Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Các giải pháp thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

Chia sẻ: Elfredatran Elfredatran | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:152

Thêm vào BST

Báo xấu

37
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu cá giải pháp để tổ chức thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào; Xác định nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ; xác định thành phần một số hồ sơ cơ bản cần thu thập;...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ: Các giải pháp thu thập tài liệu vào Kho Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Quốc gia Lào

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN SAYMAY INTHAVONG CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Hà Nội, 2016
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN SAYMAY INTHAVONG CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG Hà Nội, 2016
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Một số kết quả và số liệu trong luận văn là xác thực. Trong luận văn có tham khảo kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng thông tin từ các văn bản của Đảng và nhà nước Lào, và Việt Nam song đã trích dẫn rõ ràng và đầy đủ. TÁC GIẢ SAYMAY INTHAVONG
LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin trân trọng cảm ơn các giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), vì sự giúp đỡ, giảng dạy trong suốt thời gian học tập tại đại học từ năm 2004 đến năm 2008, và đến khi tiếp tục nghiên cứu sau đại học từ năm 2013-2016. Tôi xin chân thành cảm ơn Thủ trưởng và nhân viên các cơ quan, đơn vị nơi chúng tôi đã đến khảo sát, nghiên cứu tài liệu: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Việt Nam), Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, Bộ Giáo dục và Thể thao Lào, Bộ Công nghiệp và Thương mại Lào, nhiều chuyên gia, đồng nghiệp đã giúp đỡ, ủng hộ, tư vấn trong quá trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, tác giả gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Vũ Thị Phụng - Người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện đề tài./. TÁC GIẢ SAYMAY INTHAVONG
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 5. Nguồn tài liệu tham khảo 7 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 8 7. Đóng góp của đề tài 9 8. Bố cục của đề tài 10 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY CHẾ PHÁP LÝ VỀ 11 THU THẬP TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1. Cơ ở uận về thu thập tài iệu ƣu trữ 11 1.1.1. hái niệm thu thập tài liệu lưu trữ 11 1.1.2. Nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 12 1.1.3. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 12 1.1.4. êu cầu của thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 14 1.1.5. Tầm quan trọng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 15 1.2. Quy chế Lào và Việt Nam về thu thập, bổ sung tài liệu 18 1.2.1. Quy định của nước CHDCND Lào về thu thập, bổ sung tài liệu 18 lưu trữ 1.2.2. Quy định của Việt Nam 20 Tiểu kết chƣơng 1 27 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO 28 LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 2.1. Khái uát về Cục Lƣu trữ Quốc gia Là 28 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển 28 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 30 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và biên chế 30
