Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:67

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của khoá luận "Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng" nhằm phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng; Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sự kiện tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. TRẦN THỊ PHƢƠNG THÚY Sinh viên thực hiện : NGUYỄN KHÁNH HUYỀN Mã số sinh viên : 1705QTVC023 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVC HÀ NỘI - 2021
LỜI CẢM ƠN Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và hƣớng dẫn sát sao của Giảng viên hƣớng dẫn, các thầy/cô trong khoa Quản trị Văn phòng và Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng đã giúp tác giả hoàn thành đề tài. Với năng lực nghiên cứu và thời gian có hạn, bài nghiên cứu của tác giả có những điểm còn chƣa hợp lý, giải quyết vấn đề chƣa logic. Vì vậy rất mong nhận đƣợc sự góp ý, bổ sung của Quý thầy cô để bài nghiên cức đƣợc hoàn thiện và có giá trị thực tiễn hơn nữa. Tác giả xin trân trọng cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của chính tác giả. Các nội dung và kết quả trong bài báo cáo này là trung thực, chƣa công bố dƣới bất kỳ hình thức nào trƣớc đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá đƣợc chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung bài nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày 06 tháng 04 năm 2021
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................ 1 1. Lí do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề........................................................................ 2 3. Mục tiêu của nghiên cứu .......................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................... 3 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................ 3 6. Phƣơng pháp nghiên cứu .......................................................................... 3 7. Nội dung đề tài ......................................................................................... 4 Chƣơng 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG ................................................. 5 1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện.......................................................... 5 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản .................................................................... 5 1.1.2. Quy trình về tổ chức sự kiện .............................................................. 6 1.1.3. Các loại hình sự kiện ........................................................................ 11 1.1.4. Vai trò của tổ chức sự kiện ............................................................... 13 1.2. Khái quát chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng ................................................................ 14 1.2.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty ................... 14 1.2.2. Lĩnh vực hoạt động ........................................................................... 16 1.2.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 18 1.2.4. Mục tiêu và phƣơng hƣớng phát triển .............................................. 20 Tiểu kết ....................................................................................................... 21 Chƣơng 2. HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG ............................................................................................... 22 2.1. Sự kiện kinh doanh .............................................................................. 22 2.1.1. Các loại hình sự kiện kinh doanh của công ty.................................. 22 2.1.2. Quy trình tổ chức sự kiện kinh doanh .............................................. 23 2.1.3. Doanh thu sự kiện kinh doanh .......................................................... 28 2.2. Sự kiện thƣờng niên............................................................................. 31 2.2.1. Các loại hình sự kiện thƣờng niên của công ty ................................ 31
