Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:156

Thêm vào BST

Báo xấu

78
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là lý luận về tổ chức công tác văn phòng, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng và chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của vấn đề. Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------------ Đào Thị Minh Huyền TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội - 2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------------- ĐÀO THỊ MINH HUYỀN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Chuyên ngành Quản trị văn phòng Mã số: 60340406 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊNH THÀNH XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG Giảng viên hướng dẫn Chủ tịch hội đồng chấm luận văn TS. Nguyễn Thịnh Thành PGS.TS Vũ Thị Phụng Hà Nội - 2019
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo, tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Đào Thị Minh Huyền
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tác giả đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn là TS. Nguyễn Thịnh Thành. Tác giả cũng nhận được sự cộng tác và chia sẻ của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, các cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ quan trọng đó. Do những hạn chế chủ quan và khách quan, bao gồm cả những khó khăn về sự thay đổi, biến động liên tục về nhân sự và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các thầy cô giáo và độc giả để luận văn hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 HỌC VIÊN Đào Thị Minh Huyền
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH............................................................................................. 4 LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 5 1. Lý do chọn đề tài .........................................................................................................5 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ....................................................................................6 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ..................................................................................6 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ............................................................... 6 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................... 7 6. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu .................................................................8 7. Đóng góp của luận văn ................................................................................................ 9 8. Bố cục luận văn ...........................................................................................................9 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.............................................................................................................................. 11 1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác văn phòng............................................11 1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn phòng ....................................................11 1.1.2. Vai trò của việc tổ chức công tác văn phòng ...........................................12 1.2. Nội dung tổ chức công tác văn phòng ....................................................................15 1.3. Các nguyên tắc và yêu cầu đối với tổ chức công tác văn phòng ............................ 18 1.4. Những quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn phòng .......................... 19 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ............................................................ 25 2.1. Giới thiệu về Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ............................ 25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ......................... 25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư ...............................................................................................................29 2.1.3. Đặc điểm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng và Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến Đầu tư ......................................................31 1
