trên máy tính điện tử.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống văn thư

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH THI T K H TH NG VĂN THƯ ThS. Lê Qu c H i Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i A. Đ I CƯƠNG V PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 1
I. KHÁI NI M V PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG 1.1.Vì sao ph i phân tích khi tri n khai m t áp d ng tin h c. 1.2. Yêu c u ñ i v i m t phương pháp thi t k h th ng: Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 1.1.Vì sao ph i phân tích khi tri n khai m t áp d ng tin h c. 1.1.1. Vai trò c a phân tích và thi t k h th ng 1.1.2. Các sai sót khi tri n khai phân tích và thi t k h th ng Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2
1.1.1. Vai trò c a phân tích và thi t k h th ng • Quá trình phân tích là quá trình tìm ra các l i gi i thích h p nh t ñ ñ t ñư c m c tiêu mong mu n d a trên kh năng cũng như h n ch c a h th ng. • Phân tích m t áp d ng tin h c là m t nghiên c u g m: – Nghiên c u v n ñ mà gi i h n c a nó ñã ñư c xác ñ nh. – L a ch n các l i gi i. – Và phát tri n các l i gi i d a trên cơ s c a công c x lý trên máy tính ñi n t . Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 1.1.2. Các sai sót khi tri n khai phân tích và thi t k h th ng a. Thi u s ti p c n toàn c c cho m t áp d ng: • Tình tr ng này xãy ra khi m t áp d ng tin h c ñư c tri n khai b i m t nhóm mà thi u s liên h v i các nhóm khác. T ñó d n ñ n các sai sót sau: – Thu th p trùng l p thông tin. – T n t i các t p tin dư th a song không phù h p nhau. – Dùng nhi u thu t ng khác nhau ñ ch cùng m t khái ni m. – T n t i các h sơ riêng l , không ñ y ñ , không khai thác ñư c. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 3
1.1.2. Các sai sót khi tri n khai phân tích và thi t k h th ng • b. T ch i h p tác v i ngư i s d ng (NSD): • Ngư i làm tin h c m t th i gian dài thư ng t mình th hi n là các chuyên gia duy nh t xác ñ nh ñi u gì cũng là t t cho ngư i khác, ñ c bi t cho NSD tương lai h thông tin ñư c cài ñ t => s kém thích nghi c a h thông tin. • Trong m t th i gian dài không t n t i ngôn ng chung gi a nh ng ngư i làm tin h c và ngư i s d ng. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 1.1.2. Các sai sót khi tri n khai phân tích và thi t k h th ng c. Thi u m t chu n th ng nh t: • Do thi u m t chu n th ng nh t (không có chu n chung) => h n ch các kh năng tích h p các công vi c ñã ñư c ti n hành. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 4
1.2. Yêu c u ñ i v i m t phương pháp thi t k h th ng: • Có ti p c n toàn c c b ng cách xét m i ph n t , m i d li u, m i ch c năng là b ph n c a m t t ng th toàn v n. Xét toàn b t ch c, phòng ban, xư ng, v trí làm vi c v.v... là m t ph n t • có c u trúc, m t h th ng có nh ng dòng vào, dòng ra, các quy t c ho t ñ ng và qu n lý h thông tin c a mình v.v... Có m t cách ti p c n phân tích và ý ni m ñi xu ng, hư ng vào vi c nh n • th c và ra quy t ñ nh tho t tiên m t cách t ng quát, sau ñ n là nh ng ñ c thù, cái th nh t, ti p ñ n là cái th hai v.v... Nh n d ng nh ng m c tr u tư ng và b t bi n c a h th ng ñư c nghiên • c u ph thu c vào kho ng th i gian c a vòng ñ i, vai trò l n hay nh c a vi c l a ch n các k thu t và các t ch c có liên quan. • Nh n d ng các thành ph n, d li u, x lý, b x lý, v.v… c a h th ng mà không có s "thiên v " nào ñ i v i chúng. V n d ng nh ng công c th công, t ñ ng hoá tr giúp cho vi c phân tích. • Nh n d ng nh ng ñi m ñ i tho i và tho thu n v i NSD, nh ng ñi m này • dùng ñ ñánh d u s chuy n ti p giai ño n trong quá trình phân tích. