Đề tài nghiên cứu khoa học: Quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thế quận Long Biên - Hà Nội

Chia sẻ: Elysale Elysale | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:175

Thêm vào BST

Báo xấu

41
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài nhằm nêu ra cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. Làm rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử. Tìm hiểu được cách thức quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. Đề ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Chi cục Thuế quận Long Biên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thế quận Long Biên - Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TÊN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ LONG BIÊN - HÀ NỘI Chủ nhiệm đề tài : Nguyễn Hữu Phước Lớp : 1705LTHB Cán bộ hướng dẫn : ThS. Tạ Thị Liễu Hà Nội 2020
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TÊN ĐỀ TÀI QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI Chủ nhiệm đề tài : Nguyễn Hữu Phước Thành viên tham gia : Nguyễn Hữu Phước Lớp : 1705LTHB Cán bộ hướng dẫn : ThS. Tạ Thị Liễu Hà Nội 2020
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, nghiên cứu viên xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn Th.S Tạ Thị Liễu đã luôn đồng hành, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo những điều kiện tốt nhất để nhóm nghiên cứu có cơ hội thực hiện đề tài; Thứ hai, nghiên cứu viên xin được gửi lời cảm ơn tới Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội, đã tạo điều kiện cho nghiên cứu viên có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài liệu hữu ích cũng như là các quy trình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục từ đó phục vụ quá trình làm đề tài; Cuối cùng, xin được cảm ơn các bạn sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là các bạn sinh viên khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã đóng góp những kiến thức liên quan và ý kiến xác đáng để nghiên cứu viên có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình. TM. NHÓM NGHIÊN CỨU Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Hữu Phước
LỜI CAM ĐOAN Thay mặt nhóm nghiên cứu tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập, riêng biệt của nhóm chúng tôi. Mọi số liệu, ngôn từ và thông tin trong đề tài đều có nguồn gốc rõ ràng và được công bố theo đúng quy định. Chúng tôi thực hiện đề tài này lấy nguyên tắc trung thực, khách quan làm nền tảng trung tâm và sợi chỉ đỏ cho mọi vấn đề xuyên suốt trong quá trình thực hiện nghiên cứu. Các kết quả trong đề tài này chưa được trùng lặp ở bất kỳ đề tài nào khác. TM. NHÓM NGHIÊN CỨU Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Hữu Phước
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH 1 PDF Portable Document Format 2 CSDL Cơ sở dữ liệu 3 HQTCSDL Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 4 IBM International Business Machine 5 NASA National Aeronautics and Space Administration
DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH STT TÊN TIẾNG ANH DỊCH NGHĨA 1 Scan Số hóa 2 User Người dùng 3 File Tập tin 4 Folder Thư mục 5 Website Trang Web 6 Portable Document Format Định dạng tài liệu di động 7 Network Mạng 8 Document Tài liệu 9 Record Sự ghi chép
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC GIẢI NGHĨA TỪ TIẾNG ANH MỞ ĐẦU ............................................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài............................................................................................................ 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu .................................................................................. 3 3. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................................... 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................................ 5 6. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................................. 6 7. Kết cấu đề tài.................................................................................................................. 6 8. Đóng góp đề tài .............................................................................................................. 6 NỘI DUNG ......................................................................................................................... 8 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI ........................................................................... 8 1.1. Một số lý luận về quản lý tài liệu điện tử ..................................................................... 8 1.1.1. Một số khái niệm ....................................................................................................... 8 1.1.1.1. Khái niệm tài liệu ................................................................................................... 