Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử địa phương (nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai)

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:132

Thêm vào BST

Báo xấu

67
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau: Thứ nhất, tìm hiểu thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Thứ hai, trên cơ sở thực trạng của công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập và bổ sung tài liệu cụ thể nhằm nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lưu trữ lịch sử địa phương (nghiên cứu trường hợp tỉnh Đồng Nai)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------- PHẠM THỊ MẬN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KĨ THUẬT VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG (NGHIÊN CỨU TRƢỜNG HỢP TỈNH ĐỒNG NAI) LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội - 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------- PHẠM THỊ MẬN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KĨ THUẬT VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ ĐỊA PHƢƠNG (NGHIÊN CỨU TRƢỜNG HỢP TỈNH ĐỒNG NAI) Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ Ngƣời hƣớng dẫn: TS. Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội - 2015
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là đề tài nghiên cứu của riêng tôi, trong luận văn tôi có tham khảo nội dung nghiên cứu của các tác giả khác và thông tin có trong các văn bản quy phạm của các cơ quan Nhà nƣớc song đã chú thích cụ thể khi viện dẫn. Kết quả của luận văn này là trung thực và chƣa đƣợc công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào./. Học viên Phạm Thị Mận
LỜI CẢM ƠN Trƣớc hết, tôi xin bày tỏ lòng biết sơn sâu sắc đến cô giáo TS. Nguyễn Liên Hƣơng ngƣời đã hƣớng dẫn tôi tận tình, chu đáo trong quá trình thực hiện luận văn. Sự chỉ bảo tận tâm của cô đã mang lại cho tôi hệ thống các phƣơng pháp, kiến thức cũng nhƣ kỹ năng hết sức quý báu để có thể hoàn thiện đề tài một cách tốt nhất. Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trƣờng, quý thầy giáo, cô giáo ở Phòng Đào tạo Sau đại học và thầy giáo, cô giáo khoa Lƣu trữ và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, (Đại học Quốc gia Hà Nội) trong thời gian qua đã dạy dỗ, truyền thụ kiến thức khoa học, giúp tôi từng bƣớc trƣởng thành. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn những ngƣời thân, gia đình và bạn bè – những ngƣời đã hỗ trợ, tạo điều kiện để tôi có thể học tập đạt kết quả tốt và thực hiện thành công luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015 Học viên Phạm Thị Mận 1
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài ................................................................... 2. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu ............................................................... 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................... 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 5. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................. 6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................................................................ 7. Bố cục của luận văn .................................................................................... CHƢƠNG 1. THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT Ở TỈNH ĐỒNG NAI............................................ 1.1. Khái quát về tài liệu khoa học kỹ thuật ............................................... 1.1.1. Khái niệm về khoa học, kỹ thuật và tài liệu khoa học kỹ thuật 1.1.2. Các loại tài liệu khoa học kỹ thuật ........................................................ 1.1.3. Đặc điểm của tài liệu khoa học kỹ thuật ............................................... 1.1.4. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu khoa học kỹ thuật .................................. 1.2. Khái quát về lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai ..... 1.2.1. Các loại tài liệu kỹ thuật hình thành ở tỉnh Đồng Nai......................... 1.2.2. Nguồn, thành phần và đặc điểm tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai......................................................................................................... 1.2.3. Ý nghĩa, tác dụng của tài liệu khoa học kỹ thuật ở tỉnh Đồng Nai...... Tiểu kết chƣơng 1 .......................................................................................... CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH 2
