Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:162

Thêm vào BST

Báo xấu

31
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài hệ thống hóa một số nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Nghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định nội dung, thành phần hồ sơ lưu trữ của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố hà nội từ đó rút ra những ưu điểm có thể kế thừa. Trình bày những quy định của nhà nước về công tác lưu trữ đặc biệt là những quy định về trách nhiệm của các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------- Lê Thị Thúy Quỳnh XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, 2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------- Lê Thị Thúy Quỳnh XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn: PGS.TS Đào Đức Thuận XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Chủ tịch hội đồng chấm luận văn Giáo viên hướng dẫn thạc sĩ khoa học PGS. Nguyễn Văn Hàm PGS.TS. Đào Đức Thuận Hà Nội, 2019
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, các học viên, các khoá luận tốt nghiệp, luận văn của các khoá trước. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Người cam đoan Lê Thị Thúy Quỳnh
LỜI CẢM N Trong quá trình nghiên cứu luận văn cao học của mình, tôi đ nhận được nhi u sự gi p đ , góp , hướng dẫn của các giảng viên hoa ưu trữ học và uản trị Văn ph ng, Trường i học hoa học X hội và h n văn à ội, đ c biệt là .T ào ức Thuận, người đ tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Tôi c ng xin gửi lời cảm n tới l nh đ o và đồng nghiệp t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và các sở, ngành thuộc thành phố à ội đ t o đi u kiện, nhiệt tình gi p đ ch ng tôi. Do nội dung nghiên cứu c n mới và kinh nghiệm, sự hi u biết của bản th n v vấn đ này c n h n chế. Vì vậy, luận văn không tránh kh i những thiếu sót nhất định. Ch ng tôi rất mong nhận được sự góp , trao đ i của các thầy cô giáo và các b n đồng nghiệp đ luận văn được hoàn thiện h n. Xin ch n thành cảm n Hà Nội, ngày tháng năm 2019 N ỜI T ỰC IỆN Lê Thị Thúy Quỳnh
MỤC LỤC ỜI CAM OA ỜI CẢM Ơ MỤC ỤC .................................................................................................................. 1 MỞ ẦU .................................................................................................................... 4 1. do chọn đ tài .............................................................................................. 4 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................ 6 3. ối tượng, ph m vi nghiên cứu........................................................................ 7 4. hư ng pháp nghiên cứu .................................................................................. 8 5. ịch sử nghiên cứu vấn đ ............................................................................. 10 6. guồn tài liệu tham khảo ............................................................................... 12 7. óng góp của đ tài ........................................................................................ 13 8. Bố cục của đ tài ............................................................................................ 13 II. NỘI DU .......................................................................................................... 15 Chương 1. CƠ Ở Ý UẬ VÀ CƠ Ở Á Ý XÂY DỰ DA MỤC T À Ầ Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ Ở Ộ ƯU VÀO ƯU TRỮ ỊC ỬT À Ố À ỘI .................................................................. 15 1.1. C sở l luận x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 15 1.1.1. Một số khái niệm có liên quan đến đề tài ................................................ 15 1.1.2. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu .................................................. 17 1.1.3. Yêu cầu, nguyên tắc xây dựng danh mục thành phần hồ sơ .................... 27 1.1.4. Quy trình xây dựng danh mục thành phần hồ sơ ..................................... 27 1.2. C sở pháp l x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 29 1.2.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ...................................................................................................... 29 1.2.2. Khái quát chung về cơ quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội .......... 30 1.3. Thẩm quy n quản l tài liệu của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội .. 34 Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 38 1