2.2. Thực trạng thu thập tài iệu và Kh Lƣu trữ thuộc của Cục 33 Lƣu trữ Quốc gia Là 2.2.1. Quá trình thu thập tài liệu 33 2.2.2. Kết quả thu thập vào Kho 36 2.2.3. Chất lượng thành phần hồ sơ đã thu 39 2.2.4. Thuận lợi và khó khăn trong quá trình thu thập tài liệu 40 Tiểu kết chƣơng 2 48 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP THU THẬP TÀI LIỆU VÀO 49 KHO LƢU TRỮ THUỘC CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 3.1. ác định nguồn nộp ƣu 49 3.2. ác định thành phần tài iệu nộp ƣu 54 3.3. y ựng uy tr nh thu thập 56 3.4. y ựng văn ản uản về c ng tác thu thập tài iệu 60 3.5. Hƣớng ẫn ch nh tài iệu trƣớc hi thu và Kh ƣu trữ thuộc 61 Cục 3.6. Đầu tƣ cơ ở vật chất thiết ị và inh ph ch c ng tác ƣu trữ 65 3.7. Đà tạo, bồi ƣỡng đội ngũ cán ộ văn thƣ - ƣu trữ 67 Tiểu kết chƣơng 3 68 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 70 PHỤ LỤC 77
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nội dung đầy đủ 1 o n o nc ủ nd n o 2 ục VT& T ục Văn t ư v ưu trữ nước 3 TTLTQG Trung tâm Lưu trữ Quốc ia 4 TW Trun ươn 5 UBND Ủy ban nhân dân 6 PLTQG n ưu trữ Quốc ia 7 ĐXĐGTT i n x c n i tr t i li u 8 VNDCCH Vi t am nc ủ n òa 9 CHXHCNVN n òa Xã i ủ n ĩa Vi t am 10 Kho LTTW K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài T i li u lưu trữ l di sản văn o quý i của d n t c, l t i sản v i k n có ì t ay t ế ược. o nên, t i li u lưu trữ cần p ải ược bảo quản an toàn, kéo d i tuổi t ọ l u d i n ất ể k ai t c sử dụn p ục vụ n u cầu xã i, óp p ần x y dựn v bảo v tổ quốc. Về n uyên tắc, t i li u lưu trữ ược ìn t n tron o t n của c c cơ quan n nước t trun ươn ến a p ươn ở nước o cần ược quản lý t p trun t ốn n ất. Tuy n iên, i n nay ở o vẫn t iếu c c văn bản quy n về c n t c lưu trữ nói c un v c n t c t u t p nói riên ; c ưa x c n n u n t u ay l dan mục n u n n p lưu v o lưu trữ; c ưa có văn bản ướn dẫn t n p ần t i li u iao n p; c ưa có quy trìn t u t p; t i li u k i n p c ưa ược tổ c c k oa ọc v c n lý o n c n . n vì v y, t ó ã dẫn ến u quả m t số t i li u b t ất l c, mất m t, ư n v c ưa p n ược n u cầu k ai t c sử dụn . Đ y l vấn ề quan trọn v cấp b c ối với c n t c lưu trữ nước o i n nay. Với mục c óp p ần n n cao i u quả c n t c lưu trữ của nước o nói c un v c n t c t u t p t i li u nói riên t i c ọn vấn ề “ ” làm ề t i lu n văn t c sĩ của mìn . 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu c n của ề t i l n iên c u c c iải p p ể tổ c ct u t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (sau y xin ọi l K o ưu trữ TW) cụ t ể l : -X c n n u n t u t p t i li u v o lưu trữ; -X c n t n p ần m t số sơ cơ bản cần t u t p; 1
- X y dựn quy trìn t u t p t i li u lưu trữ t c c n u n v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW). 