Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh tỉnh Tiền Giang

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

45
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong bài viết này, tác giả đề cập đến những vấn đề mang tính lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại ngân hàng thương mại theo quan điểm của COSO 2013. Trên cơ sở đó, tác giả nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh tỉnh Tiền Giang.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh tỉnh Tiền Giang

– KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TIỀN GỬI TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM CHI NHÁNH TIỀN GIANG  HUỲNH THANH TOÀN (*) TÓM TẮT Nghiệp vụ tiền gửi là một nghiệp vụ quan trọng của ngân hàng thương mại. Để đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh, ngăn ngừa thiếu sót trong xử lý nghiệp vụ tiền gửi thì vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi là rất quan trọng. Trong bài viết này, tác giả đề cập đến những vấn đề mang tính lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại ngân hàng thương mại theo quan điểm của COSO 2013. Trên cơ sở đó, tác giả nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh tỉnh Tiền Giang (Agribank Tiền Giang), phân tích những mặt đạt được, những nhân tố tác động và những hạn chế còn tồn tại của hoạt động này, từ đó tác giả đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Tiền Giang trong thời gian tới. Từ khóa: Tiền gửi, kiểm soát nội bộ, ngân hàng thương mại,… SUMMARY Deposit is an important service of commercial banks. In order to ensure the compliance with business policies and to prevent problem in dealing with deposit operations, the role of the internal control system of deposit operations is very important. In this article, the author deals with the theoretical issues of the internal control system of deposit operations at commercial banks in view of COSO 2013. Based on that, the author research the status of internal control system of deposit operations at Vietnam Bank for Agriculture and Rural Development, Tien Giang branch (Agribank Tien Giang), analysis of achievements, impact factors and deadlines In addition, the author has proposed specific solutions to complete the internal control system of deposit operations at Agribank Tien Giang in the near future. Key words: Deposits, internal control, commercial banks, ... 1. ặt vấn đề Agribank Tiền Giang là chi nhánh ngân hàng có thị phần vốn huy động cao nhất so với các ngân hàng thương mại (NHTM) khác trong tỉnh Tiền Giang, chiếm khoảng 29,1% thị phần vốn huy động, số lượng khách hàng tiền gửi đạt hơn 80.000 khách hàng, số lượng giao dịch nghiệp vụ tiền gửi mỗi ngày bình quân trên 2.000 giao dịch. Có thể thấy, nghiệp vụ tiền gửi là một nghiệp vụ quan trọng của chi nhánh với quy mô lớn cả về số lượng và giá trị. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Tiền Giang vẫn chưa được chú trọng nhiều, chưa phát huy hết vai trò cũng như chưa kiểm soát được toàn diện mọi hoạt động của nghiệp vụ tiền gửi. Vì thế, việc nghiên cứu để tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Tiền Giang là điều cần thiết. 2. Hoạt động huy động tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh Tiền Giang - Cơ cấu tiền gửi Agribank Tiền Giang luôn duy trì cơ cấu tiền gửi theo hướng phù hợp với diễn biến nền kinh tế từng giai đoạn và có sự chuyển dịch đúng hướng về cơ cấu. Trong giai đoạn 2014-2016 tiền gửi ngắn hạn vẫn chiếm tỷ trọng cao hơn so với tiền gửi trung và dài hạn, tuy nhiên cơ cấu tiền gửi có xu hướng chuyển dịch từ tiền gửi có kỳ hạn ngắn sang tiền gửi có kỳ hạn dài hơn do thị trường tài (*) ọc viên ao học rường K Long n TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 73
– chính đã ổn định, chủ thể tiền gửi tiếp tục vẫn là cá nhân từ dân cư chiếm tỷ trọng cao hơn so với tổ chức và tiền gửi nội tệ là chủ yếu. Bảng 1. ơ cấu nguồn vốn huy động của Agribank Tiền Giang 2014-2016 ĐVT: Tỷ đồng Tỷ Tỷ Tỷ ăm ăm ăm Chỉ tiêu trọng trọng trọng 2014 2015 2016 (%) (%) (%) Tổng nguồn vốn huy động 10.069 100 11.880 100 14.300 100 rong đó: 1. heo đối tượng gửi tiền Tiền gửi cá nhân 9.460 93,95 11.185 94,15 13.815 96,61 Tiền gửi tổ chức 609 6,05 695 5,85 485 3,39 2. Theo kỳ hạn Tiền gửi không kỳ hạn 860 8,54 1.067 8,98 920 6,43 Tiền gửi có kỳ hạn dưới 12 tháng 7.089 70,40 7.580 63,80 8.662 60,57 Tiền gửi có kỳ hạn từ 12 tháng đến 2.108 20,94 3.184 26,80 4.617 32,29 dưới 24 tháng Tiền gửi có kỳ hạn từ 24 tháng trở lên 11 0,12 49 0,42 101 0,71 3. Theo loại tiền tệ Tiền gửi nội tệ 9.965 98,97 11.776 99,12 14.240 99,58 Tiền gửi ngoại tệ 104 1,03 104 0,88 60 0,42 (Nguồn: Agribank Tiền Giang) Theo số liệu bảng 1, trong giai đoạn 2014 – 2016, tại Agribank Tiền Giang, nguồn tiền gửi cá nhân nắm vai trò chủ đạo chiếm tỷ lệ 93,95% tổng nguồn vốn huy động. Nguyên nhân là do trong thời gian qua, chi nhánh đã triển khai nhiều chương trình khuyến mãi, dự thưởng, sản phẩm tiền gửi đa dạng về kỳ hạn và hình thức để thu hút huy động vốn dân cư. Đồng thời, để chuyển dần trọng tâm kinh doanh sang lĩnh vực ngân hàng bán lẻ, chi nhánh cũng chú ý hơn đến công tác chăm sóc khách hàng cá nhân và có cơ chế giao khoán chỉ tiêu huy động vốn đến từng cán bộ, tạo động lực khuyến khích cán bộ tích cực hơn trong công tác huy động vốn trong dân cư. Cũng trong giai đoạn này, nguồn tiền gửi ngắn hạn luôn chiếm tỷ trọng lớn so với tiền gửi trung và dài hạn. Tuy nhiên, nguồn vốn có sự chuyển dịch mạnh sang các kỳ hạn dài hơn với sự gia tăng tỷ trọng của nguồn vốn trung và dài hạn từ 21,06% năm 2014 lên đến 27,22% năm 2015 và đến cuối năm 2016 tỷ trọng là 33%. Nguyên nhân là do từ quý III năm 2014, lãi suất huy động bắt đầu giảm mạnh và dự kiến duy trì ở mức thấp khiến nhà đầu tư có xu hướng gửi tiền kỳ hạn dài hơn để tranh thủ được mức lãi suất cao hơn. Trong khi đó, cơ cấu theo loại tiền tệ hầu như không đổi với tỷ lệ tiền gửi nội tệ VND trong tổng tiền gửi ở mức rất cao (trên 98%). Nguồn vốn ngoại tệ chủ yếu là tiền gửi thanh toán của một số khách hàng doanh nghiệp xuất khẩu có nguồn thu ngoại tệ và chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng nguồn vốn và nguồn vốn này có xu hướng giảm sút mạnh do từ năm 2014 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam bắt đầu thực hiện điều chỉnh giảm trần lãi suất huy động bằng đồng USD từ 1% xuống 0,75% và đến nay là 0%. - Quy mô tiền gửi Trong giai đoạn 2014 – 2016, tình hình lạm phát đã được kiềm chế trong giới hạn kiểm soát, tuy nhiên lãi suất vẫn được quản lý chặt chẽ, sự cạnh tranh gay gắt giữa các ngân hàng trên địa bàn khiến tình hình huy động vốn tại chi nhánh gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt, Agribank là một ngân TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 74