Chương 2. CƠ Ở T ỰC TIỄ VÀ VIỆC VẬ DỤ Ý UẬ VÀO CÔ TÁC XÁC Ị T À Ầ Ồ Ơ CỦA CÁC CƠ UA CẤ Ở Ộ ƯU VÀO ƯU TRỮ ỊC ỬT À Ố À ỘI ............................. 39 2.1. Thực tr ng công tác thu thập tài liệu vào Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................................................... 39 2.1.1. Thực trạng thành phần và nội dung tài liệu của các cơ quan cấp Sở đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội ............................ 39 2.1.2. Kết quả thu thập tài liệu của các cơ quan cấp Sở thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội .................................................... 47 2.2. hu cầu khai thác tài liệu của các c quan cấp ở ............................................ 57 2.3. Thực tr ng công tác xác định Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ............................................. 59 2.4. ánh giá, nhận xét ............................................................................................. 60 2.4.1. Ưu điểm .................................................................................................... 60 2.4.2. Tồn tại, hạn chế ........................................................................................ 60 2.4.3. Nguyên nhân cơ bản ................................................................................. 62 Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 64 Chương 3. ƯỚ DẪ XÂY DỰ DA MỤC T À Ầ Ồ Ơ Ộ ƯU VÀ VẬ DỤ VÀO T ỰC TIỄ .................................................... 65 3.1. Ý nghĩa x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 65 3.2. Các căn cứ x y dựng danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ................................................................ 65 3.3. hư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ......................................................... 67 3.3.1. ựa chọn phư ng án ph n lo i cho Danh mục thành phần hồ s ................... 71 3.3.2. Cấu tr c Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 72 3.4. Cách sử dụng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội ...................................................................... 83 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 85 2
ẾT UẬ ............................................................................................................... 86 TÀI IỆU T AM ẢO ........................................................................................ 90 Ụ ỤC.......................................................................................................... 96 3
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài ưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ư ng (từ đ y gọi tắt là ưu trữ lịch sử cấp tỉnh) có nhiệm vụ thu thập, tiếp nhận, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức cấp tỉnh, cấp huyện và đ n vị hành chính - kinh tế đ c biệt không thuộc các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu của lưu trữ lịch sử ở Trung ư ng. c biệt tài liệu hình thành trong ho t động của các c quan cấp Sở thuộc UB D cấp tỉnh có nội dung phong ph , chứa đựng các thông tin v chủ trư ng, đường lối, chính sách của ảng và pháp luật của nhà nước, tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, x hội của địa phư ng; V lo i hình tài liệu tư ng đối đa d ng, gồm đầy đủ các lo i tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi m, ghi hình và tài liệu điện tử; trong đó tài liệu hành chính mang tính ph biến. hối tài liệu này ngoài đảm bảo thông tin cho ho t động quản l , đi u hành, sản xuất, nghiên cứu khoa học cho các c quan, t chức mà c n là nguồn sử liệu quan trọng, là một bộ phận hợp thành hông lưu trữ quốc gia Việt am. Trong thời gian qua uốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành... đ ban hành tư ng đối đầy đủ hệ thống văn bản quy định v công tác lưu trữ t i các c quan nói chung và ưu trữ lịch sử nói riêng nhằm tăng cường việc thu thập, sưu tầm và quản l khoa học tài liệu lưu trữ. hưng các quy định đó mới chỉ đ cập ở những nguyên tắc mang tính chung nhất trong việc quản l tài liệu lưu trữ như quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ c bản của công tác lưu trữ; c n những quy định v thành phần hồ s nộp lưu của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử các cấp chưa được quy định cụ th bằng những văn bản quy ph m pháp luật bắt buộc thi hành, chỉ mới dừng l i ở một số văn bản hướng dẫn mà có nhi u nội dung chưa cụ th , chưa sát với 4
