Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:113

Thêm vào BST

Báo xấu

80
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. Mời các bạn tham khảo chi tiết nội dung luận văn này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Lưu trữ học: Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------- NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ Hà Nội – 2016
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------- NGUYỄN THỊ HẠNH NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC TRỰC THUỘC CHÍNH PHỦ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Lệ Nhung Hà Nội – 2016
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, trung thực và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng. TÁC GIẢ Nguyễn Thị Hạnh
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo trong Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng trực thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội đã tận tâm giảng dạy, hướng dẫn và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học và đề tài nghiên cứu này. Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Lệ Nhung đã nhiệt tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban Dân tộc, Lãnh đạo chuyên viên Phòng Văn thư, Lưu trữ Văn phòng Ủy ban Dân tộc; Lãnh đạo Trung tâm Thông tin, Phòng Tích hợp Dữ liệu Trung tâm Thông tin Ủy ban Dân tộc đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài. Xin chân cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này! Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Tác giả Nguyễn Thị Hạnh
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ VIẾT TẮT Công tác lưu trữ CTLT Công nghệ thông tin CNTT Cơ sở dữ liệu CSDL Dân tộc thiểu số DTTS Nghị định NĐ Nhà xuất bản Nxb Quyết định QĐ Ủy ban Dân tộc UBDT
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài.................................................................................................................... 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................ 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 3 4. Lịch sử nghiên cứu................................................................................................................. 3 5. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................ 6 6. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................... 6 7. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................................................... 7 8. Bố cục của đề tài .................................................................................................................... 7 Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC ..................................................................................................8 1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................................................... 8 1.1.1. Một số khái niệm ...............................................................................................8 1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan ................11 1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ ...............................................15 1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu .......................................................................... 19 1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ .............................................................19 1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ ...................................................................21 1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc....................................................................................... 23 1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................23 1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................................24 1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ....................................................................25 1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .................................................................25 1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..................................................25 1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..............................................28 1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc ...........29 Tiểu kết chƣơng 1 ....................................................................................................32
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC ................................................................................................................34 2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc ....................................................................................................................... 34 2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .......................................36 2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc .......................................36 2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa .............................................................................40 2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” ................................................41 2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc: .................................................62 2.2.5. Khai thác, sử dụng tài nguyên số ....................................................................64 2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân ...................................................64 2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên nhân ......................................................................................................................................... 