Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nguyên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

44
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là Phân tích được các cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý đối với việc xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. Đề tài nhằm mục tiêu đưa ra bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nguyên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ LÊ MINH NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành : Lƣu trữ học Hà Nội - 2014
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ĐỖ LÊ MINH NGHIÊN CỨU XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRỰC THUỘC VĂN PHÕNG TRUNG ƢƠNG ĐẢNG THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG CHUYÊN NGÀNH : LƢU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. NGUYỄN LỆ NHUNG Hà Nội – 2014 2
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích. Công trình này chưa được tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Đỗ Lê Minh 3
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT DÙNG TRONG LUẬN VĂN 1. APSC Chi nhánh An Phú 2. BBT Ban Bí thư 3. BCHTW Ban Chấp hành Trung ương 4. BCT Bộ Chính trị 5. KLTTW Kho Lưu trữ Trung ương 6. MTV Một thành viên 7. TNHH Trách nhiệm hữu hạn 8. TW Trung ương 9. VPTW Văn phòng Trung ương 4
MỤC LỤC --- Mở đầu 1. Lý do chọn đề tài 7 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 7 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 9 5. Các nguồn tài liệu tham khảo 9 6. Phương pháp nghiên cứu 10 7. Đóng góp của đề tài 11 8. Bố cục của đề tài 11 Nội dung Chương 1. Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý để xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu và Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 12 1.1. Tổng quan về doanh nghiệp và các đặc điểm hoạt động của công ty trách nhiệm hữu hạn hiện nay 12 1.2. Cơ sở lý luận 15 1.2.1. Nguyên tắc trong xác định giá trị tài liệu 16 1.2.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu 18 1.2.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 20 1.3. Cơ sở pháp lý 21 1.3.1. Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng 21 1.3.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu tài liệu và Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 27 1.3.3. Hệ thống văn bản quy định nhiệm vụ thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 33 1.3.4. Vai trò của Văn phòng Trung ương Đảng đối với công tác thu thập tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc 37 Chương 2. Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 41 5
2.1. Sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng và lãnh đạo các doanh nghiệp đối với công tác lưu trữ nói chung và công tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng 41 2.2. Thực trạng công tác thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 47 2.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 47 2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 51 2.3. Nhu cầu khai thác tài liệu của các đơn vị, cá nhân thuộc các doanh nghiệp và các đơn vị, tổ chức thuộc Văn phòng Trung ương Đảng 58 2.4. Đánh giá, nhận xét 60 Chương 3. Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng 66 3.1. Các căn cứ để xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 66 3.2. Mục tiêu xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 68 3.3. Yêu cầu của việc xây dựng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 69 3.4. Phương pháp xây dựng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 70 3.4.1. Lựa chọn phương án phân loại cho bản danh mục thành phần tài liệu 72 3.4.2. Cấu trúc của bản danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu và kho lưu trữ TW Đảng 75 3.5. Ban hành bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ TW Đảng 79 3.6. Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW 80 3.7. Cách sử dụng danh mục tài liệu của các doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ VPTW Đảng 89 Kết luận 91 Tài liệu tham khảo 95 Phụ lục 98 6