thực tế hiện nay. Vì vậy, trong một thời gian tư ng đối dài t i Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội (được thành lập năm 1996), công tác nộp lưu tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu c n rất nhi u h n chế, đó là tài liệu đến h n nộp lưu nhưng chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử tồn đọng với số lượng tư ng đối lớn; tài liệu bị ph n tán nhi u n i, chưa được tập trung quản l thống nhất. Có nhi u nguyên nh n dẫn đến tình tr ng trên, nhưng nguyên chính và chủ yếu nhất là t chức bộ máy quản l nhà nước v công tác lưu trữ không n định; các văn bản quy định v công tác lưu trữ thường xuyên thay đ i; một số Bộ, ngành chưa ban hành Bảng thời h n bảo quản tài liệu chuyên ngành nên các c quan, t chức ở địa phư ng chưa xác định thời h n bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của c quan mình chính xác; một số c quan, t chức chưa chấp hành nghiêm các quy định của hà nước v công tác văn thư, lưu trữ; công chức, viên chức làm công tác lưu trữ c n h n chế v chuyên môn, nghiệp vụ; Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội không nắm được thành phần, tài liệu của các c quan, t chức thuộc nguồn nộp lưu phải nộp lưu vào ưu trữ lịch sử... hững nguyên nh n trên đ ảnh hưởng đến quá trình thực hiện nguyên tắc quản l tập trung, thống nhất và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Việc nghiên cứu x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ c quan c ng như lưu trữ lịch sử là một trong những nhiệm vụ c bản của công tác lưu trữ; gi p cho công tác thu thập, b sung tài liệu được thực hiện một cách chủ động, khoa học; đồng thời gi p cho các c quan lưu trữ quản l ch t chẽ, khoa học và đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình ho t động của các c quan, t chức đ từ đó lựa chọn được những tài liệu có giá trị, thành phần hồ s , tài liệu hoàn chỉnh ho c tư ng đối hoàn chỉnh đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ c quan và lưu trữ lịch sử. 5
Vì vậy, x y dựng Danh mục thành phần hồ s chủ yếu của các c quan, t chức thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay là một vấn đ cấp bách và có nghĩa v m t l luận c ng như thực tiễn, nó là c sở đ tham mưu gi p UB D Thành phố ban hành uy định v Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội; là c sở đ định hướng các c quan cấp ở căn cứ vào đó đ chỉnh l khoa học và thực hiện giao nộp tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Xuất phát từ l do trên, tôi chọn đ tài: “Xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội” làm đ tài luận văn cao học chuyên ngành ưu trữ học, với mong muốn nhằm tăng cường h n nữa hiệu quả công tác thu thập, b sung và quản lý khoa học tài liệu lưu trữ trong ưu trữ lịch sử thành phố; không ngừng hoàn thiện thành phần, tài liệu nộp lưu có giá trị, đáp ứng ngày càng tốt h n yêu cầu bảo quản, khai thác và t chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2.1. Mục tiêu nghiên cứu tài của ch ng tôi nhằm giải quyết 2 mục tiêu c bản sau đ y: Một là: h n tích c sở khoa học v việc x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. Hai là: xuất uy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở cần nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - ghiên cứu l luận và thực tiễn công tác thu thập, b sung tài liệu; - ghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phư ng pháp tiêu chuẩn xác định nội dung, thành phần hồ s lưu trữ của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội từ đó r t ra những ưu đi m có th kế thừa. - ghiên cứu những quy định của nhà nước v công tác lưu trữ đ c biệt là những quy định v trách nhiệm của các lưu trữ c quan, lưu trữ lịch sử; 6