8 1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ ..................................................................................... 10 1.1.1.3. Khái niệm tài liệu điện tử ..................................................................................... 12 1.1.1.4. Khái niệm quản lý ................................................................................................. 16 1.1.1.5. Khái niệm quản lý tài liệu điện tử ........................................................................ 19 1.1.2. Cơ sở pháp lý của việc hình thành cơ sở dữ liệu điện tử ........................................ 19 1.1.3. Cơ sở pháp lý về vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Việt Nam .................................. 23 1.1.4. Ý nghĩa của tài liệu điện tử...................................................................................... 38 1.2. Vai trò - tầm quan trọng của hoạt động quản lý điện tử ............................................. 39 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI ...................................................................................... 40 2.1. Giới thiệu về Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội ............................................... 40 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội ....... 40 2.1.2. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ .................................................................................. 41 2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................................... 42 2.1.2.2. Vị trí, chức năng ................................................................................................... 45 2.1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................................ 45
2.2. Tình hình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên ......................... 48 2.2.1. Thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên .................... 48 2.2.2. Quy trình quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên ...................... 48 2.2.1.1. Quy trình quản lý ở giai đoạn văn thư ................................................................. 49 2.2.1.2. Quy trình quản lý ở giai đoạn lưu trữ .................................................................. 56 2.3. Đánh giá chung về cách thức quản lý tài liệu điện tử tại Quận Long Biên - Hà Nội . 68 2.3.1. Ưu điểm ................................................................................................................... 68 2.3.2. Hạn chế .................................................................................................................... 68 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI .................................................................................................................................... 70 3.1. Kiến nghị về nâng cao công tác quản lý tài liệu điện tử tài Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội ..................................................................................................................... 70 3.1.1. Xây dựng, ban hành các quy định riêng liên quan đến việc quản lý tài liệu điện tử.............. 70 3.1.2. Hoàn thiện hạ tầng cơ sở vật chất - kỹ thuật quản lý tài liệu điện tử ..................... 74 3.1.3. Tập huấn, bồi dưỡng, tăng cường về quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử ............ 75 3.1.4. Mở rộng hợp tác, trao đổi kinh nghiệm trong vấn đề quản lý tài liệu điện tử ........ 76 3.2. Giải pháp về nâng cao công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu điện tử trong giai đoạn lưu trữ tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội .................................................. 77 3.2.1. Tổ chức xây dựng hệ thống phần mềm khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử gắn với lợi ích kinh tế ........................................................................................................ 77 3.2.1.1. Nguyên tắc xây dựng phần mềm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử ....... 77 3.2.1.2. Quy định đối với hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ................................... 79 3.2.2. Tổ chức tuyên truyền về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ theo hướng tiếp cận trong môi trường điện tử thông qua các kênh thông tin truyền thông khác nhau đến mọi đối tượng .............................................................................................................. 82 KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 85 PHỤ LỤC ......................................................................................................................... 98