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i II. KHÁI NI M V H TH NG 2.1. Khái ni m v h th ng 2.2. Áp d ng c th t ñ nh nghĩa 2.3. H th ng và môi trư ng c a nó 2.4. Ba h th ng cu m t t ch c Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 5
2.1. Khái ni m v h th ng 2.1.1. Đ nh nghĩa: • H th ng là t p h p các ph n t tương tác ñư c t ch c nh m th c hi n m t m c ñích xác ñ nh. • Áp d ng ñ nh nghĩa này vào các t ch c ta c n chính xác hoá m t s khái ni m: ñây t p h p các phương ti n v t ch t và nhân – Các ph n t l c. – T ch c t o thành m t h th ng m , nghĩa là liên h v i m t môi trư ng. M t s ph n t c a h th ng có s tương tác v i bên ngoài (cung ng, thương m i, v.v…). – Các t ch c ñ u là nh ng h th ng s ng và phát tri n, vì v y m t ñ ng là cơ b n. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2.1. Khái ni m v h th ng 2.1.2. Áp d ng c th t ñ nh nghĩa: a. Chu trình kinh t qu c gia: – Phương ti n là t p h p dân chúng và t t c các cơ s h t ng ñư c dùng cho m c ñích s n xu t và phát tri n, c a c i v t ch t là nguyên li u c a nhân dân. b. H th ng xí nghi p: – Các ph n t là t p h p nhân viên, nh ng nguyên v t li u, quy t c qu n lý, kinh nghi m, cách t ch c th ng nh t nh m ñ t m c tiêu l i nhu n t i ña. c. H th ng cơ quan hành chính s nghi p: – Ví d : U ban Nhân dân Phư ng, nhân viên Phư ng, văn b n pháp quy, quy ñ nh các t p lu t, … là các thành ph n c a h th ng mà m c tiêu là ph c v nhi u nh t cho nhân dân Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 6
2.3. H th ng và môi trư ng c a nó 2.3.1. M i liên h gi a h th ng và môi trư ng: Xét m t h th ng xí nghi p và các m i liên h c a nó v i môi trư ng. Môi trư ng này g m nh ng nhà cung c p (NCC), nhà th u (NT), nh ng cơ quan nhà nư c (CQNN), nh ng cơ quan tài chính (CQTC) trung gian, các ñ i lý (ĐL), các khách hàng tr c ti p. Mô hình sơ lư c m i liên h gi a xí nghi p và môi trư ng c a nó th hi n như sau: Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2.3. H th ng và môi trư ng c a nó D ch v tài chính Nguyên v t li u, Nhà cung Ngân Nhiên li u, d ch v cp hàng Thanh toán Thanh toán chi phí Bán thành ph m D ch v Xí Cơ quan Nhà th u nghi p Thanh toán Thanh toán hành chính S n ph m cu i cùng S n ph m cu i cùng Thanh toán Thanh toán Đ i lý Khách hàng S n ph m cu i cùng Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 7
