Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường - Bộ Tài nguyên và Môi trường

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:109

Thêm vào BST

Báo xấu

57
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn là nhằm tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường. Đồng thời, đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn tại Tổng cục Môi trường.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường - Bộ Tài nguyên và Môi trường

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ---------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG – BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. TRẦN THU HÀ Sinh viên thực hiện : TỐNG THỊ MỸ HÀ Mã số sinh viên : 1405QTVA012 Khóa : 2014 – 2018 Lớp : ĐH. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 14A Hà Nội - 2018
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được khóa luận này, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Chị Nguyễn Thị Kim Chi và chị Hồ Thị Thơ, cán bộ Phòng Văn thư – Lưu trữ, Tổng Cục Môi trường - là những người đã trực tiếp giúp đỡ và chỉ bảo tôi rất tận tình để tôi có thể thực hiện tốt các nghiệp vụ trong thời gian tôi thực tập tại Văn phòng Tổng cục Môi trường. Ngoài ra, tôi cũng xin cảm ơn tất cả các cán bộ, công chức hiện đang công tác tại Văn phòng Tổng cục Môi trường đã hướng dẫn tôi làm việc và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn cũng như giúp đỡ tôi trong quá trình thu thập các thông tin, tài liệu để thực hiện bài khóa luận này. Qua đây tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn tới toàn thể các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình học tập tại trường. Giúp tôi trau rồi thêm nhiều kiến thức và nhiều kinh nghiệm quý báu để trang bị cho công việc sau này. Đặc biệt, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô giáo Ths. Trần Thu Hà, giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ đã tận tình tướng dẫn và chỉ bảo tôi để tôi có thể hoàn thành tốt bài Khóa luận này. Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường - Bộ Tài nguyên và Môi trường” là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Các số liệu, thông tin trong bài khóa luận này được sử dụng một cách trung thực, không sao chép, có nguồn trích dẫn, chú thích rõ ràng, minh bạch. Đồng thời, có sự kế thừa, phát triển từ các công trình nghiên cứu trước. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT NGHĨA ĐẦY ĐỦ CHỮ VIẾT TẮT 1 Tổng cục Môi trường TCMT 2 Cán bộ, công chức CBCC 3 Cộng hòa xã hội chủ nghĩa CHXHCN
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu ......................................................................................... 1 3. Mục đích nghiên cứu ...................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..................................................................................... 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4 6. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 4 7. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................... 4 8. Cấu trúc của đề tài .......................................................................................... 4 CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ........................ 6 1.1. Một số Khái niệm ........................................................................................ 6 1.1.1. Khái niệm văn bản ................................................................................. 6 1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước ............................................... 7 1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước..................................................... 8 1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước................................................... 8 1.3.1. Chức năng thông tin .............................................................................. 8 1.3.2. Chức năng quản lý ................................................................................. 9 1.3.3. Chức năng pháp lý ................................................................................. 9 1.4. Phân loại văn bản quản lý nhà nước.......................................................... 10 1.4.1. Văn bản quy phạm pháp luật ............................................................... 10 1.4.2. Văn bản hành chính ............................................................................. 11 1.5. Những yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước .......... 12 1.5.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản .......................................... 12 1.5.2. Yêu cầu về nội dung văn bản .............................................................. 13 1.5.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................. 14
1.5.4. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản ............................................................. 14 1.5.5. Yêu cầu về bố cục của văn bản ........................................................... 16 1.5.6. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ......................... 16 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ................................................................................... 18 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG, BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ............................................................................................................................. 19 2.1. Khái quát chung về Tổng cục Môi trường ................................................ 19 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổng cục Môi trường .......... 19 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Tổng cục Môi trường ........................................... 