Đề tài khoa học và công nghệ cấp cơ sở: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

Chia sẻ: Bananalachuoi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:53

Thêm vào BST

Báo xấu

53
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài khoa học và công nghệ cấp cơ sở: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP CƠ SỞ NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN TP ĐÀ NẴNG Mã số: T2016-07-12 Chủ nhiệm đề tài: CN. Vũ Thị Tuyết Mai Thành viên: CN. Nguyễn Thị Thu Ngân ĐÀ NẴNG – 12/ 2016
DANH SÁCH THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU Đơn vị công tác và TT Họ và tên lĩnh vực chuyên môn 1 Bộ môn Kế toán – Tin học - Khoa Nguyễn Thị Thu Ngân HTTTKT – Trường CĐ CNTT
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ......................................................... 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản ...................................................................................... 4 1.2. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT ................................ 5 1.2.1. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp .................................................. 5 1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT .......... 7 1.2.3. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT ............................................................................................................ 11 1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán .............................................................................................................. 13 1.4. Các mức độ ứng dụng CNTT trong công tác kế toán hiện nay tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ..................................................................................................... 13 1.4.1. Phần mềm ứng dụng excel ........................................................................... 13 1.4.2. Phần mềm kế toán ........................................................................................ 15 1.4.3. Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning)..... 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ ..................... 19 TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ............................................................... 19 2.1. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ........................................................................................... 19 2.1.1. Công tác đánh giá chung việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán...... 21 2.1.2. Công tác đánh giá chi tiết việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán .... 23 2.1.3. Công tác đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán theo phần hành kế toán ........................................................................................................... 28 2.2. Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ................................................................. 30 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG .................................... 33 3.1. Một số giải pháp ứng dụng phần mềm Excel trong công tác kế toán ................ 33 3.2. Ứng dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán ........................................ 35 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG NGHIÊN CỨU ............................................... 37
DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán Hình 1.2 Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp Hình 1.3 Quy trình xử lý thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa Hình 1.4 Hình ảnh minh họa ERP
DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp Bảng 2.2 Hình thức sở hữu của doanh nghiệp Bảng 2.3 Số lượng nhân viên kế toán của doanh nghiệp Bảng 2.4 Mức độ ứng dụng CNTT giữa các phần mềm kế toán Bảng 2.5 Kết quả đánh giá chung giữa các mức độ ứng dụng Kết quả đánh giá công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ kế toán giữa Bảng 2.6 các mức độ ứng dụng Bảng 2.8 Kết quả đánh giá công tác tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán giữa các mức độ ứng dụng Bảng 2.9 Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán Bảng 2.10 Kết quả đánh giá mức độ ứng dụng CNTT theo phần hành kế toán ở các phần mềm Bảng 2.11 Bảng tham chiếu nguồn gốc các nhân tố Bảng 2.12 Kết quả thống kê mô tả các nhân tố ảnh hưởng hay không đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Giải thích CNTT Công nghệ thông tin DN Doanh nghiệp TP Thành phố ERP Enterprise Resource Planning KT Kế toán
