Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chia sẻ: Elysale25 Elysale25 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:89

Thêm vào BST

Báo xấu

52
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt đã làm được, những hạn chế và nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LIÊN Mã số sinh viên : 1305QTVC032 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các cán bộ, nhân viên Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam( sau đây viết là Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam) trong việc thực hiện các nghiệp vụ cũng như thu thập tài liệu để viết khóa luận, đặc biệt là chị Nguyễn Thị Loan, Trưởng phòng Lưu trữ Viện, là người trực tiếp giám sát và phân công công việc cho tôi trong thời gian thực tập. Đồng thời, tôi cũng cám ơn sâu sắc các thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã tận tậm giảng dạy những kiến thức đồng thời tạo cơ hội để tôi thực hành những kiến thức đã học vào thực tế và giúp tôi học hỏi được những kinh nghiệm quý giá. Tôi cũng gửi lời cám ơn chân thành đến ThS Đỗ Thị Thu Huyền, người đã trực tiếp hướng dẫn và góp ý cho tôi hoàn thiện khóa luận này. Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận, tôi còn gặp nhiều thiếu sót trong kỹ năng thực hiện công việc cũng như trong quá trình tổng hợp những thông tin thu thập được. Kính mong nhận được các góp ý của Quý thầy, cô cũng như các cán bộ tại Viện để bài khóa luận được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của mình. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Liên
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 2 3. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 7 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu ............................................. 7 5. Ý nghĩa của đề tài ...................................................................................... 8 6. Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................... 8 7. Kết cấu của đề tài ...................................................................................... 8 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN .............................................................................................. 10 1.1. Một số khái niệm .................................................................................. 10 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................ 10 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước................................................ 11 1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính.......................................................... 12 1.2. Các chức năng của văn bản .................................................................. 13 1.2.1. Chức năng pháp lý ............................................................................ 13 1.2.2. Chức năng thông tin .......................................................................... 13 1.2.3. Chức năng quản lý ............................................................................ 14 1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản ........ 14 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền ..................................................................... 14 1.3.2. Yêu cầu về nội dung.......................................................................... 15 1.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày .......................................................... 17 1.3.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ......................................... 18 1.3.5. Yêu cầu về ngôn ngữ......................................................................... 22 Tiểu kết ........................................................................................................ 22
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM ............................... 23 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam .................................... 23 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam... 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ. ....................................................................... 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................... 26 2.2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH .................................................................................................. 29 2.2.1. Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản. .............................................................................................................. 30 2.2.2. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản .............................. 32 2.2.3. Nhận thức của cán bộ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam về công tác soạn thảo, ban hành văn bản. ...................................................................... 34 2.2.4. Số lượng văn bản ban hành ............................................................... 38 2.3.3. Thẩm quyền ban hành ....................................................................... 39 2.2.3. Nội dung văn bản .............................................................................. 