Đề tài nghiên cứu khoa học của người học: Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân

Chia sẻ: Elysale Elysale | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:70

Thêm vào BST

Báo xấu

63
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. Đồng thời, chúng tôi nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này. Từ đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học của người học: Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01 Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy Lớp : 1705LTHA Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Hà Nội, 2020
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƢ - LƢU TRỮ BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA NGƢỜI HỌC TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN Mã số đề tài: ĐTSV.2020.01 Chủ nhiệm đề tài : Cao Thị Thủy Thành viên tham gia : Nguyễn Kim Phƣợng Phạm Trần Phƣơng Uyên Lớp : 1705LTHA Cán bộ hƣớng dẫn : ThS. Phạm Thị Hồng Quyên Hà Nội, 2020
LỜI CẢM ƠN Để thực hiện báo cáo khoa học này, nhóm nghiên cứu đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ từ nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân. Báo cáo khoa học được hoàn thành dựa trên sự tham khảo, học tập kinh nghiệm từ các kết quả nghiên cứu liên quan, các sách, báo chuyên ngành của nhiều tác giả ở các trường Đại học, các tổ chức nghiên cứu, tổ chức chính trị… Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô Phạm Thị Hồng Quyên – người trực tiếp hướng dẫn khoa học đã luôn dành nhiều thời gian, công sức hướng dẫn nhóm trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành báo cáo khoa học. Tiếp theo, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Trung tâm lưu trữ quốc gia III và cá nhân các anh chị Phòng Thu thập - Chỉnh lý đã nhiệt tình chỉ bảo và có những chia sẻ bổ ích cho chúng em trong quá trình thực hiện báo cáo. Chúng em xin trân trọng cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập và nghiên cứu. Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong báo cáo khoa học này không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em kính mong Quý thầy cô và những người quan tâm đến báo cáo có thêm những ý kiến góp ý để báo cáo được hoàn thiện hơn. Một lần nữa chúng em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày …. tháng … năm … Tác giả
LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu khoa học do nhóm nghiên cứu làm dưới sự hướng dẫn khoa học của giảng viên. Các nội dung trong đề tài này là trung thực, chính xác và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận chúng tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung đề tài của mình.
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN M ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lí do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4 6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 4 7. Đóng góp của đề tài .................................................................................... 5 8. Bố cục của đề tài ......................................................................................... 5 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN .................................. 6 1.1. Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân ................................................. 6 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ ....................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân ......................................................... 6 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................................ 8 1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân............ 9 1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nhân tự bảo quản ............................................. 9 1.1.4.2. Đối với tài liệu được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật Lưu Trữ năm 2011: ..................................................... 10 1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu ............... 10 1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân ......................... 11 1.1.6. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân......................................... 12 1.1.7. Giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân ........................................... 13 1.2. Lý luận chung về tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân ...................... 16 1.2.1. Khái niệm tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân .............................. 16 1.2.2. Xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân ........................................... 16 1.2.3. Phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân ................. 17 Tiểu kết chương 1: ........................................................................................ 21
