Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Phân tích thiết kế hệ thống bán thiết bị máy tính của Công ty

Chia sẻ: Vũ Tiến Khanh _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

275
lượt xem 34
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đồ án nghiên cứu với mục tiêu xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Dựa trên quy trình làm việc từ đó tạo ra một phần mềm quản lý giúp tối ưu hóa quản lý việc mua bán thiết bị, dễ dàng tiếp cận và sử dụng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đồ án môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin: Phân tích thiết kế hệ thống bán thiết bị máy tính của Công ty

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN *** ĐỒ ÁN MÔN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài: Phân tích Thiết kế Hệ thống bán Thiết bị Máy tính của Công ty Sinh viên thực hiện: Vũ Tiến Khanh Phạm Văn Chương Lê Đức Anh Lớp: DCCTMM62AK62 Giáo viên hướng dẫn: Trương Xuân Bình Hà Nội 102020
Nhiệm vụ và nhận xét Nhiệm vụ: Các thành viên trong nhóm sẽ đi khảo sát hiện trạng tại một số công ty bán thiết bị máy tính trên địa bàn. Đánh giá và nhận xét về cách thức hoạt động của hệ thống bán hàng hiện hành, sau đó phân tích những vấn đề mà hệ thống cũ còn chưa được tối ưu hoá từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu. Sau khi phân tích đưa ra ý tưởng, nội dung thiết kế phần mềm cho hệ thống để có thể tối ưu triệt để các phương pháp và cách thức hoạt động sao cho đạt hiệu quả nhất. Nhận xét:........................................................................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... 2
LỜI NÓI ĐẦU Lời nói đầu! Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong công cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật này phải đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp phần đáng kể vào quá trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của nhiều cửa hàng vẫn rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp nhiều trở ngại, gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt hàng theo ngày, tháng, quý,… Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá, giản được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.Từ thực tế đó việc xây dựng một phần mềm quản lí thiết bị của môt cửa hàng rất cần thiết. Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lú thiết bị của cửa hàng máy tính. Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người dung thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhập thông tun các mặt hàng, thực hiện yêu cầu báo cáo… với giao diện làm việc than thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống. Nội dung trong đề tài chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn. Chúng em xin chân thành cảm ơn! 3
TÓM TẮT ĐỀ TÀI Mục đích: Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu. Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ… Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra. Kết luận: Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Dựa trên quy trình làm việc từ đó tạo ra một phần mềm quản lý giúp tối ưu hoá quản lý việc mua bán thiết bị, dễ dàng tiếp cận và sử dụng. 4
MỤC LỤC Danh sách hình vẽ: Hình 1 Tổng quan hệ thống Hình 2 Biểu đồ ngữ cảnh Hình 3 Sơ đồ phân rã chức năng Hình 4 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0 Hình 5 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1 Hình 6 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2 Hình 7 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 3 Hình 8 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 4 Hình 9 Biểu đồ rút gọn Hình 10 Quan hệ mô hình dữ liệu Danh sách bảng biểu: Bảng 1 Giá Bảng 2 Phiếu thanh toán Bảng 3 Sổ nhập hàng Bảng 4 Xuất hàng Bảng 5 Xác định tác nhân chức năng hồ sơ Bảng 6 Phân rã dần chức năng Bảng 7 Các hồ sơ sử dụng Bảng 8 Ma trận thực thể Bảng 9 Liệt kê chọn lọc thông tin Bảng 10 Xác định thực thể thuộc tính Danh sách từ viết tắt: NCC: Nhà cung cấp H.Đơn: Hoá đơn 5
