zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Kỹ Năng Mềm

» Nghệ thuật sống

Khi tự tạo ra thời gian cho chính mình

Chia sẻ: Le Hai Hoang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:3

Báo xấu

129
lượt xem 39
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khi tự tạo sử dụng quỹ thời gian như thế nào. Lên kế hoạch cũng là một cách để biến những mong ước thành hiện thực. Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Sử dụng một thời gian biểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn:

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khi tự tạo ra thời gian cho chính mình

Khi tự tạo ra thời gian cho chính mình, những ưu tiên và mục tiêu c ủa b ạn s ẽ giúp cho b ạn nh ận th ấy b ạn mu ốn s ử d ụng qu ỹ th ời gian nh ư th ế nào. Lên kế hoạch cũng là một cách để biến những mong ước thành hi ện th ực. Lên kế hoạch là quá trình bạn xem xét quỹ thời gian và dự định bạn sẽ làm gì đ ể đ ạt đ ược nh ững m ục tiêu đã đ ề ra. S ử d ụng m ột th ời gian bi ểu hợp lý sẽ có thể giúp bạn: - Biết được bạn sẽ đạt được điều gì với quỹ thời gian của mình - Lên kế hoạch để tận dụng được thời gian có sẵn một cách tốt nh ất - Dành đủ thời gian cho những gì bạn nhất định ph ải làm - Có một quỹ thời gian đối phó với những điều bất ngờ xảy ra - Tối thiểu hóa stress bằng cách tránh cam kết nh ững đi ều quá sức Một kế hoạch thông suốt giúp cho bạn kiểm soát được những cam kết của mình trong khi bạn vẫn có th ời gian đ ể làm nh ững vi ệc quan trọng khác. Do vậy, nó chính là vũ khí quan tr ọng nhất giúp b ạn đ ối phó v ới s ự quá t ải trong công vi ệc. Bắt đầu lập kế hoạch như thế nào? Tốt nhất là hãy lên kế hoạch theo một qui trình thường xuyên, chẳng h ạn nh ư khi kh ởi đ ầu m ỗi tu ần. Hãy đi theo nh ững b ước sau đây đ ể lên k ế hoạch của bạn: 1. Bắt đầu bằng cách xác định thời gian bạn muốn cho từng công vi ệc. Điều này sẽ phụ thuộc vào cách thiết kế công việc của bạn và những m ục tiêu cá nhân trong cu ộc đ ời. 2. Xác định rõ những hành động bạn buộc ph ải làm đ ể hoàn thành t ốt công vi ệc. Ví dụ như bạn làm công tác quản lý con người, vậy thì bạn ph ải dành th ời gian đ ể đào t ạo, giám sát và x ử lý nh ững v ấn đ ề phát sinh. T ương t ự, b ạn phải dành thời gian để nói chuyện với cấp trên và cả cấp d ưới c ủa b ạn. (Trong một thời gian ngắn, n ếu bạn không chú ý đến h ọ thì những n ỗ l ực qu ản lý th ời gian t ốt nh ất c ủa b ạn ch ắc ch ắn s ẽ b ị ch ệch h ướng n ếu nh ư bạn không dành một chút thời gian nào cho những ng ười quan tr ọng trong cu ộc đ ời b ạn) 3. Xem xét lại danh sách những việc cần làm của b ạn và lên k ế ho ạch cho nh ững ho ạt đ ộng c ần ưu tiên và kh ẩn c ấp cũng như những nhiệm vụ cần thiết phải duy trì mà không thể tránh hoặc giao phó cho ai khác. 4. Vạch ra quỹ thời gian đối phó một với những điều xảy ra bất ng ờ một cách thích h ợp. Nhờ kinh nghiệm bạn sẽ biết nó cần bao nhiêu thời gian. Thông thường, càng có nhiều việc bất ngờ xảy ra, quỹ thời gian đ ối phó càng c ần nhi ều. S ự th ực là nhi ều ng ười có công vi ệc th ường xuyên b ị gián đoạn: nhiều cuộc nghiên cứu đã chỉ ra rằng các giám giám đốc/ tr ưởng phòng m ất trung bình 6 phút đ ể hoàn thành m ột vi ệc n ếu nh ư nó không b ị gián đoạn. Rõ ràng là bạn không thể biết khi nào sự gián đoạn sẽ xảy ra. Tuy nhiên, hãy đ ể nh ững kho ảng tr ống trong th ời gian bi ểu, b ạn có th ể linh ho ạt s ắp xếp lại kế hoạch để đối phó một cách hiệu quả với những vấn đề cấp bách x ảy ra. 5. Những khoảng thời gian để trống chính là kho ảng th ời gian tuỳ ý c ủa b ạn Thời gian để bạn làm những gì ưu tiên hoặc để thực hi ện m ục tiêu cá nhân. Xem l ại danh sách nh ững vi ệc ưu tiên c ần làm và nh ững m ục tiêu cá nhân, ước định thời gian thực hiện cần thiết và đưa chúng vào th ời gian bi ểu.