– hàng 100% vốn sở hữu Nhà nước vừa thực hiện mục tiêu kinh doanh thu lợi nhuận vừa thực hiện mục tiêu của Chính phủ hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh vượt qua khó khăn, khôi phục nền sản xuất nông nghiệp nông thôn, góp sức chung tay xây dựng nông thôn mới. Tuy nhiên, chi nhánh vẫn hoàn thành vuợt mức các chỉ tiêu tiền gửi được giao. Nhìn chung, quy mô tiền gửi có xu hướng gia tăng nhanh trong giai đoạn 2014 – 2016. Biểu đồ 1. Quy mô tiền gửi Agribank Tiền Giang 2014 – 2016 ĐVT: Tỷ đồng 16,000 14.300 14,000 12,000 11.880 10.069 10,000 8,000 6,000 4,000 2,000 0 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 (Nguồn: Agribank Tiền Giang) Đến 31/12/2016, tổng vốn huy động của chi nhánh đạt 14.300 tỷ đồng, tăng 2.420 tỷ đồng, tốc độ tăng đạt 20,37% so với năm 2015 và gấp 1,42 lần so với năm 2014. Nguyên nhân do năm 2012 là năm đánh dấu sự phục hồi nhanh chóng sau suy thoái kinh tế, nền kinh tế trong nước cũng có bước khởi sắc, đi vào ổn định, đến năm 2014 dưới sự hỗ trợ và điều hành của Chính phủ, các doanh nghiệp bắt đầu phục hồi sản xuất, các hộ kinh doanh cũng phát triển hơn về số lượng lẫn quy mô làm cho nguồn tiền nhàn rỗi ngày càng tăng, đây chính là kênh huy động hiệu quả của ngân hàng, góp phần làm quy mô tiền gửi của Agribank Tiền Giang ngày càng tăng. Như vậy, với quy mô tiền gửi ngày càng tăng và đa dạng nhiều hình thức thì hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tiền gửi cần phải được quan tâm đúng mức, không chỉ tăng cường kiểm soát về số lượng giao dịch mà đòi hỏi việc kiểm soát phải có chất lượng hơn, phải thật chặt chẽ hơn nhằm hạn chế thấp nhất khả năng xảy ra rủi ro, bảo đảm an toàn nguồn vốn và tài sản của khách hàng. 3. ánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh Tiền Giang 3.1. Những kết quả đạt được Hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Tiền Giang giai đoạn 2014 – 2016 đã được cải thiện đáng kể, hoạt động khá hiệu quả, đạt được yêu cầu mà lãnh đạo chi nhánh đề ra. Hoạt động kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi đã đạt được một số kết quả được ghi nhận như sau: - Về môi trường kiểm soát Đã xây dựng và tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiền gửi đúng quy định và có hiệu quả, phát huy vai trò, chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đã thiết lập cơ cấu tổ chức và cách thức phân định quyền hạn, trách nhiệm, phân cấp ủy quyền hợp lý, cụ thể, rõ ràng từ khâu tiếp nhận khách hàng, tác nghiệp đến hậu kiểm. Trong đó, bộ phận kiểm soát nội bộ chính trực thuộc hội sở tỉnh tách bạch với bộ phận giao dịch khách hàng nhằm tăng cường tính độc lập của hệ thống kiểm soát nội bộ. Phạm vi trách nhiệm của mỗi bên đều được quy định chi tiết để tránh những lỗ hổng hoặc sự chồng chéo trong công tác kiểm tra, kiểm soát. TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 75
– Chuẩn mực đạo đức, văn hóa Agribank, kỹ năng chăm sóc khách hàng được xây dựng và phổ biến đến toàn bộ cán bộ. Đội ngũ nhân viên được tuyển dụng, đào tạo đảm bảo những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. Đặc biệt, nhân sự kiểm soát nội bộ đa phần là những cán bộ có kinh nghiệm công tác, phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu nghiệp vụ, có thể kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, gian lận của các bộ phận tác nghiệp. - Về đánh giá rủi ro Các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động nghiệp vụ tiền gửi đều được nhận dạng, đo lường, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý thích hợp. Trong từng giai đoạn, ban lãnh đạo cụ thể hóa các mục tiêu chung của chi nhánh thành các chỉ tiêu kinh doanh cụ thể và phổ biến đến từng bộ phận. Các báo cáo rủi ro của chi nhánh (Báo cáo giao dịch nghi ngờ, báo cáo rủi ro tác nghiệp, báo cáo lỗi/sai, báo cáo xử lý trách nhiệm,...) được thực hiện đúng tiến độ, công khai, minh bạch, cảnh báo được những sai phạm trong quá trình xử lý nghiệp vụ của các bộ phận và đưa ra được mức xử lý thích đáng để hạn chế sai phạm. - Về hoạt động kiểm soát Thực hiện tốt việc tổ chức cả hai thể thức kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện thông qua việc ban hành và phổ biến các quy trình, quy định, chỉ thị liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi đến các bộ phận và tổ chức công tác hậu kiểm toàn bộ chứng từ giao dịch nhằm kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, quy định; ngăn ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận. Xét về chức năng, việc soát xét của người quản lý cấp cao và quản trị hoạt động của các cấp trung gian, phân tích rà soát đều được thực hiện định kỳ để tìm ra sự chênh lệch và nguyên nhân của sự khác biệt giữa kết quả thực tế với dự đoán, dự báo hay kỳ trước để có biện pháp điều chỉnh kịp thời. - Về thông tin và truyền thông Hệ thống thông tin và truyền thông được tổ chức hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin tiền gửi thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Mọi thành viên của chi nhánh đều tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ công việc của mình và mối quan hệ với các thành viên khác thông qua hệ thống mạng nội bộ. Hệ thống công nghệ thông tin ngày càng hiện đại hóa đáp ứng yêu cầu kinh doanh, được giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật, đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục. - Về hoạt động giám sát Ban lãnh đạo thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ; phát hiện các tồn tại, bất cập của hệ thống để báo cáo kịp thời với cấp quản lý. Việc giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ được thực hiện liên tục thông qua nhiều kênh đa dạng như hòm thư góp ý, chương trình khảo sát ý kiến khách hàng, tổng đài chăm sóc khách hàng và mạng xã hội; và qua các cuộc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán định kỳ. - Về công tác hậu kiểm Chi nhánh đã chủ động, bám sát quy trình hậu kiểm của Agribank, tại mỗi chi nhánh và phòng giao dịch (PGD) trực thuộc đều thành lập tổ hậu kiểm và tổ chức thực hiện tốt công tác hậu kiểm nghiệp vụ tiền gửi có hiệu quả, đúng quy trình, hậu kiểm 100% các giao dịch tiền gửi nghi ngờ, các giao dịch hủy, các giao dịch lùi ngày, hoặc các giao dịch tiền gửi có dấu hiệu gian lận, kiểm tra 100% chữ ký của khách hàng giao dịch tiền gửi. TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 76