- hảo sát, đánh giá thực tr ng công tác thu thập, b sung tài liệu vào Trung t m ưu trữ ịch sử thành phố. - Trên c sở đó đ xuất một số giải pháp x y dựng và biện pháp sử dụng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở cần giao nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tượng nghiên cứu của đề tài tài tập trung nghiên cứu các tiêu chuẩn thành phần hồ s hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở c ng như quy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. 3.2. Phạm vi nghiên cứu - h m vi v nội dung nghiên cứu: tài tập trung nghiên cứu quy trình và phư ng pháp x y dựng Danh mục thành phần hồ s hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. - h m vi v thời gian nghiên cứu: tài tập trung nghiên cứu tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình ho t động của các c quan cấp ở từ năm 2008 đến 2018 (thời đi m à ội mở rộng địa giới hành chính). - Ph m vi v không gian nghiên cứu: tài tập trung vào đối tượng là các c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội gồm các c quan ở và c quan ngang Sở. Các c quan cấp Sở thuộc UBND thành phố Hà Nội theo Nghị định 24/2014/ -CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định t chức các c quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư ng, t i i u 8, bao gồm các Sở sau: + Sở Nội vụ; + Sở Tư pháp; + Sở Kế ho ch và đầu tư; 7
+ Sở Tài chính; + Sở Công thư ng; + Sở Nông nghiệp và Phát tri n nông thôn; + Sở Giao thông vận tải; + Sở Xây dựng; + Sở Tài nguyên và Môi trường; + Sở Thông tin và Truy n thông; + Sở ao động - Thư ng binh và x hội; + Sở Văn hóa và Th thao; + Sở Khoa học và Công nghệ; + Sở Giáo dục và ào t o; + Sở Y tế; + Thanh tra Thành phố Hà Nội; + Văn ph ng UB D thành phố Hà Nội; Các sở đ c thù được thành lập của UBND thành phố Hà Nội + Sở Ngo i vụ; + Sở Quy ho ch - Kiến trúc; + Ban Dân tộc. Sở mới thành lập: + Sở Du lịch. 4. Phương pháp nghiên cứu thực hiện đ tài này, chúng tôi sử dụng các phư ng pháp sau: - hư ng pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin. hư ng pháp biện chứng: Trên c sở quan đi m của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử đ làm rõ mối quan hệ biện chứng giữa lý luận và thực tiễn của công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Vận dụng phư ng pháp luận Mac xít vào xác định thành phần hồ s , tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, xây dựng các tiêu chí xác định được thành phần hồ s có giá trị đ lựa chọn, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. 8
- hư ng pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng nguyên tắc phư ng pháp luận của ưu trữ học Mác xit như: guyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện t ng hợp vào xác định giá trị, thu thập, b sung, phân lo i, v.v... cho tài liệu và xây dựng Danh mục thành phần hồ s cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Và một số phư ng pháp nghiên cứu cụ th sau đ y: - hư ng pháp hệ thống: là một phư ng pháp c bản được ch ng tôi sử dụng trong quá trình thực hiện đ tài. Thực tế khi lựa chọn hồ s , tài liệu lưu trữ có giá trị, nhất là tài liệu chuyên môn trong hệ thống tài liệu của một c quan, t chức cần nộp vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội, ch ng tôi đ đ t tài liệu trong hệ thống nhất định đ xem xét, đánh giá các m t, mối liện hệ khác nhau của tài liệu trong cùng một hệ thống ho c với hệ thống khác. - hư ng pháp ph n tích chức năng: hư ng pháp này được ch ng tôi vận dụng trong xác định vai tr , vị trí và tầm quan trọng của tài liệu hình thành trong ho t động của c quan, t chức; vị trí, chức năng, nhiệm vụ của c quan thuộc nguồn nộp lưu trong hệ thống bộ máy nhà nước cấp tỉnh, từ đó xác định thành phần hồ s , tài liệu cần nộp lưu. - hư ng pháp khảo sát, thống kê, t ng hợp: à một phư ng pháp không th thiếu trong khi thực hiện đ tài. hư ng pháp này gi p ch ng tôi tiến hành khảo sát tình hình thực tế tài liệu lưu trữ của các c quan cấp ở thuộc UB D thành phố à ội thuộc nguồn nộp lưu; lấy kiến trao đ i, tham khảo kiến của l nh đ o và công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. Trên c sở đó đưa ra những kết luận, nhận xét v công tác nộp lưu tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. - hư ng pháp ph n tích t ng hợp: hững kết quả thu thập được trong quá trình đi u tra, khảo sát thực tế sẽ được ch ng tôi t ng hợp, ph n tích, đánh giá đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. 9
