Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống hoạch định, kiểm soát và ra quyết định tại Xí Nghiệp Đông Lạnh Thủy Sản AFIEX

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích để nhận diện các tồn tại và các vướng mắc về hoạt động hoạch định, điều khiển kế hoạch và ra quyết định tại xí nghiệp đông lạnh thủy sản AFIEX nhằm đưa ra các giải pháp, kiến nghị các biện pháp khắc phục các yếu điểm hiện có và phát triển hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty trong thời gian lâu dài, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại xí nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện hệ thống hoạch định, kiểm soát và ra quyết định tại Xí Nghiệp Đông Lạnh Thủy Sản AFIEX

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯƠNG THỊ MỸ LINH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH KIỂM SOÁT VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TẠI XÍ NGHIỆP ĐÔNG LẠNH THUỶ SẢN AFIEX Chuyên ngành: Kế toán - Kiểm toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. BÙI VĂN DƯƠNG Tp. HCM - 2011
LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô đến Quý Thầy Cô, những người đã tận tình dạy bảo và truyền đạt cho em những kiến thức trong suốt quá trình học tập tại Trường ĐH Kinh Tế Thành Phố. Từ khi lập đề cương đến khi hoàn thành đề tài em gặp không ít khó khăn nhưng nhờ sự hướng dẫn tận tình của thầy Bùi Văn Dương đã giúp em hoàn thành đề tài một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị ở xí nghiệp đông lạnh thủy sản Afiex đã tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Cuối cùng em xin chúc quý thầy cô, Ban lãnh đạo xí nghiệp luôn mạnh khỏe và gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống. Tác giả Trương Thị Mỹ Linh
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là kết quả do tôi nghiên cứu và thực hiện, luận văn được hoàn thành dựa trên nền tảng kiến thức đã học, thực tiễn và sự hướng dẫn của Thầy Bùi Văn Dương. Luận văn này chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tp.HCM, tháng 10 năm 2010 Tác giả Trương Thị Mỹ Linh
THUẬT NGỮ VIẾT TẮT ------ BĐ: biến động CP: chi phí CPNVLTT: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPNCTT: chi phí nhân công trực tiếp CPSXC: chi phí sản xuất chung HĐKD: hoạt động kinh doanh LNTT: lợi nhuận trước thuế QLDN: quản lý doanh nghiệp SP: sản phẩm SXC: sản xuất chung TNDN: thu nhập doanh nghiệp TSCĐ: tài sản cố định
DANH MỤC BẢNG – SƠ ĐỒ - BIÊU ĐỒ Sơ đồ 1.1 Sơ đồ xác định chi phí nguyên vật liệu thích hợp ……………………..15 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ xác định những chi phí cơ hội liên quan ......................................... 16 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.....................47 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp.............................50 Đồ thị 1.1 Điểm hòa vốn............................................................................................... 16 Bảng 2.1 Bảng thể hiện số lượng sản phẩm sản xuất thêm ở xí nghiệp Afiex ....... 31 Bảng 2.2 Bảng định mức chi phí sản xuất sản phẩm cá tra Fillet............................. 38 Bảng 2.3 Bảng chi phí sản xuất thực tế của sản phẩm cá tra Fillet đông lạnh đóng gói của xí nghiệp – Năm 2010..................................................................................43 Bảng 2.4 Bảng tổng biến động chi phí sản xuất tháng 03 – 2010 tại xí nghiệp ....53 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ tăng trưởng lợi nhuận..............................................................28 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ thể hiện tỷ trọng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp............................................................................................................................41