ĐỒNG NAI ..................................................................................................... 2.1. Khái quát về Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai .................................................... 2.1.1. Sơ lƣợc về sự hình thành Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai ................................. 2.1.2. Chức năng của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ Tỉnh Đồng Nai................... 2.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai .. 2.1.4. Trách nhiệm và thẩm quyền của lƣu trữ tỉnh Đồng Nai trong việc thu thập tài liệu. 2.1.5. Công tác lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật tỉnh Đồng Nai 2.2. Những quy định của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai về thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật.............................................................. 2.2.1. Quy định về nguồn tài liệu thu thập vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai 2.2.2. Quy định về thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật thu thập, bổ sung vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai ................................................................... 2.3. Biện pháp thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai ................................................................................................. 2.4. Những hạn chế của công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai............................................................. Tiểu kết chƣơng 2 .......................................................................................... CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI .......... 3.1. Sự cần thiết phải xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng ......................................................................................... 3.2. Cơ sở xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai ...................................................................... 3.2.1. Cơ sở pháp lý ........................................................................................ 3.2.2. Cơ sở thực tiễn ...................................................................................... 3
3.3. Lựa chọn, chuẩn bị thông tin để viết dự thảo quy trình .................... 3.4. Xây dựng Quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai .............................................................................. 3.5. Các điều kiện đảm bảo quy trình đƣợc thực hiện............................... 3.5.1. Thống nhất về chỉ đạo của lãnh đạo Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai ......................................................................................................... 3.5.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức làm nhiệm vụ thu thập ..................................................................................... 3.5.3. Điều kiện về nhân lực ........................................................................... 3.5.4. Điều kiện về cơ sở vật chất ................................................................... Tiểu kết chƣơng 3 .......................................................................................... KẾT LUẬN .................................................................................................... DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... PHẦN PHỤ LỤC 4
MỞ ĐẦU 1. Mục đích và ý nghĩa của đề tài Tài liệu lƣu trữ là tài sản vô giá của quốc gia, nó có giá trị đặc biệt với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa. Trong lƣu trữ, công tác thu thập và bổ sung tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng, đó là tiền đề, là cơ sở cho các hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ khác. