Đề tài nghiên cứu khoa học: Hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:63

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài thông qua việc nghiên cứu hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ, các tác giả muốn hiểu sâu hơn về hoạt động này để đánh giá hoạt động. Trên cơ sở đó nhằm đề ra các ý kiến giúp cho hoạt động này phát triển hơn nữa trong công tác quản lí của các cấp.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NỘI VỤ Mã đề tài: ĐTSV.2022.12 Chủ nhiệm đề tài : Hà Thị Nga Lớp/Khoa : 2105QTVB Cán bộ hướng dẫn : ThS. Nguyễn Thị Hồng Vĩnh HÀ NỘI, THÁNG 5/2023
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NỘI VỤ Mã đề tài: ĐTSV.2022.12 Chủ nhiệm đề tài: Hà Thị Nga Thành viên tham gia: Lớp/Khoa: Nguyễn Thị Thu Trang 2105QTVB Đặng Duy Trường 2105QTVB Nông Thị Ngọc 2105QTVB Đỗ Thị Nguyệt 2105QTVB HÀ NỘI, THÁNG 5/2023
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. 4 LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... 5 PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 6 1. Lý do chọn đề tài: ......................................................................................... 6 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: .......................................................................... 7 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: ............................................................. 8 3.1. Mục đích nghiên cứu: .......................................................................... 8 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: .......................................................................... 9 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: .............................................................. 9 4.1. Đối tượng nghiên cứu:. ........................................................................ 9 4.2. Phạm vi nghiên cứu: ............................................................................ 9 4.2.1. Phạm vi về không gian: .................................................................. 9 4.2.2. Phạm vi về thời gian:...................................................................... 9 4.2.3. Phạm vi về nội dung: ...................................................................... 9 5. Phương pháp nghiên cứu: .......................................................................... 10 6. Cấu trúc của bài nghiên cứu:..................................................................... 10 PHẦN NỘI DUNG ......................................................................................... 10 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ............................................................................ 10 1.1. Các khái niệm có liên quan: ................................................................... 10 1.1.1. “Văn bản” là gì? ................................................................ 10 1.1.2. “Văn bản hành chính” là gì?............................................. 11 1.2.Chức năng và vai trò của hoạt động ban hành văn bản hành chính: ......................................................................................................................... 13 1.2.1. Chức năng của ban hành văn bản hành chính: ................ 13 1.2.1.1. Chức năng thông tin: ................................................... 13 1.2.1.2. Chức năng quản lí: ...................................................... 14 1
1.2.1.3. Chức năng pháp lí: ...................................................... 15 1.2.1.4. Các chức năng khác: ................................................... 16 1.2.2. Vai trò của hoạt động ban hành văn bản hành chính: ..... 16 1.2.2.1.Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước: ..................................................................... 17 1.2.2.2.Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý: ................................................................................................... 17 1.2.2.3.Dựa vào hoạt động ban hành văn bản giúp kiểm tra, theo dõi hoạt động quản lí của bộ máy lãnh đạo và quản lý: ........... 18 1.2.2.4.Ban hành văn bản hành chính là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: ........................................................................ 19 1.3. Yêu cầu trong ban hành văn bản hành chính: ................ 20 1.3.1. Yêu cầu về nội dung:.......................................................... 20 1.3.2. Yêu cầu về thẩm quyền: ..................................................... 21 1.3.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức:......................................... 23 1.3.4. Kết cấu văn phong và ngôn ngữ: ....................................... 