2.2.2. Quy trình tổ chức sự kiện thƣờng niên ............................................. 32 2.2.3 Nội dung, mục đích tổ sự kiện thƣờng niên ...................................... 35 2.3. Live show âm nhạc .............................................................................. 36 2.3.1. Số lƣợng và loại hình........................................................................ 36 2.3.2. Quy trình tổ chức live show âm nhạc ............................................... 37 2.3.3. Mục đích ........................................................................................... 41 Tiểu kết ....................................................................................................... 42 Chƣơng 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG .......................... 43 3.1. Nhận xét, đánh giá ............................................................................... 43 3.1.1. Ƣu điểm ............................................................................................ 43 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................. 45 3.1.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 46 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng ...................... 47 3.2.1. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức sự kiện kinh doanh .................................................................................................. 47 3.2.2. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức sự kiện thƣờng niên ................................................................................................. 49 3.2.2. Nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc tổ chức live show âm nhạc ............................................................................................. 51 Tiểu kết ....................................................................................................... 53 KẾT LUẬN ...................................................................................................... 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................. 56 PHỤ LỤC ......................................................................................................... 57
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Tổ chức sự kiện là một trong những ngành nghề đang phát triển mạnh mẽ ở Việt Nam trong những năm gần đây, đồng thời cũng là 1 hoạt động không thể thiếu trong đời sống, xã hội, kinh tế con ngƣời. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức hoạt động tổ chức sự kiện góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, thu hút vốn đầu tƣ, tăng hiệu quả truyền thông và marketing… Nắm bắt đƣợc những ƣu thế đó, các doanh nghiệp trong nƣớc và nƣớc ngoài luôn đề cao vai trò và đề ra những định hƣớng khác nhau cho hoạt động tổ chức sự kiện của doanh nghiệp mình. Sự kiện đƣợc xem nhƣ một kênh kết nối khoảng cách giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đồng thời sự kiện là dịp tốt để khách hàng biết nhiều hơn về doanh nghiệp, Có thể thấy, ngoài những cách quảng cáo, tiếp thị thì tổ chức sự kiện là cách chính là kênh quảng bá thƣơng hiệu đánh bóng tên tuổi doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Với mong muốn đem lại cho khách hàng những sự kiện tốt nhất với chi phí phù hợp. Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng một trong những Công ty cung cấp sản phẩm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và liveshow âm nhạc với thƣơng hiệu Trống Đồng show. Trống Đồng tự hào là một hệ thống có trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng hiện đại, kĩ thuật ghi hình tiên tiến nhằm đáp ứng yêu cầu của mọi đối tuợng khách hàng. Với mục tiêu “Mang âm nhạc tới quảng đại quần chúng”, vậy nên ngay từ khi thành lập Trống Đồng không ngừng nỗ lực xây dựng một hệ sinh thái âm nhạc khép kín với điểm nhấn là các liveshow âm nhạc, sự kiện giải trí và các sản phẩm âm nhạc. Trong tình hình nền kinh tế trong nƣớc và thế giới có nhiêu biến động đồng thời dƣới tác động của đại dịch Covid 19, Trống Đồng đã có những bƣớc đi và định hƣớng phù hợp nhằm thích nghi và phát triển trong thị trƣờng đầy cạnh tranh. Dịch Covid 19 đã và đang gây ra những khó khăn không nhỏ cho lĩnh vực tổ chức sự kiện, event, tuy nhiên với tầm nhìn chiến lƣợc cùng với đội 1
