Đề tài nghiên cứu khoa học: Xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La năm 2013

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:59

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La năm 2013" nhằm xây dựng được bản Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài nghiên cứu khoa học: Xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La năm 2013

BỘ NỘI VỤ Trƣờng Đại Học Nội Vụ Hà Nội ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƢỜNG XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HĐND VÀ UBND PHƢỜNG XUÂN LA NĂM 2013 Chủ nhiệm đề tài : Trần Thị Thanh Xuân Hà Nội, 8/2012
BỘ NỘI VỤ Trƣờng Đại Học Nội Vụ Hà Nội ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƢỜNG XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HĐND VÀ UBND PHƢỜNG XUÂN LA NĂM 2013 Ngƣời hƣớng dẫn : TS. GVC. Chu Thị Hậu Chủ nhiệm đề tài : Trần Thị Thanh Xuân Thành viên tham gia : Khuất Thị Huệ Lớp : Hành chính Văn thƣ K4 Hà Nội, 8/2012
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. MỞ ĐẦU ..................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Đối tượng nghiên cứu đề tài ...................................................................... 2 3. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu:.............................................................. 2 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: ....................................................................... 3 5. Phương pháp nghiên cứu: ........................................................................ 3 6. Bố cục của đề tài ....................................................................................... 3 B.NỘI DUNG ................................................................................................... 6 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA ......................................................................................................... 6 I. Khái niệm, cơ sở và phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ. ............. 6 1. Khái Niệm ............................................................................................. 6 2. Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ .............................................. 8 2.1. Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ. ....................................................... 8 2.2. Các loại danh mục hồ sơ : .................................................................. 8 2.3. Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ ........................................ 8 3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ ............................................... 9 II. Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ ....................................... 9 1. Cấu trúc của danh mục hồ sơ ................................................................ 9 2. Các thành phần của danh mục hồ sơ ................................................... 11 III. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ ............................................. 12 1. Xây dựng khung đề mục ..................................................................... 12 2. Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ. 13 3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ .................................................. 14 4. Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ ................................................. 14 CHƢƠNG II. CƠ SỞ THỰC TIỄN CỦA VIỆC XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA .................................................................................... 15
I. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La ...................................................................... 15 1. Vị trí pháp lý của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. .................................................................................................. 15 2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. ..................................................................... 15 II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La ...................................................................... 17 1. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La ...................................................................................... 17 2. Hoạt động của Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. ................................................................................................. 18 III. Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. ..................................................................................... 19 1. