Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:95

Thêm vào BST

Báo xấu

41
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài làm rõ hơn cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; đánh giá những ưu điểm, hạn chế của hoạt động dịch vụ lưu trữ và nguyên nhân của những hạn chế đó; đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện nay;... Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------- Dƣ Thị Vụ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, 2020
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------- Dƣ Thị Vụ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60320301 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS. Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS.TS. Vũ Thị Phụng PGS.TS. Đào Đức Thuận Hà Nội, 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS. Đào Đức Thuận Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn. Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Dư Thị Vụ
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC.........................................................................................................1 MỞ ĐẦU ...........................................................................................................4 1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................4 2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài..................................................................7 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...........................................................8 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................9 5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng ................................................ 10 6. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 11 7. Đóng góp của Đề tài ............................................................................. 12 8. Bố cục của đề tài ................................................................................... 12 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............................................................... 13 1.1 Cơ sở lý luận ............................................................................................ 13 1.1.1. Các khái niệm liên quan ....................................................................... 13 1.1.2. Ý nghĩa của tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ....................... 18 1.1.3. Nguyên tắc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ........................ 19 1.1.4. Nội dung tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ............................ 19 1.1.5. Quy trình quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ......................................... 20 1.2. Cơ sở pháp lý .......................................................................................... 20 1.2.1. Văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động dịch vụ lưu trữ ................ 20 1.2.2. Các loại hình dịch vụ lưu trữ hiện nay ................................................. 23 Nhận xét chung.............................................................................................. 23 - Về ưu điểm .................................................................................................... 24 - Về hạn chế .................................................................................................... 25 - Nguyên nhân ................................................................................................. 30 1
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI............. 32 2.1. Cơ quan, tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên địa bàn ... 32 2.1.1. Vài nét về chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ .................................... 32 2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động dịch vụ dịch vụ ............................. 32 2.2. Tình hình tổ chức của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lƣu trữ .....34 2.2.1. Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp ....................................................... 34 2.2.2. Về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc ................................ 36 2.2.3. Về lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................. 37 2.2.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động dịch vụ hành nghề..... 38 2.2.5. Về chế độ và chính sách đãi ngộ đối với người lao động .................... 39 2.3. Thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lƣu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội ............................................................................ 40 2.3.1. Cơ quan, đơn vị quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn ......... 40 2.3.2. Ban hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 44 2.3.3. Tổ chức và cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề lưu trữ............................................................................................ 44 2.3.4. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ..................................... 