Luận văn Thạc sĩ Quản trị nhân lực: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần Thương mại hàng hóa quốc tế IPC

Chia sẻ: Chuheodethuong 09 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

78
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu những vấn đề lý luận và làm rõ nội dung lý thuyết về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp. Phân tích và đánh giá thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC. Đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị nhân lực: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần Thương mại hàng hóa quốc tế IPC

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN LÊ THỊ VÂN HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Mã số: 8 34 04 04 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. BÙI VĂN HUYỀN HÀ NỘI, NĂM 2021
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần Thương mại hàng hóa quốc tế IPC” là công trình nghiên cứu độc lập do tác giả thực hiện dƣới sự hƣớng dẫn của PGS.TS Bùi Văn Huyền. Luận văn chƣa đƣợc công bố trong bất cứ công trình nghiên cứu khoa học nào. Các số liệu, nội dung đƣợc trình bày trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, hợp lệ và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền lợi sở hữu trí tuệ. Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn thạc sĩ. Tác giả luận văn Lê Thị Vân
LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy giáo, Cô giáo, Ban giám hiệu nhà trƣờng, Khoa Sau đại học và Khoa Kế toán Trƣờng Đại học Công đoàn đã giúp đỡ, tạo điều kiện để tôi rèn luyện, học tập và hoàn thành tốt khóa học. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầy giáo PGS.TS Bùi Văn Huyền, mặc dù vẫn đang tham gia công tác giảng dạy và quản lý tại Trƣờng, song thầy vẫn dành thời gian, tâm huyết và kinh nghiệm để hƣớng dẫn, truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn. Qua đây, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Phòng Tài chính kế toán công ty Cổ phần Thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC, gia đình, bạn bè đồng nghiệp luôn động viên, khích lệ tôi trong thời gian học tập và nghiên cứu. Xin trân trọng cảm ơn các Thầy giáo, cô giáo trong Hội đồng chấm luận văn đã quan tâm xem xét, nghiên cứu và góp ý cho những thiếu sót để tôi kịp thời bổ sung, hoàn thiện luận văn của mình. Cuối cùng, tôi xin kính chúc các Quý Thầy, Cô, Bạn bè và Đồng nghiệp sức khỏe, hạnh phúc và thành công. Xin trân trọng cảm ơn!
MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục bảng, biểu, sơ đồ MỞ ĐẦU.............................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài ..................................................... 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................. 4 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 4 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 5 7. Kết cấu luận văn .............................................................................................. 7 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP ..................................................... 8 1.1. Một số khái niệm có liên quan .................................................................. 8 1.1.1. Quản lý ...................................................................................................... 8 1.1.2. Bộ máy quản lý trong doanh nghiệp ....................................................... 11 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ........................................ 13 1.1.4. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ...................... 19 1.2. Nội dung của hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp ............................................................................................................... 25 1.2.1. Lập kế hoạch hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ....................... 25 1.2.2. Tổ chức hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ............................................ 29 1.2.3. Kiểm soát hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ......................................... 29 1.3. Một số mục tiêu hoàn thiện cõ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp ......... 30 1.3.1. Hệ thống văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị ......... 30 1.3.2. Phân cấp phân quyền trong doanh nghiệp .............................................. 30 1.3.3. Phân công lao động hợp lý ...................................................................... 31
