Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:117

Thêm vào BST

Báo xấu

33
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : ThS. HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG Mã số sinh viên : 1205QTVA054 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12A HÀ NỘI - 2016
LỜI CAM ĐOAN Em thực hiện đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ”. Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của nhóm trong thời gian qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Phương
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................................. 1 3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................... 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 2 6. Giả thuyết nghiên cứu ......................................................................................... 3 7. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 3 8. Bố cục của đề tài ................................................................................................. 3 PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................................ 4 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ ............... 4 1.1. Khái niệm hội nghị ........................................................................................... 4 1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị............................................................... 5 1.3. Phân loại tổ chức hội nghị ............................................................................... 6 1.4. Quy trình tổ chức hội nghị ............................................................................... 8 1.4.1. Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức.................... 8 1.4.2. Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức. .................................... 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ.......................................................... 17 2.1. Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................. 17 2.2. Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức ....................................................... 20 2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ....................................................................................................................... 27 2.3.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị .................................................... 27 2.3.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị ............................................................ 36 2.3.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị ..................................................................... 36 2.3.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự ............................................................... 38 2.3.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời .......................................... 41 2.3.2.4. Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị ......................................................... 46 2.3.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị .............................................................................................................................. 49
2.3.2.6. Công tác thông tin truyền thông .............................................................. 52 2.3.2.7. Công tác y tế ............................................................................................ 52 2.3.2.8. Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị ......................................................... 53 2.3.2.9. Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị ................................................. 54 2.3.2.10. Chuẩn bị các yếu tố khác. ...................................................................... 55 2.3.3. Giai đoạn tiến hành ..................................................................................... 57 2.3.3.1. Đón tiếp đại biểu ...................................................................................... 58 2.3.3.2. Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật ..................................................... 59 2.3.3.3. Triển khai chương trình hội nghị ............................................................. 59 2.3.3.4. Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ đúng giờ giải lao và báo cáo cho đại biểu đọc tham luận. ....................................................................................................... 60 2.3.3.5. Giải quyết vấn đề phát sinh .................................................................... 63 2.3.3.6.Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị ........................................................... 64 2.3.3.7. Bế mạc hội nghị ....................................................................................... 64 2.3.4. Giai đoạn kết thúc ....................................................................................... 65 2.3.5. Đánh giá công tác tổ chức hội nghị ............................................................ 67 2.3.5.1. Ưu điểm ................................................................................................... 67 2.3.5.2. Nhược điểm ............................................................................................. 71 2.3.5.3. Nguyên nhân ............................................................................................ 73 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ........................................................................................................................... 76 3.1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị ....................................................................................................................... 76 3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế phối hợp trong tổ chức hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ ........................................................................................ 76 3.1.2. Xây dựng và ban hành các văn bản khác có liên quan đến quá trình tổ chức hội nghị tại Bộ ...................................................................................................... 78 3.1.3.Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm ...................................................... 82 3.1.4. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng ..................................................................... 83 3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị ..................................... 84 3.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị
.............................................................................................................................. 86 3.4. Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ ................... 102 3.5. Đề xuất với nhà trường về chương trình đào tạo của môn chuyên ngành quản trị văn phòng .............................................................................................. 103 KẾT LUẬN ................................................................................................................ 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 108 PHỤ LỤC
DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Số lượng cán bộ của văn phòng trong giai đoạn 2012 – 2015 ...................... 18 Bảng 2.2. Số lượng các loại hình hội nghị của Bộ ........................................................ 20 tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 ...................................................................................... 20 Bảng 2.3. Số lượng các loại hình hội nghị do Văn phòng tổ chức ............................... 24 giai đoạn 2012 – 2015 ................................................................................................... 24 Bảng 2.4. Tình hình tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ so với cả Bộ giai đoạn 2012 – 2015. .............................................................................................................................. 26 Bảng 2.5. Thống kê trình độ chuyên môn của cán bộ làm việc tại .............................. 67 Văn phòng Bộ năm 2015 ............................................................................................... 67 Bảng 2.6. Thống kê số lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất đầu tư cho hội nghị tại Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2015 ............................................................................... 70 Bảng 3.1. So sánh 3 loại công nghệ hội hội nghị ........................................................ 100 Bảng 3.2. So sánh các nội dung trong quy trình tổ chức hội nghị giữa lý thuyết và thực tiễn. .............................................................................................................................. 103 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi thức ............... 9 Sơ đồ 1.2. Các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức. ......................... 10 Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức. .................................................. 13 Sơ đồ 1.4. Các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc. ............................................ 15 Sơ đồ 2.1. Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ ......................... 29 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1. Các loại hình hội nghị của Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2012 – 2015 ............................................................................................................................... 23 Biểu đồ 2.1. Các hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 ............... 28
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Hội nghị là một trongnhững hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm việc, bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc truyền đạt và kiểm soát công việc. Nếu một cơ quan, đơn vị, có hoạt động tổ chức, điều hành và tham gia một hội nghị hiệu quả, thì các cá nhân trong cơ quan sẽ nắm bắt thông tin và xử lý thông tin nhanh chóng. Đồng thời khi tổ chức Hội nghị không chỉ nhằm mục đích giải quyết công việc mà còn là nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu để tìm ra các giải pháp tốt nhất cho mọi vấn đề. Tăng cường thiết lập các mối quan hệ mở. Sau khi được học lý thuyết về nghiệp vụ thư ký văn phòng và các kỹ năng quản trị văn phòng, em muốn được nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chức hội nghị của một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan. Để hiểu sâu hơn về công tác tổ chức Hội nghị nhằm so sánh lý thuyết và so sánh thực tiễn, em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” mong rằng những thông tin em mang đến sẽ giúp cho các sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng và bạn đọc hiểu rõ hơn về công tác tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức nói chung và Bộ Khoa học và Công nghệ nói riêng. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tình hình nghiên cứu trong nước: Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể. Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như: - Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Văn hóa Thông tin, hà Nội, 2009. - Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 1996. - Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989. - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, 1
Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009. - PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010. - Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009. Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu về tổ chức hội nghị như: - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các cơ quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng Thông tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài có rất nhiều nhiệm vụ được đặt ra trong đó tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Thứ nhất: Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức; - Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ; - Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa hoạc và Công nghệ. -Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ; -Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ từ năm 2012 – 2015. - Về nội dung: Công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã rất tốt vì đã ứng dụng tin học vào tất cả các khâu. 7. Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp thống kê điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh -Phương pháp mô tả - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp - Phương pháp phỏng vấn 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung chính của đề tài bao gồm những phần sau: Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị Chương này cho thấy những lý luận chung về hội nghị và nêu nên những nội dung của quy trình của công tác tổ chức hội nghị. Chương 2. Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Chương này trình bày về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và các loại hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức.Tiến hành khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ, đánh giá những ưu điển, hạn chế và tìm ra nguyên nhân. Chương 3. Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ 3
chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ, trong đó nổi lên các giải pháp như: hoàn thiện thể chế có liên quan đến tổ chức hội nghị; giải pháp về công nghệ; giải pháp về cơ sở vật chất. PHẦN NỘI DUNG Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1.1. Khái niệm hội nghị Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm. Để hiểu được những cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị, ta cần làm sáng tỏ các khái niệm có liên quan đến Hội nghị như: hội nghị là gì, hội họp là gì, phân biệt hội nghị và hội họp. Khi đi làm sáng tổ được các khái niệm này thì những lý luận có liên 4
quan đến công tác tổ chức hội nghị sẽ trở lên dễ hiểu hơn. Hội nghị là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định. [2;149] Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.[10] Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung [2;149] Quan điểm trên, đã tìm thấy một điểm thông nhất giữa khái niệm hội nghị và hội họp đó là sự tập hợp của nhiều người ở một nơi để thực hiện một mục đích đã đặt ra. Chỉ khác nhau ở chỗ là kết thúc hội nghị sẽ đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định còn hội họp thì không. Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thống nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp. Còn hội nghị thì nghĩa của nó chặt chẽ hơn, ở đây ta có thể hiểu hội nghị cũng là việc tập hợp mọi người lại một nơi để bàn bạc, thảo luận thống nhất một vấn đề gì đó, mà kết quả cuối cùng của một hội nghị là bản nghị quyết hoặc quyết định được thông qua. Tức là kết thúc hội nghị thì việc ra một văn bản kết luận hội nghị là một yêu cầu bắt buộc, các văn bản đó có thể là: nghị quyết, quyết định, các thông báo kết luận những nội dung được thống nhất trong hội nghị. 1.2. Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị - Hội nghị là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho Lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Qua hội nghị, một số quyết định được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận. - Khi cơ quan, tổ chức mở các Hội nghị sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động. Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra phương hướng hoạt động cho năm tới. 5
- Tổ chức Hội nghị là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu. Thông qua các giai đoạn của tổ chức hội nghị các đơn vị, cá nhân tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị sẽ học hỏi được những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ chuẩn bị, tiến hành cũng kết thúc hội nghị. Từ đó việc tổ chức hội nghị của các đơn vị được tốt hơn. - Hội nghị là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền vững. 1.3. Phân loại tổ chức hội nghị Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại hội nghị trong đó điển hình có một số căn cứ phổ biến sau: a. Căn cứ vào tính chất và mục đích của hội nghị thì có thể phân thành: - Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối và chính sách đó. - Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức. - Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai. - Hội nghị bàn bạc, giải quyết vấn đề: + Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đểthống nhất ra một quyết định tập thể. Ví dụ như hội nghị đề xuất hình thức và mức độ khen thưởng hay kỷ luật đối với một cá nhân, đơn vị hoặc hội nghị bàn bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn về giải quyết tình trạng vỡ ống nước tại Thành phố Hà Nội chẳng hạn. + Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định. Ví dụ như Hội nghị bàn bạc thảo luận các vấn đề công tác. b. Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý 6