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong sự phát triển của toàn nhân loại như hiện nay đặc biệt là kỷ nguyên của cách mạng khoa học công nghệ 4.0 với sự bùng nổ của nhiều loại công nghệ: công nghệ sinh học, công nghệ nano, công nghệ vật liệu, v.v... đã dần làm thay đổi những diện mạo căn bản của thế giới trên nhiều phương diện, trong sự phát triển ấy thì không thể thiếu sự góp mặt của công nghệ thông tin - một phần tất yếu của cuộc sống mà để có được những thông tin tạo nên giá trị của cuộc sống, mang đến cho con người những hiểu biết về các vấn đề của đời sống xã hội thì tài liệu lưu trữ đóng một vai trò rất lớn trong việc tạo ra những giá trị ấy, không chỉ góp phần quan trọng trong việc phát triển đất nước mà ở một khía cạnh nhất định nào đó còn liên quan đến sự tồn vong của một quốc gia, dân tộc đặc biệt là khi các tài liệu đó liên quan đến những hoạt động quản lý, điều hành đất nước. Tài liệu lưu trữ là bằng chứng cụ thể, minh chứng khách quan nhất phản ánh đầy đủ, chi tiết về các mặt của đời sống xã hội. Mỗi một thời kỳ lịch sử đi qua tài liệu lưu trữ còn tái hiện lại những hiện thực sâu sắc nhất về thời kỳ đó, đây cũng được xem như là nguồn tư liệu sống phản ánh chân thực nhất các giai đoạn lịch sử mà để khi nhìn vào đó người ta có thể biết được những nội dung thông tin liên quan có bên trong tài liệu thể hiện vấn đề gì? thuộc lĩnh vực nào?. Trong một thời đại kỷ nguyên số với nhiều sản phẩm công nghệ như hiện nay, tài liệu lưu trữ không chỉ được thể hiện đơn thuần qua các loại hình truyền thống trên những chất liệu khác nhau như: giấy (chủ yếu), vải, gỗ, v.v... mà ở một hình thức mới hơn mà con người đã và đang hướng tới nhằm tạo ra sự biến đổi trong cách thức tiếp cận, khai thác thông tin là tài liệu điện tử, những tài liệu ấy được chứa đựng trong các hệ thống phần mềm đã được thiết lập sẵn trên máy tính dùng để chứa các dữ liệu mà dữ liệu đó người ta gọi là tài liệu điện tử. Ngày nay, việc áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ và nhất là công nghệ thông tin trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử không chỉ tại Việt Nam mà các nước khác trên thế giới đã làm cho văn bản, tài liệu điện tử 1
trở thành một công cụ thông tin chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt trong vấn đề quản lý Nhà nước, tài liệu điện tử đang dần tạo ra những chuyển biến tích cực trong cách thức tổ chức, hoạt động cũng như sự điều hành quản lý, dần thay thế những phương thức hoạt động truyền thống và tạo ra những giá trị phi truyền thống riêng biệt dễ dàng trong việc quản lý, khai thác sử dụng nhằm hướng tới một Chính phủ điện tử không giấy. Lý luận và thực tiễn về công tác văn thư, lưu trữ trong môi trường điện tử đối với đối tượng xử lý là văn bản, tài liệu điện tử đòi hỏi phải có sự thay đổi so với đối tượng là tài liệu truyền thống, những yếu tố này không chỉ phải được kế thừa trên nền tảng của các cách thức sử dụng phương tiện truyền thống mà còn phải có sự sáng tạo phát triển trên nền cái truyền thống đó. Tài liệu điện tử là một trong những loại tài liệu lưu trữ tiêu biểu, đại diện cho nền hành chính điện tử, là kết quả hoạt động của Chính phủ điện tử. Tài liệu lưu trữ điện tử là di sản quốc gia, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các hoạt động quản lý của Nhà nước, các cơ quan, tổ chức và nhu cầu xã hội. Với sự ra đời của tài liệu điện tử thì đây đang dần trở thành là một điểm sáng, một công cụ có hiệu quả cao trong việc giải quyết, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu đối với các cơ quan Nhà nước từ đó đem lại nhiều hiệu suất tích cực trong công việc, nhưng đồng nghĩa với việc phát triển của các loại hình tài liệu này trong xu hướng công nghệ hiện nay cũng đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải có sự đầu tư, phát triển về trang thiết bị, kỹ thuật để thích ứng với thời đại nhất là thời đại kết nối số như hiện nay. Bên cạnh đó, sự phát triển của loại hình tài liệu này cũng chứa đựng những rủi ro tiềm ẩn ngày càng cao nhất là các thiết bị công nghệ số càng phát triển đòi hỏi phải có cách thức quản lý phù hợp để không xảy ra những sự cố đáng tiếc như: rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu, v.v... Do đó, phải hình thành cách thức quản lý để phù hợp với những điều kiện mà hiện nay mang lại Từ những lý do trên. Vì vậy, nhóm nghiên cứu đã quyết định lựa chọn đề tài “Quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thế quận Long Biên - Hà Nội” để minh 2
