Khoá luận tốt nghiệp: Tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:77

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận "Tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam" được hoàn thành với mục tiêu nhằm nghiên cứu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu Chuẩn Chất lượng Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác bảo quản tài liệu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA NGOẠI NGỮ - TIN HỌC KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Bích Hạnh Sinh viên thực hiện: Đinh Quang Huy Mã sinh viên: 2005TTVA004 Lớp: Thông tin thư viện 20A Hệ đào tạo: Đại học chính quy Khóa học: 2020-2024 Hà Nội, 2024
LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Bộ môn Thông tin - Thư viện, Khoa Tin học - Ngoại ngữ, Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn em trong suốt 4 năm theo học, nghiên cứu và hoàn thành khóa luận. Em xin gửi lời cảm ơn đến tập thể các cán bộ tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện khóa luận. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Nguyễn Bích Hạnh, người đã tận tình hướng dẫn và đồng hành cùng em trong suốt quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp. Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn nên khóa luận của em vẫn còn nhiều thiếu sót. Em rất mong được nhận sự góp ý đến từ các thầy cô và bạn bè để khóa luận có thể hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày… tháng… năm 2024 Sinh viên Đinh Quang Huy 1
LỜI CAM ĐOAN Đây là công trình nghiên cứu, khảo sát của cá nhân em, qua quan sát, tìm hiểu trong thời gian sinh viên thực tập. Mọi nghiên cứu trong công trình đều chân thực, khách quan, dưới sự quan sát, học hỏi trong thời gian thực tập tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam mà em có được kết quả này. Sinh viên Đinh Quang Huy 2
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TCVN : Tiêu chuẩn quốc gia QCVN : Quy chuẩn quốc gia BKT : Ban kỹ thuật CSDL : Cơ sở dữ liệu 3
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức của Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam Hình 2.1 Thiết kế Kho lưu trữ tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam Hình 2.2: Chú giải Thiết kế kho lưu trữ tại Viện Tiêu chuẩn Chất Lượng Việt Nam 4
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng biểu 2.1. Thống kê số lượng TCVN có bản điện tử Bảng biểu 2.2. Thống kê tài liệu truyền thống và hiện đại từ năm 2017 cho tới 2020 5
DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Vốn tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ tại Viện Tiêu Chuẩn Chất lượng Việt Nam. Biểu đồ 2.2: Số lượng TCVN đã có bản điện tử. Biểu đồ 3: Số lượng tài liệu truyền thông và tài liệu số hóa từ năm 2017 đến 2020 6
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................................................... 10 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................................................... 10 2. Tổng quan về tình hình nghiên cứu ........................................................................................... 11 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................................................. 14 4. Mục tiêu và nhiệm vụ khóa luận................................................................................................ 14 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 15 6. Những đóng góp khóa luận ........................................................................................................ 15 7. Bố cục khóa luận ......................................................................................................................... 15 NỘI DUNG ...................................................................................................................................... 17 CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM ...................................... 17 1.1 Khái quát về công tác bảo quản tài liệu .................................................................................. 17 1.1.1. Khái niệm ........................................................................................................................... 17 1.1.2. Vai trò của bảo quản tài liệu ............................................................................................. 20 1.1.3. Ý nghĩa và mục đích của công tác bảo quản tài liệu ........................................................ 20 1.1.3.1. Ý nghĩa bảo quản tài liệu .............................................................................................. 20 1.1.3.2. Mục đích của bảo quản tài liệu .................................................................................... 21 1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến bảo quản tài liệu trong thư viện ............................................ 22 1.2. Các tiêu chí tổ chức công tác bảo quản tài liệu .................................................................... 24 1.2.1. Kho bảo quản ..................................................................................................................... 