41 2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ......................................... 42 2.2.5. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức ...................................... 48 2.2.6. Ngôn ngữ trong văn bản.................................................................... 54 2.3. Nhận xét, đánh giá................................................................................ 55 2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................ 55 2.3.2. Nhược điểm ....................................................................................... 58 2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 62 Tiểu kết:....................................................................................................... 64 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI VIỆN HÀN LÂM KHXH VIỆT NAM......................................................................................................... 65 3.1. Cơ sở khoa học đề xuất các giải pháp .................................................. 65
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. ........................................................... 66 3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản quản lý của Viện. ......................... 66 3.2.2. Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác văn thư nói chung và soạn thảo, ban hành văn bản nói riêng. ........................... 67 3.2.3. Kiểm tra thường xuyên, đột xuất công tác soạn thảo và ban hành văn bản. ....................................................................................................... 67 3.2.4. Đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản. .............................................................................................................. 69 3.2.5. Lựa chọn đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo, ban hành văn bản. .............................................................................................................. 70 3.2.6. Tiêu chuẩn hoá văn bản (mẫu hóa văn bản) ..................................... 71 3.2.7. Nâng cao hiệu quả của công tác lưu trữ ............................................ 72 3.2.8. Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản................................................................................................ 72 Tiểu kết:....................................................................................................... 73 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 76
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản. Do đó, vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản là rất quan trọng, nếu quan tâm làm tốt công tác này sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là cơ quan sự nghiệp thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp những luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và chính sách phát triển nhanh, bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện nhiệm vụ tư vấn về chính sách phát triển, đào tạo sau đại học về khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nước( Quy định tại Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 và Nghị định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013 sửa đổi bổ sung Nghị định 109/2012/NĐ-CP của Chính phủ). Với chức năng nghiên cứu lý luận cơ bản về khoa học xã hội và nhân văn, với vai trò là cơ quan nghiên cứu khoa học xã hội đầu ngành của cả nước, trong quá trình hoạt động, Viện đã ban hành nhiều loại văn bản: văn bản hành chính, văn bản chuyên môn. Để đảm bảo công tác soạn thảo, ban hành văn 1
bản của Viện đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ trong quản lý; thông tin phục vụ tra cứu, nghiên cứu khoa học được kịp thời, chính xác, trong nhiều năm qua Viện đã có nhiều cố gắng và tích cực đổi mới, thực hiện ngày một hiệu quả hơn nhiệm vụ này. Tuy nhiên, đến nay công tác soạn thảo, ban hành văn bản ở Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của Viện trong tình hình mới. Đó là việc chấp hành các quy định về soạn thảo, ban hành văn bản chưa đầy đủ; việc mẫu hóa văn bản chưa đem lại hiệu quả thực sự; các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản… Chính vì vậy, vấn đề đặt ra là cần khảo sát, đánh giá để có cái nhìn tổng quan về thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Viện; trên cơ sở đó nghiên cứu, đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện, đáp ứng yêu cầu của công tác nghiên cứu khoa học xã hội, nhân văn trong giai đoạn hiện nay. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết thông qua khảo sát thực tế trong thời gian thực tập tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam, tôi đã lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những kiến thức mới về một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà quản trị văn phòng, từ đó có thể ứng dụng vào công việc sau này. 2. Lịch sử nghiên cứu Soạn thảo và ban hành văn bản là vấn đề được quan tâm trong nhiểu nghiên cứu với các khía cạnh khác nhau như về kỹ thuật trình bày, hiệu lực và hiệu quả của văn bản trong quản lý. Trong nước, phải kể đến những công trình đã được công bố như: - Hướng dẫn soạn thảo văn bản của tác giả Hoàng Trung Tiếu, NXB 2