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để có t ể t ực i n mục tiêu, c ún t i ã x c n n i m vụ n iên c u của ề t i bao m: - iên c u, tổn ợp cơ sở lý lu n c un , c c quy c ế p p lý v kin n i m về c n t c lưu trữ nói c un v c n t c t u t p t i li u lưu trữ của nước n o i c bi t l của Vi t am nói riên . Trên cơ sở ó rút ra n ữn b i ọc kin n i m có t ể p dụn v o c n t c t u t p t i li u lưu trữ, lựa c ọn ợp lý v v n dụn s n t o v o o n cản t ực tế của n n ưu trữ o. - Tiến n k ảo s t t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i ục ưu trữ Quốc ia o v t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ t i m t số cơ quan lưu trữ của Vi t am l m ối tượn so s n , rút kin n i m ể p dụn v o o. - Trên cơ sở ó tìm ra n ữn ưu iểm, n ược iểm của c n t c t u t p t i li u lưu trữ của o, t ó ề xuất c c iải p p man t n k ả t i n m x y dựn , n ướn v tổ c c triển k ai vi c t u t p t i li u lưu trữ t i ục ưu trữ Quốc ia o. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tƣợng nghiên cứu + Đối tượn n iên c u của lu n văn l : - c vấn ề lý lu n, c c quy c ế p p lý v tìn ìn t ực tế của c ng t c t u t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW). - Các iải p p ể t u t p t i li u v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW). 2
3.2. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Đề t i ược t ực i n tron p m vi n iên c u n ư sau: - Về m t k n ian: ục ưu trữ Quốc ia o; M t số cơ quan ở o (do iều ki n t ời ian nên c ún t i lựa c ọn v k ảo s t trực tiếp t i Gi o dục v T ể t ao v n n i pv T ươn m i). - Về m t t ời ian của t i li u : + c quy c ế p p lý i n an còn i u lực. + o k ối t i li u an ược bảo quản t i K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW) có t i li u t năm 945 c o ến nay. Vì v y, về m t t ời ian, p m vi n iên c u của ề t i l t năm 945 c o ến nay. - m vi về lo i ìn t i li u: u n văn c t p trun n iên c u về t u t p t i li u n c n . Đối với t i li u k oa ọc k t u t, i m, i ìn , t i li u i u tử k n t u c p m vi n iên c u của ề t i. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 4.1. Tình hình nghiên cứu ở trong nƣớc (CHDCND Lào) K oản ơn 5 năm trở l i nay có n iều sinh viên v ọc viên ào ã ọc t p v o t o về lưu trữ t i Vi t am. Qua c c b o c o tốt n i p v c c lu n văn t c sĩ ã có n ữn n iên c u về c n t c văn t ư v c n t c lưu trữ . ữn n iên c u n y ược t ể i n n ư sau: 4.1.1.N ên ứ ề ôn ở - iên c u về tổ c c v quản lý c n t c lưu trữ: ” k óa lu n tốt n i p của Van Sy SO G K AM, i, năm 2002; - ” k óa lu n tốt n i p của của Su 3
i Suk T O, i, 2008; “ ” lu n văn t c sĩ của Ma y Von am on , i, năm 20 3. - iên c u về n i p vụ lưu trữ: “ - ” lu n văn t c sĩ của ọc viên Van Sy SO G K AM, i, năm 2005; ể k s ó ụ Q ” lu n văn t c sĩ của Sou Li Souk THOW, Hà i, năm 20 3; ụ k ụ Q ” lu n văn t c sĩ của K ăm ăn SouT ăm Ma V n , i, 2014. 4.1.2 N n n ên ứ , bổ s n ở ữn n iên c u về t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ ở o i n nay c có m t c n trìn n iên c u: s Q - ” lu n văn t c sĩ của ChanThaThoumMa SONETHAVY, i, năm 20 . T n qua c c b o c o, c c lu n văn t c sĩ c o t ấy r n : ã có n ữn n iên c u về tổ c c quản lý lưu trữ v vấn ề n i p vụ lưu trữ . ưn riên t u t p, bổ sun t i li u l i c ưa có n iều n iên c u. Tron lu n văn của Chan Tha Thoum Ma SONETHAVY, năm 20 , ọc viên ã t p trun n iên c u c c iải p p về t u t p, bổ sun t i li u v o lưu trữ Quốc p òn Lào. Tron lu n văn n y ọc viên ã ưa ra c c iải p p n ư: o nt i n t ốn văn bản về c n t c lưu trữ; x c n n u n v t n p ần n p lưu...; trong lu n văn của ọc viên ã k ảo s t, n i t ực tr n c n t c t u t p, bổ sun t i li u v o ưu trữ Quốc p òn o, X c n n u n t u t p, bổ sun t i li u; quy n ược t n p ần t i li u n p lưu v o lưu trữ Quốc p òn ov ưa ra m t số iải p p về c n t c t u t p, bổ sun t i li u. ữn n iên c u của ọc viên ã t p trun iải quyết m t số vấn ề về t u t p, bổ sun t i li u của riên Quốc 4
