Dự án: Đề xuất giải pháp quản lý văn bản và điều hành (Edocman Plus)

Chia sẻ: Nguyen Thi Minh Tam | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

120
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mời các bạn cùng tham khảo nội dung tài liệu "Đề xuất giải pháp quản lý văn bản và điều hành - Edocman Plus" dưới đây để nắm bắt được những thông tin về Edocman Plus, mô hình tổng thể hệ thống quản lý văn bản và điều hành,... Với các bạn chuyên ngành Điện - Điện tử viễn thông thì đây là tài liệu tham khảo hữu ích.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Dự án: Đề xuất giải pháp quản lý văn bản và điều hành (Edocman Plus)

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (EDOCMAN PLUS) Trang 1/25
MỤC LỤC Trang 2/25
1. THÔNG TIN CHUNG 1.1 Tên dự án Triển khai Hệ thống quản lý văn bản và điều hành 1.2 Mục đích và phạm vi triển khai Triển khai Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho văn phòng Công ty ABC. Các phân hệ, chức năng chủ yếu cần triển khai bao gồm: Quản lý văn bản đến. Quản lý văn bản đi. Quản lý tờ trình. Quản lý giao việc, nhắc việc. Quản lý hồ sơ công việc. Quản lý lịch làm việc. Sử dụng hệ thống thông qua trình duyệt Web trên máy tính. Sử dụng hệ thống thông qua phần mềm dành riêng cho các thiết bị di động. 1.3 Phương án triển khai Để đảm bảo mỗi đơn vị có sổ công văn riêng (sổ riêng, số riêng, đảm bảo văn bản đến từ các nguồn khác nhau gửi đến (Fax, email, giấy) có thể vào sổ và tăng số riêng của đơn vị mình) sẽ triển khai mỗi đơn vị là một site riêng) Mỗi site sẽ có một CSDL riêng để đảm bảo: Maintain tốt hơn Backup/ sao lưu không ảnh hưởng đến các site khác Khi 1 trong các site có vấn đề các site khác tiếp tục hoạt động, không ảnh hưởng đến quá trình làm việc giữa các site với nhau Người dùng của các site độc lập với nhau, không truy cập vào vùng dữ liệu của nhau 1.4 Địa điểm thực hiện Địa điểm triển khai Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho Công ty ABC. Trang 3/25
2. GIỚI THIỆU VỀ EDOCMAN PLUS 2.1 eDocman Plus là gì? eDocman Plus giải pháp quản trị hệ thống thông tin cho tổ chức để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng, được xây dựng và phát triển trên nền công nghệ Cổng thông tin và cộng tác MS Sharepoint. eDocman Plus cung cấp cấp cho các tổ chức một môi trường làm việc cộng tác hiện đại, đơn giản, gần gũi và thân thiện với người sử dụng, tại bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào, người dùng đều có thể truy cập vào thông tin cần thiết, thực hiện xử lý công việc của mình.. eDocman Plus bao gồm các tính năng như: quản lý và kiểm soát tình hình xử lý công văn, hồ sơ công việc, giao việc, quản lý lịch làm việc, quản lý lưu trữ hồ sơ, số hoá tài liệu (hồ sơ công việc, hồ sơ hợp đồng, hồ sơ dự án…), quản lý thư viện tài liệu (quy trình, quy định, quy chế, biểu mẫu, hướng dẫn, tài liệu chi sẻ…), quản lý trang tin nội bộ, quản lý danh bạ điện thoại, trưng cầu ý kiến, quản lý thông báo, diễn đàn nội bộ, quản lý thư viện ảnh, video,... Đặc biệt, eDocman Plus có phiên bản COffice 1.0 chạy trên các thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh) giúp việc quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hiệu quả, linh động hơn. Với 15 năm kinh nghiệm, sản phẩm đã được trao giải Huy chương Vàng Công Nghệ Thông tin của Hội Tin học Việt Nam, được Bộ Thông tin truyền thông trao bằng khen về sản phẩm CNTT hiệu quả cao, sản phẩm eDocman Plus nằm trong TOP 20 thương hiệu nổi tiếng ASEAN năm 2013 và đạt nhiều giải thưởng lớn trong lĩnh vực CNTT. eDocman đã và đang được ứng dụng tại trên 150 cơ quan Bộ, Nghành, UBND Tỉnh/Thành/Quận/Huyện, các Sở Ban Nghành, Ngân hàng, các trường đại học và các doanh nghiệp lớn trên toàn quốc. 2.2 Lợi ích và giá trị mang lại Kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: kiểm soát được công việc cần xử lý, công việc đến hạn, quá hạn xử lý, công việc đã chuyển, đã giao cho cấp dưới, ai đang xử lý, chưa xử lý, có bị quá hạn hay không… Tăng cường khả năng cộng tác: Giup cho cac đ ́ ́ ơn vị, ca nhân th ́ ực hiên ̣ ̣ ̣ ̣ ương xuyên năm băt tiên đô, tinh hinh va cac vân đê cân trao đôi, chung môt nhiêm vu th ̀ ́ ́ ́ ̣ ̀ ̀ ̀ ́ ́ ̉ ̀ ̉ bât ky luc nao ́ ̀ ́ ̀ Trang 4/25