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III .. 24 2.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III và công tác sưu tầm, quản lý tài liệu lưu trữ cá nhân tại Trung tâm............................................................... 24 2.1.1. Khái quát về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..................................... 24 2.1.2. Công tác sưu tầm, phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm . 27 2.1.2.1. Công tác sưu tầm tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................. 27 2.1.2.2. Công tác phân loại tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................... 28 2.2. Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .................... 29 2.2.1. Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .................................................................... 29 2.2.1.1. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông Giáo sư Văn Tân .................. 29 2.2.1.2. Lịch sử phông Giáo sư Văn Tân ...................................................... 34 2.2.2. Xây dựng phương án phân loại tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân ......................................................................................................... 38 2.2.3. Hệ thống hóa tài liệu trong phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân .............. 41 Tiểu kết chương 2 ......................................................................................... 44 CHƢƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN GIÁO SƢ VĂN TÂN ......................................................................................... 45 3.1. Nhận xét việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ................................................................ 45 3.1.1. Ưu điểm............................................................................................... 45 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 46 3.1.3. Nguyên nhân ....................................................................................... 47 3.2. Đề xuất một số biện pháp tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III .................................................. 47 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp lí quy định việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân .................................................................................. 47 3.2.2. Sưu tầm, thu thập bổ sung hoàn chỉnh tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân ......................................................................................................... 48 3.2.3. Hoàn thiện phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân 49
3.2.4. Lập hồ sơ tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................................ 53 3.2.5. Đa dạng hóa hình thức khai thác, sử dụng tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân .......................................................................................................... 54 Tiểu kết Chương 3: ....................................................................................... 55 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 58 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 60
M ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Phông lưu trữ cá nhân là một bộ phận của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Đó là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với các nhân vật tiêu biểu, điển hình hoạt động trên các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân có rất nhiều giá trị và ý nghĩa to lớn. Đây là nguồn sử liệu quan trọng để nghiên cứu về cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học, sáng tác nghệ thuật của các cá nhân tiêu biểu; về các vấn đề chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... Đồng thời là đối tượng để nghiên cứu và sử dụng vào các mục đích khác nhau của xã hội như: cung cấp tư liệu cho việc xây dựng các tuyển tập (đối với tài liệu cá nhân trong lĩnh vực văn học), phục vụ trưng bày triển lãm tài liệu tại các buổi hội thảo, hội nghị; phục vụ nhu cầu nghiên cứu của các nhà khoa học,... Hiện nay, có hơn 100 phông lưu trữ cá nhân, chủ yếu là của các văn nghệ sĩ và một số nhà hoạt động trên các lĩnh vực khoa học, xã hội khác đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. Trong số đó thì có phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân là phông có số lượng tài liệu tương đối đầy đủ, đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung. Ông là một trong những cá nhân tiêu biểu, xuất sắc trên các lĩnh vực hoạt động khác nhau như hoạt động nghệ thuật, hoạt động cách mạng, hoạt động khoa học. Trong quá trình công tác của mình, ông đã đảm nhận những vai trò, vị trí quan trọng trong bộ máy nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội. Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân đã được thành lập để lưu giữ lại khối tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Giáo sư bao gồm các bản viết tay, bản thảo, bản đánh máy có bút tích của ông... Đồng thời, khối tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này là nguồn sử liệu có giá trị và có thể khai thác sử dụng vào các mục đích khác nhau như nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của giáo sư Văn Tân; phục vụ 1
các cuộc triển lãm trưng bày tài liệu, phục vụ nhu cầu của các nhà nghiên cứu… Tuy nhiên, việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân nói riêng vẫn còn nhiều hạn chế. Với mục đích tìm hiểu thực tiễn tổ chức tài liệu của một phông lưu trữ cá nhân cụ thể nhằm làm sáng tỏ những vấn đề lý luận đã được cung cấp trong chương trình học, chúng tôi đã chọn đề tài: “Tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân” làm đề tài nghiên cứu khoa học. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu ở góc độ lý luận, chúng tôi tham khảo những cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Đào Xuân Chức và cộng sự (1990); “Kỷ yếu tọa đàm khoa học về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ” của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (2015); Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016);… giáo trình đã giúp chúng tôi có những kiến thức lí luận cơ bản đến những vấn đề chuyên sâu về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học, công tác tổ chức quản lí tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ cá nhân nói riêng. Về góc độ thực tiễn, chúng tôi cũng tìm đọc một số bài viết liên quan, các đề tài khoa học nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân như: - Những tài liệu liên quan đến thân thế và sự nghiệp, những bài viết về Giáo sư Văn Tân được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; - Phạm Thị Hồng Liên (1999), Vấn đề thu thập và quản lý tài liệu Phông lưu trữ cá nhân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; - Nguyễn Lan Chiên (2005), Công tác bổ sung tài liệu Phông lưu trữ cá nhân tại trung tâm lưu trữ quốc gia III nhận xét và kiến nghị, khóa luận tốt nghiệp cử nhân khoa học ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Hà Nội; - Phạm Bích Hải (2007), Một số nét về công tác lưu trữ tài liệu xuất xứ cá nhân trong thời gian qua, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, (số 9); 2
- PGS. TS Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và các vấn đề cần nghiên cứu, Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.79; - Th.s Trần Văn Quang , Ths. Phạm Thị Ngân (2017), Những dấu ấn một thời qua khảo sát tài liệu lưu trữ của gia đình ông Huỳnh Đức Nữa, Dấu ấn thời gian số 1+2/2017. - Các báo cáo khoa học về ý thức lưu giữ tài liệu cá nhân của các gia đình, dòng họ như: “Khảo sát ý thức của các gia đình trong việc lưu giữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Đỗ Thị Lan Anh và Nguyễn Thị Thơm; “Khảo sát ý thức của một số dòng họ tại huyện Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh trong việc lưu trữ các tài liệu thuộc sở hữu cá nhân” của tác giả Ngô Thị Thuyên,... Những tài liệu trên đã cung cấp cho chúng tôi cơ sở lý luận và thực tiễn để nghiên cứu. Khi tìm hiểu những tài liệu này chúng tôi thấy rằng có tài liệu cung cấp kiến thức chung về phông lưu trữ cá nhân, có tài liệu cung cấp một số nét về Giáo sư Văn Tân nhưng những tài liệu trên chưa cung cấp đầy đủ những thông tin về tổ chức phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. Vì vậy, đề tài chúng tôi vừa có tính kế thừa, vừa tính phát triển những công trình nghiên cứu trước đó với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình trong công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được hoàn thiện hơn. 3. Mục tiêu nghiên cứu Qua đề tài này, chúng tôi muốn giới thiệu thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. Đồng thời, chúng tôi nghiên cứu về thực trạng tổ chức tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân này. Từ đó, chúng tôi nêu lên những ưu điểm, hạn chế trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân và đưa ra một số đề xuất để việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân được tốt hơn. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu đã nêu trên, đề tài của chúng tôi thực hiện các 3