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH, KIỂM SOÁT VÀ RA QUYẾT ĐỊNH ................................................................................................1 1.1 Hệ thống hoạch định ..............................................................................................1 1.1.1 Lập kế hoạch ....................................................................................................1 1.1.2 Các nội dung cơ bản của kế hoạch......................................................................1 1.2 Quá trình điều khiển kế hoạch.............................................................................4 1.2.1 Kiểm soát và điều khiển kế hoạch ......................................................................4 1.2.2 Phân tích chênh lệch giữa kết quả thực tế và kế hoạch ...................................7 1.3 Tác động của hệ thống điều khiển kế hoạch .................................................. 11 1.3.1 Tác động tiêu cực ........................................................................................ 11 1.3.2 Tác động tích cực ........................................................................................ 12 1.4 Các lợi ích của quá trình điều khiển kế hoạch .............................................. 12 1.5 Ra quyết định ........................................................................................................ 13 1.5.1 Ra quyết định là gì? ........................................................................................... 13 1.5.2 Các loại quyết định ............................................................................................ 13 1.5.3 Các kỹ thuật phân tích để đưa ra quyết định .................................................. 13 1.5.3.1 Đánh giá, so sánh các phương án qua phân tích chi phí ............................ 13 1.5.3.1.1 Các loại chi phí ..................................................................................... 13 1.5.3.1.2 Các yếu tố định tính và các yếu tố khác trong quá trình ra quyết định ......................................................................................................................... 14 1.5.3.1.3 Đánh giá so sánh các phương án ........................................................ 14 1.5.3.1.4 Quyết định những chi phí nguyên vật liệu có liên quan .................. 15
1.5.3.1.5 Quyết định chi phí lao động có liên quan.......................................... 15 1.5.3.2 Phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận ................................................ 16 1.5.3.2.1 Đồ thị điểm hòa vốn............................................................................. 16 1.5.3.2.2 Đảm phí và chi phí có liên quan ......................................................... 17 1.5.3.2.3 Mục tiêu đảm phí .................................................................................. 17 1.5.3.2.4 Biên an toàn .......................................................................................... 18 1.5.4 Những quyết định về giá bán và tỷ lệ hàng bán ............................................. 18 1.5.4.1 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp............................................ 18 1.5.4.2 Nhu cầu của khách hàng ......................................................................... 19 1.5.4.3 Quyết định Giá bán.................................................................................. 19 1.5.5 Đánh giá và đề nghị các phương án ................................................................. 21 1.5.5.1 Những thay đổi trong cơ cấu chi phí và số lượng ............................... 21 1.5.5.2 Sử dụng công suất dư thừa ..................................................................... 21 1.5.5.3 Chào giá những hợp đồng quan trọng ................................................... 21 1.5.5.4 Đóng cửa một nghành kinh doanh......................................................... 22 1.5.5.5 Tạm thời đóng cửa................................................................................... 23 1.5.6 Trình bày báo cáo ............................................................................................... 