zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Luận Văn - Báo Cáo

» Quản trị kinh doanh

Đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PVINCONESS”

Chia sẻ: Minh Tuan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:114

Báo xấu

183
lượt xem 44
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo luận văn - đề án 'đề tài: “hoàn thiện công tác phân tích công việc tại công ty cổ phần đầu tư pvinconess”', luận văn - báo cáo, quản trị kinh doanh phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PVINCONESS”

Luận văn tốt nghiệp 1 Đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV- INCONESS” GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 2 Lời mở đầu Ngày nay vai trò, tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận.Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng. Con người là yếu tố mang tính quyết định, có tính sáng tạo, có thể nói: “con người là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Tổ chức hình thành nên bởi con người, vận hành bởi con người, nguồn nhân lực quản lý mọi nguồn lực khác trong tổ chức, con người là yếu tố quyết định sự tồn tại và đi lên, sự thành bại của tổ chức. Tổ chức muốn đạt các mục tiêu đề ra thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động phù hợp về số lượng, chất lượng và phải tổ chức quản lý người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực. Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. Phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hoá nguồn nhân lực,tuyển dụng lao động, bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,an toàn lao động… Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ của quản trị nhân sự. Đối với các nước phát triển trên thế giới, quản lý nhân sự là hoạt động đã được biết đến từ lâu và đóng vai trò quan trọng trong mỗi tổ chức, họ đã ý thức được tác dụng to lớn của phân tích công việc và áp dụng phổ biến gần trăm năm qua. Tuy nhiên đối với các nước đang phát triển, như Việt Nam hiên nay, phân tích công việc là khái niệm khá mới mẻ và xa lạ. Phần lớn các GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 3 tổ chức tại Việt Nam chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đầy đủ công tác phân tích công việc. Nguyên nhân là hoạt động quản lý nhân sự ở Việt Nam vẫn chưa đượcnhận thức và đánh giá đúng đắn, các tổ chức chưa hiểu rõ bản chất của phân tích công việc, vai trò của phân tích công việc đối với quản lý nhân sự, do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này.Tại Công ty Cổ Phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc cũng chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ. Hy vọng rằng với đề tài: “Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS”, em sẽ bổ sung được những kiến thức lý thuyết và thực tế quý báu về phân tích công việc, đồng thời cũng có những ý kiến đóng góp để Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS cải tiến và hoàn thiện công tác này. Chuyên đề nghiên cứu của em gồm ba chương: Chương 1. Khái quát về phân tích công việc Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Chương 3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn… em đã tìm hiểu, nghiên cứu đề tài này, nhưng do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên em không tránh khỏi những sai sót, kính mong được sự đóng góp của tất cả mọi người. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 4 Chương 1. Khái quát về phân tích công việc Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt, những sự thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ về tri thức và công nghệ thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ mọi nguồn lực. Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức. Công tác phân tích công việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc. 1.1. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc 1.1.1. Các khái niệm cơ bản Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ hơn cấu thành nên. - Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện(1). Ví dụ: nhiệm vụ phô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp. Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất. - Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng(2). Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động cho ta một vị trí việc làm. Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao động. (1) (2) ThS. Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trườngĐại học Kinh tế Quốc dân, trang 46. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 5 - Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao động(1). Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ … “Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”(2) - Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện(3). Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”, “nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”… Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đề ra. - Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc. Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng, điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích công việc. (1)(2) (3) Sđd, trang 46. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 6 1.1.2. Các văn bản phân tích công việc Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công việc, điều kiện làm việc. Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức, tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung: - Xác định công việc:Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thếkhi vắng mặt; ngạch lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc. -Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ:Phần này xác định chính xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn gọn thực hiện như thế nào, nêu raphạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong công việc. Khi viết phần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả. Nhiệm vụ, trách nhiệm nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọnghoặc mức độ thường xuyên. - Điều kiện làm việc:Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động, GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 7 an toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môi trường tâm lý xã hội trong thực hiện công việc… Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu của công việc về trình độ giáo dục - đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực… và các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc. Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản nhất, cần thiết nhất. Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa ra những yêu cầu ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành được công việc, đặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo…  Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí phản ánhyêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian… Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thực hiện công việc, về hành vi, thái độ… trong quá trình làm việc của người lao động. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử dụng các tiêu chuẩn định lượng. Nếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn thì nên dùng các câu diễn đạt định tính để miêu tả. Không nên đưa ra các tiêu chuẩn thực hiện công việc quá cao. Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp vào, trình bày chung trong một bản. Văn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính xác, đầy đủ. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 8 1.1.3. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác. Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa các văn bản này vào sử dụng. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm: - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn vàmối quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ cấu tổ chứccho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc khác nhau có liên quan với nhau như thế nào; nó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc…Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý. Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích công việc. - Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này. Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc. Hơn nữa ngày nay công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 9 tích công việc phải thực hiện thường xuyên vieec; các văn bản phân tích công việc chỉ thể hiện được tác dụng của nó khiđược áp dụng vào các công tác khác của quản lý nhân sự. Vì vậy hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấy một cách trực tiếp và lâu dài. Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt Nam, văn bản phân tích công việc không chính xác, đầy đủ. Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai trò vànắm rõ được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến phân tích công việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc. - Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, là người có vai trò chính trong công tác phân tích công việc. Do đó cán bộ phân tích công việc có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc. Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc. Họ phải biết cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin; có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quá trình phân tích công việc,có kỹ năng tiến hành thu thập thông tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…;có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin; có kỹ năng viết các văn bản phân tích công việc. 1.1.4. Tầm quan trọng của phân tích công việc Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ chức. Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự đúng đắn. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 10  Với thiết kế lại công việc Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việc cụ thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý. Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các công việc mà tổ chức cần kế hoạch hoá. Dựa trên những thông tin về các công việc đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để hoàn thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa, không thiếu lao động, tránh những bất cập và lãng phí cho tổ chức.  Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực Tuyển dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định bản chất của công việc cần tuyển người lao động, đưa những thông tin đó vào tuyển mộ nhân sự, để xác định các tiêu thức, tiêu chuẩn sàng lọc ứng viên, đảm bảo tuyển dụng đúng người.  