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đó các cấp lãnh đạo tỉnh Đồng Nai đã đề cao nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu về lƣu trữ lịch sử tỉnh. Tỉnh Đồng Nai có diện tích 5.903,9 km2, là tỉnh thuộc miền đông Nam Bộ, cửa ngõ phía đông của Thành phố Hồ Chí Minh, phía bắc giáp Lâm Đồng, phía đông giáp Bình Thuận, phía tây giáp Bình Dƣơng, Bình Phƣớc, Thành phố Hồ Chí Minh, phía nam giáp Bà Rịa-Vũng Tầu. Nằm trọn trong vùng kinh tế trọng điểm phía nam của tổ quốc, tình đến năm 2014, tỉnh Đồng Nai đã có 54 khu công nghiệp và cụm công nghiệp. Trong quá trình hoạt động và thực hiện nhiệm vụ quản lý, các cơ quan nhà nƣớc, đặc biệt là các sở, ban, ngành đã sản sinh ra một khối lƣợng tài liệu lƣu trữ lớn gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn... Đây là những tài liệu có giá trị trong việc phát triển kinh tế xã hội trong tỉnh đặc biệt là nhóm tài liệu khoa học kỹ thuật. Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu có giá trị thực tiễn về khoa học, kinh tế, lịch sử đƣợc sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về các lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học và điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên. Tài liệu khoa học công nghệ là căn cứ chính xác để các cơ quan tiến hành tiến hành thiết kế thi công công trình, chế tạo sản phẩm công nghiệp, điều tra thăm dò tài nguyên và nghiên cứu khoa học. Tài liệu khoa học kỹ thuật còn là nguồn tƣ liệu quan trọng để các cơ quan, cán bộ khoa học kỹ thuật sử dụng, tổng hợp đúc rút kinh nghiệm, phát huy sáng kiến cải tiến khoa 5
học kỹ thuật, không ngừng nâng cao chất lƣợng và năng suất lao động, đƣa các ngành khoa học kỹ thuật tiến lên đạt những thành tựu mới. Tài liệu khoa học kỹ thuật chính là công cụ để quản lý, khai thác, sử dụng đúng công suất của máy móc, thiết bị các công trình xây dựng cơ bản, tránh lãng phí trong sử dụng máy móc. Đối với các cơ quan tƣ vấn thiết kế công trình sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật của nó để đề xuất các phƣơng án thiết kế cải tạo công trình, có tác dụng giúp chủ đầu tƣ tiết kiệm kinh phí để điều tra, khảo sát công trình; rút ngắn thời gian thiết kế, công trình, tiết kiệm kinh phí. Trong quá trình sử dụng công trình hoặc sản phẩm công nghiệp nếu xẩy ra sự cố hƣ hỏng trƣớc tuổi thọ quy định thì tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật đƣợc sử dụng làm bằng chứng tin cậy để quy định trách nhiệm cho những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan. Trong trƣờng hợp này, tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật giúp cơ quan điều tra sự việc có cơ sở để khẳng định trách nhiệm thuộc về bên nào : bên thiết kế, bên thi công hay bên điều tra thăm dò khảo sát... Trên cơ sở có đủ bằng chứng tòa án mới xét xử vụ việc một cách chính xác. Tài liệu lƣu trữ về nghiên cứu khoa học có tác dụng hƣớng dẫn các cơ quan, tổ chức và cá nhân triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn cuộc sống. Các kết quả nghiên cứu khoa học thƣờng đƣa đến những sản phẩm mới, những công nghệ mới hoàn hảo hơn, phục vụ con ngƣời tốt hơn. Chính tài liệu lƣu trữ về nghiên cứu khoa học đƣa lại cho con ngƣời những tri thức mới, sản xuất ra nhiều của cải vật chất cho xã hội cho nên nó đƣợc sử dụng rộng rãi. Tài liệu lƣu trữ về địa chất giúp các cơ quan Nhà nƣớc, tổ chức, các cá nhân nắm đƣợc các nguồn tài nguyên, khoáng sản hữu ích hiện có để hoạch định kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên đó phục vụ xã hội, để liên doanh liên kết các cơ quan trong và ngoài nƣớc để triển khai thăm dò khai thác khoáng sản, xây dựng những ngành công nghiệp mới nhƣ dầu khí, sắt thép.. .Đối với tài liệu lƣu trữ khí tƣợng thuỷ văn đƣợc sử dụng rộng rãi cho tất cả các ngành hoạt động kinh tế – quốc dân để dự báo thời tiết, dự 6
báo thủy văn trên các con sông, biển; phục vụ cho xây dựng lịch gieo trồng các loại cây trên từng vùng lãnh thổ phù hợp với khí hậu từng năm. Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản tài liệu lƣu trữ khí tƣợng – thủy văn đƣợc khai thác sử dụng làm cơ sở cho lập luận chứng kinh tế – kỹ thuật của công trình, lập dự án tiền khả thi, dự án khả thi xây dựng công trình. Đặc biệt, tài liệu lƣu trữ khí tƣợng thuỷ văn đƣợc làm căn cứ để tƣ vấn thiết kế công trình phục vụ việc chống lún, chống rung, chống động đất, chống lũ lụt... bảo đảm an toàn cho công trình xây dựng. Tài liệu lƣu trữ về trắc địa – bản đồ đƣợc sử dụng để các ngành xác định chính xác vị trí xây lắp các công trình xây dựng đúng với yêu cầu kinh tế – kỹ thuật của nó. Đồng thời, tài liệu này đƣợc sử dụng rộng rãi để xây dựng quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội từng vùng lãnh thổ (Đồng bằng sông Cửu Long, Tây Nguyên, Tây Bắc... ), xây dựng quy hoạch kinh tế – xã hội của từng địa phƣơng. Đối với ngành địa chính, tài liệu lƣu