Luận văn Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội

Chia sẻ: Loaken_1 Loaken_1 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:79

Thêm vào BST

Báo xấu

118
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Thực hiện qúa trình chính sách phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Đảng và Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế đã đạt được thành tựu đáng khích lệ trên bước đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Tuy nhiên, những thách thức của quá trình phát triển vẫn đang đặt ra trên bình diện kinh tế vi mô và bình diện vĩ mô. ...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội

Luận văn Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội 1
Lời mở đầu Thực hiện qúa trình chính sách phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Đảng và Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế đã đạt được thành tựu đáng khích lệ trên bước đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Tuy nhiên, những thách thức của quá trình phát triển vẫn đang đặt ra trên bình diện kinh tế vi mô và bình diện vĩ mô. Trên bình diện vĩ mô, các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế phải tạo ra được sức bật nội tại trong điều kiện cạnh tranh ngày càng gay gắt. cùng với việc hoạch định chiến lược kinh doanh đổi mứi chiến lược về thị trường, đổi mới kỹ thuật công nghệ... các doanh nghiệp còn phải quan tâm đến công tác quản trị chi phí nhằm tối thiểu hoá chi phí tối đa hoá lợi nhuận. Đ ể giảm thiểu chi phí, các doanh nghiệp phải năng động về mọi mặt, phải áp dụng một cách tổng hợp các biện pháp, trong đó quan trọng hàng đ ầu và không thể thiếu được là hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp nói chung, cũng như công tác kế toán nguyên vật lệu nói riêng. Trong các doanh nghiệp sản xuất đặc biệt là ngành may mặc chi phí về nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm một tỷ trọng lớn, chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, giảm mức chi phí nguyên vật liệu sẽ có tác động không nhỏ đến giá thành, ổn định nguồn cung cấp nguyên vật liệu, giảm chi phí bảo quản nguyên vật liệu, giải phóng một số vốn lưu động đáng kể mở rộng sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, công tác kế toán - nguyên vật liệu còn giúp cho những nhà quản lý nắm bắt được thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó, đưa ra những quyết định đúng dắn trong việc lập dự toán 2
chi phí nguyên vật liệu, đảm bảo cho việc cung cấp đủ, đúng chất lượng nguyên vật liệu đúng lúc cho sản xuất. Giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch và xác định nhu cầu về nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, tránh ứ đọng vốn và phát sinh những chi phí không cần thiết, nhằm đem lại hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong nền kinh tế thị trường từ việc hệ thống lại các phương pháp hạch toán kế toán rồi đánh giá, phản ánh, tổng hợp vận dụng những vấn đề đó trong thực tế của một doanh nghiệp ứng với việc trao đổi với các chuyên gia nghiên cứu, đối chiếu sổ sách chứng từ thực tế, em đ ã mạnh dạn lựa chọn đề tài:" Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội" Luận văn gồm 3 Chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Tình hình công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. Chương 3: Phương hướng ho àn thiện tổ chức hạch toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. 3
Chương I Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 Nguyên liệu và vai trò của nguyên liệu trong quá trình sản xuất 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu: a. Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ b ản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Khác với tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của sức lao động và máy móc thiết bị, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy, nguyên vật liệu được coi là yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào, đ ặc biệt là với quá trình hình thành sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất. V ề mặt giá trị, khi tham gia vào quá trình sản xuất vật liệu dịch chuyển một lần toàn bộ giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu vốn thuộc lao động dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, nên việc quản lý quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu trực tiế như: chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ tiêu giá thành và chỉ tiêu lợi nhuận.... b. Vai trò của nguyên vật liệu: Việc kiểm tra chi phí nguyên vật liệu có ý nghĩa cực kỳ quan trọng với việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm (giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trên một đơn vị sản phẩm sản xuất), là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công tác quản lý kinh doanh. Chi phí nguyên vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ tới sự biến động của giá thành. Chỉ cần sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu cũng làm cho 4
giá thành của sản phẩm biến động ảnh hưởng tới sự sống còn của doanh nghiệp. Để có thể vươn lên khẳng định vị trí của mình trong điều kiện nền kinh tế đang phát triển ngày càng một đa dạng hơn, các loại hình doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả. Một trong những giải pháp tối ưu cho vấn đề này đó là doanh nghiệp phải chú ý tới công tác quản lý đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp. Hai công tác này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau bở vì: đối với doanh nghiệp sản xuất chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, tạo ra sản phẩm và trong giá thành sản phẩm. Do cả số lượng và chất lượng sản phẩm đều bị chi phối bởi số vật liệu tạo ra nó. Nguyên vật liệu có đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới được hạ thấp định mức tiêu hao trong qúa trình sản xuất khi đó tạo ra sản phẩm mới, sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng và giá thành hạ. Trong một chừng mực nhất định, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm tiết kiệm tối đa chi phí vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở tăng thêm sản p hẩm xã hội. Hơn nữa, còn tác động đến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp: chỉ tiêu số lượng, chất lượng, giá thành, doanh thu, lợi nhuận.... 1.1.2. Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu: 1.1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu: a. Phân lo ại theo nội dung kinh tế V ật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò và công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi phải phân loại vật liệu thì mới có thể tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán vật liệu. Phân loại vật liệu là cách sắp xếp các thứ vật liệu theo tiêu thức phù hợp để phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp một cách chặt chẽ và chi tiết. 5