1.4. Một số nhân tố ảnh hƣởng đến hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp ........................................................................... 32 1.4.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp ............................................................. 32 1.4.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp............................................................. 34 1.5. Kinh nghiệm hoàn thiện bộ máy quản lý tại một số doanh nghiệp .......... 35 1.5.1. Kinh nghiệm hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Xây dựng đa ngành Hà Nội ...................................................................... 35 1.5.2. Kinh nghiệm hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Công nghiệp Chính Đại ................................................ 37 Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................................ 39 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC ....... 40 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ................................................................................................................ 40 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển .......................................................... 40 2.1.2. Cơ cấu tổ chức......................................................................................... 45 2.1.3. Một số đặc điểm có ảnh hƣởng đến hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty ......................................................................................................... 46 2.2. Phân tích thực trạng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC .................................................. 47 2.2.1. Lập kế hoạch hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ....................... 47 2.2.2. Tổ chức hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ............................................ 58 2.2.3. Kiểm soát quá trình hoàn thiện cơ cấu .................................................... 62 2.2.4. Các tiêu chí đánh giá kết quả hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ......................................... 63 2.3. Đánh giá chung về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC .................................... 68 2.3.1. Ƣu điểm ................................................................................................... 68 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ......................................................................... 70
Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................................ 73 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHƢC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI HÀNG HÓA QUỐC TẾ IPC 74 3.1. Mục tiêu, phƣơng hƣớng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ............................. 74 3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý ........................................... 74 3.1.2. Phƣơng hƣớng hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý .................................. 75 3.2. Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ....................................................... 76 3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu quản lý ....................................................................... 76 3.2.2. Thƣờng xuyên đánh giá sự phù hợp của cơ cấu quản lí hiện tại với thực trạng Công ty và sự biến động của môi trƣờng kinh doanh .............................. 78 3.2.3. Nâng cao chất lƣợng nhân viên phụ trách nhân sự ................................. 81 3.2.4. Xây dựng và áp dụng văn hóa công ty .................................................... 85 3.3 Một số giải pháp hỗ trợ hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC ................................................. 89 Tiểu kết chƣơng 3 ............................................................................................ 92 KẾT LUẬN........................................................................................................ 93 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 94 PHỤ LỤC
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU Bảng Bảng 2.1: Đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty giai đoạn từ 2017- 2019 ... 47 Bảng 2.2: Thống kê số lƣợng lao động trong công ty....................................... 48 Bảng 2.3: Tỷ lệ về lao động trong công ty ........................................................ 48 Bảng 2.4. Khảo sát về hệ thống văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ ......... 64 Biểu đồ Biểu đồ 2.1. Sự hợp lý của các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ .......... 64 Biểu đồ 2.2. Phân cấp thẩm quyền giữa các cấp trong Công ty hiện nay ......... 65 Biểu đồ 2.3: Căn cứ quyết định số lƣợng lao động trong đơn vị ...................... 65 Biểu đồ: 2.4: Khảo sát về chỉ dẫn công việc cho nhân viên của lãnh đạo Công ty ....................................................................................................... 67 Biểu đồ 2.5. Bố trí phân công lao động hợp lý ................................................. 68 Biểu đồ 2.6. Trình độ của cán bộ quản lý phù hợp với yêu cầu công việc ....... 71 Biểu đồ 2.7. Ngƣời lao động nắm vững giá trị cốt lõi của Công ty .................. 72 Sơ đồ Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mƣu ............................. 17 Sơ đồ 1.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty ................ 20 Sơ đồ 1.3. Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dƣ .............................................. 22 Sơ đồ 1.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tƣợng khách hàng ..................... 23 Sơ đồ 1.6. Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận ............................................ 25 Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ....................................................... 42 Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC hiện nay ..................................................................................... 45 Sơ đồ 2.3: Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC năm 2018 ................................................................................... 63