chứng cho những giá trị của tài liệu điện tử mang lại cũng như cách thức quản lý tài liệu điện tử hiện nay của các cơ quan nhà nước nhất là các cơ quan nhà nước đóng vị trí chủ chốt, quan trọng trong việt phát triển quốc gia. Ngoài ra, với đề tài quản lý tài liệu điện tử cũng có không ít các nhà nghiên cứu, nhà khoa học,v.v...thuộc cùng lĩnh vực quản lý ngành tìm hiểu và nghiên cứu nhằm cho ra các công trình nghiên cứu khoa học để phục vụ mục đích quản lý. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu này đã nêu ra được những mặt tích cực của tài liệu điện tử cũng như cách thức quản lý của các tài liệu đó ra sao trong hoạt động của cơ quan. Tuy nhiên, qua mỗi giai đoạn, mỗi thời kỳ thì cách thức quản lý có thể khác nhau đặc biệt xét về góc độ là sinh viên đang học tập tại giảng đường Đại học thì nhóm nghiên cứu muốn tìm hiểu sự khác biệt giữa kiến thức lý luận được trang bị và thực tế khác nhau như thế nào?. Từ đó, đưa ra những đánh giá, giải pháp riêng để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu điện tử, nên đây có thể xem là điểm mới trong đề tài này so với các đề tài khác cùng loại. Không những thế, khi tìm hiểu đề tài này nhóm nghiên cứu muốn tạo nguồn cảm hứng cho sinh viên Khoa Văn thư - Lưu trữ nói riêng và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung một nguồn cảm hứng mới khi tìm hiểu về lĩnh vực này đồng thời cũng muốn tạo ra một nguồn tư liệu bổ ích cho các thế hệ sinh viên tiếp theo. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Hiện nay, về vấn đề liên quan đến đề tài quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan Nhà nước có không ít các công trình nghiên cứu khoa học liên quan. Những công trình này là thành quả của sự tâm huyết, nỗ lực của việc nghiên cứu khoa học nhằm phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của đời sống – xã hội Có thể kể đến danh mục các công trình nghiên cứu có liên quan: 1. Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan Nhà nước” của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Với đề tài này, đã cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quan về nền tảng khoa học của việc ứng dụng tài liệu điện tử vào các hoạt động giao dịch cũng như quản lý tại các cơ quan Nhà nước, không những thế 3
khi áp dụng loại hình tài liệu đi vào rộng rãi các lĩnh vực khác nhau của đời sống - xã hội đề tài này còn cho mọi người hiểu về việc hoàn thiện khung cơ sở pháp lý và quy trình nghiệp vụ của việc quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức từ đó xây dựng, chuẩn bị kho lưu trữ số tại các lưu trữ lịch sử và chiến lược đào tạo nguồn nhân lực để quản lý tài liệu điện tử. 2. Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử” 3. Đề tài nghiên cứu khoa học “Quản lý và sử dụng văn bản điện tử tại Tổng cục Hải quan” của nhóm nghiên cứu Lưu Thị Linh làm chủ nhiệm đề tài lớp 1605LTHA Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa đến những vấn đề lý luận chung về quản lý và sử dụng tài liệu điện tử tại Việt Nam trên cơ sở đó nêu ra những cái nhìn thực tế về quy trình quản lý và vấn đề sử dụng về văn bản điện tử tại Tổng cục Hải quan 4. Khóa luận tốt nghiệp “Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam” của tác giả Nguyễn Ngọc Như Lớp 1511LTHA Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ. Đề tài đã khái quát lên những vấn đề chung nhất của cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đồng thời thông qua đề tài các tác giả cũng đã đánh giá được tác động của hệ thống văn bản đối với công tác quản lý và từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao vấn đề Từ những công trình nghiên cứu trên, nhóm nghiên cứu nhận thấy rằng cách thức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan Nhà nước ở những lĩnh vực và phạm vi khác nhau sẽ có có những sự tác động khác nhau cũng như hình thức quản lý và sử dụng khác nhau nên nhóm nghiên cứu muốn nhìn nhận, đánh giá về vấn đề này thông qua cách quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội từ đó nhằm tìm ra điểm giống cũng như khác biệt sự khác biệt đó giữa các cơ quan. Đồng thời, với đề tài này thông qua cách tiếp cận của sinh viên cụ thể là sinh viên ngành Lưu trữ học để có thể đưa ra những ý kiến của nhóm qua cách nhìn nhận với tư cách là sinh viên thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học. Đây chính là điểm mới của đề tài mà nhóm nghiên cứu muốn hướng tới. 4
3. Mục tiêu nghiên cứu Với đề tài này mục tiêu của nhóm nghiên cứu muốn hướng tới như sau: - Nêu ra cơ sở lý luận về quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. - Làm rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử. - Tìm hiểu được cách thức quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. - Đề ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả của vấn đề quản lý tài liệu điện tử ở Chi cục Thuế quận Long Biên. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Đưa ra các lý luận chung về quản lý tài liệu điện tử trên cơ sở tổng hợp các lý luận trước đó đã có - Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên nhằm nêu ra những ưu điểm, tích cực cũng như mặt hạn chế, nhược điểm của phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Trên cơ sở khảo sát thực tế tại Chi cục Thuế quận Long Biên đề ra những giải pháp, ý kiến nhằm nâng cao quy trình quản lý tài liệu điện tử ở Chi cục Thuế quận Long Biên 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a. Đối tượng nghiên cứu: Tài liệu điện tử Chi cục Thuế Long Biên b. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: Chi cục Thuế quận Long Biên - Thành phố Hà Nội - Về thời gian: 2019-2020 5