2.3.2. Phân tích các liên h v i môi trư ng • Các m i liên h t n t i gi a h th ng và các t ch c khác nhau t o thành m t môi trư ng kinh t thư ng ñư c bi u di n b i các dòng (lu ng) ngo i, trái v i dòng n i có ngu n t bên trong c a m t t ch c và có th phân thành 4 lo i: – Dòng c a c i v t ch t (nguyên nhiên li u, s n ph m cu i cùng) – Dòng d ch v (cung c p ti n vay, tham v n, b o trì, v.v...) – Dòng ti n t (thanh toán khách hàng và ngư i cung c p) – Dòng thông tin (thông tin v công tác, thông báo v qu ng cáo, v.v.) Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2.3.2. Phân tích các liên h v i môi trư ng • Ví d : ñ i v i dòng các c u ki n r i c a m t nhà cung c p nào ñó, ngư i ta s g p nh ng dòng thông tin sau: – Nh ng dòng thông tin không chính th c: nh ng bu i trao ñ i qua ñi n tho i, thông tin truy n kh u c a nh ng ngư i ñ i di n, v.v... – Nh ng dòng thông tin chính th c: • Các ñ ngh v giá c ñư c g i ñ n b ng Fax ho c Telex. • Thư tín. • Nh ng h sơ có liên quan ñ n nh ng dòng v t ch t: phi u ñ t hàng, gi y báo ñã nh n hàng, phi u cung ng. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 8
2.4. Ba h th ng cu m t t ch c • Ba m c c n ph i quan tâm trong phân tích các dòng ñó là ba phân h t o thành xí nghi p: h th ng tác nghi p / s n xu t, h th ng quy t ñ nh ho c ñi u khi n và h thông tin. H quy t ñ nh H thông tin H tác nghi p Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2.4. Ba h th ng cu m t t ch c • Dư i ñây ta s xét 3 h th ng c a m t t ch c là xí nghi p: 1. H tác nghi p, s n xu t: • H tác nghi p có liên quan v i t t c các ho t ñ ng s n xu t, tìm ki m khách hàng m i, v.v... m t cách t ng quát là các ho t ñ ng nh m th c hi n các công vi c có tính cách c nh tranh ñ ñ t ñư c m c tiêu ñã xác ñ nh b i h quy t ñ nh. • Nh ng ph n t c u thành ñây là nhân l c (th c hi n các công vi c), phương ti n (máy, thi t b , dây chuy n công ngh , v.v...), các thành ph n này tác ñ ng tương h v i nhau ñ ñáp ng m c tiêu: ví d như s n xu t ra m t lư ng xe d ñ nh trư c. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 9
2.4. Ba h th ng cu m t t ch c 2. H th ng quy t ñ nh: • H th ng quy t ñ nh có liên quan ñ n các tác v qu n lý, có th tìm ñây các quy t ñ nh chi n lư c, quy t ñ nh chi n thu t, dài ho c trung h n (tăng ph n th trư ng, thay ñ i lư ng xe tiêu th ), ng n h n (m c tiêu: thay ñ i cách th c qu n lý d tr , nghiên c u m t "chi n d ch" thăm dò th hi u khách hàng mh m hư ng h vào s n ph m m i c a xí nghi p) Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2.4. Ba h th ng cu m t t ch c 3. H thông tin: • H thông tin là h th ng có vai trò quan tr ng trong vi c liên h hai h th ng quy t ñ nh và tác nghi p, b o ñ m chúng v n hành làm cho t ch c ñ t các m c tiêu ñ t ra. Ta có th n i kh p ba phân h trên như sau: Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 10
2.4. Ba h th ng cu m t t ch c HTĐK (HQĐ) H Thông tin Môi trư ng HSX (H TN) Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2.4. Ba h th ng cu m t t ch c a. H thông tin g m: – T p h p các thông tin (h u ích / vô ích, có c u trúc ho c không có c u trúc, hình th c ho c phi hình th c luân chuy n trong xí nghi p). – Cách th c s d ng chúng (quy t c qu n lý). – T p h p các phương ti n giúp s lý thông tin. Thông qua thông tin, t t c các cán b công nhân viên quan h v i nhau, liên h gi a h v i các phương ti n cho phép x lý nh ng thông tin này. b. M c tiêu c a h thông tin: – Cung c p cho h quy t ñ nh t t c thông tin c n thi t trong quá trình ra quy t ñ nh (các thông tin xu t phát t môi trư ng ho c t h tác nghi p). – Chuy n các thông tin t h quy t ñ nh cho h tác nghi p và môi trư ng bên ngoài. Ho t ñ ng h t ch c ñư c ñánh giá t t hay x u tùy thu c vào ch t lư ng c a vi c x lý, s phù h p c a h thông tin. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 11