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, điều quan trọng trong doanh nghiệp là cần tổ chức bộ máy quản lý hợp lý để doanh nghiệp có thể phân bổ và sử dụng hợp lý các nguồn lực, từ đó tạo nên hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Đặc biệt xu thế cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội nhƣng cũng gặp rất nhiều thách thức. Do vậy, để đảm bảo lợi thế cạnh tranh, lãnh đạo doanh nghiệp cần tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với sự thay đổi môi trƣờng, đảm bảo tận dụng tối đa các nguồn lực trong doanh nghiệp và những thuận lợi mà môi trƣờng kinh doanh mang lại. Tại Việt Nam, công tác tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp cũng đƣợc các nhà quản trị quan tâm thực hiện. Tuy vậy, trong quá trình tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam đã bộc lộ nhiều yếu kém gây ảnh hƣởng không nhỏ đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Mà nguyên nhân chính của sự yếu kém này là do trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý doanh nghiệp còn nặng về lý thuyết; thiếu kinh nghiệm trong quản lý, đặc biệt khi môi trƣờng kinh doanh biến động; thụ động trong quá trình tiếp nhận và xử lý thông tin… Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC hoạt động trong lĩnh vực cung ứng các sản phẩm kim loại và quặng kim loại; là đại lý phân phối các sản phẩm kim loại quốc tế cho nhiều hạng mục, công trình. Giống nhƣ tất cả các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng, ngoài những thuận lợi có đƣợc từ môi trƣờng kinh doanh, từ các chính sách pháp lý; Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC cũng phải đối mặt với vô số thách thức, hạn chế từ bên ngoài cũng nhƣ bên trong doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển, đòi hỏi công ty cần có những biện pháp trƣớc mắt cũng nhƣ các chiến lƣợc lâu dài cho mình. Đặc biệt, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là nhiệm vụ mà công ty phải đặt lên hàng
2 đầu. Muốn vậy, cần thiết phải nhìn nhận, phân tích kỹ thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty để từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý giúp công ty hoạt động hiệu quả và phát triển lớn mạnh. Với những lý do đó, tác giả lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty Cổ phần Thương mại hàng hóa quốc tế IPC” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài Đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng đƣợc khá nhiều tác giả nghiên cứu và trình bày thông qua các bài viết, các công trình khoa học. Tuy vậy, số lƣợng còn hạn chế, một số bài viết phân tích mang tính chung chung, chƣa có những giải pháp giải quyết cụ thể, hợp lý. Sau đây là một số bài viết và công trình nghiên cứu đƣợc công bố: - PGS. TS. Ngô Thành Can (2019), “Tinh gọn bộ máy hành chính Nhà nước để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động”, tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc ngày 16/07/2019. Tác giả nêu lên một số vấn đề chung của tổ chức bộ máy, phân tích thực trạng tổ chức bộ máy Nhà nƣớc ở Việt Nam hiện nay, phân tích những hạn chế và nguyên nhân, từ đó đƣa ra một số giải pháp và nhiệm vụ cụ thể đối với bộ máy hành chính Nhà nƣớc. - Phạm Thị Minh Tuệ (2015), “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam”, luận án tiến sĩ Học viện tài chính. Tác giả đã hệ thống hóa những vấn đề về quản lý và tổ chức bộ máy quản lý sau đó phân tích và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phù hợp với bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Hệ thống lý luận về bộ máy quản lý rất có giá trị tham khảo. - Ngô Thị Việt Nga (2013), “Tái cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp may của tập đoàn dệt may Việt Nam”, luận án tiến sĩ Kinh doanh và quản lý, đại học Kinh tế quốc dân. Tác giả hệ thống hóa cơ sở lý luận về tái cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp, phân tích thực trạng của một mô hình doanh nghiệp Nhà
3 nƣớc, và đề xuất một số giải pháp đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp nhà nƣớc hoạt động theo kiểu công ty mẹ con. - Ngô Thị Việt Nga (2013) “Vận dụng mô hình sao trong tái cấu trúc cơ cấu tổ chức doanh nghiệp (áp dụng nghiên cứu với doanh nghiệp dệt may)”, Tạp chí Kinh tế phát triển số 193 tháng 7/2013. Tác giả tóm tắt những nguyên tắc áp dụng mô hình sao trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đối với các doanh nghiệp may Việt Nam. - Lê Hà (2016), “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy, nền móng của thành công”, Tạp chí Kinh tế phát triển ngày 15/07/2016. Tác giả khẳng định, một khi mô hình bộ máy nhà nƣớc khoa học sẽ dẫn đến hiệu quả cao trong công tác nhà nƣớc và phát triển kinh tế - xã hội. - Vũ Thị Minh Hiền (2012), “Đổi mới tổ chức quản trị các doanh nghiệp có ứng dụng thương mại điện tử ở Việt Nam”, luận án tiến sĩ Đại học