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việc xác định thành phần tài liệu cần nộp lưu là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ, có ý nghĩa đặc biệt đối với việc thu thập tài liệu vào bảo quản và lưu giữ lâu dài tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng. Đến nay, các kho lưu trữ Đảng từ trung ương tới địa phương đều chưa có danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ; gây nhiều khó khăn cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu. Chính vì vậy, việc nghiên cứu thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp bách và thiết thực. Do đó, tôi chọn đề tài : “Nguyên cứu xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp cao học, vừa để phục vụ trực tiếp cho công tác của bản thân, đồng thời góp phần vào việc tối ưu hoá thành phần tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đảng, thành phần phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam nói chung. 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: - Phân tích được các cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý đối với việc xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. - Đề tài nhằm mục tiêu đưa ra bản danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. * Nhiệm vụ nghiên cứu: 7
- Nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu. - Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu và công tác quản lý tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. + Xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. + Xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: + Lý luận về công tác thu thập, bổ sung tài liệu và việc áp dụng lý luận vào công tác lưu trữ Đảng. + Hệ thống tổ chức các đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt là các doanh nghiệp trực thuộc. + Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng. - Phạm vi nghiên cứu: + Đề tài chỉ nghiên cứu trong phạm vi các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. + Khảo sát thực tế tài liệu tại ba doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng: Công ty in Tiến Bộ, Công ty An Phú, Công ty Hồ Tây giai đoạn 1997 – 2012. + Bên cạnh đó, trong phạm vi đề tài tác giả chỉ đi sâu vào khảo sát, đánh giá công tác giao nộp, thu thập bổ sung tài liệu của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thuộc VPTW hiện nay chứ không đi sâu vào tìm hiểu từng nghiệp vụ công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này. 8
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề nghiên cứu về công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu cũng được nhiều cơ quan, tác giả ở nước ta đã nghiên cứu như : Đề tài của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước: “Nghiên cứu xác định nguồn và thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS. Nguyễn Cảnh Đương, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu quản lý Nhà nước cần nộp vào lưu trữ tỉnh”, chủ nhiệm : Nguyễn Quang Lệ, 1993; “Nghiên cứu nguồn và thành phần tài liệu bản đồ cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS.Nguyễn Minh Phương, 1997; “Cơ sở khoa học để xác định nguồn bổ sung tài liệu ảnh có giá trị lưu trữ vĩnh viễn” chủ nhiệm: Lã Thị Hồng, 1989; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu nghiên cứu khoa học phải nộp vào Lưu trữ Quốc gia”, chủ nhiệm: TS. Nguyễn Minh Phương, 1995... Tuy nhiên, các bài viết, đề tài trên chỉ đề cập đến vấn đề nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ của các cơ quan nhà nước. Đối với công tác xác định thành phần tài liệu nộp lưu của các cơ quan Đảng, cũng đã có một số tác giả nghiên cứu như : Đề tài “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng”, TS. Nguyễn Lệ Nhung, 2000; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ”, Nguyễn Ngọc Quý, 2009. Tuy nhiên, các đề tài này cũng chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu và đưa ra danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các các cơ quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng chứ không đề cập đến thành phần tài liệu nộp lưu của các doanh nghiệp trực thuộc hệ thống Đảng vốn có rất nhiều điểm khác biệt so với các cơ quan, tổ chức Đảng khác. 5. Các nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, chúng tôi tham khảo các nguồn tài liệu sau : - Các giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước; 9
