Luận văn " ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ "

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:73

Thêm vào BST

Báo xấu

274
lượt xem 87
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quản lý cũng vậy. Nó góp phần làm cho con người có thể quản lý công việc có hiệu quả, nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn " ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ "

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ Giáo Viên Hướng Dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS.TRƯƠNG HÒA BÌNH TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN MSSV: 4031048 Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29 Cần Thơ, 2007
LỜI CẢM TẠ Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhận được rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu của Quý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời gian có ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình. Có được kết quả như ngày hôm nay không phải chỉ do bản thân, mà trước hết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cô nhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường. Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh doanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hòa Bình, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cô Bộ môn Kế toán-Kiểm toán đã giúp đỡ để tôi hoàn thành luân văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”. Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua. Đặc biệt là các Anh Chị Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tế và cung cấp tài liệu cho tôi để tôi hoàn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạn trong tập thể lớp Kế Toán-K29 đã đóng góp ý kiến cho tôi về đề tài này. Cuối lời tôi xin kính gửi đến toàn thể Quý Thầy Cô trường Đại Học Cần Thơ, Quý Thầy Cô khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, các Cô Chú và các Anh Chị tại Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội Viên và Cơ quan thực tập lời chúc sức khỏe, công tác tốt. Thân chúc các bạn thành đạt trong cuộc sống. Tôi xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện Trần Thị Phúc Duyên
LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các thông tin, dữ liệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày 08 tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Ký tên Trần Thị Phúc Duyên
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ...................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Cần Thơ, ngày.......tháng.......năm 2007
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .................................................................................1 U 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. ..................................................................... 1 1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. ...........................................................................1 1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn. ...............................................................1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. .......................................................................... 2 1.2.1. Mục tiêu chung. ......................................................................................2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể. ......................................................................................2 1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. ........ 2 1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. ..................................................................2 1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.................................................................................2 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.............................................................................. 3 1.4.1. Không gian. .............................................................................................3 1.4.2. Thời gian. ................................................................................................3 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu.............................................................................3 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU U ................................................................................................................................4 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. ............................................................................... 4 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán...................................................4 2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy....................................5 2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. ............................................................................................................8 2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán................................11 2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT...............................................12
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. ............................................................... 14 2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. ............................................................14 2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu............................................................15 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ ..............................................................................................................................17 3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. ............................. 17 3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ. ..............................................................................................................17 3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ.................................18 3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT......... 21 3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT KT.............................................................................................................21 3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. ...............................25 3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH. ...............................................................................xviii 3.3.1. Ưu điểm. ............................................................................................ xviii 3.3.2. Nhược điểm. ..........................................................................................xx 3.3.3. Hiệu quả đạt được. ............................................................................. xxi 3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. ....... xxii CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ ......................................................... xxiii 4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN....................xxiii 4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ........................xxiii 4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.........................xxiii 4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO....................xxiv
4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT. ...............xxiv CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................xxv 5.1. KẾT LUẬN................................................................................................. xxv 5.2. KIẾN NGHỊ.................................................................................................. 59 5.2.1. Đối với Nhà nước. .................................................................................59 5.2.2. Đối với Chi nhánh.................................................................................59 TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................60
DANH MỤC HÌNH Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY .. ................................................................................................................................5 Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU..................................................................................................6 U Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM.............................13 Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ .... ..............................................................................................................................18 Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN VÀ THU TIỀN ....................................................................................................31 Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG ............32 Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN MẶT .....................................................................................................................33 Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU..............................................vi Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. ..............................................................vi Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ........................... vii Hình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU .. vii U Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT.......................................... viii Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT ............................................ viii Hình 14: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI.....xvi Hình 15: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NGÀY KHÔNG HỢP LỆ .........xvi Hình 16: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNH KHOẢN PHẢI >0 ............................................................................................ xvii Hình 17: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHÔNG BẰNG DƯ CÓ ........................................................................................................................... xvii