Kinh tế quốc dân. Các vấn đề lý luận về mô hình quản trị tổ chức đƣợc hệ thống trong luận án là nguồn tham khảo cho tác giả. Về các tài liệu nƣớc ngoài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy mà tác giả tìm hiểu đƣợc, nổi bật có tác phẩm: - “Thiết kế cơ cấu tổ chức sử dụng mô hình sao để giải quyết năm trở ngại điển hình của quá trình thiết kế” của tác giả Gregory Kesler và Amy Kates (2013). Cuốn sách dựa trên những nghiên cứu mới về cơ cấu tổ chức bộ máy; để giới thiệu về phƣơng pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong bối cảnh các doanh nghiệp hoạt động trong môi trƣờng dần chịu nhiều tác động ảnh hƣởng từ toàn cầu hóa. Nghiên cứu của học giả quốc tế có nghiên cứu về cơ cấu tổ chức bộ máy nhƣng ở các nƣớc không phải là Việt Nam và không gắn với một loại hình doanh nghiệp cụ thể nào cũng nhƣ không gắn với điều kiện môi trƣờng pháp lý và môi trƣờng kinh doanh tại Việt Nam. - Cuốn “Outcomes, Performance, Structure (OPS): Three Keys to Organizational Excellence” (2014) của tác giả Michael E. Gallery và Stephen C. Carey cũng nêu cao vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đối với
4 doanh nghiệp. Theo tác giả, có ba chìa khóa thành công trong quản lý doanh nghiệp là “Doanh thu”, “Hiệu suất” và “Cơ cấu bộ máy quản lý”, trong đó việc tổ chức hợp lý cơ cấu bộ máy quản lý có tác động lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tăng cƣờng doanh thu và hiệu suất kinh doanh. Ngoài ra còn có nhiều các luận án, bài viết khác có liên quan. Tuy vậy, luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC” là một nghiên cứu mới đặt cụ thể vào hoàn cảnh của Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC, từ đó đề xuất các giải pháp, khuyến nghị phù hợp cho công ty. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu + Nghiên cứu những vấn đề lý luận và làm rõ nội dung lý thuyết về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp. + Phân tích và đánh giá thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC. + Đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tập hợp tài liệu và tổng hợp phân tích cơ sở lý luận nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp. - Khảo sát thống kê, phân tích và đánh giá thực trạng tổ hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC. - Từ cơ sở lý luận và phân tích thực trạng, căn cứ vào chiến lƣợc phát triển của công ty, đề tài sẽ đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu
5 Nghiên cứu bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC. Tập trung vào nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, mô hình tổ chức bộ máy quản lý, cơ chế vận hành của bộ máy quản lý và tổ chức lao động bộ máy quản lý. - Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu về bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC +Về không gian: Nghiên cứu thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC. +Về thời gian: Luận văn nghiên cứu thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC giai đoạn 2017 - 2019. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC đến năm 2025. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp tổng hợp, hệ thống hoá lý thuyết trên cơ sở nghiên cứu và khái quát các tài liệu, các văn bản, tạp chí, thông tin, sách báo, các công trình khoa học có liên quan đến vấn đề nghiên cứu nhằm xác định cơ sở lý luận về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp nói chung và công tác tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC nói riêng. - Phƣơng pháp thống kê: Tác giả thu thập số liệu thứ cấp bao gồm các tài liệu, báo cáo của phòng Tổ chức cán bộ và các phòng ban chức năng khác để phân tích thực trạng nguồn nhân lực, cơ cấu tổ chức bộ máy cũng nhƣ cơ chế hoạt động của tổ chức bộ máy tại Công ty. - Các nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp đƣợc lấy từ các báo cáo nội bộ có liên quan đến nguồn nhân lực từ năm 2017 đến năm 2019 của Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC; các sách, báo, tạp chí, hệ thống văn bản chính sách nhà nƣớc về tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, đƣợc thu thập
6 từ thƣ viện, internet… Dữ liệu sơ cấp: Đƣợc thu thập qua phỏng vấn, điều tra tại Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC. Tác giả đã tiến hành phát 100 phiếu khảo sát cán bộ công nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần Thƣơng mại Hàng hóa quốc tế IPC. Kết quả khảo sát thu về 90 phiếu khảo sát. Cán bộ công nhân viên tham gia khảo sát có cơ cấu nhƣ sau: Số lƣợng Tiêu chí Nội dung Tỉ lệ (%) (ngƣời) Nữ 41 46 Giới tính: Nam 49 54 Dƣới 30 28 31 30 - dƣới 40 33 37 Độ tuổi 40 - dƣới 50 20 22 50 trở lên 9 10 Trên đại học 3 3 Đại học 46 51 Trình độ Cao đẳng 22 24 Trung cấp 11 12 Lao động phổ thông 8 9 Ban Giám đốc 2 2 Phòng Tổ chức - Hành chính 5 6 Đơn vị công Phòng Tài chính - Kế toán 5 6 tác Phòng Kinh doanh 24 27 Phòng kỹ thuật - KCS 12 13 Xí nghiệp sản xuất 42 47 6. Những đóng góp mới của đề tài Luận văn kế thừa thành tựu của những công trình đã công bố, trên cơ sở gắn trực tiếp vào thực tiễn Công ty Cổ phần thƣơng mại hàng hóa quốc tế IPC để nghiên cứu sâu hơn về cơ chế hoạt động, điều hành của công ty. Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh cho công ty.