2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng .....................................................................................................36 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng ....................................................37 2.2.2. Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp .....................................................40 2.2.3. Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông ............................ 49 2.2.4. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ............................................................ 57 2.2.5. Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân ............................................................ 67 2.2.6. Tổ chức công tác hậu cần .........................................................................71 2.2.7. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng ......................................73 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ............................................................................................................................... 77 3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ....................................................77 3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng ........................................................................................... 79 3.2.1. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ văn phòng .....................................79 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng ...............82 3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn phòng ................................................................ 85 3.2.4.Thành lập bộ phận chuyên trách xử lý thông tin phục vụ đầu tư .............88 KẾT LUẬN.................................................................................................................................. 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 94 PHỤ LỤC..................................................................................................................................... 99 2
DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH STT Tên bảng, hình Trang Bảng 2.1: Bảng so sánh Phòng Hành chính - Xúc tiến và 01 36 văn phòng cơ quan nhà nước Bảng 2.2: Bảng số lượng và trình độ nhân sự Phòng 02 39 Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư Bảng 2.3: Bảng tổng hợp các quy định, quy chế làm 03 43 việc Hình 2.4: Một số hình ảnh về bộ sách của Trung tâm 04 53 Xúc tiến Đầu tư Hình 2.5: Hình ảnh USB tài liệu của Trung tâm Xúc 05 54 tiến Đầu tư Hình 2.6: Hình ảnh giao diện Cổng thông tin điện tử 06 55 chính thức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Hình 2.7: Hình ảnh logo và slogan của Trung tâm Xúc 07 56 tiến Đầu tư Bảng 2.8: Bảng thống kê số lượng các văn bản ban hành 08 61 tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư Bảng 2.9: Hội nghị xúc tiến đầu tư và khai trương 09 70 Website hppc.gov.vn năm 2017 Bảng 2.10: Tọa đàm xúc tiến đầu tư Nhật Bản tại Hải 10 71 Phòng năm 2018 3
LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) đã phát huy được vai trò rõ rệt của nó trong những năm qua. Việc thu hút nguồn vốn FDI để khai thác hiệu quả hơn tiềm năng vốn có của quốc gia là một yêu cầu bức thiết đặt ra ở hầu hết các địa phương trong cả nước. Một quốc gia sẽ không thể phát triển, tăng trưởng và khai thác được những tiềm lực sẵn có của mình nếu không có nguồn vốn đầu tư. Nó góp phần làm tăng thêm tài sản vật chất, tài sản trí tuệ và tài sản vô hình, từ đó góp phần làm tăng năng lực sản xuất của xã hội. Hòa cùng xu thế phát triển và hội nhập, ban lãnh đạo thành phố Hải Phòng cũng sớm nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động thu hút vốn FDI. Đặc biệt, để Hải Phòng xứng đáng là “một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại, dịch vụ của cả nước và vùng Duyên hải Bắc Bộ; là thành phố cảng, cửa ngõ chính ra biển của các tỉnh phía Bắc và cả nước…” thì nhiệm vụ của hoạt động thu hút vốn FDI càng trở nên nặng nề. Hơn nữa, xuất phát từ thực trạng các hoạt động xúc tiến đầu tư tại thành phố còn manh mún, thiếu tập trung về nguồn lực, thiếu sức mạnh và tính đồng bộ; các nhà đầu tư phải tự làm nhiều thủ tục hành chính, phải qua nhiều cơ quan, nhiều khâu, thời gian cấp phép đầu tư kéo dài, gây trở ngại và tạo tâm lý không tốt cho các nhà đầu tư; thành phố chưa có một tổ chức xúc tiến đầu tư có vị trí pháp lý phù hợp, đủ năng lực để thực hiện có hiệu quả công tác xúc tiến đầu tư trong và ngoài nước; hoạt động xúc tiến đầu tư vì thế chưa giúp khai thác tốt tiềm năng, lợi thế lớn của thành phố để thu hút mạnh mẽ đầu tư, thúc đẩy thành phố phát triển đột phá. Mục tiêu chính thành lập Trung tâm Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố (Trung tâm Xúc tiến Đầu tư) là tạo ra một tổ chức có vị trí pháp lý phù hợp và đủ năng lực để thực hiện có hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụ về xúc tiến đầu tư; thực hiện đẩy mạnh cải cách hành chính trong hoạt động đầu tư đảm bảo yêu cầu 3 giảm (giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí); giải quyết theo cơ chế “một cửa” về các thủ tục đầu tư, nâng cao hiệu quả xúc tiến, hỗ trợ các nhà đầu tư...Việc thành lập Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của thực tiễn, thể hiện quyết tâm chính trị của lãnh đạo thành phố trong việc tạo ra môi trường đầu tư hấp dẫn nhất để tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư nói chung và nguồn vốn FDI nói riêng vào thành phố. 4
