Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An

Chia sẻ: Elysale Elysale | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:72

Thêm vào BST

Báo xấu

63
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn nhằm khảo sát thực trạng, đánh giá các biện pháp về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An. Trong đó, trực tiếp khảo sát vai trò tổ chức, quản lý của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND thành phố Tân An. Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp thay đổi về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An hợp lý hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LÊ HOÀNG DŨNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 6/2020
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LÊ HOÀNG DŨNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 1802LTHA004 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRẦN HOÀNG Hà Nội, tháng 6/2020
2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu nghiêm túc của chính bản thân, dưới sự hướng dẫn khoa học của Thầy TS. Trần Hoàng, nguyên Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước. Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào. Người nghiên cứu Lê Hoàng Dũng
3 LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến Khoa Văn thư - Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo sau Đại học, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các giảng viên đã tận tình giảng dạy, trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian học tập tại Trường. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Lãnh đạo Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An, UBND thành phố Tân An cùng gia đình, bạn bè và các đồng chí, đồng nghiệp cơ quan đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành luận văn. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy TS. Trần Hoàng đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Qua đây, tôi kính chúc quý thầy, cô dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc công chức, viên chức và người lao động Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An, UBND thành phố Tân An sức khỏe, gặt hái nhiều kết quả trong công việc và cuộc sống. Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước; tuy nhiên, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy, cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cám ơn./. Người nghiên cứu Lê Hoàng Dũng
4 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Stt VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 HĐND Hội đồng nhân dân 02 UBND Ủy ban nhân dân 03 TS Tiến sĩ 04 TLLT Tài liệu lưu trữ 05 CCVC Công chức, viên chức 06 LTLS Lưu trữ lịch sử 07 ĐH Đại học 08 CĐ Cao đẳng 09 TC Trung cấp
5 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU STT Bảng biểu Tên bảng biểu Thống kê số lượng, chất lượng công 01 Bảng 2.1 chức, viên chức lưu trữ tại cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh Thống kê số lượng tài liệu còn tồn 02 Bảng 2.2 động tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An Thống kê số lượng, chất lượng công 03 Bảng 2.3 chức phụ trách công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại phòng Nội vụ cấp huyện
6 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………... 1 1. Lý do chọn đề tài ………………………………………………….… 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đề tài …..………….…. 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu …………………………………. 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ……………………………….… 4 5. Phương pháp nghiên cứu ……………………………………..……. 5 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài …………………..………… 5 7. Bố cục của luận văn ……………………………...…….…………… 5 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN ........................................................................................................... 6 1.1. Các khái niệm cơ bản 1.1.1. Tổ chức 1.1.2. Quản lý 1.1.3. Tài liệu lưu trữ 1.1.4. Công tác lưu trữ 1.2. Khái niệm tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 1.3. Nội dung tổ chức và quản lý công tác lưu trữ 8 1.4. Nguyên tắc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ. 1.5. Sự cần thiết tổ chức và quản lý công tác lưu trữ Tiểu kết Chương 1 13 Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN 14 2.1. Khái quát về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An 14 2.1.1. Tình hình chung 14 2.1.1.1. Tại cấp tỉnh ............................................................................. ....14 2.1.1.2. Tại cấp huyện ..............................................................................17 2.1.1.3. Tại cấp xã ....................................................................................19 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An 20
