Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:78

Thêm vào BST

Báo xấu

68
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê số lượng một cách có hiệu quả cho hoạt động quản lý sinh viên của Khoa, đảm bảo thống nhất trong cách quản lý sinh viên thông qua đó mang lại hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý, điều hành.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : NGƯT.THS. DƯƠNG MẠNH HÙNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THÚY Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVB060, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Với tình cảm chân thành nhất, tôi xin cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo của khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, và đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo, Nhà Giáo Ưu Tú – Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng, người đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành khóa luận. Kiến thức là vô hạn nhưng sự trải nghiệm của bản thân còn hạn chế nên trong bài khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ dẫn, đánh giá và nhận xét của các Thầy, Cô giáo và những người quan tâm đến đến vấn đề này để bài khóa luận ngày càng được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn./. Hà Nội, tháng 5 năm 2017. Tác giả Nguyễn Thị Thúy
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT QTVP: Quản trị văn phòng HN : Hà Nội ĐH : Đại học CNTT : Công nghệ thông tin ĐHNV: Đại học Nội vụ Hà Nội CSDL: Cơ sở dữ liệu
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là để tài do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật trước hành vi sai phạm bản quyền nào.
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi nghiên cứu, nếu sai sự thật tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng và pháp luật nếu vi phạm bản quyền nào.
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1 1.Lý do chọn đề tài: .....................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..............................................................................................4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...........................................................................4 6. Giả thuyết nghiên cứu..............................................................................................5 7. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................5 8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ....................................................................5 9. Kết cấu của đề tài.....................................................................................................6 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ ..............................................................................8 1.1. Những vấn đề chung CNTT .................................................................................8 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học ........................................................9 1.1.2. Khái niệm quản lý. ......................................................................................12 1.1.3. Khái niệm về ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý .......................14 1.1.4. Nội dung của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí .........................15 1.2. Vai trò của CNTT trong quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ............................................15 1.3. Giới thiệu tổng quan về Microsoft access ..........................................................16 1.3.1. Các khái niệm cơ bản ..................................................................................16 1.3.2.Các thành phần trong Access .......................................................................17 1.4. Tiểu kết ...............................................................................................................17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌCNỘI VỤ HÀ NỘI ................................................................................................19 2.1. Giới thiệu khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. ...................................19 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .......20
2.1.1.1. Vị trí, chức năng của Trường Đại học nội vụ Hà Nội ..............................20 2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà nội ..........................20 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của trường...........................................................................22 2.2. Giới thiệu Khoa Quản trị văn phòng ..................................................................23 2.2.1. Vị trí và chức năng .....................................................................................23 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ...............................................................................23 2.2.3. Cơ cấu tổ chức và nhân sự khoa Quản trị văn phòng .................................25 2.2.4. Ngành đào tạo .............................................................................................25 