Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng (Ngành: Hướng dẫn viên du lịch - Trình độ Trung cấp) - Trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:31

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung của giáo trình Nghiệp vụ văn phòng (Ngành: Hướng dẫn viên du lịch - Trình độ Trung cấp) trình bày những kiến thức cơ bản về công tác nghiệp vụ văn phòng như: công tác thông tin văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ và nghiệp vụ thư ký văn phòng. Đồng thời giúp sinh viên tiến hành hiệu quả việc phân loại, sắp xếp thông tin, hồ sơ, văn bản, con dấu, quản lưu và bảo quản hồ sơ. Mời các bạn cùng tham khảo giáo trình để biết thêm nội dung chi tiết!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng (Ngành: Hướng dẫn viên du lịch - Trình độ Trung cấp) - Trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc

TÒA GIÁM MỤC XUÂN LỘC TRƯỜNG CAO ĐẲNG HÒA BÌNH XUÂN LỘC GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG NGÀNH: HƯỚNG DẪN DU LỊCH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐHBXL ngày ..… tháng ....... năm…….. của Hiệu Trưởng trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân lộc ) Đồng Nai, năm 2021 (Lưu hành nội bộ)
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1
LỜI GIỚI THIỆU Nghiệp vụ văn phòng (office management) đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp nhằm hỗ trợ hiệu quả hoạt động của tổ chức: Đảm bảo các công việc hành chính, thư từ, lưu trữ... được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Phát huy được năng suất và hiệu quả công việc của các bộ phận khác. Quản lý và lưu trữ thông tin: Lưu trữ và quản lý các tài liệu, hồ sơ, thông tin quan trọng của tổ chức. Đảm bảo tính an toàn, bảo mật và dễ tra cứu của thông tin; Hỗ trợ giao tiếp và liên lạc: Xử lý các yêu cầu liên hệ, đàm phán, thư từ, v.v. một cách chuyên nghiệp. Tạo kênh giao tiếp hiệu quả giữa lãnh đạo, nhân viên và khách hàng. Nâng cao hình ảnh và uy tín của tổ chức: Thể hiện văn hóa, phong cách làm việc chuyên nghiệp của tổ chức. Tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác thông qua cách thức phục vụ. Hỗ trợ ra quyết định và quản lý: Cung cấp các thông tin, báo cáo, phân tích hỗ trợ cho quá trình ra quyết định. Giúp lãnh đạo tiết kiệm thời gian, tập trung vào các công việc cốt lõi. Đảm bảo tuân thủ các quy định, quy trình: Triển khai và giám sát việc tuân thủ các quy định, quy trình của tổ chức. Đề xuất các biện pháp cải thiện, tối ưu hóa các quy trình hành chính. Với những vai trò quan trọng trên, nghiệp vụ văn phòng góp phần không nhỏ vào sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức. “Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng” trình bày được những kiến thức cơ bản về công tác nghiệp vụ văn phòng như: công tác thông tin văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ và nghiệp vụ thư ký văn phòng. Đồng thời giúp sinh viên yiến hành hiệu quả việc phân loại, sắp xếp thông tin, hồ sơ, văn bản, con dấu, quản lưu và bảo quản hồ sơ. Với nội dung các chương như sau: Chương1: Tổng quan về công tác văn phòng Chương 2: Công tác thông tin Chương 3: Công tác văn thư Chương 4: Công tác lưu trữ Chương 5: Nghiệp vụ thư ký văn phòng Trong quá trình biên soạn, tác giả có tham khảo sách của trường cao đẳng nghề nhà hàng khách sạn, đồng thời cũng cố gắng chọn lọc những nội dung cơ bản nhất để giới thiệu với người học. Sách được dùng là cẩm nang cho sinh viên các trường cao đẳng nghề quản trị nhà hàng– nhà hàng, Chúng tôi chân thành cảm ơn các tác giả của các tài liệu mà chúng tôi đã tham khảo. 2
