Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:103

Thêm vào BST

Báo xấu

52
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về văn phòng, quản trị văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Khảo sát, đánh giá các quy chế, quy định hiện có và tình hình thực hiện quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------- Nguyễn Thị Kim Phượng HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2020
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------- Nguyễn Thị Kim Phượng HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Vũ Thị Phụng HÀ NỘI - 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh)” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong quá trình nghiên cứu tài liệu và viết luận văn, tôi có tham khảo các công trình nghiên cứu khác và một số tài liệu, văn bản của Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ, các văn bản của cơ quan Trung ương Đoàn và các Trung tâm sự nghiệp tương ứng, tuy nhiên tôi đều có chú thích cụ thể theo đúng quy định. Luận văn của tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn của PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Chủ tịch Hội đồng Khoa học đào tạo, Trưởng bộ môn Quản trị Văn phòng, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội. Các số liệu, kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là hoàn toàn trung thực do chính tôi thực hiện khảo sát, tìm hiểu và chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Kim Phượng
LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS. Vũ Thị Phụng nói riêng và Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và tạo điều kiện cho tôi được tiếp cận các tư liệu của Khoa để hoàn thành luận văn thạc sĩ của mình. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cá nhân đồng chí Nguyễn Đức Hồng, Giám đốc Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ và các anh, chị tại Văn phòng Trung tâm đã tạo điều kiện cho tôi tiếp cận các tài liệu, quy định, quy chế của Trung tâm để tôi hoàn thiện luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nỗ lực nhưng do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn còn có những hạn chế, tôi rất mong nhận được ý kiến góp của các Thầy/Cô và bạn bè, đồng nghiệp, đồng môn để luận văn được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Nguyễn Thị Kim Phượng
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC ............................................................................................................. 1 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ....................................................................... 5 LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................ 6 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 6 2. Mục tiêu ......................................................................................................... 7 3. Nhiệm vụ ....................................................................................................... 7 4. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 8 5. Đối tƣợng, khách thể và phạm vi nghiên cứu.............................................. 10 6. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................. 11 7. Đóng góp của luận văn ................................................................................ 11 8. Tài liệu tham khảo ....................................................................................... 12 9. Bố cục của luận văn ..................................................................................... 12 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ..................... 13 1.1. Văn phòng và vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ............... 13 1.1.1. Văn phòng.......................................................................................... 13 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng ............................................................. 14 1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng ............................................ 15 1.2. Quản trị văn phòng ....................................................................................... 19 1.3. Hoạt động văn phòng và tổ chức khoa học hoạt động văn phòng ................ 19 1.3.1. Hoạt động văn phòng ........................................................................ 19 1.3.2. Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng ........................................... 19 1.4. Khái niệm quy chế, quy định và các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng ............................................................................................ 21 1.4.1. Khái niệm quy chế, quy định ............................................................. 21 1.4.2. Các loại quy chế, quy định cơ bản về hoạt động văn phòng ............ 22 1