Trẻ, năm 1995; - Ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước: sách dùng cho các nhà quản lý lãnh đạo và nghiên cứu, tác giả Nguyễn Thế Quyền, NXB Công an nhân dân, năm 1996; - Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản: pháp quy, hành chính, tư pháp, hợp đồng, tác giả Trần Hà, NXB Trẻ, năm 1996; - Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính của tác giả Lê Văn In, Phạm Hưng. NXB Chính trị quốc gia, năm 1996; - Một số vấn đề về soạn thảo văn bản của tác giả Nguyễn Thế Quyền, NXB Thống kê, năm 1997; - Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước của tác giả Bùi Khắc Việt, NXB Khoa học xã hội, năm 1997; - Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước: Lý thuyết và mẫu thực tế của tác giả Võ Trí Hảo, NXB Tư pháp, năm 1997; - Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, tác giả Lưu Kiếm Thanh, NXB Thống kê, năm 1999; - Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo của tác giả Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999; - Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý Nhà nước của tác giả Tạ Hữu Ánh. NXB Chính trị Quốc gia, năm 1999; - Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính Nhà nước của tác giả Lưu Kiếm Thanh. NXB Thống kê 1999 Xuất bản lần thứ 2, có sửa chữa và bổ sung năm 2000; - Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính của nhóm tác giả Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Văn Lự , NXB Chính trị Quốc gia, năm 2000; - Văn bản quản lý Nhà nước và kỹ năng soạn thảo văn bản của nhóm 3
tác giả Đại học Luật Hà Nội, NXB Thống kê, năm 2002; - Chỉ dẫn sử dụng các mẫu văn bản giấy tờ do Thy Anh, Tuấn Dương sưu tầm và biên soạn, NXB Lao động, năm 2004; - Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, năm 2005; - Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm, NXB Văn hóa thông tin, năm 2006; - Mẫu soạn thảo văn bản trong lĩnh vực Hành chính - dân sự của Tác giả Mai An, NXB Lao động xã hội, năm 2007; - Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội( 2009); - Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Nguyễn Quang Thi, NXB TP Hồ Chí Minh, năm 2011; - Soạn thảo văn bản hành chính của TS. Ngô Sỹ Trung, NXB Giao thông vận tải, năm 2015; - Giáo trình Văn thư, Triệu Văn Cường chủ biên, NXB Lao động, năm 2016… Những công trình nêu trên đã đề cập một cách có hệ thống và đầy đủ những vấn đề chủ yếu liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nhà nước như: Thẩm quyền ban hành, vai trò, chức năng của văn bản, trách nhiệm, nhiệm vụ quản lý văn bản trong hoạt động quản lý, quy trình soạn thảo, mẫu hóa văn bản... Đây là những công trình được sử dụng làm cơ sở lý luận cho khóa luận. Ngoài ra còn có một số công trình nghiên cứu ở cấp độ Luận án Tiến sĩ như: - Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính của Nguyễn Thế Quyền, năm 2004; 4
- Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính. Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thanh Bình, Học viện Hành chính quốc gia, năm 2006; - Khảo sát, đánh giá việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam về quản lý hành chính và quản lý hành chính trong công tác văn thư và lưu trữ ở Viện Khoa học Xã hội Việt Nam. Nhiệm vụ cấp Bộ do GS.TS Võ Khánh Vinh làm chủ nhiệm, năm 2007; - Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao động – Thương binh và xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. Luận văn thạc sỹ của Nguyễn Thị Hường, Học viện Hành chính, năm 2010; - Đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản của Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Luận văn thạc sỹ Quản lý Hành chính công của Đỗ Hữu Phương, Học viện Hành chính, năm 2011. Khóa luận tốt nghiệp gồm có các đề tài như: - ” Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường của Bộ Nội vụ” của Phạm Ngọc Huyền, Học viện Hành chính( 2011); - “ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương- Bộ Công thương” Của Phạm Thị Loan, Đại học Nội vụ Hà Nội( 2016)… Một số bài viết liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản trên các Tạp chí như: “ Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư- một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta”, tác giả Nguyễn Quốc Thắng, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6( 6/2008); Bài viết của Tác giả Nguyễn Trọng Biên “ Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức ở nước ta hiện nay”, Tạp chí Văn thư lưu trữ số 11( 11/2008)… Ở phạm vi ngoài nước, cũng có một số nghiên cứu liên quan đến đề tài 5