6
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG Khảo sát ở một số công ty bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý thiết bị của đa số các cửa hàng này vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống. Việc tạo ra một hệ thống quản lý trong việc mua bán các thiết bị máy tính là rất cần thiết. Hệ thống quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính sau: Quản lý nhập thiết bị Quản lý bán thiết bị Bảo hành Báo cáo Tổng quan về hệ thống cũ Mục đích khảo sát hiện trạng: Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng: Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc Các quy tắc quản lý của cửa hàng: Quản lý thiết bị: Công ty sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt (4 đợt/năm). Khi nhập thiết bị nhân viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo hành, thành giá tiền, mã nhân viên. Khi xuất hàng (bán hàng) nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, 7
bảo hành, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại Mọi công việc nhập, xuất, sửa và xoá thông tin về thiết bị đều được tiến hành trên giấy tờ Quản lý nhân viên: Việc quản lý nhân viên gồm các thông tin về nhân viên (quản lý trong hồ sơ nhân viên) và thông tin về trả lương cho nhân viên. Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy tờ riêng. Tìm kiếm thông tin: Nhân viên có thể tra cứu nội dung thông tin của các thiết bị, của việc nhập và xuất thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… Muốn làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu. Mọi thông tin đều chỉ có ở trên giấy tờ. Tình hình bán thiết bị: Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để khách hàng biết thông tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những phiếu xuất và phiếu nhập. Dựa vào phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán thiết bị của cửa hàng theo từng ngày, tháng, quý. Đánh giá hệ thống cũ: Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý bán thiết bị của cửa hàng máy tính đó có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên tắc của quy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm bảo yêu cầu. Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết bị hiện đại… 8
Nhược điểm: Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp. Yêu cầu đối với hệ thống mới: Dựa trên quy trình làm việc của công ty bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em làm là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng. Các yêu cầu người dùng: Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử dụng. Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản in phiếu xuất, nhập Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng chương trình tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng 9
Có thể cho biết tình hình bán hàng (thống kê được danh sách các mặt hàng hiện có, đã hết, còn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập, xuất theo tháng, quý, năm. 10
1. Chiến lược điều tra: Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các phần mềm download từ mạng. Quan sát hoạt động của hệ thống cũ Đưa ra giải pháp tối ưu cho chủ quản Đặt vị trí vai trò của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện. 2. Chương trình có các chức năng chính: Quản lý xuất hàng Quản lý nhập hàng Bảo hành Báo cáo 11
PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Mô tả hình ảnh Phòng kinh doanh Khu vực bảo hành bảo Khu vực kho trì Khu vực tư vấn bán hàng hàng Khu vực trưng bày sản phẩm Khu vực trưng bày sản phẩm Hình 1 12