- hư ng pháp sử liệu học: ua các phư ng pháp ph n tích sử liệu đ giải quyết đ ng đắn các vấn đ đ t ra trong xác định giá trị tài liệu, độ ch n thực của tài liệu lưu trữ. - hư ng pháp so sánh: được sử dụng đ so sánh giữa l luận và thực tiễn v xác định thành phần hồ s , tài liệu của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội; ối chiếu giữa thực tiễn thực hiện công tác nộp lưu t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội với quy định của pháp luật và c sở l luận v lưu trữ. hư ng pháp này c n được sử dụng trong việc đối chiếu, tham khảo có chọn lọc các vấn đ tư ng ứng từ các nghiên cứu trước. - hư ng pháp ph ng vấn: Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi trao đ i, tham khảo kiến của một số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ t i một số ở thuộc nguồn nộp lưu v thực hiện công tác giao nộp tài liệu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Theo tìm hi u của chúng tôi, vấn đ nghiên cứu v x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp là vấn đ thu h t được sự quan t m của đ được các c quan, t chức và cá nh n ở trong nước và nước ngoài đ cập đến như sau: Trên thế giới hầu hết các nước đ u có những quy định v công tác thu thập, b sung tài liệu, trong đó có quy định v thành phần và nội dung tài liệu phải giao nộp vào các lưu trữ. Cụ th như năm 1973, nhằm n ng cao chất lượng công tác giao nộp tài liệu vào các viện lưu trữ, bảng kê những tài liệu thuộc diện nộp lưu vào các Viện lưu trữ hà nước iên xô được ban hành. Bảng kê này là công cụ đ xác định nguồn và thành phần hồ s nộp lưu, trợ gi p cho công tác thu thập, b sung tài liệu của các viện lưu trữ hà nước. Ở Việt am, việc x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ đ được nhi u c quan, tác giả nghiên cứu. áng ch là đ tài của Cục 10
Văn thư và ưu trữ nhà nước: “ ghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản l nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm: guyễn uang ệ, 1993; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T . guyễn Minh hư ng, 1995; đ tài “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm T . guyễn Minh hư ng, 1997; đ tài “Báo cáo nghiên cứu xây dựng danh mục các cơ quan và thành phần tài liệu lưu trữ phải nộp vào lưu trữ cơ quan”, chủ nhiệm T . Dư ng Văn hảm, 2001; Một số bài viết đăng trên T p chí Văn thư ưu trữ Việt am c ng đ cập đến thành phần tài liệu nộp lưu như bài viết “Một số kinh nghiệm v công tác sưu tầm, thu thập, b sung tài liệu lưu trữ” của tác giả guyễn Thị Trà (số 3, năm 2005); bài viết Một số vấn đề về xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo tinh thần Luật Lưu trữ của .T ào ức Thuận, T p chí Văn thư ưu trữ Việt am, số 4, năm 2017. Một số luận văn th c sĩ chuyên ngành lưu trữ c ng chọn đ tài xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu đ nghiên cứu, như đ tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện ủy” của học viên guyễn gọc u , năm 2008; đ tài “Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ” của học viên guyễn Trọng Biên, 2002; đ tài “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở nội vụ” của học viên oàng Tùng hong, năm 2011; đ tài: “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của học viên ỗ ê Minh, năm 2014; “Xác định Danh mục hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế cần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia” của học viên inh Thị ành, năm 2014… 11