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 1. Thông tin chung: - Tên đề tài: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng - Mã số: T2016-07-12 - Chủ nhiệm: CN. Vũ Thị Tuyết Mai - Thành viên tham gia: CN. Nguyễn Thị Thu Ngân - Cơ quan chủ trì: Trường CĐ Công nghệ Thông tin - Thời gian thực hiện: 01/01/2016-31/12/2016 2. Mục tiêu: - Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng - Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp 3. Tính mới và sáng tạo: Phần nội dung câu hỏi về Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng được xây dựng dựa trên nghiên cứu trước về “Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức công tác kế toán tại các doanh nghiệp xây dựng có quy mô vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng” của ThS Mai Hoàng Hải, ThS Lê Anh Tuân, năm 2014. Tuy nhiên so với nghiên cứu trước đó, nghiên cứu của tác giả có một số điểm mới sau: Thứ nhất, nghiên cứu được thực hiện cho đối tượng mở rộng hơn: tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ, xây lắp. Còn nghiên cứu trước chỉ thực hiện cho đối tượng là các doanh nghiệp xây lắp Thứ hai, nghiên cứu đã nhóm các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ thành 3 mức độ: phần mềm Excel, phần
mềm khác, phần mềm ERP. Đồng thời so sánh sự khác biệt về đánh giá thực trạng của các doanh nghiệp khi ứng dụng ở các mức độ này. Trong khi nghiên cứu trước lại chỉ đánh giá thực trạng cho phần mềm nói chung bao gồm cả phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP Thứ ba, nghiên cứu đã đưa thêm phần khảo sát về mức độ ứng dụng (sử dụng) nhiều hay ít giữa các phần hành kế toán khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Trong khi nghiên cứu trước không đề cập đến vấn đề này Thứ tư, nghiên cứu cũng đã tìm hiểu về thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. Và phần này thì nghiên cứu trước chưa tìm hiểu Thứ năm, nghiên cứu đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng đối với doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm khác ,bởi đây là những đối tượng chiếm phần lớn trong tổng số doanh nghiệp mà tác giả khảo sát. Trong khi nghiên cứu trước đưa ra một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm nói chung. 4. Tóm tắt kết quả nghiên cứu: - Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin và các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ - Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thông qua việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm khác và phần mềm ERP. Đồng thời tác giả cũng tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel - Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán
5. Tên sản phẩm: + 01 bài báo: “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” + 01 bài báo cáo tổng hợp về đề tài nghiên cứu + 01 file dữ liệu được phân tích bằng phần mềm SPSS16. 6. Hiệu quả, phương thức chuyển giao kết quả nghiên cứu và khả năng áp dụng: Nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán, phần mềm ERP. Thông qua kết quả khảo sát đó, tác giả đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Nghiên cứu là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết khoa học và thực tế khảo sát. Vì vậy, nghiên cứu này có thể dùng làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán cho sinh viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế. Đà Nẵng, ngày 15 tháng 12 năm 2016 Cơ quan chủ trì Chủ nhiệm đề tài Vũ Thị Tuyết Mai
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong lĩnh vực kinh tế nói chung và kế toán nói riêng ngày càng trở nên phổ biến, như là một xu hướng tất yếu của thời kỳ kinh tế hội nhập. Với sự phát triển nhanh chóng của ngành CNTT đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế. Hay nói cách khác, việc ứng dụng CNTT đã giúp các doanh nghiệp (DN) đơn giản hóa hệ thống công việc và các thủ tục trong công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán cần phải thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận, phòng ban khác thực hiện nhằm hình thành một cơ cấu kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT tại các doanh nghiệp được xây dựng một cách khoa học, hợp lý và ứng dụng các công nghệ hiện đại toàn diện sẽ đáp ứng được các nhiệm vụ nêu trên và là nhu cầu cấp bách đối với quản lý doanh nghiệp theo định hướng quản trị chất lượng toàn diện. Tuy vậy, vẫn còn một số DN chưa ứng dụng CNTT hoặc chỉ ứng dụng CNTT một phần trong việc tổ chức công tác kế toán tại đơn vị và cũng không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán. Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng nhằm tìm ra giải pháp nâng cao hiệu quả việc ứng dụng đó là cần thiết. Do đó, chúng tôi đã thực hiện đề tài “Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng” nhằm tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này. 2. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm các mục đích: - Tổng hợp lý thuyết về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. - Tổng hợp các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 1