– Qua công tác hậu kiểm đã phát hiện và khắc phục sửa chữa kịp thời những sai sót, công tác hậu kiểm nghiệp vụ tiền gửi không còn mang tính hình thức mà ngày càng được chú trọng hơn về số lượng lẫn chất lượng. Cán bộ làm công tác hậu kiểm được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm, có trình độ, năng lực tốt, đáp ứng yêu cầu công tác hậu kiểm. - Về công tác kiểm toán nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ đã xây dựng chương trình kiểm toán nội bộ nghiệp vụ tiền gửi với các nội dung chủ yếu là kiểm toán tuân thủ quy trình giao dịch, quy định về hạn mức, cách tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiền gửi, kiểm tra hiệu suất và hiệu quả hoạt động nghiệp vụ tiền gửi. Các vấn đề ghi nhận trong quá trình kiểm toán góp phần phản ánh được tổng thể về hoạt động tiền gửi và hiệu quả hoạt động tiền gửi mang lại. Điều này đã làm hạn chế được nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm soát - tức là báo cáo kiểm toán chưa phát hiện hoặc không phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn và chưa đưa ra được biện pháp ngăn chặn và xử lý rủi ro phù hợp. Hoạt động kiểm toán nội bộ nghiệp vụ tiền gửi cũng đưa ra được những cảnh báo về mức độ an toàn của nghiệp vụ tiền gửi, về công tác quản lý rủi ro và hiệu quả hoạt động huy động vốn, đồng thời đưa ra các biện pháp chấn chỉnh nhằm bảo vệ an toàn nguồn vốn và tài sản của khách hàng, đã giúp cho ban lãnh đạo ngân hàng có những điều chỉnh kịp thời, hiệu quả, hài hòa giữa quy mô của đơn vị với diễn biến của thị trường nguồn vốn. Đối với nghiệp vụ tiền gửi, hệ thống kiểm soát nội bộ phát huy tốt vai trò hướng dẫn, hỗ trợ bộ phận giao dịch trong xử lý nghiệp vụ an toàn, hiệu quả. 3.2. Những hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh Tiền Giang - Môi trường kiểm soát còn hạn chế, chất lượng cán bộ giao dịch chưa đáp ứng yêu cầu Quy trình nghiệp vụ tiền gửi còn phức tạp, cứng nhắc, còn thủ công dễ dẫn đến sai sót, gây khó khăn cho khách hàng, chưa đơn giản hóa theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin trợ giúp khách hàng, chẳng hạn khâu lập chứng từ còn phải yêu cầu khách hàng tự viết, tự lập bảng kê tiền gây phiền hà cho khách hàng. Cán bộ giao dịch vẫn còn mắc nhiều lỗi cơ bản, vẫn còn sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ bao gồm: bất cẩn, thiếu tập trung, đánh giá hay ước lượng sai, thao tác sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên. Điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng giao dịch tiền gửi, gây ra nhiều phiền hà cho khách hàng, làm ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu và làm tổn thất cho ngân hàng (mất khách hàng, suy giảm nguồn vốn huy động). Một phần nguyên nhân là do chủ quan, thiếu kinh nghiệm, tâm lý thiếu tự tin, hay bản thân cán bộ chưa chủ động học tập, nghiên cứu chế độ, nghiệp vụ dẫn đến thiếu kiến thức khi thực hiện các nghiệp vụ mới hoặc phức tạp. Phần khác là do công tác đào tạo cán bộ của chi nhánh còn hạn chế, chưa sâu sát, chưa cập nhật kịp thời theo những thay đổi mới của nghiệp vụ dẫn đến sự thiếu thông tin và yếu kém kỹ năng nghiệp vụ. Chất lượng nhân sự bộ phận kiểm soát nội bộ (KSNB) chưa đồng đều, một số cán bộ KSNB chưa qua giao dịch thực tế với khách hàng, thiếu kinh nghiệm thực tế dẫn đến hiện tượng chỉ kiểm soát bề mặt chứng từ mà không nắm bản chất giao dịch nên khó phát hiện các sai sót, rủi ro tiềm ẩn. Nhiều cán bộ hậu kiểm có kinh nghiệm lại thường xuyên được điều động, hỗ trợ cho các bộ phận giao dịch nên công tác hậu kiểm bị gián đoạn, mất tập trung dẫn đến kém hiệu quả. Mặt khác, do thiếu nhân sự chuyên trách làm công tác hậu kiểm, đa phần cán bộ hậu kiểm là kiêm nhiệm nên chất lượng hậu kiểm chưa cao, còn mang nặng hình thức, chạy đua theo thời gian quy định nên những sai sót dễ bị bỏ qua hoặc không được phát hiện hoặc phát hiện không kịp thời. - Công tác nhận diện, đánh giá, phân tích rủi ro còn hạn chế, cơ chế phòng ngừa chưa hiệu quả TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 77
– Do hầu hết cán bộ kiểm tra là những kế toán viên, cán bộ tín dụng đã có nhiều năm trong nghề, được phân công làm công tác kiểm tra, nên chủ yếu là phát huy khả năng kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ kế toán và tín dụng; còn các lĩnh vực khác như thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại hối, thẻ, đại lý nhận lệnh chứng khoán… cũng như các yêu cầu khác của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ như nhận diện và đánh giá các rủi ro trong hoạt động để đề xuất các biện pháp đối phó thì chưa đáp ứng được yêu cầu. - Hoạt động kiểm soát còn kẽ hở và dễ bị lợi dụng Việc tuân thủ về bảo mật và an toàn thông tin chưa được thực hiện nghiêm túc, chưa tuân thủ theo quy định, quá trình xử lý thông tin tồn tại nhiều bất ổn, nguy cơ mật khẩu bị đánh cắp, lợi dụng để thực hiện các giao dịch, gây thất thoát tài sản ngân hàng rất cao, nguyên nhân là do cán bộ còn chủ quan, chưa ý thức được hết nguy cơ và mức độ thiệt hại khi xảy ra rủi ro về bảo mật thông tin, đa số các cán bộ chỉ đổi mật khẩu khi có yêu cầu từ hệ thống và thường sử dụng các mật khẩu phổ biến, dễ đoán, thậm chí là không thay đổi mật khẩu mặc định, chưa có sự tự giác cao trong việc bảo mật mật khẩu cá nhân, còn tồn tại việc nể nang, cả tin trong thực hiện giao dịch như cho mượn máy tính, mượn user, mật khẩu,... Ngoài ra việc kiểm soát chưa chặt chẽ trong việc cấp phát và thu hồi người sử dụng trong hệ thống giao dịch vô tình tạo ra kẽ hở, dễ lợi dụng, gian lận gây ra thiệt hại cho ngân hàng như không tạm khoá user của các nhân viên nghỉ chế độ, nghỉ không lương trong thời gian dài, không thu hồi user kịp thời đối với nhân viên thôi việc hoặc chuyển công tác. Việc quy định hạn mức tự phê duyệt và mô hình giao dịch một cửa là cải tiến về chất lượng phục vụ khách hàng, tuy nhiên lại tiềm ẩn rủi ro thất thoát tài sản đối với ngân hàng. Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN), một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một người thực hiện và một người kiểm soát giao dịch. Tuy nhiên việc quy định hạn mức giao dịch và cho phép giao dịch viên tự phê chuẩn trong hạn mức này (tức là giao dịch không qua kiểm soát viên) đối với một số giao dịch tiền gửi dễ dẫn đến tình trạng lợi dụng, cố ý làm sai hoặc sai sót mà không được phát hiện kịp thời. Tuy rằng việc áp dụng hạn mức tự phê duyệt này đã được NHNN thông qua nhưng không thể phủ nhận những rủi ro tiềm ẩn xung quanh hạn mức tự phê duyệt này vì hạn mức là có giới hạn nhưng số lần hạch toán thì không giới hạn, nên nếu muốn trục lợi tài sản khách hàng, giao dịch viên (GDV) vẫn có thể chia nhỏ giao dịch và thực hiện ý đồ của mình. Hơn nữa, theo mô hình giao dịch một cửa thì GDV là người chịu trách nhiệm hạch toán kế toán đồng thời cũng là người thu chi tiền mặt và quản lý ấn chỉ tiền gửi. Việc kiêm nhiệm như vậy dễ tạo khe hở cho các GDV thao túng toàn bộ quy trình. Việc kiểm soát vật chất, hạn mức tồn quỹ cũng tạo khe hở có thể gây thất thoát tài sản. Hiện tại, hạn mức tồn quỹ tại các phòng giao dịch trực thuộc có đủ điều kiện về cơ sở vật chất là tương đối cao, tối đa lên đến 06 tỷ đồng tùy vào nhu cầu giao dịch, quy mô, điều kiện an ninh. Tuy các biện pháp kiểm tra và giám sát vẫn được thực hiện nhưng rõ ràng, chính hạn mức tồn quỹ này đang tạo lỗ hổng cho các cán bộ phòng giao dịch nếu muốn có thể cấu kết với nhau để chiếm đoạt số tiền tồn quỹ này trong một thời gian nhất định. - Công tác hậu kiểm chưa thực sự hiệu quả, chất lượng hậu kiểm chưa cao Đối với công tác hậu kiểm tổng hợp, việc kiểm soát mới chủ yếu dừng ở kiểm soát bề mặt các số liệu trên cân đối kế toán, chưa chú trọng đến việc kiểm soát ý nghĩa số liệu trên các tài khoản kế toán, chưa khai thác hết chức năng của các báo cáo hậu kiểm trong việc phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Khi phát sinh sai sót, chênh lệch, việc xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục còn gặp nhiều khó khăn do cán bộ chưa hiểu rõ được cách thức xử lý của hệ thống. Đối với công tác hậu kiểm chi tiết, vì áp lực thời gian và khối lượng công việc, nên cán bộ TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 78
– hậu kiểm chưa thật sự tập trung, đôi khi chưa tuân thủ hoàn toàn quy trình, bỏ qua một số khâu trong công tác hậu kiểm dẫn đến việc hậu kiểm chưa đạt yêu cầu do nhân sự chưa đáp ứng, chưa có cán bộ hậu kiểm chuyên trách, đa phần cán bộ hậu kiểm chủ yếu là kiêm nhiệm, năng lực còn hạn chế nên việc hậu kiểm đôi khi chỉ tập trung kiểm tra các thông tin trên bề mặt chứng từ mà chưa chú trọng đến tính hợp lý của giao dịch, nhất là đối với các giao dịch có tính chất phức tạp. Phạm vi hậu kiểm còn rộng, trùng lắp với các bộ phận khác, nhiều nội dung khó có căn cứ xác định tính chính xác dẫn đến mất nhiều thời gian hậu kiểm nhưng hiệu quả lại không cao. Trên thực tế có nhiều giao dịch không cần phải hậu kiểm, nhiều nội dung yêu cầu hậu kiểm nhưng nằm ngoài khả năng kiểm soát của bộ phận giao dịch, có hậu kiểm cũng không phát hiện được gian lận. Trong kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ đôi khi tồn tại tâm lý dễ dãi, nể nang; dẫn đến việc bỏ qua hoặc không xử lý nghiêm khắc đối với một số sai phạm. Ngược lại, một số cán bộ hậu kiểm đôi khi còn cứng nhắc, bảo thủ, không tiếp thu ý kiến của các bộ phận nghiệp vụ. Việc phối hợp giữa bộ phận nghiệp vụ và bộ phận hậu kiểm tại chi nhánh còn hạn chế, tồn tại nhiều bất đồng trong cách hiểu và thực hiện quy trình nghiệp vụ tiền gửi. Thời gian hậu kiểm kéo dài, không hoàn thành đúng thời gian quy định, chưa đảm bảo tính kịp thời trong công tác phát hiện và điều chỉnh sai sót, giảm tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Nguyên nhân là do quy mô huy động vốn ngày càng mở rộng và số lượng giao dịch tiền gửi ngày càng tăng nên gia tăng áp lực công việc đối với cả giao dịch viên và cán bộ hậu kiểm. Ngoài ra, do một số bộ phận chưa nghiêm túc trong việc thực hiện công tác luân chuyển chứng từ về bộ phận hậu kiểm nên phát sinh nhiều trường hợp giao nộp chứng từ muộn, thiếu chứng từ nên cũng ảnh hưởng tiêu cực đến thời gian và chất lượng công tác hậu kiểm. - Hệ thống thông tin và truyền thông chưa hiệu quả, chưa đồng bộ, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý còn hạn chế Mặc dù Agribank đã ban hành văn bản quy định và cẩm nang hướng dẫn chi tiết về nhận diện thương hiệu và chi nhánh đã triển khai thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn chưa có sự đồng bộ, đồng nhất do một số chi nhánh trực thuộc có trụ sở chật hẹp, vị trí không thuận lợi, đa phần các chi nhánh trực thuộc đã có từ lâu, trụ sở chi nhánh là tận dụng những trụ sở cơ quan cũ nên không còn phù hợp với nhận diện thương thiệu hiện nay, đặc biệt là các quầy giao dịch không tương đồng nhau,… nên khó khăn trong việc thiết kế, bày trí thống nhất theo quy định. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh, thương hiệu của Agribank. Chi nhánh đã có cơ sở hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, mạng truyền thông tốc độ cao, thông suốt từ trụ sở chính đến các chi nhánh, phòng giao dịch trực thuộc, tuy nhiên đến nay vẫn chưa có một hệ thống văn phòng điện tử hiệu quả, đồng bộ mà chỉ là ứng dụng thông tin nội bộ với chức năng chủ yếu là thông báo nội bộ và tra cứu văn bản, tỷ giá, không có tính tương tác, chưa đáp ứng được yêu cầu điều hành, quản lý và chủ yếu sử dụng tại hội sở, còn các chi nhánh trực thuộc thì tự lưu trữ thủ công. Việc lưu trữ, cập nhật văn bản còn hạn chế đặc biệt là chưa phân nhóm được các văn bản theo từng nghiệp vụ, theo từng phòng chức năng, chưa kiểm soát được tính hiệu lực của các văn bản, khi tra cứu ứng dụng chỉ liệt kê tất cả các văn bản theo tiêu chí tìm kiếm mà không thông báo các văn bản hết hiệu lực và đã được thay thế,... Điều này tiềm ẩn rủi ro pháp luật, khi các bộ phận nghiệp vụ đọc và làm theo các văn bản cũ, đã hết hiệu lực. Nguyên nhân là do bộ phận công nghệ thông tin của chi nhánh có ít người, năng lực và trình độ còn hạn chế nên chưa triển khai tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công việc nhằm tăng năng suất lao động và trong quản lý để nâng cao năng lực quản trị, điều hành của ban lãnh đạo. - Hoạt động giám sát chưa được chú trọng đúng mức, việc giám sát sau kiểm tra còn mang TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 79
– tính hình thức Chi nhánh có thành lập đầy đủ bộ phận tiếp nhận và xử lý thông tin, bộ phận thanh tra nhân dân tại phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ của hội sở, tuy nhiên việc giám sát thông qua hòm thư góp ý và phiếu khảo sát ý kiến khách hàng chưa được quan tâm và chưa được xem là một kênh giám sát hiệu quả, thông tin đôi khi chưa được xử lý kịp thời, không phản ánh được bản chất chất lượng dịch vụ, giảm sút chất lượng thông tin, chưa đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng gửi tiền. Việc giám sát định kỳ tuy đã phát huy được vai trò nhưng việc khắc phục lỗi sau kiểm tra, thanh tra thường bị xem nhẹ, chủ yếu do chi nhánh tự khắc phục và báo cáo lại nên đôi khi còn mang tính hình thức, không phản ánh được thực chất tình trạng khắc phục lỗi. Nguyên nhân do lực lượng kiểm tra KSNB quá ít (06 người) trong khi áp lực kiểm tra là rất lớn, bên cạnh đó còn tồn tại tình trạng cán bộ kiểm tra giám sát chưa cương quyết, chưa làm hết trách nhiệm, còn nể nang,... 4. Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, chi nhánh Tiền Giang 4.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát - Hoàn thiện cơ chế, quy trình nghiệp vụ tiền gửi phù hợp, hiệu quả theo hướng đơn giản hóa thủ tục, chứng từ nghiệp vụ tiền gửi phải đơn giản, dễ hiểu nhưng đầy đủ, quy trình xử lý nghiệp vụ nhanh chóng nhưng chính xác, tất cả các khâu trong quy trình đều có sự giám sát chặt chẽ, hạn chế tạo ra kẽ hở trong quy trình nghiệp vụ đảm bảo “kịp thời, đơn giản và nhất quán”. Cụ thể, chứng từ tiền gửi còn nhiều mẫu biểu (giấy lĩnh tiền, giấy rút tiền, phiếu chi tiền, chứng từ giao dịch,…) và buộc khách hàng phải viết trực tiếp lên các chứng từ dễ gây nhầm lẫn, phiền hà cho khách hàng, giao dịch viên dễ bị sai sót khi không kiểm tra kỹ các thông tin. - Xây dựng và triển khai chương trình hỗ trợ lập chứng từ giao dịch cho khách hàng nhằm hạn chế các sai sót cơ bản các yếu tố trên chứng từ tiền gửi khi ghi chép bằng tay và đây cũng là yếu tố để thu hút khách hàng tiền gửi vì sự thuận tiện, nhanh chóng trong giao dịch. - Xây dựng đội ngũ cán bộ làm công tác KSNB vừa có tâm, vừa có chuyên môn, có năng lực, có tinh thần trách nhiệm, đặc biệt là đối với cán bộ trẻ, chuyên gia giỏi có tâm huyết, có nguyện vọng cống hiến và làm việc lâu dài cho Agribank Tiền Giang. Cụ thể, nhân sự của bộ phận KSNB nên là các cán bộ có trình độ chuyên môn cao được đào tạo đúng chuyên ngành kiểm tra kiểm toán thông qua tuyển dụng hoặc tuyển chọn từ các cán bộ của chi nhánh để phát huy hết khả năng của họ thay vì chọn cán bộ có kinh nghiệm làm công tác chuyên môn lâu năm như hiện nay. Bên cạnh đó cần bổ sung, kiện toàn nhân sự cho bộ phận KSNB tại hội sở bảo đảm mỗi chi nhánh trực thuộc phải có một cán bộ phụ trách, chịu trách nhiệm giám sát và theo dõi diễn biến hoạt động tiền gửi tại chi nhánh mình phụ trách (hiện tại chỉ có 6 người/11 chi nhánh là quá ít). - Thường xuyên mở các lớp đào tạo, khóa huấn luyện, các hội thảo, chuyên đề nhằm bổ sung, cập nhật kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, về bảo mật an ninh hệ thống, an toàn dữ liệu cho người lao động và thống nhất cách thực hiện các quy trình nghiệp vụ cụ thể đặc biệt là khi có những quy định mới hoặc có sự thay đổi trong chính sách pháp luật của Nhà nước và của Agribank nhằm tăng cường sự đảm bảo về năng lực. Hàng năm, ngoài các lớp tập huấn cho cán bộ mới tuyển dụng, Agribank Tiền Giang cần tập huấn toàn diện cho cán bộ làm nghiệp vụ tiền gửi theo phương pháp mới như thuyết trình, giao lưu nói chuyện cùng các chuyên gia về các chuyên đề huy động vốn và các kỹ năng huy động vốn, kinh nghiệm và các bài học về phòng ngừa rủi ro và gian lận trong nghiệp vụ tiền gửi, kinh nghiệm và phương pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả,…. - Cần tiếp tục quan tâm công tác kiểm tra trình độ chuyên môn, khung năng lực của từng cán bộ theo định kỳ để có kế hoạch đào tạo, tập huấn hoặc bố trí kịp thời nhằm đảm bảo chất lượng đội TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 80
– ngũ lao động đặc biệt là các cán bộ làm công tác KSNB, các giao dịch viên trực tiếp làm nghiệp vụ tiền gửi và các kiểm soát viên bằng cách xây dựng phần mềm ứng dụng kiểm tra trực tuyến, tập trung trên hệ thống mạng nội bộ để tất cả các cán bộ từ lãnh đạo đến nhân viên đều phải tham gia. Vì chỉ khi toàn bộ cán bộ nhân viên am hiểu nghiệp vụ, nắm rõ quy định thì mới có thể tuân thủ và thực hiện đúng, đầy đủ quy trình, quy định, giảm số lượng sai sót, nhầm lẫn mắc phải và nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi. - Công tác bồi dưỡng, giáo dục tư tưởng, đạo đức nghề nghiệp cho cán bộ phải được thực hiện thường xuyên bằng nhiều hình thức nhằm hạn chế rủi ro về đạo đức cán bộ. Trong đó, chú ý phát huy tốt vai trò của cẩm nang văn hóa Agribank, kỹ năng chăm sóc khách hàng, không chỉ thông qua tuyên truyền ban đầu khi mới ký hợp đồng lao động mà còn phải thường xuyên nhắc nhở cán bộ nhân viên về những quy tắc, quy chuẩn này trong suốt quá trình công tác bằng nhiều hình thức như tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về quy tắc ứng xử và đạo đức nghề nghiệp, các cuộc thi tài năng thanh lịch hàng năm để cán bộ ôn lại những giá trị đạo đức cốt lõi, nâng cao ý thức tôn trọng và thực hiện đầy đủ, có trách nhiệm các quy chuẩn đạo đức nghề nghiệp của Agribank, hạn chế tối đa tư tưởng, mưu đồ gian lận, trục lợi cá nhân. - Nghiên cứu đổi mới công tác đánh giá, luân chuyển, quy hoạch, bổ nhiệm và đào tạo cán bộ, hoàn thiện chính sách đối với người lao động, thúc đẩy sự sáng tạo và cạnh tranh trên nền văn hóa doanh nghiệp lành mạnh nhằm chiêu mộ, khai thác và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao theo hướng bố trí đúng người, đúng việc, đúng sở trường và năng lực, ưu tiên cán bộ giỏi, cán bộ trẻ có năng lực phải được quan tâm, đào tạo để làm cán bộ nguồn trong tương lai. - Để đáp ứng yêu cầu hội nhập, chi nhánh cần tích cực hơn trong việc hoàn thiện, đổi mới hệ thống đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ đối với các cá nhân; xây dựng các chính sách đãi ngộ về lương, tiền thưởng tương xứng theo vị trí công việc, mức độ đóng góp và hiệu quả làm việc của người lao động; tiếp tục cải thiện môi trường làm việc chuyên nghiệp và mang đến lợi ích xứng đáng cho mọi nhân viên. Bên cạnh đó cũng cần đưa ra các chế tài nghiêm khắc, cụ thể đối với các hành vi vi phạm để nâng cao ý thức của cán bộ nhân viên trong việc tuân thủ pháp luật, chấp hành các quy trình, quy định của Agribank. - Nhằm hạn chế các rủi ro về đạo đức, cần thực hiện nghiêm túc quy định luân chuyển để đảm bảo yêu cầu về kiểm soát nội bộ, tránh tình trạng vị nể cá nhân, hoặc các lý do khác không có trong quy định về không được luân chuyển. Theo đó, tại các vị trí nghiệp vụ nhạy cảm liên quan đến tiền, tài sản của đơn vị như thủ kho tiền, thủ quỹ, kiểm ngân, GDV... cần được luân chuyển thường xuyên theo đúng thời gian quy định hoặc đột xuất theo yêu cầu kinh doanh của chi nhánh. Để tạo điều kiện cho công tác kiểm soát nội bộ, có thể tăng cường việc cho cán bộ nghỉ đột xuất để kiểm tra, đối chiếu số dư tồn quỹ tiền mặt, ấn chỉ, hiện trạng các công việc đang thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện gian lận. - Ngoài ra, cần đổi mới phương pháp kiểm tra, kiểm toán nội bộ nghiệp vụ tiền gửi, chú trọng giám sát từ xa qua hệ thống công nghệ thông tin như kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ tiền gửi qua hệ thống camera quan sát là phương pháp khá hiệu quả, có thể kiểm tra lại bất kỳ thời gian nào thay vì kiểm tra trực tiếp. Bên cạnh đó là cần tăng cường kiểm tra đột xuất, bất thường, kiểm tra chuyên đề liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi. Song song đó, chi nhánh cần chuẩn bị đầy đủ nguồn nhân lực và vật lực thích hợp để sẵn sàng với sự thay đổi cơ cấu tổ chức bộ phận KSNB phù hợp hơn, cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận thay đổi theo hướng tách bạch, rõ ràng, không kiêm nhiệm, không chồng chéo công việc lẫn nhau. 4.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro và hoạt động giám sát TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 81
– Ngoài việc hoàn thiện môi trường kiểm soát, chi nhánh cũng cần hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro: Cần xây dựng bộ phận quản lý rủi ro và duy trì hoạt động của bộ phận này với kênh thông tin đầy đủ nhằm phân tích, đánh giá, nhận diện rủi ro kịp thời để tránh, không chỉ là ngăn ngừa và phát hiện như hiện tại. Xây dựng hệ thống lỗi, sai phạm của nghiệp vụ tiền gửi, song song đó là các chế tài nghiêm khắc đối với các lỗi, các sai phạm. Nâng cao hiệu lực quản lý và tăng cường năng lực quản trị rủi ro, nên thành lập và đưa vào hoạt động có hiệu quả bộ phận quản trị rủi ro tại chi nhánh để thực hiện các công việc sau: - Xây dựng hệ thống quản trị rủi ro, sổ tay quản trị rủi ro và các kịch bản để xử lý đối với các loại rủi ro như: rủi ro thanh khoản, rủi ro thị trường, rủi ro lãi suất, rủi ro tín dụng, rủi ro tỷ giá hối đoái,… - Quản trị rủi ro thông qua giám sát và kiểm soát việc tuân thủ khung sổ tay quản trị rủi ro trong thực tiễn thay cho quản lý rủi ro thông qua báo cáo tình hình. - Thường xuyên tổ chức phân tích, đánh giá mức độ rủi ro trong nghiệp vụ tiền gửi, rủi ro trong từng quy trình nghiệp vụ theo sát diễn biến thị trường và tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị để có biện pháp kiểm soát, hạn chế thấp nhất rủi ro, đảm bảo an toàn hệ thống cũng như uy tín của Agribank. Đổi mới phương thức nhận định, đánh giá rủi ro, việc nhận định, đánh giá cần đi sâu vào bản chất của từng sai sót, tồn tại phát hiện được, qua đó nhận diện dấu hiệu rủi ro để cảnh báo sớm cho toàn đơn vị thực hiện chỉnh sửa, đồng thời đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời nhằm hạn chế và ngăn ngừa rủi ro. 4.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát Trong giai đoạn hiện nay, việc hoàn thiện hoạt động kiểm soát là cần thiết, phải quy định rõ ràng công việc của từng vị trí trong tổ chức, kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin như kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, kiểm soát phần mềm hệ thống, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu, kiểm soát việc truy cập hệ thống, đổi mới phương pháp kiểm soát, xây dựng các tiêu chí kiểm tra, kiểm soát phù hợp, linh hoạt đáp ứng theo yêu cầu hoạt động kinh doanh chung của ngành ngân hàng,… Agribank Tiền Giang cần tập trung vào một số việc sau: Các biện pháp kiểm soát phòng ngừa thông qua hệ thống các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định về nghiệp vụ tiền gửi và kiểm soát nội bộ của Agribank Tiền Giang vẫn được thực hiện như hiện tại, tuy nhiên đơn vị cần nghiên cứu, xây dựng chiến lược phát triển cho bộ phận KSNB theo hướng trẻ hóa đội ngũ, thích ứng với xu thế hội nhập và ứng dụng công nghệ hiện đại vào hoạt động kiểm soát, đồng thời tiếp tục hoàn thiện quy trình và phương pháp KSNB phù hợp, kịp thời khi có sự thay đổi về pháp luật hoặc khi thay đổi về cơ chế, quy định nội bộ của Agribank, trong đó chú trọng các yếu tố: - Xây dựng nhu cầu về nguồn nhân lực, trẻ hóa đội ngũ cán bộ cho bộ phận KSNB cho thời gian hiện tại và trong tương lai. - Xây dựng những tiêu chí cụ thể để đánh giá kết quả hoạt động kiểm tra KSNB. Các cuộc kiểm tra mới chủ yếu hướng tới tính tuân thủ, sự đầy đủ của hồ sơ chứng từ mà chưa chú trọng vào việc đánh giá rủi ro và sự phù hợp của các thủ tục kiểm soát của đơn vị. Do đó, chi nhánh cũng cần hoàn thiện quy trình và phương pháp KSNB nhằm xác định rõ vị trí, quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ kiểm soát và nâng cao chất lượng các cuộc kiểm tra. Tăng cường tổ chức và thực hiện các cơ chế kiểm soát thường xuyên nghiệp vụ tiền gửi để có thể thực hiện tốt chức năng ngăn chặn và giám sát, bên cạnh đó tiến hành các cuộc kiểm tra đột xuất để có thể kiểm tra, phát hiện và xử lý các vấn đề đã phát sinh một cách kịp thời, tránh để xảy ra tình TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 82