1.5. Tầm quan trọng của việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng.................................................................................................... 24 1.5.1. Tạo sự thống nhất trong quản lý, điều hành ..................................... 24 1.5.2. Đưa hoạt động của văn phòng vào khuôn khổ, nề nếp ..................... 24 1.5.3. Nâng cao năng suất công việc và tiết kiệm thời gian, chi phí .......... 25 1.5.4. Giảm bớt việc chỉ đạo công việc theo ý của cá nhân người lãnh đạo ..................................................................................................... 25 1.5.5. Là cơ sở cho việc hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng ............................................................................................................. 26 1.6. Quy trình và phƣơng pháp xây dựng quy chế, quy định .............................. 26 1.6.1. Xác định mục đích ............................................................................. 26 1.6.2. Thu thập văn bản, tài liệu liên quan ................................................. 27 1.6.3. Xây dựng dự thảo .............................................................................. 27 1.6.4. Tổ chức lấy ý kiến và thảo luận......................................................... 28 1.6.5. Hoàn thiện và ban hành .................................................................... 28 1.7. Trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng ............................................................................................ 28 1.7.1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan ....................................... 29 1.7.2. Trách nhiệm của văn phòng .............................................................. 29 1.7.3. Trách nhiệm của người thực hiện ..................................................... 30 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................... 31 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ .................................................................. 32 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ ............................... 32 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm KHCN .......... 32 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung tâm KHCN ................................................................................................. 34 2.2. Các quy chế, quy định hiện có về hoạt động của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN ..................................................................................... 37 2
2.2.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 37 2.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 41 2.2.3. Quy định đánh giá xếp loại lao động hàng tháng đối với CBNV ..... 44 2.3. Quy trình và phƣơng pháp xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động Văn phòng Trung tâm KHCN .................................................................... 48 2.3.1. Quy trình............................................................................................ 49 2.3.2. Nội dung và phương pháp thực hiện ................................................. 50 2.4. Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động của Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN ....................................................... 53 2.4.1. Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy chế, quy định.................. 53 2.4.2. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quy chế, quy định ................. 54 2.5. Khảo sát, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có tại Trung tâm và Văn phòng Trung tâm KHCN .................................................. 55 2.5.1. Đối với Quy chế làm việc .................................................................. 56 2.5.2. Đối với Quy chế chi tiêu nội bộ......................................................... 59 2.5.3. Đối với Quy định bình xét ABC ......................................................... 62 2.5.4. Đánh giá chung tình hình thực hiện các quy chế, quy định tại Văn phòng Trung tâm KHCN .............................................................................. 64 2.6. Khảo sát và so sánh tình hình thực hiện các quy chế, quy định ở một số đơn vị khác thuộc Trung ƣơng Đoàn ................................................................... 68 2.6.1. Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Giới thiệu việc làm thanh niên .............................................................................................. 68 2.6.2. Tình hình thực hiện quy chế, quy định tại Trung tâm Thanh thiếu nhi Trung ương .................................................................................................... 70 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................... 73 CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ TÀI NĂNG TRẺ ................... 74 3.1. Xác định danh mục các loại quy chế, quy định, nội quy cần ban hành tại Trung tâm........................................................................................................ 75 3.1.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 75 3.1.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 76 3