- Hội nghị bàn bạc ra quyết định - Hội nghị phổ biến, triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến, tổ chức thực hiện. Loại hội nghị này nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểm chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong các trong quyết định đến các đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định). Mặt khác thông qua cuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực hiện các quyết định. Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015. Trong hội nghị này, Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phổ biến, hay thông báo những kết quả đã đạt được trong năm cũ và tiến hành triển khai nhiệm vụ công tác năm mới. - Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể xảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại cũng có những đơn vị thực hiện chưa tốt các quyết định do chưa hiểu đúng tinh thần, hoặc chưa tích cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện. Chính vì vậy cần phải tổ chức những hội nghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của cơ quan. Ví dụ như các hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin học trong công tác hành chính, hội nghị đánh giá tiến trình ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ năm 2014. - Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều có mục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể. Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết để đánh giá việc thực hiện quyết định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệch lạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau. Ví dụ hội nghị sơ kết công tác thanh tra 6 tháng đầu năm 2014. c. Căn cứ vào hình thức tổ chức - Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội nghị được tổ chức nhưng không chính thức công bố. Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín. Ví dụ như các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ với các cán bộ chủ chốt. - Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị, những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức một cách công khai theo đúng chương trình kế hoạch. Hội nghị này được phổ biến công khai nên số lượng người biết và tham gia vào 7
quá trình tổ chức hội nghị cũng là rất lớn. [2;149-151] Còn theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ thì hội họp trong cơ quan nhà nước bao gồm các loại sau: - Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. - Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. - Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. - Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. - Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội. - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước. - Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.[10] 1.4. Quy trình tổ chức hội nghị 1.4.1. Quy trình tổ chức các hội nghị bình thường, không nghi thức Các hội nghị nội bộ, bình thường không nghi thức như các cuộc các hội nghị giao ban tuần, tháng, các hội nghị giải quyết vấn đề, các hội nghị thông báo,… các hội nghị này do các cấp quản trị trong cơ quan triệu tập và chủ trì. Đối với các hội nghị bình thường không nghi thức thì việc tiến hành tổ chức hội 8
nghị cũng tương đối dễ dàng đối với các cán bộ, nhân viên của các đơn vị. Sơ đồ 1.1. Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi thức Các công việc cần làm khi tổ chức hội nghị không nghi thức Đăng Thông Chuẩn Chuẩn Chuẩn Ghi Theo ký báo bị tài bị bị biên dõi phòng cho liệu công nước bản họp người cụ giải tham nghe khát dự nhìn - Đăng ký phòng hội nghị: Thông thường các hội nghị được tổ chức tại Văn phòng của các cấp quản trị hoặc tại phòng hội nghị chung của cơ quan, tổ chức. Thư ký phải đăng ký phòng hội nghị với bộ phận được giao nhiệm vụ quản lý phòng hội nghị để chuẩn bị phòng hội nghị gọn gàng, sạch sẽ. - Thông báo cho người tham dự hội nghị Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặc email. - Chuẩn bị tài liệu: Đôi khi hội nghị cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư ký cần chuẩn bị:Tài liệu phát tại chỗ - Chuẩn bị công cụ nghe nhìn: Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu ( overhad projector, video, bảng viết, sơ đồ) - Chuẩn bị nước giải khát: Phục vụ trà, nước suối nếu hội nghị ngắn gọn. Đối với các hội nghị dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự. - Ghi biên bản: Thông thường, các hội nghị không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt. - Theo dõi: Sau hội nghị thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký giữ lại bản chính để lưu. Theo dõi việc thực hiện các quyết định hội nghị. [2;153-155] 1.4.2. Hoạch định và tổ chức các hội nghị theo nghi thức. Các hội nghị trang trong nghi thức là các cuộc hop: 9
- Các hội nghị lớn; - Các hội nghị có ý nghĩa quan trọng các thành viên có các ý kiến khác nhau; - Tập thể cần đưa ra các quyết định có tính pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo. Quy trình tổ chức Hội nghị tại cơ quan, tổ chức thường có 3 giai đoạn như sau: Lập kế hoạch Hội nghị Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác năm, quý, tháng của cơ quan, văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho từng năm, tháng, quý [2;153]. Như vậy theo quan điểm của GS. Nguyễn Thành Độ thì việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị của cơ quan sẽ do Văn phòng đảm nhận. Đây là các quan điểm đứng trên khía cạnh chức năng của Văn phòng cụ thể là chức năng tham mưu, tổng hợp. Có quan điểm khác cho rằng: Tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô và mục đích mà nhà quản lý đặt ra khi tổ chức Hội nghị việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng.[2;150] Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị. Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau: +Mục đích, yêu cầu của Hội nghị + Tên Hội nghị. + Thời gian Hội nghị. + Địa điểm Hội nghị. + Thành phần Hội nghị. + Nội dung Hội nghị. Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị Sơ đồ 1.2. Các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức. Bước 1: Xây Bước 2: Lập Bước 3: Soạn Bước 4: dựng Danh sách thảo và gửi Chuẩn bị địa Chương khách mời giấy mời điểm Hội trình nghị sự nghị Bước 8: Chuẩn bị Bước 7: Chuẩn Bước 6: Bước 5: các yếu tố khác bị kinh phí tổ Chuẩn bị Chuẩn bị thời chứên bản Hội ghi biên bản gian nghị Hội nghị 10