- Khảo sát thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán thông qua việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết ở công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán; đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán và phần mềm ERP. Đồng thời tác giả cũng tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. - Từ kết quả khảo sát thực trạng tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin ở các doanh nghiệp. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng. 4. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu được thực hiện dựa trên hai phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng - Nghiên cứu định tính được thực hiện nhằm mục tiêu tìm hiểu, so sánh thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các mức độ phần mềm Excel, phần mềm khác, phần mềm ERP - Nghiên cứu định lượng được thực hiện qua các giai đoạn: thiết kế câu hỏi nghiên cứu và thu thập thông tin từ mẫu quan sát. Thông tin thu thập được sẽ được xử lý bằng phần mềm SPSS 16.0 cho ra số liệu để đánh giá đối tượng nghiên cứu. 5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài Nghiên cứu tập trung vào việc khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng ở các mức độ ứng dụng phần mềm Excel, phần mềm kế toán, phần mềm ERP. Thông qua kết quả khảo sát đó, tác giả đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Nghiên cứu cũng tìm hiểu về thực trạng ảnh hưởng của các nhân tố đến việc ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel. 2
Nghiên cứu là sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết khoa hoc và thực tế khảo sát. Vì vậy, nghiên cứu này có thể dùng làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán cho sinh viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế. 6. Cấu trúc bài báo cáo tổng kết Phần mở đầu: Tổng quan về đề tài nghiên cứu - Chương 1: Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT Chương này tập trung tìm hiểu về lý thuyết liên quan đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin cũng như các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay. - Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng Chương này tập trung thực hiện nghiên cứu thông qua việc phân tích, so sánh, bình luận dựa trên kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng. Cụ thể, tác giả đã thực hiện việc đánh giá chung và đánh giá chi tiết công tác cập nhật chứng từ và ghi sổ kế toán, công tác quản lý sổ sách và báo cáo kế toán, đánh giá tổ chức nhân sự và bộ máy kế toán, đánh giá mức độ sử dụng các phần hành kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin. Đồng thời, tác giả cũng tìm hiểu thực trạng các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm kế toán đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel. - Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại các DN vừa và nhỏ trên địa bàn TP Đà Nẵng Chương này đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin đối với các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Excel và phần mềm kế toán Kết luận và đề xuất hướng nghiên cứu 3
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 1.1. Một số khái niệm cơ bản Kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các tổ chức. Thông tin cung cấp có thể ở dạng thông tin tổng hợp (báo cáo tài chính) và thông tin chi tiết (báo cáo kế toán quản trị). Những thông tin này được các cấp quản lý trong doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài sử dụng để ra các quyết định liên quan đến đầu tư, cho vay, kiểm soát và sử dụng hiệu quả các tài sản trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định. Hệ thống thông tin kế toán có chức năng: thông tin và kiểm tra. Phần cứng Phần mềm Con Dữ Thông người liệu tin kế kế toán toán Cơ sở Các quy dữ liệu trình, thủ tục Hình 1.1: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán - Dữ liệu kế toán: là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp như mua vật tư, hang hóa, bán hang, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho công nhân… - Quy trình xử lý: là một quy trình hoàn chỉnh gồm các giai đoạn cụ thể có sự tham gia của con người (cán bộ, nhân viên kế toán) và sự hỗ trợ của các phương tiện 4