47 2.3.5. Báo cáo tổng kết trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ................. 49 2.4. Kết quả hoạt động dịch vụ lƣu trữ của các doanh nghiệp ................. 50 2.4.1. Về dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................................... 50 2.4.2. Về dịch vụ bảo quản tài liệu lưu trữ ..................................................... 50 2.4.3. Về dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ ......................................................... 51 2.4.4. Về dịch vụ tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ ........................................... 52 2.4.5. Về dịch vụ nghiên cứu khoa học, tư vấn và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ ....................................................................... 52 2
Nhận xét chung.............................................................................................. 52 - Về ưu điểm .................................................................................................... 52 - Về hạn chế .................................................................................................... 53 - Nguyên nhân ................................................................................................. 54 Chƣơng 3: CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI ................................................................................... 58 3.1. Nhóm giải pháp về pháp lý và tổ chức ......................................................... 58 3.1.1. Hoàn thiện hành lang pháp lý về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ... 58 3.1.2. Xây dựng bộ máy tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Trung ương và địa phương .......................................................................... 64 3.2. Nhóm giải pháp về chuyên môn trong tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................................................................. 68 3.2.1. Tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 68 3.2.2. Kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 71 3.2.3. Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan có liên quan trong việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ .................................................................. 73 3.2.4. Tổ chức cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ ........................................................... 75 3.2.5. Xử phạt nghiêm minh các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ ............................................................................... 76 3.2.6. Nâng cao chất lượng báo cáo, tổng kết hoạt động dịch vụ lưu trữ ...... 77 KẾT LUẬN .................................................................................................... 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 81 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 86 3
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hoạt động dịch vụ lưu trữ đã xuất hiện cách đây cũng khá lâu, hoạt động này gắn liền với sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên, cụm từ “Hoạt động dịch vụ lưu trữ” chính thức được nhắc đến và được dùng nhiều nhất kể từ khi Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua vào ngày 11/11/2011. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ gồm: hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ; cấp, cấp lại và thu hồi Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ và sử dụng dịch vụ lưu trữ. Theo quy định tại Điều 11, Thông tư số 09/2014/TT- BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Sở Nội vụ có trách nhiệm sau: - Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý; - Xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân hành nghề lưu trữ theo thẩm quyền; - Báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ thuộc thẩm quyền và tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn quản lý. Tại Khoản 3, Điều 36, Luật Lưu trữ quy định các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ. Tuy nhiên, thực tế hiện nay chỉ có nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ đang được quan tâm và phát triển mạnh mẽ. Việc ký kết các hợp đồng 4
chỉnh lý tài liệu cũng như số hóa tài liệu cần có sự quản lý, phối hợp chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đặc biệt là Sở Nội vụ các tỉnh để nhằm nâng cao chất lượng của hồ sơ, tài liệu và thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. Hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ ngày càng có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (viết tắt là các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ, bao gồm: các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh; các tổ chức trực thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, các Trung tâm thuộc Liên hiệp các Hội khoa học kỹ thuật Việt Nam như Trung tâm Chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ…). Theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 36, Luật Lưu trữ: - Tổ chức được hoạt động dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây: có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh; có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ của tổ chức phải có chứng chỉ hành nghề lưu trữ; - Cá nhân hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau: có chứng chỉ hành nghề lưu trữ; có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ thành phố Hà Nội). Tuy nhiên, trên địa bàn thành phố Hà Nội còn nhiều tổ chức, cá nhân chưa thực hiện đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định. Trong quá trình thực hiện các dịch vụ lưu trữ, đã xuất hiện những mặt hạn chế, bất cập như: chất lượng dịch vụ lưu trữ chưa cao, chưa đảm bảo các yêu cầu theo quy định của Luật Lưu trữ về nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu. Nguyên nhân là do quản lý còn buông lỏng, chưa chặt chẽ của các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ. 5
Đến nay, Chính phủ, Bộ Nội vụ đã ban hành Nghị định, Thông tư hướng dẫn về việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, đây là hành lang pháp lý để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân tham gia vào các hoạt động dịch vụ lưu trữ dùng làm căn cứ để thực hiện một cách có hiệu quả và đảm bảo chất lượng các sản phẩm về lưu trữ phục vụ tốt nhất nhu cầu của cơ quan nhà nước và xã hội, cụ thể như: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề và hoạt động dịch vụ lưu trữ, Thông tư Liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV ngày 28/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp sau đăng ký thành lập. Tuy nhiên, hệ thống văn bản này vẫn còn thiếu và còn nhiều vướng mắc, bất cập dẫn đến khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện. Vì vậy, để quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ một cách chặt chẽ, thống nhất và có hiệu quả, nhằm nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ; đồng thời vừa khuyến khích, vừa tạo điều kiện cho các tổ chức, cá nhân cung cấp các dịch vụ hoạt động đúng hướng và ngày càng có hiệu quả, trở thành những nhân tố góp phần thúc đẩy quá trình xã hội hóa, hiện đại hóa đất nước nói chung, tôi đã chọn đề tài “Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội” làm luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ học. Luận văn đi sâu vào hai lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ. Vì đây là hai lĩnh vực phổ biến nhất dành được sự quan tâm của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp; đồng thời được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức thi và cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. 6
2. Mục tiêu, nhiệm vụ của đề tài 2.1. Mục tiêu nghiên cứu Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi đặt ra 03 mục tiêu cơ bản cần đạt được như sau: Một là, làm rõ hơn cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; đánh giá những ưu điểm, hạn chế của hoạt động dịch vụ lưu trữ và nguyên nhân của những hạn chế đó; Hai là, đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện nay; Ba là, đề xuất một số biện pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý nhà nước đối với hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà Đề tài đặt ra, chúng tôi phải thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận và các quy định của Nhà nước hiện nay về quản lý dịch vụ lưu trữ và vai trò, trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ trong việc hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ; - Tìm hiểu về thực trạng tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; - Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý quản lý nhà nước và tìm hiểu kinh nghiệm thực tiễn quản lý hoạt động kinh doanh của một số ngành, lĩnh vực nhằm quản lý hoạt động dịch vụ về lưu trữ trê địa bàn thành phố Hà Nội được thống nhất, chặt chẽ và hiệu quả. 7
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là vấn đề tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. 3.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu về không gian: Đề tài nghiên cứu về tình hình tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. - Phạm vi nghiên cứu về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu về việc tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội từ năm 2011 đến nay và thực trạng quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của Hà Nội hiện nay. Trên cơ sở đó, đề xuất hình thức và cách thức tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội cho những năm tiếp theo đạt hiệu quả hơn. Năm 2011, Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua, là một mốc quan trọng đánh dấu bước phát triển mới của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực, đặc biệt là công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đã được hầu hết các cơ quan, tổ chức quan tâm đầu tư kinh phí để xây dựng và triển khai thực hiện các đề án về giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống. Chính sự quan tâm này đã khuyến khích hoạt động dịch vụ lưu trữ phát triển mạnh mẽ. Vì vậy, đây là khoảng thời gian đủ dài để chúng ta có thể nhìn nhận, đánh giá về tình hình tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ cũng như thực trạng quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ hiện nay. - Phạm vi nghiên cứu về nội dung, gồm các nội dung chính sau: Thứ nhất là ban hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ; Thứ hai là tổ chức và cấp các loại Chứng chỉ, Giấy chứng nhận đủ điều kiện hành nghề lưu trữ; 8