2.2.5. Những thành tích nổi bật của Khoa Quản trị văn phòng .............................26 2.2.5.1. Về đội ngũ cán bộ giảng viên ...................................................................26 2.2.5.2. Một số công trình nghiên cứu nổi bật .......................................................26 2.2.6. Tầm nhìn và sứ mạng phát triển ..................................................................27 2.3. Công tác quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. ..27 2.3.1. Hệ thống tổ chức, quản lý công tác sinh viên .............................................27 2.3.2. Hệ thống văn bản quy phạm để quản lý sinh viên.......................................29 2.3.3. Các công việc liên quan đến công tác quản lý sinh viên. ............................29 2.3.4. Thực trạng việc quản lý sinh viên của Khoa quản trị văn phòng ...............29 2.3.5. Nhận xét, đánh giá .......................................................................................32 2.3.5.1. Ưu điểm ....................................................................................................32 2.3.5.2. Nhược điểm ..............................................................................................32 2.3.5.3. Kiến nghị ..................................................................................................34 2.4. Tiểu kết…………………………………………………………………………...34 CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU SINH VIÊN KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ............................................36 3.1. Quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. .......................36 3.1.1. Phân tích hệ thống thông tin. .......................................................................36 3.1.2. Xây dựng chuẩn thông tin đầu vào và đầu ra của cơ sở dữ liệu ..................36 3.1.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu ..................................................................................37 3.1.3.1. Mô hình quan hệ (Relational Data Base Modeling). ................................38 3.1.3.2. Mô hình thực thể liên kết..........................................................................38 3.1.3.3. Quan hệ và kiểu quan hệ .........................................................................39
3.2. Thực tiễn quy trình xây dựng phần mềm Quản lý hệ thống thông tin sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng. ...................................................................................40 3.2.1. Thiết kế sơ đồ thực thể liên kết ...................................................................40 3.3. Kết cấu một số Bảng tượng trưng.......................................................................43 3.3.1. Bảng Bậc (tên bảng: Bang_Bac) .................................................................43 3.3.2. Bảng danh Khoa (tên bảng: Bangkhoa) ......................................................43 3.3.3. Bảng Chức vụ của sinh viên (tên bảng: Bang_Chuc vu) ............................44 3.3.4. Bảng danh mục Lớp (tên bảng: Banglop) ..................................................44 3.3.5. Bảng danh mục các trường thông tin của sinh viên(tên bảng: Bang_SV) ..45 3.4. Tạo liên kết một nhiều giữa các bảng với nhau. .................................................45 3.5. Sơ đồ phân cấp chức năng ..................................................................................46 3.5.1. Chức năng quản trị hệ thống .......................................................................47 3.5.2. Chức năng cập nhật dữ liệu .........................................................................48 3.5.3. Chức năng tra cứu thông tin: .......................................................................49 3.5.4. Chức năng in ấn ..........................................................................................50 3.5.5. Chức năng trợ giúp ......................................................................................51 3.6. Giới thiệu Phần mềm quản trị hệ thống thông tin của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. .................................................................................................................52 3.6.1. Kích hoạt Macro trong các bộ Office Access..............................................52 3.6.1.1. Kích hoạt Macro trong Access 2003 ........................................................52 3.6.1.2. Kích hoạt Macro trong Access 2007 ........................................................52 3.6.1.3. Kích hoạt Macro trong Access 2010, Access 2013 ..................................53 3.6.2. Thiết lập ngày, tháng, năm theo kiểu người Việt ........................................53 3.6.2.1. Đối với WinXP .........................................................................................53 3.6.2.2. Đối với Win7 ............................................................................................54 3.6.3. Thiết lập múi giờ Bangkok,Hanoi,Jakarta ...................................................54 3.6.4. Khởi động phần mềm ..................................................................................55 3.6.5. Chuẩn hóa dữ liệu ........................................................................................57 3.6.6. Cập nhật dữ liệu...........................................................................................58 3.6.7. Sao lưu dữ liệu .............................................................................................61 3.6.8. Các báo cáo của phần mềm .........................................................................62 3.6.8.1. Chủ đề:Tìm theo Niên khóa 10 báo cáo ...................................................62