3.1.3. Quy định về thi đua, khen thưởng ..................................................... 76 3.1.4. Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ ................................ 76 3.1.5. Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công .... 76 3.1.6. Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng phân công công việc CBNV Văn phòng............................................................... 76 3.2. Những quy chế, quy định cần chỉnh sửa, bổ sung ........................................ 77 3.2.1. Quy chế làm việc ............................................................................... 77 3.2.2. Quy chế chi tiêu nội bộ ...................................................................... 78 3.2.3. Quy định bình xét ABC ...................................................................... 81 3.3. Những quy chế, quy định, nội quy mới cần xây dựng và ban hành ............. 82 3.3.1. Quy định văn hóa công sở và đạo đức công vụ ................................ 82 3.3.2. Quy định chức trách, nhiệm vụ của CBNV Văn phòng hoặc Bảng phân công công việc CBNV Văn phòng ...................................................... 84 3.3.3. Quy định công việc và trách nhiệm của nhân viên bảo vệ, lao công hoặc Nội quy làm việc nhân viên bảo vệ, lao công ............................................. 87 3.4. Xây dựng quy trình ban hành/sửa đổi các quy chế, quy định ...................... 88 3.4.1. Chuẩn bị và dự thảo nội dung ........................................................... 88 3.4.2. Tổ chức lấy ý kiến.............................................................................. 89 3.4.3. Thông qua văn bản ............................................................................ 89 3.4.4. Trình ký và ban hành văn bản ........................................................... 89 3.4.5. Quy trình ban hành văn bản .............................................................. 90 3.5. Biện pháp tổ chức thực hiện các quy chế, quy định ..................................... 91 3.5.1. Phổ biến, hướng dẫn ......................................................................... 91 3.5.2. Kiểm tra, đánh giá ............................................................................. 91 3.5.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc hiện đại ...... 91 3.5.4. Xây dựng môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp............... 92 3.5.5. Nâng cao vai trò, trách nhiệm trong tham mưu, tổ chức thực hiện quy chế, quy định của Văn phòng Trung tâm ...................................................... 92 Tiểu kết chương 3 ............................................................................................... 94 KẾT LUẬN.......................................................................................................... 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 97 PHỤ LỤC 4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CBNV Cán bộ, nhân viên KHCN Khoa học, công nghệ TNT Tài năng trẻ CNTT Công nghệ thông tin KHKT Khoa học kỹ thuật ĐVTN Đoàn viên, thanh niên TNCS Thanh niên cộng sản 5
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn phòng là bộ máy tham mƣu, tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cơ quan, tổ chức; là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực quản trị, hậu cần, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ thực tế, sự tồn tại của văn phòng là một yếu tố khách quan, có vai trò và vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp, do đó tổ chức khoa học công tác văn phòng có ý nghĩa rất quan trọng, tạo tiền đề và điều kiện cho cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt mục tiêu đề ra để tồn tại và phát triển. Trong quá trình hình thành và phát triển cũng nhƣ trong thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ thuộc Trung ƣơng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Trung tâm) không ngừng hoàn thiện về bộ máy, cơ cấu tổ chức, nhân sự và các nội quy, quy chế, quy định … của Trung tâm nói chung và của văn phòng nói riêng. Tuy nhiên trong quá trình làm việc, do các yếu tố chủ quan và khách quan, hoạt động của một số phòng, ban trong Trung tâm đã bộc lộ nhiều mặt hạn chế và bất cập. Đặc biệt là hoạt động ở văn phòng Trung tâm, việc thừa hành công việc của các nhân sự trong văn phòng chƣa đều, dẫn đến xung đột trong công việc, trong quyền lợi; có những lĩnh vực công việc quy định chƣa phù hợp với tình hình thực tế gây khó khăn, bất cập cho ngƣời thực thi nhiệm vụ từ đó tốn kém về nhân lực, vật lực, gây chậm trong xử lý công việc. Nguyên nhân chính do các quy định, quy chế áp dụng trong văn phòng có điểm chƣa cụ thể, chƣa linh hoạt và còn cứng nhắc hoặc chung chung khó áp dụng; thứ hai công tác kiểm tra, giám sát chƣa thƣờng xuyên; việc sửa đổi, bổ sung các quy định, quy chế cho phù hợp hơn với tình hình thực tế và xu thế của xã hội còn chậm và chƣa kịp thời, ... 6
Với những lý do trên, là ngƣời đang công tác ở vị trí lãnh đạo Văn phòng tôi luôn trăn trở: ngoài việc bố trí, phân công cán bộ đúng năng lực, sở trƣờng công tác thì cần phải xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định trong hoạt động văn phòng đúng với quy định hiện hành của Nhà nƣớc, của cơ quan cấp trên trực tiếp nhƣng cũng phải phù hợp với tình hình chung của Trung tâm. Đặc biệt sau khi theo học và tích lũy đƣợc lƣợng kiến thức rất bổ ích từ thầy, cô và bạn bè tại khóa Cao học Quản trị Văn phòng, trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, tôi đã quyết định chọn đề Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) tài để làm luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu - Thứ nhất, hệ thống và làm rõ cơ sở lý luận về văn phòng, quản trị văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng. - Thứ hai, khảo sát, đánh giá các quy chế, quy định hiện có và tình hình thực hiện quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ. - Thứ ba, phân tích những hạn chế, bất cập và đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các quy chế, quy định không còn phù hợp với hoạt động của Văn phòng. - Thứ tư, đề xuất các biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu lực trong thực hiện các quy chế, quy định của Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ. 