Giúp tổ chức chuẩn hóa được quy trình xử lý công văn, công việc một cách chặt chẽ và chuyên nghiệp. Bất cứ thông tin, tài liệu nào có thể tìm thấy được nhanh chóng khi cần. Tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tăng năng suất lao động. Tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn, sao chép... 2.3 Sự khác biệt của sản phẩm Điều hành qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh dễ dàng o Phần mềm cài đặt trên máy tính bảng, điện thoại thông minh (iPad, iPhone, Samsung Galaxy I, II, II, Tab, Note1, Note2, HTC…) o Hỗ trợ công nghệ push message: thông báo tức thời khi có công văn, công việc mới… Sử dụng giao diện web: o Không cần cài đặt phần mềm ở từng máy trạm o Không gặp rủi ro khi triển khai khi có nhiều loại máy khác nhau, nhiều phiên bản hệ điều hành khác nhau o Thời gian triển khai nhanh Bề dày trên 10 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm Quản lý và điều hành, đặc biệt có nhiều kinh nghiệm triển khai các dự án quy mô lớn cấp bộ ngành, tổng công ty lớn. Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai o Hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất: là nền tảng hệ thống tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng o Sẵn sàng cài cắm thêm các ứng dụng đáp ứng nhu cầu tin học hóa các nghiệp vụ quản lý khác về sau này. o Sẵn sàng mở rộng triển khai đến địa phương, chi nhánh, đơn vị trực thuộc… Xây dựng trên nền tảng công nghệ Cổng thông tin điện tử: Microsoft Sharepoint Foundation (phiên bản bản miễn phí) Trang 5/25
o Công nghệ được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay ở các cơ quan, tổ chức để làm nền tảng triển khai các ứng dụng quản lý nghiệp vụ, cổng thông tin điện tử (Gồm External Portal, Internal Portal)… o Tích hợp chặt chẽ với Windows và bộ Microsoft Office o Quản trị của cơ quan dễ dàng làm chủ hệ thống Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: o Chữ ký điện tử (chứng thư của đơn vị phát hành văn bản) vào văn bản đi khi được ban hành. o Hệ thống thư điện tử, Tin nhắn SMS. o Hệ thống FAX Server. o Máy quét văn bản chuyên dụng để Số hóa tài liệu. o Cổng thông tin điện tử. o Tích hợp liên thông văn bản với hệ thống QLVB khác theo:  Chỉ thị số 15/CTTTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước  Công văn 512/BTTTTƯDCNTT ngày 20 tháng 02 năm 2013 Về việc “Hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước” Khả năng tìm kiếm o Khả năng tìm kiếm toàn văn (thuộc tính bất kỳ, các tệp văn bản) o Khả năng tìm kiếm theo metadata (thuộc tính) của từng loại thông tin (công văn, tài liệu, công việc,...) o Khả năng tích hợp nhận dạng tiếng Việt để tìm kiếm toàn văn trên tài liệu được quét vào hệ thống dưới dạng ảnh (Tích hợp với ABBYY) Khả năng bảo mật: o Phân quyền bảo mật theo chức năng, quyền hạn của người sử dụng o Phân quyền bảo mật đến từng văn bản, tài liệu Trang 6/25
o Dữ liệu được mã hóa trên đường truyền 2.4 Kiến trúc giải pháp của eDocman Plus Trình diễn nội dung Hồ sơ, số hóa tài liệu Q O Liênvăn phòng FAX Capture Insights Email, SMS Site Composites Các thành phần chính của eDocman Plus bao gồm: Communities Sharepoint Platform Tích hợp Content Search Insight Ký điện Sharepoint và eD+ Framework được phân loại ra từng loại ứng dụng áp dụng cho từng mô tử eD+ Presentation là tầng thể hiện các thông tin, dữ liệu trong các ứng dụng đưa đến cho người dùng các khung nhìn khác nhau từ giao diện đồ họa, màn hình Dashboard, Trình diễn các dữ liệu trong các ứng dụng, điều hướng người dùng, tổ chức các website cho các đơn vị, bộ phận eD+ Applications là một bộ các ứng dụng được CMC Software phát triển dựa trên nền hình của đơn vị khác nhau, các nhóm ứng dụng chính bao gồm: Nhóm Môi trường cộng tác, Văn phòng số, Thư viện số, Quản lý &điều hành… eD+ Framework là một nền tảng cốt lõi xây dựng trên nền tảng của Sharepoint cho phép các ứng dụng phát triển trên Cổng thông tin điều hành nội bộ kế thừa, thông suốt, trao đổi thông tin giữa các ứng dụng, giữa các bộ phận và người dùng trong hệ thống. Các thành phần của eD+ Framework bao gồm: Điều hành công việc, Hồ sơ số hóa tài liệu và Tự động hóa quy trình nghiệp vụ eD+ Intergrated là bộ các công nghệ tích hợp giữa eDocman Plus và các hệ thống phần cứng, phần mềm khác và giữa các ứng dụng, các đơn vị trong hệ thống… như: Tích hợp Trang 7/25 Active Directory Tíchhợp với các ứngdùng bênngoài
FAX, SMS, Scaner, Capture, Liên văn phòng (trao đổi thông tin giữa các ứng dụng, các đơn vị…), các ứng dụng của doanh nghiệp khác… 2.5 Nền tảng Công nghệ áp dụng - SharePoint 2010 của Microsoft SharePoint 2010 là một nền tảng cổng thông tin điện tử và cộng tác dành cho các tổ chức.Với mỗi ngữ cảnh kinh doanh, con người làm việc cộng tác với con người, nội dung, thông tin hoặc các hệ thống ứng dụng nghiệp vụ.Nền tảng SharePoint 2010 được thiết kế nhằm giúp các cơ quán tự xây dựng riêng một giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu của mình. Nền tảng SharePoint 2010 có thể được triển khai trong nội bộ cơ quan (Intranet) hoặc bên ngoài tường lửa (extranet, Internet) nhằm cho phép cộng tác với các nhân viên, khách hàng, đối tác bằng các công cụ và tính năng tích hợp trong SharePoint 2010. SharePoint 2010 giúp bạn: Đem lại năng suất tối ưu nhất bằng cách cho phép mọi người cộng tác, làm việc cùng nhau bằng những phương pháp tối ưu và hiệu quả nhất. Thông qua PC, trình duyệt hoặc các thiết bị di động, SharePoint 2010 cung cấp những trải nghiệm trực quan, quen thuộc cũng như cho phép mọi người cộng tác một cách hiệu quả trong môi trường làm việc. Những tính năng này được mở rộng đáng kể để SharePoint Server 2010 và Microsoft Office 2010 cùng làm việc với nhau, mang lại năng suất tốt hơn khi sử dụng sản phẩm và các công cụ quen thuộc. Cắt giảm chi phí với một hạ tầng hợp nhất để cung cấp khả năng mở rộng và tính sẵn sàng. Cho dù bạn có triển khai onpremise hoặc điện toán đám mây, SharePoint Server 2010 giảm thiểu chi phí bằng cách tích hợp các tính năng cũng như cho phép tổ chức các giải pháp hợp nhất trên SharePoint để đem lại năng suất cho tổ chức. Nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh với các giải pháp linh hoạt và dễ dàng triển khai. Đối với người dùng cuối, người dùng thành thạo hoặc các chuyên gia lập trình, SharePoint 2010 cung cấp các công cụ và tính năng giúp họ có thể thiết kế và tạo ra các giải pháp kinh doanh để có thể tích hợp với các dữ liệu, công cụ và quy trình SharePoint 2010 bao gồm các thành phần chính sau đây: Trang 8/25
Sites: tính năng cơ bản này giúp nhân viên, đối tác và khách hàng có thể làm việc hiệu quả hơn ngày cả bên trong và bên ngoài tường lửa. Communities: khả năng kết nối đến các chuyên gia và tương tác, trao đổi với các đồng để tạo thành mạng xã hội bên trong doanh nghiệp. Content: thuận lợi trong việc tạo, xem xét, công khai, đăng tải nội dung phù hợp với các nguyên tắc trong tài liệu hoặc trên các trang Web. Tính năng quản lý nội dung trên SharePoint 2010 bao gồm quản lý tài liệu (Document Management), quản lý hồ sơ (Record Management) và quản lý nội dung Web (Webcontent management). Search: cho phép người dùng nhanh chóng và dễ dàng truy xuất đến các nội dung thông qua các list, site, hệ thống bên ngoài (External system) cũng như nguồn dữ liệu khác chẳng hạn các tập tin chia sẻ, Website hoặc các ứng dụng nghiệp vụ. Insights: SharePoint 2010 không chỉ nhanh chóng