23 Kết luận chƣơng 1 ...................................................................................................... 24 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH ĐIỀU KHIỂN KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TẠI XÍ NGHIỆP ĐÔNG LẠNH THỦY SẢN AFIEX ................................................................................................... 26 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của xí nghiệp ............................................ 26 2.1.1 Lịch sử hình thành.............................................................................................. 26 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của xí nghiệp ................................................................ 27
2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh những năm gần đây của xí nghiệp ...... 28 2.3 Thực trạng vận dụng hệ thống hoạch định, điều khiển kế hoạch và ra quyết định tại xí nghiệp Afiex .................................................................................. 29 2.3.1 Quá trình lập kế hoạch của xí nghiệp .............................................................. 30 2.3.1.1 Lập kế hoạch bán hàng ........................................................................... 31 2.3.1.2 Lập kế hoạch sản xuất ............................................................................. 31 2.3.1.3 Lập kế hoạch giá vốn hàng bán ............................................................. 33 2.3.1.4 Lập kế hoạch kết quả kinh doanh .......................................................... 34 2.4 Đánh giá những mặt mà xí nghiệp đạt đƣợc.................................................. 34 2.5 Những vấn đề mà xí nghiệp chƣa đạt đƣợc ................................................... 36 2.5.1 Xác định định mức chi phí sản xuất sản phẩm ............................................... 38 2.5.2 Phân tích chênh lệch doanh số.......................................................................... 41 2.5.2.1 Chênh lệch doanh số về giá bán ............................................................ 41 2.5.2.2 Chênh lệch khối lượng hàng bán…………………………..………..42 2.5.3 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ................................... 42 2.5.4 Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp ............................................ 48 2.5.4.1 Chi phí công nhân trực tiếp trong kỳ tại xí nghiệp đông lạnh thủy sản AFIEX .................................................................................................................... 48 2.5.4.2 Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp ................................. 49 2.5.5 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung ................................................... 51 2.5.6 Phân tích chi phí – khối lượng – lợi nhuận tại xí nghiệp .............................. 56 2.5.7 Quyết định Giá bán ............................................................................................ 58 2.5.8 Đánh giá và đề nghị các phương án ................................................................. 59 Kết luận chƣơng 2 ...................................................................................................... 59
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH ĐIỀU KHIỂN KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TẠI XÍ NGHIỆP ĐÔNG LẠNH THỦY SẢN AFIEX ........................................................................ 60 3.1 Đánh giá chung ..................................................................................................... 60 3.2 Thuận lợi và khó khăn của xí nghiệp đông lạnh thuỷ sản AFIEX ........... 65 3.2.1 Thuận lợi của xí nghiệp đông lạnh thuỷ sản AFIEX ..................................... 65 3.2.2 Khó khăn ............................................................................................................. 67 3.3 Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống hoạch định, điều khiển kế hoạch và ra quyết định tại xí nghiệp đông lạnh thuỷ sản Afiex ................................... 