trữ trắc địa – bản đồ đƣợc sử dụng để quản lý nhà nƣớc về nhà - đất, về quản lý địa giới hành chính của từng địa phƣơng (xã, huyện, tỉnh). Tài liệu lƣu trữ trắc địa – bản đồ còn đƣợc sử dụng để xác định và bảo vệ các mốc tọa độ quốc gia, bảo vệ biên giới trên đất liền và ngoài biển của Tổ quốc. [21] Theo Thông tƣ số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh, tại điều 6 của Thông tƣ 02/2010/TT-BNV ngày 28/04/2010 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thƣ-Lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, Chi cục Văn thƣ- Lƣu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng quản lý nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lƣu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh có nhiệm vụ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh. Tiếp đó, tại khoản c mục 3 Điều 20 của Luật Lƣu trữ 7
năm 2011 quy định, Lƣu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế. Lƣu trữ lịch sử sƣu tầm tài liệu lƣu trữ của cá nhân trên cơ sở thỏa thuận. Tại các Điều 19,20 của Luật lƣu trữ cũng quy định: Lƣu trữ lịch sử ở cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện. Trên cơ sở các văn bản hƣớng dẫn chỉ đạo của các cơ quan cấp trên quản lý về công tác lƣu trữ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ra Quyết định 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/06/2011 quy định Lƣu trữ lịch sử tỉnh có nhiệm vụ thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh. Quyết định số 813/QĐ-UBND ngày 06/4/2015 ban hành quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai. Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật trên có thể khảng định tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các công ty Nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Vì vậy Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm tiến hành thu thập khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị này về để tổ chức chỉnh lý và bảo quản nhằm phục vụ cho công tác sử dụng sau này. Thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật là một khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lƣu trữ, nhờ có công tác thu thập mới quản lý tốt đƣợc tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện giá trị của tài liệu, nhờ có thu thập và bổ sung tài liệu mới đảm bảo bí mật khoa học kỹ thuật, chống lại những âm mƣu chống phá về kinh tế, quốc phòng, an ninh của tổ quốc. Công tác thu thập tài liệu về lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đƣợc thực hiện theo đúng quy định của Nhà nƣớc, hàng năm đến thời hạn các cơ quan thuộc nguồn nộp 8
lƣu tài liệu về lƣu trữ lịch sử tỉnh đã giao nộp tài liệu đúng quy định. Tuy nhiên đó chỉ là khối tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật hầu nhƣ chƣa thu thập và bổ sung vào lƣu trữ lịch sử tỉnh, nếu có thì cũng rất ít, chủ yếu là các tài liệu kèm theo tài liệu hành chính. Do chƣa có văn bản cụ thể quy định về việc giao nộp tài liệu khoa học kỹ thuật, vì thế việc thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai gặp rất nhiều khó khăn. Những tài liệu khoa học kỹ thuật vẫn nằm rải rác ở các đơn vị thi công, thiết kế, các công ty, các cơ quan quản lý nhà nƣớc thuộc các lĩnh vực có liên quan. Làm thế nào để thu thập và bổ sung khối tài liệu khoa học kỹ thuật có giá trị vào lƣu trữ lịch sử tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả đem lại lợi ích cho tỉnh là công việc đòi hỏi sự quan tâm của các cấp lãnh đạo Ủy ban nói chung và các sở, ban, ngành các công ty nhà nƣớc nói riêng. Xuất phát từ những tìm hiểu, khảo sát của chúng tôi, trên cơ sở nhận thức đƣợc thực trạng của công tác thu thập tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng chúng tôi lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng qui trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử địa phƣơng (nghiên cứu trƣờng hợp tỉnh Đồng Nai), làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. Thông qua đề tài này chúng tôi mong muốn nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo, công chức viên chức về vai trò của tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng và trên cả nƣớc nói chung. 2. Phạm vi và đối tƣợng nghiên cứu a. Phạm vi nghiên cứu Theo quy định của Nhà nƣớc, những tài liệu có giá trị sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức các công ty nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đồng Nai là nguồn giao nộp tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh. Trong đó bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học 9