– trạng mọi chuyện vượt ra khỏi tầm kiểm soát của chi nhánh. Ngay sau khi kiểm tra, đơn vị cần phải nhắc nhở, chấn chỉnh ngay nhằm nâng cao trách nhiệm trong từng khâu xử lý giao dịch. Việc áp dụng hạn mức tự phê duyệt tuy có những ưu điểm vượt trội trong việc đẩy nhanh tốc độ giao dịch, tuy nhiên việc cho phép giao dịch viên tự phê duyệt trong hạn mức này sẽ kéo theo nhiều rủi ro đạo đức và rủi ro tác nghiệp. Do vậy, chi nhánh cần nghiên cứu phương pháp kiểm soát phù hợp, chặt chẽ hạn mức này, hoặc có thể xem xét xóa bỏ hạn mức tự phê duyệt này trong thời gian tới. Ban lãnh đạo chi nhánh cần xem xét quy định về hạn mức tồn quỹ cuối ngày tại các phòng giao dịch ở quá xa trụ sở chính hoặc không đảm bảo về điều kiện về an ninh, an toàn kho quỹ theo hướng thấp hơn hiện hành nhưng vẫn bảo đảm đủ lượng tiền để hoạt động trong thời gian chờ tiếp quỹ từ hội sở. Tập trung rà soát, chấn chỉnh và có cơ chế kiểm soát quá trình xử lý thông tin liên quan đến bảo mật và an toàn thông tin hiệu quả, kịp thời như việc cấp phát, thu hồi và quản lý user truy cập các ứng dụng phải kịp thời, tuân thủ theo đúng quy định. Ngoài ra, cần đẩy mạnh việc tập huấn, tuyên truyền về các nguy cơ, rủi ro từ việc quản lý lỏng lẽo tên đăng nhập và mật khẩu ứng dụng để mỗi cá nhân có ý thức hơn trong việc bảo mật các thông tin đăng nhập vào hệ thống, tránh tạo kẽ hở, lợi dụng gây tổn hại, thất thoát tài sản của ngân hàng. Bên cạnh đó là đề ra các biện pháp xử lý vi phạm nghiêm khắc hơn, quyết liệt hơn nữa để nhằm tăng cường tính ý thức, kỹ cương trong việc tuân thủ các quy định về bảo mật an toàn hệ thống thông tin. 4.4. Hoàn thiện thông tin và truyền thông Trong những năm qua, Agribank đã có sự quan tâm đúng mức, xây dựng, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh, đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh và phát triển sản phẩm dịch vụ hiện đại, là chìa khóa đột phá nhằm thúc đẩy sự phát triển đối với hoạt động kinh doanh và quản trị điều hành, đem lại tiện ích, dịch vụ tốt nhất, hài lòng nhất cho khách hàng. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần phải có biện pháp khắc phục trong thời gian tới như: - Các hệ thống máy móc và công nghệ mà Agribank sử dụng hiện tại khá phức tạp với số lượng người dùng lớn. Trong khi đó, phòng điện toán tại chi nhánh hiện nay chỉ có ba cán bộ phụ trách, với nguồn nhân lực hạn chế như thế sẽ không đáp ứng được khối lượng công việc quá lớn, không đáp ứng được nhu cầu xây dựng các ứng dụng trong quản lý, điều hành. Vì vậy, thời gian tới Agribank Tiền Giang nên xem xét tăng cường nhân sự cho mảng này, đảm bảo hệ thống hoạt động thông suốt, ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong tác nghiệp. - Cần tiến hành hệ thống hóa lại các văn bản quy định, tài liệu nghiệp vụ và các văn bản có liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi, tránh tình trạng cùng một nội dung lại có nhiều văn bản hướng dẫn gây khó khăn trong việc tác nghiệp của cán bộ ngân hàng, trong đó việc xây dựng ứng dụng quản lý và tra cứu văn bản, hệ thống tác nghiệp nội bộ là rất cần thiết. - Xây dựng kịch bản xử lý truyền thông nội bộ, truyền thông bên ngoài phù hợp quy định của pháp luật và của Agribank, thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống Agribank Tiền Giang, trong đó chú trọng công tác truyền thông bên ngoài cần phải được giám sát chặt chẽ để không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. - Xây dựng hoặc triển khai ngay các dịch vụ, tiện ích hỗ trợ việc kiểm tra tính chính xác, đúng đắn đối với các giao dịch tiền gửi, thông tin tài khoản đến tất cả các khách hàng tiền gửi của ngân hàng. Qua đó, khách hàng có thể tự kiểm tra, kiểm soát từng giao dịch cũng như tài sản mình tại ngân hàng thông qua việc đăng ký dịch vụ tin nhắn biến động số dư (Mobile banking), dịch vụ tin nhắn tiền gửi tiết kiệm (SMS Saving) hoặc đăng ký ứng dụng E-Banking, Internet Banking,… TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 83
– - Phối hợp thống nhất giữa các kênh thông tin báo cáo từ trên xuống và từ dưới lên, đảm bảo mọi thông tin hoạt động đều được nắm bắt kịp thời, thống nhất và nội dung thông tin được kiểm soát chặt chẽ thông qua các ứng dụng khai thác thông tin truyền thông nội bộ. Đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ, tăng cường ý thức nhận biết rủi ro trong toàn hệ thống. Trong thời gian tới Agribank Tiền Giang cần có kế hoạch xây dựng và phát triển đồng bộ hệ thống nhận diện thương hiệu thông qua việc đào tạo, trẻ hóa đội ngũ giao dịch viên, đội ngũ chăm sóc khách hàng; xây dựng lại trụ sở các chi nhánh/ phòng giao dịch trực thuộc đã quá cũ, lạc hậu; thiết kế, bày trí các quầy giao dịch thống nhất chung trong toàn đơn vị, tạo môi trường thân thiện, thoáng mát, thoải mái cho khách hàng khi đến giao dịch. 4.5. Hoàn thiện công tác hậu kiểm Mặc dù Agribank đã ban hành các văn bản và hướng dẫn quy trình nghiệp vụ và tổ chức thực hiện hậu kiểm khá chặt chẽ, bước đầu đã mang lại hiệu quả tốt, hạn chế được những sai sót, tuy nhiên để công tác này đạt chất lượng theo yêu cầu đặt ra, Argribank Tiền Giang cần hoàn thiện bộ phận hậu kiểm, tập trung vào một số điểm sau: - Có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao chuyên trách làm công tác hậu