25 2.2. Cơ sở pháp lý để thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường........................................................................................ 26 2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Môi trường ............................................................................................................... 26 2.3.1. Thẩm quyền soạn thảo và ban hành các loại văn bản tại Tổng cục Môi trường .................................................................................................... 26 2.3.2. Thống kê số lượng văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành ......... 28 2.3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành ....................................................................................................................... 29 2.3.3.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.......................................... 29 2.3.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao .......................................... 40 2.3.4. Ngôn ngữ và bố cục về nội dung văn bản do Tổng cục Môi trường ban hành ........................................................................................................ 42 2.3.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường ... 42 2.3.5.1. Chuẩn bị: ........................................................................................ 42 2.3.5.2. Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định ............................................................................................... 43 2.3.5.3. Trình và duyệt văn bản................................................................... 43 2.3.5.4. Hoàn thiện các thể thức và làm các thủ tục phát hành:.................. 46
2.3.6. Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường ................................................................................ 50 2.3.7. Cơ sở vật chất ảnh hưởng đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường ................................................................................ 51 2.3.8. Đánh giá chung ................................................................................... 52 2.3.8.1. Ưu điểm .......................................................................................... 52 2.3.8.2. Hạn chế: ......................................................................................... 53 2.3.8.3. Nguyên nhân .................................................................................. 54 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ................................................................................... 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC MÔI TRƯỜNG, BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG.......... 56 3.1. Nhóm giải pháp về thể chế ........................................................................ 56 3.2. Nhóm giải pháp về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong Tổng cục Môi trường ........................................................................................................ 57 3.3. Nhóm giải pháp xây dựng tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc, đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn trong giải quyết công việc ........................................................................................................... 60 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ................................................................................... 62 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 64 PHỤ LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay, trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đều không thể thiếu sự xuất hiện của văn bản. Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin của cơ quan, tổ chức bằng một ký hiệu hay một ngôn ngữ nhất định được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, mà công tác soạn thảo và ban hành văn bản có vai trò hết sức quan trọng đối với quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản một cách chính xác và nhanh chóng sẽ đảm bảo cho quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được diễn ra một cách có hệ thống và quy củ. Tổng cục Môi trường trực thuộc Bộ Tài nguyên và môi trường , là một cơ quan hành chính nhà nước thực hiện quản lý về môi trường và các dịch vụ công theo quy định của pháp luật. Với những chức năng và nhiệm vụ đã được quy định, số lượng văn bản mà Tổng cục Môi trường ban hành trong quá trình hoạt động là tương đối nhiều. Vì thế, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường được coi là một trong những công tác quan trọng ảnh hưởng đến sự hoạt động của Tổng cục nói riêng và hoạt động của Bộ Tài nguyên và Môi trường nói chung. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục đã nhận được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo tại Tổng cục. Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục. Do đó, mà tôi đã lựa chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường - Bộ Tài nguyên và Môi trường” làm đề tài khóa luận của mình với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay, công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu cũng như các độc giả. Đã có nhiều giáo trình liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản được phát hành có thể kể đến như: 1