Thứ ba là kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ; Thứ tư là báo cáo tổng kết trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ lưu trữ. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hoạt động dịch vụ lưu trữ đã xuất hiện khá lâu, nhưng vấn đề này mới được đề cập đến trong Luật Lưu trữ năm 2011, tiếp đó là Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và Thông tư số 09/2014/TT-BNV. Từ trước đến nay, ngành Lưu trữ chưa có nhiều bài viết hoặc đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Qua tìm hiểu, chúng tôi thấy có một số bài viết liên quan đến các vấn đề như: xã hội hóa công tác lưu trữ, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được đăng tải trên Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, cụ thể như: Tác giả Trần Hoàng có bài viết “Bàn về khái niệm xã hội hóa công tác lưu trữ trong Dự thảo Luật Lưu trữ” (số 5/2011) [43:9]; Tác giả Trần Việt Hà có bài viết “Bàn về một số giải pháp xã hội hóa công tác lưu trữ ở nước ta” (số 7/2011) [44:9]; Tác giả Dương Văn Khảm có bài viết “Chứng chỉ hành nghề và việc quản lý nhân sự trong lưu trữ” (số 7/2012) [21:9]; bài viết của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy và tác giả Nguyễn Thị Thùy Dung “Một số quy định mới của Luật Lưu trữ về công tác lưu trữ tại địa phương so với những văn bản trước đây” được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, trong đó có đề cập đến nội dung mới là hoạt động dịch vụ lưu trữ và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; bài viết của các nhà khoa học liên quan đến hoạt động lưu trữ như bài viết về:“Xã hội hóa hoạt động lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm [22:9]; “Một số vấn đề xã hội hóa các dịch vụ công và sự vận dụng trong lĩnh vực lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Thâm [29:9]; “Nhận thức khoa học về xã hội hóa công tác lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Hàm và tác giả Cam Anh Tuấn [30:9]; bài viết, bài tham luận của tác giả Đinh Thế Vinh, Nguyễn Thị Hà - đại diện phía các doanh nghiệp viết về “Vai trò và một số bất cập của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về xã hội hóa hoạt động lưu trữ ở Việt Nam[25:9]”, “Những đóng góp của doanh nghiệp trong việc xã hội hóa công 9
tác lưu trữ” [31:9] được in trong cuốn tọa đàm xã hội hóa hoạt động lưu trữ và vai trò của các doanh nghiệp (tháng 4/ 2018) do Hội Văn thư và lưu trữ Việt Nam phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức. Đây là những bài viết có sự đóng góp rất to lớn cho sự nghiệp lưu trữ, góp phần xây dựng ngành Lưu trữ ngày càng phát triển. Qua tìm hiểu, chúng tôi được biết năm 2015, học viên Lã Thị Mai đã bảo vệ thành công luận văn với Đề tài: “Nghiên cứu các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ về lưu trữ ở Việt Nam” [28:10]. Luận văn này là công trình nghiên cứu có hệ thống các quy định của Nhà nước về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ của các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam; phân tích, đánh giá những khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn và đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam nhằm giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam đạt hiệu quả, chất lượng và có thể áp dụng trong thực tế. Đây là Đề tài mới được bảo vệ và có một số điểm tương đồng so với Đề tài mà tôi nghiên cứu. Tuy nhiên, vấn đề nghiên cứu các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam chỉ là một trong các nội dung nằm trong Đề tài mà tôi nghiên cứu. Có thể nói các Đề tài và các bài viết có liên quan đến quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ là rất ít và nội dung không đi sâu về vấn đề mà tôi nghiên cứu. Vì vậy, trên cơ sở nội dung của đề tài và các bài viết trên, tôi đã tham khảo và có kế thừa một số nội dung đã được nghiên cứu trước. Tuy nhiên, nội dung nghiên cứu trong đề tài của tôi hoàn toàn mới, không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu trước đây. 5. Các nguồn tài liệu chính đƣợc sử dụng Để thực hiện Đề tài này, chúng tôi sử dụng một số nguồn tư liệu sau: - Các văn bản của Nhà nước quy định về lĩnh vực lưu trữ, hoạt động dịch vụ lưu trữ và một số ngành, lĩnh vực khác có liên quan đến các hoạt động dịch vụ; 10
- Văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố; - Các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ khoa học có liên quan; - Các bài viết trên báo, tạp chí liên quan đến xã hội hóa công tác lưu trữ, Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; - Văn bản quản lý của một số tỉnh, thành phố trực thuộc về quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả vận dụng phương pháp luận của Lưu trữ học gồm: nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Những nguyên tắc này là kim chỉ nam, chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta. Ngoài phương pháp luận, chúng tôi vận dụng một số phương pháp cụ thể sau đây: - Phương pháp phân tích, đánh giá: đây là phương pháp được tác giả vận dụng trong suốt quá trình thực hiện Đề tài; - Phương pháp khảo sát: nắm bắt về tình hình hoạt động của một số doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội; - Phương pháp trao đổi, phỏng vấn qua điện thoại: để xin ý kiến đóng góp của những người có kinh nghiệm trong công tác quản lý tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ một số tỉnh. Trong quá trình làm việc cũng tranh thủ ý kiến của Ban Lãnh đạo và đồng nghiệp tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hà Nội; - Phương pháp thống kê, tổng hợp: qua tìm hiểu, khảo sát thực tế, chúng tôi thu thập được thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kê của Sở Nội vụ trong hồ sơ năng lực, hồ sơ đăng ký thông tin hoạt động dịch vụ lưu trữ và báo cáo tình hình hoạt động dịch vụ lưu trữ của các doanh nghiệp để sử dụng trong Luận văn. 11
7. Đóng góp của Đề tài Kết quả nghiên cứu của Đề tài có thể là tài liệu tham khảo đối với cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố Hà Nội để nghiên cứu, ban hành một số quyết định quản lý nhà nước về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ; từ đó góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả của quản lý nhà nước đối với hoạt động này trên địa bàn thành phố Hà Nội. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung được kết cấu thành 3 chương sau đây: Chương 1: Cơ sở khoa học về tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ về lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. Chương 2: Thực trạng quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. Chương 3: Các biện pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội. 12
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1. Các khái niệm liên quan 1.1.1.1.. Khái niệm “tổ chức” Ở góc độ danh từ, khái niệm “tổ chức” được hiểu là một nhóm người được hình thành và liên kết để thực hiện một công tác nhất định. Ở góc độ là động từ, khái niệm “tổ chức” là hoạt động của một thực thể như bố trí sắp xếp nhân lực; công tác điều hành các hoạt động trong một cơ quan, tổ chức. 1.1.1.2. Khái niệm “quản lý” Nguyên nghĩa của “quản lý” là “trông coi”, “giữ gìn” theo những yêu cầu nhất định. Quản lý cũng được hiểu là việc “tổ chức điều khiển các hoạt động” theo những yêu cầu nhất định. Cũng có thể giải thích: quản lý là những hoạt động cần thiết phải thực hiện khi những con người kết hợp với nhau trong các nhóm, tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. Hoạt động quản lý được bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động. Hoạt động quản lý phải có sự chỉ huy phối hợp, điều hành, kiểm tra, điều chỉnh để phát huy tối đa các nguồn lực trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu. Như vậy, hoạt động quản lý chỉ xuất hiện khi có tổ chức. Tổ chức là nền tảng của hoạt động quản lý. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Từ cốt lõi của khái niệm quản lý, các nhà nghiên cứu đã có những giải thích như sau: Theo Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993) [26:13]. 13
Với tác giả Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997) [32:14]. Cùng chung quan điểm trên, Giáo trình “Khoa học quản lý” của tác giả Đỗ Hoàng Toàn chủ biên cho rằng “ Quản lý là một hoạt động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý nên đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường” [24:14]. Giáo trình “Luật hành chính Việt Nam” của Đại học Luật Hà Nội cũng cho rằng: “- Quản lý là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lý đối với các đối tượng quản lý; - Quản lý xuất hiện ở bất kỳ nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó và lúc đó có hoạt động chung của con người; - Mục đích của hoạt động quản lý là điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành một hoạt động chung thống nhất của cả tập thể và phương hướng hoạt động chung đó theo những phương hướng thống nhất nhằm đạt được mục tiêu đã định trước” [23:14]. Qua các định nghĩa và giải thích nói trên, có thể khái quát khái niệm quản lý như sau: Quản lý là hoạt động (hoặc quá trình) tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý theo một quy trình với những nguyên tắc, phương pháp nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong điều kiện kinh tế - xã hội nhất định. 1.1.1.3. Khái niệm “dịch vụ” Chữ “Dịch vụ” nói chung trong kinh tế học được hiểu là những hoạt động và kết quả mà một bên là (người bán) có thể cung cấp cho bên kia (người mua) và chủ yếu là vô hình, không mang tính sở hữu. Dịch vụ có thể gắn liền, hay không gắn liền với một sản phẩm vật chất. 14