Các đ tài, bài viết nêu trên đ đ cập và coi trọng công tác thu thập, xác định giá trị tài liệu, x y dựng bảng kê tài liệu hình thành trong ho t động của một số c quan nhất định cần nộp vào lưu trữ, nhưng không đi s u nghiên cứu thành phần, nội dung hồ s hình thành trong ho t động của các c quan thuộc nguồn nộp lưu vào ưu trữ lịch sử cấp tỉnh. ua kết quả khảo sát các nguồn tư liệu hiện có, chúng tôi nhận thấy vấn đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan nộp lưu vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử đ được một số ít công trình đ cập đến, tuy nhiên trên thực tế số lượng các công trình nghiên cứu v vấn đ này chưa thực sự đầy đủ, hệ thống và toàn diện, có nghĩa là chưa bao trùm toàn bộ các lĩnh vực ho t động mà chỉ lẻ tẻ ở một số c quan cụ th . Vì vậy, đ tài mà chúng tôi lựa chọn không có sự trùng l p với bất cứ công trình nào đ nghiên cứu trước đó. ế thừa kết quả nghiên cứu của các đ tài, ch ng tôi đ chọn hướng nghiên cứu là xác định Danh mục thành phần hồ s hình thành trong ho t động của các c quan cấp ở nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Thực hiện đ tài này, chúng tôi đ tham khảo các nguồn tư liệu sau: - Các giáo trình luận và nghiệp vụ của các học giả, các trường i học trong nước. - Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quy n h n và c cấu t chức của các c quan cấp ở thuộc UB D thành phố à ội và Trung tâm ưu trữ lịch sử Thành phố; - Các văn bản chỉ đ o, hướng dẫn đang có hiệu lực của uốc hội, Chính phủ, Bộ ội vụ, Cục Văn thư và ưu trữ nhà nước v công tác văn thư, lưu trữ. - Các đ tài, đ án nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, các bài viết đăng trên các t p chí, sách chuyên khảo liên quan đến công tác thu thập, b sung tài liệu, công tác xác định thành phần hồ s nộp lưu vào lưu trữ c quan và lưu trữ lịch sử. 12
- Các báo cáo v công tác văn thư lưu trữ hàng năm, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ hàng năm, mục lục hồ s các phông đang bảo quản t i Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội. - ồ s , tài liệu của các ở đang lưu trữ t i Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố à ội. - hai thác tư liệu liên quan đến đ tài trên m ng internet…. 7. Đóng góp của đề tài - Luận văn hoàn thành sẽ góp phần giải quyết được vấn đ thực tiễn trong công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và thu thập hồ s , tài liệu nộp lưu vào Trung tâm ưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội của các c quan cấp Sở thuộc UBND Thành phố Hà Nội. - ết quả nghiên cứu sẽ gi p Chi cục Văn thư - ưu trữ tham khảo, tham mưu cho ở ội vụ đ x y dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu vào ưu trữ lịch sử Thành phố, c ng như chỉ đ o thực hiện công tác thu thập, b sung tài liệu vào lưu trữ có hiệu quả; là công cụ gi p công chức, viên chức làm công tác chuyên môn, làm công tác lưu trữ lựa chọn đ ng thành phần hồ s nộp lưu, hoàn thiện hồ s trước khi giao nộp vào ưu trữ c quan, ưu trữ lịch sử theo đ ng quy định của uật ưu trữ. - hững nghiên cứu của đ tài sẽ góp phần làm phong ph thêm l luận và thực tiễn v công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, b sung tài liệu lưu trữ nói riêng. 8. Bố cục của đề tài goài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung của luận văn gồm 3 chư ng: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Trong chư ng này, chúng tôi trình bày khái quát v đối tượng nghiên cứu của luận văn là các c quan cấp ở; c sở l luận của đ tài, đưa ra các 13
nguyên tắc, tiêu chuẩn và phư ng pháp trong xác định giá trị tài liệu; c sở pháp l v thẩm quy n, trách nhiệm của Trung t m ưu trữ lịch sử thành phố à ội, các c quan cấp ở trong việc thực hiện giao và nhận tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử. ồng thời t i chư ng này, chúng tôi c ng trình bày hệ thống các văn bản quy định v chức năng, nhiệm vụ của ưu trữ lịch sử trong việc thu thập tài liệu lưu trữ nhằm xác định thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử thành phố à ội hiện nay. Chương 2: Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác định thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Trong chư ng này, chúng tôi nêu c sở thực tiễn đ xác định Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp Sở; thực tr ng công tác thu thập hiện nay, đánh giá những việc đ làm được, những tồn t i cần khắc phục. Từ đó cho thấy sự cần thiết phải xây dựng Danh mục thành phần hồ s nộp lưu. Chương 3: Hướng dẫn xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ nộp lưu và vận dụng Danh mục thành phần hồ sơ vào thực tiễn Chư ng này chúng tôi đưa ra phư ng pháp và quy trình x y dựng Danh mục thành phần hồ s của các c quan cấp ở thuộc diện nộp lưu vào ưu trữ lịch sử Thành phố và dự thảo Danh mục cụ th . hoàn thành đ tài này, chúng tôi xin ch n thành cảm n sự gi p đ , hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo hoa ưu trữ học và uản trị văn ph ng thuộc Trường i học hoa học x hội và h n văn, i học uốc gia à ội; các đồng nghiệp đang công tác t i Chi cục Văn thư - ưu trữ và đ c biệt .T ào ức Thuận, người hướng dẫn chúng tôi thực hiện đ tài này. Do trình độ bản th n và đi u kiện thời gian c n có h n, đ tài chắc chắn không tránh kh i thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được kiến góp của các thầy cô giáo, đồng nghiệp và b n đọc. 14