DANH MỤC BIỂU BẢNG Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG T AY VÀ BẰNG MÁY ............................................................................6 Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.............................................7 Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.........................................................7 Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY................................................................8 Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN ............................................................................................................22 Bảng 7: BẢNG MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT.......24 Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI..................................25 Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT ...............26 Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT ..........27 Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP..................................................27 Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT ..................................28 Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU......................................................................................................29 Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ .......................................................................................................................30 Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC HIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP..........................................................................v Bảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO .............................................................x
Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT ........................................................ xiii Bảng 18: BẢNG KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ ..................xiv Bảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU........................................xv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. DNVVN: Doanh nghiệp vừa và nhỏ. DL: Dữ liệu. ĐN: Đề nghị. GTGT: Giá trị gia tăng. HTTT: Hệ thống thông tin KT: Kế toán. TT: Trung tâm VCCI: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU. 1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quản lý cũng vậy. Nó góp phần làm cho con người có thể quản lý công việc có hiệu quả, nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hợp lý, được kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy với những kỹ thuật xử lý thông tin kế toán mới, góp phần vào việc gia tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hướng phát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nước, nhất là trong giai đoạn hội nhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp là “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ” . 1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn. Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán và họ cũng đã có nhận xét đánh giá về phần mềm này. Nhưng tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ thì chưa tiến hành đánh giá hiệu quả của nó và phân tích sự hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động của mình. Để đáp ứng yêu cầu trên, tôi đã chọn đề tài này nhằm phân tích thực trạng, đánh giá được ưu, nhược điểm của phần mềm, cũng như hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh.
Từ đó đề ra biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục nhược điểm nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. 1.2.1. Mục tiêu chung. Với vai trò là một kế toán viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán chứ không phải là một kỹ sư tin học viết phần mềm kế toán, nên đề tài này được nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống tin kế toán bằng phần mềm kế toán trong thực tế. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể. - Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy. - Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. - Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức và quản lý của Chi nhánh. 1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. 1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. - Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếp tục duy trì hệ thống hiện hành. - Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh chưa hợp lý thì phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại. 1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu. - Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh như thế nào? - Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu hay chưa? - Hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì? - Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao?
1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU. 1.4.1. Không gian. Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft. 1.4.2. Thời gian. - Thu thập thông tin về hệ thống thông tin kế toán từ năm 2004 đến 6 tháng đầu năm 2007 tại đơn vị. - Thời gian nghiên cứu: từ ngày 05 tháng 3 đến ngày 11 tháng 6 năm 2007. 1.4.3. Đối tượng nghiên cứu. - Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh. - Các yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán. - Các đối tượng kế toán cần theo dõi. - Hệ thống tài khoản sử dụng. - Cách thức tổ chức dữ liệu của hệ thông tin kế toán tại Chi nhánh như: chứng từ kế toán, quá trình xử lý, bộ máy kế toán, hệ thống báo cáo, lưu trữ chứng từ, kiểm tra, kiểm soát trong môi trường ứng dụng phần mềm ACsoft.
CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. 2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán. 2.1.1.1. Khái niệm. Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan. 2.1.1.2.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin. Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép một cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ... Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ liệu đầu vào Thông tin kết xuất Ghi nhận X ử lý Lập báo cáo Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí... hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận, chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. 2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán. - Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: + Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch. + Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.
- Kiểm soát. + Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin. + Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý chính xác, kịp thời. 2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy. 2.1.2.1. Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống. a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu. Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay. DL A Phần nội dung xử lý 1 (Vật tư,..) DL B Người sử DL A Phần nội dung dụng xử lý 2 (Kho,..) DL C DL B Phần nội dung DL C xử lý 3 (Tổng hợp) DL D Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY
Tổ chức dữ liệu trong kế toán máy theo hệ cơ sở dữ liệu. Chương trình ứng dụng 1 Cơ sở Hệ quản trị Chương dữ liệu Người cơ sở trình ứng (Database) sử dụng dữ liệu dụng 2 Chương trình ứng dụng 3 Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO HỆ CƠ DỮ LIỆU b) Khác biệt về dữ liệu. Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy. -Chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính. AAAAA -Lưu trữ dữ liệu tài chính và dữ liệu Fdụdgfhdfh không tài chính. -Phân tán, không chia xẻ. -Tập trung, dễ dàng chia xẻ dữ liệu. -Theo từng đối tượng kế toán đầy đủ -Lưu trữ riêng biệt số dư theo đối số phát sinh, số dư. fffffffffff fff fffffff tượng kế toán và số phát sinh theo f ff ff ff ff fff fff nghiệp vụ. -Có thể mâu thuẫn dữ liệu. -Không mâu thuẫn dữ liệu.
c) Khác biệt về lưu trữ dữ liệu. Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy -Dữ liệu lưu trữ trong từng trang sổ, -Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin theo từng đối tượng kế toán bao gồm dữ liệu, nhiều tập tin dữ liệu sẽ tạo nên cả phát sinh và số dư. cơ sở dữ liệu. -Được thể hiện là các tài khoản trong sổ cái hay sổ chi tiết và hình thức nhật ký. 2.1.2.2. Khác biệt về thông tin cung cấp. Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy - Thông tin tài chính. - Thông tin tài chính và không tài chính - Chậm, có mâu thuẫn thông tin.ff fffff - Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn dữ fff liệu, thông tin. - Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ - Báo cáo có thể do chính người sử dụng liệu lập. lập nếu được phép truy cập dữ liệu. 2.1.2.3. Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung. Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY. Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy -Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt. -Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt. -Có thể khai báo đối tượng ngay khi -Cần khai báo đối tượng trước khi nhập ghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đối cho đối tượng. tượng.