- Các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước, của doanh nghiệp về tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ; - Các công trình nghiên cứu của các học giả, các đề tài luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học của các sinh viên, học viên hiện đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng; - Các sách chuyên khảo, quy định của các nước trên thế giới về tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ doanh nghiệp; - Các bản tham luận tại các Hội thảo khoa học, các bài viết đăng tải trên tạp chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ; - Các website chuyên ngành có liên quan. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu của Lưu trữ học. Lưu trữ học là bộ môn khoa học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề thực tiễn của hoạt động lưu trữ Việt Nam. Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Những nguyên tắc này là kim chỉ nam chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nước ta. Phương pháp này đã định hướng cho đề tài về mặt lý luận. - Phương pháp khảo sát thực tiễn. Sử dụng phương pháp này, tác giả có thể nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp thuộc VPTW thông qua khảo sát tình hình thực tế tại 10
doanh nghiệp, qua đó đưa ra được những kết quả thực tế đúng đắn và đầy đủ, khái quát nhất. - Phương pháp phân tích tổng hợp. Sau khi sử dụng tất cả các phương pháp trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả phải sử dụng triệt để, để có thể đưa ra được bảng danh mục thành phần tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ VPTW Đảng. Đồng thời, sử dụng phương pháp này giúp tác giả lựa chọn được các thông tin bổ trợ hữu ích từ thực tiễn cũng như trong lý luận và các nghiên cứu trước đó để tổng hợp, phân loại, đánh giá thông tin. Từ đó có thể đưa ra những lý luận xác đáng làm cơ sở cho việc hình thành bảng danh mục. - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. Đây là một phương pháp rất cần thiết và quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài. Nhờ phương pháp này mà tác giả có được những nhận định, đánh giá khách quan cho nghiên cứu của mình. 7. Đóng góp của đề tài - Góp phần giải quyết các yêu cầu thực tế về việc xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, phần nội dung đề tài gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý để xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. Chương này trình bày khái quát về cơ sở lý luận, đưa ra nguyên tắc và phương pháp; cơ sở pháp lý về xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng. - Chương 2: Cơ sở thực tiễn và việc vận dụng lý luận vào công tác xác định thành phần tài liệu của các doanh nghiệp thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. 11
Chương này nêu thực trạng nộp lưu tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, đánh giá những việc đã làm được và tồn tại, sự cần thiết phải xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu. - Chương 3: Danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. Chương này đưa ra bản danh mục cụ thể. 12
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÁC ĐỊNH THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THUỘC DIỆN NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG 1.1. Tổng quan về doanh nghiệp và các đặc điểm hoạt động của công ty trách nhiệm hữu hạn hiện nay Tại Điều 4, Luật doanh nghiệp năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009 định nghĩa doanh nghiệp như sau: “Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh”. Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước hoặc theo nhu cầu của xã hội. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng nhằm mục đích sinh lời, thu được lợi nhuận. Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm của doanh nghiệp: Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức. Sự liên kết đó được biểu hiện dưới nhiều hình thức văn bản: Điều lệ, nội quy, quy chế, thoả thuận... để thực hiện các mục tiêu nhất định nhất là mục đích kinh doanh để có lợi nhuận. Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Trên cơ sở những đặc điểm của doanh nghiệp, chúng ta có rất nhiều cách phân loại doanh nghiệp. Hiện nay, ở nước ta đang tồn tại nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, được phân loại theo một số tiêu chí như: Phân loại theo tính chịu trách nhiệm; Phân loại theo tư cách pháp lý của doanh nghiệp; Phân loại theo quy mô vốn điều lệ; 13
Phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp... Nếu phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp thì có các doanh nghiệp với các tên gọi: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), Công ty cổ phần (CTCP), công ty hợp doanh, doanh nghiệp tư nhân và các tập đoàn kinh tế. Đối với loại hình công ty TNHH, hiện nay được chia thành 2 loại là công ty TNHH một thành viên và công ty TNHH hai thành viên trở lên. Tại điều 63 Luật Doanh nghiệp quy định về Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên như sau: 1. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là doanh nghiệp do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu (sau đây gọi là chủ sở hữu công ty); chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. 2. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 3. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không được quyền phát hành cổ phần”. Theo quy định của nhà nước, thành viên công ty có thể là cá nhân hoặc một tổ chức. Thành viên duy nhất này là chủ sở hữu công ty. Nếu như trước đây công ty TNHH một thành viên là một tổ chức thì bây giờ pháp luật nước ta lại thừa nhận chủ sở hữu công ty là một cá nhân. Chính sự thừa nhận này tạo ra ưu thế riêng cho công ty TNHH một thành viên so với loại hình doanh nghiệp tư nhân. Như thế là phù hợp với quan điểm của một số nước phát triển trên thế giới như Bộ luật dân sự Pháp quy định “Công ty có thể được thành lập trong những trường hợp do luật định bằng hành vi và ý chí của chỉ một người”. Luật Đức quy định “Công ty TNHH do một hoặc nhiều người sáng lập trên cơ sở những quy định của luật và theo đó có mục đích hoạt động được pháp luật cho phép”. Công ty TNHH một thành viên là một pháp nhân. Cá nhân hay tổ chức thành lập công ty TNHH một thành viên đều được coi là có tư cách pháp nhân tức là đáp ứng đầy đủ các điều kiện mà pháp luật quy định đó là được thành lập hợp pháp, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó nhân danh mình và các quan hệ pháp luật một cách độc lập. 14
Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. Công ty TNHH một thành viên không được quyền phát hành cổ phiếu để công khai huy động vốn và quyển sở hữu bị hạn chế. Cơ cấu của các công ty TNHH tùy thuộc vào điều lệ của công ty quy định. Tuy nhiên về cơ bản cơ cấu của công ty TNHH thường bao gồm: Hội đồng Quản trị, Chủ tịch Hội đồng Quản trị, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc, Ban Kiểm soát và phía dưới là các phòng ban chuyên môn giúp việc... Như vậy, điểm khác biệt duy nhất giữa công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn có ít nhất hai thành viên là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên chỉ có một thành viên duy nhất và thành viên này phải là một tổ chức có tư cách pháp nhân. Lợi thế của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên là chủ sở hữu công ty có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty. Tuy nhiên, loại hình công ty này cũng có hạn chế là các cá nhân không được phép thành lập loại hình công ty này, chỉ có một số chủ thể có tư cách pháp nhân như các tổ chức chính trị xã hội, công ty cổ phần, công ty nhà nước… mới được thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Ở trong phạm vi đề tài này, chúng tôi chỉ nhắc đến các công ty TNHH một thành viên được thành lập và chịu sự quản lý của VPTW Đảng, bao gồm: Công ty TNHH một thành viên In Tiến Bộ, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên An Phú, Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên. 1.2. Cơ sở lý luận để xây dựng bảng danh mục thành phần tài liệu các doanh nghiệp thuộc diện nộp lƣu vào kho lƣu trữ TW Đảng Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Kho lưu trữ TW Đảng là xác định những nhóm tài liệu của Đảng có ý nghĩa chính trị, lịch sử, khoa học thuộc diện phải chuyển giao vào kho lưu trữ TW Đảng để bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, nhằm lưu giữ tốt nhất những di sản văn hoá của Đảng, phục vụ lợi ích chung của toàn Đảng, toàn dân [19,tr.9]. Danh mục thành phần tài liệu là bản mục lục kê các nhóm tài liệu của cơ quan tổ chức Đảng (ở đây bao gồm của 3 cơ quan doanh nghiệp của VPTW Đảng) hình thành 15