67 3.3.1 Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống hoạch định ........................................... 67 3.3.2 Biện pháp kiểm soát và điều chỉnh định mức................................................. 74 3.3.3 Một số biện pháp nhằm hoàn thiện các công cụ phục vụ cho tiến trình ra quyết định ..................................................................................................................... 77 3.3.3.1 Công cụ phân tích chênh lệch ..................................................................... 77 3.3.3.2 Công cụ báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo số dƣ đảm phí ......................................................................................................................... 79 3.4. Kiến nghị ............................................................................................................... 79 Kết luận chƣơng 3 ...................................................................................................... 80 KẾT LUẬN CHUNG ................................................................................................. 81
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Tốc độ toàn cầu hóa và tự do hóa thương mại nhanh chóng tạo ra sự thay đổi to lớn về môi trường kinh tế quốc tế, chuyển từ thời kỳ cạnh tranh công nghiệp sang thời kỳ canh tranh thông tin, nền kinh tế các nước xích lại gần nhau hơn bao giờ hết và có ảnh hưởng qua lại với nhau. Thế giới mà các xí nghiệp đang hoạt động luôn thay đổi, kỹ thuật phát triển không ngừng, xu hướng thương mại toàn cầu, và nhiều yếu tố khác làm cho môi trường hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phức tạp, cạnh tranh hơn bao giờ hết. Những doanh nghiệp không thích ứng nhanh chóng với những điều kiện thay đổi của môi trường, không có kế hoạch trước cho tương lai sẽ không thế tồn tại lâu dài. Vì vậy việc lập các kế hoạch hoạt động kinh doanh phù hợp nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực tài chính, nhân lực, thiết bị v.v hiện có, sẽ góp phần đưa ra những quyết định đúng đắn về việc có nên duy trì, tạm ngừng, hay ngừng hẳn một trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó quá trình hoạch định, điều khiển kế hoạch và sau đó là những quyết định tối ưu là điều hết sức cần thiết cho doanh nghiệp. Vì thế việc nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hệ thống hoạch định, kiểm soát và ra quyết định tại Xí Nghiệp Đông Lạnh Thủy Sản AFIEX” là một yêu cầu cấp thiết để góp phần khơi thông và phát triển hơn nữa hoạt động kinh doanh tại Xí Nghiệp Đông Lạnh Thủy Sản AFIEX. Và đây cũng là mục tiêu của đề tài đề ra. 2. Ý nghĩa khoa học thực tiễn của đề tài Luận văn đưa ra một số đóng góp chính như sau: - Phần hệ thống hoạch định giúp chúng ta đưa ra những kế hoạch từ ngắn hạn đến dài hạn về nhiều vấn đề một cách nhanh chóng, chính xác và dễ dàng cho Xí nghiệp Đông lạnh thủy sản AFIEX. Ngoài ra nó sẽ giúp bạn dự báo doanh số, mức độ thay đổi trong doanh số khi tăng chi phí quảng cáo hay giá bán lên một đồng, mức độ hàng dự trữ đúng mức đủ đáp ứng nhu cầu bán hàng mà không bị đọng
vốn và tốn chi phí lưu kho ... những điểm ngoặt chu kỳ kinh tế và tác động của nó lên tổ chức xí nghiệp mình. - Phần điều khiển kế hoạch sẽ lập các kế hoạch hoạt động như kế hoạch tiền mặt, kế hoạch bán hàng, kế hoạch chi phí, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự, kế hoạch thời gian, kế hoạch giá vốn hàng bán, kế hoạch kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán kế hoạch, kế hoạch chi phí vốn tại xí nghiệp đông lạnh thủy sản Afiex cùng bạn lựa chọn những hệ thống kế hoạch tối ưu nhằm sử dụng tốt nhất những nguồn lực tài chính, nhân lực, thiết bị v.v... hiện có . Phần phân tích chênh lệch giữa chỉ tiêu kế hoạch và kết quả hoạt động thực tế giúp bạn tìm ra nguyên nhân và các biện pháp khắc phục những chênh lệch này. - Phần ra quyết định sẽ cùng bạn quyết định giá bán cho sản phẩm, dịch vụ của mình trong nhiều tình huống khác nhau. Phần này còn giúp bạn có những quyết định đúng đắn về việc có nên duy trì, tạm ngừng, hay ngừng hẳn một trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra bạn còn có thể xem xét nhiều phương án hoạt động khác nhau nhằm gia tăng lợi nhuận, v.v... Phân tích này sẽ giúp chúng ta có những quyết định tối ưu, có lợi nhất. Và từ đó sẽ đưa bạn bước đến những bậc thang cao hơn, đóng góp nhiều hơn cho tổ chức, doanh nghiệp của mình. - Đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Xí nghiệp Đông lạnh thủy sản AFIEX. 