Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý: Phần 2 - TS. Trần Thị Song Minh

Chia sẻ: Túcc Vânn | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:336

Thêm vào BST

Báo xấu

39
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 2 cuốn sách giáo trình "Hệ thống thông tin quản lý" trình bày các nội dung: Hệ thống cử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống hỗ trợ ra quyết định, hệ thống thôn tin tài chính, hệ thống thông tin marketing, hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh, hệ thống thôn tin nguồn nhân lực, các hệ thống thôn tin tích hợp trong kinh doanh,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý: Phần 2 - TS. Trần Thị Song Minh

Chương 7 HỆ THÓNG X Ử LÝ GIAO DỊCH Nội d un g tóm tắt 7.1. T ổng quan về hệ thống xử lý giao dịch 7.2. Các ứng dụng xừ lý giao dịch 7.3. V ấn đề kiểm soát và quản lý hệ thống xử lý giao dịch M ục đích Sau khi học xong chươ ng này, người học cần đạt được các yêu cầu sau đây: 1. X ác định được các hoạt động cơ bàn và các m ục tiêu chung của các hệ thống x ử lý giao dịch. 2. M ô tả được các yếu tố đầu vào, đầu ra và x ử lý của hệ thống xử lý giao dịch trong m ột số nghiệp vụ điển hình: x ử lý đơn hàng, m ua hàng và kế toán. 3. Ý thức được nhu cầu về phương án dự phòng và kế hoạch phục hồi sau sự cố hệ thống xử lý giao dịch. 7.1. T Ổ N G Q U A N V È H Ệ T H Ố N G x ử LÝ G IA O DỊC H Hệ thông thông tin trợ giúp Thông tin lãnh đạo Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống xử lý giao dịch Dữ liệu Hình 7-1. Các hệ thống thông tin theo mức hỗ trợ ra quyết định. H ệ thống xử lý giao dịch được xem như hệ thống cơ sở cùa tất cà các hệ thống thông tin khác, nó cung cấp dữ liệu cho các hệ thống thông tin 171
quản lý, hộ thống thông tin trạ giúp ra quyết định và một số HTTT khác dc các hệ thống này đạt được mục tiêu đề ra (hình 7.1). Khi dịch chuyển từ Hệ thống xử lý giao dịch lên các HTTT bèn trên, tính thù tục giảm dần, nhưng mức độ hỗ trợ ra quyết định tăng lên. H ệ thống xử lý giao dịch (TPS- Transaction Processing System ) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các C SD L và các thiết bị để ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành. Các hệ thống loại này được đưa vào sừ dụng từ những năm 50 với mục đích chính là giảm chi phí giao dịch bàng cách tự dộng hóa nhiều hệ thống nghiệp vụ. D úng như tên gọi cùa hệ thống, hệ thống xử lý giao dịch xừ lý các dữ liệu phát sinh từ các giao dịch m à tồ chức thực hiện với khách hàng (bán hàng) hoặc với nhà cung cấp (m ua hàng) hoặc với những người cho vay (vay dài hạn) hoặc với chính nhân viên cùa tồ chức (tạm ứng). Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cá các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động cùa tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như xử lý lương, lập dơn đặt hàng, hỏa dơn bán hàng, theo dõi khách hàng (hình 7-2). H ìn h 7-2. M ô hìn h hệ th ố n g x ứ lý g iao d ịc h . 172
7.1.1. C ác đặc trung cúa hệ thống xử lý giao dịch Tất cả các hệ thống xử lý giao dịch đều có những đặc điềm chung sau đây: - X ử lý nhanh và hiệu quà một khối lượng lớn dữ liệu đầu vào và đầu ra; - Thực hiện hiệu chinh chính xác dữ liệu nham đàm bào rằng các dữ liệu được lưu giữ trong hệ thống là chính xác và có tính cập nhật nhất; - Trong hệ thống xừ lý giao dịch luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề liên quan den an toàn hệ thống; - Hệ thống xừ lý giao dịch hồ trợ hoạt động tác nghiệp của nhiều phòng ban bộ phận nên rủi ro xáy ra đối với những hệ thống này có thê ảnh hưcỳng nghicni trọng den hoạt dộng cùa tô chức. 7.1.2. C ác hoạt động xử lý giao dịch T ất cả các hệ thống xừ lý giao dịch dều thực hiện những hoạt động xử lý dữ liệu cơ bản, the hiện bằng chu trình xử lý giao dịch sau: thu thập dữ liệu, kiểm tra d ữ liệu, hiệu chình d ữ liệu, xử lý dữ liệu, lun trữ dữ liệu và tạo báo cáo (I lình 7-3). H ìn h 7-3. C á c h o ạ t đ ộ n g c ơ b à n củ a hệ th ố n g x ử lý giao dịch. 173