23 1.3.5. Quy trình ban hành văn bản hành chính: ......................... 24 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................ 26 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI BỘ NỘI VỤ .................................................................................................... 27 2.1. Khái quát về Bộ Nội vụ: .......................................................................... 27 2.2. Hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ: ...................... 35 2.2.1. Về số lượng ban hành:........................................................... 35 2.2.2. Về chất lượng ban hành: ....................................................... 37 2.3. Đánh giá hoạt động ban hành văn bản hành chính ở Bộ Nội vụ: ......... 40 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................ 43 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ NỘI VỤ .................................. 44 2
3.1. Một số yêu cầu của việc nâng cao hiệu quả hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ: .............................................................................. 44 3.1.1. Các quy định của Nhà nước: ................................................. 44 3.1.2. Đối với Bộ Nội vụ: ................................................................. 44 3.2. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ: ................................................................ 45 3.3. Tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng, tổ chức tập huấn các cán bộ công chức của Bộ Nội vụ: ....................................................................................... 45 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ: .................................................................................................. 45 3.5. Nâng cao chất lượng về cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu sử dụng trong ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ: ............................................... 46 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ................................................................................ 46 PHẦN KẾT LUẬN ......................................................................................... 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................... 49 I. Tài liệu văn bản quy phạm pháp luật: ....................................................... 49 II. Tài liệu chuyên môn: ....................................................................... 49 III. Tài liệu tạp chí: .............................................................................. 51 PHỤ LỤC ............................................................................................. 51 3
LỜI CAM ĐOAN Chúng tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học “Hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ” là công trình nghiên cứu của riêng chúng tôi và những nội dung được trình bày trong bài nghiên cứu khoa học này là hoàn toàn trung thực và đã qua khảo sát thực tế. Những số liệu, bảng biểu phục vụ cho việc phân tích và dẫn dắt đề tài này được thu thập từ các nguồn tài liệu khác nhau được ghi chú trong mục tài liệu tham khảo hoặc chú thích ngay bên dưới các bảng biểu. Ngoài ra, đối với các tài liệu diễn giải để làm rõ thêm các luận điểm đã phân tích và trích dẫn trong phần phụ lục cũng được chú thích nguồn gốc dữ liệu. 4
LỜI CẢM ƠN Trước hết, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn quý thầy cô Trường Học viện Hành chính Quốc gia, Quý thầy cô khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt khoảng thời gian chúng em học tập và rèn luyện tại trường. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến người hướng dẫn - ThS. Nguyễn Thị Hồng Vĩnh, người đã nhiệt tình hướng dẫn em thực hiện bài nghiên cứu khoa học này. Chúng em xin chân thành cảm ơn các chuyên viên trong Bộ Nội vụ đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình chúng em khai thác thông tin. Việc được tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc giúp chúng em có thêm hiểu biết, kiến thức thực tế và yêu cầu công việc trong tương lai. Với vốn kiến thức hạn hẹp và thời gian nghiên cứu có hạn nên bài nghiên cứu của chúng em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê bình của quý thầy cô. Đó sẽ là hành trang quý giá để nhóm em có thể hoàn thiện mình sau này. Chúng em xin chân thành cảm ơn! 5