kỹ thuật. Phạm vi nghiên cứu của luận văn giới hạn là công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. b. Đối tƣợng nghiên cứu Do điều kiện nghiên cứu có hạn chúng tôi không thể đi sâu nghiên cứu tất cả các quy trình lƣu trữ đối với tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành trên địa bàn tỉnh Đồng Nai mà chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu thực trạng công tác thu thập và bổ sung tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu khoa học kỹ thuật nói riêng tại đây. Từ đó nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu a. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn giải quyết ba mục tiêu cơ bản sau: Thứ nhất, tìm hiểu thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn và thành phần tài liệu nộp lƣu về Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Thứ hai, trên cơ sở thực trạng của công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập và bổ sung tài liệu cụ thể nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu suất công tác thu thập tài liệu lƣu trữ khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ. b. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện những mục tiêu trên, trong phạm vi một luận văn khoa học chúng tôi xác định nhiệm vụ chính mà đề tài hƣớng tới là: Một là, tìm hiểu lý luận chung về tài liệu khoa học kỹ thuật và công tác lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật. Hai là, nghiên cứu nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật nộp vào Lƣu trữ 10
lịch sử tỉnh Đồng Nai Ba là, khảo sát thực trạng về công tác thu thập và bổ sung tài liệu khoa học kỹ thuật từ các cơ quan, tổ chức, các công ty nhà nƣớc vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Bốn là, nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Trên cơ sở đó đƣa ra những kiến nghị khắc phục khó khăn trong việc thu thập bồ sung khối tài liệu này về Lƣu trữ lịch sử tỉnh. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác thu thập và bổ sung hay công tác quản lý tài liệu khoa học kỹ thuật nói chung trong thời gian gần đây nhận đƣợc nhiều quan tâm của cán bộ, công chức, các nhà nghiên cứu khoa học lƣu trữ, học viên cao học ngành lƣu trữ học, ngoài ra còn có các báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội). Trong đó có nhiều công trình nghiên cứu lớn có những đóng góp quan trọng về thực tiễn. Các đề tài nghiên cứu trƣớc đó nhƣ: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã tập trung nghiên cứu giải quyết từng khía cạnh cụ thể thuộc lĩnh vực thu thập bổ sung tài liệu. Các đề tài đó là: "Lý luận và thực tiễn về tổ chức mạng lƣới các kho lƣu trữ ở Việt Nam"- Vƣơng Đình Quyền - Chủ nhiệm; "Nghiên cứu xác định nguồn nộp lƣu tài liệu (chủ yếu là cơ quan quản lý nhà nƣớc) vào kho lƣu trữ nhà nƣớc cấp tỉnh" - Nguyễn Quang Lệ - Chủ nhiệm; TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng “Xác định thành phần tài liệu, thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tài liệu tại các Trung tâm lƣu trữ Quốc gia”2002, Hà Nội. Đề tài đã khảo sát thành phần các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng cơ bản của các công trình ở Việt Nam và 11
đặc trƣng của chúng, đề tài cũng đã xây dựng đƣợc phƣơng pháp lựa chọn tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản của các công trình, lập danh mục các công trình, danh mục thành phần thiết kế xây dựng cần nộp vào Trung tâm lƣu trữ Quốc gia. Tuy nhiên đề tài mới chỉ nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu khoa học công nghệ cần nộp vào Trung tâm lƣu trữ Quốc gia mà chƣa chỉ ra kế hoạch thu thập khối tài liệu đó về nhƣ thế nào; PGS.TS. Nguyễn Minh Phƣơng “Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào Trung tâm lƣu trữ Quốc gia”,1995, Hà Nội. Nội dung nghiên cứu chủ yếu của đề tài này là khảo sát tình hình hình thành tài liệu bản đồ ở Việt Nam, tác giả đã nghiên cứu và đề xuất cơ sở khoa học xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào Trung tâm lƣu trữ Quốc gia, xây dựng danh sách các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn thu thập tài liệu bản đồ vào lƣu trữ quốc gia, bên cạnh đó đƣa ra dự thảo hƣớng dẫn các nguồn thu thập và thành phần tài liệu bản đồ vào Lƣu trữ Quốc gia. Luận văn thạc sĩ của