ngũ ban lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, hứa hẹn sẽ tạo nên một Trống Đồng bùng nổ và phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới. Với mong muốn nâng cao kiến thức của bản thân về hoạt động tổ chức sự kiện để từ đó đề xuất những giải pháp nhằm phát triển hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty. Vì vậy, tác giả chọn đề tài: “Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng” làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong tiến trình phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Đã có rất nhiều công trình khoa học nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện. Những công trình gồm: Nghiên cứu lí luận về sự kiện, nghiên cứu về tổ chức lễ hội, nghiên cứu giải pháp về nâng cao hiệu quả trong tổ chức sự kiện… Có thể kể đến một số công trình sau: Tác giả Lƣu Văn Nghiêm đã viết cuốn “Tổ chức sự kiện” [6], công trình khái quát những vấn đề cơ bản và quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện. Hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra thƣờng xuyên hàng ngày trong đời sống kinh tế xã hội trên nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Tác giả Nguyễn Thị Mỹ Thanh cũng xuất bản cuốn giáo trình “Quản trị sự kiện và lễ hội” [9], công trình đã có cách một tiếp cận mới đi sâu nghiên cứu những kiến thức lý luận về quản trị sự kiện và lễ hội, các hoạt động kỹ năng quản trị, cùng các kỹ năng hoạt động về tổ chức sự kiện – một lĩnh vực còn rất mới mẻ nhƣng đầy triển vọng ở Việt Nam. Bên cạnh đó, có rất nhiều bài viết viết về công tác tổ chức sự kiện in trên các bài báo, tạp chí, các luận văn, luận án, các cuộc tọa đàm, hội thảo của quốc gia nhƣ công trình: “Quản trị trong tổ chức sự kiện” của tác giả Nguyễn Mỹ Ngọc Chân [4] và “Phân tích thực trạng quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Truyền thông Mật Mã” của tác giả Hồ Thị Thanh Thủy [10]… Đây chính là những nguồn tài liệu quý đề tác giả đề tài kế thừa và hệ thống hóa cơ 2
sở lý thuyết cho bài nghiên cứu. Và giới hạn đƣợc phạm vi, đối tƣợng, mục đích nghiên cứu của đề tài “Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng”. 3. Mục tiêu của nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và khảo sát thực tế hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng, mục tiêu nghiên cứu của đề tài là: - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sự kiện tại công ty 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vạ và Truyền thông Trống Đồng - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức sự kiện đồng thời thúc đẩy sự phát triển của Công ty. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng * Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian: Khảo sát từ năm 2015 - 2021 - Không gian: hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng 6. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp thu thập và xử lí thông tin: Thu thập trên sách, báo, tạp chí, giáo trình mạng internet… Từ đó sàng lọc những thông tin hữu hiệu, phù hợp với đề tài nghiên cứu, bao gồm các thông tin có liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện và thực trạng ngành nghề tổ chức sự kiện của nƣớc ta hiện nay - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích và tổng hợp các tài liệu liên quan đến đề tài để chắt lọc nguồn thông tin chính xác, ngắn gọn, đầy đủ và 3
xúc tích - Thu thập thông tin, xin số liệu, tìm hiểu thông qua cán bộ trong công ty nhằm phản ánh chính xác và thực tế hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty - Phỏng vấn cán bộ của Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng nhằm thu thập và trích dẫn nguồn thông tin thực tế phục vụ cho bài nghiên cứu - Phƣơng pháp quan sát, ghi chép thông tin thống kê, phân tích và rút ra kinh nghiệm cho bản thân góp phần nâng cao kiến thức thực tế của bản thân để từ đó xây dựng lối hành văn logic, thống nhất giúp cho bài nghiên cứu đƣợc hoàn chỉnh và trình bày vấn đề nghiên cứu một cách khoa học 7. Nội dung đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bài nghiên cứu gồm 3 chƣơng: Chương 1: Lý luận chung về hoạt động tổ chức sự kiện và khái quát về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng Chương 2: Hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu qủa của hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty 4
Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ KHÁI QUÁT CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TRUYỀN THÔNG TRỐNG ĐỒNG 1.1. Lý luận chung về tổ chức sự kiện 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản - Sự kiện: Theo từ điển tiếng Việt, “Sự kiện” đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội [14]. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì “sự kiện” là một hiện tƣợng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất hiện [12]. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm ngƣời ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam “sự kiện” đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực nhƣ: thể thao, thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ khởi công, tổ chức lễ thông xe cầu đƣờng, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới, tổ chức lễ cất nóc công bố các dự án bất động sản ...[16] Tổ chức sự kiện: hay còn đƣợc gọi là tổ chức Event là các hoạt động đƣợc tổ chức thông qua các hội nghị hội thảo trong lĩnh vực kinh doanh, thƣơng mại, giải trí, xã hội, văn hóa. Các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ lên ý tƣởng, sáng tạo mới mẻ và lên kế hoạch chi tiết, thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đề ra một cách chu toàn nhất từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tƣởng cho đến khi nó kết thúc, nhằm truyền đạt những thông điệp mà ngƣời tổ chức sự kiện muốn truyền đến khách hàng của họ [15]. - Công ty trách nhiệm hữu hạn: là loại hình doanh nghiệp có tƣ cách pháp nhân, đƣợc thành lập và tồn tại độc lập đối với những chủ thể sở hữu nó. Trên phƣơng diện pháp luật công ty là pháp nhân, chủ sở hữu công ty là thể nhân với các nghĩa vụ và quyền tƣơng ứng với quyền sở hữu công ty [7]. Có 2 loại công ty TNHH: Công ty TNHH 1 thành viên và Công ty 5
TNHH 2 thành viên trở lên. + Công ty TNHH 1 thành viên là: 1 hình thức đặc biệt của công ty tnhh do một tổ chức hay một cá nhân là chủ sở hữu chịu toàn bộ trách nghiệp trƣớc pháp luật + Công ty TNHH 2 thành viên là: có 2 thành viên trở lên và không vƣợt quá 50 thành viên chịu toàn bộ trách nghiệm trƣớc pháp luật 1.1.2. Quy trình về tổ chức sự kiện Tác giả Nguyễn Thị Mỹ Thanh [9] đã xây dựng quy trình tổ chức sự kiện đƣợc thành các giai đoạn cụ thể nhƣ sau: Thứ nhất, Lập kế hoạch cho sự kiện Tổ chức sự kiện liên quan đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau và chịu sự chi phối của rất nhiều các yếu tố ảnh hƣởng. Do vậy công tác tổ chức sự kiện đòi hỏi phải có một hệ thống kế hoạch đầy đủ, chi tiết và thống nhất cho toàn bộ các quá trình, các hoạt động có liên quan. Nhƣ vậy, đối với mọi sự kiện từ lớn đến nhỏ, nhất thiết đều cần đến việc lập kế hoạch. Nghiên cứu về tổ chức sự kiện không thể không nghiên cứu các nội dung liên quan đến lập kế hoạch. Để lập đƣợc kế hoạch cho sự kiện trƣớc hết phải xác định mục đích của hoạt động cần tổ chức là gì mới có thể lên ý tƣởng đúng chủ đề và chính xác từ khâu sáng tạo ý tƣởng cho đến khi hoàn thành. Sau đó, cần đề ra những mục tiêu mong muốn của hoạt động nhƣ: Tìm kiếm thêm nguồn khách hàng, gia tăng doanh số, truyền bá thƣơng hiệu, mở rộng mối quan hệ, mở rộng thị trƣờng,…; Xây dựng thông điệp; Xác định thời gian tổ chức và địa điểm phù hợp với hoạt động; Dự tính ngân sách phù hợp với ngân sách tránh tình trạng lãng phí mà lại không mang đến hiệu quả cho hoạt động; Thiết lập hệ thống thời gian phân bỏ công việc theo từng hạng mục, và thời lƣợng chƣơng trình. Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ tránh tình trạng thiếu sót chậm trễ kế hoạch dẫn đến những hậu quả không may…. từ đó sẽ xây dựng đƣợc kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Thứ hai, Xây dựng chiến lược marketing cho sự kiện 6
Marketing cho sự kiện là một phƣơng thức quảng bá thƣơng hiệu của doanh nghiệp thông qua các sự kiện. Tại đây khách hàng có thể nhìn, ngắm, nghe, sờ, nếm thử, trải nghiệm… sản phẩm/dịch vụ của công ty. Mục tiêu là tăng độ nhận diện của các nhãn hàng, phủ sóng thƣơng hiệu và tạo mối liên kết với khách hàng tiềm năng, biến họ thành khách hàng trung thành của thƣơng hiệu. Philip Kotler đã viết rằng: “Trong thế giới phức tạp ngày nay, tất cả chúng ta đều phải am hiểu marketing. Khi bán một chiếc máy bay, tìm kiếm việc làm, quyên góp tiền cho mục đích từ thiện hay tuyên truyền một ý tƣởng, chúng ta đã làm marketing… Marketing liên quan đến lợi ích của mỗi ngƣời chúng ta trong suốt cả cuộc đời”. Theo đó, phạm vi sử dụng của marketing rất rộng rãi, marketing liên quan đến nhiều lĩnh vực. Trong hoạt động tổ chức sự kiện, marketing là cơ sở giúp cho nhà tiếp thị có khả năng thuyết