Để góp phần vào việc thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, Trung tâm cần tăng cường các biện pháp tiếp tục đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài tại các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng, trong đó không thể không nói đến công tác văn phòng. Bởi, công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Văn phòng với vai trò là bộ phận tham mưu trực tiếp trong lĩnh vực xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch đã và đang có sự đóng góp không nhỏ cho sự phát triển chung của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của đơn vị để bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì thế việc tổ chức công tác văn phòng, tìm ra những ưu điểm, nguyên nhân dẫn tới sự hạn chế; để từ đó đưa ra những giải pháp khoa học nhằm từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa là một yêu cầu bức thiết. Với một cơ cấu tổ chức đặc thù khi mà bộ phận văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn về hoạt động xúc tiến đầu tư thì cũng có nhiều điểm khác biệt trong cách tổ chức công tác văn phòng so với văn phòng thông thường. Phòng Hành chính Tổ chức và Xúc tiến đầu tư (Phòng Hành chính - Xúc tiến) là bộ phận giúp Ban Giám đốc hoạch định những công việc cụ thể trong chỉ đạo, để dần đưa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vào nề nếp và ổn định theo hướng phát triển chung của thành phố, ngay từ ban đầu cần nhấn mạnh vai trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn phòng. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” làm luận văn thạc sĩ của mình. 5
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau: - Thứ nhất, trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng và chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của vấn đề. - Thứ hai, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ sau: - Khái quát lý luận chung về tổ chức công tác văn phòng; - Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nêu rõ tính đặc thù của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng; - Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư từ khi thành lập đến nay, đặc biệt nêu bật tính đặc thù từ cơ cấu tổ chức được thể hiện trong tổ chức công tác văn phòng; - Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng và các biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này. - Phạm vi nghiên cứu + Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại Trung tâm đầu Xúc tiến tư thành phố Hải Phòng. + Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ khi thành lập (2016) cho đến nay. Mặc dù là đơn vị mới thành lập, nhưng ngay từ ban đầu đã quan tâm tới tổ chức công tác văn phòng. Chúng ta hãy cùng nhìn nhận và xem xét hoạt động này nhằm rút ra những kinh nghiệm cho một cơ quan có cơ cấu tổ chức đặc thù (văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn). 6
+ Về phạm vi nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu tổ chức công tác văn phòng theo góc độ tổ chức bộ máy và nhân sự, hệ thống các văn bản quy định, phổ biến, hướng dẫn công tác văn phòng, kết quả thực hiện và hoạt động kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức công tác văn phòng là một vấn đề nghiên cứu không mới trong lĩnh vực quản trị văn phòng. Nội dung này được đề cập trong các giáo trình giảng dạy tại các trường như “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” của PGS. TS Đào Xuân Chúc; “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật ấn hành năm 2005; “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2007; “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ” của PGS.TS Văn Tất Thu;… Các cuốn giáo trình này đã đề cập đến lý luận và thực tiễn của công tác văn phòng. Đặc biệt, trong cuốn Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị Văn phòng - Lý luận và thực tiễn” các tác giả đã có nhiều bài viết hay và sâu sắc xoay quanh lĩnh vực văn phòng và quản trị văn phòng. Bên cạnh đó là một số luận văn như: “Tổ chức hoạt động tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Ngoài nước” của Nguyễn Thị Bích Liên (Luận văn năm 2018), “Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia” của Tô Đức Thùy (Luận văn năm 2019), “Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” của Đoàn Ngọc Phán (Luận văn năm 2019),... Khá tương đồng về việc tổ chức công tác văn phòng đã có đề tài “Tổ chức hoạt động văn phòng tại Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ” của Nguyễn Thị Ngọc (Khóa luận năm 2018), “Tìm hiểu về tổ chức hoạt động văn phòng của Công ty TNHH Dầu khí Đài Hải chi nhánh Thường Tín, Hà Nội” của Hoàng Thanh Thủy (Báo cáo nghiên cứu khoa học năm 2017). Song trong khuôn khổ của một cơ quan vừa mới thành lập chưa được 01 năm và một chi nhánh công ty nên những nghiên cứu mới chỉ khai thác ở một số khía cạnh của tổ chức hoạt động văn phòng. Có thể nói rằng kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác văn phòng nói chung 7