Cũng có thể hiểu “Dịch vụ” là một lĩnh vực bao gồm những hoạt động hết sức rộng lớn, gồm rất nhiều các loại hình hoạt động và nghiệp vụ trao đổi trong các lĩnh vực ở cấp độ khác nhau. [Nguồn: Hội Văn thư và Lưu trữ Việt Nam (2018). Tọa đàm, “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ và vai trò của các doanh nghiệp”] Ngoài ra, chúng tôi cũng tìm hiểu cách định nghĩa về khái niệm dịch vụ của một số ngành, lĩnh vực như: dịch vụ giáo dục và đào tạo, dịch vụ y tế, dịch vụ du lịch, dịch vụ môi trường, cụ thể như: Khái niệm dịch vụ giáo dục và đào tạo có nghĩa rộng (bao quát chung) và nghĩa hẹp (các dịch vụ cụ thể). Nghĩa rộng là, coi toàn bộ hoạt động giáo dục và đào tạo thuộc khu vực dịch vụ (trong tương quan với hai khu vực khác là công nghiệp và nông nghiệp). Trong Hiệp định chung về Thương mại Dịch vụ (GATS - General Agreement on Trade in Services) mà Việt Nam đã ký kết khi tham gia vào Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) cũng đã xếp giáo dục và đào tạo vào lĩnh vực dịch vụ. Nghĩa hẹp của khái niệm dịch vụ giáo dục và đào tạo gắn với các hoạt động giáo dục, đào tạo cụ thể. Quá trình giáo dục và đào tạo được thực hiện với sự tham gia của rất nhiều các yếu tố, quá trình khác nhau, có thể là vật chất (như cơ sở vật chất, trang thiết bị,...), có thể là phi vật chất (như quá trình truyền thụ tri thức, giảng dạy trực tiếp,...), có thể là chứa đựng cả hai yếu tố vật chất và phi vật chất (như nội dung chương trình, sách giáo khoa cho giáo dục và đào tạo,...). Các yếu tố, quá trình giáo dục và đào tạo phi vật thể được gọi là dịch vụ thuần; các sản phẩm là hàng hóa vật thể gọi là hàng hóa thuần; còn các sản phẩm chứa đựng cả yếu tố vật chất và yếu tố phi vật chất được gọi chung là hàng hóa dịch vụ không thuần. Vì vậy, trong giáo dục và đào tạo có rất nhiều các loại dịch vụ cụ thể phục vụ cho nhà trường, phục vụ cho người dạy, phục vụ cho người học, phục vụ cho quá trình giáo dục và đào tạo. Hiện nay, trên thế giới hình thành và phát triển thị trường hàng hóa dịch vụ giáo dục - đào tạo rất đa dạng: Dịch vụ tư vấn thiết kế và xây dựng cơ sở vật chất giáo 15
dục - đào tạo; dịch vụ cung cấp trang thiết bị cho nghiên cứu - giảng dạy - học tập; dịch vụ cung cấp các chương trình giáo dục - đào tạo; dịch vụ cung cấp phương pháp giáo dục - đào tạo; dịch vụ cung cấp các khóa giáo dục - đào tạo; dịch vụ kiểm tra, đánh giá và kiểm định chất lượng; dịch vụ tư vấn giáo dục - đào tạo; tư vấn du học; dịch vụ tư vấn quản trị cơ sở giáo dục - đào tạo; các dịch vụ hỗ trợ cho nhà trường, cho giáo viên và cho người học,...[40:15-16] Theo Tổ chức y tế thế giới (WHO): Dịch vụ y tế bao gồm tất cả các dịch vụ về chẩn đoán, điều trị bệnh tật và các hoạt động chăm sóc, phục hồi sức khoẻ. Chúng bao gồm các dịch vụ y tế cá nhân và các dịch vụ y tế công cộng. Theo PGS.TS Lê Chi Mai: Dịch vụ y tế bao gồm dịch vụ về khám chữa bệnh, tiêm chủng, phòng chống bệnh tật…. Đây được xem như một quyền cơ bản của con người, vì vậy không thể để cho thị trường chi phối mà đó là trách nhiệm của nhà nước. Như vậy, Dịch vụ y tế chính là một loại hàng hóa dịch vụ công đặc thù, đáp ứng những nhu cầu cơ bản của người dân và cộng đồng bao gồm hai nhóm dịch vụ thuộc khu vực công mở rộng: Nhóm dịch vụ khám, chữa bệnh theo yêu cầu (mang tính chất hàng hóa tư nhiều hơn có thể áp dụng cơ chế cạnh tranh trong thị trường này) và nhóm dịch vụ y tế công cộng như phòng chống dịch bệnh (mang tính chất hàng hóa công nhiều hơn)…do Nhà nước hoặc tư nhân đảm nhiệm [41:16]. Dịch vụ du lịch là việc cung cấp các dịch vụ về lữ hành, vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, thông tin, hướng dẫn và những dịch vụ khác nhằm đáp ứng nhu cầu của khách du lịch (Khoản 11, Điều 4, Luật Du lịch năm 2005). Dịch vụ môi trường là hoạt động của một doanh nghiệp, một tổ chức chuyên về lĩnh vực môi trường, xử lý các vấn đề liên quan đến môi trường như: tư vấn cho khách hàng về Quy định bảo vệ môi trường của nhà nước, tư vấn các văn bản pháp lý liên quan, lập các báo cáo về môi trường cho các doanh nghiệp, thiết kế thi công các công trình môi trường [42:16]. 16
1.1.1.4. Khái niệm “ tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ” Khái niệm về hoạt động dịch vụ được hiểu đơn giản hơn, như thỏa thuận nhận làm những công việc, tạo ra sản phẩm cụ thể mà cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội yêu cầu và được trả công lao động theo hình thức như một bản cam kết hoặc một hợp đồng. Những nội dung thỏa thuận làm dịch vụ phải trong phạm vi được pháp luật cho phép. Hiện nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ không còn là một vấn đề mới mẻ đối với chúng ta, tuy nhiên khái niệm về dịch vụ lưu trữ vẫn chưa được đề cập trong bất cứ văn bản pháp luật hay công trình nghiên cứu nào trước đây. Vì vậy, để đưa ra khái niệm về hoạt động dịch vụ lưu trữ chúng tôi đã tìm hiểu một số khái niệm có liên quan như sau: Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011: Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ; Theo quy định tại Khoản 3, Điều 3, Luật Lưu trữ năm 2011: Phạm vi hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm các hoạt động: bảo quản, chỉnh lý, tu bổ, khử trùng, khử axit, khử nấm mốc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ; Theo quy định tại Điều 36, khoản 2 và 3 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ như sau: “2. Cá nhân được hành nghề độc lập về dịch vụ lưu trữ khi có đủ các điều kiện sau đây: a) Có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; b) Có cơ sở vật chất phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; c) Có đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ tại cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh”. 17