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường Xuân La................................................................................................... 19 1.1. Về số lượng: ..................................................................................... 19 1.2. Về chất lượng: .................................................................................. 20 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc ................... 20 2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường .................................................. 20 2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường ............................................ 21 2.3. Các ủy viên Ủy ban .......................................................................... 22 2.4. Các cán bộ chuyên môn ................................................................... 22 2.5. Các bộ phận khác ............................................................................. 24 2.6. Các Ban chuyên môn ....................................................................... 25 IV. Thực trạng công tác văn thư của UBND phường Xuân La .............. 26 1. Soạn thảo văn bản ............................................................................... 27 2. Quản lý và giải quyết văn bản đi......................................................... 28 2.1. Kiểm tra về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản .......................... 28 2.2. Trình kí văn bản ............................................................................... 28 2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác ........... 28 2.3.1. Ghi số, ngày, tháng ....................................................................... 28 2.3.2. Đóng dấu văn bản đi ..................................................................... 29 2.4. Đăng ký văn bản đi .......................................................................... 29
2.5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi ..... 29 2.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản. ................ 31 3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến......................................... 31 3.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến. ................................................. 31 3.2. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến. ................... 32 3.2.1. Phân loại, bóc bì văn bản đến. ...................................................... 32 3.2.2. Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến ............................... 32 3.3. Đăng kí văn bản đến. ........................................................................ 33 3.4. Trình văn bản đến............................................................................. 33 3.5. Sao văn bản đến. .............................................................................. 34 3.6. Chuyển giao văn bản đến. ................................................................ 34 3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến .......... 34 4.Nhận xét ............................................................................................... 35 CHƢƠNG III. DANH MỤC HỒ SƠ CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA ............................................. 36 I. Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La ................................................................................................... 36 II. Cách sử dụng danh mục hồ sơ ............................................................ 48 C. KẾT LUẬN ............................................................................................... 49 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 51 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 53
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội Đồng Nhân Dân UBND Ủy Ban Nhân Dân DMHS Danh mục hồ sơ
A. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nhà nước, hiểu theo nghĩa pháp luật, là một tổ chức xã hội đặc biệt của quyền lực chính trị được giai cấp thống trị thành lập nhằm thực hiện quyền lực chính trị của mình. Gắn với nhà nước là hoạt động quản lý, nó cùng song song tồn tại phát triển và tồn vong cùng với nhà nước. Để nhà nước của mình thực hiện đúng vai trò là phục vụ lợi ích của giai cấp cầm quyền thì nhà nước đó phải có một cơ cấu tổ chưc bộ máy hợp lý từ trung ương đến địa phương, quản lý nhà nước là phải quản lý từ cấp nhỏ nhất cho đến cấp lớn nhất. Hiện nay nhà nước ta có bộ máy quản lý từ cấp xã (phường), cấp huyện (thành phố), cấp tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), đến cấp Trung ương. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “cấp xã là cấp gần gũi nhân dân nhất, là nền tảng của hành chính. Cấp xã làm được việc thì mọi việc đều xong xuôi” trích thư gửi Ủy Ban Nhân Dân tỉnh và huyện ba tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn Ngày 09 tháng 02 năm 1948. Như thế có thể thấy rằng chính quyền cấp xã là cấp quan hệ gần nhất, trực tiếp với nhân dân, là nơi đầu tiên giải quyết các yêu cầu chính đáng của nhân dân, tạo điều kiện cho công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời đó cũng là nơi thực hiện các đường lối, chủ trương pháp luật của đảng và nhà nước và thông qua đó nhà nước thực hiện đúng vai trò của mình là phục vụ lợi ích của giai cấp cầm quyền (giai cấp vô sản – đại đa số tầng lớp nhân dân trong cả nước). Văn bản giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, bởi không ai có thể nói suông và bắt người ta thực hiện mệnh lệnh của mình một cách tuyệt đối nhất là trong quản lý nhà nước. Văn bản giấy tờ cũng là phương tiện để các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình, đó là nguồn tài nguyên quý báu của dân tộc, là nguồn sử liệu quý báu cho thế hệ sau, vì thế để ủy ban nhân dân ( UBND ) cấp xã (phường ) thực hiện tốt vai trò và vị trí của mình thì nên chú trọng vào công tác quản lý văn bản công văn giấy tờ, hay nói chung là công tác văn thư lưu trữ ở cấp xã (phường). Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Trong số những nội dung của công tác văn thư thì có thể nói công việc lập hồ sơ là tương đối quan trọng. Bởi vì văn bản giấy tờ hình thành rất nhiều trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc tổ chức khoa học tài liệu là cần thiết cho nhu cầu sử dụng tài liệu 1
của các cá nhân, đơn vị cũng như cho công tác lưu trữ của cơ quan. Để tổ chức được khoa học tài liệu thì việc lập được danh mục hồ sơ (DMHS) cho khối tài liệu đó là rất quan trọng. Có thể nói lập (DMHS) là công việc đầu tiên để tiền hành lập hồ sơ và chất lượng của hồ sơ phụ thuộc vào chất lượng của (DMHS) được lập. Lập danh mục hồ sơ là một công việc khó thực hiện nhưng đồng thời đó nó lại có tác dụng rất lớn trong hoạt động của cơ quan như: - Tạo điều kiện cho việc lập hồ sơ trong cơ quan được chủ động, hợp lý, chính xác và có chất lượng. - Giúp cán bộ lãnh đạo nắm được toàn bộ công việc, của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ nhân viên. - Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ. - Quản lý chặt chẽ tài liệu và là căn cứ để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, thực tế hiện nay ở các cơ quan, đơn vị cấp xã, các cán bộ chuyên môn chưa nhìn nhận một cách đúng đắn về vai trò của (DMHS), do đó hầu hết các cơ quan, đơn vị không tiến hành lập (DMHS) hoặc nếu có được lập thì chỉ mang tính chất đối phó. Bởi vậy mà chất lượng của (DMHS) không đảm bảo đầy đủ những tiêu chuẩn mà một (DMHS) cần có. UBND phường Xuân La là nơi có vị trí quan trọng trong cơ cấu của UBND quận Tây Hồ, tuy nhiên cũng như một số cơ quan cấp xã khác thì vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ ở đây chưa thực sự được quan tâm và chú ý, vì thế chưa có ai tìm hiểu hay nghiên cứu về vấn đề này ở cơ quan, thực tế để giúp cơ quan có cái nhìn toàn diện hơn, tổng quan hơn về công tác văn thư lưu trữ và toàn bộ hoạt động của cơ quan . Do đó chúng tôi chọn đề tài : Xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La năm 2013. 2. Đối tƣợng nghiên cứu đề tài - Văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Xuân La 3. Mục tiêu và phạm vi nghiên cứu: * Mục tiêu cơ bản của đề tài này là: - Xây dựng được bản Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La * Phạm vi nghiên cứu của đề tài là: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La - Văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND phường Xuân La 2
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Nghiên cứu về công tác lập DMHS đã được đề cập đến rất nhiều trong các sách giáo trình, sách hướng dẫn nghiệp vụ và các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư lưu trữ, trong các đề tài nghiên cứu khoa học, các khóa luận sinh viên. Tuy nhiên để vấn đề này nghiên cứu thành một đề tài khoa học thì hầu như là chưa có, và nghiên cứu cụ thể về một cơ quan cấp xã thì lại càng chưa. Vậy nên đề tài mà chúng tôi nghiên cứu là hoàn toàn mới. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu: Để hoàn thành đề tài khoa học này, chúng tôi đã sử dụng một số phương pháp như: - Phương pháp biện chứng của chủ nghĩa Mác – Lênin: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử; - Phương pháp luận lưu trữ học: bao gồm nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp mà chúng tôi vận dụng trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Dựa trên những thông tin đã thu được, chúng tôi tiến hành phân tích tổng hợp, từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá một cách cụ thể, khoa học; - Phương pháp điều tra khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo và cán bộ phụ trách công tác lưu trữ ở UBND. Với phương pháp này, các số liệu, nhận xét được đưa ra trong đề tài có được tính thực tiễn và tính khách quan. 6. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của đề tài được chia làm 3 chương: Chƣơng I: Cơ sở lí luận về xây dựng danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La I. Khái niệm, cơ sở và phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ. 1. Khái Niệm 2. Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ 2.1. Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ. 2.2. Các loại danh mục hồ sơ 2.3. Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ 3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ II. Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ 1. Cấu trúc của danh mục hồ sơ 3