Giai đoạn thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu là quá trình thu thập tất cả các dữ liệu cần thết để hoàn tát giao dịch. Q uá trình thu thập dữ liệu có thể được thực hiện thù công (dùng bàn phím ) hoặc tự động (dùng các máy quét và hệ thống POS) để thu thập dữ liệu vào hệ thống. Đọc m ã vạch UPC bằng thiết bị quét sẽ nhanh và chính xác hom rất nhiều so với việc nhập dữ liệu từ bàn phím bởi nhân viên bán hàng. Sau khi quét mã vạch cùa một mặt hàng, hệ thống POS sẽ tra cứu giá cùa mặt hàng đó trong CSD L giá cả, trên cơ sờ đó lập và in hóa đơn cho khách hàng. Các dữ liệu khác về giao dịch bán hàng như số lượng, đom giá bán, ngày bán... cũng được hệ thống cập nhật vào CSD L hàng tồn kho và CSD L bán hàng. CSDL hàng tồn kho sau đó được sừ dụng để lên các báo cáo cành báo các nhà quản lý hàng tồn kho lập đom đặt hàng mới và CSDL bán hàng sẽ được dùng cho phân tích kinh doanh của tổ chức (Hình 7-4). Hình 7-4. Hệ thống xử lý giao dịch POS. Giai đoạn kiêm tra dữ liệu Kiểm tra dữ liệu được thực hiện nhằm xác định tính hợp lệ và tính đầy đủ của dữ liệu, nhàm xác định những vấn đề có thể xảy ra đối với dữ liệu. 174
Giai đoạn hiệu chình dữ liệu H iệu chinh dữ liệu là hoạt động hết sức cần thiết, đó có thể là việc gõ lại các d ữ liệu đã gõ sai trước đó vào hệ thống. Giai đoạn xử lý dữ liệu G iai đoạn xử lý dữ liệu thực hiện tính toán và các xử lý khác liên quan đến các giao dịch nghiệp vụ như sáp xếp, tính toán, tồng hợp dữ liệu theo các chi tiêu khác nhau. Giai đoạn lưu trữ dử liệu Lưu trữ dữ liệu là hoạt động cập nhật vào m ột hay nhiều cơ sở dừ liệu các giao dịch m ới, các dĩr liệu này lại có thể được xừ lý tiếp theo bời các hệ thống khác như H TTT quàn lý hay H TTT trợ giúp ra quyết định. Giai đoạn lạo các tài liệu nghiệp vụ G iai đoạn cuối cùng cùa chu kỳ xử lý giao dịch là tạo tài liệu, đó có thể là các bảng kê hay báo cáo ở dạng sao cứng (in ra giấy) hay sao mềm (đưa ra m àn hình). 7.1.3. C ác chế độ xử lý giao dịch M ộ t trong những điểm cơ bản nhất để phân biệt sự khác nhau giữa các ứng dụng m áy tính là cơ chế xử lý: xử lý theo lô hay xử lý theo thời gian thực. - X ử lý theo lô (Batch Processing), theo đó dữ liệu được tập hợp lại và được xử lý định kỳ; - X ử lý theo thời gian thực hay xử lý trực tuyến (O LTP - O nline T ransaction Processing), theo đó dữ liệu được xử lý ngay tại thời điểm xày ra giao dịch. T rong thời kỳ trước đây, tất cả các ứng dụng đều xử lý theo lô. Tổ chức “ d ồ n ” các giao dịch thành bó, sau đó xử lý cả bó giao dịch mỗi lần. Ví dụ, hàng ngày, các giao dịch xuất nhập kho đuợc lập chứng từ trên giấy tờ. Cuối mỗi ngày, sau khi đã kết thúc các hoạt động liên quan, chúng từ mới được nhập vào máy tính và được lưu trừ trên các thiết bị mà m áy tính cỏ thể truy cập được sau này. Các thiết bị nhớ này sau đó được chuyển về trung tâm máy tính và dữ liệu tồn kho được cập nhật vào tệp hàng tồn kho chính 175
thông qua việc x ử lý ‘b ó ’ giao dịch trong ngày. Vào đầu ngày hôm sau, tệp hàng tồn kho chính đã hoàn toàn được cập nhật và sẵn sàng cho quá trình lên báo cáo tồn kho theo yêu cầu. M ột trong những vấn đề lớn nhất của chế độ xử lý theo lô là độ trễ về thời gian, trước khi tệp chính được cập nhật. Cụ thể, chi vào thời điềm đầu ngày, tệp hàng tồn kho chính mới được coi là cập nhật nhất, còn tất cà các thời điêm khác trong ngày, tô chức thực sự không thổ kiểm soát dược chính xác tình trạng tồn kho. T rong x ử lý theo lô thì khoáng thời gian cần thiết dề tích luỹ dữ liệu vào “lô” dài hay ngan tuỳ thuộc vào nhu cầu của người sứ dụng hệ thống: có thể là tần xuất ngày đối với nhu cầu xử lý hóa đơn bán hàng và thanh toán của khách hàng phục vụ nhu cầu theo dõi công nợ phải thu cùa khách hàng; hoặc tần xuất hai tuần m ột lần đối với hộ thống xừ lý lương. N hư vậy, đặc điềm cơ bản của hình thức xử lý theo lô là có một khoảng cách về thời gian từ khi xảy ra giao dịch cho tới khi chúng được xử lý để cập nhật dữ liệu cho tổ chức. Sau này, khi công nghệ phát triển, hình thức xử lý trực tuyến được phát triển đề giải quyết vấn đề độ trễ về thời gian. Với hình thức xử lý trực tuyến các giao dịch được xứ lý ngay lập tức, không có thời gian trễ như trong trường hợp xử lý theo lô. Mỗi giao dịch đều được nhập trực tiếp vào trong m áy tính, khi nó phát sinh và chương trình xử lý giao dịch sẽ thực hiện ngay chức năng xử lý cần thiết và cập nhật ngay các dữ liệu về giao dịch vào tệp chính trong thời gian cực ngắn. N hư vậy, dữ liệu trong hệ thống trực tuyến luôn phàn ánh tinh trạng hiện thời, m ang tính cập nhật nhất. Trong ví dụ về hàng tồn kho trên đây, tổ chức luôn kiểm soát dược tình trạng tồn kho cùa m inh vào mọi thời điểm trong xừ lý trực tuyến.. N hững hệ thống xừ lý trực tuyến có những ưu điểm nổi bật và rất cần thiết cho các loại hình tổ chức kinh doanh có nhu cầu cập nhật nhanh dữ liệu nghiệp vụ như các hãng hàng không hay đầu tư chứng khoán. T uy nhiên, không phải tất cả các hệ thống ứng dụng m áy tính ngày nay đều là hệ thống trực tuyến vì hai lý do: ( 1) chi phí cho ứng dụng trực tuyến cao, còn chi phí cho ứng dụng xử lý theo lô thấp hom cho việc nhập liệu cũng như xừ lý: ( 2 ) có những ứng dụng m à ở đó hình thức xử lý theo lô vẫn là truyền thống và chấp nhận được. 176
M ột hình thức thứ ba có thề dược sừ dụng trong Hộ thống xừ lý giao dịch là hình thức nhập dữ liệu theo thời gian thực nhưng xử lý trỗ. một dạng dung hoà giữ a hai hình thức xừ lý trên. Việc quyết định chế độ xử lý cho m ột ứng dụng m áv tính là quá trinh cân nhăc giữa chi phí và tính cập nhật cùa thông tin. Lựa chọn hình thức xử lý nào cho các ứng dụng xử lý giao dịch là tuỳ thuộc vào mục tiêu cụ thể của tô chức, m iễn là phù họp và hiệu quà. Xu thc chung hiện nay là phát trien các úng dụng nhập liệu trực tuyến và phần lớn sừ dụng xử lý trực tuyến. 7.1.4. M ục tiêu ciia các hệ th ố n g x ử lý giao d ịch Với vai trò và vị trí quan trọng cùa các Hệ thống xử lý giao dịch, các tô chức thường dặt ra các m ục tiêu cụ thê cho hộ thống này như sau: - X ứ lý các dữ liệu liên quan đến các giao dịch: T hu thập, xừ lý, lưu trữ và tạo ra các tài liệu liên quan đến các hoạt động kinh doanh hay lặp lại, có tính chu kỳ. - Duy trì một sự chính xác cao cho các dữ liệu được thu thập và xứ lý bới hệ /hống: N hập và xừ lý d ữ liệu chính xác, không có lỗi là m ục tiêu của bât cứ hệ thống xử lý giao dịch nào nham tránh lãng phí về thời gian và sức lực cho việc hiệu chỉnh d ữ liệu. - Đàm bào lính loàn vẹn cùa dữ liệu và thởng tin'. T ất cả các dữ liệu và thông tin được lưu trừ trong các C S D L cần phái chính xác, m ang tính cập nhật và phù hợp. - Dạm bcio cung cấp kịp thời các tài liệu và báo cáo: Các hệ thông xừ lý giao dịch tự dộng hóa giúp giảm đáng kế thời gian thực hiện và xừ lý các giao dịch nhờ vậy tổ chức có cơ hội nâng cao lợi nhuận (nhận dư ợc thanh toán của khách hàng sớm hơn, cải thiện dòng tiền cùa tổ chức...) - Tăng hiệu quà lao động: S ử dụng hệ thống xử lý giao dịch tự động hóa nhằm m ục đích giảm nhu cầu về nhân lực x ừ lý giao dịch và các trang thiêt bị làm việc. - Tạo ra các hình thức dịch vụ gia lăng giá trị: Đ ây là m ột trong các mục tiêu m à tổ chức đặt ra cho tất cá các hộ thống xử lý giao dịch, ví dụ với các hộ thống trao dổi dừ liệu điện tử ED I, các khách hàng có thê tiến hành đặt hàng qua theo con dư ờng điện từ thay vì hình thức đặt hàng truyền thống thường rất làu và ihiếu chính xác. 177