phù hợp (phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, sổ sách…) từ việc thu thập thông tin về cơ sở dữ liệu kế toán đến việc xử lý, phân tích, tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp kế toán: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán. - Thông tin kế toán: là các báo cáo kế toán phục vụ cho các cấp quản lý trong doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. 1.2. Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT 1.2.1. Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp Tùy theo đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như Hình 1.2 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ghi nhận Chứng từ kế toán Các sổ chi tiết Nhật ký SỔ CÁI Các bảng tổng hợp Xử lý chi tiết NHẬT KÝ Bảng cân đối tài khoản Báo cáo BÁO CÁO TÀI CHÍNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CHI TIẾT Hình 1.2: Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp 5
Quy trình xử lý kế toán trong doanh nghiệp trải qua 3 giai đoạn: ghi nhận, xử lý, báo cáo và gồm có hai phần hành đó là: Kế toán tổng hợp và Kế toán chi tiết. - Ghi nhận: là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm: các giao dịch xảy ra giữa doanh nghiệp với các chủ thể bên ngoài như ngân hàng, người mua, người bán, cá nhân, tổ chức khác; các giao dịch xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp như thanh toán lương, tạm ứng lương cho nhân viên…Các dữ liệu này được thể hiện trên chứng từ kế toán và là đầu vào của hệ thống thông tin kế toán. - Xử lý: là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán. Kế toán thực hiện việc xử lý các dữ liệu trên chứng từ thu thập được. Cụ thể, kế toán thực hiện việc ghi vào sổ nhật ký theo dõi nghiệp vụ theo trình tự thời gian và phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng tổng hợp để ghi vào sổ cái. Để theo dõi và cung cấp các thông tin chi tiết của từng đối tượng cụ thể, kế toán thực hiện việc theo dõi đồng thời trên các sổ chi tiết. Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc kiểm tra số liệu tổng hợp thông qua việc lập Bảng cân đối tài khoản, đồng thời kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thông qua đối chiếu giữa sổ cái với các Bảng tổng hợp chi tiết tương ứng. - Báo cáo: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lý kế toán với đầu ra là các báo cáo kế toán phục vụ nhu cầu thông tin cho người sử dụng. Kế toán phải lập các báo tài chính hằng năm, gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài báo cáo tái chính, Kế toán còn lập các Báo cáo kế toán quản trị để phục vụ thông tin cho nhà quản lý như: báo cáo về tiền, tình hình công nợ của từng khách hàng… - Kế toán tổng hợp: là việc sử dụng các tài khoản tổng hợp để phản ánh và theo dõi về tình hình và sự biến động của các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế dạng tổng hợp. - Kế toán chi tiết: là việc sử dụng các tài khoản chi tiết để phản ánh và theo dõi về tình hình và sự biến động của từng đối tượng cụ thể Ví dụ: Nghiệp vụ kinh tế: Mua lô hàng hóa A nhập kho đã trả bằng tiền gửi ngân hàng ACB. Lô hàng trị giá 50.000.000đ, thuế VAT 10% 6
Kế toán tổng hợp Kế toán chi tiết Ghi nhận Chứng từ kế toán: Phiếu nhập kho và giấy báo nợ của ngân hàng ACB Nợ TK 156: 50.000.000đ Nợ TK 156A: 50.000.000đ Nợ TK 133: 5.000.000đ Nợ TK 133 : 5.000.000đ Có TK 112: 55.000.000đ Có TK 112ACB: 55.000.000đ Xử lý - Phản ánh vào sổ Nhật ký - Phản ánh vào các sổ chi tiết - Phản ánh vào sổ cái các tài 156A, 112ACB. khoản 156, 133, 112 - Lên bảng tổng hợp chi tiết - Lên bảng cân đối tài khoản: của các tài khoản 156, 112 Tổng số dư nợ bằng tổng số rồi đối chiếu với sổ cái dư có. Báo cáo - Lên báo cáo tài chính dựa trên số liệu của các tài khoản tổng hợp. Ví dụ: 112, 133, 156 1.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT Hệ thống thông tin kế toán trong mọi tổ chức, doanh nghiệp đều có đầu vào, quy trình thủ tục xử lý và đầu ra. Trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán tại doanh nghiệp, các dữ liệu đầu vào, các quy trình thủ tục xử lý cũng như các thông tin kết xuất đầu ra có những điểm khác biệt so với hạch toán thủ công. Tuy có thể tổ chức theo nhiều cách khác nhau, hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm đều có những đặc điểm chung được khái quát ở sơ đồ sau: 7
KHỞI TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU SỔ SÁCH KẾ KẾ TOÁN TOÁN DỮ LIỆU TỒN QUY TRÌNH XỬ CUỐI KỲ TRƯỚC LÝ LUÂN CHUYỂN DỮ BÁO CÁO KẾ LIỆU VÀ CUNG TOÁN CẤP THÔNG TIN DỮ LIỆU PHÁT SINH TRONG KỲ SAO LƯU VÀ PHẦN MỀM KẾ KẾT CHUYỂN TOÁN DỮ LIỆU CHO ĐIỀU CHỈNH KỲ SAU CUỐI KỲ ĐẦU VÀO XỬ LÝ ĐẦU RA Hình 1.3: Quy trình xử lý thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào a. Dữ liệu khởi tạo ban đầu: - Xác định và khai báo các thông số của hệ thống + Các thông tin chung của doanh nghiệp  Cơ quan chủ quản  Tên đơn vị hạch toán  Địa chỉ  Mã số thuế  Điện thoại/ Fax  Số tài khoản ngân hàng  … + Các phương pháp hạch toán  Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho  Phương pháp khấu hao TSCĐ  Phương pháp ính giá thành sản phẩm  Hình thức sổ kế toán  … 8