7 2.1.2.1. Chức năng ...................................................................................20 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ..............................................................21 2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................21 2.2. Vai trò và các biện pháp của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An đối với việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước tại tỉnh Long An 2.2.1. Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ 22 2.2.2. Phổ biến, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ 24 2.2.3. Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 24 2.2.4. Thống nhất quy trình, nghiệp vụ lưu trữ 27 2.2.4.1. Thu thập tài liệu lưu trữ 27 2.2.4.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 28 2.2.4.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 30 2.2.4.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 30 2.2.4.5. Thống kê tài liệu lưu trữ 31 2.2.4.6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 31 2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ 32 2.2.6. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ....................................................... 33 2.3. Khảo sát thực tế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại 01 đơn vị cấp sở ngành và huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Long An ............................. 34 2.3.1. Tại Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Long An 34 2.3.2. Tại UBND thành phố Tân An37 2.4. Ưu điểm, hạn chế về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan nhà nước tại tỉnh Long An ................................................................... 39 2.4.1. Ưu điểm, hạn chế của Chi cục trong việc quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn, hỗ trợ và kiểm tra, đánh giá công tác VT, LT ở các cơ quan nhà nước trong tỉnh .................................................................................................................... 40 2.4.2. Ưu điểm, hạn chế của các cơ quan nhà nước tỉnh Long An trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ ......................................................... 41 Tiểu kết Chương 2 43 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN………………………………………………………………………….…. 44 3.1. Nhóm giải pháp thứ nhất là đổi mới về công tác tổ chức ............ 44 3.1.1. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức .................................................44 3.1.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản 44 3.1.3. Hoàn thiện về tổ chức bộ máy và cán bộ 45
8 3.1.4. Cơ sở vật chất, kỹ thuật 47 3.1.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá 49 3.2. Nhóm giải pháp thứ hai là tăng cường chất lượng các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ............................................................................................. 50 3.2.1. Thu thập tài liệu lưu trữ 50 3.2.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 50 3.2.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 53 3.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ 53 3.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ 54 3.2.6. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 55 3.3. Nhóm giải pháp thứ ba là đẩy mạnh việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ ........................................................................................................56 Tiểu kết Chương 3 57 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 59 PHỤ LỤC
9 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong quá trình hoạt động các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh Long An đã sản sinh ra hơn 22.200 mét giá tài liệu được ghi trên các vật mang tin khác nhau. Đây là khối tài liệu lớn, quan trọng và có giá trị trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, là một trong những nguồn di sản quý báu, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trên cơ sở chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, UBND tỉnh Long An có nhiều chỉ đạo và các cơ quan nhà nước của tỉnh có các biện pháp trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ từng bước đi vào nề nếp, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An; đặc biệt là vai trò của Chi cục Văn thư - Lưu trữ vẫn tồn tại những hạn chế như: tổ chức bộ máy, nhân sự thực hiện công tác lưu trữ còn bất cập; hệ thống ban hành các văn bản hướng dẫn chưa đầy đủ, kịp thời trong cập nhật các quy định mới nhất là phổ biến, hướng dẫn; báo cáo, thống kê còn hình thức; cơ sở vật chất chưa xứng tầm; quy trình nghiệp vụ chưa chặt chẽ; kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ còn qua loa, hình thức,... từ đó, ảnh hướng đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ có nguy cơ hư hỏng, mất đi vĩnh viễn. Nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế trên và bảo vệ khối tài liệu lưu trữ quan trọng này; là công chức quản lý, qua quá trình đào tạo cao học, mong muốn được áp dụng kiến thức đã học tập để giải quyết các vấn đề thực tiễn ở địa phương; do vậy, Tôi chọn đề tài “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An”, làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ định hướng ứng dụng chuyên ngành Lưu trữ học. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức và quản lý; bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Do đó, đã có nhiều sách, tạp chí, công trình, đề án, dự án, ... nghiên cứu về vấn đề này tiêu biểu: - "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học và Giáo dục chuyên