p òn , m c ưa có iều ki n n iên c u vấn ề t u t p, bổ sun t i li u v o K o lưu trữ TW. n t ấy y l vấn ề ầu tiên của c n t c lưu trữ, nên chúng tôi c o r n , cần có n iên c u c uyên s u về vấn ề t u t p t i li u v o lưu trữ quốc ia. Đ y c n l n i m vụ m lu n văn của c ún t i cần iải quyết. 4.2. Tình hình nghiên cứu ở Việt Nam. Ở Vi t am, vấn ề t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ nói chung và vào lưu trữ l c sử quốc ia nói riên , ã có k n iều c n trìn n iên c u, cụ t ểl : * Tron c c i o trìn , s c c uyên k ảo: vấn ề t u t p, bổ sun t i li u ã ược ề c p tron cuốn i o trìn l ” xuất bản, Đ i ọc v Gi o dục c uyên n i p, i, năm 990; ” của ươn Văn K ảm (trườn Trun ọc ưu trữ n i p vụ Văn p òn ); ụ ” (d n c o c c trườn trun ọc c uyên n i p - GS.TS V T ụn c ủ biên); * Đề t i n iên c u k oa ọc cấp n n , ục ưu trữ n nước, n i, năm 990 k Nam” do GS. Vươn Đìn Quyền - c ủ n i m; * c c n trìn n iên c u lu n văn t c sĩ: có k oản ơn 5 lu n văn t c sĩ về t u t p, bổ sun : s - ” (Trần Quan n - u n văn t c s , năm 2002 ); sung tài G - ” ( uyễn Kim un , lu n văn t c s , i, năm 2006); s - g ” ( uyễn ữu an - u n văn t c s , i, năm 2009); s s ”( uyễn T T an in - u n văn t c s , i, năm 20 3);… 5
* Trên t p c : “ ưu trữ Vi t am v c c tran web có k oản ơn 20 b i viết ề c p ến vấn ề n y. Đ y l vấn ề ược rất n iều n ười quan t m, có t ể li t kê cụ t ể n ư: Đ o Xu n úc k k ”-T pc ưu trữ Vi t am số 2002, tran 2- 5; V ươn oan s sung cho Phông Q ”T pc ưu trữ Vi t am số 2002, tran 7 - 9; T iếu i u QG ” T p c ưu trữ Vi t am số 4 2002, tran 6- 20; mT T u iền k ” T pc ưu trữ Vi t am số 5 2002, tran 66-169; i t ảo n i p vụ ừ y sử ” ục Văn t ư v ưu trữ nước Vi t am, mĐ n ,n y 26-27 t n 5 năm 20 6;... c b i viết nêu trên ã k ảo s t t ực tr n c n n ư kin n i m về c n t c t u t p, bổ sun sơ, t i li u ở m t số cơ quan, tổ c c, m t số t n cụ t ể. C c b i viết ã óp p ần iải quyết c c vấn ề trước mắt, i n an t n t i ở c c cơ quan, tổ c c n ư: vấn ề x y dựn k o lưu trữ; x c n n u nv t n p ần t i li u n p lưu, ầu tư kin p v tran t iết b , n n cao n n t c của lãn o, c c cơ quan, ơn v , và ho n t i n t ốn văn bản về c n t c t u t p, bổ sun , sơ t i li u… ở c c cơ quan của Vi t am. o i ra c n t c t u t p, bổ sun c n ược sin viên ề c p tron k o lu n tốt n i p n n lưu trữ ọc v Quản tr văn p òn : s y” (Tr n ọc n - k o lu n tốt n i p năm 998); s TTLTQGIII th n” ( uyễn T u ươn - k o lu n tốt n i p, Hà i, 2003 ); s k ể s QG” uyễn T n - k o lu n tốt n i p, i, 2003); … 6
*Nhận xét: Qua tìm iểu l c sử n iên c u c n t c t u t p, bổ sun t i li u ở Vi t am, chúng t i t ấy r n ã có n iều n iên c u về t u t p, bổ sun t i li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ l c sử, m t số cơ quan , c c Trun t m v m t số t n ,…N ữn n iên c u trên iúp c o c n t c t u t p, bổ sun t i li u của Vi t am tiến n m t c c có i u quả. ữn b i viết trên, rất bổ c iúp c ún t i có t ể t am k ảo k i t ực i n ề t i của mìn . M c d có n iều ề t i, b i viết về vấn ề t u t p, bổ sun sơ, t i li u, n ưn qua vi c tìm iểu l c sử n iên c u có t ể t ấy