cung cấp và chia sẻ thông tin mà còn truy hồi các dữ liệu thô hướng đến các kết quả kinh doanh, lợi ích doanh thu trong doanh nghiệp thông qua quá trình phân tích dòng dữ liệu. Composite: cho phép tạo các giải pháp tùy ý một cách nhanh chóng mà không cần sự yêu cầu của IT. Bên cạnh đó, các nhân viên IT cần đáp ứng khả năng trao quyền sử dụng cho người dùng kinh doanh để tạo ra các ứng dụng trong khi vẫn đảm bảo tính ổn định và sẵn sàng trong môi trường SharePoint 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 3.1 Mô hình tổng thể hệ thống Mô hình tổng thể hệ thống. Lớp Thiết bị, phần mềm đầu cuối bao gồm toàn bộ các thiết bị và các phần mềm ứng dụng mà người sử dụng dùng để tương tác với hệ thống. Các thiết bị, phần mềm ứng dụng gồm: Trang 9/25
o Thiết bị đầu cuối: Máy tính để bàn, máy tính xách tay, các thiết bị cầm tay (Máy tính bảng, điện thoại thông minh); o Trình duyệt Web: IE, Firefox, Chrome, Safari…; o Các phần mềm sử dụng trong văn phòng: Word, Excel, Powerpoint, Outlook… Tầng ứng dụng: là tầng để phát triển các ứng dụng, phân hệ trong hệ thống quản trị văn phòng bao gồm: o Quản lý văn bản đến; o Quản lý văn bản đi; o Quản lý văn bản trình ký; o Quản lý văn bản nội bộ; o Quản lý công việc giao việc; o Quản lý lịch (Lịch cơ quan, lịch làm việc của ban lãnh đạo; lịch phòng họp; lịch sử dụng xe công); o Quản lý hồ sơ tài liệu. o Quản lý kho thư viện tài liệu o Quản lý thư viện ảnh / video o Quản lý thông báo nội bộ; - Lớp dịch vụ hạ tầng: cung cấp các dịch vụ về Cơ cấu tổ chức, quản lý người dùng, cơ sở dữ liệu, hệ thống email,… - Lớp các dịch vụ tích hợp: cung cấp các dịch vụ tích hợp của Hệ thống Quản trị văn phòng với các hệ thống, thiết bị khác như: Email, AD, Fax Server; Scanner; SMS Services; Thiết bị di động; … 3.2 Các phân hệ, tính năng sẽ triển khai 3.2.1 Các chức năng chung toàn hệ thống - Hệ thống cần đảm bảo triển khai trên một nền tảng công nghệ nền duy nhất, cụ thể là: Microsoft Sharepoint Foundation; Hệ thống phải có tính mở trong việc mở rộng thêm các nhu cầu quản lý khác của Văn phòng Tổng công ty ABC cũng như việc mở rộng triển khai trên quy mô toàn Tổng công ty (Đến các công ty thành viên); - Hệ thống phần mềm phải có tính thân thiện, dễ sử dụng, phải thể hiện được như một bàn làm việc ảo giúp cho Lãnh đạo, CBNV biết được các công việc phải xử lý; các lịch cần tham gia, có thể tìm kiếm nhanh thông tin từ danh bạ điện tử. Trang 10/25
- Hệ thống phải đảm bảo các khả năng phân quyền người sử dụng: + Cho phép phân quyền đến từng người, từng đối tượng cũng như từng file đính kèm trong công văn. + Cho phép tạo quyền truy cập theo cấp độ (phòng ban và nội dung). + Cho phép truy cập vào thư mục dùng chung của từng loại văn bản trên hệ thống có phân quyền theo nhóm đối tượng. - Tích hợp với hệ thống email, hệ thống tin nhắn SMS để cho phép người sử dụng có thể nhận được các thông báo, cảnh báo, nhắc việc; - Tích hợp với máy quét văn bản tốc độ cao để đưa văn bản vào hệ thống một cách nhanh chóng và dễ dàng; - Hệ thống phải có ứng dụng thiết kế riêng cài đặt chạy trên thiết bị di động (tối thiểu phải chạy trên các máy tính bảng, điện thoại thông minh chạy hệ điều hành iOS (từ iOS 4 trở lên) và Android (từ Android 2.3.3 trở lên) như iPad, iPhone, Samsung Galaxy Tab, Note I, Note 2…: + Cho phép nhận push message thông báo khi có công văn, công việc mới đến trên thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh), khi click vào thông báo mới đó có thể mở xem chi tiết công văn được thông báo; + Cho phép hiển thị danh sách công văn cần xử lý; + Cho phép hiển thị lịch làm việc của cơ quan; + Cho phép chuyển lại phiếu xử lý công văn, cho người sử dụng đã chuyển / giao cho mình; + Cho phép xem thông tin chi tiết phiếu xử lý, nội dung, tệp đính kèm công. + Cho phép tra cứu, tìm kiếm toàn văn trên văn bản, tài liệu khi cần; + Cho phép xem lịch sử xử lý công văn. + Ghi ý kiến chỉ đạo xử lý công văn. + Chuyển xử lý công văn. 3.2.2 Quản lý văn bản đến - Cho phép quản lý nhiều sổ công văn với hệ thống số công văn tăng theo từng sổ; - Cho phép người sử dụng có thể quét nội dung, nhập các thuộc tính (metadata) của Trang 11/25