- Giúp xây dựng và duy trì sự tín nhiệm cùa khách hàng: Các hệ thống xử lý giao dịch tự động hóa thường là phương tiện để khách hàng thực hiện giao dịch của m ình và chính hình thức giao dịch này sẽ đem lại sự hài lòng cùa khách hàng và khuyến khích sự quay lại cùa họ. Tuỳ thuộc vào đặc điểm và chiến lược cùa tồ chức mà các mục tiêu trên đối với hệ thống xử lý giao dịch có thể có mức độ quan trọng khác nhau. Khi đáp ứng được các mục tiêu trên, các hệ thống xừ lý giao dịch có thể hỗ trợ các m ục tiêu cùa tổ chức như: G iảm chi phí, tăng năng suất và chất lượng cũng như sự hài lòng của khách hàng, thực hiện các hoạt động kinh doanh có hiệu quả hom. 7.2. CÁC ỨNG DỤNG x ử LÝ GIAO DỊCH Trong hoạt động kinh doanh của m ột tổ chức doanh nghiệp, có rất nhiều loại hình ứng dụng xừ lý giao dịch khác nhau. Sau đây là hai hệ thống xừ lý giao dịch điển hình trong số rất nhiều hệ thống xử lý giao dịch thường có trong m ột tổ chúc doanh nghiệp: hệ thống xử lý đơn hàng (hình 7-5), xử lý giao dịch m ua hàng (hình 7-6). 7.2.1. Hệ thống xử lý đon hàng Trong m ột hệ thống xử lý đơn hàng trực tuycn (O nline O rder Processing Sytsem ), khi nhận được đơn đặt hàng (trực tiếp hoặc qua thư hay điện thoại), bộ phận bán hàng sẽ nhập thông tin vào hệ thống. Việc nhập thông tin về đơn hàng có thể được thực hiện bời nhân viên bán hàng hoặc bàng thiết bị POS. Hệ thống xử lý giao dịch sau đó sẽ cập nhật tệp số liệu liên quan và in hóa đơn. Mỗi giao dịch bán hàng thư ờng tương tác với nhiều tệp dữ liệu trên hệ thống m áy tính: tệp khách hàng, tệp bán hàng, tệp đon giá, hay tệp hàng tồn kho. N goài hóa đon, hệ thống xử lý đơn hàng còn có thể tạo ra hàng chục báo cáo và tài liệu nghiệp vụ khác. Ví dụ hệ thống kiểm tra tình trạng tín dụng của khách hàng và sẽ từ chối giao dịch bán hàng nếu hạn mức tín dụng bị vượt. Khi hàng được khách hàng đặt vẫn còn thỉ hệ thống sẽ in ra vận đơn, ngược lại khi hết hàng thỉ hệ thống sẽ gừi đến cho khách hàng một thông báo và xác nhận xem khách hàng có muốn chờ không. Định kỳ hoặc theo nhu cầu, hệ thống xừ lý giao dịch sẽ kết xuất các báo cáo bán hàng theo khách hàng 178
hoặc theo m ặt hàng, báo cáo tồn kho, báo cáo công nợ phải thu. Hệ thống cũng sẽ tự động sinh báo cáo, trong những trường hợp có tình huống ngoại lệ: kho hết hàng hoặc khách hàng sử dụng vượt quá mức hạn mức tín dụng. Hình 7-5. Hộ thống xử lý đơn hàng. 7.2.2. H ệ th ố n g xử lý giao dịch m ua hàng H ệ th ố n g xử lý giao dịch m ua hàng (P urchasing T ransaction P rocessin g S ystem ) tích hợp nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau trong cùng m ột hệ thống: kiểm soát hàng tồn kho, xừ lý đom đặt m ua, nhập m ua hàng hóa và theo dõi công nợ phải trả. Với hệ thống xừ lý đom m ua hàng, phòng cung ứng sẽ có điều kiện để thực hiện các giao dịch m ua hàng nhanh hon và hiệu quả hơn. Với một hệ thống x ử lý đơn m ua hàng, tổ chức sẽ có rất nhiều dữ liệu về các sàn phẩm và dịch vụ cùa nhà cung cấp, có điều kiện để so sánh giá cả các sản phẩm và dịch vụ trên m ạn g Internet. Sau khi đã chọn được nhà cung cấp hợp lý nhất, có thể các hệ thố n g m áy tính cùa nhà cung cấp có kết nối với hệ thống cùa tổ chức và n h ư vậy đom hàng thậm chí có thể được gừi qua hệ thống trao đổi dữ liệu điện từ , nhờ đó giảm chi phí và thời gian m ua hàng. 179
Mỗi tồ chức có một chính sách và quy định, thủ tục riêng trong việc mua sam: có thể rất linh hoạt và don giản hóa quy trình các bước (đặc biệt đối với những mặt hàng ít giá trị), có the bắt buộc phải qua các bước như mô tả trong hình 7-6. H ìn h 7-6. H ệ íh ố n g x ử lý g iao d ịc h m u a h à n g . N guồn f 121 Hộ thống xử lý giao dịch nhận hàng sê hỗ trợ rất nhiều cho bộ phận giao nhận hàng hóa. Hệ thống xử lý công nợ phải thu có chức năng nâng cao mức độ kiểm soát của tổ chức đối với vấn đề m ua hàng hóa, dòng tiền, tăng lợi nhuận và nâng cao năng lực quàn lý công nợ. 7.3. V Á N ĐÈ KIÉM S O Á T VÀ Q U Ả N LÝ HỆ T H Ổ N G x ử LÝ G I A O DỊCH Hệ thống xử lý giao dịch là hệ thống xương sống của các H TTT của tồ chức doanh nghiệp. Hệ thống thông tin loại này thực hiện thu thập và xử lý các dữ kiện liên quan đcn các hoạt động nghiệp vụ lõi (m ua hàng, bán hàng, sản xuất, thanh toán những khoán phải thu, phải trà, trả lương nhân viên ...), liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau trong hoặc có liên hệ với doanh 180