III. CÁC Đ C TRƯNG C A H TH NG 3.1. Tính t ch c: • Gi a các ph n t trong h th ng ph i có m i quan h nh t ñ nh, quan h có hai lo i: – Quan h n ñ nh: là quan h t n t i lâu dài c n ph i nghiên c u khi xét ñ n m i quan h . Quan h n ñ nh không có nghĩa là b t bi n, nó có bi n ñ ng nhưng v n gi ñư c m c n ñ nh tương ñ i. Ví d : S công nhân trong m t xí nghi p là không n ñ nh nhưng khi xét ñ n s lư ng nói chung là n ñ nh, t c là s tăng, gi m không ñáng k . – Quan h không n ñ nh: là nh ng quan h t n t i t c th i. Ví d : Các chuy n công tác ñ t xu t c a nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v... Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i III. CÁC Đ C TRƯNG C A H TH NG 3.2. Tính bi n ñ ng: • B t kỳ m t h th ng nào cũng có tính bi n ñ ng, t c là có s ti n tri n và ho t ñ ng bên trong h . – Ti n tri n là s tăng trư ng hay suy thoái c a h th ng. Ví d : H th ng kinh doanh c a m t công ty có th có lúc lãi, l v.v... – Ho t ñ ng: các ph n t c a h th ng có s ràng bu c v i nhau, quan h này ñư c duy trì nh m ñ t ñ n m c ñích cao nh t là kinh doanh. Ho t ñ ng c a h th ng nh m bi n cái VÀO thành cái RA. Ví d : V t d ng g thiên nhiên H T s n xu t trang trí n i th t Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 12
V. H TH NG THÔNG TIN QU N LÍ Đ nh nghĩa: • M t h th ng tích h p "Ngư i - Máy" t o ra các thông tin giúp con ngư i trong s n xu t, qu n lý và ra quy t ñ nh là h thông tin qu n lý. H thông tin qu n lý s d ng các thi t b tin h c, các ph n m m, CSDL, các th t c th công, các mô hình ñ phân tích, l p k ho ch qu n lý và ra quy t ñ nh. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 4.1. C u trúc c a h thông tin qu n lý: 1. C u trúc t ng quát c a h thông tin qu n lý: • H thông tin qu n lý có th g m 4 thành ph n: các lĩnh v c qu n lý, d li u, th t c x lý (mô hình) và các quy t c qu n lý. a. Các lĩnh v c qu n lý: • M i lĩnh v c qu n lý tương ng nh ng ho t ñ ng ñ ng nh t (l ĩnh v c thương m i, l ĩnh v c hành chính, k thu t, k toán - tài v , v.v…). b. D li u: • Là nguyên li u c a h thông tin qu n lý ñư c bi u di n dư i nhi u d ng (truy n kh u, văn b n, hình v , ký hi u, v.v…) và trên nhi u v t mang tin (gi y, băng t , ñĩa t , ñ i tho i tr c ti p ho c thông qua ñi n tho i, b n sao, fax, v.v…). Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 13
c. Các mô hình: Là nhóm t p h p các th t c t ng lĩnh v c. Ví d : - K ho ch và ho ch ñ k toán cho lĩnh v c k toán - tài v. - Quy trình s n xu t. - Phương pháp v n hành thi t b . - Phương pháp quy ho ch dùng cho qu n lý d tr ho c qu n lý s n xu t. d. Quy t c qu n lý: S d ng bi n ñ i / x lý d li u ph c v cho các m c ñích xác ñ nh. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 2. H thông tin qu n lý và các phân h thông tin: a. Đ nh nghĩa: • Lĩnh v c qu n lý là phân h , gi ng như m i h th ng s có m t h tác nghi p, h thông tin và h quy t ñ nh, nhóm các ho t ñ ng có cùng m t m c tiêu t ng th . • Có th hình dung lĩnh v c qu n lý v n t i s bao g m vi c qu n lý v n chuy n và có liên quan: 3. V t tư, hàng hoá, nguyên v t – 1. Tái cung ng li u – 2. Giao hàng 4. Chuyên ch cán b , công nhân viên Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 14