2. Mô tả bằng lời Cửa hàng sẽ nhập hàng từ nhà cung cấp.Khi có nhu cầu nhập hàng cửa hàng sẽ nhận được các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp.Thông tin về thiết bị muốn nhập gồm có:xuất xứ,cách tháo lắp ,bảo dưỡng ,giá…Nếu cửa hàng có nhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này của hàng phải gửi đơn đặt hàng đến cho nhà cung cấp.Sau đó tiến hành làm báo giá các loại thiết bị cho khách hàng. Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng bằng việc giao hàng cho của hàng theo đơn đặt hàng,và có kèm theo hoá đơn thanh toán. Cửa hàng nhập thiết bị thông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập. Sau đó sẽ ghi vào sổ nhập kho. Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu đến cửa hàng cửa hàng sẽ gửi bảng báo giá thiết bị cho khách. Nếu khách hàng đồng ý mua thiết bị nào thì viết đơn đặt hàng với cửa hàng và cửa hàng sẽ kiểm tra xem thiết bị mà khách yêu cầu nếu còn sẽ giao hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán kèm theo biên bản giao hàng (kèm phiếu bảo hành) .Sau đó ghi vào sổ xuất hàng. Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị đã mua ở cửa hàng .Cửa hàng sẽ đồng ý yêu cầu bảo hành thiết bị của khách và sẽ ghi một biên lai nhận thiết bị giao cho khách.Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra ,sửa chữa và gửi lại cho khách và sẽ kèm theo một hoá đơn thanh toán bảo hành (Nếu thiết bị đã quá thời gian bảo hành).Các thông tin về việc bảo hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành. Sau mỗi thời gian nhất định bộ phận bán hàng sẽ tổng hợp lại tình hình mua bán của cửa hàng để báo cáo cho chủ cửa hàng.Chủ cửa hàng là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp. 13
3. Các loại hồ sơ a, Bảng giá STT Mã Phân loại Thông số Số lượng Giá Bảo hành (cái) (đồng) (tháng) 1 xxx Laptop xxxxx xxxx xxxx x 2 xxx Linh kiện xxxxx xxxx xxxx x 3 xxx Ổ cứng xxxxx xxxx xxxx x 4 xxx Thiết bị xxxxx xxxx xxxx x mạng Bảng 1 b, Phiếu thanh toán Mã sản Mã nhân Ngày Tên sản Số Thời Thời Thành phẩm viên lập: phẩm lượng gian bán gian tiền bảo hành Bảng 2 c, Sổ nhập hàng Từ ngày Đến Mã Tên sản Thành Ghi chú ngày phẩm tiền Bảng 3 d, Sổ xuất hàng Đến Tên sản Thành Từ ngày Mã Ghi chú ngày phẩm tiền Bảng 4 14
3.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ Nhập vào kho và ghi vào sổ Số nhập kho Hs dữ liệu nhập kho Thủ kho Tác nhân Thanh toán hoá đơn nhập thiết Nhà cung cấp Tác nhân bị Bộ phận kế toán Tác nhân Phiếu nhập hàng (kiêm hoá đơn Hs dữ liệu thanh toán) Lập bảng báo giá Bộ phận bán hàng Tác nhân Bảng báo giá Hs dữ liệu Phiếu nhập hàng Hs dữ liệu Tiếp nhận yêu cầu của khách Bộ phận bán hàng Tác nhân hàng gửi bảng báo giá cho Bảng báo giá Hs dữ liệu khách hàng Nhận đơn đặt hàng của khách Đơn đặt hàng của khách Hs dữ liệu Bộ phận bán hàng Tác nhân Kiểm tra hàng trong kho Bộ phận nhập hàng Tác nhân Số nhập kho Hs dữ liệu Số xuất kho Hs dữ liệu Lập phiếu xuất hàng Phiếu giao hàng Hs dữ liệu Phiếu xuất hàng Hs dữ liệu Phiếu bảo hành Hs dữ lệu Bộ phận bán hàng Tác nhân Ghi vào sổ xuất hàng Số xuất kho Hs dữ liệu Thanh toán hoá đơn xuất hàng Bộ phận kế toán Tác nhân Phiếu giao hàng (kiêm hoá đơn Hs dữ liệu xuất hàng) Bảng 5 15
3.2 Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh Hình 2 3.3 Mô tả tương tác + Nhà cung cấp : Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thiết bị nhà cung cấp sẽ gửi thông tin thiết bị cho cửa hàng .Cửa hàng xem thông tin về các thiết bị và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp .Nhà cung cấp sẽ đáp ứng yêu cầu và cung cấp thiết bị. + Khách hàng : Có yêu cầu mua hàng sẽ được cửa hàng gửi bảng báo giá các thiết bị.Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng và cửa hàng sẽ giao hàng cho khách kèm theo phiếu bảo hành .Khi khách hàng muốn bảo hành cửa hàng sẽ viết biên lai nhận thiết bị và khách hàng sẽ nhận được biên lai trả thiết bị khi bảo hành xong . + Chủ cửa hàng : Là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là người đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán hàng của cửa hàng.quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là người đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán hàng của cửa hàng 16