10 nghiệp, Hà Nội, 1990). Cuốn sách này đã dành một chương viết về công tác quản lý của cơ quan lưu trữ. - "Công tác lưu trữ Việt Nam" do Vũ Dương Hoan chủ biên (NXB, Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987). Trong cuốn sách này có một chương nói về quản lý công tác lưu trữ. - Những bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư, Lưu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian…Ví dụ như bài viết “Lại bàn về Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương” của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006). Trong bài báo tác giả đã nêu lên quan điểm nên giao chức năng quản lý nhà nước ở địa phương cho Sở Nội vụ dựa trên cơ sở phân tích các quy định của nhà nước liên quan đến giao chức năng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ ở địa phương. Bài viết “Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007). Trong bài viết này tác giả đã khái quát hệ thống văn bản quy định chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của các cơ quan từ trung ương đến địa phương, những khó khăn trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các cơ quan này, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ. - Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ”, do PGS.TS. Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm năm 2001. Trong đề tài này nhóm tác giả đã trình bày lịch sử phát triển ngành Lưu trữ Việt Nam và tổ chức lưu trữ nhà nước từ năm 1945 đến năm 2000, mô hình tổ chức lưu trữ ở một số quốc gia trên thế giới. Trên cơ sở đó tác giả đưa ra mô hình tổ chức ngành Lưu trữ ở Việt Nam bao gồm: hệ thống các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, các cơ quan, kho quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, hệ thống các cơ quan song trùng trực thuộc Đảng và Nhà nước, hệ thống các cơ quan, kho quản lý, bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. - Các luận văn thạc sĩ như: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng Công ty 91” của Nguyễn Thị Kim Bình, 2005; “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” của Phạm Thị Diệu Linh, 2009; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy khối trực thuộc Trung ương Đảng” của Trịnh Thị Hương, 2009; “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng thực trạng và giải pháp” của Hoàng Văn Thanh, 2010; “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh” của Phạm Văn Năm, 2010;… Các công trình nghiên cứu này là những kết quả khảo cứu, chuyên sâu được hoàn thành về tổ chức,
11 quản lý công tác lưu trữ; khoa học tài liệu ở một cơ quan hoặc khái quát ở nhiều cơ quan hiện nay. Nội dung của các công trình đã tập trung nghiên cứu tình hình công tác tổ chức, quản lý, nghiệp vụ tài liệu lưu trữ tại các cơ quan có tên trong đề tài trên quan điểm so sánh, vận dụng lý luận vào thực tiễn để nhận xét và đưa ra giải pháp, đề xuất thích hợp. Trước tình hình thực tế và những quy định thay đổi của Luật Lưu trữ cũng như sự phát triển của công tác lưu trữ thì mô hình tổ chức và quản lý được các tác giả đưa ra chưa giải quyết được những khó khăn, vướng mắc trong vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An. Tuy nhiên các nội dung trên đều có đóng góp cao về mặt lý luận và thực tiễn, là nguồn tài liệu tham khảo có giá trị. Như vậy, đề tài tổ chức và quản lý công tác lưu trữ không phải là một hướng nghiên cứu mới trong chuyên ngành Lưu trữ. Trong số nhiều công trình nghiên cứu về công tác lưu trữ, đã có những công trình được thực hiện một cách có quy mô, có đóng góp quan trọng về khoa học và thực tiễn ở cả cấp ngành, luận văn thạc sỹ, khóa luận văn tốt nghiệp hay các bài viết trên tạp chí chuyên ngành nhưng chưa có công trình nghiên cứu nào đề cặp đến vấn đề tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An. Vì vậy, luận văn của chúng tôi có tham khảo, kế thừa, nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu nghiên cứu Luận văn của chúng tôi nhằm giải quyết mục tiêu cơ bản sau: - Thứ nhất: khảo sát thực trạng, đánh giá các biện pháp về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An. Trong đó, trực tiếp khảo sát vai trò tổ chức, quản lý của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Tài nguyên và Môi trường, UBND thành phố Tân An. - Thứ hai: nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp thay đổi về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An hợp lý hơn. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được các mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau: - Một là làm rõ một số khái niệm trong đề tài và xuất hiện trong luận văn.
12 - Hai là làm rõ các cơ sở lý luận, pháp lý và trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An. - Ba là đề xuất các giải pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An cho hợp lý hơn và hiệu quả cao hơn. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Theo Hiến pháp năm 2013 cơ quan chính quyền hành chính nhà nước địa phương được tổ chức ở ba cấp: tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện); xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã). Vì vậy, đề tài thực hiện việc nghiên cứu thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của cấp tỉnh chủ yếu là Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh. Đề tài đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của Sở Nội vụ (cụ thể là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) cơ quan chuyên môn giúp việc cho cơ quan hành chính nhà nước là UBND tỉnh Long An; công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại thành phố Tân An (điển hình của Lưu trữ cấp huyện); công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của Sở Tài nguyên và Môi trường (điển hình của Lưu trữ tài liệu chuyên ngành). Do hạn chế đối tượng nghiên cứu của đề tài chỉ là công tác tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước của tỉnh Long An nên luận văn không nghiên cứu các cơ quan tư pháp (toàn án, viện kiểm sát) các cơ quan của đảng và các cơ quan, tổ chức sự nghiệp công lập. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Các cơ quan nhà nước tỉnh Long An. Phạm vi nghiên cứu cụ thể: Các cơ quan nhà nước tỉnh Long An; trong đó, giới hạn các cơ quan hành chính nhà nước mà cụ thể là Sở Nội vụ, UBND tỉnh Long An; trong đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ là chủ yếu đây là cơ quan có chức năng giúp cho Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử.