- Xây dựng và khai báo các bộ mã: là việc rất quan trọng có ảnh hưởng đến công tác cập nhật và xử lý dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp. Các bộ mã được sử dụng chủ yếu gồm:  Bộ mã tài khoản  Bộ mã vật tư  Bộ mã tài sản cố định  Bộ mã khách hàng, nhà cung cấp  Bộ mã tài sản cố định  Bộ mã nhân viên  Bộ mã ngoại tệ  Bộ mã bộ phận, đơn vị trực thuộc  Bộ mã chứng từ  Bộ mã nghiệp vụ Trong các bộ mã trên, bộ mã tài khoản là bộ mã được sử dụng để quản lý, hạch toán và cung cấp thông tin về tất cả các đối tượng tổng hợp của kế toán. Các bộ mã còn lại được thiết kế để quản lý, xử lý và cung cấp thông tin chi tiết cho các đối tượng chi tiết phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý từng loại. - Khai báo số dư ban đầu: là xác định và cập nhật vào cơ sở dữ liệu kế toán tất cả các số dư đầu kỳ của tất cả các đối tượng  Số dư của tất cả các tài khoản tổng hợp  Số dư của tài khoản công nợ  Số dư của tài khoản vật tư, hàng hóa, thành phẩm,…về mặt giá trị và số lượng - Phân quyền sử dụng: Thực hiện công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa cần phải có sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn và phối kết hợp, kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán khác nhau; nhằm phát huy tối đa vị trí, vai trò trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác, không trùng lắp, không chồng chéo. Vì vậy cần phải có sự phân quyền trong việc sử dụng phần mềm kế toán 9
b. Dữ liệu phát sinh trong kỳ - Dữ liệu tồn cuối kỳ trước: Số liệu tồn ở cuối kỳ trước của tất cả các đối tượng tổng hợp và chi tiết được tự động chuyển sang được xem là dữ liệu đầu vào của kỳ hạch toán sau. Nếu phần mềm bắt đầu đưa vào sử dụng thì bắt buộc nhân viên kế toán phải nhập dữ liệu tồn cuối kỳ trước vào. - Dữ liệu phát sinh: là các nghiệp vụ phát sinh như thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, theo dõi và quản lý công nợ, tạm ứng, thanh toán hoặc phát sinh từ các bộ phận kinh doanh, sản xuất, cung ứng, quản lý vật tư, nhân lực… Các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận trên chứng từ và chuyển về phòng kế toán. Kế toán viên sau khi nhận được chứng từ thì phân loại và tiến hành nhập dữ liệu trên các giao diện của phần mềm. - Các bút toán chỉnh cuối kỳ  Các bút toán phân bổ (chi phí sản xuất chung, chi phí mua hàng…)  Hạch toán khấu hao TSCĐ  Lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ  Các bút toán về trích lập dự phòng  Các bút toán về thuế  Các bút toán điều chỉnh sau khi kiểm kê  Các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, xác định kết quả Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. Công đoạn 2: Xử lý Tùy vào từng phần mềm mà việc thiết kế cơ sở dữ liệu kế toán cũng như quy trình xử lý, luân chuyển và cung cấp thông tin sẽ khác nhau. Tuy nhiên, trong công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này, sau khi ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời 10
ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán gồm: sổ kế toán, báo cáo kế toán, thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán theo yêu cầu của người sử dụng và các dữ liệu sao lưu, kết chuyển cho kỳ hạch toán sau - Sổ kế toán: phần mềm kế toán cho phép in ra các sổ kế toán tương tự như trong hạch toán thủ công. Tùy theo hình thức ghi sổ mà có các loại sổ sau: + Nhật ký chung: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Nhật ký - Sổ cái: Nhật ký - Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. + Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. - Báo cáo kế toán: gồm các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết. Tất cả các phần mềm đều cho phép kết xuất và in ra Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính) - Thông tin chi tiết về các đối tượng kế toán: các phần mềm kế toán đều cho phép in ra các sổ chi tiết và các báo cáo chi tiết và cung cấp các thông tin nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp - Sao lưu và kết chyển dữ liệu cho kỳ sau: Cuối kỳ kế toán, phần mềm tự động sao lưu và kết chuyển dữ liệu kế toán cho kỳ sau 1.2.3. Nội dung chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT a. Về công tác tổ chức chứng từ và ghi sổ KT khi ứng dụng CNTT phải đảm bảo: Thứ nhất, phải đảm bảo tính khoa học trong việc quản lý đối tượng kế toán: cho phép xây dựng và khai báo các bộ mã: mã chứng từ; các bộ mã tài khoản, mã vật tư, 11