nhiệm vụ sau đây: - Tìm hiểu, nghiên cứu cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng, sự nghiệp hoạt động khoa học của Giáo sư sử học, nhà văn, nhà báo Văn Tân; - Khảo sát thành phần tài liệu trong phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III; - Tìm hiểu công tác tổ chức tài liệu phông lưu trữ Giáo sư Văn Tân; - So sánh giữa lí luận và thực tiễn để từ đó đưa ra nhận xét, đề xuất. 5. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu là phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (Số 34 Phan Kế Bính, Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội). + Thời gian: 1959-1978. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, chúng tôi sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: + h ng pháp hảo sát Phương pháp này giúp chúng tôi về mặt thực tiễn đánh giá một cách khách quan về tổ chức phông lưu trữ cá nhân nói chung và của Giáo sư Văn Tân nói riêng, góp phần có được những thông tin chính xác trong việc tìm hiểu cũng như nghiên cứu được hoàn thiện hơn; + h ng pháp ph ng v n Chúng tôi áp dụng phương pháp này để phỏng vấn cán bộ tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III và thân nhân của giáo sư nhằm tìm hiểu cách tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại đây; + h ng pháp so sánh: Dựa trên những lý thuyết cũng như những nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước qua đó chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt trong tổ chức giữa tài liệu cá nhân với tổ chức tài liệu cơ quan, tổ chức ; + h ng pháp ph n t ch, t ng h p Đây là phương pháp được chúng tôi sử dụng để nghiên cứu những cơ sở lý luận trong việc tìm hiểu tổ chức phông lưu trữ cá nhân. Trên cơ sở các công trình nghiên cứu trước đó, tiếp thu, kế thừa 4
những thông tin có liên quan đến đề tài; sắp xếp thông tin thành một hệ thống. Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan trong việc tổ chức phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân. 7. Đóng góp của đề tài Cung cấp thông tin thực tiễn về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân qua đó cung cấp thêm tư liệu để giảng viên, sinh viên tham khảo trong nghiên cứu, giảng dạy và học tập. Cụ thể đề tài giới thiệu cho độc giả thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III (cụ thể là Phông lưu trữ cá nhân của Giáo sư Văn Tân); từ đó thấy giá trị, vai trò việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân đối với đời sống xã hội;... Ngoài ra, đề tài còn phát hiện ra những bất cập trong việc tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân, lý giải nguyên nhân của những bất cập này và đưa ra một số đề xuất. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài có cấu trúc gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về phông lưu trữ cá nhân và tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân. Chương 2: Thực tiễn tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Chương 3: Nhận xét và đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức tài liệu phông lưu trữ cá nhân Giáo sư Văn Tân. 5
CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN VÀ TỔ CHỨC TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ CÁ NHÂN 1.1. Lý luận chung về phông lƣu trữ cá nhân 1.1.1. Khái niệm phông lưu trữ Theo điều 2 Luật lưu trữ số 01 2011 QH13: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”. 1.1.2. Khái niệm phông lưu trữ cá nhân Trên thế giới, thuật ngữ tài liệu cá nhân được định nghĩa ở nhiều góc độ khác nhau: Theo trang web Từ điển Tâm lý học của Mỹ, tài liệu cá nhân là các tác phẩm, tài liệu, vật liệu được tạo ta bởi một cá nhân, bất cứ khi nào đánh giá tài liệu cá nhân có thể đưa ra kiến thức về đặc tính, đạo đức, quan điểm, niềm tin của cá nhân đó [18]. Theo trang web chịu sự điều hành của HighBeam Research - thư viện số nổi tiếng ở Chicago, tài liệu cá nhân được định nghĩa là “… những tài liệu sử dụng trong khoa học xã hội, ghi lại một phần cuộc sống của bản thân họ. Tài liệu này bao gồm các tài liệu, nhật ký, tiểu sử, với nhiều loại hình khác nhau. Các tài liệu cá nhân nhằm mục đích phản ánh chủ quan của một đời người và có giá trị thông tin để nghiên cứu [19]. Tại Việt Nam, cụm từ “tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ” được xuất hiện lần đầu tiên trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982: “Tài liệu riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ và tập thể có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, giáo dục, xã hội, khoa học, kỹ thuật được Nhà nước đăng ký và bảo hộ, các cơ quan lưu trữ hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản. Nhà nước khuyến khích việc kí gửi, tặng tài liệu đó vào các cơ quan Lưu trữ Nhà nước, cấm chuyển ra nước ngoài dưới mọi hình thức; trong trường hợp muốn bán thì chỉ được bán cho cơ quan lưu trữ Nhà nước”. Cho đến năm 1992, trong Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước xuất bản: “Tài liệu xuất xứ cá nhân là tài liệu được hình thành trong quá 6