nghiệp (nhân vicn, khách hàng, nhà cung c ấ p ...). Dữ liệu do các hệ thống xừ lý giao dịch cung cấp dược sử dụng làm dữ liệu dâu vào cho các H TTT quàn lý, hỗ trợ ra quyết đ ịn h ... C ác luồng dữ liệu giao dịch cùa m ột tô chức dược ví như những m ạch m áu để nuôi dưỡng tổ chức. Chính vậy nên việc kiểm soát và quản lý các hệ thống loại này là hết sức cần thiết. I loạt động hoàn hảo, liên tục cùa các hệ thống xừ lý giao dịch trong m ột tổ chức là m ột sự dám bào căn bản cho sự suôn sè cùa hoạt dộng sản xuất kinh doanh, bảo toàn được vốn, có được lợi nhuận và hỗ trợ được các hoạt động cùa tổ chức. C ác tổ chức thận trọng thường thiết lập bộ các quy dịnh về các thủ tục d ự phòng cho trường hợp khẩn cấp, khi m à các hộ thống xừ lý giao dịch bị ngư ng trệ hoạt động, dù bị ngưng trệ trong khoảng thời gian dài hay ngán. D ó là những thù tục đám bảo duy trì xừ lý các giao dịch cốt lõi, trong trường hợp có sự cố dối với hệ thống xừ lý giao dịch. V iệc lập kc hoạch khôi phục hệ thống xứ lý giao dịch sau thàm họa, sự cố là rất cần thiết. C hương 20 cùa giáo trình sẽ đề cập chi tiết hơn về vấn đề này. T ừ khóa Hệ thống x ử lý đơn hàng trực tuyển Lưu trữ dữ liệu i lệ thống x ừ lý giao dịch T hu thập dữ liệu Hệ thông x ử lý giao dịch m ua hàng X ử lý dữ liệu Hiệu chinh d ữ liệu X ử lý theo lô Kiểm tra d ữ liệu X ử lý theo thời gian thực Câu hỏi ôn tập 1. Hệ thống x ừ lý giao dịch là gì? Hệ thống xử lý giao dịch phân biệt với các IIT T T khác như thế nào? 2. H ãy cho ví dụ về m ột hệ thống x ử lý giao dịch trực tuyến trong ngành ngân hàng. N eu m ột vài yếu tố đầu vào và đầu ra cùa hệ thống đó. 3. H ây nêu các đặc trưng của hệ thống x ử lý giao dịch. Hãy cho ví dụ về rủi ro liên quan đen an toàn cùa hệ thống xử lý giao dịch trực tuyến. 4. H ãy neu các hoạt động cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch. Hãy cho 181
biết những cơ chế thu thập dữ liệu có thể được ứng dụng trong m ột hệ thống xừ lý giao dịch. 5. Hãy cho biết có những chế độ xừ lý nào được sử dụng trong các hệ thống xử lý giao dịch? Ưu điểm và hạn chế của mỗi chế độ? Khuyến cáo sừ dụng các chế độ xử lý đó như thế nào? 6. Hãy cho biết mục tiêu của các hệ thống xử lý giao dịch. Hãy cho ví dụ minh họa về mục tiêu tăng hiệu quả lao động của hệ thống xừ lý giao dịch. 7. Hãy nêu các chức năng nghiệp vụ cơ bản cùa hệ thống xù lý đơn hàng trực tuyến. Hãy cho biết hệ thống loại này sử dụng chế độ xử lý nào? 8. Hãy nêu các chức năng nghiệp vụ cơ bản cùa hệ thống xừ lý giao dịch mua hàng. Hãy cho biết hệ thống loại này sử dụng chế độ xừ lý nào? 9. Hãy phân tích tầm quan trọng cùa việc đảm bảo an toàn và quản lý các hệ thống giao dịch trong các tổ chức. 10. Hãy nêu cách thức sừ dụng các hệ thống xừ lý giao dịch để tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Cho ví dụ m inh họa. 11. Hãy cho biết có cần thiết áp dụng chế độ xử lý trực tuyến cho tất cả các ứng dụng kế toán hay không? Vì sao? 12. Hãy tìm kiếm thông tin về quy trình các bước của việc lập kế hoạch khôi phục sau thảm họa đối với HTTT nói chung và các hệ thống xử lý giao dịch nói riêng. 13. Hãy nêu tên một số hệ thống hỗ trợ chức năng xử lý đơn hàng cùa khách. 14. Hãy nêu tên một số hệ thống hỗ trợ chức năng xứ lý giao dịch mua hàng. 15. Hãy nêu tên một số hệ thống hỗ trợ chức năng kế toán cùa tổ chức. Tài liệu tham khảo [5] Jam es A. O ’Brien, George M. M arakas. 2006, Management Information Systems, 7/E, M cGraw-Hill. Chương 7. [12] Ralph M. Stair, George w. Reynolds (1998), Principles o f Information Systems - A Managerial Approach , Third Edition. [18] Turban et all. 2008, Information Technology fo r Management Transforming Organizations in the Digital Economy, 6 th Edition, W ILEY, USA. Chương 7. 182