13 Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung khảo sát các hoạt động tổ chức và quản lý công tác lưu trữ từ năm 2010 đến nay. Năm 2010 là năm thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Phạm vi nội dung: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm trong việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước Long An. Do đó, hoạt động tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm các nội dung sau: + Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ. + Phổ biến, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lưu trữ. + Cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. + Thống nhất quy trình, nghiệp vụ lưu trữ. + Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ. Bên cạnh đó, đề tài khảo sát tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của UBND cấp huyện (điển hình UBND thành phố Tân An), lưu trữ ngành (điển hình Sở Tài nguyên và Môi trường). Công tác lưu trữ trong cơ quan của Đảng, các tổ chức xã hội và thuộc sở hữu tư nhân không thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài này. 5. Phương pháp nghiên cứu - Vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác Lê nin. - Các phương pháp nghiên cứu: Khảo sát thực tế, phương pháp so sánh, phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích tổng hợp, phỏng vấn chuyên gia, phiếu khảo sát. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước nói chung và trong các cơ quan nhà nước Long An nói riêng. - Ý nghĩa thực tiễn: Nêu ra thực trạng tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An. Tìm ra được những thuận lợi, khó khăn của việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ. Từ đó đề ra các giải pháp để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ hợp lý hơn. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần dẫn luận, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, nội dung nghiên cứu của đề tài chia làm 3 chương:
14 Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước tỉnh Long An. Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An Chương 3: Một số giải pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước tỉnh Long An
15 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH LONG AN 1.1. Các khái niệm cơ bản 1.1.1. Tổ chức Có nhiều định nghĩa khác nhau về "Tổ chức", một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc: "Tổ chức, nói rộng, là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật". Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Mặt khác, theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ được hình thành. 1.1.2. Quản lý Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng; có thể gộp thành 3 dạng chính: - Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm...). - Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi). - Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức...). Tóm lại: Quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý một cách hợp quy luật nhằm đạt được mục tiêu chung. 1.1.3. Tài liệu lưu trữ Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giải thích: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ” [6, tr.6]
16 Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ (TLLT) bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Có thể kể ra một số loại hình TLLT chính như sau: - TLLT hành chính là nhóm tài liệu, văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước. Nội dung của tài liệu hoạt này phản ánh quá trình và kết quả của tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức. - TLLT khoa học - kĩ thuật là tài liệu phản ánh những tư tưởng khoa học - kĩ thuật hoặc phản ánh việc áp dụng khoa học - kĩ thuật trong thực tiễn. Đây là nhóm tài liệu được hình thành từ các hoạt động của các cơ quan nghiên cứu khoa học. - TLLT nghe nhìn: Đây là nhóm tài liệu bao gồm nhiều loại tài liệu như tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình. - TLLT điện tử: Đây là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đặc điểm của loại tài liệu này là được quản lý, khai thác sử dụng trên cơ sở kĩ thuật số với thiết bị chuyên dùng là máy vi tính. Ngoài những tài liệu chủ yếu nêu trên, còn có những tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng. TLLT dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước. 1.1.4. Công tác lưu trữ Làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống; qua đó kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý đạt năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Theo Luật Lưu trữ năm 2011, công tác lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
17 - Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. - Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. - Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. - Thống kê tài liệu lưu trữ là việc thu thập, ghi chép lại các số liệu định kỳ hàng năm về tài liệu lưu trữ. Thông qua kết quả thống kê tài liệu lưu trữ giúp cho các cơ quan nắm được số lượng, thể loại, chất lượng tài liệu lưu trữ và báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của pháp luật. - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu nghiên cức lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và các cá nhân. 1.2. Khái niệm tổ chức và quản lý công tác lưu trữ Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, TLLT được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được quản lý tập trung thống nhất. Đây là nguyên tắc tổ chức quan trọng và là đặc trưng của lưu trữ xã hội chủ nghĩa. Nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất TLLT đã được Chủ tịch Hồ Chí Minh ký tại Thông đạt số 01C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946: “Những hồ sơ hoặc công văn không sử dụng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia giáo dục để tàng trữ”, sau đó được phát triển và cụ thể hóa tại Điều 3 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia: “Lưu trữ Quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước. TLLT quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật”. 1.3. Nội dung tổ chức và quản lý công tác lưu trữ - Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ là việc xác định những nội dung công việc cụ thể, các chỉ tiêu cần đạt được, những biện pháp cần thực hiện, khoảng thời