3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích để nhận diện các tồn tại và các vướng mắc về hoạt động hoạch định, điều khiển kế hoạch và ra quyết định tại xí nghiệp đông lạnh thủy sản AFIEX nhằm đưa ra các giải pháp, kiến nghị các biện pháp khắc phục các yếu điểm hiện có và phát triển hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty trong thời gian lâu dài, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại xí nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Các hoạch định từ ngắn hạn đến dài hạn. Từ đó đưa ra các yếu tố dẫn đến chênh lệch bất lợi tại xí nghiệp đông lạnh thủy sản AFIEX. Đề tài này tập trung nghiên cứu những chi phí sản xuất sản phẩm, số liệu nghiên cứu một kỳ là tháng 03 năm 2010. Các sản phẩm của xí nghiệp gồm nhiều loại: cá tra fillet, cá điêu hồng, cá basa, tôm đông lạnh đóng gói, nhưng chỉ nghiên cứu phân tích biến động sản xuất sản phẩm cá tra fillet đông lạnh đóng gói. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu + Phương pháp thống kê: các số liệu được thống kê trong tháng để tiến hành so sánh và đánh giá. + Phương pháp so sánh, tổng hợp: so sánh số liệu thực tế và định mức để từ đó đưa ra kết luận. 6. Kết cấu của luận văn - Phần mở đầu - Chương 1: Tổng quan về hệ thống hoạch định, kiểm soát, và ra quyết định. - Chương 2: Thực trạng hệ thống hoạch định, kiểm soát, và ra quyết định tại Xí nghiệp Đông lạnh thủy sản AFIEX. - Chương 3: Một số giải pháp hệ thống hoạch định, kiểm soát, và ra quyết định tại Xí nghiệp Đông lạnh thủy sản AFIEX. - Phần kết luận - Tài liệu tham khảo - Phụ lục
1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH, KIỂM SOÁT VÀ RA QUYẾT ĐỊNH 1.1 Hệ thống hoạch định 1.1.1 Lập kế hoạch Kế hoạch là một chương trình thực hiện những mục tiêu của ban quản lý và những chính sách của doanh nghiệp bằng đơn vị số lượng và tiền tệ. Kế hoạch được lập cho toàn doanh nghiệp hay chỉ cho từng bộ phận của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể trong tương lai. Kế hoạch là một hệ thống các mục tiêu và các biện pháp, các chương trình hành động nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong tương lai. Kế hoạch là bản tổng hợp các nội dung chứa trong các kế hoạch bộ phận bao gồm kế hoạch tiếp thị, kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính mà doanh nghiệp dự định thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. 1.1.2 Các nội dung cơ bản của kế hoạch Kế hoạch có thể được thiết lập cho nhiều mục đích, nhiều tình huống trong doanh nghiệp và nhiều người đọc khác nhau nên nội dung của một bản kế hoạch có thể khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các bản kế hoạch đều đề cập đến các nội dung chủ yếu như sau: 1.1.2.1 Mục lục Liệt kê các phần mục có trong kế hoạch và cho biết vị trí trang của các nội dung chính nhằm giúp cho người đọc định vị kết cấu các phần của kế hoạch. 1.1.2.2 Tóm tắt kế hoạch Nhằm cung cấp cho người đọc một cách khái quát về nội dung của kế hoạch. Thông thường nó bao gồm các nội dung sau: - Giới thiệu tóm tắt về công ty và thành phần nhân sự chủ chốt. - Giới thiệu về sản phẩm dịch vụ.