71 2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ....................71 2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế ...................................................................73 Tiểu kết chƣơng 2 ....................................................................................................75 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC ................................................................................................76 3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ............................................................... 76 3.1.1. Mục tiêu ..........................................................................................................76 3.1.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................76 3.1.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................77 3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ .................................................. 79 3.2.1. Mục tiêu ..........................................................................................................79 3.2.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................79 3.2.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................79 3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................ 82 3.3.1. Mục tiêu ..........................................................................................................82 3.3.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................82
3.3.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................83 3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ ................ 88 3.4.1. Mục tiêu ..........................................................................................................88 3.4.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................89 3.4.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................90 3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ .................. 94 3.5.1. Mục tiêu ..........................................................................................................94 3.5.2. Nhiệm vụ .........................................................................................................94 3.5.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................94 Tiểu kết chƣơng 3 ....................................................................................................97 KẾT LUẬN ..............................................................................................................99 TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................101
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học nổi tiếng... Vì vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có vị trí, vai trò trong việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của một quốc gia, mà còn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống của dân tộc và phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị. Ngày nay, khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, đã xuất hiện nhiều phương thức lưu trữ tài liệu, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ được coi là một phương pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác bảo quản tài liệu. Số hoá tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu khác nhau của công tác lưu trữ. Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hoá tài liệu, do tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện. Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - một cơ quan ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi toàn quốc thì cùng với quá trình hình thành và phát triển, tài liệu lưu trữ về lĩnh vực công tác dân tộc cũng ngày một lớn. Hiện tại, hầu hết các tài liệu lưu trữ của UBDT đều là bản cứng, được bảo quản trong kho lưu trữ. Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư hỏng, mất mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc và chủ trương, chính sách dân tộc của Đảng, của Nhà nước ta. Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc đã tiến hành số hoá một số tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính, nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc đạt hiệu quả. 1
Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ, bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc. Quá trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá. Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao... Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các quốc gia. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao giờ hết. Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn. Các nhân tố đó tác động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa. Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2.1. Mục tiêu: Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. 2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu một số vấn đề về số hoá tài liệu lưu trữ; - Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc; 2
- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1. Đối tƣợng nghiên cứu: - Một số vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ. - Thực trạng công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: - Luận văn tập trung nghiên cứu công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc; - Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này, tôi không nghiên cứu công tác số hóa đối với tất cả mọi loại hình tài liệu mà nghiên cứu về công tác số hoá tài liệu hành chính tại Ủy ban Dân tộc. 4. Lịch sử nghiên cứu Số hóa tài liệu lưu trữ là một phương pháp ứng dụng công nghệ mới vào công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu gốc và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu được nhanh chóng thuận tiện hơn, vì vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của nhiều tác giả trong nước và trên thế giới. Đã có không ít công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau. 4.1. Các nghiên cứu ở nƣớc ngoài về số hóa tài liệu Trên thế giới, công nghệ kỹ thuật số hoá đã được nghiên cứu và ứng dụng một cách mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như thư viện, bảo tàng, lưu trữ và đã có nhiều công trình nghiên cứu về công nghệ này. Cuốn “Số hoá có phải là một phương pháp bảo quản” của tác giả Hartmut Weber, xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hoá tài liệu. (Hartmut Weber (1997), Digitisation as a method of preservation?, Amsterdam, Netherland); Cuốn “Cẩm nang cho các dự án số hoá: Công cụ quản lý cho việc bảo quản và truy cập” của Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản năm 2000 là cuốn cẩm nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự án số hoá. (Northeast document conservation center Andover (2000), Handbook for Digital Projects: A management tool for preservation and access, Massachusetts, USA); Cuốn “Công bố những nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hoá 3
tài liệu lưu trữ để bảo quản, số hoá và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn đề lý thuyết về số hoá tài liệu, những nguyên tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hoá. (Canadian Council of Archive (2002), Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to preservation of Archival Record, Digitization and Archives, Canada). 4.2. Các nghiên cứu ở trong nƣớc có liên quan đến số hóa tài liệu lƣu trữ Tại Việt Nam, số hoá tài liệu vẫn còn là vấn đề tương đối mới mẻ. Qua tìm hiểu, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận tốt nghiệp, các bài viết trong Hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành. * Các công trình nghiên cứu: Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm”, Phòng Thông tin - Tư liệu, Trung tâm Khoa học và công nghệ Văn thư lưu trữ, Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước. Luận văn thạc sĩ ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về số hóa như: Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học; Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học KHXH&NV Hà Nội; Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; … * Các bài viết trong các Hội thảo khoa học: Năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Hiệp hội Lưu trữ khu vực Đông Nam thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) đã tổ chức Hội thảo Khoa học quốc tế với chủ đề: “ h tài i u u tr - chi s inh nghi m”. Hội thảo đã tập hợp được những bài viết của các nhà nghiên cứu, cán bộ văn thư, lưu trữ và các bộ ngành liên quan trong và ngoài nước chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, với 4 mảng chuyên đề chính: Số hoá tài liệu giấy; Số 4
hoá các loại hình tài liệu khác; Quản lý và khai thác tài liệu số hoá; Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực phục vụ công tác số hoá. Bên cạnh đó, có thể kể đến một số bài viết được đăng tại K yếu hội thảo khoa học “ h ng nh t các tiêu chu n nghi p v trong các rung t m u tr Qu c gia”, do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức năm 2011 có đề cập đến phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó, đáng chú ý là các bài viết như: “ h tài i u và nh ng v n t r ” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài; “Công ngh p n s o o hi m trên micro i m th pv i p ns os ng thu t s ”, của tác giả Nguyễn Thị Phương Mai; “ ài i n c uv s h tài i u t i trung t m u tr qu c gi III , của tác giả Vũ Văn Tâm… * Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành: Tiêu biểu có một số bài viết như: “Công tác s h tài i u u tr - nh ng n c t th n c u tr Qu ng Ng i”, của Hạnh Dung và Ngọc Linh (2001), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7; “ h tài i u - con ng hội nh p c u tr trong n n inh t tri thức”, của các cán bộ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9; “Nh ng v n c n trong s h tài i u u tr ”, của tác giả Lưu Văn Phòng (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10; “ hi t p siêu i u - công vi c qu n trọng nh t c một án s hoá tài i u u tr , của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 1; “ “ hoá tài i u u tr - yêu c u th c tiễn t r cho ngành u tr , của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3. Nh v y, các công trình ho học nghiên cứu nh ng v n ch y u s u: - Nghiên cứu làm rõ một số vấn đề cơ bản về lý luận số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ. - Nghiên cứu thực trạng số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ ở một số địa phương hoặc một, một số cơ quan, đơn vị. - Nghiên cứu đề xuất một số mô hình và giải pháp triển khai số hóa tài liệu ở nước ta hiện nay. 5
Đ à nguồn tài i u qu giá chúng tôi th m h o và ti p t c nghiên cứu ổ sung, hoàn thi n và àm rõ h n trong u n văn c mình. uy nhiên cũng còn nhi u v n u n và th c tiễn v s h và s h tài i u u tr c n ti p t c c nghiên cứu: - Các công trình khoa học mới nghiên cứu một số vấn đề cơ bản và khái quát một số nội dung chủ yếu về số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ, chưa có công trình nào nghiên cứu sâu sắc, toàn diện về số hóa tài liệu lưu trữ. - Chưa có công trình khoa học nào đi sâu nghiên cứu việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ. - Các công trình nghiên cứu cũng mới tập trung nghiên cứu việc số hóa tài liệu lưu trữ trên vật mang tin là giấy, còn các loại vật mang tin khác chưa được quan tâm nghiên cứu. Xuất phát từ những lý do nêu trên, tác giả đã chọn nội dung “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” làm luận văn thạc sĩ của mình. Lựa chọn nghiên cứu đề tài, luận văn về số hóa tài liệu lưu trữ, khảo sát thực trạng số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp triển khai số hóa tài liệu lưu trữ ở UBDT. Do đó, đề tài không trùng lắp với bất cứ công trình khoa học nào đã được công bố. 5. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu của Luận văn, tác giả đã đề ra nhiệm vụ chủ yếu như sau: - Nghiên cứu một số vấn đề lý luận về số hoá tài liệu lưu trữ - Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. - Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lê nin và quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam. Các phương pháp nghiên cứu khoa học cụ thể được sử dụng là phương pháp lịch sử (nghiên cứu lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của Ủy ban Dân tộc); phương pháp phân tích chức năng, mô tả, hệ thống (để khái quát về vai trò, nhiệm 6
vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc); phương pháp tổng hợp, khảo sát thực tế (để nghiên cứu thực trạng tài liệu và công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc); phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, đối chiếu (để tìm hiểu những ưu điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và đề ra giải pháp)... Đây cũng là quá trình vận dụng các phương pháp một cách kết hợp, đan xen nhằm đạt kết quả nghiên cứu tốt nhất cho đề tài. 7. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số tư liệu, tài liệu tham khảo sau: - Hệ thống các văn bản của Đảng, Nhà nước ban hành chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. - Các hồ sơ, mục lục hồ sơ hiện đang được lưu trữ tại Kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc. - Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, luận văn chuyên ngành Lưu trữ học và quản trị văn phòng. - Các bài viết trong các k yếu hội thảo, các tọa đàm khoa học. - Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Dấu ấn thời gian. Những nguồn tài liệu quan trọng mà tác giả tham khảo trong quá trình viết luận văn là những tài liệu quý và có giá trị đã giúp cho việc định hướng nghiên cứu của tác giả. Đồng thời, các tài liệu này cũng đã giúp tác giả rất nhiều trong việc sưu tầm và hệ thống hoá các tư liệu, tài liệu có liên quan. 8. Bố cục của đề tài Luận văn gồm: phần mở đầu, ba chương và kết luận. Chương 1: Sự cần thiết của việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc Chương 2: Thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc Chương 3: Giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc 7
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. S h Đến nay, có rất nhiều quan niệm về “Số hoá”. Trong cuốn “Số hoá và Lưu trữ” (Digitalization and Archives) do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002 có đưa ra: “ hoá à vi c chuy n ổi thông tin từ ng truy n th ng (từ t ỳ hình thức nào và t ỳ m c ích nào) s ng ịnh ng s ” [1, tr.01] (Digitalization is the transformation of analog information (from whatever form and from whatever support) to digital code). Theo Luật CNTT năm 2006: “Số hoá” là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số. 1.1.1.2. h tài i u u tr Theo nghĩa thông thường, số hoá tài liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi thông tin tài liệu lưu trữ ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể hiểu được. Từ cách tiếp cận trên có thể quan niệm: hoá tài i u à quá trình chuy n các ng i u/tài i u truy n th ng nh các n vi t t y, n in trên gi y, s ng chu n i u trên máy tính và c máy tính nh n i t c nh tài i u n u. Số hoá tài liệu lưu trữ là việc ứng dụng CNTT để chuyển đổi cách thức lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử, trực tiếp góp phần giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu. Đây là hình thức, phương pháp lưu trữ tài liệu mới, đem lại hiệu quả cao không chỉ đối với công tác bảo quản, quản lý tài liệu mà còn đáp ứng tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Cùng với sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ kỹ thuật số, số hóa tài liệu lưu trữ càng tạo ra những biến đổi nhanh chóng trong CTLT cũng như mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về t lệ của tài nguyên số và tài nguyên truyền thống vì mỗi loại tài nguyên này đều có những ưu điểm và 8
hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các dữ liệu, cần có kế hoạch tổng thể về số hoá tài liệu lưu trữ. Thực hiện số hoá nhằm xây dựng nguồn tài nguyên số là một trong những mục tiêu quan trọng của công tác lưu trữ, nhằm hướng đến mục tiêu phục vụ thông tin cho người dùng ở mọi lúc, mọi nơi, không phân định không gian, thời gian. Số hoá tài liệu đã được phát triển ở các nước phương Tây từ những năm 90 của thế kỉ XX, còn đối với Việt Nam, thì công nghệ này còn mới mẻ. Trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ của CNTT và bối cảnh hội nhập quốc tế như hiện nay, thì nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin được đặc biệt chú trọng, một trong những nguồn thông tin được quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ. Mặt khác, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hoá… của quốc gia nói chung và của từng địa phương nói riêng. Do đó, việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản các tài liệu lưu trữ có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Vì vậy, để bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác thì việc số hoá tài liệu lưu trữ trở nên cấp thiết hơn. Đồng thời, số hoá tài liệu lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn hoá và giáo dục truyền thống lịch sử. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin. Ngày 11/11/2011, Luật lưu trữ do Quốc hội thông qua đã quy định về tài liệu lưu trữ điện tử, đã quy định tài liệu điện tử là một bản ghi được tạo ra, gửi, chuyển giao, nhận được, hoặc lưu trữ, sử dụng bằng phương tiện điện tử. Tài liệu điện tử được hình thành từ hai nguồn chính: Một là, bản ghi các thông điệp dữ liệu được khởi tạo từ đầu; Hai là, bản ghi các dữ liệu số từ tài liệu truyền thống. 9