24 1.2.2. Trang thiết bị bảo quản...................................................................................................... 28 1.2.3. Tổ chức tài liệu trong kho.................................................................................................. 30 1.2.4. Biện pháp kỹ thuật thực hiện ............................................................................................ 32 1.2.5. Tu bổ, phục chế tài liệu...................................................................................................... 34 1.3. Khái quát về Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam ........................................................... 34 1.3.1. Khái quát về Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam ....................................................... 34 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ ......................................................................................................... 36 1.3.3. Cơ sở vật chất ..................................................................................................................... 38 1.3.4. Đội ngũ nhân lực ............................................................................................................... 39 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................................................ 41 CHƯƠNG 2. CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM ...................................................................................................................................... 43 7
2.1. Thực trạng vốn tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam .................................... 43 2.1.1. Vốn tài liệu ......................................................................................................................... 43 2.1.1.1. Tài liệu truyền thống .................................................................................................... 44 2.1.1.2 Tài liệu hiện đại ............................................................................................................ 45 2.1.2. Thực trạng vốn tài liệu....................................................................................................... 47 2.2. Nguyên nhân gây hư hại tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam ..................... 49 2.2.1. Nguyên nhân chủ quan ..................................................................................................... 49 2.2.2. Nguyên nhân khách quan ................................................................................................. 50 2.2.2.1 Ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm ............................................................................................. 50 2.2.2.2 Sự lão hóa tài liệu ......................................................................................................... 51 2.2.2.3 Một số nguyên nhân khách quan khác .......................................................................... 51 2.3. Thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam............ 52 2.3.1. Tổ chức kho ........................................................................................................................ 52 2.3.2. Trang thiết bị bảo quản...................................................................................................... 55 2.3.3. Đội ngũ nhân lực ............................................................................................................... 56 2.3.4. Vốn tài liệu ......................................................................................................................... 57 2.3.5. Các biện pháp kỹ thuật....................................................................................................... 58 2.3.6. Công tác tu bổ, phục chế tài liệu ....................................................................................... 59 2.4. Đánh giá công tác bảo quản tài liệu tại viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam ................ 60 2.4.1. Ưu điểm .............................................................................................................................. 60 2.4.2. Nhược điểm ........................................................................................................................ 61 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................................................ 62 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM .................................................. 63 3.1. Phương hướng phát triển tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam.................... 63 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu tại viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam .......................................................................................................................................... 65 3.2.1. Mở rộng hệ thống kho ....................................................................................................... 65 3.2.2. Đầu tư trang thiết bị bảo quản .......................................................................................... 66 3.2.3. Đào tạo và nâng cao đội ngũ nhân lực chuyên trách ....................................................... 67 3.2.4. Tổ chức tài liệu trong kho theo chuẩn .............................................................................. 69 3.2.5. Chuẩn hóa các biện pháp kỹ thuật .................................................................................... 69 3.2.6. Tu bổ, phục chế và chuyển dạng tài liệu ........................................................................... 70 8