3.6.8.2. Chủ đề: Tìm theo Bậc 10 báo cáo ............................................................63 3.6.8.3. Chủ đề: Tìm theo Hệ 10 báo cáo ..............................................................63 3.6.8.4. Chủ đề: Tìm theo Giới tính 10 báo cáo ....................................................64 3.6.8.5. Chủ đề: Tìm theo dân tộc và tôn giáo 10 báo cáo ....................................64 3.6.8.6. Chủ đề: Tìm theo Lớp 10 báo cáo ............................................................64 3.6.8.7. Chủ đề: Tìm theo Nghiên cứu khoa học của sinh viên 7 báo cáo ............64 3.6.8.8. Chủ đề: Tìm số sinh viên là người nước ngoài theo học tại khoa 1 báo cáo ...............................................................................................................................65 3.6.9. Chức năng tra cứu thông tin sinh viên của khoa .........................................65 3.6.9.1. Tìm thông tin sinh viên cụ thể bằng cách nhập mã sinh viên cần tìm vào hộp Combo Box .....................................................................................................65 3.6.9.2. Tìm thông tin bằng cách nhập Họ tên ......................................................66 3.6.9.3. Tra cứu thông tin sinh viên bằng họ tên và ngày sinh. .............................66 KẾT LUẬN ..................................................................................................................68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................69
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Ngày nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, đó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như quản lý,thông tin kinh tế… Đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản các công tác quản lý, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả tiết kiệm chi phí thời gian và sức lao động. Ở nước ta hiện nay việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào công việc quản lý tại các cơ quan và nhà trường, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Cùng với xu thế đó việc đưa ứng dụng tin học vào quản lý sinh viên vào các trường đại học là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin sinh viên, quá trình học tập, kết quả học tập, thông tin cá nhân của sinh viên đã mang lại nhiều lợi ích cho công tác quản lý và đảm bảo tính chính xác cũng như sự bảo mật thông tin một cách chặt chẽ. Chính vì vậy việc quản lý sinh viên là một việc rất quan trọng hiện nay không chỉ riêng đối với Khoa Quản trị văn phòng mà còn tất cả các khoa khác nói chung, từ việc quản lý các thông tin cá nhân của từng sinh viên đang học tại trường cũng như việc hệ thống hoá lưu trữ và bảo quản các thông tin ngay cả khi sinh viên đã ra trường. Việc quản lý các thông tin này đã được nhà trường thực hiện tuy nhiên nhìn về việc quản lý sinh viên ở cấp độ Khoa chưa có, nếu có cũng chỉ các nghiệp vụ bằng giấy tờ rườm rà phức tạp, được thực hiện quản lý bằng sổ sách mất rất nhiều thời gian trong công tác quản lý cũng như trong công tác tra tìm để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết khi nhà Lãnh đạo cần nhưng chỉ dừng lại ở cung cấp các thông tin về sinh viên hiện đang học tại trường, nhưng khi yêu cầu tìm các thông tin về các sinh viên đã ra trường thì hoàn toàn không đáp ứng được trừ những bạn cựu sinh viên các thầy cô quen biết hay nói cách khác có mối quan hệ đặc biệt mới có được nhờ việc có số điện thoại của họ lưu trong danh bạ điện thoại gọi và tra cứu, tuy nhiên con số các sinh viên được các thầy cô lưu giữ số rất nhỏ chính vì vậy không còn cách nào khác ngoài việc xuống phòng công tác sinh viên để xin các thông tin mà Lãnh đạo yêu cầu để báo cáo vừa mất thời gian, thể hiện tính không chuyên nghiệp trong nghiệp vụ của mình hơn 1