7 Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp nói chung, đồng thời đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác nghiên cứu và ứng dụng thực tế về tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp. 7. Kết cấu luận văn Ngoài phần lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Luận văn gồm 3 chƣơng: Chương 1: Cơ sở lý luận về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần thương mại hàng hóa quốc tế IPC
8 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Một số khái niệm có liên quan 1.1.1. Quản lý Trong quá trình nghiên cứu về sự phát triển kinh tế, đã có rất nhiều nhà khoa học đƣa ra khái niệm về quản lý với nhiều cách tiếp cận khác nhau. Frederick W. Taylor (1856 – 1915) là một trong những đại biểu xuất sắc của trƣờng phái quản lý theo khoa học. Để trả lời câu hỏi quản lý là gì ông cho rằng: Quản lý là biết đƣợc chính xác điêu bạn muốn ngƣời khác làm và sau đó thấy đƣợc rằng họ đa hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. Ông đã đƣa ra các tƣ tƣởng chính của thuyết quản lý theo khoa học là: Tiêu chuẩn hóa công việc, chuyên môn hóa lao động, cải tạo các hệ quản lý [25]. Henry Fayol (1841-1925) là ngƣời đƣa ra thuyết quản lý hành chính ở Pháp lại định nghĩa: “Quản lý hành chính là dự đoán và lập kế hoạch, tổ chức điều khiển, phối hợp và kiểm tra”. Ông là ngƣời đầu tiên nêu một cách rõ ràng các yếu tố của quá trình quản lý, cách thức phân tích một quá trình quản lý phức tạp thành các chức năng tƣơng đối độc lập và mang tính phổ biến gồm các chức năng: Dự đoán – Lập kế hoạch; Tổ chức; Điều khiển; Phối hợp; Kiểm tra [26]. Do vai trò đặc biệt quan trọng của quản lý đối với sự phát triển kinh tế, từ những năm 1950 trở lại đây đã xuất hiện rất nhiều công trình nghiên cứu về lý thuyết và thực hành quản lý với nhiều cách tiếp cận khác nhau. Có thể nêu ra một số cách tiếp cận nhƣ sau: - Tiếp cận quản lý theo kiểu kinh nghiệm: Cách tiếp cận này phân tích quản lý bằng cách nghiên cứu kinh nghiệm, mà thông thƣờng là thông qua các trƣờng hợp cụ thể. Những ngƣời theo cách tiếp cận này cho rằng, thông qua việc nghiên cứu những thành công hoặc những sai lầm trong các trƣờng hợp
9 cá biệt của những nhà quản lý, ngƣời nghiên cứu sẽ hiểu đƣợc phải làm nhƣ thế nào để quản lý một cách hiệu quả trong trƣờng hợp tƣơng tự. - Tiếp cận quản lý theo hành vi quan hệ cá nhân: Cách tiếp cận theo hành vi quan hệ cá nhân dựa trên ý tƣởng cho rằng quản lý là làm cho công việc đƣợc hoàn thành thông qua con ngƣời, và do đó, việc nghiên cứu nó nên tập trung vào các mối liên hệ giữa ngƣời với ngƣời. - Tiếp cận theo lý thuyết quyết định: Cách tiếp cận theo lý thuyết quyết định trong quản lý dựa trên quan điểm cho rằng, ngƣời quản lý là ngƣời đƣa ra các quyết định, vì vậy cần phải tập trung vào việc ra quyết định. Sau đó là việc xây dựng lý luận xung quanh việc ra quyết định của ngƣời quản lý. - Tiếp cận toán học: Các nhà nghiên cứu theo trƣờng phái này xem xét công việc quản lý trƣớc hết nhƣ là một sự sử dụng các quá trình, ký hiệu và mô hình toán học. Nhóm này cho rằng, nếu nhƣ việc quản lý nhƣ xây dựng tổ chức, lập kế hoạch hay ra quyết định là một quá trình lôgic thì nó có thể biểu thị đƣợc theo các ký hiệu và các mô hình toán học. Vì vậy, việc ứng dụng toán học vào quản lý sẽ giúp ngƣời quản lý đƣa ra đƣợc những quyết định tốt nhất. - Tiếp cận theo các vai trò quản lý: Cách tiếp cận theo vai trò quản lý là một cách tiếp cận mới đối với lý thuyết quản lý thu hút đƣợc sự chú ý của cả các nhà nghiên cứu lý luận và các nhà thực hành. Về căn bản, cách tiếp cận này nhằm quan sát những cái mà thực tế nhà quản lý làm và từ các quan sát nhƣ thế đi tới những kết luận xác định hoạt động (hoặc vai trò) quản lý là gì, Từ những cách tiếp cận khác nhau đó, có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý nhƣ: - Quản lý là nghệ thuật nhằm đạt mục đích thông qua nỗ lực của ngƣời khác; - Quản lý là hoạt động của các cơ quan quản lý nhằm đƣa ra các quyết định; - Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự trong cùng một tổ chức; - Quản lý là quá trình phối hợp các nguồn lực nhằm đạt đƣợc những mục đích của tổ chức;