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0 bùng nổ đòi hỏi bộ máy quản lí đất nước cần phải nỗ lực để đưa toàn thể dân tộc Việt Nam bước tiếp trên con đường hội nhập quốc tế với phương châm “hòa nhập chứ không hòa tan”. Để làm được điều này, chúng ta cần đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính đảm bảo tính nhanh gọn, chính xác và hiệu quả cao nhằm phục vụ muôn mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động quản lí hành chính hiện nay, mọi công việc ở tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với hoạt động ban hành văn bản hành chính. Có thể nói, đây là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lí. Văn bản hành chính là công cụ quản lí hữu hiệu phục vụ cho việc điều hành và quản lí đất nước. Vì thế, chất lượng của văn bản hành chính có sự ảnh hưởng nhất định đến hoạt động quản lí của các cơ quan. Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực: Tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương, địa giới đơn vị hành chính; cán bộ, công chức, viên chức và công vụ; hội, tổ chức phi chính phủ; thi đua, khen thưởng; tín ngưỡng, tôn giáo; văn thư, lưu trữ nhà nước; thanh niên và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực quản lý của bộ theo quy định của pháp luật (Quy định tại Nghị định số: 63/2022/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2022). Với chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực và vai trò là cơ quan rất quan trọng trong việc tham mưu xây dựng nền hành chính nhà nước trong giai đoạn mới, Bộ đã ban hành ra nhiều loại văn bản hành chính để phục vụ trong công tác quản lí đất nước. Hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới và thực hiện ngày một hiệu quả hơn nhằm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ trong quản lí được kịp thời, chính xác. Xuất phát từ niềm say mê nghiên cứu và là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng của khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, đây sẽ là cơ hội để 6
chúng tôi có thể tiếp xúc với việc nghiên cứu khoa học và trau dồi những kiến thức để có thêm kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau này. Trên cơ sở những kiến thức đã được trang bị và những hiểu biết thông qua quá trình khảo sát thực tế tại Bộ Nội vụ, tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ”. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Xoay quanh lĩnh vực về văn bản, trong nhiều năm qua, Nhà nước đã xây dựng và ban hành rất nhiều các Quyết định, Nghị định, Thông tư, Quy chế... nhằm quy định, hướng dẫn, thống nhất về thể thức, kỹ thuật xây dựng, trình bày, ban hành và quản lí văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật. Hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về các vai trò, giải pháp nâng cao kỹ năng ban hành văn bản được công bố. Vai trò của công tác này tại các cơ quan, tổ chức không còn là một nội dung nghiên cứu xa lạ. Đặc biệt đối với các đơn vị, cá nhân đào tạo, học tập, làm việc chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu nội dung này là nhiệm vụ không thể tránh khỏi. Điều này cho thấy, ban hành văn bản không chỉ là vấn đề thiết thực, được nhiều người quan tâm, mà còn là vấn đề phức tạp. Kết quả lịch sử nghiên cứu về các nội dung liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể kể đến như: “Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản” của Đại học Luật Hà Nội (2002); “Giáo trình Nghiệp vụ Công tác văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2009); “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền (2005); “Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư” của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006); “Soạn thảo văn bản hành chính” của tác giả Ngô Sỹ Trung (2015); … Ngoài ra, có khá nhiều Luận án tiến sĩ, Khóa luận tốt nghiệp với chủ đề liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính có thể kể đến như: Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2012 của sinh viên 7
Phạm Tú Anh, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính về “Giải pháp nâng cao vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Tài chính”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2014 của sinh viên Lê Thị Hà, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính “Khảo sát thực trạng vai trò công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Tổng công ty Sông Đà”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2015 của sinh viên Phạm Mai Phương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trưởng Đại học Nội vụ Hà Nội về “Đẩy manh công tác hành chính tại Bộ Công thương”;… Một số bài đăng trên các tạp chí như: Bài viết của tác giả Trần Hà Anh, “Thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước” (Tạp chí khoa học Việt Nam Trung số 10 tháng 02/2013) bản về thủ tục ban hành các văn bản tại một số cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đưa ra một số giải pháp rút gọn quy