và hoạt động tổ chức công tác văn phòng nói riêng. Những nghiên cứu tập trung đề cập đến lĩnh vực văn phòng tại các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức mới thành lập, đã thành lập từ lâu và bộ phận văn phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ vốn có của nó. Như vậy, cho đến nay chưa có một nghiên cứu nào đi sâu vào nghiên cứu về tổ chức công tác văn phòng của một cơ quan nhà nước đặc thù khi mà văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn. 6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu * Về nguồn tƣ liệu tham khảo - Tài liệu lý luận gồm: + Các giáo trình giảng dạy tại các trường như “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” của PGS. TS Đào Xuân Chúc; “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật ấn hành năm 2005; “Quản trị học” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội ấn hành năm 2013; “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ” của PGS.TS Văn Tất Thu;… + Các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của các học viên và sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội); + Các bài báo đăng tại Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ; - Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng. - Các thông tin liên quan từ các website. * Về phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học. Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra. - Các phương pháp cụ thể: + Phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi sử dụng để mô tả, khái quát tình hình tổ chức công tác văn phòng. 8
+ Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng khi đối chiếu thực trạng hoạt động tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư so với yêu cầu cần có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật. + Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống: Đây là phương pháp được tác giả sử dụng chủ yếu để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn, mỗi công trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có sự kế thừa, phát triển quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một cách toàn diện để đảm bảo đầy đủ và hiệu quả. Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài. 7. Đóng góp của luận văn Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ là cơ sở để Trung tâm Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng tổ chức công tác văn phòng trong thời gian qua; qua đó giúp Trung tâm nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức công tác văn phòng thông qua các đề xuất giải pháp được chúng tôi nêu ở Chương 3 của luận văn. Đồng thời, việc nghiên cứu tổ chức công tác văn phòng sẽ góp phần giúp cho Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố đang điều chỉnh về cơ cấu tổ chức hay chuẩn bị thành lập theo mô hình đặc thù này có thêm cơ sở lý luận và thực tiễn để có thể tổ chức công tác văn phòng khoa học, hợp lý. 8. Bố cục luận văn Ngoài phần dẫn luận và kết luận, nội dung chính của luận văn được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức công tác văn phòng Trong chương này, chúng tôi sẽ tìm hiểu lý luận chung về tổ chức công tác văn phòng, khái niệm tổ chức công tác văn phòng và những khái niệm có liên quan; tìm hiểu về vai trò, nội dung, nguyên tắc, yêu cầu và những quy định hiện hành về công tác văn phòng. Đây là chương có ý nghĩa quan trọng, vừa mang tính dẫn luận, vừa có ý nghĩa khẳng định vị trí, vai trò của tổ chức công tác văn phòng và đưa ra những tiền đề làm căn cứ so sánh với thực trạng tổ chức công tác văn phòng sẽ được phản ảnh ở Chương 2. 9
Chƣơng 2: Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tƣ thành phố Hải Phòng Chúng tôi khái quát về Trung tâm Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng với các nội dung như: Lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn; giới thiệu về phòng Hành chính - Xúc tiến nêu bật tính đặc thù về cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm. Với những thông tin thu thập được, chúng tôi tập trung mô tả thực trạng tổ chức công tác văn phòng gồm tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng; tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp; tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông; tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác hậu cần; tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng. Trong đó chúng tôi nêu rõ những điểm khác biệt về tổ chức công tác văn phòng của một đơn vị đặc thù. Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tƣ thành phố Hải Phòng Dựa trên việc phân tích thực trạng ở Chương 2, trong chương này chúng tôi nêu ra những hạn chế và những nguyên nhân cơ bản làm xuất hiện những hạn chế của tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. Trên cơ sở đó tác giả xây dựng các giải pháp một cách khoa học và hiệu quả nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức công tác văn phòng phục vụ tốt nhất cho hoạt động của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. 10