Khi bạn đã thực hiện được 5 bước trên, có thể bạn sẽ thấy mình còn r ất ít th ời gian ho ặc ch ẳng còn chút th ời gian tuỳ ý nào. Trong tr ường h ợp này, xem xét lại những giả định bạn đã sử dụng trong 4 bước đ ầu tiên và h ỏi xem li ệu nh ững vi ệc đó có th ực s ự c ần thi ết hay không , liệu bạn có thể giao chúng cho người khác làm được không hoặc liệu bạn có thể rút ngắn thời gian làm những việc đó không. Nhân cơ hội này bạn cũng nên xem lại danh sách những vi ệc c ần làm và m ục tiêu cá nhân. Có nh ững m ục tiêu b ạn đ ặt ra không phù hợp với quỹ thời gian bạn có hoặc bạn đang đảm nhiệm thêm quá nhiều công việc riêng l ẻ khác hoặc bạn có quá xem trọng mọi việc hơn mức bình thường không. Nếu như quỹ thời gian tuỳ ý của bạn vẫn eo hẹp, có l ẽ bạn cần ph ải đi ều ch ỉnh l ại kh ối l ượng công vi ệc Những điểm then chốt Lên kế hoạch là quá trình bạn dự định sử dụng thời gian c ủa mình nh ư th ế nào. N ếu b ạn bi ết cách lên k ế ho ạch, b ạn có th ể gi ảm stress và t ối đa hoá hiệu quả công việc của mình. Đây cũng được coi như m ột trong nh ững k ỹ năng qu ản lý th ời gian quan tr ọng nh ất. Trước khi bạn có thể lên kế hoạch hợp lý, bạn cần có một hệ thống lên kế hoạch hiệu quả. Nó có thể là một cuốn nhật ký, cuốn lịch, bảng bi ểu vạch ra trên giấy hoặc gói phần mềm như MS Outlook. Ở đây, có 2 công cụ hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay với những việc bạn đang có trong tay: đó là To-do list vàFeedforward. To-do List ToDoList là một công cụ quản lí công việc, cho phép bạn chia nh ỏ công vi ệc c ủa b ạn thành nhi ều ph ần nh ỏ h ơn đ ể d ễ dàng qu ản lí trong khi v ẫn đảm bảo sự rõ ràng và quen thuộc. Trong To-do List, bạn có thể liệt kê các công việc cần làm, kèm theo thời hạn hoàn thành, một mục ghi chú những thay đổi và nơi đ ể c ập nhật tình trạng công việc (đang tiến hành, hoàn thành, hay thất bại). Đ ối với nh ững m ảng công vi ệc l ớn c ần chia nh ỏ h ơn, b ạn có đ ể ghi thành những nhiệm vụ chính với các công việc cần hoàn thành theo sau. Hiện nay, To-do list đã được xây dựng thành r ất nhi ều ch ương trình có th ể tích h ợp v ới đi ện tho ại và máy tính c ủa b ạn. N ếu b ạn th ường xuyên làm việc với máy tính, có một công cụ như vậy để nhắc nhở công việc theo từng th ời đi ểm là r ất h ữu ích. Còn n ếu b ạn c ảm th ấy b ất ti ện, ngay c ả m ột cuốn sổ tay cũng có thể trở thành To-do List của bạn. Feedforward Feedforward, ngược với Feedback, là công cụ cho phép bạn chuẩn bị trước và lấy đánh giá công vi ệc ngay từ tr ước khi b ắt đ ầu, ch ứ không ph ải rút kinh nghiệm sau khi mọi việc kết thúc. Feedforward rất hữu hiệu trong làm việc nhóm, nhất là trong những công việc cần sự theo dõi và góp ý của các thành viên khác, hoặc cần linh động thay đổi trong tình hình thực tế.
Ở hình thức cơ bản nhất, Feedforward cũng được trình bày gi ống nh ư To-do List, nhưng có thêm ph ần c ập nh ật và ghi chú dành cho tất cả các thành viên, và một phần để đánh giá chất lượng thực tế so với mục tiêu (có thể theo thang %). Một đặc điểm n ữa, với Feedforward l ập cho mỗi ngày hay mỗi tuần, công việc có thể được lên trong các ngày ho ặc tu ần liên ti ếp , và cập nhật tiến độ hoàn thành thay cho deadline đ ể c ả nhóm có thể nắm rõ. Nói ngắn gọn, Feedforward dạng đơn giản là To-do list của b ạn, nh ưng chi ti ết h ơn đ ể c ả nhóm có th ể cùng xem đ ược . Chi tiết hơn về công cụ FeedForward sẽ được đề cập trong chương 6, ph ần 6.2: Công c ụ l ập k ế ho ạch FeedForward

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.