công văn, tài liệu và đưa thẳng lên hệ thống mà không phải thực hiện các thao tác quét, lưu lên máy cá nhân, upload lên hệ thống; Cho phép tự động tách, phân loại theo mã vạch hoặc theo trang trắng, số trang cố định cho các tài liệu khi quét lên hệ thống; - Cho phép chỉnh sửa, bổ sung thông tin văn bản; - Cho phép lưu văn bản đã xóa vào thùng rác của hệ thống để văn thư sẵn sàng phục hồi lại khi cần; - Cho phép đình kèm nhiều văn bản khác nhau vào văn bản đến từ máy tính tải lên hoặc từ các kho văn bản khác trên hệ thống; - Cho phép đưa văn bản vào kho văn bản dùng chung để phục vụ việc khai thác sử dụng cho người dùng cuối; - Cho phép đưa văn bản đến vào hồ sơ tài liệu như Hồ sơ công việc, hoặc hồ sơ cá nhân; - Cho phép thu hồi lại văn bản trong trường hợp chuyển nhầm; - Cho phép hiển thị danh sách các văn bản cần xử lý trong hạn, quá hạn; - Cho phép xem được danh sách văn bản chưa xử lý, đang xử lý; - Hệ thống tự động sinh Phiếu xử lý văn bản để lưu toàn bộ thông tin trong quá trình xử lý gồm: ý kiến chỉ đạo, ý kiến tham gia, ý kiến xử lý; thông tin của các cá nhân, đơn vị đã tham gia xử lý. - Cho phép đính kèm báo cáo hoặc các văn bản liên quan vào Phiếu xử lý văn bản; - Cho phép chuyển tiếp, giao cho người khác xử lý văn bản theo quy trình; - Gửi thông báo có công việc xử lý văn bản đến mới cho người dùng qua đường email; - Gửi thông báo có công việc xử lý văn bản đến mới cho người dùng qua đường SMS; - Gửi thông báo có công việc xử lý văn bản đến mới cho người dùng vào thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh) qua công nghệ Push Message; - Cho phép phân xử lý văn bản đến theo quy trình và cơ cấu tổ chức, tự động tạo Phiếu xử lý công việc khi phân xử lý văn bản đến Cho một cá nhân nào đó; - Cho phép phân xử lý bổ sung văn bản đến khi cần; - Cho phép in sổ văn bản đến theo quy định của Cục văn thư lưu trữ; - Cho phép Thống kê báo cáo tổng hợp tình trạng xử lý văn bản theo thời gian, đơn vị Trang 12/25
xử lý, người xử lý… - Cho phép Thống kê báo cáo chi tiết tình trạng xử lý văn bản quá hạn xử lý theo thời gian xử lý văn bản; đơn vị xử lý văn bản; người xử lý văn bản…; - Cho phép tra cứu được văn bản đến theo nhiều chiều khác nhau như năm, tháng, loại văn bản, độ khẩn… - Cho phép Tìm kiếm văn bản đến theo bất cứ thuộc tính nào hoặc chi tiết từng thuộc tính của văn bản đến. - Cho phép ban lãnh đạo có thể tra cứu, tìm kiếm văn bản ngay trên các thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh); - Cho phép quản lý được tiến độ xử lý biết được ai đang xử lý, chưa xử lý, bị quá hạn… - Cho phép lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến. - Cho phép ban lãnh đạo có thể chỉ đạo, điều hành ngay trên các thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh); 3.2.3 Quản lý văn bản đi / văn bản phát hành - Cho phép người sử dụng có thể quét nội dung văn bản, nhập các thuộc tính metadata của văn bản, tài liệu và đưa thẳng lên hệ thống mà không phải thực hiện các thao tác quét, lưu lên máy cá nhân, upload lên hệ thống. - Cho phép chọn các sổ văn bản đi khi quét và nhập lên hệ thống; - Cho phép liên kết văn bản dự thảo vào văn bản phát hành; - Cho phép đưa văn bản vào các hồ sơ dưới dạng liên kết hoặc bản copy - Cho phép tạo liên kết với Văn bản đến và văn bản dự thảo đã được phê duyệt. - Cho phép đính kèm các tệp liên quan của văn bản đi. - Cho phép đưa văn bản vào kho văn bản dùng chung để phục vụ việc khai thác sử dụng cho người dùng cuối; - Cho phép phân xử lý văn bản theo quy trình và cơ cấu tổ chức; - Hệ thống phải tự động tạo Phiếu xử lý công việc khi phân xử lý văn bản Cho một cá nhân nào đó. - Gửi thông báo có công việc xử lý văn bản mới Cho người dùng qua đường email, Trang 13/25