phục các nhà tài trợ rằng sự kiện là sự đầu tƣ marketing xứng đáng, hơn nữa khách hàng – đối tƣợng chính mà các sự kiện hƣớng đến họ có vô vàn những hoạt động giải trí cho họ lựa chọn. Điều này có nghĩa rằng, sự kiện phải thật đặc biệt, mang cho khách hàng sự hài lòng và đáp ứng nhu cầu giải trí của họ [11]. Thứ ba, Quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện Mỗi sự kiện đƣợc tổ chức đƣợc xem là một dự án và phải quản trị theo trình tự tiến trình, gồm các giai đoạn nhƣ: khởi động, lập kế hoạch, triển khai thực hiện kế hoạch, tổ chức sự kiện và kết thúc sự kiện. Một dự án sự kiện chứa đựng chuỗi những nhiệm vụ và công việc phức tạp có liên quan chặt chẽ với nhau. Quản trị sự kiện nói cách khác chính là hệ thống chi tiết trình tự những công việc cần phải làm theo thời gian, kể từ giai đoạn đầu nhƣ lên ý tƣởng cho sự kiện đến khi kết thúc sự kiện. Mỗi công việc trong quản trị dự án sự kiện luôn có liên quan chặt chẽ với nhau trong vòng đời của một dự án sự kiện hoàn chỉnh. Trong quản trị và triển khai thực hiện dự án sự kiện phải có kế hoạch đối phó với những rủi ro trong khi tổ chức sự kiện để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh nhƣ: Xác định sai về đối tƣợng, khách hàng mục tiêu của buổi sự 7
kiện; Thiết kế, bài trí không gian không phù hợp với phong cách và không khí của buổi sự kiện; Chọn không đúng công ty dịch vụ hỗ trợ; Thiết kế cơ cấu nhân sự không hiệu quả; Không gian tổ chức không phù hợp với lƣợng ngƣời tham gia; Rủi ro do các yếu tố môi trƣờng: gồm môi trƣờng tự nhiên: mƣa, gió, bão, động đất, … và môi trƣờng văn hóa - xã hội: thói quen, cách ứng xử của ngƣời tham gia sự kiện - Môi trƣờng chính trị - pháp luật: thủ tục, giấy tờ cần thiết, quy định về thuần phong mỹ tục,… Thứ tư, triển khai thực hiện dự án sự kiện Triển khai thực hiện dự án sự kiện là toàn bộ các khâu nhƣ: chủ đề, thiết kế sự kiện, kịch bản sự kiện, tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện; quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn; tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch; Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chƣơng trình giải trí, giao lƣu ví dụ nhƣ giao lƣu văn nghệ, bốc thăm trúng thƣởng; Tổ chức phục vụ lƣu trú và vận chuyển trong sự kiện nếu đƣợc yêu cầu… Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra không thể thiếu đƣợc đội ngũ hậu cần, bộ phận phụ trách âm thanh, ánh sáng sự kiện… Tất cả các hoạt động đều sẽ đƣợc ngƣời tổ chức thực hiện điều hành, giám sát và quản lý một cách chặt chẽ để đem đến thành công cho sự kiện làm hài lòng khách hàng cùng khách mời Hoạt động hậu cần trong tổ chức sự kiện đƣợc hiểu là những công việc nhỏ nhặt phía sau hậu trƣờng. Theo các nhà tổ chức sự kiện, hậu cần không chỉ là những công việc nhỏ làm trƣớc khi bắt đầu sự kiện mà còn bao gồm các hạng mục phức tạp khác diễn ra xuyên suốt sự kiện mà từ đó giúp chƣơng trình thành công. Nó đóng vai trò quan trọng mang đến sự liên kết trong khi sự kiện đƣợc triển khai. Các hoạt động hậu cầu giúp các yếu tổ chức, nguồn lực đƣợc đảm bảo để chƣơng trình sự kiện đƣợc tiến hành theo đúng mục tiêu đặt ra. Thứ năm, Kết thúc và đánh giá sự kiện Sau mỗi sự kiện diễn ra, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm. Quá trình họp rút kinh nghiệm là quá trình ban tổ chức sự 8
kiện chỉ ra đƣợc những thiếu sót, những sai lầm mà chƣơng trình mắc phải và từ đó đúc kết đƣợc kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Việc đánh giá, tổng kết sau khi sự kiện kết thúc vô cùng quan trọng, cần đƣợc thực hiện một cách nghiêm túc và chính xác. Đánh giá tổ chức sự kiện nên đƣợc thực hiện ngay lập tức sau khi sự kiện kết thúc, muộn nhất là sang ngày hôm sau để kịp thời nhìn nhận các thiếu sót vừa xảy ra. Tránh để thời gian quá lâu sẽ dẫn đến tổng kết không đầy đủ. Nếu một tổ chức không họp rút kinh nghiệm sau khi chƣơng trình kết thúc sẽ dẫn đến việc các sự kiện sau có thể vẫn lặp lại những lỗi đã từng mắc khi trƣớc. Việc lặp đi lặp lại một sai lầm ngớ ngẩn sẽ làm cho các nhân sự trong ekíp cảm thấy chán nản và kém nhiệt huyết. Sự kiện đƣợc xem nhƣ một hình thức hoạt động văn hóa cộng đồng tập trung, phố biến trong mỗi cơ quan tổ chức. Những sự kiện muôn màu muôn sắc, trải rộng trên nhiều lĩnh vực, với số lƣợng và quy mô phong phú. Mỗi sự kiện khác nhau tại mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp khác nhau sẽ có những quy trình tổ chức sự kiện riêng. Về quy trình tổ chức sự kiện, tác giả Cao Minh Hải [5] lại có cách tiếp cận rất khác, ông coi sự kiện gắn liền với các lễ hội là một đặc trƣng trong văn hóa Việt Nam. Theo tác giả thì tổ chức sự kiện đƣợc phân thành 4 giai đoạn bao gồm: Định hình sự kiện, lập kế hoạch tổ chức sự kiện, dàn dựng sự kiện và kết thúc sự kiện. Bước một, Định hình sự kiện Định hình sự kiện là giai đoạn đầu tiên, xác định những vấn đề cơ bản nhất cho việc hình thành một dự án tổ chức sự kiện. Định hình sự kiện chính là việc đặt sự kiện vào trong bối cảnh sự kiện xác định, “Bối cảnh sự kiện” là tất cả những gì đang diễn ra trong môi trƣờng, xoay quanh sự kiện từ kinh tế, chính trị, dƣ luận, không khí xa hội, văn hóa đời sống cộng đồng… để từ đó nắm bắt thông tin khách quan, toàn diện, xây dựng lên ý tƣởng sự kiện, sau khi có ý tƣởng sự kiện cần phối hợp với các bên liên quan để nghiên cứu, thống nhất và lên chƣơng trình ban đầu cho sự kiện. 9
Thực tế, đến khi sự kiện diễn ra có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hƣởng đến sự kiện làm chƣơng trình phải thay đổi vào phút chót từ đó làm đảo lộn chƣơng trình vốn đƣợc lên kế hoạch chặt chẽ từ trƣớc. Mặt khách trong giai đoạn này, vốn chƣa có những thông tin đầy đủ về marketing, truyền thông, tài chính và những yếu tố rủi ro làm ảnh hƣởng đến khung chƣơng trình. Vì vậy chƣơng trình chỉ ổn định tƣơng đối khi có kế hoạch cụ thể và đƣợc thực hiện một cách cơ bản bởi các hợp đồng pháp lí. Bước hai, Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là hoạch định chi tiết và sắp xếp thời gian theo lịch trình tiến độ cho các phần việc khác nhau, nhằm thực hiện đƣợc các mục tiêu và mục đích cuối cùng vào thời điểm diễn ra sự kiện đã định trƣớc. Quá trình lập kế hoạch cho sự kiện đƣợc coi là giai đoạn nghiên cứu khả thi, tùy theo từng sự kiện cần thu thập thông tin đầy đủ về các yếu tố nhƣ: Kinh phí, quản lí sự kiện, mục đích tổ chức sự kiện và các yếu tố ảnh hƣởng đến sự kiện…Đây là giai đoạn gần nhƣ đồng thời phải giải quyết nhiều công việc, phối hợp thực hiện để sự kiện thành công. Lập kế hoạch sự kiện cần tiến hàng theo trình tự các bƣớc: Dự toán ngân sách sự kiện, vận động tài trợ, nguồn nhân lực sự kiện, marketing cho sự kiện, kế hoạch hậu cần cho sự kiện, các vấn đề pháp lí cho sự kiện. Bước ba, Dàn dựng sự kiện Dàn dựng sự kiện là triển khai sự kiện trên thực tế, dựa theo các kế hoạch, chƣơng trình đề ra, trong một khoảng thời gian và không gian nhất định. Khi điều phối dàn dựng sự kiện, cần chú ý đến một loạt các sự việc cụ thể và chi tiết sau: xử lí không gian, địa điểm; đón khách, xử lí sân khấu, xử lí thiết bị điện, xử lí âm thang, ánh sáng… Bước bốn, Kết thúc sự kiện Việc cuối cùng chính là ngồi lại với toàn team chạy sự kiện để rút ra những kinh nghiệm xƣơng máu cho những lần tiếp. Việc này không làm bạn mất quá nhiều thời gian nhƣng lại hết sức cần thiết nếu muốn tiến bộ hơn qua từng chiếc sự kiện. 10
Sau khi sự kiện kết thúc, cần thực hiện một số công việc cụ thể nhƣ sau: Thu dọn hiện trƣờng; Trả vật dụng thuê mƣợn; Thanh toán tiền cho nghệ sỹ, nhà cung cấp; Làm báo cáo tổng kết tài chính; Đánh giá chung sau sự kiện; Mức độ truyền tải của thông điệp, concept qua Event (qua thông điệp, slogan, cách bài trí, hoạt động…,); Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch và thực tế (thực hiện theo kế hoạch ban đầu) So sánh cách xây dựng quy trình của các tác giả đều nhận thấy có nhiều bƣớc cơ bản giống nhau, tổng hợp gồm: công tác chuẩn bị; tiến hành sự kiện và kết thúc sự kiện. Tuy nhiên với các loại hình sự kiện kinh doanh thì các bƣớc cụ thể sẽ nhiều hơn, chi tiết hơn, phức tạp hơn. Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng cũng là một doanh nghiệp tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau trong đó có cả sự kiện kinh doanh và sự kiện nội bộ. Vì vậy việc khảo sát các quy trình sẽ căn cứ vào loại hình để đánh giá. 1.1.3. Các loại hình sự kiện Nghiên cứu cách phân loại sự kiện của các tác giả viết sách, giáo trình giảng dạy cũng nhƣ tham khảo trên các trang quảng cáo của các doanh nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện và thực tế... có thể phân loại nhƣ sau: * Theo quy mô Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hƣởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thƣờng có sự tham gia của nhiều ngƣời, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hƣởng hẹp (thƣờng giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thƣờng có sự tham gia của ít ngƣời, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… * Theo lãnh thổ: Có thể chia thành: sự kiện địa phƣơng, sự kiện của một vùng, sự kiện quốc gia, sự kiện quốc tế. * Theo thời gian: Căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày; Theo tính mùa vụ có thể chia thành sự kiện thƣờng niên diễn ra vào các năm thƣờng vào những thời điểm nhất định; 11