Chương 8 HỆ THÓNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Tóm tắt nội dung 8 .1. T ổng quan về các hệ thống thông tin quàn lý 8.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin quản lý 8.3. Hệ thống hỗ trợ lãnh đạo và một số hệ thống thông tin đặc thù khác M ục đích Sau khi học xong ch ư ơ n g này, người học cần đạt đư ợc các yêu cầu sau đây: 1. H iểu được vai trò, vị trí của H TTT quản lý trong hệ thống các HTTT hỗ trợ các m ức quản lý trong tổ chức. 2. Xác định được các nguồn đầu vào, các loại hình báo cáo đầu ra và các chức năng cơ bản của H TTT quản lý. 3. Có kiến thức tổng quan về số hệ thống thông tin quản lý đặc thù khác. 8.1. T Ỏ N G Q U A N VẾ HỆ T H Ò N G T H Ô N G T IN Q UẢN LÝ 8.1.1. K hái niệm hệ th ống thôn g tin quản lý Hệ th ống thông tin quản lý (M IS - M anagem ent Inform ation System ) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quàn lý và ra quyết định. Các hệ thống thông tin quản lý được phát triển bắt đầu từ những năm 60 nhằm cung cấp các báo cáo quản lý. H TTT quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quàn lý cùa tồ chức, các hoạt động này nằm ờ mức điều khiên tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở d ữ liệu được tạo ra bời các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức (hình 8 - 1 ). 183
|C (C T 3 5 C SD I. C ác g iao dịch C SD I. từ tống hợp I lộ Ihòng nghiộp vụ bẽn ngoài nội bộ hồ Irợ ra quyết dịnh (D S S ) HTTT I lộ (hồnịí hồ I lộ th ố n g xứ C S D i. lý g iao dịch Q UẢN LÝ csm . trợ lânh dạo g iao dịch (M IS ) ứng dụng (I IS) (T P S ) h ợp lộ I lộ Ihống c huyên gia
Hệ thống thông tin quản lý là m ột hệ thống tích hợp các hệ thống thông tin chuyên chức năng, trong đó mỗi hệ thống thông tin chuyên chức năng hỗ trợ m ột lĩnh vực nhất định (hình 8 - 2 ). Khi tiếp cận hệ thống thông tin quàn lý dưới góc độ lĩnh vực chức năng, các hệ thống thông tin thành phần phải được liên kết với nhau thông qua giải pháp ch ia sè C SD L với nhau. V iệc sử dụng C SD L dùng chung không những cho phép liên kết các phân hệ thông tin quản lý m à còn liên kết cả hệ thống x ử lý giao dịch của tổ chức với các hệ thống thông tin quản lý chuyên chức năng. V iệc tích hợp các hệ thống thông tin khác nhau sẽ làm cho dữ liệu và thông tin chia sẻ với nhau dễ dàng hơn và như vậy sẽ giảm được chi phí và cho những báo cáo chính xác hom, dữ liệu an toàn hơn và như vậy sẽ tăng được hiệu quà hoạt động cùa tổ chức. Các H T T T quản lý sẽ tạo ra báo cáo cho các nhà quàn lý m ột cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về m ột lĩnh vực chức năng nhất định cùa tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm cơ sở để so sánh tình hình hiện tại với tình hình theo dự báo, d ữ liệu hiện thời cùa các tổ chức doanh nghiệp trong cùng m ột ngành công nghiệp với nhau, dữ liệu hiện thời với các dữ liệu lịch sử. Các hệ thống thông tin quản lý chuyên biệt phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xừ lý giao dịch, do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào chat lượng của các hệ thống xừ lý giao dịch. H ệ thống thông tin phân tích năng lực bán hàng hay H TTT nghiên cứu về thị trường là những ví dụ điền hình về hệ thống thông tin quàn lý. H TTT quản lý sẽ cung cấp rất nhiều báo cáo được kết xuất từ các dữ liệu đủ chi tiết được thu thập trước đó trong các CSD L xử lý giao dịch và được biểu diễn ở dạng phù hợp cho các nhà quản lý. Các báo cáo này cung cấp cho các nhà quản lý dữ liệu và thông tin cho quá trình ra quyết định ở dạng có thể sử dụng được ngay. 8.1.3. Đầu v à o của hộ thống thông tin quán lý Đầu vào đối với hệ thống thông tin quản lý có nguồn gốc cả từ bên trong và từ bèn ngoài tô chức. N guồn dừ liệu nội bộ chủ yếu đôi với H TTT quản lý là các hệ thống x ừ lý giao dịch. 185