trình sống và hoạt động của một hoặc một nhóm người” [12,76]. Trong khái niệm về tài liệu lưu trữ được quy định trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia cũng bao gồm tài liệu của các cá nhân, nhưng lại chỉ là các nhân vật lịch sử, tiêu biểu. Điều này đã làm thu hẹp cách hiểu cũng như phạm vi của tài liệu cá nhân. Về mặt lý thuyết, việc xác định tài liệu lưu trữ cá nhân chỉ liên quan đến những nhân vật nổi tiếng cũng tạo nên những rào cản cho sự mở rộng phạm vi sưu tầm các tài liệu có nguồn gốc cá nhân và đang nằm trong tay nhân dân. Vì thế, chúng ta cần phải có cách hiểu đầy đủ hơn về tài liệu xuất xứ cá nhân. Từ những định nghĩa về tài liệu cá nhân nêu trên, thuật ngữ phông lưu trữ cá nhân đã được khái quát như sau: Theo cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Liên Xô” do Phòng chế độ Nghiệp vụ Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng dịch và ấn hành năm 1967 định nghĩa: “Phông cá nhân là một khối tài liệu hoàn chỉnh hình thành theo quá trình lịch sử được tích luỹ nên trong sự nghiệp hoạt động của một cá nhân, của một gia đình, của một gia tộc”. Theo Bách khoa toàn thư mở: “Lưu trữ cá nhân là một nhánh của khoa học và lưu trữ gia phả, tập trung vào việc sưu tầm và bảo quản các giấy tờ cá nhân và các tài liệu khác của cá nhân có liên quan. Nó thường liên quan đến tiền sử gia đình, khi tiểu sử của gia đình ảnh hưởng, đóng góp để lại như một di sản cho thế hệ tương lai”. Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (1990) của các tác giả Đào Văn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền thì đưa ra định nghĩa: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối với những nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật... mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác” [4,60-61]. Trên cơ sở các quan điểm trên, chúng tôi lựa chọn định nghĩa về phông 7
lưu trữ cá nhân như sau: Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định” [6,131]. Ví dụ: Tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng có: Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phông lưu trữ Tổng Bí thư Lê Duẩn... Tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III có: Phông lưu trữ của nhà văn Tô Hoài, Phông lưu trữ nhà thơ Xuân Quỳnh, Phông lưu trữ nhạc sỹ Văn Cao, Phông lưu trữ nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh, ... 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu phông lưu trữ cá nhân Tài liệu phông lưu trữ cá nhân là một loại hình tài liệu lưu trữ nên có các đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ: nội dung của tài liệu chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh quá trình sống, hoạt động của cá nhân; hình thành gần như đồng thời với các sự kiện liên quan đến cá nhân nên có tính chính xác cao và rất đa dạng về loại hình, tác giả, chất liệu, ngôn ngữ. Đó là những tài liệu như giấy khai sinh, chứng minh thư, hộ chiếu, những hình ảnh cá nhân đó chụp với bạn bè, gia đình, … tài liệu về thân thế của cá nhân; là những tài liệu phản ánh về các dấu mốc qua0n trọng, những tài liệu mà cá nhân đó không bao giờ quên khi hồi tưởng lại và ít nhiều ảnh hưởng tới con đường khoa học của họ. Bên cạnh đó, tài liệu phông lưu trữ cá nhân cũng có các đặc điểm riêng sau: Một là, tài liệu phông lưu trữ cá nhân là tài sản riêng thuộc sở hữu tư nhân hoặc đan xen giữa sở hữu công và sở hữu tư. Do đó, phần lớn tài liệu của cá nhân được lưu giữ tại gia đình của cá nhân đó. Một số ít tài liệu của cá nhân tiêu biểu còn được lưu giữ tại các cơ quan Lưu trữ, Bảo tàng … hoặc được cá nhân khác sưu tầm. Mặt khác, khi đề cập tới tài liệu lưu trữ cá nhân còn có lượng lớn tài liệu của các cơ quan, tổ chức viết về cá nhân đó, đó không chỉ là tài liệu đề cập tới ở văn bản giấy mà còn là những tài liệu được sản xuất thành phim như: Trần Đại Nghĩa – chân dung người anh hùng, … Hai là, thành phần, nội dung tài liệu được lựa chọn để lưu trữ phụ thuộc 8