3. Nhiệm vụ Để thực hiện đƣợc mục tiêu của đề tài, tôi tập trung nghiên cứu một số nội dung sau: - Hệ thống những vấn đề lý luận về tổ chức khoa học hoạt động văn phòng, trong đó có vấn đề xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định. - Khảo sát, đánh giá tính đầy đủ và sự phù hợp của các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng và tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có. 7
- Tham mƣu, đề xuất các biện pháp sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các quy định không còn phù hợp với tình hình thực tế và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các quy chế, quy định. 4. Lịch sử nghiên cứu Liên quan đến nội dung của đề tài, cho đến nay, tác giả đã khảo sát và tham khảo một số công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cụ thể nhƣ sau: a) Các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng Trong khoảng mƣời năm trở lại đây đã có nhiều cuốn sách, giáo trình hoặc các công trình nghiên cứu về văn phòng và quản trị văn phòng đƣợc công bố và xuất bản, ví dụ nhƣ: - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015), Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. - PGS. TS. Vũ Thị Phụng (số 03/2018), Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn thời gian. - Học viện Hành chính (2009) Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội. - TS. Lƣu Kiếm Thanh (2008), Khoa Văn bản và Công nghệ Hành chính, Học viện Hành chính, Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nƣớc số 11/2008. - PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2013), Giáo trình Quản trị học, Nhà xuất bản khoa học xã hội. - Tập thể tác giả Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2005), Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng. Trong các công trình nghiên cứu trên, khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng, quản trị hành chính văn phòng và tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng đã đƣợc các tác giả làm rõ và phân tích tƣơng đối đầy đủ. 8
b) Các công trình nghiên cứu, bài viết về chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Về mặt lý thuyết, chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một trong những nội dung của quản trị văn phòng. Việc ban hành các quy chế, quy định là một trong các biện pháp nhằm chuẩn hóa hoặt động văn phòng. Vì vậy, trong thời gian qua, vấn đề này đã đƣợc nghiên cứu và trình bày trong một số bài viết và luận văn cao học ngành quản trị văn phòng. Ví dụ: - TS. Nguyễn Thị Kim Bình (số 03/2019), Bài viết Hệ thống văn bản nội bộ điều chỉnh hoạt động hành chính văn phòng của các cơ quan: khái niệm, văn trò và quy trình xây dựng, Tạp chí Dấu ấn thời gian. - Phùng Thị Phƣơng Liên (khóa QH-2016-2019), luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (gọi tắt là KHXH và NV), Đại học Quốc gia Hà Nội. - Ngô Thị Diên (khóa 2012-2016), Báo cáo thực tập hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và xã hội. - PSG. TS. Đào Xuân Chúc (2017), Tập bài giảng Chức năng và Công nghệ Quản trị Văn phòng (tài liệu lƣu hành nội bộ). - PGS. TS. Văn Tất Thu (2011), Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. Các bài viết, luận văn trên đã bàn đến một số vấn đề: sự cần thiết phải chuẩn hóa hoạt động trong văn phòng thông qua việc xây dựng và ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn hoặc các quy chế, quy định tƣơng ứng với từng vấn đề của hoạt động văn phòng; tổ chức xây dựng môi trƣờng làm việc năng động, sáng tạo; nâng cao vai trò, trách nhiệm của Văn phòng trong công tác tham mƣu, thực hiện và tổ chức hiện đại hóa các trang thiết bị văn phòng để tăng năng suất làm việc, góp phần đánh giá chính xác kết quả làm việc của từng cán bộ, nhân viên trong văn phòng, … Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, vẫn chƣa có công trình nào đi sâu nghiên cứu về việc xây dựng và thực hiện các quy chế, quy định 9
về hoạt động văn phòng của một cơ quan cụ thể. Vì vậy, đề tài Hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) của chúng tôi hoàn toàn không trùng lặp với các công trình nghiên cứu nào từ trƣớc. 5. Đối tượng, khách thể và phạm vi nghiên cứu: - Đối tƣợng nghiên cứu: các quy chế, quy định có liên quan đến hoạt động của Văn phòng nói riêng và Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh) nói chung. - Đối tƣợng khảo sát: + Toàn thể cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng Trung tâm + Một số cán bộ, nhân viên thuộc phòng, ban khác trong Trung tâm + Lãnh đạo và một số cán bộ, nhân viên công tác tại đơn vị sự nghiệp trực thuộc cơ quan Trung ƣơng Đoàn. - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: - Khảo sát, đánh giá việc xây dựng và sự phù hợp của các quy chế, quy định hiện có. - Đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên trong Văn phòng Trung tâm. - Đề xuất các giải pháp sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các quy chế, quy định không còn phù hợp với tình hình hoạt động của Văn phòng để hoạt động của Văn phòng Trung tâm ngày càng hiệu quả và văn minh, hiện đại hơn. + Về không gian: Tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ. + Về thời gian: Luận văn của chúng tôi tập trung khảo sát việc ban hành và thực hiện các quy chế, quy định về hoạt động Văn phòng trong 05 năm trở lại đây (từ năm 2015-2019). 10