trình cùng các thủ tục hành chính trong quá trình ban hành văn bản; Tác giả Phan Thị Bích Hải với bài viết “Vai trò công tác xây dựng văn bản trong lĩnh vực quản lý nhà nước” (Tạp chí khoa học Việt Nam số 18 tháng 03/2014), bàn về vai trò của công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính trong các cơ quan Nhà nước; Tác giả Trần Hoài về “Quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước” (Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 12 tháng 04/2007) đưa ra các nhận xét về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nước ta theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 1996, sửa đổi bổ sung năm 2004; Có thể nhận thấy, công tác ban hành văn bản hành chính không còn là một lĩnh vực nghiên cứu mới mẻ. Có rất nhiều các nghiên cứu trước đây về công tác này trong văn bản hành chính. Vì vậy, trong bài nghiên cứu này chúng tôi xin được kế thừa có chọn lọc những kết quả nghiên cứu nói trên đồng thời đưa ra một hướng tiếp cận, nhằm nâng cao hiệu quả công tác ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 3.1. Mục đích nghiên cứu: 8
Mục đích nghiên cứu của đề tài thông qua việc nghiên cứu hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ, các tác giả muốn hiểu sâu hơn về hoạt động này để đánh giá hoạt động. Trên cơ sở đó nhằm đề ra các ý kiến giúp cho hoạt động này phát triển hơn nữa trong công tác quản lí của các cấp. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể của đề tài này được các tác giả khai thác dựa trên các đơn vị cấu thành lên nội dung của một bài nghiên cứu khoa học như sau: Thứ nhất, tìm hiểu hệ thống hóa cơ sở lí luận căn bản về hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ. Từ đó để cho thấy cái nhìn tổng quan nhất về những kiến thức nền tảng phục vụ cho quá trình nghiên cứu. Thứ hai, dựa trên kiến thức ở chương 1 để đi sâu vào khảo sát thực tế trong hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ. Thông qua đó sẽ đánh giá được hoạt động này. Thứ ba, từ việc tìm hiểu và đánh giá hoạt động ban hành văn bản hành chính ở Bộ Nội vụ các tác giả đề ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hoạt động này. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ ở địa chỉ số 8 đường Tôn Thất Thuyết, phường Mỹ Đình, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: 4.2.1. Phạm vi về không gian: Tại Bộ Nội vụ, ở địa chỉ số 8 đường Tôn Thất Thuyết, phường Mỹ Đình, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. 4.2.2. Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu tổng quan toàn bộ hoạt động ban hành văn bản của Bộ và tập trung vào 3 tháng cuối cùng của năm 2022 (từ ngày 01/10/2022 đến ngày 31/12/2022) 4.2.3. Phạm vi về nội dung: Các tác giả tập trung nghiên cứu về hoạt động ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ tại địa chỉ số 8 đường Tôn Thất Thuyết, phường Mỹ Đình, quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội. 9
5. Phương pháp nghiên cứu: Các phương pháp nghiên cứu sử dụng trong bài nghiên cứu này gồm có 3 phương pháp chính, đó là: Thứ nhất, phương pháp nghiên cứu tài liệu. Phương pháp giúp tổng hợp những cơ sở lí luận đầu tiên trong nghiên cứu hoạt động ban hành văn bản hành chính. Từ việc nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận đã giúp các tác giả có đánh giá tổng quan về đề tài của mình. Từ đó, căn cứ vào cơ sở lý luận để phân tích thực trạng đối với những nghiên cứu tiếp theo. Thứ hai, các tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế. Nhóm tác giả đã có thời gian nghiên cứu tại trụ sở của Bộ Nội vụ để phân tích thực trạng hoạt động ban hành văn bản hành chính. Chúng tôi được tiếp xúc với các loại văn bản để phân tích được số lượng và chất lượng trong công tác ban hành văn bản hành chính. (Phụ lục 04) Thứ ba, sử dụng phương pháp hỏi chuyên gia. Nhóm nghiên cứu đã phỏng vấn một số công chức của Bộ Nội vụ để có thêm thông tin về hoạt động ban hành văn bản tại Bộ Nội vụ (Phụ lục 03) 6. Cấu trúc của bài nghiên cứu: Bài nghiên cứu được chia làm ba phần chính, ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục thì phần chính văn có 3 chương: Chương 1: Một số lí luận chung về hoạt động ban hành văn bản hành chính Chương 2: Thực trạng hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ Chương 3: Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội vụ PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Các khái niệm có liên quan: 1.1.1. “Văn bản” là gì? 10