3.3. Một số kiến nghị ....................................................................................................................... 70 Tiểu kết chương 3 ............................................................................................................................ 71 KẾT LUẬN ...................................................................................................................................... 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................................................................. 74 PHỤ LỤC ......................................................................................................................................... 76 9
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất để cấu tạo thành thư viện, tài liệu là tài sản vô giá thể hiện sức mạnh và niềm tự hào của tất cả các thư viện. Tài liệu là di sản văn hóa của mỗi quốc gia, tài liệu là thước đo trình độ phát triển về mọi mặt của mỗi quốc gia. Bảo quản tài liệu trong thư viện là một vấn đề được các thư viện coi trọng. Đã có nhiều tài liệu của Đảng và Nhà nước đã đề cập đến vấn đề công tác bảo quản tài liệu trong thư viện như Luật Di sản văn hóa, Pháp lệnh thư viện, Luật thư viện, Danh mục trang thiết bị bảo quản, phục chế tài liệu thư viện, chế độ độc hại cho nhân viên thư viện… Hiện nay, để nhằm giảm tình trạng hư hại tài liệu, các thư viện đã và đang triển khai các công tác bảo quản tài liệu trở nên thường xuyên hơn. Công tác bảo quản tài liệu ở nước ta được xây dựng một chính sách bảo quản hợp lý nhằm thúc đẩy việc xây dựng và phát triển bền vững. Mọi khó khăn trong việc xây dựng và phát triển trong công tác bảo quản mà hầu hết các thư viện đều gặp phải là vì một số nguyên nhân như là nguồn kinh phí chưa ổn định, đội ngũ thực hiện công tác bảo quản chưa được chuyên nghiệp, khí hậu Việt Nam nhiệt đới ẩm gió mùa… đã gây ảnh hưởng rất nhiều đến công tác bảo quản tài liệu trong thư viện. Để thực hiện tốt những giải pháp nhằm khắc phục hậu quả trên, các kho lưu trữ của các cơ quan đang tích cực tìm kiếm, nghiên cứu để có thể đưa ra một số quy định, chính sẽ nhằm cho việc bảo quản kho lưu trữ một cách tốt nhất. Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã và đang triển khai thực hiện các công tác bảo quản tài liệu nhằm duy trì và phát triển hoạt động của mình. 10
Cơ quan đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ để có thể phục vụ đối tượng khách hàng bằng các dịch vụ và sản phẩm tốt nhất. Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam đã xây dựng được kho lưu trữ vĩnh viễn tức là các tài liệu, hồ sơ được lưu trữ từ lúc thành lập cho tới nay, vì vậy Viện đã không ngừng cố gắng và phát triển đổi mới. Tuy nhiên, Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam cũng còn gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản và lưu trữ tài liệu tại việc, với nhiều vấn đề còn bất cập như tổ chức, bảo quản tài liệu, vấn đề kinh phí, đội ngũ nhân lực chuyên trách…. Vậy nên em xin lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam” làm đề tài khóa luận. 2. Tổng quan về tình hình nghiên cứu Hiện nay, khi tài liệu phát triển ngày càng lớn và đa dạng về loại hình, vấn đề bảo bảo quản sẽ trở nên vô cùng phức tạp. Việc bảo quản tài liệu là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan, đã có nhiều đề tài, bài viết đề cập đến nội dung này. Một trong các công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề bảo quản tài liệu như: - Giáo trình “Tổ chức và bảo quản tài liệu” của tác giả Kiều Văn Hốt và Nguyễn Tiến Hiển đề cập đến nội dung tài liệu được bảo quản trong thư viện cũng như nghiên cứu bảo quản như môi trường bảo quản, nhà kho bảo quản, các yếu tố làm hư hỏng tài liệu, phương pháp, quy trình bảo quản được sử dụng nhằm mục đích bảo quản Các tài liệu khác nhau... - Đề tài nghiên cứu “Xây dựng và bảo tồn vốn tài liệu của các thư viện công cộng ở Việt Nam” của tác giả Lê Thị Tiến, tác giả đã đề cập đến thực trạng xây dựng và bảo quản tài liệu trong các thư viện công cộng, đồng thời đề tài đề cập đến một số giải pháp tạo dựng và bảo quản tài liệu, liệt kê xác định các yếu tố gây hủy hoại tài liệu trong thư viện công cộng, hạn chế trong quản lý công tác bảo quản, biện pháp bảo quản tài liệu, đồng thời đề xuất 11