6. Phương pháp nghiên cứu a. Phương pháp nghiên cứu lý thuyết - Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết - Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết - Phương pháp giả thuyết b. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra - Phương pháp phân tích và phương pháp tổng hợp kinh nghiệm 7. Kết cấu đề tài Gồm 3 phần: a. Phần mở đầu b. Phần nội dung - Chương 1. Cơ sở lý luận về quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội - Chương 2. Thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Chương 3. Một số kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên - Hà Nội c. Phần kết luận 6
8. Đóng góp đề tài - Thứ nhất: Đề tài đã khái quát được vai trò, giá trị cũng như phương pháp quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục Thuế quận Long Biên. - Thứ hai: Nếu đề tài thành công, sẽ mang đến những giải pháp tích cực trong việc quản lý tài liệu điện tử không chỉ tại Chi cục Thuế quận Long Biên mà còn ở các Chi cục Thuế khác trên phạm vi cả nước. - Thứ ba: Nếu đề tài thành công, đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho giảng viên và sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đặc biệt về công tác lưu trữ tài liệu. Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài khoa học, nhóm nghiên cứu đã gặp nhiều khó khăn nhất định trong quá trình tiếp cận, khảo sát thực tế, thu thập thông tin còn hạn chế. Hơn nữa đây là lần đầu tiên nhóm thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề quản lý tài liệu điện tử; trình độ chuyên môn và kinh nghiệm nghiên cứu còn hạn chế nên đề tài còn nhiều thiếu sót; qua đây nhóm nghiên cứu mong muốn nhận được những lời nhận xét, góp ý từ thầy cô, các bạn sinh viên và những cá nhân quan tâm để bài nghiên cứu này được hoàn thiện hơn. Nhóm nghiên cứu xin chân thành cảm ơn !. Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2020 TM. NHÓM NGHIÊN CỨU Chủ nhiệm đề tài Nguyễn Hữu Phước 7
NỘI DUNG Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI CHI CỤC THUẾ QUẬN LONG BIÊN - HÀ NỘI 1.1. Một số lý luận về quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm tài liệu Từ thời xa xưa khi con người biết sử dụng công cụ lao động cho đến khi biết sáng tạo ra chữ viết thì đồng nghĩa với đó là các phương tiện phục vụ cho mục đích biểu đạt ý, truyền đạt thông tin cũng được phát triển theo nhằm mang lại những hiệu quả thông tin cao nhất đến với người đọc, nó được thể hiện trên các chất liệu khác nhau như: mai rùa, gỗ, vải, kim loại, giấy, v.v... tất cả những chất liệu này được gọi là vật mang tin. Từ đó, khái niệm về tài liệu cũng được hình thành, nó cũng được định nghĩa với nhiều cách khác nhau theo từ điển Tiếng Việt thì “Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì” [http://tratu.soha.vn/dict/vn_vn/T%C3%A0i_li%E1%BB%87u] Phân tích sự phát triển của khái niệm “tài liệu” có thể khẳng định tính không tách rời giữa vật mang tin và của thông tin ghi trên nó. Nhưng những định nghĩa sớm hơn lại nhấn mạnh sự chú ý vào đối tượng vật chất là vật mang thông tin, còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin chứa đựng của tài liệu. Ở nước Nga, theo tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật ngữ và định nghĩa”, khái niệm “tài liệu” đã được định nghĩa là “Phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”. Trong tiêu chuẩn GOST 16487-83 “Văn thư và công tác lưu trữ. Các thuật 8
ngữ và định nghĩa”, thuật ngữ “tài liệu” đã được định nghĩa như là “Đối tượng vật chất cùng với thông tin được ghi nhận bởi con người, bởi phương pháp để truyền nó trong thời gian và không gian”. Ngày nay, khái niệm “tài liệu”1 được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng nó”. Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tài liệu, sao cho tài liệu được trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tố trình bày tài liệu). Cần phải nói thêm rằng, tài liệu còn có hai đặc điểm phân biệt nữa. Thứ nhất, thông tin chứa đựng trong tài liệu nhờ sự tham gia sáng tạo của con người, vì vậy tài liệu phản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không chỉ đơn giản là tập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả hoặc là sản phẩm của một sự kiện nào đó. Thứ hai, một thành phần mang tính pháp lý của tài liệu - khả năng dùng làm bằng chứng của nó đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động cá nhân. Chính vì vậy, trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, “tài