Trong hoạt động quản lí, văn bản là công cụ để nhà quản lí thực hiện quyền lực của mình. Hơn hết, văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau. Vì vậy, đứng dưới từng góc độ nghiên cứu khác nhau lại có những khái niệm khác nhau về thuật ngữ văn bản, cụ thể như sau: Từ điển bách khoa Việt Nam định nghĩa: “Văn bản là văn bản một chỉnh thể trên câu, gồm một chuỗi các câu, đoạn văn được cấu tạo theo quy tắc của một ngôn ngữ, tạo nên thông báo có tính hệ thống”. (theo “Từ điển bách khoa Việt Nam”, Nxb. Từ điển Bách khoa, Hà Nội, 2005). “Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất là vật mang tin được ghi bằng kỹ hiệu ngôn ngữ nhất định” (theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”). Khái niệm này từ lâu đã được sử dụng phổ biến trong giới nghiên cứu về sử học, văn bản học ở nước ta. Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư, “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc kí hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”. Từ những khái niệm nêu trên, chúng tôi rút ra khái niệm riêng: “Văn bản là một phương thức để truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác, từ tổ chức này đến tổ chức hoặc đến các cá nhân riêng biệt thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử”. Có thể bao gồm những giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong các cơ quan, đoàn thể và các tổ chức xã hội. Theo đó, những giấy tờ này được sử dụng để điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay để truyền đạt thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội. 1.1.2. “Văn bản hành chính” là gì? Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản có trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước, được sử dụng phổ biến nhất trong thực tiễn quản lý Nhà nước. Tuy nhiên, dưới góc độ nghiên cứu khoa học cũng như thực tiễn, hiện nay 11
còn nhiều quan điểm chưa thống nhất về khái niệm văn bản hành chính cụ thể như sau: Theo tác giả Ngô Sỹ Trung trong cuốn “Soạn thảo văn bản hành chính”có đề cập: “Văn bản hành chính nhà nước là các thông tin quản lí thành văn được hình thành trong hoạt động quản lí, điều hành của các tổ chức tham gia quản lí xã hội”. “Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc... của cơ quan nhà nước; văn bản hành chính bao gồm nhiều hình thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi.…” (theo tác giả Lương Văn Úc trong“Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản kinh tế và quản trị kinh doanh”) Trong cuốn “Lý luận về phương pháp công tác văn thư”, tác giả Vương Đình Quyền đưa ra khái niệm rằng: “Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý”. Như vậy, từ ba khái niệm trên rút ra những đặc điểm chung về văn bản hành chính như sau: Thứ nhất, mọi cơ quan, tổ chức trong quá trình tham gia hoạt động quản lý xã hội đều có quyền ban hành văn bản hành chính. Thứ hai, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh tương đối hẹp (thường trong phạm vi của cơ quan, tổ chức hoặc các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan) và ít đối tượng thi hành. Trong một số trường hợp (như các quy chế, quy định, nội quy của cơ quan, tổ chức) được áp dụng nhiều lần, phạm vi điều chỉnh trong toàn cơ quan, tổ chức, áp dụng đối với nhiều đối tượng. Thứ ba, văn bản hành chính sử dụng ngôn ngữ và văn phong hành chính. 12
Thứ tư, văn bản hành chính được ban hành theo trình tự, thủ tục luật định và có thể thức thống nhất nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực thi hành văn bản. Từ những đặc điểm trên của văn bản hành chính, nhóm chúng tôi đưa ra khái niệm: “Ban hành văn bản hành chính là hoạt động cung cấp các văn bản chứa các thông tin phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan tổ chức với văn phong hành chính công vụ và được ban hành theo thủ tục, trình tự của pháp luật quy định”. 1.2. Chức năng và vai trò của hoạt động ban hành văn bản hành chính: Trong nhiều công trình nghiên cứu về ban hành văn bản hành chính thường thống nhất hoạt động này có những chức năng: Chức năng thông tin, chức năng pháp lý, chức năng quản lý và các chức năng khác. 1.2.1. Chức năng của ban hành văn bản hành chính: 1.2.1.1. Chức năng thông tin: Chức năng của hoạt động ban hành văn bản hành chính là thuộc tính vốn có của văn bản hành chính, bắt nguồn từ chức năng của văn bản nói chung và chức năng đối nội, đối ngoại của nhà nước, cụ thể: Văn bản quản lí hành chính được ban hành do nhu cầu giao tiếp của con người, nhằm ghi chép những thông tin, số liệu và truyền đạt thông tin. Vậy nên chức năng thông tin là chức năng khái quát nhất về nội dung của văn bản nói chung và văn bản hành chính nói riêng. Và đây là chức năng quan trọng nhất trong hoạt động này vì nếu không có chức năng này các chức năng khác không thực hiện được. Trong công tác ban hành, hoạt động thông tin bằng văn bản là một quá trình diễn ra thường xuyên, liên tục nhằm đạt được mục tiêu quản lý hành chính nhà nước. Vì vậy, thông tin được ghi lại và truyền đạt một cách thống nhất, chính xác, nguồn chính thống, và có độ chính xác cao nhất. Thông tin trong hoạt động ban hành văn bản hành chính gồm nhiều loại, được phân chia theo nhiều tiêu chí khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, nội dung và 13