3.4 Mô hình hóa chức năng 1. Biểu đồ phân rã chức năng (BFD) a. Khái niệm: BFD là biểu đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từtổng thể đến chi tiết, mỗi chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất cả được thể hiện trong một khung của biểu đồ. b. Ý nghĩa của BFD: Tiếp cận thông tin về mặt logic nhằm làm rỏ chức năng của hệ thống. Phân biệt các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống thông tin. c. Hạn chế của BFD: BFD không có tính động, nó chỉ cho thấy các chức năng mà không thể hiện trình tự xử lý của các chức năng đó cũng như là sự trao đổi thông tin giữa các thông tin. Biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2 1. Viết phiếu yêu cầu nhập 2. Gửi đơn đặt hàng 3. Kiểm tra hàng Nhập hàng 4. Lập phiếu nhập 5. Nhập kho 6. Thanh toán 7. Lập báo giá 8. Nhận đơn đặt hàng Bán thiết bị máy 9. Kiểm tra hàng trong kho Bán hàng tính 10. Giao hàng 11. Thanh toán 12. Lập biên lai nhận thiết bị 13. Lập biên lai trả thiết bị 14. Ghi sổ bảo hành Bảo hành 15. Lập phiếu thanh toán bảo 16.Lập báo cáo Bảng 6 4. Phân rã chức năng: 4.1 Sơ đồ phân rã chức năng 17
Hình 3 18
4.2 Mô tả chi tiết các chức năng lá 1.1 Viết phiếu yêu cầu nhập: Chức năng này thực hiện khi cửa hàng có nhu cầu nhập thiết bị thì phải viết phiếu yêu cầu nhập cho chủ cửa hàng để chủ cửa hàng thông qua việc nhập thiết bị. 1.2 Gửi đơn đặt thiết bị: Khi cửa hàng đã đồng ý nhập thiết bị thì sẽ gửi đơn đặt các loại thiết bị cần nhập gửi cho nhà cung cấp. 1.3 Kiểm tra hàng: Khi nhà cung cấp mang hàng đã đặt mua đến thì cửa hàng sẽ phải kiểm tra hàng do nha cung cầp mang đến xem có đúng như trong đơn đặt hàng không. 1.4 Lập phiếu nhập: Chức năng này được thực hiện sau khi đã kiểm tra hàng nhập xong thì cửa hàng sẽ lập phiếu nhập hàng. 1.5 Nhập kho: Chức năng này thực hiện sau khi lập phiếu nhập thì cửa hàng sẽ nhập hàng vào kho và thông tin nhập kho sẽ lưu vào sổ nhập kho. 1.6 Thanh toán: Cửa hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập để làm hoá đơn thanh toán cho nhà cung cấp. 2.1 Lập báo giá: Cửa hàng sẽ lập bảng báo giá các mặt hàng có trong cửa hàng để phục vụ cho khách hàng khi có yêu cầu mua hàng. 2.2 Nhận đơn đặt hàng: Khi khách có yêu cầu mua hang trong cửa hàng thì sẽ gửi đơn đặt hàng tới cửa hàng và cửa hàng sẽ tiếp nhận những đơn đó. 2.3 Kiểm tra hàng trong kho:Chức năng này thực hiện khi cửa hàng nhận được đơn đặt hàng của khách thi sẽ kiểm tra xem trong kho còn những mặt hàng mà khách yêu cầu không. 2.4 Giao hàng: Chức năng này thực hiện khi việc kiểm tra hnàg trong kho đã thực hiện xong mặt hàng mà khách muốn mua vẫn còn thì cửa hàng sẽ giao hàng cho khách.Và sẽ cập nhật vào sổ xuất hàng 2.5 Thanh toán: Khi giao hàng cho khách thì cửa hàng sẽ viết phiếu thanh toán cho khách và có kèm theo phiếu bảo hành. 19
3.1 Lập biên lai nhận thiết bị: Khi có vấn đề gì về hàng đã bán cho khách thì khách hàng sẽ yêu cầu cửa hàng bảo hành và cửa hàng sẽ viết biên lai nhận hàng bảo hành cho khách. 3.2 Lập biên lai trả thiết bị: Khi bảo hành đã thực hiện xong thì cửa hàng sẽ viết biên lai trả thiết bị cho khách. 3.3 Ghi sổ bảo hành: Thông tin về các loại hàng được bảo hành sẽ được cửa hàng ghi vào sổ bảo hành. 3.4 Lập phiếu thanh toán bảo hành: Chức năng này được thực hiện khi khách hàng có yêucầu bảo hành mà phiếu bảo hành đã hết hạn.Thì khách hàng sẽ nhận được một phiếu thanh toán bảo hành. 4.1 Lập báo cáo: Chủ cửa hàng sẽ yêu cầu các bộ phận trong cửa hang lập báo cáo về tình hình trong cửa hàng ,hàng nhập, hàng bán ,tồn kho,bảo hành… Liệt kê các hồ sơ sử dụng: STT Kí hiệu Tên hồ sơ 1 d1 Bảng thông tin chi tiết các thiết bị 2 d2 Đơn đặt hàng 3 d3 Phiếu nhập hàng 4 d4 Sổ nhập kho 5 d5 Bảng báo giá 6 d6 Phiếu xuất hàng 7 d7 Phiếu giao hàng 8 d8 Biên lai nhận thiết bị 9 d9 Biên lai trả thiết bị 10 d10 Sổ bảo hành 11 d11 Hoá đơn bảo hành 12 d12 Báo cáo 13 d13 Sổ xuất kho Bảng 7 20