phương án quy hoạch bảo quản đảm bảo yêu cầu xây dựng và vận hành thư viện, xây dựng tiêu chuẩn bảo quản tài liệu, nâng cao chất lượng; phương pháp bảo quản tài liệu hiện đại. - Khóa luận tốt nghiệp “Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại trung tâm lưu trữ Quốc gia III”, của tác giả Phạm Thị Ngọc Anh (2011) đã đề cập đến thực trạng về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và đưa ra các giải pháp nhằm xây dựng bảo quản tài liệu nghe - nhìn, cùng với đó khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn; Tìm hiểu các nguyên nhân gây hại tới các tài liệu; Những hạn chế trong công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn tại Trung tâm Lưu trữ; Đề xuất các giải pháp lập kế hoạch nhằm nâng cao cũng như phát triển công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghe - nhìn. - Khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác bảo quản tài liệu tại viện thông tin khoa học xã hội”, của tác giả Tống Thị Luận (2012) đã đề cập đến thực trạng về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội; Tìm hiểu về các nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan dẫn đến gây hư hỏng tài liệu; Đề ra các ưu điểm và nhược điểm trong công tác bảo quản tài liệu tại Viện Thông tin Khoa học Xã hội; Đề ra các giải pháp nhằm tăng cường nâng cao chất lượng trong công tác bảo quản tài liệu để đạt hiệu quả cao cho các phương pháp. - Khóa luận tốt nghiệp “Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội”, của tác giả Trần Thị Thơm (2010) cũng đã đề cập đến thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội; Các phương pháp đang thực hiện trong quá trình công tác bảo quản; Các yếu tố ảnh hưởng đến hư hại tài liệu; Đánh giá các ưu nhược điểm trong công tác bảo quản tài liệu, từ đó đề xuất các giải giáp nhằm nâng 12
cao chất lượng trong công tác bảo quản, xây dựng các quy chuẩn cũng như đảm bảo các yêu cầu trong công tác xây dựng và vận hành thư viện. Ngoài ra còn có một số bài báo nói về chủ đề “Bảo quản tài liệu” bao gồm: “Một số phương pháp bảo quản tài liệu trong các thư viện hiện nay”, tác giả Đinh Nhài (2023); “Giải pháp bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ lịch sử” của tác giả Lâm Đức, được đăng trên cổng thông tin điện tử Báo Hòa Bình (2023); “Bài viết những cách bảo vệ sách mùa nồm ẩm”, Tác giả Đức Huy, được đăng trên Tạp chí Tri thức (2023)… Những bài báo này đã đề cập đến các biện pháp cũng như là hướng dẫn bạn đọc, người dùng tin các biện pháp để bảo vệ, giữ gìn sách nói riêng và các tài liệu nói chung. Nước Việt Nam ta nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới gió mùa ẩm nên không thể tránh việc thời tiết ảnh hưởng trực tiếp tới tài liệu. Vì vậy chúng luôn có những biện pháp, giải pháp an toàn để có thể giữ gìn tài liệu, sách một hiệu quả nhất có thể. Qua những công trình nghiên cứu trên các tác giả đã đề cập đến các nội dung về công tác bảo quản trong hệ thống các thư viện nói chung, thư viện công cộng, thư viện các tỉnh… Các tác giả đã nêu được các nguyên nhân dẫn đến việc hư hại tài liệu để từ đó đề ra các phương pháp bảo quản tài liệu một cách tốt nhất tại các thư viện, cơ quan tổ chức… Từ đó đã cho ta thấy tầm vai trò quan trọng của tài liệu đối với đời sống xã hội đồng thời cho thấy được vai trò của công tác bảo quản tài liệu. Tuy nhiên, ở Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam cũng đã có rất nhiều bài nghiên cứu về công tác lưu trữ tài liệu, số hóa tài liệu, nhưng chưa có công trình nào đi tìm hiểu và nghiên cứu thực trạng về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam. Vì vậy “Tìm hiểu về công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam” là rất cần thiết để thấy được thực trạng công tác bảo quản tài liệu hiện giờ tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng 13
Việt Nam và từ đó đưa ra một số giải pháp có thể cần để nâng cao công tác bảo quản tài liệu một cách thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam. 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nội dung: Công tác bảo quản tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại - Phạm vi không gian: Tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam. - Phạm vi thời gian: 2017-2024 4. Mục tiêu và nhiệm vụ khóa luận 4.1 Mục tiêu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu Chuẩn Chất lượng Việt Nam, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác bảo quản tài liệu. 4.2 Nhiệm vụ - Tìm hiểu các vấn đề, cơ sở lý luận về công tác bảo vệ tài liệu - Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 14
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Khóa luận vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, cùng các văn bản, quy định của Đảng và Nhà Nước về bảo quản tài liệu trong thư viện 5.2 Phương pháp nghiên cứu Để phục vụ cho khóa luận, tác giả sử dụng các phương pháp: - Phương pháp quan sát - Phương pháp thu thập tài liệu. - Phương pháp thống kê, quan sát hoạt động bảo quản tài liệu tại Viện - Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu. 6. Những đóng góp khóa luận - Khóa luận góp phần làm phong phú thêm tài liệu tham khảo về công tác bảo quản tài liệu trong thư viện - Nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam - Khóa luận làm tài liệu tham khảo hữu ích cho cán bộ quản lý tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam trong việc nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu, cũng như các thư viện khác. 7. Bố cục khóa luận Ngoài các phần mở đầu và kết luận kết cấu khóa luận tác giả phân chia bố cục gồm 3 chương: Chương 1. Những vấn đề lý luận về công tác bảo quản tài liệu và khái quát về Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam 15