liệu” được hiểu là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lý hay hoạt động quản lý. Nghĩa là, khác biệt với thông tin và dữ liệu, trước tiên tài liệu là bằng chứng về hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội. Tương đương với thuật ngữ đang sử dụng, “tài liệu” theo nghĩa khác của thuật ngữ tiếng Anh là “record” nghĩa là “sự ghi chép” mà định nghĩa của nó trong văn học nước ngoài được mang một nghĩa cụ thể hơn so với định nghĩa “document”- thuật ngữ mang tính chung hơn. Từ thuật ngữ “record” có thể cho chúng ta hiểu rõ hơn giá trị của tài liệu nằm ở thông tin của sự ghi chép có trong đó. Do đó, trong khi bất cứ tài liệu đều là bản ghi thì không phải bản ghi nào cũng được xem là tài 1 Xem luật liên bang về “Thông tin, thông tin hoá và bảo mật thông tin” và tiêu chuẩn quốc gia GOST R 51141- 98 9
liệu. Thuật ngữ “tài liệu”2 được định nghĩa như là thông tin, dữ liệu có giá trị và vật mang tin tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang. Dạng chung của tài liệu là bản ghi - là tài liệu chứa đựng các kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành. Thuật ngữ “bản ghi” theo ISO 15489 nghĩa là thông tin hay đối tượng đã ghi có thể được coi là một đơn vị riêng - đơn vị nguyên vẹn. Đặc điểm cơ bản của bản ghi là tính linh hoạt của nó. Các bản ghi có thể được tạo dựng bởi nhiều người, tồn tại dưới một vài phiên bản qua các giai đoạn hình thành trong suốt các chu trình thời gian khác nhau. Trong phạm vi quản lý, thuật ngữ “tài liệu” có các cụm từ đồng nghĩa: “thông tin được tài liệu hoá”, “tài liệu công vụ”, “tài liệu công việc”, “tài liệu quản lý”. Tài liệu có thể là một hay vài bản ghi, là thành phần của văn kiện (tiếng Anh: documentation). Kế thừa và tiếp nhận những sự hiểu biết của Thế giới về thuật ngữ “tài liệu” thì trong Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa chủ nghĩa Việt Nam đã định nghĩa khái niệm tài liệu: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” [Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011]. 1.1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá, đất sét, v.v... Xã hội loài người càng phát triển cũng đồng nghĩa với việc 2 Theo GOST R ISO 9000 10
con người càng chế tạo ra những phương tiện ghi tin và vật mang thông tin tiện lợi hơn, điều đó được thể hiện kể từ khi con người bắt đầu hình thành Nhà nước, chính yêu cầu của việc cung cấp thông tin nhằm phục vụ cho lao động, sản xuất cũng như công tác quản lý, điều hành đất nước đòi hỏi phải lưu giữ những thông tin cần thiết với mục đích là truyền đạt lại giá trị thông tin về những kinh nghiệm hoạt động sáng tạo giữa các đối tượng với nhau mà chủ yếu là giữa con người với con người của thế hệ hiện tại và tương lai. Để đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và mang tin có độ bền cao, lưu giữ được trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Ngay từ khi ra đời, văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội. Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá. Theo cách hiểu đơn giản, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ cho đời sống xã hội. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với thời đại sự phát triển của xã hội con người. Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, v.v... của toàn xã hội. Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không 11
còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Để biết được một tài liệu lưu trữ có giá trị ngoài đó là bản chính, bản gốc hoặc bản sao thay thế hợp pháp thì tài liệu cũng phải đáp ứng những đặc điểm như: Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, có tính chính xác cao và do Nhà nước thống nhất quản lý theo những quy định của pháp luật. Quán triệt những quan điểm trên theo Luật Lưu trữ năm 2011 của Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011]. 1.1.1.3. Khái niệm tài liệu điện tử Tài liệu điện tử là một dạng của tài liệu lưu trữ đó là tài liệu cần lưu giữ cho công dân, xã hội và quốc gia theo mức độ giá trị của vật mang tin và của thông tin. Các cơ quan, tổ chức Nhà nước và công dân hoạt động kinh doanh phải bảo đảm việc giữ gìn các tài liệu lưu trữ (không phụ thuộc vào dạng vật mang tin) theo những mức độ thời hạn bảo quản đã được quy định. Thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã xuất hiện vào đầu những năm 1990, nhưng đối với công tác quản lý tài liệu ở Nga, chỉ vào cuối những năm 1990 nó mới bắt đầu được sử dụng tích cực. Tới thời điểm đó, trong các sách trong nước và nước ngoài có các thuật ngữ được chấp nhận chung là “tài liệu đọc được bằng máy”, “tài liệu trên vật mang là máy tính”, “tài liệu được máy tính dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”. Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-98: “Đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”. 12