• b. Phân chia thành các ñ án và các áp d ng: • Đ phân chia h t ch c Kinh t - Xã h i thành các lĩnh v c qu n lý và thu n l i cho vi c s d ng tin h c, c n phân chia ti p các lĩnh v c thành các ñ án, các áp d ng. Ví d : lĩnh v c k toán có th phân chia thành: – K toán t ng h p – K toán khách hàng toán v t tư – K – K toán phân tích v.v… Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i c. H thông tin qu n lý và ngư i s d ng (NSD): • Có th ti p c n h thông tin qu n lý m t cách logic và / ho c là ch c năng; song không th nh n th c h thông tin qu n lý theo quan ni m c a ch m t NSD. M i NSD c a h TTQL (cán b , nhân viên, h i ñông qu n tr v.v…) có m t cái nhìn riêng c a mình v h th ng tuỳ theo ch c trách mà h ñ m nhi m, v trí, kinh nghi m, tín ngư ng, v.v… Chính vì v y mà ch ñ c p ñ n h thông tin c a m t NSD thì ñó là m t cách nhìn phi n di n, phi th c t . Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 15
3. D li u và thông tin: • Các d li u ñư c "chuyên ch " b i các dòng giúp ta ti p c n ch t ch và chính xác hơn các h thông tin qu n lý ñ tin h c hoá chúng. a. D li u và thông tin, D li u có ph i là thông tin: • Ví d : Tên khách hàng, danh m c s n ph m, ngày giao hàng, v.v… D li u nh n m t s giá tr có th xác ñ nh trên m t t p h p nào ñó (Ví d : giá tr c a mã bưu chính ph i là s và năm ký t ch , v.v…). • D li u bi u di n m t t p h p các giá tr mà khó bi t ñư c s liên h gi a chúng (Ví d : Nguy n Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18, v.v…). Như v y, khái ni m d li u h p hơn khái ni m thông tin. • D li u có th bi u di n dư i nhi u d ng khác nhau (âm thanh, văn b n, hình nh, v.v...). • Thông tin luôn mang ý nghĩa và g m nhi u giá tr d li u, nh ng ví d v d li u trên có thông tin như sau: • - Th kho Nguy n Văn Nam xu t m t hàng có danh m c là: 845102 vào ngày 14/10/ 02 v i s lư ng 18. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i b. Các d ng thông tin: - Thông tin vi t: D ng thông tin này thư ng g p nh t trong h thông tin. Nó thư ng th hi n trên gi y ñôi khi trên màn hình c a máy tính. Các d ki n th hi n cácthông tin này có th có c u trúc ho c không. + M t b c thư tay c a m t ng viên vào m t v trí tuy n d ng không có c u trúc, song c n ph i có các thông tin "b t bu c" (h tên, ñ a ch , văn b ng, v.v...). + M t hoá ñơn có c u trúc xác ñ nh trư c g m nh ng d li u b t bu c (tham chi u khách hàng, tham chi u s n ph m v.v...). - Thông tin nói: D ng thông tin này là m t phương ti n khá ph bi n gi a các cá th và thư ng g p trong h t ch c kinh t xã h i. Đ c trưng lo i này phi hình th c và thư ng khó x lý. V t mang thông tin thư ng là h th ng ñi n tho i. - Thông tin hình nh: D ng thông tin này xu t phát t các thông tin khác c a h th ng ho c t các ngu n khác. Ví d : b n v m t s chi ti t nào ñó c a ôtô có ñư c t s li u c a phòng nghiên c u thi t k . - Các thông tin khác: M t s các thông tin có th c m nh n qua m t s giai ño n như xúc giác, v giác, kh u giác không ñư c xét trong h thông tin qu n lý. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 16