này như Quản trị Hành chính Văn phòng của tác giả Mike Harvey( 1996) Cuốn sách này chủ yếu trình bày vai trò của các nghiệp vụ Văn phòng trong đó có soạn thảo và ban hành văn bản với những nguyên tắc lý thuyết và thực hành; Cuốn sách Ngữ pháp văn bản của tác giả O.T. Moskalkaja (1996) nghiên cứu văn bản dưới góc độ ngữ pháp, những nguyên tắc không thể thiếu trong xây dựng văn bản, các yếu tố cấu thành ngữ pháp.. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản trình bày khá tổng quan và đa dạng, đề cập đến các nội dung của công tác này từ tầm quan trọng đến các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày, quy trình, thủ tục ban hành văn bản, phân công trách nhiệm soạn thảo…. ở những phạm vi và mức độ khác nhau. Đây chính là nguồn tài liệu quan trọng trong quá trình làm bài khóa luận này. Đã có đề tài nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm của ThS. Đỗ Hữu Phương năm 2011( lúc đó Viện có tên gọi là Viện Khoa học Xã hội Việt Nam). Luận văn này nghiên cứu về cả nghiệp vụ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Bài khóa luận tôi thực hiện là sự tiếp thu và kế thừa các nghiên cứu trước và tìm hiểu chuyên sâu thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH từ năm 2014 đến năm 2016 và không trùng lặp với bất kì đề tài nào trước đó. 3.1. Mục tiêu nghiên cứu - Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt đã làm được,những hạn chế và nguyên nhân từ đó đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam. 3.2. Nội dung nghiên cứu Đề tài tập trung vào 3 nội dung chính: - Nghiên cứu cơ sở khoa học của công tác soạn thảo và ban hành văn 6
bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Xây dựng các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện. 3. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp... - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng. - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp từ các cán bộ trong Văn phòng về thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp điều tra bằng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi để có cái nhìn khách quan, trung thực hơn về đề tài nghiên cứu. 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm 2014-2016. 7
5. Ý nghĩa của đề tài - Đề tài cung cấp thông tin làm cơ sở để đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề. - Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ cơ quan. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm đã đạt được những thành tựu đáng kể song vẫn còn tồn tại những hạn chế về thể thức văn bản, thủ tục, trình tự ban hành,.. làm giảm hiệu quả của các quyết định quản lý và tính hợp lý hợp pháp của văn bản. Việc nâng cao chất lựong của công tác này sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động chung của cơ quan. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản Chương này trình bày cơ sở lý luận chung nhất về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, các khái niệm, tầm quan trọng, yêu cầu và quy trình soạn thảo văn bản nói chung để làm nền tảng cho việc khảo sát thực trạng công tác này ở chương sau. Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Trên cơ sở những lý thuyết được trình bày ở chương 1, chương 2 tập trung làm rõ thực trạng của công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện trên nhiều phương diện với những số liệu thống kê cụ thể. Đưa ra nhận xét, đánh giá về ưu 8
điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam Sau khi phân tích thực trạng ở chương 2, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành văn bản của Viện. 9
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo lĩnh vực cụ thể mà văn bản có nội dung khác nhau và được thể hiện bằng các hình thức khác nhau. Thường đó là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về thể thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục đích nhất định. Trong cuốn “ Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước” của Tác giả Bùi Khắc Việt do Nhà xuất bản khoa học xã hội ấn hành năm 1997 có trình bày khái niệm về văn bản như sau: ” Văn bản là sản phẩm của lời nói, thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên văn bản không phải đơn thuần là tổng số từ ngữ, những lời nói trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình của quá trình, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”. [50;10] Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn bản như sau: “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng chữ viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” [18; 139] Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân đề cập” Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là ở dạng viết “.[25; 15] Xem xét dưới góc độ hành chính học, trong sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư, tác giả Vương Đình Quyền nhận định” Văn bản là 10
khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức” [40;57], còn dưới góc độ văn bản học thì ” Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ nhất định” [40; 56] Như vậy, theo nghĩa chung nhất thì văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin. Thông tin trong văn bản là thông tin về các sự vật, hiện tượng, sự kiện sản sinh trong quá trình tự nhiên và xã hội. 1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước Theo nghĩa chung nhất Văn bản quản lý Nhà nước là những văn bản dó các cơ quan Nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo một trình tự, thủ tục, hình thức luật định, mang tính quyền lực và làm phát sinh các trách nhiệm pháp lý trong quá trình thực hiện. Trong sách” Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo” của Tác giả Nguyễn Văn Thâm đã đưa ra khái niệm” Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa pháp luật, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước do cơ quan Nhà nước ban hành và sửa đổi theo Luật định” [46;26] Tác giả Vương Đình Quyền đề cập đến khái niệm Văn bản quản lý Nhà nước trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau” Văn bản quản lý Nhà nước là văn bản mà các cơ quan Nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định”. [40;58] Như vậy, có nhiều cách nhìn nhận khác nhau về khái niệm này. Trong phạm vi khóa luận, Văn bản quản lý Nhà nước được hiểu theo nghĩa chung nhất như đã trình bày ở trên. 11