Tuỳ thuộc vào các loại hình doanh nghiệp sản xuất cụ thể thuộc từng ngành sản xuất, tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu mà chúng có sự phân chia thành các loại khác nhau. Theo cách này thì nguyên vật liệu được phân ra thành các loại như sau: Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài), đối với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản, bông trong các doanh nghiệp kéo sợi, vải trong các doanh nghiệp máy.... Đối với nửa thành phẩm thí dụ như sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. V ật liệu phụ: là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ chỉ có vai trò phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh, đ ược sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: là thứ d ùng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng bao gồm các loại ở thể rắn, lỏng và khí dùng để phục vụ cho công nghê sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như: xăng, d ầu, than, hơi đốt... Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn. Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.... Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng cơ bản, tái tạo tài sản cố định. Phế liệu thu hồi: là những loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất để sử dụng hoặc bán ra ngoài. Tuỳ theo từng loại doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi mỗi loại vật liệu nêu trên lại đ ược chia thành từng nhóm, từng thứ theo quy cách. 6
Cách phân loại như trên giúp kế toán tổ chức tài khoản để đáp ứng kịp thời tình hình hiện có và sụ biến động của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. b. Phân lo ại theo từng nguồn nhập Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành: Nguyên vật liệu mua ngoài: mua từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu Nguyên vật liệu tự gia công sản xuất Nguyên vật liệu nhận vốn góp c. Phân loại theo cách khác: Căn cứ vào mục đích và công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung quy định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm và sản xuất Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... 1.1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là cách xác đ ịnh giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá trị thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy đ ịnh. Sau đây là một phương pháp đánh giá nguyên vật liệu. 1.1.2.2.1. Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế: a. Giá trị thực tế vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu mua ngoài là trị giá vốn thực tế nhập kho. 7
Trị giá vốn thực tế Giá mua vật liệu Thu ế nhập Chi phí khâu của nguyên vật liệu = + + (theo hoá đơn) khẩu (nếu có) mua ngoài Chi phí mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường... Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua thực tế là giá không có thuế VAT đầu vào. Đối với các đơn vị tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp và là cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế thì giá mua thực tế là giá mua đã có thuế VAT. Đối với nguyên vật liệu mua vào sử dụng đồng thời cho cả hai hoạt động chịu thuế VAT thì về nguyên tắc phải hạch toán riêng và chỉ được khấu trừ thuế VAT đầu vào đối với phần nguyên vật liệu chịu thuế VAT đầu ra. Trường hợp không thể hạch toán riêng thì toàn bộ VAT đầu vào của nguyên vật liệu đều phản ánh trên tài khoản 133 (1331) đến cuối kỳ kế toán mới phân bổ VAT đầu vào được khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu chịu thuế VAT trên tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Số thuế VAT không được khấu trừ sẽ được phản ánh vào tài khoản 142 (1422). Trường hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp thu mua của các cá nhân ho ặc tổ chức sản xuất đem bán sản phẩm của chính họ (thường là nguyên vật liệu thuộc hàng nông sản) thì phải lập bảng kê thu mua hàng hoá và sẽ đ ược khấu trừ VAT theo tỷ lệ 2 % trên tổng giá trị hàng mua vào. Trường hợp khấu trừ này không được áp dụn đối với các doanh nghiệp thu mua nguyên vật liệu để xuất khẩu hoặc để sản xuất hàng xuất khẩu. Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế của nguyên vật liệu là giá của vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với các chi phí gia công, chế biến. Chi phí chế biến gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí khác. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá vốn thực tế của Giá trị nguyên vật liệu Chi phí thuê ngoài gia công = + nguyên vật liệu xuất gia công 8
Chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thuê gia công phải trả, chi phí vận chuyển đến cơ sở gia công và ngược lại. Đối với vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế là giá trị vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá. Đối với vật liệu do Nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính là giá trị của vật liệu đó ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị vật liệu tặng, thưởng tương đương với giá thị trường. Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính hoặc giá thực tế (có thể bán được). b. Giá thực tế vật liệu xuất kho: V ật liệu trong doanh nghiệp được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy, giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho cũng không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định được giá thực tế xuất kho cho các đối tượng sử dụng theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đ ăng ký áp dụng trong cả niên độ kế toán. Đ ể tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho các doanh nghiệp có thê áp dụng một trong các phương pháp sau: * Phương pháp tính theo giá đích danh: Phương pháp này được áp dụng với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đ ặc trưng. Giá thực tế của vật liệu xuất kho được căn cư vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Sử dụng phương pháp đích danh sẽ tạo thuận lợi cho kế toán trong việc tính toán giá thành vật liêụ đ ược chính xác, phản ánh được mối quan hệ cân đối giữa hiện vật và giá trị nhưng có nhược điểm là phải theo dõi chi tiết giá vật liệu nhập kho theo từng lần nhập và giá vật liệu xuất sẽ không sát với giá thực tế của thị trường. * Phương pháp tính giá theo giá b ình quân gia quyền: Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư. theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập 9