- Đoàn Thị Tâm, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Đại học Sư phạm TP. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh, 2015; - Nguyễn Trọng Nghĩa, Giáo trình Soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội, 2015; - Nguyễn Văn Hậu, Kỹ năng nghiệp vụ hành chính; Nhà xuất bản Lao động, Hà Nội, 2015; - PGS. Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn), Giáo trình Lý luận và phương pháp văn thư, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2011; - Ngô Sỹ Trung, Soạn thảo văn bản hành chính, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, Hà Nội, 2015; - Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013), Văn bản quản lý nhà nước – Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo, Nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam; - Triệu Văn Cường (2017), Giáo trình văn thư, Nhà xuất bản Lao Động; - Học viện Hành chính (2013), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật; - Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, xuất bản lần 2, Nhà xuất bản Thống Kê; - Vương Thị Kim Thanh (2006), Kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản, Nhà xuất bản Trẻ, TP. Hồ Chí Minh; Ngoài các giáo trình thì còn có một số bài khóa luận Thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản như: - Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện thủ tục xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND Thành phố Hà Nội” của Nguyễn Thành Long; - Khóa luận Tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác ban hành văn bản trong hoạt động của Vụ Thanh tra – Pháp chế (Ban tổ chức Cán bộ của Chính phủ)” của Doãn Quốc Trung; 2
- Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công năm 2006 của Nguyễn Thanh Bình “ Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội Vụ trong điều kiện cải cách hành chính”; - Luận văn Thạc sĩ “ Ban hành văn bản quản lý nhà nước của cấp xã” của Nguyễn Văn Bình; - Khóa luận tốt nghiệp của Phạm Ngọc Huyền “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Nội Vụ”. - Khóa luận Tốt nghiệp của Phan Thị Kim Tuyến, sinh viên khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ với đề tài “Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân Huyện Kỳ Anh, tỉnh hà Tĩnh”. - Khoá luận Tốt nghiệp của Nguyễn Thị Liên, sinh viên khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ với đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hà Lâm Khoa học xã hội Việt Nam” - Báo cáo thực tập của Sinh viên khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với đề tài “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Phòng Nội vụ, huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” - Báo cáo thực tập của sinh viên Hồ Thị Thơ, sinh viên khoa Quản trị văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với đề tài “ Tìm hiểu về Công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện Thạch Hà, tỉnh Hà Tĩnh”. Tuy nhiên, cho đến nay, ở nước ta có thể nói chưa có một nghiên cứu, khảo sát mang tính khái quát, cụ thể về Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường. 3. Mục đích nghiên cứu Nhằm tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường. Đồng thời, đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn tại Tổng cục Môi trường. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống lý thuyết Công tác soạn thảo và ban hành văn bản; 3
- Đánh giá thực trạng của Công tác soạn thảo và ban hành văn tại Tổng cục Môi trường, trực thuộc Bộ Tài nguyên và môi trường; - Đề xuất một số giải pháp để nâng cao công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, Bộ Tài nguyên và Môi trường. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a. Đối tượng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. b. Phạm vi: - Không gian: Tại Tổng cục Môi trường – Bộ Tài nguyên và môi trường - Thời gian: Trong năm 2015 – 2017 6. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện được đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tham khảo, kế thừa có chọn lọc những thông tin có giá trị trong các tài liệu nghiên cứu trước. - Phương pháp phân tích, tổng hợp thông tin: Đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất trong quá trình thực hiện đề tài. - Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Tổng hợp, sưu tầm, thống kê số lượng văn bản của Tổng cục Môi trường soạn thảo và ban hành từ năm 2015 đến năm 2017 nhằm phục vụ cho đề tài nghiên cứu. 7. Giả thuyết nghiên cứu Nếu đánh giá được thực trạng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường. Từ đó, tìm ra được nguyên nhân và đưa ra được các giải pháp cần thiết về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, góp phần nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản cho cán bộ, công chức, viên chức và nhân biên trong toàn bộ Tổng cục. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước. 4
Chương 2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, trực thuộc Bộ Tài nguyên và môi trường. Chương 3. Một số kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Tổng cục Môi trường, trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. 5
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.1. Một số Khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản “Văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định”. (Nguồn trích dẫn tại https://vi.wikipedia.org/wiki/vanban) “Văn bản phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội và được sử dụng để ghi chép, phản ánh các sự vật, hiện tượng xảy ra trong thực tiễn, các kinh nghiệm của con người trong quá trình lao động, sang tạo và sản xuất. Đồng thời văn bản cũng sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý và thu thập thông tin trong hoạt động quản lý”. - Trong cuốn “Tiếng việt thực hành”, Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội, 1977, hai tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ, có khái niệm về văn bản như sau “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm hướng tới một hay một số giao tiếp nào đó”. - Cũng trong cuốn “Tiếng việt thực hành”, Nhà xuất bản Giáo dục Hà Nội, 1996, hai tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân cũng có giải thích tương tự “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết”. - Dưới góc độ Hành chính học, văn bản được hiểu là khái niệm để chỉ các công văn, giấy tờ hình thành trong các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp…. 6