trong quá trình hoạt động. Nó giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu, bổ sung và quản lý những tài liệu có giá trị được dự kiến bảo quản vĩnh viễn và lâu dài trong kho Lưu trữ Đảng được dễ dàng, thuận tiện và có hiệu quả. Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu là một công cụ trong hệ thống công cụ xác định giá trị tài liệu. Danh mục này được xây dựng trong quá trình và trên cơ sở kinh nghiệm làm việc với tài liệu trong lĩnh vực xác định giá trị trên cơ sở vận dụng những nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu vào thực tế, có nghĩa nó liên quan chặt chẽ với sự phát triển của lý luận và thực tiễn công tác xác định giá trị. 1.2.1. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu Xác định nguồn và thành phần tài liệu trong lưu trữ nói chung phải tuân thủ những nguyên tắc của lưu trữ học Mác xít, bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp, những nguyên tắc này là phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình nghiên cứu giải quyết vấn đề xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào một lưu trữ nhất định và thành phần tài liệu của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu phải đưa vào lưu trữ. Tuy nhiên, những nguyên tắc này mới chỉ đưa ra những phương hướng nhận thức khoa học còn việc xác định cụ thể như thế nào phải căn cứ vào những phương pháp, tiêu chuẩn cụ thể và không giống nhau giữa hai đối tượng “lựa chọn nguồn” và “lựa chọn thành phần tài liệu”. Bên cạnh đó, nguyên tắc này còn phụ thuộc một phần vào đặc điểm nội dung, thành phần tài liệu của các cơ quan, đơn vị lập danh mục, ở đây chúng ta xét đến khối tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng Trung ương Đảng. Có thể hình dung một cách đơn giản, lý luận của lưu trữ học đã chỉ ra con đường nhưng để đi hết con đường ấy cần có những biện pháp cụ thể, được ví như cách thức mà chúng ta sẽ đi từ điểm khởi đầu đến điểm kết thúc của con đường. Bằng cách ứng dụng linh hoạt, sáng tạo các nguyên tắc của lưu trữ học mác xít sẽ cho chúng ta hiểu sâu sắc bản chất của các loại tài liệu, các thuộc tính của chúng, mối quan hệ qua lại giữa chúng với đời sống hiện thực, các yêu cầu về mặt kinh tế, xã hội, lịch sử… Những hiểu biết đó là tiền đề quan trọng giúp các cán bộ lưu trữ quyết định lựa chọn các hồ sơ nộp lưu vào kho Lưu trữ văn phòng TW Đảng, phục vụ nhu cầu trước mắt và lâu dài. Với cách suy luận như vậy, chúng tôi nhận thấy, các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp có thể vận dụng như sau : 16
- Nguyên tắc chính trị : Nguyên tắc chính trị được hiểu là một thể chế chính trị do một đảng nào đó cầm quyền thì giá trị tài liệu được xác định trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích cho những đối tượng mà đảng đó phụng sự. Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng của giai cấp công nhân và toàn thể nhân dân dân lao động đại diện cho quyền lợi của toàn dân tộc. Tài liệu của Đảng là tài sản của toàn Đảng, toàn dân, phục vụ lợi ích chung của dân tộc nên không một tập thể, cá nhân nào có quyền giữ làm của riêng. Nguyên tắc chính trị còn thể hiện trong quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu lưu trữ theo hướng có lợi nhất cho nhân dân lao động. Đặc biệt, khối tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng, phản ánh quá trình hoạt động của VPTW Đảng trên lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản của Đảng. - Nguyên tắc lịch sử : được vận dụng ở chỗ tài liệu lưu trữ luôn mang dấu ấn thời kỳ lịch sử mà chúng hình thành, nên khi thu thập tài liệu vào các kho lưu trữ phải chú ý đến đặc điểm lịch sử được phản ánh trong nội dung cũng như hình thức của tài liệu. Do đó, những tài liệu phản ảnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng phải được thu thập, bổ sung đầy đủ vào Kho Lưu trữ TW Đảng. - Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp: tài liệu lưu trữ Đảng nói chung và tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng trung ương Đảng nói riêng là tài sản văn hoá vô giá phải được thu thập đầy đủ, toàn vẹn trên nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ, đồng thời phản ánh toàn diện về các sự kiện, hiện tượng diễn ra. Nguyên tắc này cùng với nguyên tắc lịch sử cắt nghĩa một cách khoa học vì sao tài liệu của một phông lưu trữ chỉ được bảo quản trong một kho lưu trữ tương ứng. Vì sao một cơ quan là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan này mà không phải là nguồn thu thập tài liệu của cơ quan khác. Ngược lại, khi tài liệu không tập trung được đầy đủ, chỉ còn những tài liệu rời rạc không phản ánh đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, đơn vị thì những tài liệu đó cũng không có giá trị cao. Ví dụ, Công ty TNHH một thành viên in Tiến Bộ là đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng vì phản ánh sự phát triển của doanh nghiệp Đảng, phản ánh sự phát triển kinh tế qua từng giai đoạn. Các nguyên tắc này liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng. Tuy nhiên, như trên đã nói, nếu chỉ căn cứ vào những nguyên tắc này chưa thể xác định được thành phần tài liệu cần phải nộp lưu, việc xác định chính xác thành phần tài liệu của những cơ quan 17
là nguồn nộp lưu phải được xác định cụ thể dựa trên những phương pháp và tiêu chuẩn khác nữa mà chúng tôi sẽ lần lượt trình bày sau đây. 1.2.2. Phương pháp xác định giá trị tài liệu Phương pháp là “hệ thống các cách sử dụng để tiến hành một hoạt động nào đó”. Theo chúng tôi, những phương pháp cơ bản xác định nguồn và thành phần tài liệu cần phải nộp lưu vào kho lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng là phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp nghiên cứu từng tài liệu, phương pháp thông tin. - Phương pháp hệ thống : tư tưởng xem xét mọi đối tượng bằng con đường phân tích hệ thống đã được các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác đề ra và vận dụng từ lâu. Cách tiếp cận hệ thống là sự phát triển có tính lôgíc các nguyên tắc chung của lưu trữ học mác xít (nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp), đặc biệt là nguyên tắc toàn diện và tổng hợp vào các đối tượng nhận thức cụ thể của công tác lưu trữ. Cũng bằng phương pháp này đã chỉ rõ mối quan hệ giữa xác định nguồn và thành phần tài liệu với xác định giá trị tài liệu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học trong xác định giá trị tài liệu vào xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là lôgíc, hợp lý, cần thiết. Việc đầu tiên trong quá trình xác định giá trị tài liệu theo phương pháp hệ thống là xác định giới hạn của hệ thống trong đó các tài liệu có ảnh hưởng lẫn nhau. Muốn xác định giới hạn của hệ thống, cần xác định chức năng nhiệm vụ của cơ quan mà do hoạt động của nó, hệ thống văn bản, tài liệu được hình thành, cũng như phải nắm được vị trí của cơ quan trong toàn bộ hệ thống các cơ quan đồng chức năng. Trên cơ sở các hệ thống đã được xác định giới hạn cụ thể, nhiệm vụ thứ hai cần phải giải quyết là nghiên cứu thành phần tài liệu thuộc mỗi hệ thống đó, làm sáng tỏ mối liên hệ và ảnh hưởng qua lại giữa chúng với nhau. Ở đây cũng cần phải nghiên cứu tài liệu giữa hệ thống này với hệ thống khác. Khi nghiên cứu tài liệu của một hệ thống cần quan tâm đến khả năng phân chia các thứ bậc trong đó. Tài liệu trong một hệ thống có nhiều thứ bậc, giữa các thứ bậc thường có sự bổ sung lẫn nhau. Do đó việc lựa chọn tài liệu để bảo quản trong kho lưu trữ cũng không nhất thiết phải tiến hành ở mọi thứ bậc. Điều này có ý nghĩa rất thiết thực để giải quyết vấn đề lựa chọn tài liệu có thông tin lặp lại hình thành rất nhiều trong các cơ quan cùng hệ thống. Việc đối chiếu tài liệu trong một hệ thống và giữa các hệ thống với nhau cũng cho phép lập bảng kê thành phần 18