Thực tế, tài liệu số hoá có nguồn gốc từ tài liệu điện tử, nhưng không đồng nhất với tài liệu điện tử. Tài liệu số hoá chỉ có thể trở thành tài liệu điện tử qua quá trình số hoá dữ liệu. Đây là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết được gọi là số hoá dữ liệu và chúng trở thành dữ liệu số. Từ đó, về mặt lý thuyết, chúng ta hiểu số hoá dữ liệu là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và được máy tính nhận biết. Số hoá tài liệu sẽ hình thành nên “tài liệu số” tức là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 1.1.1.3. Chu i s h Chu i s hoá à tổng th các quá trình cùng o i, ti p nh u chuy n các ng i u/tài i u truy n th ng s ng chu n i u trên máy tính và c máy tính nh n i t c nh tài i u n u. Thực chất chuỗi số hoá là tổng thể các quá trình số hoá đối với các loại tài liệu có liên quan với nhau, được thực hiện kế tiếp ở các cơ quan, đơn vị nhằm thực hiện một nội dung nhất định. Như vậy, chuỗi số hoá mở rộng phạm vi thực hiện nhằm tập trung thực hiện một hoặc một số mục đích nhất định nhưng không phải là việc cùng tiến hành số hoá 1 loại văn bản mà là tiến hành số hoá các văn bản khác nhau nhưng có nội dung liên quan đến nhau. 1.1.1.4. C sở i u Theo từ điển Bách khoa toàn thư thì Cơ sở dữ liệu (CSDL) (viết tắt CSDL, tiếng Anh là database) được hiểu theo nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc. Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 10
1.1.1.5. iêu i u Siêu dữ liệu (metadata) là dạng dữ liệu miêu tả về dữ liệu. Đối với tài liệu thì siêu dữ liệu là “dữ liệu mô tả các thuộc tính của đối tượng thông tin và trao cho các thuộc tính này ý nghĩa, khung cảnh và tổ chức”. Đối với tài liệu lưu trữ thì: sách chỉ dẫn các phông lưu trữ; mục lục hồ sơ; ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ. Thành phần siêu dữ liệu còn có thể được trình bày trong biểu ghi, vì vậy biểu ghi này được coi là biểu ghi siêu dữ liệu (metadata record) của đối tượng được cơ sở dữ liệu quản lý. 1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan 1.1.2.1. Một s công vi c th c hi n tr c khi ti n hành quy trình s hoá tài li u u tr Trước khi tiến hành quy trình số hoá tài liệu lưu trữ, cần xác định một số việc cụ thể như: xác định mục tiêu số hoá, lựa chọn tài liệu, lựa chọn công nghệ, số hoá nguồn tài liệu, bảo quản và cung cấp dữ liệu. Xác ịnh m c tiêu s hoá: Số hoá để khai thác, sử dụng, số hoá để bảo hiểm hay số hoá để dùng cho cả bảo hiểm và khai thác sử dụng, đây là vấn đề quan trọng hàng đầu để nhà quản lý có các quyết định các vấn đề quan trọng trong quá trình số hoá như đầu tư trang bị, con người, công nghệ và đầu tư kinh phí… L a chọn tài li u: đây là công đoạn đầu tiên trong quá trình thực hiện quy trình số hoá tài liệu, bao gồm việc cân nhắc, lựa chọn và xác định những loại tài liệu nào được đưa vào số hoá. Cần đưa ra các tiêu chí cụ thể làm cơ sở và căn cứ cho việc lựa chọn tài liệu như: tác giả, thời hạn bảo quản tài liệu, nội dung tài liệu, điều kiện để bảo quản tài liệu hiện tại... L a chọn công ngh : đóng vai trò rất quan trọng bởi đây là công cụ đắc lực giúp cơ quan thông tin thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành bộ sưu tập số. Công nghệ để tiến hành số hoá sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận; có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình thực hiện, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động; đáp ứng đầy 11
đủ các yêu cầu về nghiệp vụ lưu trữ; dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn dữ liệu. Để bộ sưu tập số phát huy được hết tác dụng, khi thực hiện tạo lập bộ sưu tập cần phải có cơ sở hạ tầng sau: hệ thống mạng internet được kết nối với đường truyền đáp ứng cho số người dùng tối thiểu của kho Lưu trữ; hệ thống máy chủ đủ mạnh để đáp ứng việc lưu trữ, bảo quản, cung cấp dữ liệu và quản lý người dùng và các phần mềm hệ thống có bản quyền; trang web đăng tải và là cổng truy cập của người dùng vào bộ sưu tập; phần mềm quản lý tài liệu số phải đáp ứng các yêu cầu như: tạo siêu dữ liệu theo 3 dạng (siêu dữ liệu mô tả: mô tả các thông tin về tài liệu; siêu dữ liệu cấu trúc: mô tả liên kết giữa các đối tượng thông tin liên quan của tài liệu như mục lục, phụ lục, hình ảnh minh hoạ… giúp người dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu; siêu dữ liệu theo tập tài liệu (tệp toàn văn): gồm tạo kích cỡ tệp tin, định dạng tài liệu (PDF), đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu); vận hành liên kết (tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp của người dùng trên nhiều bộ sưu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như tác giả, thể loại, từ khoá, tiêu đề); quản lý các nguồn dữ liệu truy cập được cho phép (phân quyền truy cập vào tài liệu hoặc quản lý chế độ download của tài liệu). S hoá tài li u: đây là công đoạn đầu tư nhiều công sức, kinh phí nhưng lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất. Bởi vì hiện nay công nghệ số hoá tài liệu đã tiến bộ rất nhiều. Nếu như trước đây, khi ta muốn số hoá một cuốn sách khoảng 2000 trang thì phải mất hàng mấy ngày để quét từng trang sách. Nhưng hiện nay cũng với cuốn sách đó chỉ mất vài giờ đồng hồ là cho ra một sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống bản gốc 100%. V n hành, b o qu n và cung c p d li u: trong quá trình quét tài liệu, tạo sản phẩm số và biên mục, tài liệu số nên sao lưu, cất giữ bảo quản. Ủy ban Dân tộc định kỳ 6 tháng/lần tiến hành sao lưu, lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng máy chủ, ổ cứng ngoài, đĩa DVD. Cung cấp, tải dữ liệu lên mạng bao gồm việc đưa bộ sưu tập lên mạng để phục vụ trực tuyến và thiết kế giao diện với người dùng; tạo ra các công cụ sử dụng, chính 12