Với bố trí nhân lực - Với định hướng nhân lực: ứng dụng những thông tin trong bản mô tả, bản tiêu chuẩn để truyền đạt tới người lao động những nhiệm vụ, trách nhiệm mà họ phải thực hiện, phạm vi quyền hạn, kỳ vọng về kết quả thực hiện công việc, giúp người lao động nhanh chóng hoà nhập với công việc. - Văn bản phân tích công việc là cơ sở để tổ chức sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động trước đây của mình, bố trí lại lao động phù hợp hơn.  Với đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc ứng dụng thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định các tiêu thức đánh giá, GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 11 các mức cụ thể của từng tiêu thức trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, đảm bảo đánh giá thực hiện công việc hiệu quả, công bằng hơn, tránh việc không có tiêu thức đánh giá rõ ràng và các mức của tiêu thức thì chung chung.  Với thù lao lao động Những thông tin trong tất cả các văn bản phân tích công việc được sử dụng để xác định giá trị của công việc một cách có hệ thống, là cơ sở của thù lao lao động;những thong tin đó còn giúp xác định các loại phụ cấp, như: phụ cấp môi trường, điều kiện làm việc…  Với đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sử dụng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định nhu cầu đào tạo: vị trí công việc cần đào tạo người lao động, những kiến thức, kỹ năng cần đào tạo, kết quả đào tạo phải đáp ứng tiêu chuẩn gì; từ đó giúp tổ chức xây dựng chương trình đào tạo thiết thực và hiệu quả hơn.  Với kỷ luật lao động, an toàn lao động - Với kỷ luật lao động: Những thông tin trong bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định về hành vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc, như: quy trình thực hiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc… - Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chức xác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động. Các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lý các vụ tranh chấp, kiện tụng, khiếu lại. 1.2. Các thông tin cần thu thập và phương pháp thu thập thông tin GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 12 1.2.1. Các thông tin cần thu thập Có rất nhiều thông tin khác nhau liên quan đến một công việc cụ thể, tuỳ vào mục đích phân tích công việc mà xác định loại thông tin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại. Để xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loại thông tin sau: - Thông tin về các nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, cách thức thực hiện chúng như thế nào, mức độ quan trọng và mức độ thường xuyên của chúng; quyền hạn, các mối quan hệ của người lao động trong công việc… - Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, như: thông tin về thời gian làm việc; thông tin về số lượng, chất lượng của các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu… người lao động cần sử dụng trong quá trình thực hiện công việc; thông tin về vệ sinh lao động, an toàn lao động: nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, điều kiện không khí, rủi ro… trong công việc; yếu tố môi trường tâm lý xã hội. - Thông tin về các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, như: trình độ giáo dục – đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, các thuộc tính, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể lực, tinh thần… và các yêu cầu khác cần thiết cho thực hiện công việc. 1.2.2. Các phương pháp thu thập thông tin Phương pháp thu thập thông tin rất đa dạng. Trong mỗi tình huống, cán bộ phân tích công việc sử dụng phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một vài phương pháp khác nhau. Tuỳ vào các căn cứ để lựa chọn phương pháp thu thập thông tin mà cán bộ phân tích công việc có thể quyết định sử dụng một trong các phương pháp sau đây: Bản câu hỏi GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 13 Theo phương pháp này, bản câu hỏi được cán bộ phân tích công việc thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc cụ thể. Bản câu hỏi được phân phát tới những người lao động và người lao động có trách nhiệm điền câu trả lời vào đó theo yêu cầu và hướng dẫn. Bản câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cùng một lúc có thể phát ra nhiều bản câu hỏi tới nhiều người lao động khác nhau ở những vị trí công việc khác nhau. Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính. Nhưng việc thiết kế bản câu hỏikhá tốn kém thời gian và chi phí. Một bản câu hỏi thường không thiết kế quá dài, quá chi tiết nên nếu cán bộ phân tích công việc không có kỹ năng thiết kế bản câu hỏi thì dễ dẫn đến thông tin thu thập được bị hạn chế, không sâu sắc. Có những trưòng hợp người lao động điền không đầy đủ các thông tin cần thiết trong câu trả lời hoặc hiểu lầm câu hỏi dẫn đến thông tin thu được có độ chính xác không cao. Bản câu hỏi không nên thiết kế quá dài, nên tập trung vào những thông tin quan trọng, nên có câu hỏi khai thác sâu vào thông tin cần thiết. Các câu hỏi được thiết kế đơn giản, dễ trả lời, thường sử dụng câu hỏi mở hoặc câu hỏi lựa chọn. Phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra. Cán bộ phân tích công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 14 Phương pháp phỏng vấn là phương pháp được áp dụng nhiều cho lao động gián tiếp: lao động quản lý, lao động chuyên môn, cho những công việc mà hành vi không bộc lộ ra bên ngoài, công việc thuộc về trí óc đòi hỏi tư duy, sáng tạo như: kỹ sư công nghệ thông tin, kiến trúc sư, nhà thiết kế nội thất… Ưu điểm: Phương pháp này có thể thu thập được nhiều thông tin khác nhau, tìm hiểu sâu vào những thông tin cần thiết, thu được bức tranh rõ ràng về công việc (nếu người phỏng vấn có kỹ năng phỏng vấn). Nhược điểm: Phỏng vấn tốn thời gian, chi phí; thông tin thu được từ phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người được phỏng vấn. Quan sát Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: công việc đó được thực hiện như thế nào; các mối quan hệ trong khi làm việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc… Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu cho công nhân sản xuất, những công việc mà hoạt động lao động của chúng diễn ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ dàng quan sát được. Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết, đầy đủ, phong phú, sát với thực tế công việc. Nhưng quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc. Phương pháp này không dễ thực hiện với GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 15 những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế… Tự ghi chép Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đã được thiết kế sẵn. Với phương pháp tự ghi chép, có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế thực hiện công việc mà tiết kiệm chi phí và thời gian. Nhưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảm bảo sự liên tục, nhất quán. Ghi chép các sự kiện quan trọng “Trong phương pháp này, người nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc của những người lao động làm việc hiệu quả và những người lao động làm việc chưa hiệu quả, thong qua đó cỏ thểkhái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việc cần mô tả và các đòi hỏi của công việc”(1). Ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Phương pháp này cho thấy được sự biến thiên, tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao động khác nhau. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép, khái quát và phân loại các hành vi. Khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình. Việc xây dựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn.  Hội thảo chuyên gia (1) Sđd, trang 57 GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 16 Hội thảo chuyên gia là phương pháp Tổ chức một cuộc hội thảo thảo luận về công việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban… Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích phân tích công việc. Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian. 1.3. Trình tự tiến hành và vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc 1.3.1. Trình tự tiến hành phân tích công việc Công tác phân tích công việc gồm nhiều hoạt động vì vậy việc phân chia quá trình phân tích công việc ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khác nhau có thể khác nhau. Phân tích công việc thường được thực hiện theo trình tự các bước sau: Xác định mục đích của phân tích công việc, công việc cần phân tích Xác định mục đích sử dụng nhữngthông tin trong các văn bản phân tích công việc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự cụ thể nào: tuyển dụng lao động, bố trí lao động, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm rõ được mục đích của phân tích công việc giúp xác định cần tập trung vào thu thập những loại thông tin gì về công việc và mức độ sâu sắc cần tìm hiểu. Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên và với tất cả các công việc trong tổ chức, tuỳ mục đích và nhu cầu phân tích công việc mà xác định công việc cần phân tích: - Phân tích tất cả công việc, khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạt động, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 17 - Phân tích công việc mới phát sinh, khi tổ chức có những công việc mới xuất hiện. - Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc, khi công việc có sựthay đổi đáng kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới, có phương pháp và thủ tục làm việc mới… - Phân tích theo chu kỳ, khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả công việc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích công việc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin là nhiệm vụrất quan trọng. Để lựa chọn được phương pháp thu thập thông tin phù hợp, hiệu quả, cán bộ phân tích công việc dựa trên các căn cứ sau: - Mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định những loại thông tin liên quan đến công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìm hiểu của thông tin. - Tính chất của công việc được phân tích, nhưcông việc có những hoạt động lao động dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát được. -Đặc điểm của đối tượng cung cấp thông tin,ví dụ như người cung cấp thông tin có trình độ giáo dục – đào tạo không cao thì không nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi, phỏng vấn. -Ngân quỹ và thời gian,ví dụ nếu ngân quỹ hạn hẹp không nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi, nếu thời gian hạn chế không nên lựa chọn phương pháp phỏng vấn, quan sát. -Ưu điểm, nhược điểm của từng phương pháp. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm, nhược điểm nhất định, để phát huy ưu điểm và hạn chế nhược điểm của các phương pháp thì có thể áp dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 18 Sau khi xác định phương pháp thu thập thông tin, thì cán bộ phân tích công việc phải thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin, như: bản câu hỏi, mẫu câu hỏi phỏng vấn, mẫu phiếu quan sát, mẫu phiếu ghi chép... Biểu mẫu thu thập thông tin là công cụ thu thập thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả. Tiến hành thu thập thông tin Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin đã lựa chọn để thu thập thông tin. Cán bộ phân tích công việc tiến hành thu thập thông tin, như tiến hành phỏng vấn người lao động, phân phát và thu các bản câu hỏi, tổ chức hội thảo chuyên gia hay tiến hành quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động...Cán bộ phân tích công việc cần phải giải thích cho người lao động hiểu rõ mục đích, tầm quan trọng của việc thu thập thôngtin và công tác phân tích công việc, phải có những hướng dẫn về cách thức cung cấp thông tin cho người lao động. Xử lý thông tin theo mục đích, yêu cầu của phân tích công việc: sắp xếp, phân loại các thông tin thu thập được; thẩm định, kiểm tra lại tính chính xác và đầy đủ của thông tin từ những người lao động có liên quan; điều chỉnh những thông tin sai lệch, bổ sung những thông tin còn thiếu… Xây dựng các văn bản phân tích công việc - Từ những thông tin thu thập được, cán bộ phân tích công việc cùng với phòng chuyên trách nguồn nhân lực và sự kết hợp với các phòng, ban, bộ phận khác viết các văn bản phân tích công việc. Thông thường cán bộ phân tích công việc là người trực tiếp viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện trong sự giúp đỡ từ những người lao động, người quản lý trực tiếp các phòng, ban. Nhưng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lại thường do bộ phận trực tuyến viết dưới sự hướng dẫn, giám sát của cán bộ phân tích công việc. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 19 - Các văn bản phân tích công việc được gửi tới những người lao động và người quản lý trực tiếp để lấy ý kiến đóng góp. Cán bộ phân tích công việctập hợp các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa các văn bản cho hợp lý. Sau đó lại tổ chức hội thảo lấy ý kiến đánh giá của những người quản lý về văn bản phân tích công việc, sửa lại (nếu cần) và đi đến thống nhất. - Gửi văn bản phân tích công việc lên người lãnh đạo cao nhất chờ phê chuẩn. - Ban hành thực hiện: Gửi văn bản phân tích công việc tới phòng,ban, người lao động liên quan và lưu lại phòng nhân sự. Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ Áp dụng văn bản phân tích công việc vào các công tác khác nhau của quản lý nhân sự tùy theo mục đích phân tích công việc đã xác định ban đầu. Định kỳ tổ chức phải kiểm tra, rà soát lại các công việc để xác định những thông tin trong văn bản phân tích công việc có còn chính xác và phù hợp với công việc hiện tại không, hay đã lạc hậu, lỗi thời, cần phải điều chỉnh và bổ sung thông tin nào cho đúng với thực tế công việc. 1.3.2. Vai trò của phòng nhân sự trong công tác phân tích công việc Phân tích công việc thuộc trách nhiệm của phòng nhân sự, phòng nhân sự phải giữ vai trò chính. Công tác phân tích công việc phải được giao cho cán bộ chuyên trách đảm nhiệm (Cán bộ phân tích công việc).Phòng nhân sự có thể giao cho một hay một nhóm nhân viên của phòng đảm nhiệm công tác này. Cán bộ phân tích công việc phải là người này am hiểu về các công việc của tổ chức, có kiến thức và kỹ năng về phân tích công việc. Khi cần thiết tổ chức có thể thuê thêm chuyên gia phân tích công việc ngoài tổ chức nhưng họ phải được giới thiệu để làm quen, tìm hiểu về tổ chức. GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm
Luận văn tốt nghiệp 20 Nhưng phân tích công việc là một công tác phức tạp, có liên quan tới tất cả các công việc trong tổ chức nên cần phải có sự tham gia, giúp đỡ, phối hợp thực hiện từ các phòng, ban, bộ phận khác, từ mọi người lao động. Các văn bản phân tích công việc có thể do trực tiếp cán bộ phân tích công việc viết nhưng phải có sự phối hợp của những người liên quan. Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc do bộ phận trực tuyến viết, cán bộ phân tích công việc hướng dẫn cách thức viết và giám sát quá trình viết. Trách nhiệm của phòng chuyên trách nhân sự trong công tác phân tích công việc là lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, quản lý, điều phối toàn bộ quá trình thực hiện phân tích công việc: + Xác định trình tựcác bước tiến hành phân tích công việc. + Xác định mục đích phân tích công việc và các công việc cần phân tích. + Lựa chọn người thực hiện công tác phân tích công việc và đào tạo họ… + Tổ chức, thu hút lực lượng người lao động tham gia vào công tác phân tích công việc. + Tổ chức lấy ý kiến đóng góp của mọi người lao độngcho văn bản phân tích công việc, tổ chức các buổi hội thảo, thảo luận liên quan đến công tác phân tích công việc (nếu cần). + Phòng nhân sự đưa các văn bản phân tích công việc vào áp dụng trong các công tác quản lý nhân sự. Chương 2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS GVHD: ThS.Nguyễn Vân Điềm

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

LV.09: Bộ Luận Văn Tốt Nghiệp Chuyên Ngành Quản Trị Kinh Doanh

81 tài liệu

1643 lượt tải

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.