tài liệu. Ngoài những ý nghĩa trên, phương pháp hệ thống còn cho phép giải thích một số tiêu chuẩn để lựa chọn tài liệu sẽ được nói trong phần tiếp theo. - Phương pháp phân tích chức năng : là phương pháp nghiên cứu giá trị tài liệu và lựa chọn chúng để đưa vào bảo quản dựa trên kết quả sự phân tích chức năng của các cơ quan, kết hợp với việc xem xét chức năng của mỗi loại tài liệu trong phạm vi từng cơ quan nhất định. Những cơ quan giữ vị trí quan trọng trong hệ thống thì cần ưu tiên bảo quản tài liệu với giá trị cao hơn những cơ quan có chức năng nhiệm vụ hẹp. Thông qua phương pháp phân tích chức năng, chúng ta có thể lý giải một cách khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông theo chức năng trong việc xác định ngồn nộp lưu và lựa chọn thành phần tài liệu nộp lưu. Tuy nhiên, cũng không nên tuyệt đối hoá ý nghĩa của phương pháp này, vì không ít trường hợp tài liệu do cơ quan cấp dưới sản sinh ra lại có giá trị cao vì phản ánh những vấn đề quan trọng về chính trị, kinh tế, văn hoá… và ngược lại. Ví dụ : Trong thành phần tài liệu cần bảo quản ở kho lưu trữ văn phòng trung ương Đảng, ban chấp hành đảng bộ doanh nghiệp là những cơ quan trực thuộc nhưng những loại văn bản như báo cáo năm, nghị quyết, chỉ thị, báo cáo cuối năm, báo cáo tài chính hàng năm …về các vấn đề khác do danh nghiệp đó ban hành là những tài liệu quan trọng phản ánh sâu sắc sự phát triển của lịch sử doanh nghiệp và tình hình tài chính hàng năm nên cần lưu giữ vĩnh viễn. - Phương pháp nghiên cứu từng tài liệu : thực chất là xem xét các giá trị về mặt nội dung và hình thức trên từng trang tài liệu. Tuy nhiên, không phải bất kỳ loại tài liệu nào cũng phải nghiên cứu trực tiếp trên từng trang. Những tài liệu mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ cơ sở để khẳng định giá trị mới phải xem xét trực tiếp tài liệu. Ví dụ các tài liệu bút tích, bản thảo của cá nhân, các thư kiến nghị, những tài liệu được sản sinh trong các biến cố lịch sử quan trọng thường là những tài liệu mà chỉ xem xét thông qua thống kê không đủ cơ sở để khẳng định giá trị nên phải tiến hành xem xét cụ thể. Phương pháp này có giá trị kết hợp với các phương pháp khác trong việc xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng. - Phương pháp thông tin : giá trị của tài liệu lưu trữ xét đến cùng là giá trị thông tin mà chúng có thể mang lại cho người nghiên cứu. Đến lượt mình, giá trị thông tin lại phụ thuộc vào tính chính xác và cái mới mà nó mang lại. Xét trên ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ 19
sẽ không có giá trị cao nếu chúng không cung cấp được thông tin thiết thực cho một công việc nhất định. Ứng dụng quan trọng nhất của phương pháp thông tin trong việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu là cùng những phương pháp đã trình bày ở trên, nó cho phép xây dựng một trong những tiêu chuẩn chủ yếu của việc lựa chọn tài liệu trong thời kỳ hiện đại, đó là tiêu chuẩn lặp lại thông tin trong tài liệu. Ngoài ra nó còn giải thích khoa học tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu và một số tiêu chuẩn khác để xác định nguồn và thành phần tài liệu cần bảo quản trong kho. Chúng tôi cho rằng các phương pháp trên là cơ sở để đưa ra một hệ thống tiêu chuẩn lựa chọn nguồn và thành phần tài liệu trong thực tế. Theo đó, các tiêu chuẩn là sự cụ thể hoá các phương pháp trên cơ sở đảm bảo xác định danh mục nguồn và thành phần tài liệu một cách chính xác, mang tính khoa học và thực tiễn cao. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất trong quá trình áp dụng các nguyên tắc này lại phụ thuộc vào thực tế thành phần, nội dung, ý nghĩa khối tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc văn phòng trung ương Đảng. 1.2.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Các tiêu chuẩn được vận dụng trong xây dựng danh mục thành phần tài liệu của các doanh nghiệp trực thuộc VPTW Đảng là : tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn tác giả tài liệu, tiêu chuẩn ý nghĩa của cơ quan hình thành phông, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng tài liệu của phông lưu trữ, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bên ngoài của tài liệu. Phân tích cụ thể từng tiêu chuẩn, mỗi tiêu chuẩn có những ảnh hưởng nhất định đối với việc xác định nguồn và thành phần tài liệu. Tuy nhiên, nhận thấy các tiêu chuẩn có thể xếp theo nhóm tương đồng về mức độ vận dụng đối với công tác xác định nguồn và thành phần tài liệu, chúng tôi xếp các tiêu chuẩn trên vào ba nhóm : - Nhóm tiêu chuẩn xuất xứ của tài liệu (gồm tiêu chuẩn tác giả tài liệu, ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu) : được áp dụng khi xem xét ý nghĩa của cơ quan đơn vị hình thành phông và tác giả tài liệu, nghĩa là khi xem xét trong cùng một hệ thống, tài liệu của các cơ quan giữ vị trí cao, 20