tính chất của công việc. Chức năng thông tin của hoạt động được thể hiện rõ qua các mặt: Truyền đạt thông tin hành chính từ nơi này đến nơi khác hay từ cơ quan đến nhân dân và ghi lại. Giúp các cơ quan thu thập những thông tin cần thiết cho hoạt động ban hành văn bản hành chính. Giúp các cơ quan đánh giá được các thông tin thu thập được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác. Dưới dạng văn bản, thời điểm nội dung thông báo thông tin gồm 3 loại: Thông tin hiện hành: Là những thông tin liên quan đến các sự việc đang diễn ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc quản lý của bộ máy hành chính nhà nước. Thông tin quá khứ: Đây là những thông tin liên quan đến các sự việc đã diễn ra và được xử lý và giải quyết trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính. Thông tin dự báo: Là những thông tin mang tính kế hoạch, dự báo trước các kế hoạch, chiến lược, mà bộ máy hành chính cần dựa vào đó để định hướng hoạt động. Bên cạnh đó, với chức năng thông tin, văn bản hành chính còn truyền đạt theo nhiều tiêu chí khác như thông tin chính trị, thông tin kinh tế, văn hóa – xã hội, thông tin từ dưới lên, thông tin từ trên xuống,... 1.2.1.2. Chức năng quản lí: Nhìn từ góc độ hành chính, văn bản hành chính là loại văn bản quản lý, quản lý nhà nước không mang tính quy phạm được dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý. Chức năng này tạo nên vai trò rất quan trọng của hoạt động ban hành văn bản hành chính trong các hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Đối với văn bản hành chính hiện nay, văn bản hành chính gồm có 2 loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. 14
Văn bản hành chính cá biệt, đây là phương tiện để thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền, dựa trên cơ sở những quy định chung, các quy phạm pháp luật của cơ quan nhằm xử lý, giải quyết các công việc cụ thể theo quyền hạn của mình. Ví dụ: Nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt,.. Văn bản hành chính thông thường, là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết, trao đổi, giao dịch ghi chép các công việc cụ thể trong cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính thông thường gồm có văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại. Đối với văn bản có tên loại như báo cáo, tờ trình, kế hoạch, hợp đồng, đề án, biên bản,... Đối với văn bản không có tên loại như công văn trả lời, công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn mời họp,... Dựa trên cơ sở thu thập và xử lý thông tin từ các quyết định quản lý, thông tin quản lý đã ban hành, các cơ quan nhà nước nghiên cứu, ban hành quản lý, thông tin quản lý mới. Vậy nên việc xây dựng và ban hành các quyết định quản lý là một trong những công việc chủ yếu trong các hoạt động quản lý. Từ chức năng quản lý này, có thể nhận thấy hệ thống bộ máy văn bản hành chính nhà nước có những văn bản là cơ sở để tạo nên tính ổn định cho bộ máy quản lý, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của mỗi cơ quan (như các Quyết định, Nghị định về quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan cấp dưới,...). Bên cạnh đó, hoạt động ban hành văn bản hành chính còn giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn( như các Quyết định, thông báo, công văn,...) 1.2.1.3. Chức năng pháp lí: Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý. Nó thường được sử dụng để ghi lại, truyền đạt các quyết định hành chính, cụ 15
thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, xác lập các quan hệ về mặt pháp luật, các quan hệ vị trí chức năng nhiệm vụ giữa các đơn vị tồn tại trong xã hội với nhau. Một số loại văn bản được hình thành để quy định những vấn đề được phép hay không được phép làm của cộng đồng, nhằm điều chỉnh xã hội và duy trì phát triển xã hội theo đúng định hướng của cơ quan nhà nước. Dựa vào nội dung và tính pháp lý của từng loại văn bản hành chính cụ thể, văn bản có vai trò rất quan trọng trong việc xác lập các mối quan hệ giữa các cơ quan tổ chức với nhau, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý. Văn bản hành chính còn làm căn cứ pháp lý cho các quyết định quản lý và các thông tin quản lý khác. 1.2.1.4. Các chức năng khác: Ngoài 3 chức năng chính của hoạt động ban hành văn bản hành chính còn có các chức năng khác. Chức năng văn hóa xã hội của hoạt động ban hành văn bản hành chính thể hiện ở chỗ văn bản hành chính nhà nước là sản phẩm sáng tạo của con người