Một trong các hoạt động cơ bản cùa hộ thống xử lý giao dịch là thu thập và lưu trữ dữ liệu về các giao dịch dã hoàn thành. Khi mỗi giao dịch hoàn thành, các hệ thống xừ lý giao dịch khác nhau sẽ thực hiện việc thay đôi và cập nhật các C SD L nghiệp vụ cùa tổ chức. Ví dụ, hộ thống xứ lý thanh toán sẽ giúp duy trì C SD L về công nợ phải thu ở tình trạng được cập nhật nhất vậy ncn các nhà quán lý có thê biet được những đối tượng nào đang có công nợ với tồ chức mình. C hính các CSDL có tính cập nhật nhất này là nguồn dữ liệu nội bộ chù yếu đối với hệ thông thông tin quản lý. D ữ liệu nội bộ còn có thổ có nguồn gốc từ một số lĩnh vực chức năng dặc biệt trong tố chức. N guồn d ữ liệu từ bên ngoài có the là dừ liệu về các khách hàng, các nhà cung cấp, đối thù cạnh tranh và các cồ đông. Các dữ liệu này chưa được thu thập trong hệ thống xừ lý giao dịch. Các hệ thống thông tin quản lý sử dụng dữ liệu từ các nguồn bên trong và bên ngoài tồ chức và xử lý các dữ liệu này thành thông tin có giá trị sử dụng hơn cho các nhà quản lý, thông thường ở dạng các báo cáo chuẩn theo mẫu định trước. K hông dừng ờ việc cung cấp các bảng kê hóa đơn bán hàng thuân tuý, m ột hệ thống thông tin quàn lý có thế cung cấp cho nhân viên quản lý bán hàng Irên phạm vi cả nước một báo cáo chứa thông tin về doanh sô bán hàng đạt được trong tuần cùa công ty ờ dạng tổng hcrp theo vùng, theo đại lý, theo sản phâm và thậm chí có thể so sánh với doanh số bán của kỳ trước đó. 8.1.4. Đầu ra của hệ thống thông tin quán lý Đ âu ra của hệ thống thông tin quản lý thường là m ột hệ thống các báo cáo được phân phối và truyền dạt tới các nhà quán lý. Các báo cáo đó bao gôm báo cáo định kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báo cáo đột xuất và các báo cáo sicu liên kết. Báo cáo định kỳ Báo cáo định kỳ là những báo cáo được lập theo chu kỳ dều dặn, ví dụ báo cáo ngày, báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng. Báo cáo về chi phí lương có thể được lập hàng tuần giúp theo dối và kiểm soát được chi phí nhân công nhưng m ột báo cáo ngày VC sản xuất lại rất cần thiết cho việc theo dõi 186
sàn xu ất m ột sàn phâm mới. Các báo cáo định kỳ khác có thẻ giúp các nhà quàn lý kiềm soát được hoạt động cùa các đại lý bán hàng, m ức tồn kho và nhicu hoại động khác nữa. Báo cáo chi số thống kê B áo cáo chỉ số th ốn g kê là m ột d ạng đặc biệt của báo cáo định kỳ, báo cáo loại này thực hiện tóm tắt các hoạt động c ơ bản của ngày hôm trước và thư ờng phái sẵn sàng vào đầu của m ột ngày làm việc. C ác báo cáo này tóm tắt m ức tồn kho, doanh số. N hữ ng báo cáo chỉ số thống kê thường liên quan chặt chẽ đến các yếu tố quyết định của tổ chức. V ậy nên các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo có thể sừ dụng các báo cáo loại này đề can thiệp và thực hiện diều chinh các hoạt động kinh doanh m ột cách kịp thời. Báo cáo theo yêu cầu B áo cáo theo ycu cầu là báo cáo được lập đổ cung cấp thông tin xác định theo yêu cầu của n h à quản lý. N ói cách khác là báo cáo loại này được lập theo yêu cầu. Ví dụ, m ột nhân viên quản lý có thể có nhu cầu thông tin về m ức tồn kho hiện tại cùa m ột m ặt hàng xác định, hay giờ công lao động cùa m ột nhân vicn xác định. T rong tình huống đó, m ột báo cáo theo yêu câu có thế được lập đe thoả m ãn các nhu cầu thô n g tin này. Ráo cáo ngoại lệ B áo cáo n goại lệ là báo cáo được kết x u ất m ột cách tự động khi tình huống bất th ư ờ n g xảy ra. Ví dụ, nhân viên q uản lý có thể đặt ra m ột giới hạn cản h báo về số lư ợng tồn kho, ví dụ là 50, để có báo cáo về các mặt hàng có tồn kho với số lư ợng dư ới giới hạn đó. B áo cáo này đ ư ơ n g nhiên chi liên quan đến các m ặt h àng có số lư ợng tồ n kho dư ớ i 50 đơn vị. C ũng giống như báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ cũ n g th ư ờ n g đư ợc sử dụng dổ theo dõi các khía cạnh q uan trọng có tính chất quyết định đối với thành công cúa tổ chức. N ói ch u n g khi m ột báo cáo ngoại lệ đã đư ợc lập thì th ư ờ n g các nhà quản lý hoặc lãnh đạo sẽ có đ ộng thái can thiệp nào đó. C ác giới hạn (hay còn gọi là đ iểm kích hoạt cho m ột báo cáo ngoại lệ) cân dược xác định m ột cách kỹ lưỡng để tránh q u á tải về báo cáo ngoại lệ hoặc ngược lại bỏ q u a n h ữ ng vấn đề đáng lõ cần có sự can th iệp cùa các nhà quán lý. 187