18 gian cần thiết theo tình hình thực tế để thực hiện các nội dung công việc nhằm bảo đảm sự phát triển của ngành lưu trữ theo định hướng chung. - Ban hành văn bản quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ. Thực hiện nhiệm vụ này, các cơ quan chức năng của nhà nước phải quan tâm tới việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác lưu trữ. Việc ban hành các văn bản về lĩnh vực này nhằm tạo hành lang pháp lý thích hợp và trên cơ sở đó cơ quan có thẩm quyền có thể tổ chức quản lý công tác lưu trữ một cách có hiệu quả. Các văn bản Luật và dưới Luật là cơ sở pháp lý để quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước. Đây là cơ sở để kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chế độ, chính sách, các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo quy định. - Thống kê nhà nước về lưu trữ Thống kê nhà nước về công tác lưu trữ nhằm bảo đảm sự quản lý chặt chẽ của nhà nước đối với công tác lưu trữ bao gồm: thống kê về TLLT, tình hình kho tàng, trang thiết bị lưu trữ, tình hình công cụ tra cứu trong lưu trữ, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu, tình hình bố trí sử dụng công chức, viên chức lưu trữ. Thông qua số liệu thống kê về TLLT, cơ quan quản lý lưu trữ sẽ nắm được số lượng, tình hình, đặc điểm, thành phần tài liệu trong các kho lưu trữ và tổng thể Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và định hình về một phông hay một kho lưu trữ cụ thể. Điều này rất cần thiết cho việc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ và chỉ đạo thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho phù hợp. Thông qua số liệu thống kê về kho tàng, trang thiết bị bảo quản tài liệu, cơ quan quản lý có thể nắm được số lượng, tình hình chất lượng của kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu nhằm có kế hoạch đầu tư kinh phí, chỉ đạo hướng dẫn các kho lưu trữ mua sắm và bổ sung những trang thiết bị cần thiết, phù hợp để quản lý tốt tài liệu, có định hướng trong việc xây dựng và hiện đại hóa các kho lưu trữ. Thông qua số liệu thống kê từ công cụ tra cứu và tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu, cơ quan lưu trữ sẽ nắm được nhu cầu, nội dung, mục đích sử dụng tài liệu, số lượng người, số lượt người có nhu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu. Từ đó, các lưu trữ có kế hoạch tổ chức xây dựng công cụ tra cứu và có các hình thức tổ chức phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu phù hợp với nhu cầu thực tế.
19 Kết quả thống kê đội ngũ CC,VC làm lưu trữ cũng giúp cho các cơ quan lưu trữ nắm được số lượng CC,VC làm lưu trữ, độ tuổi, giới tính và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Từ đó, các cơ quan có kế hoạch cụ thể trong việc tổ chức đào tạo, sắp xếp, bố trí, sử dụng CC,VC cho phù hợp. - Nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ và theo kịp sự phát triển của khoa học công nghệ, đòi hỏi đội ngũ CC,VC lưu trữ phải luôn có sự nghiên cứu, sáng tạo để có những công trình, những đề tài thực sự có ích phục vụ cho công tác lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả. Việc áp dụng những tiến bộ của khoa học và công nghệ vào công tác lưu trữ sẽ giúp các cơ quan xác định được môi trường bảo quản tài liệu phù hợp, hạn chế được những nguyên nhân gây hại cho TLLT, góp phần hiện đại hóa kho lưu trữ với các thiết bị và phương tiện bảo quản hiện đại, nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, thống kê tài liệu một cách nhanh chóng, tra tìm thông tin một cách dễ dàng, hiệu quả với thời gian nhanh nhất nhưng lại chính xác nhất và có độ tin cậy cao, đáp ứng được nhu cầu thông tin ngày càng cao cho các cơ quan, tổ chức và công dân. - Đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng CC,VC là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất đối với tất cả các ngành, các lĩnh vực. CC,VC làm lưu trữ là những người trực tiếp thực hiện những công việc liên quan đến tổ chức quản lý và sử dụng TLLT nên phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phải nắm được các quy định của nhà nước đối với công tác này và biết vận dụng vào thực tế công việc nhằm giải quyết công việc theo đúng quy trình và nội dung nghiệp vụ, đúng theo quy định của nhà nước. Trình độ chuyên môn của CC,VC lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ. Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng CC,VC là một nội dung quan trọng không thể thiếu trong nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. - Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm về pháp luật lưu trữ là một trong những nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Thông qua việc thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý lưu trữ nắm bắt được chính xác tình hình thực hiện các chế độ, chính sách, các quy định của nhà nước về công tác lưu trữ. Qua đó phát hiện ra những sai phạm, thiếu sót ngay trong chính các văn bản quy phạm