- Theo PGS Vương đình Quyền, trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” cho rằng “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệu ngôn ngữ”. Vật mang tin mà loài người dùng để ghi các loại ký hiệu ngôn ngữ rất đa dạng và phong phú như: đá, gỗ, tre, trúc, da thú, đất sét, giấy và các loại mang tin khác. Ngày nay, cũng với sự phát triển của khoa học, công nghệ thì vật mang tin phong phú và đa dạng hơn như USB, đĩa CD, CD-ROM….). Ký hiệu ngôn ngữ được sử dụng trên các vật mang tin là chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người”. Như vậy, có thể thấy khái niệm về văn bản đã được rất nhiều các tác giả nghiên cứu và nêu ra. Các khái niệm được đưa ra đều đúng, tuy nhiên những khái niệm đó chỉ phù hợp với một số ngành mà các tác giả đã nghiên cứu. Vì vậy, em xin được khái quát một cách chung nhất về khái niệm Văn bản từ các khái niệm mà các tác giả đã nghiên cứu như sau: “Văn bản là một sản phẩm của hoạt động giao tiếp, là một phương tiện để truyền đạt thông tin trong hoạt động của con người. Nó được hoàn chỉnh cả về nội dung và thể thức, có sự thống nhất với nhau về cấu trúc, cách thức trình bày, được ghi lại bằng một ký hiệu ngôn ngữ cụ thể. Văn bản có thể được hình thành từ rất nhiều các vật liệu khác nhau tùy vào các giai đoạn phát triển của con người”. 1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là một nhà nước “pháp quyền xã hội chủ nghĩa”, do đó Nhà nước Việt Nam được cấu tạo bởi 3 hệ thống cơ quan gồm: cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan tư pháp. Hoạt động ban hành văn bản là một trong những hoạt động không thể tách rời của hoạt động quản lý nhà nước. Vì văn bản là phương tiện thông tin cơ bản và có tính chất quan trọng trong các cơ quan nhà nước nhằm ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin cần thiết để thực hiện các chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước. Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương đình Quyền có nêu “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản mà các cơ quan quản lý nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và 7
các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thẩm quyền và thủ tục quy định”. Hay như trong cuốn “Giáo trình nghiệp vụ Công tác văn thư” của Khoa Văn thư – lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ cũng có ghi “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn, do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật, được đảm bảo thi hành bằng quyền lực của Nhà nước”. Như vậy, các khái niệm về văn bản quản lý nhà nước đã nêu ở trên khá là đúng, em xin khái quát lại về khái niệm Văn bản quản lý nhà nước như sau: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản chứa đựng các thông tin, quyết định cần thiết trong các hoạt động của quản lý nhà nước, do các cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp cùng ban theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật, Nhà nước và được đảm bảo thi hành bằng quyền lực của Nhà nước”. 1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước có 3 đặc điểm chính, đó là: - Văn bản quản lý nhà nước được ban hành dưới danh nghĩa của một cơ quan nhà nước hoặc người đứng đầu cơ quan nhà nước đó. - Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền và mang tính quyền lực đơn phương. - Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, ngôn ngữ theo quy định của pháp luật và có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. 1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 1.3.1. Chức năng thông tin Chức năng thông tin là chức năng bao quát nhất của văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng. Do đó, chức năng thông tin là chức năng quan trọng nhất của văn bản, bởi vì thông qua chức năng này thì những chức năng khác mới được thực hiện. Hoạt động thông tin bằng văn bản trong quản lý nhà nước là một quá trình diễn ra thường xuyên, liên tục nhằm đạt mục tiêu của quản lý nhà nước. Chính 8
vì thế, thông tin trong văn bản phải được ghi lại một cách chính thống, có độ chính xác cao. 1.3.2. Chức năng quản lý “Văn bản quản lý nhà nước được các cơ quan nhà nước sử dụng làm phương tiện để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao hoặc được phân cấp quản lý. Trong công tác quản lý, văn bản được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau như: - Văn bản được sử dụng làm truyền đạt các quyết định quản lý: các cơ quan tổ chức sử dụng văn bản để đề ra các chủ trương, chính sách, biện pháp công tác, chương trình, kế hoạch,… - Trong hoạt động và quá trình quản lý, việc soạn thảo và ban hành các quyết định quản lý là một trong những công việc quan trọng. Các quyết định quản lý được văn bản hóa là một trong những hình thức tối ưu, hiệu quả và chính xác nhất. - Văn bản quản lý nhà nước được sử dụng làm căn cứ để các chủ thể quản lý hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra giám sát các đối tượng quản lý thực hiện một cách thuận lợi và hiệu quả cao và cũng là căn cứ để xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh”. 1.3.3. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước được ban hành để đặt ra những quy định được phép và không được phép nhằm điều chỉnh và duy trì sự phát triển của xã hội theo định hướng của Nhà nước Trong công tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thông tin trong hoạt động quản lý và đưa ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản khác nhau. Những văn bản đó vừa là phương tiện quản lý, vừa làm bằng chứng đảm bảo cho văn bản ban hành có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. 9