Báo cáo siêu liên kết B áo cáo sicu liên kết là nhũng báo cáo cung cấp cho các nhà quàn iý khả năng truy xuất đến các dữ liệu chi tiết nhàm lý giải cho một tình huống bất thư ờng m à họ quan tâm. Báo cáo loại này có thể được lập bằng cách sừ dụng ngôn ngữ lập trình thế hệ thứ tư và rất phù hợp cho các nhà lãnh đạo, những người cần thông tin ở dạng biểu đồ hơn là những bảng kê dữ liệu thuần tuý. B ằng cách quan sát biểu đồ, người làm công tác quản lý sẽ dễ dạng phát hiện ra những điểm bất bình thường ví dụ trong hoạt động bán hàng và tìm cách lý giải cho tình trạng bất bình thường đó thông qua việc sừ dụng cơ chế siêu liên kết (bằng cách bấm m ột phím chức năng định trước hoặc kích chuột vào m ột điểm xác định trên báo cáo hoặc trên biểu đồ). Hình 8 - 3 cho thấy tính năng quản trị ngược của báo cáo trực quan ở dạng biểu đồ, cụ thể từ biểu đồ doanh thu theo vùng, nhờ tính năng quản trị ngược người dùng có thể truy xuất đến biểu đồ doanh thu theo đại lý ở Miền Bắc, sử dụng tính năng quản trị ngược lần thứ hai, người dùng có thể truy xuất đến biểu đồ doanh thu theo mặt hàng cùa đại lý 10 0 . Khi thiết kế các báo cáo quản lý cần chú ý m ột số quy tắc nhất định nhằm tránh việc trùng lắp thông tin trong các báo cáo đó. Cụ thể: - Báo cáo được lập phải thoả mãn tối đa nhu cầu của người sử dụng. - Chỉ đầu tư thời gian và sức lực cho những báo cáo có nhu cầu sừ dụng thực sự. - C ần chú ý đến nội dung và hình thức cùa báo cáo. - Cần lập các báo cáo ngoại lệ trong tình huống có vấn đề cần giải quyết. - C ần lập các báo cáo m ột cách kịp thời khi chúng được cần đến. 188
DOANH THU THEO VÙNG 250 000 000.00 200 000 000.00 150 000 000 00 DOANH THU (đ) 100 000 000.00 50 000 000.00 Miền Bảc Miồn Nam Miền Trung VÙNG DOANH THU THEO ĐẠI LỶ CÚA MIÊN BÂC 140000000 120000000 100000000 80000000 DOANH THU (đ) 60000000 40000000 20000000 ĐAI LÝ THU THEO MẠT HÀNG CỦA ĐẠI LÝ 100 80000000 70000000 60000000 50000000 DOANH THU (đ) 40000000 30000000 20000000 10000000 0 M áy điểu hổa Panasonic C9 M áy giạt LG T2 Total Total TẺN HÀNG Hình 8-3. Biểu diễn thông tin đầu ra với tính năng siêu liên kết. 189
8.2. CÁC CHỨC NĂNG c ơ BẢN CỦA HỆ THÔNG TH Ô NG TIN QUẢN LÝ Các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lộ và báo cáo siêu liên kết đều có tác dụng trợ giúp các nhà quàn lý, các nhà lãnh đạo thực thi tốt hơn và kịp thời hơn quá trình ra quyết định. Khi các quy tắc lập báo cáo nêu trên được tuân thủ thì việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí đối với tổ chức sẽ trở thành hiện thực. Nói chung, các hệ thống thông tin quản lý đều thực hiện các chức năng cơ bản sau đây: - Cung cấp các báo cáo định kỳ, báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ và báo cáo siêu liên kết. - Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý khác nhau có thể sừ dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục dich khác nhau. - Cung cấp các báo cáo ở dạng sao cứng hoặc sao mềm: Phần lớn các báo cáo quàn lý được in ra giấy (gọi là báo cáo ờ dạng sao cứng), một số được hiền thị ra màn hình (gọi là báo cáo ở dạng sao mềm), ngoài ra báo cáo có thể được gửi ra tệp phục vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không phải nhập liệu lại. - Cung cấp các báo cáo dựa trên dữ liệu nội bộ lưu trữ trong hộ thống máy tính: Các báo cáo quản lý sử dụng chủ yếu nguồn dữ liệu nội bộ có chứa trong các CSDL, một số ít hệ thống thông tin quản lý sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài về các đối thủ cạnh tranh, về thị trường và các vấn đề khác. Các báo cáo do hệ thống thông tin quàn lý cung cấp được phát triển và thực hiện bời đội ngũ phát triển hệ thống thông tin: Thông thường các phân tích viên hệ thống và các lập trinh viên tham gia thiết kế và thực hiện các báo cáo của hệ thống thông tin quản lý, tất nhiên người sử dụng cũng tham gia vào thiết kế báo cáo nhưng họ sẽ không tham gia viết chương trình máy tính để sinh ra các báo cáo đó. Yêu cầu chính thức về báo cáo quàn lý phải xuất phát từ phía người dùng: Vì báo cáo được phát triển và thực hiện bởi đội ngũ phát trien hộ thống thông tin nên yêu cầu về các báo cáo của hộ thống thông tin quàn lý phải được đề đạt chính thức với bộ phận này. 190