2 - Mục tiêu và triển vọng trong tương lai của xí nghiệp. - Giới thiệu về thị trường và khách hàng chính. - Những yếu tố chính giúp doanh nghiệp thành công. - Những hoạt động trọng tâm sẽ thực hiện và kết quả dự kiến. - Nhu cầu về nguồn lực trong tương lai. 1.1.2.3 Mô tả xí nghiệp Nhằm mô tả khái quát về quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp, kết quả hoạt động trong những năm qua, tình hình hoạt động hiện tại cũng như mục tiêu và triển vọng của doanh nghiệp trong tương lai… giúp cho người đọc định hình khái quát về xí nghiệp và phân biệt nó với các xí nghiệp khác. Sau đó đi vào phân tích những nội dung quan trọng như: phân tích và đánh giá tình hình nhân sự và cơ cấu tổ chức, tình hình tài chính, tình hình cung ứng, tình hình sản xuất, tình hình marketing,… để tìm ra những điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp và so sánh nó với các đối thủ cạnh tranh. 1.1.2.4 Mô tả sản phẩm và dịch vụ * Mô tả khái quát sản phẩm và dịch vụ: Cho người đọc bản kế hoạch biết doanh nghiệp mang đến cho khách hàng của họ những loại sản phẩm dịch vụ nào. * Định vị sản phẩm dịch vụ: Quá trình định vị nhằm tập trung làm rõ làm thế nào để khách hàng nhận biết được sự khác biệt của sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp với sản phẩm dịch vụ của các đối thủ cạnh tranh. * Đánh giá tính cạnh tranh của sản phẩm dịch vụ: Phần này cần tập trung vào đánh giá những khác biệt cạnh tranh quan trọng nhất của sản phẩm dịch vụ so với các đối thủ cạnh tranh. Sau đó có thể trình bày thêm các khác biệt ít quan trọng hơn với mức độ phân tích giảm dần theo tính chất giảm dần của những khác biệt này. * Sản phẩm dịch vụ trong tương lai:
3 Phần này không chỉ nói về các sản phẩm dịch vụ mới trong tương lai mà còn trình bày các thay đổi có thể có đối với các sản phẩm dịch vụ hiện tại. 1.1.2.5 Phân tích thị trƣờng– khách hàng và môi trƣờng kinh doanh Bao gồm các nội dung cần phân tích sau: Phân tích thị trường – khách hàng, các nhà cung ứng, các đối thủ cạnh tranh, các đối thủ tiềm ẩn mới, các sản phẩm thay thế, các yếu tố kinh tế, các yếu tố chính trị và pháp luật, các yếu tố văn hóa – xã hội, các yếu tố tự nhiên, các yếu tố công nghệ. 1.1.2.6 Kế hoạch tiêu thụ Trên cơ sở số liệu lượng hàng hóa tiêu thụ trong những năm trước đó và nhu cầu hiện tại của thị trường để dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong năm kế hoạch. Từ đó lập ra kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch doanh thu bán hàng. 1.1.2.7 Kế hoạch sản xuất kinh doanh Nội dung của kế hoạch sản xuất tùy thuộc vào bản chất hoạt động của xí nghiệp, nếu là xí nghiệp dịch vụ hoặc thương mại thì bỏ qua phần sản xuất nhưng đối với xí nghiệp sản xuất thì cần trình bày các nội dung sau: Phương pháp sản xuất, nguyên vật liệu và các nguồn lực phục vụ sản xuất, máy móc và trang thiết bị phục vụ sản xuất, dự toán chi phí sản xuất, các phương tiện hỗ trợ hoạt động. 1.1.2.8 Kế hoạch marketing Đây là phần rất quan trọng trong kế hoạch vì kế hoạch tiếp thị giúp cho người đọc hình dung được vị trí hiện tại của xí nghiệp, hướng đi và kết quả mong muốn đạt được vào cuối kỳ kế hoạch. Ngoài ra, kế hoạch tiếp thị còn trình bày những hoạt động chủ yếu cần thực hiện để giúp cho xí nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. 1.1.2.9 Kế hoạch nhân sự Kế hoạch nhân sự trình bày tổng hợp các nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện toàn bộ hoạt động của xí nghiệp, bao gồm cả nhân sự cho ban quản trị xí
4 nghiệp và các bộ phận chức năng đồng thời còn đưa ra các công việc dự kiến sẽ được triển khai nhằm xây dựng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực xí nghiệp. 1.1.2.10 Kế hoạch tài chính Kế hoạch tài chính nhằm tổng hợp các dữ liệu, lượng hóa các nguồn lực và lập các báo cáo tài chính dự kiến. Qua đó giúp cho người lập và người đọc bản kế hoạch có cơ sở để xem xét các phần trước của kế hoạch và đánh giá chung về kế hoạch. 1.1.2.11 Phụ lục và tài liệu tham khảo Được đặt cuối bản kế hoạch, bao gồm các tài liệu đích kèm như: các kết quả nghiên cứu (nếu có), các tài liệu về quy trình sản xuất, các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, hình ảnh sản phẩm, các văn bản pháp lý… để minh chứng bổ sung cho phần nội dung chính đã trình bày trong kế hoạch. * Tóm lại mỗi xí nghiệp có thể tự xây dựng cho mình một bản kế hoạch với nội dung phù hợp với yêu cầu và hoạt động của xí nghiệp. 