Bên cạnh đó, giáo trình cũng không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Nhóm tác giả rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phản hồi từ quý đồng nghiệp, các bạn người học và bạn đọc. Trân trọng cảm ơn./. Đồng Nai, ngày tháng năm 2021 Tham gia biên soạn 1. Chủ biên ThS. Nguyễn Xuân Khuê 2. ThS. Phạm văn Thành 3. TS. Nguyễn Văn Thuân 4. TS. Nguyễn Văn Quyết 5. Th.S. Nguyễn Ngọc Diệp 3
MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................................ 2 MỤC LỤC ....................................................................................................................... 4 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC .............................................................................................. 5 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ................................................ 11 BÀI 2. CÁC THÔNG TIN ............................................................................................. 15 BÀI 3. CÔNG TÁC VĂN THƯ .................................................................................... 19 BÀI 4: CÔNG TÁC LƯU TRŨ ..................................................................................... 23 BÀI 5: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG ............................................................. 27 4
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC 1. Tên môn học: Nghiệp vụ văn phòng 2. Mã môn học: MH28 3. Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: 3.1. Vị trí: Giáo trình dành cho người học trình độ trung cấp tại trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc. 3.2. Tính chất: Là môn học kỹ thuật cơ sở chuyên môn nghề bắt buộc + Nghiệp vụ văn phòng là môn học thuộc nhóm kiến thức tự chọn trong chương trình khung đào tạo trình độ Cao đẳng “quản trị khách sạn”. + Môn học trang bị kiến thức bổ trợ cho nghề nghiệp của người học. + Nghiệp vụ văn phòng là môn lý thuyết và là môn kiểm tra hết môn. 3.3. Ý nghĩa và vai trò của môn học: môn học này dành cho đối tượng là người học thuộc chuyên ngành Quản trị khách sạn. Môn học này đã được đưa vào giảng dạy tại trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc từ năm 2021 đến nay. Nội dung chủ yếu của môn học này nhằm cung cấp cung cấp cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng về công tác nghiệp vụ văn phòng như: công tác thông tin văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ và nghiệp vụ thư ký văn phòng. Đồng thời giúp sinh viên yiến hành hiệu quả việc phân loại, sắp xếp thông tin, hồ sơ, văn bản, con dấu, quản lưu và bảo quản hồ sơ. 4. Mục tiêu của môn học: 4.1. Về kiến thức: A1. Hiểu biết cơ bản về các khái niệm và quy trình liên quan đến nghiệp vụ văn phòng trong ngành du lịch. A2. Nắm vững các kỹ năng quản lý hành chính văn phòng, bao gồm quản lý tài liệu, hồ sơ, và thông tin. A3. Kiến thức về các phần mềm và công cụ hỗ trợ công việc văn phòng trong ngành du lịch, như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), phần mềm đặt chỗ và quản lý tour. A4. Hiểu biết về các quy định pháp luật và tiêu chuẩn an toàn, bảo mật thông tin trong ngành du lịch. 4.2.Về kỹ năng: B1. Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc văn phòng hiệu quả, bao gồm lập kế hoạch, điều phối công việc và giám sát tiến độ. B2. Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, cả bằng văn bản và lời nói, để tương tác với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp. B3. Kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace) và các phần mềm chuyên dụng trong ngành du lịch. B4. Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống phát sinh trong quá trình làm việc. 5