sự kiện không mang tính quy luật, không có hiện tƣợng lặp lại ở các năm. * Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện, vì hình thức tổ chức sự kiện thƣờng phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thƣờng đi liền với nhau. Bao gồm: - Sự kiện kinh doanh (Bussiness event): là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Gồm: Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Nhƣ kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty; Sự kiện gây quỹ (Fundraising events); Triển lãm (Exhibitions); Hội chợ thƣơng mại (Trade fairs); Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops); Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events); Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thƣơng mại (Promotional events); Sự kiện tung thƣơng hiệu, sản phẩm (Brand and product launches); Hội nghị khách hàng, giao lƣu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences, Conventions); Các loại hội nghị thƣờng niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông; Lễ khai trƣơng, khánh thành, động thổ; Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Sự kiện giáo dục kho h c Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học; Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc; Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục - Sự kiện v n h truyền thống: Lễ hội truyền thống (Traditional festival events); Cƣới hỏi; Ma chay; Mừng thọ; Sinh nhật; Social and cultural events: Event văn hoá xã hội; Giao lƣu văn hóa; Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: nhƣ họp đồng hƣơng, kỷ niệm ngày thành lập… - Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí Entertainment events: Event giải trí; Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp…); Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow; Festive events: Event lễ hội; Triển lãm nghệ thuật; Biểu diễn 12
nghệ thuật; Khai trƣơng: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc; Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ… - Sự kiện thể thao: Thi đấu; Hội thi, hội khỏe; Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn; Giao lƣu thể thao - Sự kiện chính thống: (Government events): Loại sự kiện thƣờng có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tƣ sự kiện chính là các cơ quan nhà nƣớc. Gồm: Tổng kết; Khen thƣởng, tuyên dƣơng; Phát động phong trào; Hội thảo, hội nghị; Họp báo; Hội nghị hiệp thƣơng; Đón tiễn… - Sự kiện truyền thông là các sự kiện có tính truyền thông cao, thƣờng do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tƣ sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện. Bao gồm: Lễ ghi nhận thƣơng hiệu; Thu hút nhà tài trợ; Kỷ niệm; Gây quỹ; Phát động phong trào; Họp báo, thông cáo báo chí… Cách phân loại sự kiện nhƣ trên cũng chỉ mang tính tƣơng đối, Trong thực tế còn có rất nhiều các sự kiện nhỏ đƣợc tổ chức trong gia đình hoặc các tục lệ của ngƣời dân tộc thiểu số mà ở đây chƣa liệt kê đến. 1.1.4. V i trò của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện có vai trò đặc biệt quan trọng với mỗi cơ quan, tổ chức, góp phần quảng bá thƣơng hiệu và văn hóa doanh nghiệp, tăng hiệu quả truyền thông, marketing, xây dựng tệp khách hàng mới…Tổ chức sự kiện đóng vai trò nhƣ một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trƣờng và quảng cáo [10]. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thƣơng hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp. Một sự kiện thành công sẽ nó tạo ra đƣợc những tác động truyền thông hiệu quả đến với những ngƣời đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng nhƣ hình ảnh thƣơng hiệu đối với công chúng. Đối với doanh nghiệp tổ chức sự kiện sẽ tăng cƣờng tối ƣu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tƣợng khách hàng mục tiêu; Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thƣơng hiệu, sản phẩm, dịch vụ; 13
Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, ngƣời tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thƣơng hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó; Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối… Mỗi sự kiện đƣợc tổ chức góp phần phản ánh và quảng bá văn hóa doanh nghiệp tới khách hàng từ đó góp phần mở rộng chuỗi khách hàng và tăng số lƣợng nhà đầu tƣ và đối tác cho công ty, doanh nghiệp; Hoạt động tổ chức sự kiện góp phần tạo ra doanh thu và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời đối với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì đó còn là định hƣớng trong chiến lƣợc phát triển doanh nghiệp lâu dài; Mỗi sự kiện đƣợc tổ chức thành công sẽ tạo ra đƣợc tiếng vang lớn trong thị trƣờng và tăng ấn tƣợng với khách hàng về thƣơng hiệu của công ty từ đó giúp hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả hơn, tăng lợi nhuận và góp phần mở rộng nguồn khách hàng tiềm năng [1]. 1.2. Khái quát chung về Công ty Trách nhiệm hữu hạn Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng 1.2.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển củ Công ty Với mong muốn đem nghệ thuật truyền thống đến gần hơn với quần chúng nhân dân, vì lẽ đó Trống Đồng Arts đã ra đời. Với tên gọi Trung tâm nghệ thuật Trống Đồng, qua hàng trăm khóa học, trung tâm đã đào tạo ra nhiều học viên ƣu tú và giành giải thƣởng tại các cuộc thi lớn. Hƣớng đến đối tƣợng là các Học viên lớn tuổi và đa số đã về hƣu, ban lãnh đạo Trung tâm mong muốn xây dựng một hệ sinh thái nghệ thuật hoàn toàn khép kín. Trung tâm đào tạo thanh nhạc cơ bản, thu âm bài hái và ghi hình, quay MV ca nhạc, cafe ca nhạc… đó là tất cả những sản phẩm mà mỗi Học viên khi tham gia khóa học tại Trung tâm đều đƣợc trải nghiệm Phim quảng cáo hay còn gọi là TVC, video quảng cáo, phim giới thiệu doanh nghiệp, chính là một hình thức truyền thông phổ biến vô cùng phong phú và xúc tích, là một dạng video đƣợc dàn dựng sản xuất. TVC quảng cáo lƣu hành trên những phƣơng tiện truyền thông đại chúng khác nhau có thời lƣợng từ 1-3 phút nhằm truyền tải một thông điệp, sản phẩm - dịch vụ đến thị 14
trƣờng. Làm phim quảng cáo mang lại hiệu quả rất cáo trong chiến lƣợc quảng bá thƣơng hiệu. Với ý nghĩa đó, Trống Đồng Media đã cho ra đời dịch vụ làm phim quảng cáo TVC doanh nghiệp, uy tín, chuyên nghiệp bậc nhất ở Hà Nội Kể từ ngày thành lập 08/09/2015 cho đến giờ, Trong dong Media service trading company limited (Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng) luôn tự hào với đội ngũ đạo diễn hùng hậu, đội ngũ quay phim, xử lý hậu kỳ đƣợc đào tạo bài bản, dày dặn kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp lớn nhỏ khác nhau. Hiện tại Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng gồm bốn lĩnh vực kinh doanh gồm: Trống Đồng Arts, Trống Đồng Media, Cafe ca nhạc Trống Đồng, Trống Đồng show hoạt động tại ba cơ sở của Công ty bao gồm: - Số 1 đƣờng Nhuệ Giang, phƣờng Nguyễn Trãi, quận Hà Đông, Hà Nội - Số 6 ngõ 157 Pháo Đài Láng, phƣờng Láng Thƣợng, Đống Đa, Hà Nội - Số 4, ngõ 24 Đào Tấn, phƣờng Cống Vị, Ba Đình, Hà Nội Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng có đội ngũ giảng viên thanh nhạc, quản lí đào tạo, ekip đạo diễn - DOP - Biên kịch - Biên tập - Quay phim - Hậu kỳ - Tổ chức sản xuất theo tiêu chuẩn điện ảnh cao cấp của Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệp và liên tục cải tiến, đổi mới ý tƣởng theo xu hƣớng quảng cáo và chất lƣợng quốc tế. Công ty phục vụ đƣợc mọi nhu cầu từ khách hàng đơn lẻ (cửa hàng, nhà hàng, doanh nghiệp nhỏ) tới các tập đoàn, các tổ chức lớn trên toàn quốc Trống Đồng show – nơi cảm xúc hòa cùng âm nhạc, các sự kiện mà Trống Đồng show tổ chức hƣớng đến các sự kiện về âm nhạc – giao lƣu nghệ thuật – giải trí. Tổ chức sự kiện là một trong những chiến lƣợc kinh doanh mà Công ty TNHH Thƣơng mại Dịch vụ và Truyền thông Trống Đồng luôn chú trọng và đặt lên hàng đầu. Tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng giúp: Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng đối với thƣơng hiệu, là kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Mỗi năm Công ty tổ chức từ 60-100 sự kiện trong đó đa dạng về các loại hình sự kiện, quy mô sự kiện nhìn chung ở phân khúc 15