SMS. - Gửi thông báo có công việc xử lý văn bản mới Cho người dùng qua đường Push Message vào phần mềm cài trên thiết bị di động. - Cho phép lãnh đạo các cấp có thể phê duyệt và cho ý kiến chỉ đạo, điều hành; - Cho phép ban lãnh đạo có thể chỉ đạo, điều hành ngay trên các thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh); - Cho phép tra cứu văn bản đi theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị soạn thảo, người soạn thảo,… - Cho phép Tìm kiếm văn bản đi theo bất cứ thuộc tính nào văn bản. - Cho phép in báo cáo thống kê sổ văn bản đi theo quy định của Cục văn thư lưu trữ. 3.2.4 Quản lý văn bản dự thảo - Cho phép tải (upload) tệp nội dung toàn văn của văn bản dự thảo - Cho phép soạn thảo văn bản dự thảo từ phần mềm MS Word và tự động lưu trực tiếp lên hệ thống tệp nội dung văn bản; - Hệ thống phải tự động sinh Mã của văn bản dự thảo đi theo quy định của tổ chức VD: /VBTK/; - Cho phép người soạn thảo có thể xem lại, chỉnh sửa được văn bản đã soạn thảo; - Cho phép trình ký văn bản theo quy trình, cơ cấu tổ chức; - Cho phép người duyệt có thể phê duyệt, chỉnh sửa, tử chối văn bản dự thảo; - Cho phép lãnh đạo các cấp có thể phê duyệt và cho ý kiến chỉ đạo, điều hành trên máy tính; - Cho phép ban lãnh đạo có thể chỉ đạo, điều hành ngay trên các thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh); - Cho phép theo dõi được văn bản dự thảo, ai đã duyệt, đang duyệt, chưa duyệt… - Cho phép lưu vết toàn bộ quá trình trình ký văn bản. - Gửi thông báo có công việc yêu cầu duyệt văn bản mới cho người dùng qua đường email. - Gửi thông báo có công việc yêu cầu duyệt văn bản mới cho người dùng qua đường SMS; Trang 14/25
- Gửi thông báo có công việc yêu cầu duyệt văn bản mới cho người dùng vào thiết bị di động (Máy tính bảng, điện thoại thông minh) qua công nghệ Push Message; - Cho phép chỉnh sửa các thuộc tính của văn bản dự thảo. - Cho phép chỉnh sửa nội dung của văn bản dự thảo ở các cấp từ người trình, người duyệt trực tiếp bằng phần mềm MS Word, Excel mà không cần phải tải về máy tính cá nhân, sau đó chỉnh sửa và upload lên hệ thống. - Cho phép quản lý các phiên bản (các lần trình khác nhau của cùng một vấn đề trình) của văn bản dự thảo sau mỗi lần chỉnh sửa, người sử dụng có thể xem lại các bản chỉnh sửa trước đó; - Cho phép người soạn thảo có thể khôi phục lại được các phiên bản soạn thảo trước đó khi cần; - Cho phép đính kèm các văn bản liên quan khi trình ký văn bản. - Cho phép đưa văn bản vào hồ sơ công việc, hồ sơ cá nhân dưới dạng bản copy hoặc bản liên kết. - Cho phép văn thư có thể ban hành văn bản đi từ dự thảo đã được phê duyệt mà không cần nhập lại các thuộc tính của văn bản; - Cho phép xem và in các loại báo cáo theo dõi tình trạng phê duyệt văn bản. - Cho phép tra cứu văn bản dự thảo theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị soạn thảo, người soạn thảo,… - Cho phép Tìm kiếm văn bản dự thảo theo bất cứ thuộc tính nào hoặc chi tiết từng thuộc tính của văn trình ký. - Cho phép tìm kiếm toàn văn trong các file tài liệu dưới dạng văn bản như Word, Excel, PowerPoint, PDF… - Cho phép ban lãnh đạo có thể tra cứu, tìm kiếm văn bản ngay trên các thiết bị di động (máy tính bảng, điện thoại thông minh) ; 3.2.5 Quản lý giải quyết công việc - Cho phép xem được danh sách công việc cần xử lý, công việc quá hạn theo người giao, hạn xử lý...; - Cho phép tra cứu được danh sách công việc phải theo dõi theo người xử lý;hạn xử lý; tình trạng quá hạn…; Trang 15/25