vào quan điểm riêng của từng cá nhân. Ngoài những tài liệu liên quan trực tiếp, gián tiếp đến cá nhân hoặc do họ tự sáng tác ra, còn có những tài liệu khác được sưu tầm và lưu giữ do sở thích riêng của từng cá nhân. Ba là, nhóm tài liệu sáng tác do chính cá nhân sáng tác ra thường mang dấu ấn riêng của mỗi cá nhân [2,3]. 1.1.4. Quyền và nghĩa vụ của chủ thể sở hữu tài liệu lưu trữ cá nhân 1.1.4.1. Đối với tài liệu do cá nh n tự bảo quản Chủ sở hữu tài liệu là chủ thể có quyền: chiếm hữu, sử dụng và định đoạt đối với tài liệu đó. Trong đó, ba quyền trên được hiểu như sau: Quyền chiếm hữu tài liệu là quyền nắm giữ, quản lý tài liệu. Trong trường hợp chủ sở hữu chiếm hữu tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình thì chủ sở hữu được thực hiện mọi hành vi theo ý chí của mình để nắm giữ, quản lý tài liệu nhưng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội. Khi chủ sở hữu ủy quyền quản lý tài liệu cho người khác thì người được ủy quyền thực hiện quyền chiếm hữu tài liệu đó trong phạm vi, theo cách thức, thời hạn do chủ sở hữu xác định. Quyền sử dụng tài liệu là quyền khai thác giá trị của tài liệu, hưởng các khoản lợi thu được từ việc khai thác tài liệu. Trong trường hợp chủ sở hữu thực hiện quyền sử dụng tài liệu thuộc sở hữu của mình thì chủ sở hữu được khai thác tài liệu theo ý chí của mình nhưng không được gây thiệt hại hoặc làm ảnh hưởng đến lợi ích công cộng, quyền, lợi ích hợp pháp của người khác. Quyền sử dụng tài liệu có thể được chuyển giao cho người khác thông qua hợp đồng hoặc theo quy định của Pháp luật. Người không phải là chủ sở hữu có quyền sử dụng tài liệu đúng tính năng, công dụng, đúng phương thức đã quy định trong hợp đồng chuyển giao quyền sử dụng tài liệu hoặc theo quy định có liên quan khác của Pháp luật. Quyền định đoạt là quyền chuyển giao quyền sở hữu tài liệu hoặc từ bỏ quyền sở hữu đó. Chủ sở hữu có quyền bán, trao đổi, tặng cho, để thừa kế, từ bỏ hoặc thực hiện các hình thức định đoạt khác phù hợp với quy định của pháp luật. Người được chủ sở hữu ủy quyền định đoạt tài liệu phải thực hiện việc định đoạt 9
phù hợp với ý chí, lợi ích của chủ sở hữu [2,7]. 1.1.4.2. Đối với tài liệu đ c đăng ý tại L u trữ lịch sử theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật L u Trữ năm 2011 - Nếu tài liệu chỉ được đăng ký thông tin tại Lưu trữ lịch sử còn việc bảo quản tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ tự thực hiện thì chủ sở hữu tài liệu vẫn là cá nhân, gia đình, dòng họ. - Nếu tài liệu được ký gửi để bảo quản tại lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử chỉ có quyền quản lý tài liệu “do được chủ sở hữu tài liệu ủy quyền” và quyền sử dụng tài liệu “theo thỏa thuận với chủ sở hữu tài liệu”; quyền sở hữu tài liệu vẫn thuộc về cá nhân, gia đình, dòng họ. - Nếu tài liệu được hiến tặng hoặc bán cho lưu trữ lịch sử thì lưu trữ lịch sử có đủ ba quyền là quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt đối với tài liệu đó. Trong trường hợp này, quyền sở hữu tài liệu sẽ thuộc về lưu trữ lịch sử. 1.1.4.3. Quyền và nghĩa vụ cá nh n, gia đình, dòng họ có tài liệu Cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu có các quyền sau đây: - Được đăng ký tài liệu tại lưu trữ lịch sử nếu tài liệu đáp ứng được điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 5 Luật Lưu trữ năm 2011 và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu; - Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử; - Thỏa thuận việc mua bán tài liệu; - Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng; - Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; - Được nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, gia đình, dòng họ có tài liệu còn có các nghĩa vụ sau đây: - Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia; - Trả phí bảo quản theo quy định của Pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký. 10
1.1.5. Thành phần, nội dung tài liệu phông lưu trữ cá nhân Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 thì: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”. Có thể phân loại tài liệu của phông lưu trữ cá nhân thành các nhóm cơ bản như sau: - Tài liệu về tiểu sử cá nhân. (V dụ: Sơ yếu lý lịch, các giấy tờ tùy thân; gia phả; sổ tay, hồi ký, nhật ký về tiểu sử; các bài viết, công trình nghiên cứu, phim tư liệu về tiểu sử cá nhân, …) - Tài liệu về hoạt động học tập của cá nhân. (V dụ: Học bạ; bảng điểm; sách vở ghi chép về các môn học; thẻ học sinh, sinh viên; bằng tốt nghiệp; giấy khen, bằng khen về các thành tích đạt được trong quá trình học tập, …). - Tài liệu về quá trình lao động và làm việc của cá nhân. (V dụ: Quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm vào các vị trí công tác; quyết định nâng lương thường xuyên hoạc