6. Phương pháp nghiên cứu: 6-1. Phương pháp luận: luận văn vận dụng phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và lịch sử 6.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Phương pháp nghiên cứu lý luận: phƣơng pháp này đƣợc dùng để hệ thống các vấn đề lý luận về văn phòng, quản trị văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng và quy trình, phƣơng pháp, trách nhiệm của văn phòng trong việc xây dựng các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng. - Phương pháp khảo sát: luận văn sử dụng phƣơng pháp này trong việc nghiên cứu, tìm hiểu các quy chế, quy định của Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ nói chung và của Văn phòng nói riêng; tìm hiểu thực trạng tình hình thực hiện các quy chế, quy định của cán bộ, nhân viên trong Văn phòng Trung tâm. - Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê: căn cứ vào các tài liệu, chứng cứ thu thập đƣợc và các kết quả khảo sát tình hình thực tế trong việc chấp hành các quy chế, quy định hiện có của Trung tâm nói chung cũng nhƣ việc chấp hành các quy định của cán bộ, nhân viên văn phòng Trung tâm nói riêng, tác giả sử dụng các phƣơng pháp trên để phân tích những ƣu điểm và hạn chế để bổ sung hoặc thay thế cho phù hợp với tình hình thực tế. - Phương pháp phỏng vấn và sử dụng phiếu hỏi: đƣợc áp dụng để tìm hiểu ý kiến của cán bộ, nhân viên Văn phòng Trung tâm và lãnh đạo, cán, nhân viên công tác tại một số đơn vị sự nghiệp trực thuộc Trung ƣơng Đoàn trong việc nhận xét, đánh giá tình hình thực hiện các quy chế, quy định hiện có. 7. Đóng góp của luận văn: Luận văn góp phần cung cấp những thông tin, cơ sở khoa học giúp Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định không còn phù hợp liên quan đến họat động Văn phòng. 11
8. Tài liệu tham khảo: Để thực hiện luận văn trên ngoài việc sử dụng nguồn tài liệu nhƣ đã liệt kê ở mục 4, tôi còn sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo: - Các bài viết, sách chuyên khảo về Quản trị học; văn phòng và quản trị văn phòng; chuẩn hóa hoạt động văn phòng, … của Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội; Nhà xuất bản Khoa học xã hội; Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội và của các thầy, cô giáo khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trƣờng Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn. - Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lƣu trữ và Quản trị Văn phòng thuộc Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; Học viện Hành chính Quốc gia; Trƣờng Đại học Nội vụ; Đại học Quốc gia Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, …. - Các bài viết về công tác văn phòng và quản trị văn phòng đăng trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng. - Các kỷ yếu hội thảo khoa học về công tác văn phòng và quản trị văn phòng của các cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn phòng tại các Bộ, Ban, Ngành, địa phƣơng nhƣ: Văn phòng Chính phủ; Bộ Nội vụ; Ủy ban Nhân dân TP. Hà Nội, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, … 9. Bố cục của luận văn Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn bao gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận của việc xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng. Chƣơng 2. Thực trạng xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ. Chƣơng 3. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ. 12
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CÁC QUY CHẾ, QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1. Văn phòng và vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 1.1.1. Văn phòng Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là cơ quan). Hiện nay có nhiều cách định nghĩa về văn phòng. Năm 2015, trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng1, các tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng cho rằng: - Theo nghĩa hẹp, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở, địa điểm làm việc, là nơi giao tiếp đối nội, đối ngoại của một cơ quan, tổ chức hoặc một nhà chức trách nhất định (thị trƣởng, nghị viên, luật sƣ, …) - Theo nghĩa rộng, văn phòng là bộ máy giúp việc đƣợc lập ra để thực hiện chức năng giúp các cấp lãnh đạo trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động chung trong cơ quan, tổ chức và là trung tâm xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của ngƣời lãnh đạo. Trong bài viết gần đây PGS.TS Vũ Thị Phụng2 đã đƣa ra 04 định nghĩa về văn phòng nhƣ sau: a) Định nghĩa 1: Văn phòng là trụ sở, nơi làm việc của lãnh đạo và bộ máy tham mƣu, giúp việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của các cơ quan, đơn bị. b) Định nghĩa 2: Văn phòng là bộ máy tham mƣu, giúp việc, có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành; đồng thời tổ chức thực hiện hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành. 1 Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học, Nguyễn Văn Báu, Đỗ Văn Thắng (2015): Quản trị văn phòng (giáo trình đại học), Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh. 2 PGS. TS. Vũ Thị Phụng (số 03/2018): Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn thời gian. 13