trong kỳ, kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị vật liệu. Căn cứ vào lượng vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế của vật liệu xuất trong kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bình quân = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Tính theo phương pháp này sẽ cho kết quả chính xác nhưng nó đòi hỏi doanh nghiệp phải hạch toán được chặt chẽ về mặt số lượng của từng loại vật liệu, công việc tính toán p hức tạp đòi hỏi trình độ cao. * Phương pháp tính giá theo giá thực tế nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này vật liệu nhập trước được xuất dùng hết mới xuất dùng đến lần nhập sau. Do đó, giá vật liệu xuất dùng được tính hết theo giá nhập kho lần trước, xong mới tính theo giá nhập kho lần sau. Như vậy, giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao và giá trị vật liệu xuất sử dụng sẽ nhỏ đi nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận tăng trong kỳ. Trường hợp ngược lại, giá cả có xu hướng giảm thì chi phí vật liệu trong kỳ sẽ lớn. Do đó, lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ lớn. * Phương pháp tính giá theo giá th ực tế nhập sau - xuất trước: Theo phương pháp này, những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên. phương pháp này, ngược lại với phương pháp nhập trước - x uất trước. 1.1.2.2.2. Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán : Việc dùng giá thực tế để hạch toán vật liệu thường áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô không lớn, chủng loại vật tư không nhiều. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng chủng loại vật tư nhiều tình hình 10
nhập xuất diễn ra thường xuyên thì việc xác định giá thực tế của vật liệu hàng ngày là rất khó khăn tốn nhiều chi phí công sức. Trong trường hợp đó, để đảm bảo theo dõi kịp thời việc nhập xuất dùng trong kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp tính theo giá hạch toán. Giá hạch toán là giá tạm tính hay giá kế hoạch được quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong cả kỳ. Chúng ta có thể tiến hành đánh giá hạch toán theo các bước sau: Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập, xuất. Cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kết quả theo công thức sau: Hệ số giá Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế nhập trong kỳ = vật liệu Trị giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toàn vật liệu nhập trong kỳ Giá vật liệu thực tế = Giá hạch toán vật liệu x H ệ số giá xuất trong kỳ x uất kho trong kỳ Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu, trình độ quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cả loại vật liệu. Tuy có nhiều phương pháp tính giá vật liệu nhưng mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong những phương pháp đó. Vì mỗi phương pháp đ ều có ưu điểm và nhược điểm riêng nên áp dụng phương pháp nào cho phù hợp với đặc điểm, qui mô là vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp. 1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.1.3.1 Vai trò của công tác quản lý nguyên vật liệu Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý khác nhau. Xã hội ngày càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phát triển và hoàn thiện hơn. Trong điều kiện hiện nay không kể là TBCN hay XHCN nhu cầu vật chất, tinh thần ngày càng tăng. Để đáp ứng kịp 11
thời nhu cầu đó bắt buộc sản xuất ngày càng được mở rộng mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Để sản xuất có lợi nhất thiết phải giảm chi phí nguyên vật liệu. Nghĩa là phải sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, có kế hoạch. V ì vậy, công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ của mọi người là yêu cầu của phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường nhằm với sự hao phí vật tư ít nhất mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất. 1.1.3.2 Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu: Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước theo định hướng XHCN với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất, doanh nghiệp cần tìm mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý tiết kiệm. Muốn vậy, cần quản lý tốt vật liệu. Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu là phải quản lý chăt chẽ ở mọi khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Cùng với sự phát triển của xã hội loài người, các ho ạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng và phát triển không ngừng về quy mô, chất lượng trên cơ sở thoả mãn vật chất, văn hoá của cộng đồng và xã hội. Theo đó, phương pháp quản lý, cơ chế quản lý và cách thức hạch toán vật liệu cũng hoàn thiện. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, hạ giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng. Do vậy, việc quản lý vật liệu phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt thành của cán bộ quản lý. Quản lý vật liệu có thể xem xét trên các khía cạnh sau: - Khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên biến động do các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất, cho nên khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, quản lý có hiệu quả, chống thất thoát vật liệu, việc thu mua theo đúng yêu cầu sử dụng, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí thu mua để hạ thấp giá thành sản phẩm. 12