vấn ề n iên c u c c iải p p t u t p t i li u lưu trữ v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW) ến nay c ưa ược t c iả n o n iên c u. u n văn của c ún t i có t am k ảo, kế t a kết quả n iên c u trước, n ưn k n tr n l p. 5. Nguồn tài liệu tham khảo c n u n t i li u t am k ảo ược sử dụn tron lu n văn n y có t i li u viết b n tiến Vi t v tiếng Lào; u n văn của c ún t i t am k ảo 3 n u n t i li u sau: + T i li u về lý lu n, m c c i o trìn , s c ã xuất bản, b i viết trên t p c , ề t i n iên c u: V dụ: - Đ o Xu n úc - uyễn Văn m - Vươn Đìn Quyền - uyễn Văn T m, ( 990), Lý , X Đ i ọc v Gi o dục c uyên n i p, i. - ươn Văn K ảm: n, ( trườn Trun ọc ưu trữ n i p vụ Văn p òn ); - PGS. Vươn Đìn Quyền ( ủ n i m): k , Đề t i K oa ọc cấp n n , ục ưu trữ nước, i, năm 990. 7
- GS.TS V T ụn (c ủ biên): ụ d n tron c c trườn trun ọc c uyên n i p, i, năm 2006. + T i li u p p lý: c văn bản quy p m p p lu t v văn bản ướn dẫn n i p vụ của n nước o, Vi t am v m t số nước k c: V dụ: - n số 239/ລຍ, ngày 13 thán 8 năm 20 5 của n p ủ o về t i li u c n . - u t ưu trữ Vi t am số: 0 20 Q 13 ban hành ngày 11/11/2011. - n số 0 20 3 Đ- n y 03 t n 0 năm 20 3 của n p ủ Vi t am quy n c i tiết t i n m t số iều của u t ưu trữ. - n số 2004 Đ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của n p ủ Vi t am về quy n c i tiết t i n m t số iều của pl n ưu trữ quốc ia. - u t ưu trữ c c nước v tổ c c quốc tế năm 98 - 994. ản d c tiến Vi t, Trun t m n iên c c K oa ọc lưu trữ, tư li u ục ưu trữ Vi t am, i, năm 999. + T i li u k ảo s t t ực tế t i o v Vi t am: - ục ưu trữ Quốc ia o, Gi o dục v T ể t ao, n n i p v T ươn m i v Trun t m ưu trữ Quốc ia III; c tran web: www. uutru vn.com, www. Arc ives. ov. vn.com 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Tron qu trìn t ực i n ề t i, c ún t i ã v n dụn p ươn pháp lu n của c ủ n ĩa duy v t bi n c n v c ủn ĩa duy v t l c sử ể l m kim c nam c o qu trìn t ực i n ề t i. o i ra, c ún t i còn p dụn m t số p ươn p p cụ t ể n ư sau: + : Tron qu trìn n iên c u, c ún t i ã t u t p ược n iều n u n t i li u của c c t c iả k c n au, ở tron v n o i nước. ươn p p n y ược v n dụn ể t ốn n i dun cốt lõi của vấn ề t c c n u n t i li u ó v tổn ợp c ún m t c c t ốn , k c quan. 8
+ k s : ún t i p dụn p ươn p p n y ể k ảo s t t ực tế tìn ìn t u t p t i li u lưu trữ v o K o ưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o ( Kho LTTW), k ảo s t t ực tế c n t c t u t p t i li u lưu trữ của Trun t m TQG ở Vi t am, v m t số của o n ư: Gi o dục v T ể t ao, n n i p v T ươn m i, Quốc p òn o (t n qua lu n văn của ọc viên), k ảo s t k ối t i li u n t n tron c c cơ quan v iểu t êm c c năn , n i m vụ, cơ cấu tổ c c, o t n , quy c ế l m vi c của c c cơ quan ó. + s s : Đ y l p ươn p p ược p dụn ể nghiên c u vi c t u t p t i li u lưu trữ của o v m t số nước trên t ế iới, c bi t l Vi t am, so s n c c m t o t n v t n p ần t i li u ìn t n ở c c cơ quan, ơn v n m ưa ra ược n ữn iểm c un , iểm k c iữa c c cơ quan, ơn v ề x y dựn ược p ươn n p n lo i, p ươn nt u t p sơ, t i li u ở tất cả cơ quan, tổ c c t u c n u n n p lưu. + ỏ : ươn p p n y ược sử dụn k i k ảo s t k ối t i li u v p n vấn lãn o, c n b l m lưu trữ của ục ưu trữ Quốc ia o, Trun t m TQG ở Vi t am, v m t số cơ quan của o. 7. Đóng góp của đề