1.1.3. Khái niệm văn bản hành chính Trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, tác giả Nguyễn Minh Phương nhận định: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó theo quy định của pháp luật”. [36;7] Tác giả Ngô Sỹ Trung khái quát khái niệm này trong cuốn Soạn thảo vản bản hành chính (2015) như sau: “ Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội”. [48;6] Như vậy có thể hiểu văn bản hành chính là văn bản mang tính thông tin dùng để ghi chép, truyền đạt quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác cho hoạt động quản lý theo đúng thẩm quyền, thể thức và thủ tục luật định. Nói cách khác, văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin trong quản lý và nó phản ánh kết quả của hoạt động quản lý, đồng thời nó truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của cấp trên đối với cấp dưới thuộc phạm vi quản lý. Văn bản hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan tổ chức với nhau hoặc giữa cơ quan tổ chức với công dân. Văn bản hành chính gồm có 2 loại: - Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhằm quyết định các vấn đề cụ thể của cơ quan. Các văn bản hành chính cá biệt thường gặp là: Quyết định bổ nhiệm, quyết định nâng bậc lương… - Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan Nhà nước như văn bản hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, báo cáo tình hình, trao đổi công việc, theo dõi tình hình thực hiện công việc. 12
Văn bản hành chính thông thường gồm 2 loại chính: + Văn bản có tên loại: Quyết định, quy chế, thông báo, quy định, nội quy, hướng dẫn, đề án, báo cáo, chương trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy( giấy giới thiêu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy quyền)…, các loại phiếu( phiếu khảo sát, phiếu gửi, phiếu trình) + Văn bản không có tên loại: Công văn 1.2. Các chức năng của Văn bản 1.2.1. Chức năng pháp lý Văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt các văn bản quy phạm pháp luật và để điều tiết các mối quan hệ xã hội bằng hệ thống luật pháp đã được văn bản hóa, tạo điều kiện phổ biến rộng rãi, đầy đủ, chính xác việc thực thi pháp luật một cách đúng đắn, nghiêm minh và thống nhất. Các thông tin về pháp luật, các quy định của Nhà nước, mối quan hệ và trách nhiệm pháp lý của các cơ quan đều được thể hiện bằng văn bản. Do vậy văn bản là công cụ được sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội, đồng thời cũng là tiếng nói chính thức của cơ quan đó, được thể hiện bằng dấu của cơ quan và chữ ký của người có thẩm quyền. Đó là những bằng chứng đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý, tức là có hiệu lực thi hành và trong một số trường hợp có thể dùng làm căn cứ để giải quyết mâu thuẫn, truy cứu trách nhiệm. 1.2.2. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản, vì trong quá trình quản lý, điều hành và các hoạt động khác của cơ quan, tổ chức thì văn bản là phương tiện truyền tải thông tin quan trọng nhất và phổ biến nhất. Các thông tin văn bản cung cấp có thể là: - Thông tin về đường lối của Đảng, các chính sách, pháp luật của Nhà nước liên quan đến mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của cơ quan 13
- Các thông tin quản lý trong nội bộ tổ chức - Các quyết định quản lý giữa các cơ quan với nhau, hoặc giữa các bộ phận trong cơ quan - Thông tin về các mặt hoạt động của cơ quan. - Thông tin bằng văn bản là thông tin có độ chính xác, tin cậy cao nhất. 1.2.3. Chức năng quản lý Văn bản là phương tiện hữu hiệu trong việc truyền đạt các quyết định quản lý cho cấp dưới một cách thuận lợi và chính xác. Trong công tác quản lý, văn bản được sử dụng vào nhiều mục đích quan trọng như: Truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện công việc; báo cáo tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi công việc với các cơ quan khác. Trong đó khâu quan trọng nhất là truyền đạt các quyết định quản lý như triển khai các nội dung của chủ trương, chính sách, kế hoạch… Các thông tin trong văn bản sẽ làm cơ sở để tổ chức quản lý các hoạt động của cơ quan, tiến hành kiểm tra đôn đốc cũng như đánh giá hiệu quả công việc đồng thời là cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tính hiệu quả và tính luật. 1.3. Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội, trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính trong nội bộ và với cơ quan tổ chức khác, và các thông tin đó phải được văn bản hóa. Văn bản ban hành phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung và thẩm quyền về hình thức. Thẩm quyền về nội dung: Văn bản phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn bản quy 14