4.3 Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: C1. Khả năng tự chủ trong việc lên kế hoạch và quản lý thời gian để hoàn thành công việc đúng hạn và đạt chất lượng cao. C2. Tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu của công ty. C3. Khả năng làm việc độc lập và theo nhóm để đảm bảo hiệu quả công việc và đạt được mục tiêu chung. C4. Thái độ chuyên nghiệp và tích cực trong việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng và đối tác, góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty. 5. Nội dung của môn học 5.1. Chương trình khung Mã Thi/ Số tín Tổng Lý Thực MH, Tên Môn học/ Mô đun kiểm chỉ số tiết thuyết hành MĐ tra I Các môn học chung 13 255 106 134 15 MH01 Giáo dục chính trị 2 30 15 13 2 MH02 Pháp luật 1 15 9 5 1 MH03 Giáo dục thể chất 1 30 4 24 2 MH04 Giáo dục quốc phòng – An ninh 2 45 21 21 3 MH05 Tin học 2 45 15 29 1 MH06 Tiếng Anh 5 90 42 42 6 Môn học, mô đun cơ sở ,chuyên II môn 65 1445 518 869 58 II.1 Môn học, mô đun cơ sở 5 90 56 28 6 MH07 Tổng quan du lịch 2 30 14 14 2 MĐ08 Kỹ năng giao tiếp 1 30 14 14 2 MH09 Pháp luật du lịch 2 30 28 0 2 II.2 Môn học, mô đun chuyên môn 36 935 196 711 28 6
MĐ10 Tiếng Anh chuyên ngành 1 4 90 28 58 4 MĐ11 Tiếng Anh chuyên ngành 2 4 90 28 58 4 MH12 Cơ sở văn hóa Việt Nam 2 30 14 14 2 Hệ thống di tích và danh thắng MH13 Việt Nam 2 45 14 29 2 Địa lý và tài nguyên du lịch Việt MH14 Nam 3 45 28 14 3 MĐ15 Nghiệp vụ hướng dẫn 4 90 28 58 4 MH16 Tuyến, điểm du lịch Việt Nam 3 60 28 29 3 MĐ17 Tin học ứng dụng 2 45 14 29 2 MH18 Marketing du lịch 2 30 14 14 2 MĐ19 Thực hành nghiệp vụ 1 1 10 0 9 1 MĐ20 Thực hành nghiệp vụ 2 1 20 0 19 1 MĐ21 Thực tập tốt nghiệp 8 380 380 II.3 Môn học, mô đun tự chọn 24 420 266 130 24 Nghiệp vụ lữ hành 3 60 28 29 3 MH23 An ninh an toàn trong du lịch 2 45 14 29 2 MH24 Lịch sử văn minh thế giới 3 45 42 0 3 MH25 Tiến trình lịch sử Việt Nam 2 30 28 0 2 MH26 Các dân tộc Việt Nam 3 45 42 0 3 MH27 Văn hoá ẩm thực 2 45 14 29 2 MH28 Nghiệp vụ văn phòng 2 30 14 14 2 MH29 Nghiệp vụ thanh toán 2 45 14 29 2 MH30 Tổ chức sự kiện 2 30 28 0 2 7
MH31 Tổng quan cơ sở lưu trú 3 45 42 0 3 Tổng cộng 78 1700 624 1003 73 6. Điều kiện thực hiện môn học: 6.1. Phòng học Lý thuyết/Thực hành: Đáp ứng phòng học chuẩn 6.2. Trang thiết bị dạy học: Phòng học thực hành Buồng với các trang thiết bị, bảng, bút lông 6.3. Học liệu, dụng cụ, mô hình, phương tiện: Giáo trình, mô hình học tập,… 6.4. Các điều kiện khác: Người học tìm hiểu thực tế về về quản trị văn phòng trong hoạt động kinh doanh khách sạn 7. Nội dung và phương pháp đánh giá: 7.1. Nội dung: - Kiến thức: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức - Kỹ năng: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kỹ năng. - Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Trong quá trình học tập, người học cần: + Nghiên cứu bài trước khi đến lớp. + Chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập. + Tham gia đầy đủ thời lượng môn học. + Nghiêm túc trong quá trình học tập. 7.2. Phương pháp: Người học được đánh giá tích lũy môn học như sau: 7.2.1. Cách đánh giá - Áp dụng quy chế đào tạo Cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo Thông tư số 09/2017/TT-LĐTBXH, ngày 13/3/2017 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. - Hướng dẫn thực hiện quy chế đào tạo áp dụng tại Trường Cao đẳng Hòa Bình Xuân Lộc như sau: 8