Bước 1: Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng thành hai mẫu gồm: + Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội nghị. + Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đến tham gia Hội nghị nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu tiên chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm. Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin sau: + Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự). + Nội dung vấn đề. + Thời gian thực hiện từng vấn đề. + Người thực hiện Bước 2: Lập danh sách khách mời Bao gồm khách mời và những người có trách nhiệm, nghĩa vụ phải dự hội nghị. Khi lập danh sách khách mời nên chia theo cơ cấu và ở từng nhóm nên sắp xếp đại biểu, khách mời theo vị trí và chức vụ. Điều này sẽ tạo điều kiện đảm bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động của Ban lễ tân khi đăng ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào đón đại biểu đến tham dự hội nghị. Danh sách khách mời bao gồm các nội dung sau: + Số thứ tự. + Họ và tên. + Chức vụ. + Đơn vị. + Địa chỉ liên hệ. + Số điện thoại/email Bước 3: Soạn thảo giấy mời Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó. Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện 11
đó. Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau. Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội nghị. Thư ký sẽ là người trực tiếp soạn thảo giấy mời. Thông thường một mẫu giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau: + Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời. + Tên hội nghị. + Họ và tên chức vụ người được mời. + Thời gian. + Địa điểm. + Yêu cầu. Bước 4: Chuẩn bị địa điểm tổ chức Hội nghị. Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội nghị được căn cứ vào tính chất, mục đích của Hội nghị, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức. Địa điểm tổ chức Hội nghị có thể là ở trong cơ quan và ngoài cơ quan. Ngoài hội trường - nơidiễn ra hội nghị thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm các khu vực cạnh hội trường dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội nghị như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải lao. Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức phối hợp với các cán bộ, phòng, ban, đơn vịchuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng…để có phương án dự phòng. Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để đảm bảo an toàn trong quá trình Hội nghị diễn ra. Bước 5: Chuẩn bị thời gian Hội nghị Thời gian chi tiết của Hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự, tuy nhiên để đảm bảo thành công Hội nghị cần lưu ý một số vấn đề sau: - Không tổ chức hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ chốt không tham dự được. - Thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị. 12
- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các phần trong chương trình nghị sự. Bước 6: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị. Biên bản Hội nghị là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội nghị, là bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội nghị. Công việc ghi biên bản tại Hội nghị được giao cho một cá nhândo đơn vị chủ trì hội nghị cử hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm. Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội nghị thì đơn vị chủ trì hội nghị cần thực hiện các công việc sau: - Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội nghị để giao cho Thư ký Hội nghị thực hiện tại Hội nghị. - Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội nghị. - Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản. - Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản Hội nghị. Bước 7: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị. Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội nghị như kinh phí trang trí hội trường (cờ, hoa, băng rô, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng…Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội nghị. Bước 8:Chuẩn bị các yếu tố khác. Bên cạnh việc chuẩn bị các yếu tố đã kể trên thì Ban tổ chức Hội nghị phải chuẩn bị thêm các yếu tố khác như; chuẩn bị phương tiện đưa đón đại biểu; chuẩn bị nước uống; chuẩn bị thẻ đại biểu; chuẩn bị công tác y tế... Giai đoạn 2: Giai đoạn tiến hành Hội nghị [27;158-160] Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức. Bước 1: Bước 2: Bước 3: Giữ Bước 4: Ghi Đón tiếp Điểm đúng giờ giải lao biên bản đại biểu danh đại và giờ đọc báo Hội nghị biểu cáo tham luận 13
Bước 1: Đón tiếp đại biểu. Đón tiếp đại biểu là nhiệm vụ đầu tiên được thực hiện trong quá trình diễn ra hội nghị. Việc thực hiện nhiệm vụ đón tiếp đại biểu sẽ giúp cơ quan thể hiện thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị. Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu. Đối với Hội nghị có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành đối với từng đại biểu. Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay một nhóm người trong đơn vị, cơ quan đảm nhiệm. Đối với Hội nghị có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình. Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan. Bước 2: Điểm danh đại biểu. Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác số lượng đại biểu chính thức đến tham dự hội nghị. Điều này còn liên quan tới giá trị của các Hội nghị. Đối với một số hội nghị, Nghị quyết chỉ có giá trị pháp lý nếu đảm bảo đủ số lượng đại biểu có mặt biểu quyết nhất trí. Ban tổ chức Hội nghị có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau để điểm danh đại biểu. Một số hình thức điểm danh đại biểu trong Hội nghị như: - Sơ đồ vị trí chỗ ngồi. - Thẻ đại biểu. - Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân. Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vị công tác, chức vụ, tham dự hội nghị, thời gian, và có dòng lưu ý “Đề nghị gửi về cho Ban tổ chức trước... giờ, ngày...tháng...năm...”. Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận. Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội nghị để gửi cho các đại biểu có liên quan. Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan. 14