Chương 2. Công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam Chương 3. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo quản tài liệu tại Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam. 16
NỘI DUNG CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ VIỆN TIÊU CHUẨN CHẤT LƯỢNG VIỆT NAM 1.1 Khái quát về công tác bảo quản tài liệu 1.1.1. Khái niệm Khái niệm về bảo quản tài liệu Trong thư viện, định nghĩa về bảo quản tài liệu được xét ở nhiều phương diện và góc độ khác nhau, bảo quản tài liệu được coi là nghiệp vụ trong cơ quan thông tin thư viện, lưu trữ, theo tác giả Kiều Văn Hốt và Nguyễn Tiến Hiển “Bảo quản tài liệu là tất cả những hoạt động đóng góp vào việc giữ gìn tài liệu thư viện”[6], có quan điểm khác lại cho rằng bảo quản tài liệu là những chính sách về bảo quản trong thư viện. Theo Unesco, IFLA, các chuyên gia bảo quản ở Châu Âu, Mỹ, và Thư viện Quốc gia nước Úc cũng đã đề cập rằng rằng “Bảo quản tài liệu bao gồm cả hai hoạt động sửa chữa hoặc xử lý tài liệu hư hỏng và các hoạt động ngăn chặn hoặc trì hoãn tình trạng hư hỏng tài liệu (bảo quản dự phòng)” Xét về nghĩa rộng, định nghĩa bảo quản còn có ý nghĩa rộng hơn, bao quát tất cả mọi vấn đề mật thiết đến công tác bảo quản và duy trì tài liệu, phục chế tài liệu bao gồm cả bảo tồn và lưu trữ. Ví dụ, theo quan điểm của UNESCO thì “Bảo quản tài liệu bao hàm bảo tồn tài liệu. Bảo tồn tài liệu được xem như những hoạt động gồm các can thiệp về kỹ thuật nhằm đảm bảo ngăn chặn tối thiểu những thiệt hại nhiều hơn nữa đối với tài liệu gốc”, còn theo IFLA khẳng định “Trong khi bảo tồn tài liệu trực tiếp can thiệp vào cấu trúc vật lý làm giảm thiểu hoặc làm chậm lại hư hại của tài liệu thư viện thì bảo quản tài liệu bao 17
gồm cả hai hành động trực tiếp và gián tiếp”, vì vậy bảo quản tài liệu là khái niệm rộng hơn và bao gồm cả bảo tồn tài liệu. Theo Công văn số 111: Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Nhà nước có nêu khái niệm về bảo quản tài liệu như sau: “Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.” [7]. Từ đó ta có thể hiểu được tầm vai trò của tài liệu lớn như thế nào đối với đời sống xã hội. Từ đấy, con người chúng ta cần tìm cách để sao cho có thể bảo quản, bảo tồn được lâu nhất bằng nhiều biện pháp khác nhau từ truyền thống cho tới hiện đại. Theo Luật Lưu trữ, được Quốc Hội ban hành năm 2011 có khái niệm về tài liệu rằng: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm: văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.”[10] và “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.” [10].Có thể thấy tầm vai trò quan trọng của tài liệu và giá trị của chúng đối với xã hội, cần bảo toàn và bảo tồn. Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 11274:2015 có nêu “Bảo quản là tất cả các biện pháp, bao gồm cả quyết định tài chính và chiến lược, để duy trì tình trạng toàn vẹn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu hoặc các sưu tập”.[15] Bảo quản là công tác coi giữ một sự vật, vật chất tránh khỏi bị hao hụt, mất mát. Bảo tồn là hành động giữ gìn lại sự vật, vật chất không để mất đi. Tài liệu 18
là cơ sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất đối với các thư viện, nên cần được bảo quản. Khái niệm bảo quản dự phòng Theo TCVN 11274 “bảo quản dự phòng là công tác nhằm làm giảm thiểu, làm chậm tốc độ hư hỏng và ngăn chặn sự hủy hoại toàn bộ sưu tập”.[15] Bảo quản dự phòng là nghiệp vụ đầu tiên trong hoạt động công tác bảo quản tài liệu nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ tài liệu. Các công việc nhằm phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu bao gồm: khử trùng tài liệu trước khi nhập kho lưu trữ và phục vụ bạn đọc, chống ẩm, chống các vi sinh vật tấn công và gây hại, sắp xếp và bố trí kho lưu trữ một cách hợp lý, sắp xếp tài liệu lên giá, kệ sách… các công việc này khi được thực hiện tốt sẽ góp phần là bước tiến trong việc xây dụng và phát triển trong công tác bảo quản cho thư viện. Bảo quản phục chế Theo thư viện Quốc gia Úc “Bảo quản phục chế là việc kéo dài tuổi thọ của tài liệu bằng cách làm ổn định hoặc sửa chữa khi vốn tài liệu bị hư hỏng” bảo quản phục chế là các hoạt động kỹ thuật xử lý tài liệu bị hư hại nặng hoặc sử dụng biện pháp chuyển dạng tài liệu bằng cách chụp vi phim, số hóa tài liệu… cần đảm bảo các quy trình xử lý một cách chuyên nghiệp. Bảo quản phục chế được coi là một hoạt động đòi hỏi có tính chuyên môn cao, khôi phục trạng thái ban đầu của tài liệu và làm tăng tính thẩm mỹ một cách tối đa. Bảo quản phục chế bao gồm các nghiệp vụ như đóng bìa, đóng gáy, chế tác hộp bảo quản tài liệu, đóng vá bìa, làm phẳng, xử lý tài liệu bị ẩm mốc, vi sinh vật tấn công, dính chất hóa học, tài liệu cũ lâu dài không thể khôi phục về trạng thái ban đầu…. 19