thế việc yêu cầu cung cấp các thông tin của sinh viên của các khoa từ phòng công tác sinh viên còn gây bất tiện làm tăng thêm trọng tải công việc của họ. Chính vì vậy cần tính đến việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản trị văn phòng nói chung và các khoa khác của trường Đại học Nội vụ nói riêng. Là sinh viên Khoa Quản trị văn phòng không được đào tạo bài bản về việc xây dựng một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu chính vì vậy đây là một việc làm rất khó khăn nhưng qua việc được sự giúp đỡ của thầy giáo NGƯT. Th.S Dương Mạnh Hùng cũng như học hỏi tìm tòi trong sách báo cũng như các trang mạng xã hội tôi quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên của Khoa Quản trị văn phòng của trường Đai học Nội vụ Hà Nội” để làm đề tài để nghiên cứu và bảo vệ khoá luận lần này. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tác giả Lê Thị Kim Chi ( 2009) “Đồ án Xây dựng phần mềm quản lí sinh viên phòng công tác sinh viên trường Đại học An Giang”. Ứng dụng công nghệ thông tin vào các phong ban công ty, xí nghiệp, trường học là nhu cầu tất yếu. Cũng với mục đích trên Phòng Công tác Sinh viên trường Đại học An Giang đang từng bước tin học hóa công tác quản lí. Trong đó công tác quản lí hồ sơ, chỗ ở, vay vốn …của sinh viên là rất cần thiết. Bởi lẽ công việc quản lí này của phòng đòi hỏi phải xử lý một số lượng lớn thông tin với độ chính xác cao. Trong khi đó số lượng sinh viên ngày càng gia tăng nên công tác quản lí dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian là không thể tránh khỏi. Vì thế sự ra đời của phần mềm quản lí sinh viên mang lại những lợi ích: Tiết kiệm chi phí, thời gian, tránh sai sót cho người quản lí. Công tác lưu trữ được an toàn và tiện ích. - Tác giả VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp biên soạn ( 2013) Giáo trình “Ưng dụng công nghệ thông tin trong quản lý Nhà trường” quyển giáo trình góp phần nâng cao năng lực cán bộ quản lý trường học, năm 2013, VVOB Việt Nam và các Sở GD&ĐT phối hợp phát triển cuốn tài liệu tập huấn Ứng dụng CNTT trong quản lý nhà trường, chú trọng đến những công cụ CNTT cụ thể dễ sử dụng và hữu ích trong những khía cạnh nhất định của công tác quản lý. Cuốn tài liệu đã được Cục NG&CBQLCSGD thẩm định, xác nhận đáp ứng các yêu cầu để có thể sử dụng làm tài liệu bồi dưỡng cán bộ quản lý nhà trường. 2
- “Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011của Chính phủ” ứng dụng CNTT - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công; công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên mạng thông tin điện tử hành chính; xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính. - Doãn Thị Hồng Hạnh (2013) “Biện pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyên môn ở trường mầm non Kim Ngọc” việc ứng dụng CNTT trong quản lý hoạt động dạy học góp phần thực hiện đổi mới giáo dục nói chung, đổi mới phương pháp giáo dục mầm non nói riêng, mà GDMN là mắt xích đầu tiên trong việc thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực CNTT và đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giảng dạy. - Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. - Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016-2020. - Tuy nhiên ứng dụng Phần mềm để quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa quản trị văn phòng chưa có đề tài nào được đưa ra nghiên cứu nên đây được xem là đề tài đầu tiên trong việc nghiên cứu hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên Khoa Quản tri văn phòng. 3. Mục tiêu nghiên cứu Một là: Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ cho quá trình kiểm tra, kiểm soát, thống kê số lượng một cách có hiệu quả cho hoạt động quản lý sinh viên của Khoa, đảm bảo thống nhất trong cách quản lý sinh viên thông qua đó mang lại hiệu quả, hiệu lực cho hoạt động quản lý, điều hành. 3
Hai là: Qua khảo sát thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Khoa quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phân tích, đánh giá cụ thể công tác quản lý sinh viên, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí và đề xuất giải pháp khắc phục. Ba là: Nghiên cứu đưa ra phần mềm ứng dụng vào công tác quản lí sinh viên tại Khoa để góp phần nâng cao hiệu quả, đổi mới phương pháp, hiện đại hóa hơn trong công tác quản lí sinh viên của Khoa. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Thứ nhất: Nghiên cứu về lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên. Thứ hai: Nghiên cứu về vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động quản lý sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tại Trường ĐHNVHN. Thứ ba: Nghiên cứu xây dựng một phần mềm quản lý cở sở dữ liệu của sinh viên hiện đang học và đã ra trường, đáp ứng nhanh việc cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo như: Trích xuất các thông tin của sinh viên theo lãnh đạo yêu cầu như: Thống kê danh sách các sinh viên thuộc lớp, hệ, bậc, niên khóa Thống kê sinh viên thuộc tôn giáo, dân tộc cụ thể theo Ngành, niên khóa, bậc, hệ. Thống kê những sinh viên đã ra trường, đã thôi học, bảo lưu theo lớp, niên khóa hệ, bậc, ngành. Thống kê số lượng sinh viên thuộc hộ nghèo theo các tiêu chí tra tìm như theo ngành, niên khóa, bậc, hệ, lớp. Tra tìm thông tin của một sinh viên theo Mã sinh viên hoặc theo họ tên và ngày tháng năm sinh. Lấy ra các sinh viên là Đảng viên, Đảng viên theo ngành, niên khóa, hệ, bậc, lớp Quản lý danh bạ số điện thoại, thông tin chi tiết về lớp trưởng của các lớp. Quản lý các sinh viên đã tham gia và đạt thành tích trong nghiên cứu khoa học. Ngoài việc quản lý dữ liệu sinh viên đang học tại trường trong phần mềm được xây dựng trên Access còn quản lý, lưu trữ và cập nhật các thông tin sinh viên sau khi đã ra trường. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là xây dựng hệ cơ sở dữ liệu công tác của sinh viên Khoa quản trị văn phòng. Phạm vi nghiên cứu: 4
Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi tại Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Số 36, Xuân la-Tây Hồ, Hà Nội) trong giai đoạn từ năm 2013-2015. 6. Giả thuyết nghiên cứu Đề tài đặt giả thuyết như sau: Nếu như ứng dụng công nghệ thông tin một cách hiệu quả thì sẽ giúp cho việc quản lý thông tin sinh viên một cách dễ dàng, đạt được năng suất cao, tiết kiệm về thời gian, chi phí cho công tác này và hoạt động của cơ quan sẽ diễn ra thông suốt hiện đại hơn. 7. Phương pháp nghiên cứu Đề tài “Xây dựng hê thống cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên thuộc Khoa Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội” sẽ sử dụng các phương pháp nghiên cứu như sau: Thứ nhất: Phương pháp thu thập thông tin là thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác để từ đó làm cơ sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết và nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua đó có đề xuất phương án dựa trên ý kiến chủ quan. Thứ hai: Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có cái nhìn cụ thể về vấn đề quản lý cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường từ đó đưa ra thực trạng đánh giá được quá trình, khâu quản lí trong công tác này. Thứ ba: Phương pháp tổng hợp, phân loại, hệ thống hóa những vấn đề lý luận từ sách, báo, tài liệu và văn kiện, văn bản có liên quan nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho vấn đề nghiên cứu. Thứ tư: Phương pháp nghiên cứu tài liệu nhờ những tài liệu qua đó xây dựng lí luận cho vấn đề nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất để giải quyết vấn đề. Thứ năm: Phương pháp phỏng vấn lấy ý kiến một số nhà quản lý có kinh nghiệm, lãnh đạo và chuyên viên trong việc đề xuất các biện pháp mang tính đột phá, cấp bách trong việc nâng cao chất lượng quản lý sinh viên của Khoa QTVP tại Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội. 8. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Nếu như đề tài được bảo vệ thành công thì những kết quả nghiên cứu sẽ có giá trị thực tiễn và là nguồn tài liệu tham khảo. Đặc biệt sản phẩm nghiên cứu trong quá trình thực hiện đề tài này là phần mềm quản lý sinh viên từ bộ tiện ích văn phòng Access sẽ 5
phục vụ, hữu ích cho việc áp dụng vào quản lý thông tin sinh viên của Khoa QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 9. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì đề tài Xây dựng và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa QTVP tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có cấu trúc như sau: Chương 1: Những vấn đề chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu của sinh viên và vai trò của hệ cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa QTVP. Chương 2: Thực trạng công tác Quản lý cơ sở dữ liệu của sinh viên tại Khoa Quản trị văn phòng Chương 3: Xây dựng phần mềm quản lý Hệ thống cơ sở dữ liệu sinh viên Khoa Quản trị văn phòng. 6
7
CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1.1. Những vấn đề chung CNTT Tác động của CNTT đối với xã hội loài người vô cùng to lớn, nó không chỉ thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của con người Trong nền kinh tế tri thức, các quy trình sản xuất đều được tự động hoá. Máy móc không chỉ thay thế con người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của sản xuất và quản lý, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác tư duy. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng vậy không nằm ngoài xu thế đó muốn hội nhập, thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc ngày càng hiện đại như ngày nay thì việc ứng dụng CNTT là một vấn đề cần thiết đặt ra ngay lúc này. Ứng dụng CNTT rất cần thiết cho hoạt động quản lý của nhà Trường cũng như cho các hoạt động thường ngày của các đơn vị, cá nhân trong nhu cầu giải quyết công việc. Vai trò, tác động của CNTT đối với công tác quản lý nhà nước nói chung, công tác quản lý vận hành của nhà Trường là không thể bàn cãi. Chính vì vậy các cơ quan quản lý nhà nước đã có nhiều văn bản triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nói chung. Trường ĐHNVHN đưa ra các văn bản thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, vận hành nhà Trường, xem nó như công cụ hiệu quả để đối mới quản lý. Thực hiện nhiệm vụ này các đơn vị trong nhà Trường đã ứng dụng CNTT vào trong công tác hàng ngày hiệu quả mang lại rất lớn. Có thể nói công nghệ thông tin giúp cho công việc trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm được thời gian, sức lực, chi phí và góp phần hiện đại hơn trong cuộc sống. Công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin. CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin. Ở Việt Nam: Khái niệm CNTT được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức 8
khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”1 Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”2 Công nghệ thông tin là thuật ngữ để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo quan niệm này thì CNTT là hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ bao gồm chủ yếu là các máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội… của con người. Cần phân biệt khái niệm tin học với khái niệm công nghệ thông tin, khái niệm công nghệ thông tin chỉ là nội hàm của khái niệm tin học, nên khái niệm tin học có tính khái quát hơn và rộng hơn so với khái niệm công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin lại có tính chuyên sâu hơn so với khái niệm tin học. Công nghệ thông tin bao gồm các hoạt động như nghiên cứu, thiết kế, phát triển, cài đặt và quản lý hệ thống thông tin, các ứng dụng phần mềm và các thiết bị phần cứng. Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin, các phương pháp thể hiện, lưu trữ, xử lý, và truyền dẫn thông tin một cách tự động bằng máy tính điện tử và các phương tiện kỹ thuật thông tin liên lạc. 1.1.1. Một số khái niệm liên quan đến tin học Phần cứng (hardware): Gồm các đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bàn mạch, bàn mạch in, dây cáp nối điện, bộ nhớ màn hình, máy in, thiết bị đầu cuối, nguồn nuôi Phần cứng thực hiện chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức độ thấp nhất tức là tín hiệu nhị phân. Phần mềm ( software) : Là các chương trình (program) điều khiển các hoạt động phần cứng máy tính và chỉ đạo việc xử lý dữ liệu. Phần mềm của máy tính được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống(system software) và phần mềm ứng dụng (application software). Phần mềm hệ thống đưa vào bộ nhớ chính, nó chỉ đạo việc thực hiện các công việc. 1 Tại trang 1 Nghị quyết 49/CP về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam. 2 Tại trang 1 Luật Công nghệ thông tin – 2006 do Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2006 9
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để giải quyết một bài toán hay một vấn đề cụ thể để đáp ứng một nhu cầu riêng trong một số lĩnh vực. Ví dụ như phần mềm microsoft office (microsoft word, microsoft excel), cốc cốc, winzar Internet: Là một hệ thống thông tin toàn cầu có thể được truy cập công cộng gồm các mạng máy tính liên kết với nhau. Hệ thống này truyền thông tin theo kiểu nối chuyển gói dữ liệu (packet switching) dựa trên một giao thức liên mạng đã được chuyển hóa (giao thức IP). Hệ thống này bao gồm hàng ngàn mạng máy tính nhỏ hơn các doanh nghiệp, các viện nghiên cứu và các trường đại học, của người dùng cá nhân và các chính phủ trên toàn cầu. Chúng cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là các hệ thống trang web liên kết với nhau là các tài liệu khác trong mạng toàn cầu ( word wide web – www – được trình bày phần sau). Trái với một số cách được sử dụng thường ngày, internet và www không đồng nghĩa, internet là tập hợp các mạng máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng và cáp quang, còn mạng toàn cầu – word wide web là một tập hợp các liên kết với nhau bằng các sự liên kết ( hyperlink ) và nó có thể sự dụng bằng cách truy cập internet. Các cách thông thường để truy cập internet là quay số, băng rộng, không dây, vệ tinh và điện thoại cầm tay. Mạng máy tính: Mạng máy tính hay hệ thống mạng (computer network hay network system) là tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối với nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để chia sẻ tài nguyên: máy tính, máy in, máy fax, tập tin, dữ liệu. Một máy tính được gọi là tự hoạt động (autonomous) nếu có thể khởi động, vận hành các phần mềm đã được cài đặt và tắt máy mà không cần có sự điều khiển hay chi phối bởi một máy tính khác hoặc bởi con người. 10
Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó. Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng LAN : Lan (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km. Chúng nối với các máy chủ và các chạm trong các văn phòng và nhà máy để chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin. LAN có 2 đặc điểm: + Giới hạn phạm vi hoạt động từ vài m tới vài km + Thường dùng kỹ thuật đơn giản chỉ có 1 dây cáp (cable) nối tất cả các máy. Vận động truyền dữ liệu thông thường là 10 Mbps, 100 Mpbs,1000 Mps và gần 1 Gb. Mạng WAN: WAN (wide area network) còn gọi là “mạng diện rộng” dùng trong vùng địa lý lớn thường cho cả quốc gia hay cả lục địa, phạm vi vài trăm tới vài ngàn km. Chúng bao gồm tập hợp các máy nhằm chạy các chương trình cho người dùng. Các máy này thường gọi là các máy lưu trữ hay còn có tên là máy chủ (host), máy đầu cuối (end system). Các máy chính được nối với nhau bằng các mạng truyền thông con ( communication subnet) hay còn gọi là mạng con (subnet). Nhiệm vụ của mạng con là truyền tải thông điệp (massages) từ máy chủ này sang máy chủ khác. Mạng con thường có hai thành phần chính:  Các đường dây vận chuyển còn gọi là mạch (circuit), kênh (channel), hay đường trung chuyển (trunk).  Các thiết bị nối chuyền: Đây là các loại máy tính chuyên biệt hóa dùng để nối hai hay nhiều đường trung chuyển nhằm di chuyển dữ liệu giữa các máy. Khi dữ liệu đến trong các đường vào, thiết bị nối truyền này phải chọn ( theo thuật toán đã định) một đường dây để gửi dữ liệu đó đi. Tên gọi của gói dữ liệu này là nút chuyển gói  ( pack switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermedia system). Máy tính dùng việc nối chuyển gọi là “bộ chọn đường” hay “ bộ định tuyến” (router). 11