đột xuất; các tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc như công văn, tờ trình, biên bản, thông báo, báo cáo…; thư từ trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức và cá nhân khác; tài liệu sáng tác như các công trình nghiên cứu khoa học, các sáng tác nghệ thuật, các tác phẩm văn học, thơ ca, nhạc họa… có thể dưới dạng bản thảo hoặc tác phẩm, công trình đã được công bố, xuất bản.) - Tài liệu về quá trình tham gia các đoàn thể, tổ chức. (V dụ: Hồ sơ xét kết nạp Đảng và công nhận Đảng viên chính thức; thẻ Đảng; tài liệu phục vụ các buổi sinh hoạt Đảng; Bản tự nhận xét, kiểm điểm của Đảng viên…) - Tài liệu về tài sản. (V dụ: Các giấy chứng nhận quyền sở hữu; hóa đơn, chứng từ về mua bán tài sản hoặc tài liệu có liên quan đến tài sản của cá nhân…) - Tài liệu tạo hình. (V dụ: Ảnh chụp, ký họa, tranh vẽ về cá nhân…) 11
- Tài liệu vinh danh, khen thưởng. (V dụ: Các quyết định khen thưởng; các bằng khen, giấy khen, huân chương, huy chương, kỷ niệm chương; giải thưởng quốc gia, quốc tế …) - Các sưu tập do cá nhân và các thành viên trong gia đình, dòng họ sưu tập, thu nhập. (V dụ: Ấn phẩm, tài liệu, tranh, ảnh, tem …) Có thể thấy rằng thành phần, nội dung tài liệu của phông lưu trữ cá nhân rất đa dạng và phong phú. Những tài liệu này không chỉ ghi lại những sự kiện, biến cố diễn ra trong quá trình sinh sống, học tập và làm việc cũng như những cống hiến, đóng góp của cá nhân đối với gia đình, dòng họ, xã hội, đất nước qua các giai đoạn lịch sử khác nhau mà còn phản ánh truyền thống gia đình, dòng họ và một phần đời sống tinh thần, vật chất của mỗi cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các thành viên trong gia đình, dòng họ [2,4]. 1.1.6. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành tài liệu. Đây là nguồn tài liệu quan trọng có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Theo quy định khoản 1 Điều 5 Luật lưu trữ năm 2011 thì: Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam: - Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử - Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học sáng tác, thư từ trao đổi - Phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử - Công trình bài viết về cá nhân - Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ sưu tầm được. Người được thành lập phông cá nhân là các nhà hoạt động chính trị, xã hội, các nhà khoa học kỹ thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế, những kết quả cuộc sống hoạt động của cá nhân hình thành các tài liệu quý hiếm. Mỗi một 12
phông cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó. 1.1.7. Giá trị tài liệu của phông lưu trữ cá nhân Cũng giống như các loại hình tài liệu lưu trữ khác, tài liệu của phông lưu trữ cá nhân là một nguồn sử liệu đặc biệt, có giá trị trên nhiều phương diện như chính trị, lịch sử, kinh tế, văn hóa - xã hội … Thứ nhất, tài liệu của phông lưu trữ cá nhân là nguồn sử liệu có thể sử dụng để nghiên cứu về thân thế, sự nghiệp của cá nhân cũng như lịch sử phát triển của một gia đình, dòng họ với những đặc điểm riêng biệt do đặc thù giai cấp xã hội, dấu ấn thời đại mà họ sinh sống, hoạt động. V dụ: Khi nghiên cứu khối tài liệu của Giáo sư Toán học Hoàng Tụy (một trong hai người tiên phong trong việc xây dựng ngành Toán học Việt Nam), chúng ta sẽ phần nào hiểu được những cống hiến khoa học của Ông đối với việc cải cách nền giáo dục Việt Nam nói chung và nghành Toán học Việt Nam nói riêng (tiêu biểu là việc phát minh ra phương pháp “Lát cắt Tụy”, được coi là mốc đầu tiên đánh dấu sự ra đời của một chuyên nghành toán mới – Lý thuyết tối ưu toàn cục )… Bên cạnh đó, những tài liệu này “còn có giá trị như những chứng tích về hoạt động khoa học trong một giai đoạn khó khăn của đất nước”. Thứ hai, nhiều thông tin quan trọng trong tài liệu của phông lưu trữ cá nhân có thể bổ sung cho các nguồn tài liệu lưu trữ khác. Thông qua những tài liệu này, chúng ta có thể nhận thức một phần về lịch sử đất nước, trong đó có vai trò của những cá thể tiêu biểu trong tiến trình lịch sử dân tộc. V dụ: Dựa vào gia phả của dòng họ Nguyễn Trãi ở Nhị Khê và các địa phương khác, giới nghiên cứu đã có thể làm rõ hơn về vụ án Lệ Chi Viên. Trong thời gian gần đây, việc phát hiện và giải mã 60 trang tài liệu gốc bằng chữ Hán, chữ Nôm và bản gia phả đã được dịch sang tiếng Việt nói về dòng họ Võ Văn ở xã An Vĩnh (tỉnh Quảng Ngãi), trong đó có tờ Chỉ thị của Thượng Tướng Công thời Tây Sơn năm 1987 và phả hệ Võ Văn do chính Võ Văn Khiết lập ngày 19 6 1806 đã phần nào làm phong phú thêm kho tư liệu về đội dân binh Hoàng Sa kiêm quản Bắc Hải trên đảo Lý Sơn; đồng thời góp phần khẳng định chủ 13