các học viên cao học ngành lƣu trữ học tại phòng tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và quản trị văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Luận văn thạc sĩ của Trần Quang Hồng với đề tài: "Bổ sung tài liệu vào các Trung tâm lƣu trữ tỉnh - Thực trạng và giải pháp"; luận văn thạc sỹ của Nguyễn Kim Dung với đề tài: "Thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ bộ Giao thông vận tải - Thực trạng và giải pháp"; luận văn thạc sĩ của Trƣơng Thị Huyền Ngọc với đề tài "Xây dựng quy trình thu thập tài liệu vào Trung tâm Thông tin Lƣu trữ Địa chất”. Các vấn đề nghiên cứu liên quan đến tài liệu khoa học kỹ thuật. Trƣớc hết là các đề tài nghiên cứu đã đề cập đến các vấn đề của tài liệu khoa học kỹ thuật nhƣ: “Tổ chức lƣu trữ tài liệu chuyên môn hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng”. Đề tài nghiên cứu khoa học 12
cấp trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hƣơng năm 2005; “Nghiên cứu xây dựng các phƣơng án phân loại tài liệu khoa học công nghệ". Đề tài cấp Đại học Quốc gia của Tiến sĩ Nguyễn Liên Hƣơng năm 2013. Các bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo khác nhƣ: Kỷ yếu Hội thảo "Khai thác và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn", H. 2009, trang 85 – 89; “Vấn đề quản lý tài liệu kỹ thuật hình thành từ hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng” – Tiến sĩ Nguyễn Liên Hƣơng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam năm 2008; “Vấn đề cấp bách trong phân loại và tổ chức lƣu trữ tài liệu khoa học công nghệ ở Việt Nam”- Tiến sĩ Nguyễn Liên Hƣơng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 4, năm 2010; PGS.TS. Nguyễn Minh Phƣơng,“ Lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật”, Hà Nội, 2010; PGS.TS. Nguyễn Minh Phƣơng “ Nghiên cứu cơ sở xác định nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào trung tâm lƣu trữ Quốc gia”,1995, Hà Nội. Tuy nhiên các công trình nghiên cứu chỉ tập trung vào việc xác định nguồn và thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật cần nộp vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia, tình hình công tác lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật ở các cơ quan Trung ƣơng chƣa đề tài có đề tài nào nghiên cứu về công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử nói chung và lƣu trữ lịch sử tỉnh nói riêng. Kế thừa thành quả của những nghiên cứu trƣớc đó kết hợp với sự tìm hiểu và khảo sát tại địa phƣơng chúng tôi tiến hành nghiên cứu xây dựng quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật vào lƣu trữ lịch sử địa phƣơng (trƣờng hợp tỉnh Đồng Nai). 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề thực hiện đề tài này chúng tôi sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phƣơng pháp luận chủ nghĩa Mác Lênin 13
- Phƣơng pháp hệ thống: Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp này để hệ thống thông tin và các nguồn tƣ liệu tham khảo. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Chúng tôi sử dụng phƣơng pháp này để trao đổi với cán bộ quản lý phòng nghiệp vụ lƣu trữ Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai và những cơ quan có liên quan; khảo sát và quan sát quá trình thực hiện nghiệp vụ thu thập tài liệu tại đây để có thể xây dựng quy trình thu thập tài liệu phù hợp và có tính khả thi. - Phƣơng pháp thu thập và xử lý thông tin: Chúng tôi tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ: sách, tạp chí, internet… sau đó chọn lọc, phân loại và xử lý những thông tin liên quan đến đề tài. - Phƣơng pháp so sánh: So sánh quá trình thực hiện nhiệm vụ thu thập tài liệu của lƣu trũ lịch sử tỉnh Đồng Nai trong thực tế với các quy định của Nhà nƣớc để có thể xác định đƣợc quy trình phù hợp. - Phƣơng pháp thống kê: Phƣơng pháp này đƣợc dùng để thống kê thành phần tài liệu khoa học kỹ thuật nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử. - Phƣơng pháp phỏng vấn: Phƣơng pháp này dùng để trao đổi và phòng vấn trực tiếp các cán bộ làm công tác lƣu trữ và công tác thu thập tài liệu tạo Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ Đồng Nai và một số cơ quan khác. - Phƣơng pháp phân tích: Phƣơng pháp này đƣợc dùng để phân tích tài liệu và những thông tin khảo sát tại cơ quan. - Phƣơng pháp sơ đồ hóa: Phƣơng pháp này đƣợc dùng để mô tả các bƣớc thực hiện quy trình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật bằng lƣu đồ. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình nghiên cứu đề tài chúng tôi đã sử dụng những nguồn tài liệu tham khảo sau: - Giáo trình, bài giảng liên quan công tác lƣu trữ cũng nhƣ nghiệp vụ 14