c) Định nghĩa 3: Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mƣu tổng hợp và đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo và bộ máy tham mƣu, giúp việc của các cơ quan. d) Định nghĩa 4: Văn phòng là từ để chỉ những công việc, hoạt động liên quan đến văn bản, giấy tờ, thủ tục, quy chế, quy định, quy chuẩn, quy trình, … Từ các định nghĩa trên cho thấy bất cứ cơ quan nào dù lớn, dù nhỏ cũng không thể hoạt động đƣợc nếu không có văn phòng. Trong luận văn của mình, tác giả sẽ sử dụng khái niệm văn phòng theo định nghĩa 2 (mục b) và định nghĩa 3 (mục c) nêu trên vì hai định nghĩa này tƣơng đồng với chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung tâm Phát triển Khoa học, Công nghệ và Tài năng trẻ (thuộc Trung ƣơng Đoàn) mà tác giả chọn là địa bàn nghiên cứu. 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng Là một thực thể hiện hữu ở tất cả các cơ quan do đó vị trí và vai trò của văn phòng thể hiện ở chính chức năng mà nó đảm nhiệm: đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành; đảm bảo điều kiện và phƣơng tiện làm việc; duy trì và phát triển các mối quan hệ của cơ quan, … Theo PGS.TS. Vũ Thị Phụng3 nếu thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, Văn phòng có vai trò và vị trí nhƣ sau: - Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo đƣợc trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả đƣợc thông qua các chƣơng trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng nhƣ lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ phƣơng tiện đi lại, kinh phí chi tiêu mỗi khi lãnh đạo đi công tác, … Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày để tập trung vào các vấn đề chiến lƣợc cho sự phát triển của cơ quan. 3 PGS.TS. Vũ Thị Phụng (số 03/2018): Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa, Tạp chí Dấu ấn thời gian. 14
- Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan. Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng nhƣ hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác. - Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì đã đƣợc xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan. - Văn phòng là bộ phận tham mƣu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan. Trong công tác quản lý cơ quan các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu nhƣ đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể nhƣ cung cấp thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đƣa ra dự báo và giải pháp. Có thể nói ở vị trí này, văn phòng đƣợc coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo. - Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan. Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ quan với công dân, đối tác, khách hàng đều đƣợc tổ chức tại văn phòng. Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ nhân viên cũng nhƣ phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài lòng vì đƣợc tôn trọng. Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tƣợng lớn đối với khách. Tất cả những ấn tƣợng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, góp phần quảng bá thƣơng hiệu của cơ quan. Chính vì thế, văn phòng còn đƣợc coi là “bộ mặt” của cơ quan. 1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại nhƣ bất kỳ một thực thể nào thông qua mối quan hệ đặc trƣng với môi trƣờng mà nó tồn tại. Hoạt động của văn phòng có mục tiêu riêng và liên 15
tục đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với môi trƣờng của nó. Theo PGS.TS. Đào Xuân Chúc4 văn phòng có các chức năng và nhiệm vụ nhƣ sau: a) Chức năng của văn phòng: Có 03 chức năng sau * Chức năng tham mƣu Chức năng tham mƣu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mƣu của các phòng, ban, đơn vị (gọi tắt là phòng, ban). Chức năng tham mƣu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức, điều hành công việc trong cơ quan nhƣ: xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó trong cơ quan; xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm; sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan; thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin phục vụ kịp thời giúp lãnh đạo ra quyết định quản lý; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch, lịch làm việc và các quyết định quản lý; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo cáo công tác thƣờng kỳ về hoạt động của cơ quan; thẩm định văn bản do các phòng, ban chuyên môn soạn thảo, ... * Chức năng tổng hợp Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin, các biện pháp, phƣơng tiện xử lý thông tin và qua đó theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên tất cả các mặt hoạt động của cơ quan. Những thông tin đó đƣợc phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo lãnh đạo. Kết quả tham mƣu phải đƣợc xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập đƣợc. * Chức năng hậu cần Mọi hoạt động của cơ quan không thể thiếu cơ sở vật chất, phƣơng tiện, trang thiết bị, tài chính ... là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo việc vận hành của mỗi cơ quan, chúng phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt 4 PSG.TS. Đào Xuân Chúc (2017): Tập bài giảng Chức năng và Công nghệ Quản trị văn phòng (tài liệu lƣu hành nội bộ). 16