10 Nhƣ vậy, từ những khái niệm đã đƣợc nghiên cứu, có thể hiểu quản lý là: "Quá trình chủ thể sử dụng kỹ thuật và nghệ thuật nhằm tác động liên tục, có mục đích lên khách thể để đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra thông qua các nguồn lực sẵn có của tổ chức". Với khái niệm trên, quản lý phải bao gồm các yếu tố (điều kiện) sau: - Phải có ít nhất một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và ít nhất một đối tƣợng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể có quan hệ gián tiếp của chủ thể quản lý. Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần. - Phải có một mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tƣợng quản lý và chủ thể quản lý. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể quản lý đƣa ra các tác động quản lý. - Chủ thể phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế đòi hỏi chủ thể phải biết tác động và điều khiển đối tƣợng một cách có hiệu quả. - Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân, hoặc một cơ quan quản lý còn đối tƣợng quản lý có thể là con ngƣời (một hoặc nhiều ngƣời) giới vô sinh hoặc sinh vật. Quản lý chính là sự kết hợp đƣợc mọi nỗ lực chung của mọi ngƣời trong tổ chức và sử dụng tốt nhất các nguồn lực của tổ chức để đạt tới mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng của mỗi ngƣời một cách khôn khéo và có hiệu quả nhất. Thực tế đã cho thấy quản lý là công việc phức tạp vì: + Môi trƣờng vĩ mô luôn biên động. Môi trƣờng vĩ mô với nhiều yếu tố khách quan tác động trực tiếp tới hoạt động của tổ chức. Chính vì vậy, hoạt động quản lý hay các nhà quản lý cần linh hoạt để lƣờng trƣớc và thích nghi với những biến động từ môi trƣờng vĩ mô. + Tính chất các công việc trong tổ chức hết sức phức tạp. + Có nhiều nguồn lực trong tổ chức, trong đó có nguồn lực con ngƣời, việc quản trị con ngƣời vừa mang tính khoa học, vừa là nghệ thuật - Mọi hoạt động quản lý đều đƣợc cấu thành bởi 4 yếu tố cơ bản:
11 + Chủ thể quản lý + Khách thể quản lý + Mục đích quản lý + Môi trƣờng và điều kiện tổ chức - Quản lý là sự kết hợp trên ba phƣơng diện: + Thông qua tập thể để thúc đẩy tính tích cực của cá nhân + Điều hòa quan hệ giữa ngƣời với ngƣời + Tăng cƣờng hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau; thông qua hợp tác để tạo ra những giá trị lớn đó là giá trị tập thể 1.1.2. Bộ máy quản lý trong doanh nghiệp - Bộ máy quản lý trong doanh nghiệpLà tập hợp các bộ phận, phân hệ với trách nhiệm và quyền hạn nhất định đƣợc phân công thực hiện các chức năng quản lý. - Các tính chất của bộ máy quản lý: Tính đa dạng: Đối với mỗi doanh nghiệp, do tính chất riêng về ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, mục đích, mục tiêu, quy mô hoạt động, thị trƣờng... từ đó việc quản lý mỗi doanh nghiệp là có những điểm khác nhau nhất định và vì vậy bộ máy quản lý doanh nghiệp không đồng nhất đối với mọi doanh nghiệp mà chúng rất đa dạng, phụ thuộc vào tính chất của mỗi doanh nghiệp. Tính cân bằng động: Xét trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn một giai đoạn chiến lƣợc thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có thể có trạng thái cân bằng tạm thời. Tuy nhiên nếu nhìn nhận bộ máy quản lý doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình phát triển của doanh nghiệp thì ta thấy bộ máy quản lý doanh nghiệp luôn biến đôỉ để phù hợp với những biến đổi của doanh nghiệp và môi trƣờng. Tính hệ thống: Trong bộ máy quản lý doanh nghiệp có các bộ phận, phân hệ. Mỗi bộ phận, phân hệ đảm nhiệm một chức năng quản lý nhất định và vì vật hình thành các cấp bậc quản lý trong bộ máy. Các bộ phận, phân hệ không