2. Các thành phần của danh mục hồ sơ III. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ 1 Xây dựng khung đề mục 2. Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vị/người lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ. 3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ 4. Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ Chƣơng II. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La I, Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La 1. Vị trí pháp lý của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. 2. Lịch sử hình thành và phát triển của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La 1. Nhiệm vụ, thẩm quyền của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La 2. Hoạt động của Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân phường Xuân La. III. Hệ thống tổ chức của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La. 1. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường Xuân La. 1.1. Về số lượng 1.2. Về chất lượng 2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc 2.1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường: 2.2. Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân phường 2.3. Các ủy viên Ủy ban 2.4. Các cán bộ chuyên môn 2.5. Các bộ phận khác 2.6. Các Ban chuyên môn 4
IV. Thực trạng công tác văn thƣ của UBND phƣờng Xuân La 1.Soạn thảo văn bản 2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 2.1. Kiểm tra về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản 2.2. Trình kí văn bản 2.3.Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác 2.3.1. Ghi số, ngày, tháng 2.3.2. Đóng dấu văn bản đi 2.4. Đăng ký văn bản đi 1.5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: 2.6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu văn bản. 3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 3.1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến 3.2. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến. 3.2.1. Phân loại, bóc bì văn bản đến 3.2.2. Đóng dấu đến, ghi ngày đến, ngày tháng đến 3.3. Đăng kí văn bản đến. 3.4. Trình văn bản đến 3.5. Sao văn bản đến 3.6. Chuyển giao văn bản đến. 3.7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 4.Nhận xét Chƣơng III Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân la I. Danh mục hồ sơ của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phƣờng Xuân La II. Cách sử dụng danh mục hồ sơ 5
B.NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ CHO HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƢỜNG XUÂN LA I. Khái niệm, cơ sở và phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ. 1. Khái Niệm Lê Nin đã từng nói: “ Đối với một việc cũ hay mới đều phải thu thập tất cả tài liệu văn kiện lại một cách có hệ thống để lúc nào cần tìm những cái cần thiết là thấy ngay được dễ dàng.” Trích Lê Nin toàn tập, tập 36, trang 570, bản trung văn. Nhà xuất bản nhân dân năm 1956. Như vậy theo Lê Nin là lập hồ sơ là công việc rất quan trọng trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Lập hồ sơ là công tác có tính chất khoa học nhất định, để đảm bảo tính khoa học này cần phải quán triệt nguyên tắc cơ bản của việc lập hồ sơ là đảm bảo mối liên hệ hữu cơ của lập tài liệu văn kiện theo sự hình thành khách quan của tài liệu văn kiện. Cũng như thế để hồ sơ được thống kê một cách khoa học và thuận tiện cho công tác tra tìm, nghiên cứu. Đồng thời để có căn cứ lập hồ sơ một cách tổng quan toàn diện, giúp lãnh đạo cơ quan nắm rõ được mọi mặt hoạt động của cơ quan tổ chức. Sau khi hồ sơ đã được lập và đưa vào lưu trữ, nhưng nếu chỉ để như thế thì khi tra tìm phân loại sẽ gặp nhiều khó khăn, vì thế nên có phương pháp thông kê các loại hồ sơ một cách khoa học nhất. Danh mục hồ sơ là bản thống kê có hế thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo kí hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định. Điều 25, bản điều lệ của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ năm 1969 có nói rõ: “Xác định hồ sơ lưu trữ của quốc gia là tài sản lịch sử quý báu của nhà nước, do đó phải tổ chức thống nhất , quản lý và tập trung bảo quản như các vật tư quý báu