1.2 Quá trình điều khiển kế hoạch 1.2.1 Kiểm soát và điều khiển kế hoạch Về cơ bản quá trình điều khiển kế hoạch bao gồm hai yếu tố riêng biệt (i) lập kế hoạch và (ii) kiểm soát, điều khiển kế hoạch Xí nghiệp phải thiết lập những mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng bộ phận, từng hoạt động của xí nghiệp cho một giai đoạn thích hợp trong tương lai dựa trên các chính sách tổng thể của xí nghiệp. Các kế hoạch này sẽ đưa ra những định mức chi tiết về các kết quả đầu ra cần đạt được, thời gian phải hoàn thành, và các nguồn lực cần sử dụng để tạo ra các kết quả theo yêu cầu này. Điều khiển bao gồm quá trình kiểm tra, đo lường những kết quả đạt được của xí nghiệp và so sánh với kế hoạch để biết được xí nghiệp có đạt những mục tiêu đề ra hay không? Trong quá trình điều khiển ban quản lý cũng cần đưa ra các biện pháp khắc phục những chênh lệch bất lợi giữa kết quả thực hiện thực tế với chỉ tiêu kế hoạch. Quá trình kiểm soát và điều khiển kế hoạch gồm các hoạt động sau:
5 - Ghi chép kết quả hoạt động thực tế. - So sánh kết quả hoạt động thực tế với kế hoạch trong cùng giai đoạn tương ứng nhằm tìm ra các chênh lệch và phân tích lý do gây ra những chênh lệch này. Thông thường các doanh nghiệp so sánh kết quả thực tế và kế hoạch trên cơ sở hàng quý, có doanh nghiệp so sánh trên cơ sở hàng tháng. - Báo cáo với ban quản lý cấp trên có liên quan về những thông tin này. - Có biện pháp điều chỉnh ngay lập tức đối với những biến động bất lợi để đảm bảo việc hoàn thành kế hoạch. Nếu các chênh lệch bất lợi là do cách hoạt động thiếu hiệu quả, doanh nghiệp cần phải khắc phục, sửa chữa những khuyết điểm này. Nếu các chênh lệch bất lợi là do những thay đổi của môi trường hay do những yếu tố ngoại cảnh không thấy trước được trong giai đoạn lập kế hoạch, ta cần điều khiển kế hoạch cho phù hợp với những tình huống mới này. Nguyên nhân gây chênh lệch có thể điều khiển được hoặc không điều khiển được bởi một cấp độ quản lý nào đó. Những nguyên nhân ban quản lý cấp dưới không kiểm soát được lại có thể nằm trong tầm kiểm soát của ban quản lý cấp trên hay bộ phận khác. Cũng như trưởng phân xưởng sản xuất có thể kiểm soát được số lượng nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất, nhưng giá mua vào thì lại do trưởng bộ phận thu mua kiểm soát. Để việc đánh giá được công bằng, một trưởng bộ phận chỉ chịu trách nhiệm về những chi phí mà mình có thể kiểm soát được. Một số xí nghiệp có trưởng bộ phận bán hàng cho rằng nợ khó đòi không thuộc trách nhiệm của họ, do đó dễ dãi trong việc kiểm soát hạn mức tín dụng đối với khách hàng nhằm có doanh thu cao nhất mặc dù việc này có thể dẫn đến số nợ khó đòi cao. Đây chính là suy nghĩ cục bộ tìm cách làm lợi cho riêng bộ phận mình mà không nghĩ tác hại cho toàn xí nghiệp. Trước tiên khi lập kế hoạch, ngoài việc xác định mục tiêu và những hoạch định chiến lược làm nền tảng các kế hoạch, doanh nghiệp cần phải có những chuẩn bị sau: - Lập hội đồng kế hoạch công ty
6 - Chuẩn bị tài liệu về kế hoạch trong đó nêu ra những nguyên tắc, phương pháp thực hiện và các thủ tục lập kế hoạch. - Chuẩn bị một sơ đồ cơ cấu chức năng doanh nghiệp cho thấy rõ những khu vực chức năng/ trách nhiệm của từng bộ phận. - Xác định yếu tố hạn chế kế hoạch như về thời gian, về chi phí, về nguyên vật liệu, công suất máy, về nhân công v.v. Từ đó ta mới có thể lập ra những kế hoạch phù hợp với khả năng hiện có của doanh nghiệp. Hệ thống điều khiển kế hoạch ngoài những tác động tích cực cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến cán bộ và nhân viên nếu không được thiết lập và thực hiện đúng đắn, do vậy doanh nghiệp cần quan tâm đến những tác động nhằm đạt được hệ thống điều khiển kế hoạch tốt nhất. Định mức được lập dựa trên phương thức sản xuất hiện tại, trong thực tế phương thức sản xuất hiện tại có thể được thay đổi khi doanh nghiệp trang bị những thiết bị kỹ thuật cao, với các kỹ thuật này doanh nghiệp có thể tăng tính hiệu quả trong hoạt động của mình, vì vậy định mức được lập dựa trên phương thức sản xuất hiện tại có thể dễ bị lạc hậu trong