kiểm, có thể chọn lọc từ những cán bộ nổi trội, có năng lực, có nhiệt huyết để đưa đi đào tạo chuyên sâu chuyên đề kiểm tra KSNB và hậu kiểm nhằm đảm bảo cán bộ làm công tác hậu kiểm có đầy đủ kiến thức, chuyên môn, bản lĩnh đáp ứng với yêu cầu và tạo nguồn nhân sự kế thừa trong tương lai. - Đổi mới và kiện toàn bộ phận hậu kiểm, bổ sung cán bộ hậu kiểm chuyên trách, tách bạch bộ phận hậu kiểm với bộ phận giao dịch vì hiện tại bộ phận hậu kiểm chủ yếu là kiêm nhiệm hoặc hậu kiểm chéo giữa các giao dịch viên nên chất lượng của công tác này chưa thật sự hiệu quả do áp lực công việc, năng lực hạn chế và mang tính hình thức chạy theo thời gian. - Đổi mới phương pháp hậu kiểm, đối với công tác hậu kiểm tổng hợp nên chú trọng thêm đến việc kiểm soát ý nghĩa số liệu trên các tài khoản kế toán, đồng thời khai thác hết chức năng của các báo cáo hậu kiểm trong việc phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Khi phát sinh sai sót, chênh lệch, việc xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục phải thực hiện nghiêm túc tránh tâm lý dễ dãi, nể nang dẫn đến sự bỏ qua hoặc không xử lý nghiêm khắc đối với một số sai phạm. Đối với công tác hậu kiểm chi tiết cần tuân thủ hoàn toàn quy trình công tác hậu kiểm theo quy định, hậu kiểm không chỉ tập trung kiểm tra các thông tin trên bề mặt chứng từ mà còn phải chú trọng đến tính hợp lý của giao dịch, nhất là đối với các giao dịch có tính chất phức tạp. - Từ các quy định, quy trình thực hiện chung của Agribank về công tác hậu kiểm nghiệp vụ tiền gửi, Agribank Tiền Giang cần nghiên cứu và có hướng dẫn cách thực hiện thống nhất, cụ thể, rõ ràng và phù hợp với quy mô tiền gửi và điều kiện kinh doanh của đơn vị, tránh tình trạng cùng một vấn đề tại từng chi nhánh có cách hiểu và cách làm khác nhau. (Ví dụ như tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng không hoạt động trên 6 tháng, tài khoản này sẽ ở trạng thái không hoạt động, khi khách hàng muốn sử dụng lại thì theo quy định của nghiệp vụ tiền gửi buộc khách hàng phải đến chi nhánh mở tài khoản yêu cầu mở lại tài khoản sẽ gây khó khăn cho khách hàng, và trong quy định về nghiệp vụ hậu kiểm cũng có hướng dẫn khi cần thiết bộ phận giao dịch có thể làm đề xuất và thực hiện mở lại tài khoản cho khách hàng. Và thực tế là có chi nhánh buộc khách hàng đến mới thực hiện mở lại tài khoản, có chi nhánh tự đề xuất mở lại tài khoản, gây tâm lý không tốt, không thống nhất, thiếu tính chuyên nghiệp). 4.6. Hoàn thiện hoạt động kiểm toán nội bộ TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 84
– Việc xây dựng năng lực, kỹ thuật kiểm toán nội bộ cho bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm tra kiểm soát nội bộ để đáp ứng yêu cầu hiện tại là cần thiết, bao gồm phát triển năng lực kỹ thuật, chính sách, thủ tục, chương trình kiểm toán và đào tạo cán bộ. Bên cạnh đó, bộ phận kiểm toán nội bộ nên xây dựng các chương trình kiểm toán nghiệp vụ tiền gửi cụ thể theo phương pháp kiểm toán dựa trên rủi ro thay vì kiểm toán tuân thủ như hiện tại và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Đối với báo cáo kiểm toán, cần thảo luận và thống nhất các vấn đề ghi nhận trong quá trình kiểm toán, cũng như phân hạng rủi ro của các vấn đề này với đối tượng kiểm toán; cần xây dựng hệ thống chuẩn mực báo cáo để đảm bảo các báo cáo kiểm toán được trình bày súc tích và chú trọng đến các vấn đề ghi nhận có tính rủi ro cao. Các vấn đề ghi nhận trong quá trình kiểm toán cần được ghi lại ngay lập tức và cần được trao đổi với các bên liên quan để có giải pháp khắc phục hợp lý; cần đưa ra các khuyến nghị có tính thực tế và nêu rõ thời gian dự định hoàn thành các kế hoạch hành động và thời gian hoàn thành các công việc theo khuyến nghị. 4. Kết luận Bài viết đã hoàn thành việc nghiên cứu thực trạng, phân tích những mặt đạt được, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong hoạt động KSNB nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Tiền Giang, đồng thời bài viết cũng đưa ra các giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Agribank Tiền Giang trong thời gian tới. Kết quả nghiên cứu cho thấy, Agribank Tiền Giang đã thiết kế và vận hành hệ thống KSNB nghiệp vụ tiền gửi tương đối đồng bộ và hiệu quả, nghiệp vụ tiền gửi hoạt động thông suốt, an toàn. Tuy nhiên, hệ thống KSNB nghiệp vụ tiền gửi tại đơn vị cũng bộc lộ một số hạn chế nhất định, tồn tại ngay trong quy trình, quy định, cơ cấu tổ chức, trình độ, thái độ của cán bộ,... Vì thế, trong thời gian tới Agribank Tiền Giang cần phải hoàn thiện hệ thống KSNB nghiệp vụ tiền gửi bao gồm: hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện đánh giá rủi ro và hoạt động giám sát, hoàn thiện hoạt động kiểm soát, hậu kiểm, kiểm toán nội bộ và nâng cao chất lượng thông tin và truyền thông. Tài liệu tham khảo [Tiếng Việt] [1]. Agribank Tiền Giang, Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của Agribank Tiền Giang các năm 2014, 2015, 2016, [2]. Agribank Tiền Giang, Báo cáo tổng kết công tác hậu kiểm của Agribank Tiền Giang các năm 2014, 2015, 2016. [3]. Chu Thị Thùy Trang (2016), Hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam- Chi nhánh Phú Mỹ, Luận văn Thạc sỹ Tài chính Ngân hàng, Đại học Ngân hàng TP. Hồ Chí Minh. [4]. Lâm Thị Hồng Hoa (2002), Kiểm toán Ngân hàng, NXB Thống kê, Hà Nội. [5]. Nguyễn Đăng Dờn (2014), Nghiệp vụ ngân hàng thương mại, NXB Kinh tế, TP. Hồ Chí Minh. [6]. Nguyễn Đăng Dờn & Phan Khoa Cương (2016), Quản trị ngân hàng (Quản trị kinh doanh ngân hàng II), NXB Kinh tế, TP. Hồ Chí Minh. [7]. Nguyễn Thị Loan (2015), Kế toán Ngân hàng, NXB Kinh tế, TP. Hồ Chí Minh. [8]. Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), Kiểm soát nội bộ đối với huy động tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, Luận văn Thạc sỹ Quản trị kinh doanh, Đại học Đà Nẵng. [9]. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài. [Tiếng Anh] [10] COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) (2013), Internal Control – Intergrated Framework. Ngày nhận: 11/6/2018 Ngày duyệt đăng: 09/9/2019 TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP 85