khác.” Như vậy Hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức, phản ảnh mọi mặt hoạt động của cơ quan tổ chức đó. Vì thế nó được coi là tài liệu quý báu, và cần được quản lý một cách thống nhất. Muốn quản lý nó một cách khoa học và thống nhất thì nên thống kê theo phương pháp khoa học. Hay nói cách khác là phải lập bản Danh mục hồ sơ để thống kê hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Theo Nguyễn Xuân Nung- bàn về công tác lập danh mục hồ sơ//VTLT- 1970-N1-tr 12-15: “Công tác lập danh mục hồ sơ là một trong những khâu công tác cần thiết của bộ môn văn thư. Công tác này gắn liền với công tác lập hồ sơ và phải đi trước lập hồ sơ một bước. Nói một cách khái quát công tác lập danh mục hồ sơ 6
là công tác kế hoạch hóa việc lập hồ sơ của cơ quan trong năm sắp tới.” “Danh mục hồ sơ là bản kế hoạch kê khai cụ thể các loại hồ sơ cần lập của cơ quan hay một đơn vị tổ chức trong cơ quan trong một năm để hướng dẫn cán bộ làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ cho đúng và đầy đủ.” Theo Võ Chiến Thắng – Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ//VTLT-1970-N1-tr25-26: “Lập danh mục hồ sơ hàng năm trong một cơ quan là một trong những điều kiện để năm rõ tình hình, kế hoạch công tác của cơ quan trong năm, để quản lý công văn giấy tờ được chặt chẽ, và là cơ sở để lập hồ sơ nộp lưu được hoàn chỉnh.” Khi nói về tác dụng của lập danh mục hồ sơ thì Nguyễn Xuân Nung Có viết rằng : - Lập Danh mục hồ sơ giúp chỉ đạo công tác lập hồ sơ của cán bộ làm công tác công văn giấy tờ được tốt và chủ động, không trùng thừa. - Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ văn thư lưu trữ nắm được các loại hồ sơ cần lập trong năm của cơ quan, đơn vị. - Lập danh mục hồ sơ giúp cán bộ lãnh đạo nắm được công việc và các loại hồ sơ của mỗi cán bộ để phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết công việc hàng ngày. - Danh mục hồ sơ là căn cứ để hướng dẫn và kiểm tra việc lập hồ sơ từ đầu năm tới cuối năm. Trong Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh mục hồ sơ, Võ Chiến Thắng đã nêu ra một mẫu danh mục hồ sơ, đây là căn cứ để ta xây dựng mẫu danh mục hồ sơ như hiện nay: Số kí Thuộc loại Họ và Dự kiến hiệu Tiêu đề hồ Độ tên và Ghi thời hạn đơn vị sơ mật người chú HC KHKT bảo quản tổ chức lập - Theo tập bài giảng xây dựng danh mục hồ sơ của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội : Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm của một cơ quan, một đơn vị, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và được xây dựng theo một chế độ đã quy định. 7
2. Cơ sở và cách phân loại danh mục hồ sơ 2.1. Cơ sở xây dựng danh mục hồ sơ. Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt động của cơ quan cần căn cứ vào: - Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ. - Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan công ty... - Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. - Các đặc trưng lập hồ sơ: tên gọi, vấn đề, tác giả, địa dư, cơ quan giao dịch, thời gian. - Kinh nghiệm làm việc của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nói chung và của cán bộ lập danh mục hồ sơ nói riêng. - Các văn bản tài liệu quy định thời hạn bảo quản của nhà nước quy định về thời hạn bảo quản các văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức. 2.2. Các loại danh mục hồ sơ : - Danh mục hồ sơ toàn ngành: là danh mục hồ sơ được xây dựng cho một ngành như: Văn hóa, Giáo Dục, Dân số, Giao thông…. Khi xây dựng danh mục hồ sơ toàn ngành từ trung ương đến địa phương đều phải áp dụng để lập hồ sơ đối với cơ quan tổ chức mình. Hiện nay ở nước ta chưa có danh mục hồ sơ toàn nhành của một ngành nào cụ thể. Vì đây là công việc khó thực hiện và thống nhất. - Danh mục hồ sơ tổng hợp: là loại danh mục hồ sơ của một cơ quan chủ quản lớn như Bộ, Tổng cục, UBND tỉnh…….. - Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức: là danh mục hồ sơ của một cơ quan đơn vị khác như: các cục, vụ, viện, UBND xã, phường…….. 2.3. Căn cứ lựa chọn loại hình danh mục hồ sơ Việc lập danh mục hồ sơ theo loại nào phụ thuộc vào: - Tổ chức công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tập trung, phân tán, hay hỗn hợp. - Cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị đơn giản hay phức tạp. - Khối lượng văn bản hình thành nên trong quá trình hoạt động của cơ quan nhiều hay ít. 8