tài Với mục tiêu ã t ra, lu n văn y vọn : - Sản p m ề t i l cơ sở lý lu n ể p dụn v o t ực tiễn công t c t u t p t i li u lưu trữ của ục ưu trữ Quốc ia o. - út ra ược n ữn kin n i m của Vi t am, v n dụn n ữn kin n i m ó v o t ực tế v iều ki n cụ t ể c n t c lưu trữ nước o nói c un v ục ưu trữ Quốc ia o nói riên . - Kết quả n iên c u l cơ sở ể sau k i về nước, c ún t i có t ể tham mưu cho ục ưu trữ Quốc ia nước o x y dựn v ban n c c văn bản, quy n ướn dẫn về t u t p t i li u lưu trữ. - o i ra lu n văn n y có t ể l m t i li u t am k ảo c o vi c ọc t p, n iên c u của ọc viên, sin viên c uyên n n v n ữn n ười l m c n t c lưu trữ ở nước o nói c un v ục ưu trữ Quốc ia o nói riên . 9
8. Bố cục của đề tài o i p ần mở ầu, kết lu n, dan mục t i li u t am k ảo, p ụ lục, p ần n i dun của ề t i ược trìn b y tron 3 c ươn : Chương 1. Cơ s u n v qu ch ph p v thu th p t i i u ưu tr i dun của c ươn n y n m trìn b y tổn quan về cơ sở lý lu n v c c quy c ế p p lý của vi c t u t p t i li u, k i ni m t u t p t i li u, n i dun c n t c t u t p, ý n ĩa của c n t c t u t p t i li u, n uyên tắc t u t p t i li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ l c sử, n ữn quy c ế p p lý của Vi t am và o về t u t p t i li u lưu trữ. Chƣơng 2. Thực trạng thu thập tài liệu vào ho Lƣu trữ thuộc Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào i dun c ươn n y tìm iểu c c năn , n i m vụ, cơ cấu tổ c cv o t n của ục ưu trữ Quốc ia o, tìn ìn t u t p t i li u v o Kho Lưu trữ t u c ục ưu trữ Quốc ia o (Kho LTTW), tron ó t p trun vào qu trìn t u t p, số lượn , t n p ần sơ, c ất lượn sơ ã t u v o ục, t u n lợi v k ó k ăn tron qu trìn t u t p. Chƣơng 3. Các giải pháp thu thập tài liệu vào ho Lƣu trữ thuộc Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào i dun c ươn n y n m n iên c u v ưa ra c c iải p p về c n t c t u t p t i li u lưu trữ c o ục ưu trữ Quốc ia o có i u quả cao v có t n k ả t i, ưa ra m t số kiến n , lư c ọn v p dụn p ợp n ữn kin n i m của Vi t am v o iều ki n t ực tế của o. Do trìn v kin n i m của bản t n còn nc ếv p n iều k ó k ăn về sử dụn tiến Vi t Nam, nên m c d ã rất cố ắn n ưn c ắc c ắn lu n văn k n tr n k i n ữn n c ế v t iếu sót. Rất mon n n ược n iều ý kiến ón óp của c c t ầy, c i o, các n n iên c u và b n bè ể l m c o lu n văn của c ún t i o n t i n ơn. gày 2016 Tác giả SAYMAY INTHAVONG 10
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ QUY CHẾ PH P LÝ VỀ THU THẬP TÀI LI U LƢU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận về thu thập tài liệu lƣu trữ 1.1.1. K n “thu ” Để t u t p t i li u lưu trữ ược tốt trước ết cần tìm iểu rõ k i ni m t u t p t i li u lưu trữ. Tron t c p m ” GS.TS ươn Văn K ảm ưa ra k i ni m t u t p t i li u n ư sau: ừ ụ y ể yể k ” [19;96]. Tron i o trìn ụ ” d n tron c c Trườn Trun ọc c uyên n i p do PGS.TS V T ụn c ủ biên c o r n : ó v yể o k y y ” [34;44]. K i ni m “t u t p t i li u lưu trữ t eo u t ưu trữ Vi t am: T i k oản 2 Điều 2 u t ưu trữ số 0 20 Q 3n y t n năm 20 , t u t p t i li u ược iải t c n ư sau: t u t p t i li u l qu trìn x c n n u n t i li u, lựa c ọn, iao n n t i li u có i tr ể c uyển v o lưu trữ cơ quan, lưu trữ l c sử. T eo quy n trên, c n t c t u t p t i li u lưu trữ ược tiến n ở ai cấp : -T n ất: t u t p t i li u có i tr v o lưu trữ cơ quan. Muốn v y, cần x c n n u n v t n p ần t i li u cần t u t văn t ư cơ quan v t c c p òn , ban ơn v trực t u c cơ quan. 11