c. Thông tin có c u trúc: • N u gi thuy t là các thông tin vô ích ñã ñư c lo i b thì nh ng thông tin v a ñư c li t kê trên là thành ph n c a h thông tin qu n lý. M t s trong chúng có th ñư c khai thác t c thì ñ ra m t quy t ñ nh (Ví d : k ho ch s n xu t, k ho ch c i ti n thi t b .v.v.). M t s khác ñ s d ng ñư c c n x lý sơ b ho c th công ho c cơ gi i ho c t ñ ng (Ví d : ñ th doanh s theo th i gian, b n v chi ti t thi t b v.v...). • X lý t ñ ng thông tin ch th c hi n ñư c khi nó ñư c t o thành t các d li u có tính c u trúc. Chính xu t phát t các d li u có tính c u trúc này và d a vào các quy t c qu n lý mà các x lý ñư c th c hi n. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 4.2. Vai trò và ch t lư ng c a h thông tin qu n lý: 1. Vai trò: • Vai trò c a h thông tin là thu nh n thông tin, x lý và cung c p cho ngư i s d ng khi có nhu c u. Ta có th sơ ñ hoá toàn b quá trình di n ra trong h thông tin qu n lý như sau: Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 17
Thông tin n i Thông tin ngo i - Thông tin vi t - Thông tin vi t - Thông tin nói - Thông tin nói - Thông tin hình nh - Thông tin hình nh - Thông tin d ng khác - Thông tin d ng khác HTTQL thu nh n X lý các d li u thô (l c c u trúc hoá) Thông tin c u trúc X lý (Áp d ng các quy t c qu n lý) Thông tin k t qu NSD Phân phát NSD Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i a. Thu th p thông tin: • H thông tin ph i thu nh n các thông tin có ngu n g c khác nhau và dư i nhi u d ng khác nhau. T ch c ch có th gi l i nh ng thông tin h u ích, vì v y c n ph i l c thông tin: – Phân tích các thông tin ñ tránh s quá t i, ñôi khi có h i. – Thu th p thông tin có ích: Nh ng thông tin có ích cho h th ng ñư c c u trúc hoá ñ có th khai thác trên các phương ti n tin h c. Thu th p thông tin thư ng s d ng gi y ho c v t ký tin t . Thông thư ng, vi c thu th p thông tin ñư c ti n hành m t cách h • th ng và tương ng v i các th t c ñư c xác ñ nh trư c, Ví d : nh p v t tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ng. M i s ki n d n ñ n vi c thu th p theo m t m u ñ nh s n trư c, ví d : cách t ch c trên màn hình máy tính, v.v… • Thu th p thông tin là tác v r t quan tr ng và t nh , yêu c u không ñư c sai sót. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 18
• b. X lý thông tin: • Công vi c l a ch n thông tin thu th p ñư c coi là bư c x lý ñ u tiên, ti p theo s tác ñ ng lên thông tin, x lý thông tin là: – Ti n hành tính toán trên các nhóm ch tiêu. – Th c hi n tính toán, t o các thông tin k t qu . – Nh t tu d li u (thay ñ i ho c lo i b ). – S p x p d li u. Lưu t m th i ho c lưu tr . – • X lý có th th c hi n th công, cơ gi i ho c t ñ ng. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i Cung c p thông tin là m c tiêu c a h th ng. Nó ñ t ra v n ñ • quy n l c: ai quy t ñ nh vi c phân ph i? cho ai? vì sao? • Phân ph i thông tin có th có m c tiêu ban b l nh, báo cáo v s n xu t, trư ng h p này g i là phân ph i d c. M c tiêu phân ph i nh m ph i h p m t s ho t ñ ng gi a các b ph n ch c năng g i là phân ph i ngang. Đ t i ưu phân ph i thông tin, c n ñáp ng ba tiêu chu n: • – Tiêu chu n v d ng: C n tính ñ n t c ñ truy n thông tin, s lư ng nơi nh n, v.v… c n ph i cho d ng thích h p v i phương ti n truy n: Gi y, thư tín cho lo i thông tin cho các ñ a ch là các ñ i lý. • Gi y, telex ho c telecopie ñ xác ñ nh m t ñơn ñ t hàng qua ñi n tho i. • • V t th ký tin t dành cho thông tin d ng m nh l nh, nh p li u. • Âm thanh s d ng cho thông tin d ng m nh l nh. – Tiêu chu n v th i gian: B o ñ m tính thích ñáng c a các quy t ñ nh. – Tiêu chu n v tính b o m t: Thông tin ñã x lý c n ñ n th ng NSD, vi c phân ph i thông tin r ng hay h p tùy thu c vào m c ñ quan tr ng c a nó. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 19
III. PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG 1. Đ I CƯƠNG V PHÂN TÍCH VÀ THI T K H TH NG 1.1. Vòng ñ i c a h thông tin: H thông tin cũng tương t như cu c s ng con ngư i: Sinh ra, trư ng thành, chín mùi và ch t. • 1.1.1. Giai ño n sinh thành: N y sinh t vi c có ý ñ nh s d ng máy tính ñ x lý thông tin cho công vi c nào ñó. • 1.1.2. Giai ño n phát tri n: Bi n ý tư ng trên thành hi n th c. Đ làm ñư c ñi u này, nhà phân tích thi t k h th ng, các l p • trình viên, NSD cùng làm vi c ñ phân tích các nhu c u x lý thông tin c a xí nghi p, cơ quan mà thi t k nên h th ng thông tin. 1.1.3. Giai ño n khai thác: Sau khi cài ñ t, s d ng h thông tin ñ ph c v cho nhu c u thông tin c a doanh nghi p, cơ • quan. Trong giai ño n này, h thông tin liên t c ñư c s a ñ i ho c b o trì ñ gi cho nó phù h p v i nhu c u c a doanh nghi p, t ch c. 1.1.4. Giai ño n ch t: Vi c tích lũ y nh ng thay ñ i trong giai ño n 3 làm nh hư ng ñ n tính hi u qu c a h th ng. • Giai ño n ch t x y ra khi h th ng thông tin tr thành r c r i ñ n m c không th b o trì ñư c nó n a, vi c duy trì nó không còn kinh t , hi u qu nên lúc này s b lo i b và vòng ñ i c a h thông tin l i ph i ñư c l p l i. T nh ng v n ñ trên, c n nh n th y r ng h th ng thông tin ñư c xây d ng ph i có kh năng • n ñ nh cao khi m t ph n nào ñó c a nó b lo i b ñ thay th b i m t ph n khác. Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 1.2. Phương pháp phân tích và thi t k h th ng: Có r t nhi u phương pháp phân tích thi t k h th ng như: • - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): K thu t phân tích c u trúc và thi t k , phương pháp này xu t phát t M . • - Phương pháp MERISE (Méthode Pour Rassembler les Ideés Sans Effort): t m d ch là "Các phương pháp t p h p ý tư ng không c n c g ng", ra ñ i t i Pháp cu i th p niên 70. • - Phương pháp MXC (Méthode de Xavier Castellani): Ngu n g c t Pháp. • - Phương pháp GALACSI (Groupe d' Animation et de Liaison pour d' Analyse et la Conception de Systeme d' Information): t m d ch nguyên văn: "Nhóm c v và liên l c ñ phân tích và quan ni m hoá h thông tin" ra ñ i t i Pháp vào tháng 4 năm 1982. Lưu ý: Chúng ta s ñi sâu và nghiên c u phân tích h th ng theo phương pháp phân tích c u trúc và thi t k (SADT). Phương pháp này nghiên c u v vi c d ng sơ ñ , b n bi u,… ñ mô t ñ i tư ng (tránh dùng l i văn). Tin h c ng d ng trong QTVP - ThS. Lê Qu c H i 20