tương lai. Chi phí định mức là những chỉ tiêu để đánh giá hoạt động bằng cách so sánh kết quả thực tế với kế hoạch. Nếu các định mức không còn ý nghĩa, việc so sánh giữa thực tế so với kế hoạch là không còn có giá trị, cần lập định mức mới để phản ảnh phương thức sản xuất mới. Định mức nguyên vật liệu trực tiếp = Số lượng định mức trên một đơn vị sản phẩm x Giá đơn vị định mức Định mức nhân công trực tiếp=Số giờ lao động định mức x Đơn giá giờ công định mức Biến phí sản xuất chung = Số giờ định mức (giờ máy hay giờ lao động) x Giá đơn vị định mức Định phí sản xuất chung: Định phí sản xuất chung theo kỳ kế hoạch cho kỳ báo cáo. Số giờ định mức kế hoạch (Giờ máy hay giờ lao động)
7 1.2.2 Phân tích chênh lệch giữa kết quả thực tế và kế hoạch Phân tích chênh lệch giúp ra nhận diện được tác động của những thay đổi về chi phí và doanh số giữa kế hoạch và thực tế lên lợi nhuận. Từ đó, ta tìm được các nguyên nhân cũng như các biện pháp cần thiết để điều chỉnh những chênh lệch này. 1.2.2.1 Chênh lệch doanh số Do chênh lệch về giá bán hoặc khối lượng bán ra. Phân tích chênh lệch doanh số giúp ta thấy được tác động lên lợi nhuận khi doanh số thực tế khác với doanh số kế hoạch 1.2.2.1.1 Tính chênh lệch doanh số về gi á bán Chênh lệch doanh số về giá bán cho thấy tác động lên lợi nhuận khi giá bán thực tế khác với giá bán kế hoạch nghĩa là so sánh số lượng bán ra thực tế được bán với giá kế hoạch với doanh số thực tế theo giá bán thực tế. 1.2.2.1.2 Tính chênh lệch khối lƣợng bán hàng Phân tích chênh lệch khối lượng hàng bán giúp ta thấy được tác động lên lợi nhuận khi số lượng hàng bán ra thực tế khác với kế hoạch. 1.2.2.2 Chênh lệch chi phí Chênh lệch chi phí (Cost variances) là khác biệt giữa chi phí định mức, chi phí kế hoạch, chi phí hoạch định với chi phí thực tế. 1.2.2.2.1 Chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (direct material cost variances) xảy ra khi giá mua vào khác với giá kế hoạch, hay khi số lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng trong thực tế khác với số lượng kế hoạch Chênh lệch về giá cả do sự khác biệt về giá mua được gọi là chênh lệch giá nguyên vật liệu trực tiếp (direct material price variance). Chênh lệch về số lượng được gọi là chênh lệch sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp (direct material usage variance).
8 Chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp = chênh lệch giá + Chênh lệch sử dụng Phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp giúp ta thấy được ảnh hưởng của các chênh lệch này đến lợi nhuận doanh nghiệp 1.2.2.2.2 Chênh lệch tồn kho nguyên vật liệu Trong thực tế không phải lúc nào số lượng nguyên vật liệu đã mua cũng được sử dụng hết trong sản xuất. Nếu số lượng nguyên vật liệu đã mua không sử dụng hết trong sản xuất, mức độ thay đổi nguyên vật liệu tồn kho sẽ có ảnh hưởng đến lợi nhuận. Tồn kho có thể được đánh giá bằng cách sử dụng (1) Giá định mức cho nguyên vật liệu; hay (2) Giá thực tế (như được áp dụng với các phương pháp nhập trước xuất trước (FiFO), nhập sau xuất trước (LiFO), v,v). 1.2.2.2.3 Chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp Chênh lệch xảy ra do có sự thay đổi về mức lương giờ của công nhân hay khi số giờ lao động thực tế làm việc khác với số giờ kế hoạch. Chênh lệch về giá cả do mức lương giờ thay đổi được gọi là chênh lệch lượng giờ nhân công trực tiếp (direct labour rate variance). Chênh lệch do số giờ lao động thực tế làm việc khác với kế hoạch được gọi là chênh lệch hiệu quả nhân công trực tiếp (direct labour efficiency variance) Tổng hai chênh lệch được gọi là chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp (direct labour total cost variance). Chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp = Chênh lệch mức lương giờ + Chênh lệch số giờ. Phân tích chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp giúp ta xác định tác động trên lợi nhuận do khác biệt giữa chi phí nhân công trực tiếp thực tế với chi phí nhân công trực tiếp định mức. 1.2.2.2.4 Chênh lệch biến phí sản xuất chung