Chương 1. C SỞ LÝ LUẬN VÀ C SỞ P ÁP LÝ XÂY DỰN DAN MỤC THÀNH PHẦN ỒS CỦA CÁC C QUAN CẤP SỞ NỘP L U VÀO L U TRỮ LỊC SỬ T ÀN P Ố À NỘI 1.1. Cơ sở lý luận xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ của các cơ quan cấp Sở nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố à Nội. 1.1.1. Một số khái niệm có liên quan đến đề tài - Hồ sơ: Hồ s là một khái niệm đ được nêu ra trong nhi u văn bản của hà nước như uật, háp lệnh, ghị định, Thông tư,... Trong ghị định số 110/2004/ -C ngày 08/4/2004 của Chính phủ v công tác văn thư, khái niệm “hồ s ” được định nghĩa như sau “ ồ s là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có một (ho c một số) đ c đi m chung như tên lo i văn bản; c quan, t chức ban hành văn bản; thời gian ho c những đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc ph m vi chức năng, nhiệm vụ của một c quan, t chức ho c của một cá nh n”. T i uật ưu trữ số 01/2011/ 13 ngày 11/11/2011 giải thích v hồ s : “ ồ s là một tập tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có đ c đi m chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc ph m vi chức năng, nhiệm vụ của c quan, t chức, cá nh n”. Theo Tiêu chuẩn I O 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ s như sau “Thông tin do t chức ho c cá nh n t o lập, tiếp nhận và duy trì đ làm bằng chứng và thông báo theo trách nhiệm pháp l ho c trong các giao dịch công việc”. Trong giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của . Vư ng ình uy n đưa ra định nghĩa v hồ s như sau: “ ồ s là một tập văn bản (ho c một văn bản) có liên quan v một vấn đ , sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đ sự việc đó ho c được kết hợp l i do có những đi m giống nhau v hình thức như cùng lo i văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [18,93]. 15
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng ội vụ xuất bản năm 2009, khái niệm hồ s được định nghĩa: “ ồ s là một tập văn bản (ho c một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau v một vấn đ , một sự việc, một đối tượng cụ th ho c có một (ho c một số) đ c đi m chung như: tên lo i văn bản, c quan, t chức ban hành văn bản, thời gian ho c những đ c đi m khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc ph m vị chức năng, nhiệm vụ của một c quan, t chức ho c của một cá nh n”[3,90]. hư vậy, các khái niệm v hồ s nêu trên chưa có sự đồng nhất v nội hàm c ng như cách diễn đ t. ó là hồ s là một văn bản hay một tập văn bản ho c hồ s là một tập văn bản hay một tập tài liệu (khái niệm v hồ s và tài liệu khác nhau). Vì vậy, đ thống nhất ta sử dụng hồ s theo khái niệm đ được nêu trong văn bản quy ph m pháp luật cao nhất là uật ưu trữ 2011. - Danh mục: Theo Từ điển Tiếng Việt của Trung t m Từ đi n học (Vietlex) định nghĩa: Danh mục là Bản ghi theo ph n lo i từng mục cụ th [29,311]. - Danh mục thành phần hồ sơ: là Bảng kê có hệ thống tên, nội dung các hồ s , nhóm hồ s chủ yếu hình thành trong ho t động của các c quan, t chức. - Cơ quan cấp Sở: ở là c quan thuộc Ủy ban nh n d n cấp tỉnh; thực hiện chức năng tham mưu, gi p Ủy ban nh n d n cấp tỉnh quản l nhà nước v ngành, lĩnh vực ở địa phư ng theo quy định của pháp luật và theo ph n công ho c ủy quy n của Ủy ban nh n d n cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh n d n cấp tỉnh. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội gồm các ở và c quan ngang ở (không bao gồm: Ban uản l các hu công nghiệp, hu công nghệ cao, hu kinh tế và Ban uản l có tên gọi khác thuộc Ủy ban nhân dân thành phố à ội; Văn ph ng oàn i bi u uốc hội và ội đồng nh n d n thành phố à ội; các đ n vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nh n d n thành phố à ội và các t chức thuộc c quan Trung ư ng được t chức theo ngành dọc đ t t i à ội). 16