Trong thực tế hiện nay thì hầu hết các cơ quan đều xây dựng danh mục hồ sơ theo đơn vị, tổ chức. Mỗi cơ quan, tổ chức tự xây dựng một bản danh mục hồ sơ riêng. 3. Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ Có hai phương pháp : * Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan công ty dự kiến danh mục hồ sơ cho từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành. Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp. * Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị (đã bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp..) thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và ban hành. Cách làm này có ưu điểm: danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ, chính xác hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng, cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập danh mục hồ sơ. Văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc thường xuyên các đơn vị. Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước. Những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm đó và tiếp tục sử dụng. II. Thành phần và cấu trúc của danh mục hồ sơ 1. Cấu trúc của danh mục hồ sơ Cấu trúc của danh mục hồ sơ gồm có 3 phần : - Phần đầu gồm : Quốc hiệu (đối với cơ quan nhà nước) và tên cơ quan, tổ chức, tên của 9
danh mục, năm. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc Tiêu đề: (Đối với cơ quan Đảng) và tên cơ quan, tổ chức, tên của danh mục, năm. ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM - Phần thứ hai: là phần thống kê các hồ sơ. Đây là phần quan trọng nhất, phần được trình bày thành các cột. - Phần thứ ba: là phần tổng hợp danh mục hồ sơ, chữ ký của người có thẩm quyền ban hành. Mẫu danh mục hồ sơ Tên cơ quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan (đơn vị) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA …............ Năm: ………….. STT Số và ký Tiêu đề hồ Thời hạn Ngƣời lập Ghi chú hiệu hồ sơ sơ bảo quản hồ sơ 1 2 3 4 5 6  Bản danh mục này có……………..hồ sơ bao gồm Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Duyệt Địa danh…..ngày….tháng…năm…. Thủ trưởng cơ quan Hoặc Chánh văn phòng (ký tên và đóng dấu) 10
2. Các thành phần của danh mục hồ sơ Gồm có: - Số thứ tự - Số, ký hiệu hồ sơ - Tiêu đề hồ sơ - Thời hạn bảo quản - Người lập - Ghi chú Cách trình bày các cột mục trong phần thống kê của nội dung danh mục hồ sơ. - Cột số 1: số thứ tự hồ sơ: đánh số liên tục cho toàn bản danh mục hồ sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (số n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh mục hồ sơ) - Cột số 2: Ghi số ký hiệu của hồ sơ là số thứ tự của hồ sơ cần lập trong 2 năm của tất cả các bộ phận, cá nhân. Số đánh liên tục từ 01 cho đến hết bằng số Ả rập, giữa các bộ phận có số dự phòng. Ký hiệu hồ sơ là chữ viết tắt tên bộ phận có trách nhiệm lập hồ sơ ghi trong danh mục. - Cột số 3: Tiêu đề hồ sơ, cột này chỉ tên cơ quan đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ theo thứ tự, đơn vị nào có tầm quan trọng xếp lên trên (tên đơn vị đó viết bằng chữ in hoa, thứ tự dùng chữ số la mã, tiếp đến ghi tiêu đề hồ sơ). Tiêu đề hồ sơ là câu văn khái quát nội dung cơ bản của những văn bản tập hợp trong hồ sơ. Nếu có 3 đến 4 văn bản trở xuống thì có thể kể tên, 4 đến 5 văn bản trở lên thì gọi là tập văn bản. Nếu hồ sơ có nhiều tác giả thì kể tên tác giả có vị trí quan trọng lên trên, có 4 tác giả trở lên thì khái quát tác giả đó. Hiện nay, trong các cơ quan nhà nước đang sử dụng 1 số dạng mẫu tiêu đề sau: Mẫu 1: Tên loại tài liệu-vấn đề-thời gian-tác giả (mẫu này áp dụng chủ yếu cho hồ sơ mà trong đó có các hình thức văn bản như chương trình, kế hoạch, báo cáo thường kỳ. Mẫu 2: Tên loại văn bản-tác giả-vấn đề-thời gian thường áp dụng cho những hồ sơ mà trong đó có những báo cáo chuyên đề, tập quyết định, công văn của cơ quan. Mẫu 3: Dùng cho văn phòng – tập lưu văn bản-thời gian-tác giả áp dụng cho tất cả tập lưu văn bản của cơ quan. Mẫu 4: Hồ sơ hội nghị - vấn đề-địa điểm-thời gian. - Cột số 4: thời hạn bảo quản. Là thời gian hồ sơ được giữ lại trong lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ nhà 11
nước, đơn vị tính là năm và có mức độ sau: Với các cơ quan nhà nước: Mức 1: Vĩnh viễn Mức 2: Có thời hạn bảo quản : 5 năm, 20 năm, 70 năm …… Với Đảng. Mức 1: vĩnh viễn Mức 2: Có thời hạn đánh giá lại Thấp nhất – 1 năm đánh giá lại 5 năm đánh giá lại 10 năm đánh giá lại 15 năm đánh giá lại 20 năm đánh giá lại - Cột 5: Đơn vị/người lập hồ sơ: Ai làm công việc gì thì sẽ lập hồ sơ công việc của đó. - Cột 6: ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang chuyển sang năm sau nếu hồ sơ chưa giải quyết xong hoặc mới bổ sung. III. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ 1. Xây dựng khung đề mục - Là việc tiến hành lập các đề mục lớn, đề mục nhỏ và sắp xếp theo một trật tự hợp lý, khoa học, làm cho các hồ sơ trong danh mục có mối liên kết chặt chẽ với nhau, giúp cho việc sử dụng danh mục được dễ dàng. - Khung đề mục của danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo mặt hoạt động của UBND phường.  Theo cơ cấu tổ chức: Lấy các bộ phận chuyên môn trong UBND phường làm mục lớn của danh mục, trong các đề mục lớn có đề mục nhỏ, đề mục nhỏ là các bộ phận hoặc các vấn đề. Các đề mục lớn, nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có thể kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của chúng.  Theo mặt hoạt động: Lấy các lĩnh vực hoạt động lớn của UBND phường làm mục lớn của danh mục, trong các đề mục lớn có các đề mục nhỏ, là những vấn đề trong phạm vi từng mặt (lĩnh vực) hoạt động. Các đề mục lớn, nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể. Tùy chọn theo cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của mỗi đơn vị mà quyết định lựa chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, đảm bảo 12