- Khâu bảo quản: Việc dự trữ vật liệu tại kho, bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng lọai vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, mỗi quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. - Khâu dự trữ : Xuất phát từ đặc điểm của vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu như thế nào để đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh hiện tại là điều kiện hết sức quan trọng. Mục đích của dự trữ là đảm bảo cho nhu cầu sản xuất kinh doanh không quá nhiều gây ứ đọng vốn nhưng không quá ít làm gián đoạn quá trình sản xuất. Hơn nữa, doanh nghiệp cần phải xây dựng định mức dự trữ cần thiết tối đa, tối thiểu cho sản xuất, xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu. - Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở xác định mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải quán triệt nguyên tắc sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm bảo đúng mức quy định, sử dụng đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí trong giá thành. Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên vật liệu là quan trọng như vậy nên doanh nghiệp cần tổ chứcc hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng bộ những vật liệu cho sản xuất, dự trữ và sử dụng hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Đó là những biện pháp mà doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình giảm bớt những chi phí sản xuất và hạ thấp giá thành sản phẩm từ đó nâng cao doanh thu. 1.1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Nhận thức được vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác, đầy đủ các thông tin số 13
liệu về nguyên vật liệu. Do vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán nguyên vật liệu là: - Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, và giá trị vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định múc tiêu hao vật liệu. - Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 1.2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.2.1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Đ ể đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại từng nhóm thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở kế toán chứng từ. Theo chế độ chúng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) Thẻ kho (mẫu 06-VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03-VT) 14
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ kế toán hướng dẫn và các chứng từ khác tuỳ thuộc tình hình đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau. Đối với chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phương pháp. Tuỳ thuộc vào phương pháp, kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư .......... Sổ (thẻ) kho (mẫu 06 - VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính.. sau đó giao cho thủ kho đ ể hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết theo phương pháp nào. Các sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngo ài các sổ kế toán chi tiết còn có thể mở thêm các b ảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.2.2 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu: V ật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường bao gồm nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một chủng loại nào đó có thể gây thiệt hại ngừng sản xuất. Chính vì vậy, hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu. Đây là công tác phức tạp và khó khăn đòi hỏi phải thực hiện kế toán chi tiết vật liệu. 15
H ạch toán chi tiết vật liệu là việc theo dõi, ghi chép thường xuyên liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp về số lượng (hiện vật) và giá trị. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số d ư. 1.2.2.1 Phương pháp thẻ song song: - Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi về mặt số lượng. Khi nhận đ ược các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Đ ịnh kỳ thủ kho chuyển (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập - xuất được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngo ài ra, để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu chi tiết từ các sổ chi tiết vào các bảng tổng hợp. Có thể khái quát trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo sơ đồ sau: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ Chứng từ xuất nhập Sổ kế toán chi tiết Bảng kê 6 ổng 1t hợp nhập - xuát -tồn
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 17
- Ưu nhược điểm, phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. + Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kịp thời của kế toán. + Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập xuất ít, không thường xuyên và nghiệp vụ của kế toán chuyên môn còn hạn chế. 1.2.2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất - tồn kho của từng loại vật liệu, ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất mà theo đ ịnh kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ Chứng từ Thẻ kho nhập xuất Bảng kê Sổ đối chiếu Bảng kê nhập luân chuyển xuất Ghi hàng Sổ kế toán ngày tổng hợp Ghi cuối 18
+ Ưu điểm: khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm; Việc ghi chép sổ kế toán trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng nên công tác kiểm tra bị hạn chế. + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có không nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất hàng ngày. 1.2.2.3 Phương pháp sổ số dư: - Tại kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đ ã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột lượng. - Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ theo dõi từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập - xuất. Từ bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất rồi từ bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập - x uất - tồn kho theo từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. - Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho cuối tháng do thủ kho tính và ghi sổ số dư, đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồng kho để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. 19
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư Chứng từ Chứng từ Thẻ kho xuất nhập Sổ số dư Bảng kê Bảng kê xuất nhập Bảng kê tổng Bảng luỹ Bảng luỹ hợp N -x- t kế nhập kế xuất Ghi chú Ghi hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp Ghi cuối tháng + Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng + Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật thì phải xem số liệu trên thẻ kho. H ơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. + Phạm vi áp dụng: thích hợp cho các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng công tác nghiệp vụ nhập, xuất (chứng từ nhập, xuất) nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất đ ã xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu, trình đội chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 20