12 hoạt động một cách hoàn toàn riêng biệt mà chúng có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một chỉnh thể bộ máy - Vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp: Trong một hệ thống là một doanh nghiệp ta thấy rằng bộ máy quản lý đóng vai trò là chủ thể quản lý, thực hiện các tác động hƣớng đích tới đối tƣợng và khách thể của doanh nghiệp nhằm đạt đƣợc mục tiêu của doanh nghiệp đã đề ra. Vì vậy vai trò của bộ máy quản lý doanh nghiệp là hết sức quan trọng cụ thể là: + Bộ máy quản lý doanh nghiệp thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp bao gồm các chức năng quản lý xét theo quá trình là: kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm tra và các chức năng quản lý phân chia theo lĩnh vực quản lý nhƣ: Tài chính, nhân lực, sản xuất, Marketing, nghiên cứu và phát triển... + Trong một số doanh nghiệp thì bộ máy quản lý doanh nghiệp có vai trò quyết định tới sự tồn tại, phát triển hoặc diệt vong của doanh nghiệp, nó đƣợc coi là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt động của doanh nghiệp, phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, tác động tới ngƣời lao động và từ đó tác động đến năng suất lao động của doanh nghiệp. Bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm ba yếu tố cơ bản là: Cơ cấu tổ chức, các bộ quản lý và cơ chế hoạt động của bộ máy trong đó: - Cơ cấu tổ chức xác định các bộ phận, phân hệ, các phòng ban chức năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi phòng ban, bộ phận đƣợc chuyên môn hoá, có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng quản lý. - Cán bộ quản lý: là những ngƣời ra quyết định và chịu trách nhiệm về các quyết định quản lý của mình. - Cơ chế hoạt động của bộ máy: Xác định nguyên tắc làm việc của bộ máy quản lý và các mối liên hệ cơ bản để đảm bảo sự phối hợp hoạt động của các bộ phận nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung đề ra
13 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đƣợc chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đƣợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định [12]. Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt đƣợc mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tƣơng quan về quyền lực trong tổ chức. Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức Cơ cấu tổ chức là hệ quả của quá trình xây dựng bộ máy tổ chức, mà trong quá trình đó các hoạt động của tổ chức đƣợc phân chia, các nguồn lực đƣợc sắp xếp, con ngƣời và các bộ phận đƣợc phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó của mỗi bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. Từ đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Là tổng hợp các bộ phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp" [12]. - Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí: Tính thống nhất Một cơ cấu tổ chức đƣợc coi là có hiệu quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân đóng góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức. Mặt khác, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cũng phải thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức. Đối các các tổ chức nhà nƣớc, nhiệm vụ chính là đảm bảo