việc lập hồ sơ đầy đủ, chính xác, thuận tiện. 2. Xác định những hồ sơ cần lập, Đơn vị/ngƣời lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ. - Những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ được xác định dựa vào căn cứ: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị. Đặc biệt là chương trình kế hoạch công tác năm của UBND phường, nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn vị. - Đơn vị cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc nào thì có trách nhiệm lập hồ sơ trong lĩnh vực mà mình phụ trách. - Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải phản ánh khái quát đầy đủ nội dung của công việc trong hồ sơ. - Các yếu tố thông tin của tiêu đề hồ sơ gồm: Tên loại văn bản, tác giả văn bản, nội dung, địa điểm, thời gian. Trật tự các yếu tố thông tin có thể thay đổi tùy theo từng loại hồ sơ. - Một số cách viết tiêu đề hồ sơ:  Tên loại văn bản- nội dung- thời gian- tác giả: áp dụng đối với các loại hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác, báo cáo thường kỳ của cơ quan đơn vị. Ví dụ : Chương trình, báo cáo, kế hoạch công tác năm 2012 của UBND phường Xuân La năm 2012  Tên loại văn bản – tác giả- nội dung- thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, báo cáo chuyên đề như: kế hoạch của UBND phường Xuân La về tuyên truyền bầu cử HĐND các cấp nhiệm kì 2011-2016 Ví dụ : Quyết định của UBND phường Xuân La về khen thưởng, kỉ luật cán bộ, công chức năm 2012  Hồ sơ hội nghị-nội dung-tác giả-địa điểm-thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ hội nghị. Ví dụ: Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác chính quyền năm 2010 của UBND phường ngày 26/01/2011  Hồ sơ-vấn đề-địa điểm-thời gian: áp dụng đối với các loại hồ sơ vụ việc mà trong quá trình giải quyết lưu trữ đầy đủ. Ví dụ: hồ sơ giải quyết tranh chấp đất đai của UBND phường Xuân La năm 2012  Tập lưu-tác giả-thời gian: áp dụng với những hồ sơ mà các vụ việc trong hồ sơ rời rạc, nhưng có chung một số đặc điểm. Ví dụ: Tập lưu quyết định của UBND phường Xuân La năm 2012 13
3. Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ Căn cứ để dự kiến thời hạn bảo quản : - Căn cứ vào nội dung, tính chất của vụ việc được phản ánh trong hồ sơ. - Những hồ sơ về công vịêc thuộc chức năng, nhiệm vụ công tác trọng tâm hay đặc biệt của cơ quan sẽ có giá trị cao hơn do đó có thời hạn bảo quản lâu hơn so với những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ. - Các hồ sơ có tính chất tổng hợp thường có thời hạn bảo quản lâu hơn các hồ sơ về các vấn đề sự việc cụ thể. - Các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan, các băn bản hướng dẫn chung về thời hạn bảo quản tài liệu, về thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp của cục văn thư lưu trữ nhà nước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan. 4. Đánh số, kí hiệu các đề mục và hồ sơ - Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La mã - Các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số Ả rập. - Số kí hiệu của hồ sơ bao gồm: số thứ tự được đánh bằng chữ số ả rập và kí hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong danh mục hồ sơ do mỗi cơ quan, tổ chức quy định cụ thể nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ, giữa số và kí hiệu được ngăn cách bằng dấu gạch nối (-) - Cách đánh số cho hồ sơ trong danh mục hồ sơ:  Số hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục hồ sơ, bắt đầu từ số 01. Cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh. Ví dụ : Văn phòng có 15 hồ sơ thì đánh số từ 01-VP đến 15-VP và có thể đến 18-VP ( từ số 15-18 là số trống để bổ sung hồ sơ ). Sau đó đánh tiếp cho các phòng từ số 19. ví dụ tiếp theo văn phòng là quân sự thì sẽ bắt đầu là 19- QS….. cứ tiếp tục đánh liên tục cho đến khi hết hồ sơ trong danh mục.  Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01 . Cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi hồ sơ phát sinh. Ví dụ : Văn phòng có 20 hồ sơ và có 5 hồ sơ dự trù. Ban quân sự có 35 hồ sơ và 4 hồ sơ dự trù. Địa chính có 30 hồ sơ và 3 hồ sơ dự trù thì ta sẽ đánh như sau : Đánh từ 01-VP đến 25-VP. Sau đó đến quân sự thì bắt đầu là 01-QS đến 39- QS. Đến địa chính thì lại bắt đầu từ 01-ĐC đến 33-ĐC. Cứ tiếp tục đánh chi đến khi hết bản danh mục hồ sơ 14