- Cho phép tạo mới giao việc, lập kế hoạch thực hiện các công việc… và cho phép đính kèm các văn bản liên quan từ máy tính cá nhân hoặc các văn bản trên hệ thống; - Người tạo công việc có quyền chỉnh sửa thông tin tạo mới của Phiếu giao việc đã tạo; - Người chủ trì xử lý được cập nhật các thông tin sau: % Hoàn thành; Tình trạng xử lý; Ngày kết thúc; - Cho phép đưa Phiếu giao việc vào hồ sơ công việc để phục vụ việc lưu trữ tập trung theo Hồ sơ; - Người được phân quyền xóa có thể Xóa công việc mình có quyền nhìn thấy; - Khi xóa Phiếu giao việc là đưa vào Thùng rác của hệ thống chứ chưa xóa khỏi CSDL của hệ thống; - Cho phép người sử dụng có thể xem, khôi phục được các phiếu giao việc đã xóa; - Mọi đối tượng tham gia xử lý Phiếu giao việc đều có quyền cập nhật ý kiến tham gia xử lý của mình vào trường "Ý kiến xử lý", thông tin trong trường này hiển thị như sau: o Nội dung thông tin o Người nhập; thời gian nhập - Người giao việc có thể mở lại công việc có tình trạng = "Đã hoàn thành" khi chưa chấp nhận kết quả xử lý công việc bằng cách chỉnh sửa tình trạng = "Đang xử lý" và nhập ý kiến vào trường “ý kiến xử lý”; - Cho phép Tìm kiếm theo các thuộc tính và nội dung (full text search) của Phiếu giao việc - Cho phép xem và tra cứu được tiến độ xử lý công việc; 3.2.6 Lập và quản lý hồ sơ công việc - Cho phép lập và quản lý các loại hồ sơ khác nhau theo nhu cầu sử dụng của tửng bộ phận như Hồ sơ công việc, hồ sơ dự án… Hồ sơ hoàn thiện gồm: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, trạng thái hồ sơ; nơi lưu bản gốc… - Cho phép phân quyền cho các đối tượng liên quan đến hồ sơ; - Cho phép Phân quyền để tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ; - Cho phép tải (upload) các văn bản tài liệu vào hồ sơ (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau: pdf, ps, tif, gif, jpeg, html, rft, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx,...) Trang 16/25
- Cho phép người dùng có thể liên kết, copy các công việc, văn bản, tài liệu trên hệ thống vào hồ sơ; - Cho phép người sử dụng có thể đưa được các văn bản liên quan từ máy tính cá nhân lên hồ sơ; - Cho phép người dùng được phân quyền có thể cộng tác, chỉnh sửa các tài liệu trong hồ sơ; - Cho phép người dùng hủy phân quyền có thể cộng tác, chỉnh sửa các tài liệu trong hồ sơ; - Cho phép tra cứu hồ sơ, tài liệu; - Cho phép tìm kiếm được hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau ; - Cho phép tìm kiếm toàn văn trong các file tài liệu dưới dạng văn bản như Word, Excel, PowerPoint, PDF… 3.2.7 Quản lý thông báo - Cho phép tạo thông báo mới khi đã được Lãnh đạo phòng / ban duyệt; - Cho phép cập nhật thông báo trong trường hợp cần điều chỉnh; - Cho phép xóa các thông báo cũ hoặc không cần sử dụng; - Cho phép công bố cho toàn bộ NSD được quyền vào xem; - Cho phép toàn bộ người sử dụng xem các thông báo đã được công bố rộng rãi trên trang chủ; 3.2.8 Quản lý lịch: lịch cơ quan, lịch sử dụng phòng họp, lịch sử dụng xe công, lịch cộng tác của cá nhân - Cho phép nhập mới lịch; - Cho phép chỉnh sửa thông tin lịch đã nhập khi cần hiệu chỉnh hoặc bổ sung thông tin; - Cho phép xóa lịch đã tạo; - Cho phép công bố lịch cho toàn bộ NSD trên hệ thống; - Cho phép người sử dụng xem các lịch đã được công bố. - Cho phép tìm kiếm lịch theo một số điều kiện. 3.2.9 Quản lý kho tài liệu dùng chung - Cho phép lập và quản lý các loại kho văn bản dùng chung trên toàn hệ thống như: Văn Trang 17/25
bản pháp quy, quy trình, quy định, biểu mẫu, hướng dẫn… - Cho phép tải (upload) tệp nội dung toàn văn của văn bản đi (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau: pdf, ps, tif, gif, jpeg, html, rft, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx,...). - Cho phép người được phân quyền có thể sửa được thuộc tính, nội dung của văn bản dùng chung; - Cho phép phân quyền để xóa văn bản, tuy nhiên chỉ đưa vào Thùng rác để còn phục hồi lại khi cần; - Cho phép tra cứu văn bản dùng chung theo nhiều chiều khác nhau: năm, tháng, đơn vị ban hành,… - Cho phép tìm kiếm toàn văn với các văn bản dưới dạng TEXT; 3.2.10 Phân hệ quản trị hệ thống - Cho phép người quản