Điểm đánh giá Trọng số + Điểm kiểm tra thường xuyên (Hệ số 1) 40% + Điểm kiểm tra định kỳ (Hệ số 2) + Điểm thi kết thúc môn học 60% 7.2.2. Phương pháp đánh giá Phương pháp Phương pháp Hình thức Chuẩn đầu ra Số Thời điểm đánh giá tổ chức kiểm tra đánh giá cột kiểm tra Tự luận/ A1, A2 Viết/ Trắc Thường xuyên B1, B2 1 Sau 8 giờ. Thuyết trình nghiệm/ C1, C2 Báo cáo A3, A4, Định kỳ Thực hành Thực hành B3, B4, 2 Sau 22 giờ C3, C4 A1, A2, A3, A4 Kết thúc môn Viết Viết B1, B2, B3, B4 1 Sau 20 giờ học C1, C2, C3, C4 7.2.3. Cách tính điểm - Điểm đánh giá thành phần và điểm thi kết thúc môn học được chấm theo thang điểm 10 (từ 0 đến 10), làm tròn đến một chữ số thập phân. - Điểm môn học là tổng điểm của tất cả điểm đánh giá thành phần của môn học nhân với trọng số tương ứng. Điểm môn học theo thang điểm 10 làm tròn đến một chữ số thập phân, sau đó được quy đổi sang điểm chữ và điểm số theo thang điểm 4 theo quy định của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội về đào tạo theo tín chỉ. 8. Hướng dẫn thực hiện môn học 9
8.1. Phạm vi, đối tượng áp dụng: Đối tượng Trung cấp Hướng dẫn du lịch. 8.2. Phương pháp giảng dạy, học tập môn học 8.2.1. Đối với người dạy * Lý thuyết: Áp dụng phương pháp dạy học tích cực bao gồm: thuyết trình ngắn, nêu vấn đề, hướng dẫn đọc tài liệu, câu hỏi thảo luận, làm mẫu, học nhóm, giải quyết vấn đề * Bài tập: Phân chia nhóm nhỏ thực hiện bài tập theo nội dung đề ra. * Thảo luận: Phân chia nhóm nhỏ thảo luận theo nội dung đề ra. * Hướng dẫn tự học theo nhóm: Nhóm trưởng phân công các thành viên trong nhóm tìm hiểu, nghiên cứu theo yêu cầu nội dung trong bài học, cả nhóm thực hành theo sự hướng dẫn của giáo viên 8.2.2. Đối với người học: Người học phải thực hiện các nhiệm vụ như sau: - Nghiên cứu kỹ bài học tại nhà trước khi đến lớp. Các tài liệu tham khảo sẽ được cung cấp nguồn trước khi người học vào học môn học này (trang web, thư viện, tài liệu...) - Tham dự tối thiểu 70% các buổi giảng lý thuyết. Nếu người học vắng >30% số tiết lý thuyết phải học lại môn học mới được tham dự kì thi lần sau. - Tự học và thảo luận nhóm: là một phương pháp học tập kết hợp giữa làm việc theo nhóm và làm việc cá nhân. Một nhóm gồm 4-6 người học sẽ được cung cấp chủ đề thảo luận trước khi học lý thuyết, thực hành. Mỗi người học sẽ chịu trách nhiệm về 1 hoặc một số nội dung trong chủ đề mà nhóm đã phân công để phát triển và hoàn thiện tốt nhất toàn bộ chủ đề thảo luận của nhóm. - Tham dự đủ các bài kiểm tra thường xuyên, định kỳ. - Tham dự thi kết thúc môn học. - Chủ động tổ chức thực hiện giờ tự học. 9. Tài liệu tham khảo [1] Nghiệp vụ văn phòng - Thạc sĩ Đinh Văn Đáng - Trường Cao Đẳng Du lịch Hà Nội. [2] Nghiệp vụ văn phòng - Nguyễn Hữu Chi, Nhà xuất bản giáo dục thống kê 2001. [3] Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Nguyễn Văn Thâm, Hà Nội 2002. [4] Công tác văn thư lưu trữ - Dương Văn Khảm - NXB chính trị quốc gia, Hà Nội 1999. 10
BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG  GIỚI THIỆU BÀI 1 Bài học này trang bị cho người học những kiến thức tổng quan về công tác văn phòng, khái niệm về văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng và nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng, Phân tích được các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng , nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng để từ đó áp dụng vào công việc thực tế sau này.  MỤC TIÊU BÀI 1 Sau khi học xong bài này, người học có khả năng: Vẽ được sơ đồ tổ chức của bộ phận lưu trú và mô tả được mối quan hệ giữa các bộ phận  Về kiến thức: - Trình bày được một số kiến thức cơ bản về công tác văn phòng, khái niệm về văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng và nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng - Phân tích được các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng , nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng  Về kỹ năng: - Sắp xếp được văn phòng làm việc khoa học.  Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Chấp hành các quy định và nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng.  PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY VÀ HỌC TẬP BÀI MỞ ĐẦU - Đối với người dạy: sử dụng phương pháp giảng giảng dạy tích cực (diễn giảng, vấn đáp, dạy học theo vấn đề, làm mẫu, học nhóm); yêu cầu người học thực hiện câu hỏi thảo luận, làm bài tập thực hành (cá nhân hoặc nhóm). - Đối với người học: chủ động đọc trước giáo trình (bài mở đầu) trước buổi học; hoàn thành đầy đủ câu hỏi thảo luận và bài tập thựchành theo cá nhân hoặc nhóm và nộp lại cho người dạy đúng thời gian quy định.  ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN BÀI 1 - Phòng học chuyên môn hóa/nhà xưởng: Có - Trang thiết bị máy móc: Máy chiếu và các thiết bị dạy học khác - Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chương trình môn học, giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo án, phim ảnh, và các tài liệu liên quan. - Các điều kiện khác: Không có  KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ BÀI 1 - Nội dung:  Kiến thức: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức 11
 Kỹ năng: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kỹ năng.  Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Trong quá trình học tập, người học cần: + Nghiên cứu bài trước khi đến lớp + Chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập. + Tham gia đầy đủ thời lượng môn học. + Nghiêm túc trong quá trình học tập. - Phương pháp:  Điểm kiểm tra thường xuyên: 1 điểm kiểm tra (hình thức: hỏi miệng)  Kiểm tra định kỳ lý thuyết: không có 12
 NỘI DUNG BÀI 1 1.1. Khái niệm về văn phòng Văn phòng là nơi làm việc của một tổ chức hoặc doanh nghiệp, nơi diễn ra các hoạt động quản lý, điều hành và thực hiện công việc hàng ngày. Đây là không gian chứa đựng các trang thiết bị cần thiết cho công việc, từ máy tính đến tài liệu và thiết bị văn phòng khác. Văn phòng không chỉ là nơi thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn mà còn là môi trường hỗ trợ sự phối hợp, giao tiếp và quản lý công việc giữa các nhân viên. 1.2. Mô hình và cấu trúc của văn phòng Mô hình và cấu trúc văn phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào loại hình tổ chức và nhu cầu hoạt động. Các mô hình phổ biến bao gồm văn phòng truyền thống, văn phòng mở và văn phòng linh hoạt. Văn phòng truyền thống thường có các phòng làm việc riêng biệt cho từng nhân viên hoặc bộ phận. Văn phòng mở sử dụng không gian chung để khuyến khích sự tương tác và hợp tác. Văn phòng linh hoạt kết hợp giữa các khu vực làm việc cố định và khu vực chia sẻ, cho phép sự di chuyển và thay đổi linh hoạt. 1.3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Chức năng chính của văn phòng bao gồm quản lý thông tin, tổ chức công việc và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh. Văn phòng có nhiệm vụ đảm bảo rằng các quy trình làm việc được thực hiện hiệu quả, thông tin được lưu trữ và truy cập dễ dàng, và các công việc hành chính được hoàn tất kịp thời. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm quản lý hồ sơ, lên lịch cuộc họp, xử lý văn bản và hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức. 1.4. Vị trí và ý nghĩa Vị trí của văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định sự tiện lợi và hiệu quả hoạt động. Một văn phòng được đặt ở vị trí thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại cho nhân viên và khách hàng. Ý nghĩa của văn phòng không chỉ nằm ở việc cung cấp không gian làm việc, mà còn trong việc xây dựng văn hóa tổ chức, tạo môi trường chuyên nghiệp và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 1.5. Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng bao gồm cơ sở hạ tầng, công nghệ, môi trường làm việc và văn hóa tổ chức. Cơ sở hạ tầng tốt, bao gồm thiết bị và trang thiết bị hiện đại, sẽ hỗ trợ công việc hiệu quả hơn. Công nghệ thông tin và truyền thông giúp tăng cường khả năng kết nối và chia sẻ thông tin. Môi trường làm việc thoải mái và văn hóa tổ chức tích cực góp phần nâng cao năng suất và sự hài lòng của nhân viên. 1.6. Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng Hiện đại hóa công tác văn phòng bao gồm việc áp dụng công nghệ mới, cải thiện quy trình làm việc và nâng cao kỹ năng của nhân viên. Sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, công cụ giao tiếp trực tuyến và hệ thống lưu trữ điện tử giúp tối ưu hóa quy trình công việc. Đào tạo 13
nhân viên về các công cụ và kỹ thuật mới cũng là phần quan trọng của hiện đại hóa văn phòng. Việc áp dụng các phương pháp làm việc linh hoạt và sáng tạo giúp văn phòng hoạt động hiệu quả hơn. 1.7. Nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng Nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng bao gồm sự chính xác, kịp thời và bảo mật thông tin. Công việc văn phòng cần được thực hiện một cách chính xác để tránh lỗi và đảm bảo tính hiệu quả. Các nhiệm vụ cần được hoàn thành đúng hạn để duy trì sự liên tục của hoạt động tổ chức. Bảo mật thông tin là nguyên tắc quan trọng, đảm bảo rằng dữ liệu nhạy cảm được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép và xử lý đúng cách.  TÓM TẮT BÀI 1 Bài học này trang bị cho người học những kiến thức tổng quan về công tác văn phòng, khái niệm về văn phòng, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng và nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng, Phân tích được các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng , nội dung hiện đại hoá công tác văn phòng để từ đó áp dụng vào công việc thực tế sau này.  CÂU HỎI VÀ TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN BÀI 1 Câu hỏi 1. Trình bày Khái niệm về văn phòng? Câu hỏi 2:Trình bày Mô hình và cấu trúc của văn phòng? Câu hỏi 3: Trình bày nhiệm vụ của trưởng bộ phận lễ tân? Câu hỏi 4: Trình bày Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng? Câu hỏi 5: Trình bày nguyên tắc hoạt động của công tác văn phòng? 14
BÀI 2. CÁC THÔNG TIN  GIỚI THIỆU BÀI 2 Giúp người học hiểu được các cơ bản về công tác thông tin: khái niệm, vai trò của công tác thông tin, yêu cầu đối với tổ chức công tác thông tin. Phân loại công tác thông tin chính xác, hiệu quả. Nêu được quy trình hoạt đông của công tác thông tin.  MỤC TIÊU BÀI 2 Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:  Về kiến thức: - Trình bày được một số kiến thức cơ bản về công tác thông tin: khái niệm, vai trò của công tác thông tin, yêu cầu đối với tổ chức công tác thông tin. - Phân loại công tác thông tin chính xác, hiệu quả. - Nêu được quy trình hoạt đông của công tác thông tin.  Về kỹ năng: - Ứng dụng được kiến thức, kỹ năng đã học vào thực tế nghề nghiệp  Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Cẩn thận, tỉ mỉ trong việc phân loại công tác thông tin và tuân thủ các quy trình hoạt động của công tác thông tin.  PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY VÀ HỌC TẬP BÀI 2 - Đối với người dạy: sử dụng phương pháp giảng giảng dạy tích cực (diễn giảng, vấn đáp, dạy học theo vấn đề); yêu cầu người học thực hiện câu hỏi thảo luận và bài tậi (cá nhân hoặc nhóm). - Đối với người học: chủ động đọc trước giáo trình trước buổi học; hoàn thành đầy đủ câu hỏi thảo luận và bài tập tình huống theo cá nhân hoặc nhóm và nộp lại cho người dạy đúng thời gian quy định..  ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN BÀI 2 - Phòng học chuyên môn hóa/nhà xưởng: Có - Trang thiết bị máy móc: Máy chiếu và các thiết bị dạy học khác - Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chương trình môn học, giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo án, phim ảnh, và các tài liệu liên quan. - Các điều kiện khác: Không có  KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ BÀI 2 - Nội dung:  Kiến thức: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức  Kỹ năng: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kĩ năng.  Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Trong quá trình học tập, người học cần: 15
+ Nghiên cứu bài trước khi đến lớp + Chuẩn bị đầy đủ tài liệu học tập. + Tham gia đầy đủ thời lượng môn học. + Nghiêm túc trong quá trình học tập. - Phương pháp:  Điểm kiểm tra thường xuyên: 1 điểm kiểm tra (hình thức: hỏi miệng/ thuyết trình)  Kiểm tra định kỳ lý thuyết: 1 điểm kiểm tra viết + Hình thức: Kiểm tra viết + Công cụ: Câu hỏi truyền thống cải tiến + Thời gian: 45 phút 16
 NỘI DUNG BÀI 2 2.1. Khái niệm, vai trò của công tác thông tin Công tác thông tin bao gồm các hoạt động liên quan đến việc thu thập, xử lý, lưu trữ, và truyền đạt thông tin nhằm phục vụ các mục tiêu quản lý và điều hành. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thông suốt và chính xác của thông tin trong tổ chức. Công tác thông tin giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nó cũng hỗ trợ trong việc dự báo, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ thực hiện các chiến lược và hoạt động của tổ chức. Một hệ thống thông tin hiệu quả có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh và nâng cao hiệu suất làm việc của toàn bộ tổ chức. 2.2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố bao gồm phần cứng, phần mềm, quy trình và con người để thu thập, lưu trữ, xử lý, và truyền đạt thông tin. Nó bao gồm các công cụ công nghệ thông tin như máy tính, mạng, cơ sở dữ liệu và các ứng dụng phần mềm. Hệ thống thông tin giúp tổ chức quản lý thông tin một cách có hệ thống và đồng bộ, từ đó nâng cao khả năng xử lý thông tin và hỗ trợ các hoạt động quản lý. Hệ thống thông tin còn giúp tổ chức phân tích dữ liệu và cung cấp thông tin chi tiết để phục vụ cho việc ra quyết định. 2.3. Phân loại công tác thông tin Công tác thông tin có thể được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. Theo chức năng, có thể chia thành công tác thông tin nội bộ và công tác thông tin bên ngoài. Công tác thông tin nội bộ bao gồm việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban và cấp bậc trong tổ chức, trong khi công tác thông tin bên ngoài liên quan đến việc giao tiếp với các bên liên quan bên ngoài như khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý. Theo phương thức, công tác thông tin có thể phân loại thành thông tin truyền miệng, thông tin viết, và thông tin điện tử. 2.4. Yêu cầu đối với tổ chức công tác thông tin Để tổ chức công tác thông tin hiệu quả, cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản như tính chính xác, đầy đủ, kịp thời và bảo mật của thông tin. Tổ chức phải có quy trình rõ ràng để thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Cần có các công cụ và hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin tốt. Đồng thời, cần đào tạo nhân viên để họ hiểu rõ về quy trình và quy định liên quan đến công tác thông tin. Tổ chức cũng cần thiết lập cơ chế kiểm tra và đánh giá thường xuyên để đảm bảo chất lượng công tác thông tin. 2.5. Quy trình hoạt động của công tác thông tin Quy trình hoạt động của công tác thông tin bao gồm các bước cơ bản: thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ thông tin và truyền đạt thông tin. Đầu tiên, thông tin được thu thập từ các nguồn khác nhau như báo cáo, khảo sát và các hệ thống thông tin. Sau đó, thông tin được xử lý để phân tích và tổng hợp dữ liệu. Thông tin đã được xử lý sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ 17