trong quá trình cải tạo tự nhiên và tổ chức xã hội. Chức năng thống kê của hoạt động ban hành văn bản hành chính thể hiện khi được sử dụng vào mục đích thống kê các quá trình, diễn biến của các cơ quan tổ chức, thống kê tiền lương,... giúp các nhà quản lý thống kê được các diễn biến hoạt động trong cơ quan. Dựa vào đó, nhà quản lý có thể theo dõi các hoạt động, để đưa ra quyết định phù hợp. Chức năng kinh tế của hoạt động ban hành văn bản hành chính được thể hiện rõ nét ở các văn bản có nội dung khả thi, phù hợp với những quy luật khách quan, điều đó thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội và ngược lại. 1.2.2. Vai trò của hoạt động ban hành văn bản hành chính: Hoạt động ban hành văn bản có một vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước. Các cơ quan, tổ chức muốn cho thông tin được đảm bảo một 16
cách thông suốt, muốn cho hoạt động quản lý thành công và đạt hiệu quả thì rất cần đến văn bản. Điều này đã được nhiều tác giả đề cập đến. 1.2.2.1. Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước: Hoạt động ban hành văn bản có nhu cầu rất lớn, đa dạng và luôn biến động về nguồn thông tin văn bản. Nhu cầu về thông tin có thể được đảm bảo phần lớn bởi hệ thống văn bản hành chính. Trước hết thông qua văn bản hành chính có thể thu thập được rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động ban hành văn bản, đó là các thông tin về: - Chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan, đơn vị - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị; - Phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau; - Tình hình đối tượng bị quản lý; sự biến động của cơ quan, đơn vị; chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị - Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý, v.v.. Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phương diện, chất lượng hoạt động ban hành văn bản lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản. Phương thức hoạt động của các cơ quan phù hợp hay không phù hợp được thể hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản. Các văn bản được soạn thảo chuẩn xác, cụ thể, chứng tỏ một cách làm việc khoa học và thiết thực. 1.2.2.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý: Thông thường, các quyết định hành chính được truyền đạt sau khi đã được thể chế hóa thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nước. Quyết định quản lý cần phải được truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tượng, đối tượng bị quản lý thông suốt, hiểu được nhiệm vụ và nắm được ý đồ của lãnh đạo để nhiệt tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Truyền đạt các quyết định quản lý là vai trò của văn 17
bản quản lý nhà nước, bởi lẽ hệ thống đó có khả năng truyền đạt quyết định quản lý nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khi được tổ chức xây dụng, ban hành một cách khoa học. Việc truyền đạt các quyết định quản lý không thể đồng nhất đối với tất cả các cấp, các ngành, tuy nhiên đều thống nhất đối với mọi trường hợp là văn bản luôn luôn phải được tiếp nhận đúng dẫn và tự giác. Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình, và hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu nào đó trong quản lý. Vấn đề còn lại là làm thế nào để hệ thống văn bản được tổ chức khoa học, không bị lạm dụng hoặc không phát huy hết vai trò, chức năng, nhiệm vụ. 1.2.2.3. Dựa vào hoạt động ban hành văn bản giúp kiểm tra, theo dõi hoạt động quản lí của bộ máy lãnh đạo và quản lý: Kiểm tra có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước. Không có kiểm tra, theo dõi thường xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết, chỉ thị, quyết định quản lý rất có thể chỉ là lý thuyết suông. Quan niệm rằng kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện công tác điều hành và quản lý nhà nước, là một phương tiện có hiệu lực thúc đẩy các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội hoạt động một cách tích cực, có hiệu quả. Kiểm tra còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác hậu cần của các cơ quan bộ máy quản lý nhà nước hiện nay. Công tác này sử dụng một phương tiện quan trọng hàng đầu là hệ thống văn bản. Có thể thông qua việc kiểm tra, việc giải quyết văn bản mà theo dõi hoạt động cụ thể của các cơ quan. Nếu được tổ chức tốt, biện pháp kiểm tra công việc ban hành văn bản sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Văn bản chính là tấm gương phản chiếu trung thành thái độ của người thừa hành công vụ đại diện cơ quan nhà nước trước những yêu cầu của quần chúng. Hơn thế nữa văn bản là phương tiện tin cậy nhất để ghi chép kết quả công tác của các cơ quan trên hai phương diện: một là, từ phương diện ban hành các quyết định 18