Chức năng thông tin, chức năng quản lý, chức năng pháp lý không tồn tại độc lập mà có thể được tích hợp trong văn bản quản lý nhà nước. Các chức năng này phản ánh đầy đủ vai trò quan trọng của văn bản quản lý nhà nước. 1.4. Phân loại văn bản quản lý nhà nước Hiện nay, có rất nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại văn bản quản lý nhà nước có thể kể đến như: Phân loại theo tiêu chí chủ thể ban hành; phân loại theo tiêu chí nguồn gốc của văn bản; phân loại theo tiêu chí phạm vi sử dụng của văn bản; phân loại theo tiêu chí tính chất cơ mật và phạm vi phổ biến của văn bản; phân loại theo tiêu chí mức độ chính xác của văn bản; phân loại theo tiêu chí hiệu lực pháp lý của văn bản… Tùy theo mục đích của việc phân loại văn bản nhà nước mà cho chúng ta các kết quả khác nhau về việc phân loại văn bản. Việc phân loại văn bản nhằm giúp ta nắm bắt được tính chất, công dụng, đặc điểm của từng loại văn bản để ban hành phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Đồng thời, áp dụng các phương pháp soạn thảo thích hợp để soạn thảo các văn bản sao cho phù hợp nhất. 1.4.1. Văn bản quy phạm pháp luật - Theo Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này”. - Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật. - Văn bản quy phạm pháp luật có những đặc điểm như: + Văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục do pháp luật quy định. + Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật có chứa những quy tắc xử sự chung, mang tính bắt buộc đối với mọi đối tượng chịu sự điều chỉnh của văn bản. 10
+ Hiệu lực về không gian của văn bản quy phạm pháp luật được áp dụng trong phạm vi của cả nước hoặc của từng địa phương. Hiệu lực về thời gian của văn bản quy phạm pháp luật là thường xuyên, liên tục, được áp dụng nhiều lần đối với mọi đối tượng hoặc một nhóm đối tượng. + Nhà nước đặt ra những biện pháp để đảm bảo thực hiện theo quy định của pháp luật. 1.4.2. Văn bản hành chính “Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm, được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý”. Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thì văn bản hành chính được chia thành 2 loại gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. a. Văn bản hành chính cá biệt Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt. Đặc điểm của một văn bản hành chính cá biệt gồm: - Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định. - Nội dung của văn bản cá biệt có chứa những quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với từng trường hợp, cá nhân cụ thể trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt. - Văn bản hành chính cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo quy định của pháp luật. 11
b. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là văn bản được hình thành trong quá trình của hoạt động quản lý nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý. Văn bản hành chính không được dùng để thay thế văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính cá biệt. Văn bản hành chính thông thường gồm quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. 1.5. Những yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước 1.5.1. Yêu cầu về thẩm quyền ban hành văn bản Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được xem xét trên cả 2 phương diện đó là thẩm quyền ban hành về hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành về nội dung văn bản. Thẩm quyền ban hành về hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những hình thức – thể loại văn bản được pháp luật quy định. Thẩm quyền về nội dung ban hành văn bản có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành văn bản để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật, chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết. Nội dung văn bản ban hành không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định của cấp trên. Văn bản được ban hành đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp cho văn bản đó. Nội dung của văn bản không được mâu thuẫn, phải được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực, không trái với quy định của Nhà nước đã đề ra, không đi ngược lại với chủ trương, đường lối của Đảng, của cấp trên. 12
1.5.2. Yêu cầu về nội dung văn bản a. Văn bản quản lý nhà nước ban hành phải hướng tới mục đích nhất định Mục đích cao nhất khi ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội, quan hệ nội bộ tổ chức hoặc giải quyết công vụ trong phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức ban hành. Đồng thời, văn bản phải thể hiện rõ mục đích chính trị trong nội dung tức là hướng tới việc thực hiện phương châm, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước đã đề ra. Để đảm bảo thực hiện yêu cầu này, trước khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ: văn bản này có thực sự cần thiết phải ban hành hay không? Văn bản đó ban hành để làm gì? Giới hạn của vấn đề là đâu? Lời giải cho các câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho người soạn thảo, người tham gia góp ý kiến và người ký duyệt văn bản trong quá trình soạn thảo văn bản. b. Văn bản ban hành phải có tính khoa học Tính khoa học của văn bản tức là sự đảm bảo có đủ lượng thông tin pháp lý và thông tin thực tế cần thiết để soạn thảo văn bản. Các thông tin này phải được xử lý và đảm bảo chính xác, đầy đủ các sự kiện, số liệu. Phải có sự nhất quán, logic về chủ đề, không có sự mâu thuẫn, chồng chéo giữa các ý, kết cấu trong văn bản phải chặt chẽ, hợp lý. Người soạn thảo văn bản phải soạn thảo văn bản trên sự khách quan, không được lồng những quan điểm, ý nghĩ chủ quan vào văn bản hoặc có động cơ vu lợi khi soạn thảo văn bản. c. Tính khả thi khi soạn thảo văn bản Tính khả thi là một yêu cầu rất quan trọng khi soạn thảo văn bản. Văn bản ban hành phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế, với quy luật phát triển của sự vật, hiện tượng có liên quan, phải giải quyết hài hòa các lợi ích, hiệu quả to lớn về chính trị, kinh tế, xã hội. Những văn bản ban hành không có tính khả thi nghĩa là các văn bản có chứa nội dung không phù hợp với thực tế, mang tính chủ quan, duy ý chí hoặc có những lỗ hổng, kẽ hở, gây khó khăn cho việc thực thi. Điều này dẫn đến tình trạng văn bản vừa mới ban hành đã sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ để thay thế bằng văn bản mới. Vì vậy, sự kết hợp đúng đắn và phù hợp giữa các yêu cầu 13