liệu để dễ dàng truy xuất khi cần. Cuối cùng, thông tin được truyền đạt đến các bên liên quan theo cách thức phù hợp, như qua báo cáo, email hoặc cuộc họp. 2.6. Đổi mới công tác thông tin Đổi mới công tác thông tin là quá trình cải tiến và cập nhật các phương pháp, công nghệ và quy trình liên quan đến quản lý thông tin. Điều này bao gồm việc áp dụng các công nghệ mới như hệ thống quản lý thông tin điện tử, phân tích dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo để nâng cao hiệu quả. Đổi mới cũng đòi hỏi việc cải tiến quy trình làm việc, đào tạo nhân viên về các kỹ năng và công cụ mới. Tổ chức cần thường xuyên xem xét và điều chỉnh các chiến lược thông tin để đảm bảo rằng chúng luôn đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu hiện tại của môi trường kinh doanh và công nghệ.  TÓM TẮT BÀI 2 Giúp người học hiểu được các cơ bản về công tác thông tin: khái niệm, vai trò của công tác thông tin, yêu cầu đối với tổ chức công tác thông tin. Phân loại công tác thông tin chính xác, hiệu quả. Nêu được quy trình hoạt đông của công tác thông tin.  CÂU HỎI VÀ TÌNH HUỐNG THẢO LUẬN BÀI 2 Câu hỏi 1: Trình bày quy trình Khái niệm, vai trò của công tác thông tin ? Câu hỏi 2: Trình bày đặc điểm của hệ thống thông tin ? Câu hỏi 3: Trình bày các yêu cầu đối với tổ chức công tác thông tin? Câu hỏi 4: Trình bày quy trình hoạt động của công tác thông tin? Câu hỏi 5: Phân loại công tác thông tin? 18
BÀI 3. CÔNG TÁC VĂN THƯ  GIỚI THIỆU BÀI 3 Nhằm cung cấp cho người học kiến thức và kỹ năng về cơ bản về công tác văn thư: khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu và nội dung, hình thức công tác văn thư. Để từ đó người học có thể tổ chức hiệu quả việc quản lý và giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu tại cơ quan.  MỤC TIÊU BÀI 3 Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:  Về kiến thức: - Trình bày được một số kiến thức cơ bản về công tác văn thư: khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu và nội dung, hình thức công tác văn thư.  Về kỹ năng: - Tổ chức hiệu quả việc quản lý và giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu tại cơ quan.  Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: - Tuân thủ các nguyên tắc trong tổ chức quản lý công tác văn thư. - Có trách nhiệm đối với việc thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư  PHƯƠNG PHÁP GIẢNG DẠY VÀ HỌC TẬP BÀI 3 - Đối với người dạy: sử dụng phương pháp giảng giảng dạy tích cực (diễn giảng, vấn đáp, dạy học theo vấn đề); yêu cầu người học thực hiện câu hỏi thảo luận và thực hành bài tập (cá nhân hoặc nhóm). - Đối với người học: chủ động đọc trước giáo trình trước buổi học; hoàn thành đầy đủ câu hỏi thảo luận và bài tập tình huống theo cá nhân hoặc nhóm và nộp lại cho người dạy đúng thời gian quy định.  ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN BÀI 3 - Phòng học chuyên môn hóa/nhà xưởng: Có - Trang thiết bị máy móc: Máy chiếu và các thiết bị dạy học khác - Học liệu, dụng cụ, nguyên vật liệu: Chương trình môn học, giáo trình, tài liệu tham khảo, giáo án, phim ảnh, và các tài liệu liên quan. - Các điều kiện khác: Không có  PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ BÀI 3 - Nội dung:  Kiến thức: Kiểm tra và đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kiến thức  Kỹ năng: Đánh giá tất cả nội dung đã nêu trong mục tiêu kĩ năng. 19