- T ai: t u t p t i li u có i tr c bi t ối với quốc ia v o lưu trữ l c sử. Muốn v y, cần x c n n u n v t n p ần t i li u có i tr vĩn viễn t u c các n ưu trữ cơ quan ể t u t p về c c lưu trữ l c sử. ư v y, ở Vi t am i n nay, tuy có n iều n n ĩa về t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ, n ưn về cơ bản tươn ối t ốn n ất. 1.1.2. N , bổ s n Để t u t p, bổ sun t i li u lưu trữ, c c cơ quan lưu trữ cần l m tốt n ữn n i m vụ sau: -X c n n u n t u t p, bổ sun t i li u c o lưu trữ i n n v lưu trữ l c sử. -X c n t n p ần, n i dun t i li u có i tr cần t u t p v o lưu trữ i n n v lưu trữ l c sử t eo p m vi quyền n ã ược n nước quy n . - Quy n c c t ủ tục n p lưu v tổ c c c uyển iao t i li u t eo ún c c yêu cầu v n i p vụ lưu trữ. - P n bổ ợp lý t i li u tron p m vi t n kho, trun t m lưu trữ c n n ư to n b m n lưới k o lưu trữ to n quốc. - Tổ c c t u t p t i li u v o lưu trữ cơ quan v lưu trữ quốc ia t eo quy n ; - Sưu tầm, tìm kiếm n ữn t i li u quý, iếm o c còn t iếu ể bổ sun , o n c n n lưu trữ Quốc ia v n lưu trữ cơ quan. 1.1.3. N ên bổ s n 1.1.3.1. y s sử V n dụn n uyên tắc n y, k i t u t p, bổ sun sơ, t i li u của t ời i l c sử n o p ải ể riên ở t ời i l c sử ấy. Áp dụn n uyên tắc n y ở Vi t am, t i li u lưu trữ ược c ia l m ai k ối lớn t eo ai t ời k l c sử k c n au: K ối t i li u trước c m n t n T m 945 v k ối t i li u sau c m n t n T m. T n t ườn n ười ta lấy n y c m n t n 12
c n l mốc t ời ian p n k l c sử. Đối với n ưu trữ Quốc ia Vi t am lấy n y 9 t n 8 năm 945 ể p n c ia to n b t i li u tron p n t n ai k ối lớn. ưn t i c c a p ươn t ì lấy n y t ắn lợi của c m n ở a p ươn ó. uyên tắc n y iúp c ún ta x c n ược n u n t u t p, bổ sun sơ, t i li u v o c c k o lưu trữ trun ươn v a p ươn , n t ời x c n ún ac n p lưu sau k i t u t p, sưu tầm ược t i li u t c c cơ quan tron v n o i nước v t n n d n.[34; 45-46]. V dụ: Áp dụn n uyên tắc n y ở o, t i li u lưu trữ chia làm hai k ối t n t ời k l c sử trước 1975 v t sau năm 975 trở l i y. Khối t i li u trước năm 1975 bao m: K ối t i li u của t ời p on kiến, t i li u của c c cơ quan t u c a t ời p t u c t năm 1945-1954, tài li u t ời M x m c iếm t năm 1955-1975. K ối t i li u sau năm 975, t n y 02 t n 2 năm 975: K ối t i li u của c c quan cơ nước o. V y, K i t u t p, bổ sun t i li u v o t eo n uyên tắc n y sẽ iúp c ún ta ưa t i li u v o ún t ời k l c sử của nó. 1.1 3 2 y s s p n lưu trữ l k ối t i li u o n c n o c tươn ối o n c n p ản n o t n của m t quốc ia, m t cơ quan, m t c n n… Vì v y, m t tron n ữn yếu tố quy n c ất lượn p n lưu trữ l m c o n c n của t i li u tron phông. Vi c t u t p, bổ sun sơ, t i li u t eo p n lưu trữ n m mục c o n t i n p n lưu trữ ó. T u t p, bổ sun sơ, t i li u t eo p n lưu trữ t o iều ki n t u n lợi c o vi c bảo quản v sử dụn t i li u lưu trữ tron p n . T i li u của m t p n m b p n t n ở n iều nơi sẽ k ó k ăn c o vi c p n lo i, t ốn kê, x c n i tr t i li u... p v mối liên m t t iết của c c sự ki n, c c vấn ề ược p ản n tron t i li u của p n . [34; 46]. Vì v y, t i li u của m t p n n ất t iết k n ược p n t n ở c c k o lưu trữ k c nhau. Theo nguyên tắc n y, c n b lưu trữ k i p t i n t i 13