trị hệ thống thêm, sửa, xóa người dùng người dùng trong hệ thống. - Cho phép người quản trị hệ thống thêm, sửa, xóa nhóm người dùng người dùng trong hệ thống. - Cho phép thiết lập phân quyền người dùng /nhóm người dùng (ai có thể xem, sửa, xóa, cập nhật, phê duyệt ...) trên toàn hệ thống hoặc trong từng phân hệ hay trên từng thư mục, tài liệu, danh mục… - Cho phép người quản trị Nội dung có toàn quyền xem văn bản trong Hệ thống. - Cho phép quản trị thiết lập tính năng sao lưu định kỳ toàn phần (Fullbackup), sao lưu định kỳ phần thay đổi (Differentialbackup); - Cho phép quản trị thực hiện sao lưu thủ công toàn bộ dữ liệu (Fullbackup), phần thay đổi (Differentialbackup); - Cho phép quản trị hệ thống khôi phục toàn phần dữ liệu khi có sự cố. - Cho phép quản trị hệ thống thiết lập nơi lưu trữ bản backup; - Cho phép quản trị hệ thống dễ dàng tùy biến các quy trình luân chuyển và xử lý văn bản; 3.2.11 Các tính năng tích hợp Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email; Trang 18/25
Tích hợp Scanner để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống; Tích hợp Fax để gửi và nhận Fax khi ban hành văn bản đi hoặc và văn bản đến; Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS; Phiên bản phần mềm trên máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy, Kindle Fire) Tích hợp bộ MS Office (Word, Excel, Outlook ...) để khai thác, soạn thảo, chỉnh sửa văn bản, tài liệu… Khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Computer 3.3 Công nghệ sử dụng Môi trường và phần mềm hệ thống: Hệ điều hành: Hoạt động trên môi trường Windows Server 2008 64 bit trở lên Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2008 R2 trở lên. Công nghệ nền: Sử dụng công nghệ Sharepoint Foundation của Microsoft để làm nền tảng phát triển ứng dụng. Ngôn ngữ lập trình: Microsoft C# Nguồn xác thực người sử dụng: A Giải pháp nền tảng: Giải pháp hệ thống thông tin quản trị eDocman Plus Môi trường sử dụng hệ thống cho người dùng cuối: Sử dụng hệ thống thông qua trình duyệt web(Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari) trên máy tính. Sử dụng hệ thống thông qua các thiết bị di động như Smart Phone, máy tính bảng (iPad, Samsung Gallay Tab…) 3.4 Mô hình triển khai 3.4.1 Mô hình triển khai hệ thống Trang 19/25
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành sẽ được triển khai cài đặt tại trụ sở chính của tổ chức; Người sử dụng sẽ kết nối đến hệ thống qua mạng LAN / mạng WAN hoặc mạng Internet thông qua trình duyệt Web trên máy tính hoặc ứng dụng cài đặt trên máy tính bảng, điện thoại thông minh. Với số lượng khoảng 100 người sử dụng thì cần có một hệ thống đáp ứng được tốc độ xử lý ít nhất trong thời gian 05 năm và đảm bảo độ sẵn sàng cao (khi một trong các máy chủ bị lỗi thì hệ thống phải đảm bảo vẫn hoạt động bình thường trong quá trình khắc phục). Tuy nhiên cần phải tối ưu hóa để tiết kiệm chi phí nhất có thể. Mô hình triển khai hệ thống Với mô hình triển khai trên, hệ thống sẽ cần 02 máy chủ vật lý để thực hiện ảo hóa ra 04 máy chủ ảo. Trong đó mỗi máy chủ vật lý sẽ ảo hóa làm 02 máy chủ ảo: 01 máy chủ ảo đóng vai trò máy chủ web + ứng dụng. 01 máy chủ ảo đóng vai trò cơ sở dữ liệu. 02 máy chủ ảo đóng vai trò máy chủ Web và ứng dụng sẽ được cấu hình cân bằng tải và 02 máy chủ ảo đóng vai trò máy chủ cơ sở dữ liệu sẽ được cấu hình Clustering hoặc Mirroring. 3.4.2 Yêu cầu về máy chủ Để đáp ứng mô hình triển khai như trên thì cần 02 máy chủ vật lý, cấu hình tối thiểu mỗi máy chủ vật lý: o CPU: 1 x CPU 6 Cores o HDD: 5 x 300GB 10K RPM,6Gbps SAS 2.5 " o RAM: 32 GB 3.4.3 Yêu cầu phần mềm hệ thống cài đặt trên máy chủ: Microsoft Windows Server 2008 Standard R2: 02 bản Microsoft SQL Server 2008 Standard R2: 02 bản Microsoft Sharepoint Foundation 2010 (Phiên bản miễn phí) 3.4.4 Yêu cầu về thiết bị đầu cuối Máy tính để bàn, máy tính xách tay Trang 20/25