thu thập và bổ sung tài liệu lƣu trữ: Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm – Vƣơng Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, H.1990; PGS,TS. Nguyễn Minh Phƣơng, TS. Nguyễn Liên Hƣơng, TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng: Giáo trình Lƣu trữ tài liệu Khoa học công nghệ, H.2005; PGS.TS. Vũ Thị Phụng (chủ biên), CN. Nguyễn Thị Chinh, (2006), Giáo trình Nghiệp vụ Lƣu trữ cơ bản, NXB Hà Nội, Hà Nội. - Các quy định của pháp luật về công tác lƣu trữ và lƣu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật. - Các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, các bài nghiên cứu trên tạp chí Văn thƣ lƣu trữ có liên quan đến công tác thu thập tài liệu, quản lý tài liệu khoa học kỹ thuật. - Các mục lục nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ tỉnh Đồng Nai; 7. Bố cục của luận văn Bố cục đề tài của chúng tôi ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm ba chƣơng: CHƢƠNG 1. THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT Ở TỈNH ĐỒNG NAI: Tại chƣơng này chúng tôi khái quát giới thiệu về sự hình thành đặc điểm của các loại tài liệu khoa học kỹ thuật và ý nghĩa của tài liệu. Khái quát về các loại tài liệu, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu khoa học kỹ thuật của tỉnh Đồng Nai. CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI: Dựa trên khảo sát thực tế tại Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai về tình hình thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật. Chúng tôi tìm hiểu về quá trình hình thành, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai và thực trạng công tác thu thập tài liệu khoa học kỹ thuật và nhận 15
xét, đánh giá. CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG QUY TRÌNH THU THẬP TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT VÀO LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI: Trên cơ sở nghiên cứu tình hình thực tế của lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai và việc xây dựng quy trình thu thập tài liệu do nhà nƣớc ban hành. Chúng tôi tiến hành xây dựng các bƣớc thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng và lƣu trữ lịch sử địa phƣơng nói chung. Trong thời gian thực hiện đề tài chúng tôi đã nhận đƣợc sự quan tâm và giúp đỡ của các thầy cô giáo và bạn bè cũng nhƣ đồng nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Liên Hƣơng – ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Do hạn chế về mặt kinh nghiệm nghiên cứu, thời gian nghiên cứu, luận văn chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của quý thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và những cán bộ chuyên môn để chúng tôi hoàn thiện luận văn. Hà Nội, ngày 12 tháng 10 năm 2015 Phạm Thị Mận 16
CHƢƠNG 1 THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THUẬT Ở TỈNH ĐÔNG NAI 1.1. Khái quát về tài liệu khoa học kỹ thuật 1.1.1. Khái niệm về khoa học, kỹ thuật và tài liệu khoa học kỹ thuật a. Khái niệm khoa học Khoa học là hệ thống những tri thức về mọi loại quy luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những quy luật của tự nhiên, xã hội, tƣ duy [13, tr12]. Khoa học là một hoạt động xã hội nhằm tìm tòi, phát triển quy luật của sự vật và hiện tƣợng, vận dụng các quy luật ấy để sáng tạo ra các nguyên lý, các giải pháp tác động vào các sự vật hiện tƣợng nhằm biến đổi trạng thái của chúng. Khoa học là một hình thái ý thức xã hội, tồn tại mang tính độc lập tƣơng đối với các hình thái ý thức xã hội. Khoa học là toàn bộ hoạt động có hệ thống nhằm xây dựng và tổ chức kiến thức dƣới hình thức những lời giải thích và tiên đoán có thể kiểm tra đƣợc về vũ trụ [69]. Từ những khái niệm trên chúng ta có thể khảng định, khoa học là hệ thống các tri thức về sự vận động, phát triển của tự nhiên và xã hội, là hoạt động tìm kiếm các giải pháp tác động vào các hiện tƣợng nhằm biến đổi chúng theo hƣớng có lợi hoặc có hại, là hoạt động có hệ thống và tìm ra quy luật vận động của tự nhiên và xã hội. b. Khái niệm về kỹ thuật Kỹ thuật là việc ứng dụng kiến thức khoa học, kinh tế, xã hội, và thực tiễn để thiết kế, xây dựng, và duy trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị, 17