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác văn phòng 1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn phòng + Công tác văn phòng Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào để điều phối các hoạt động chung đều có một bộ phận được thành lập với chức năng tham mưu, tổng hợp; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong điều hành; thay mặt cơ quan, tổ chức thực hiện các hoạt động đối nội, đối ngoại và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Bộ phận đó chính là “văn phòng cơ quan”. Văn phòng cơ quan hay có những cơ quan, tổ chức được gọi bằng cách khác. Nhưng dù gọi theo cách nào thì các chức năng của công tác văn phòng vẫn phải được đặt ra và đòi hỏi thực hiện đầy đủ để phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan. Như vậy, toàn bộ công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được gọi là công tác văn phòng. Công tác văn phòng là hoạt động bao gồm tất cả các công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin giấy tờ trong hoạt động của các cơ quan; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh đạo; công tác đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. + Tổ chức công tác văn phòng Tổ chức có thể được hiểu theo nghĩa danh từ và động từ. Tổ chức với nghĩa danh từ là một thực thể tồn tại khách quan, bao gồm các bộ phận cấu thành theo hệ thống để thực hiện một chức năng nhất định. Tổ chức với nghĩa động từ là việc xếp đặt có hệ thống các yếu tố cấu thành một tổng thể nhằm thực hiện những mục tiêu đã đề ra. Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị, nó là một hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của mình. Chức năng này đòi hỏi phải phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận. Với tư cách là một bộ phận đảm nhận chức năng điều phối trung tâm, văn phòng cũng là một 11
tổ chức, tổ chức theo nghĩa danh từ là: một tập hợp các cá nhân, các yếu tố trong một hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung. Xuất phát từ quan niệm trên, chúng tôi cho rằng: Tổ chức công tác văn phòng là việc sắp xếp, thiết lập, phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận một cách có hệ thống, khoa học đối với toàn bộ công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng để đạt được mục tiêu đề ra. 1.1.2. Vai trò của việc tổ chức công tác văn phòng Khoa học về tổ chức lao động không phải là mới nhưng trước đây chỉ được quan tâm trong lĩnh vực sản xuất, còn trong các hoạt động thuộc công tác văn phòng các cơ quan hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng. Tuy nhiên, trong vài chục năm trở lại đây, việc tổ chức khoa học trong văn phòng các cơ quan đã được chú ý hơn, bởi lẽ do áp lực của công việc văn phòng ngày càng lớn, do sự bùng nổ thông tin và áp dụng các tiến bộ khoa học tiên tiến, đặc biệt là yêu cầu cấp thiết hiện đại hóa công tác văn phòng thực hiện lộ trình Chính phủ điện tử, chính các nguyên nhân này càng đòi hỏi phải tổ chức công tác văn phòng mới đảm bảo được yêu cầu ngày càng cao của các cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận văn phòng. Tổ chức công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động của cả bộ máy trong cơ quan, tổ chức. Do đó, vai trò của tổ chức công tác văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động của toàn cơ quan, thể hiện ở các điểm sau: - Tổ chức công tác văn phòng giúp toàn bộ các khâu tác nghiệp trong tham mưu, tổng hợp; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong điều hành; hoạt động đối nội, đối ngoại đến công tác hậu cần sẽ được thực hiện một cách khoa học. Tổ chức công tác văn phòng có trật tự, nề nếp sẽ giúp cho toàn bộ công việc tại văn phòng được thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của cơ quan. Hoạt động của cơ quan, tổ chức được thực hiện bởi nhiều phòng, ban và đơn vị trực thuộc, mỗi đơn vị có những chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên sự riêng biệt đó chỉ có tính tương đối vì giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau.Văn phòng chính là nơi giúp cho các nhà lãnh đạo điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi 12
giao tiếp của cơ quan với bên ngoài. Nhìn cách thức tổ chức văn phòng, người ta đánh giá được cách thức làm việc của cơ quan, có thể nói văn phòng còn là tấm gương phản chiếu trình độ tổ chức lao động, trình độ văn hóa hành chính trong cơ quan. Do đó, văn phòng cần phải được tổ chức một cách khoa học.Tổ chức công tác văn phòng tốt sẽ tạo nên phong cách, nề nếp làm việc khoa học tránh được tình trạng lộn xộn, chồng chéo, làm rối các quan hệ giữa các đơn vị. - Tạo tính chuyên nghiệp cho hoạt động hành chính. Một trong những hạn chế khá phổ biến của công chức, viên chức là làm việc chưa khoa học, thiếu tâm huyết. Biểu hiện ở việc không tuân thủ thời gian, làm việc chậm chạp, lề mề, làm việc không có kế hoạch dẫn đến làm việc bị động, hiệu quả thấp, nhiều khi mang tính đối phó cho xong việc. Do đó, phải từng bước thiết lập tác phong khoa học, làm việc theo kế hoạch. Công việc được chia thành các phần việc nhỏ khác nhau và được sắp xếp tiến hành theo trình tự cần thiết nhất định. Khi thực hiện các thao tác để hoàn thành từng phần việc nhỏ, thì từng bước, cán bộ công chức đã thực hiện hoàn thành các phần việc theo trình tự được sắp xếp theo quy định và kết quả là công việc được hoàn thành theo những chuẩn mực đã đề ra từ trước. Trong hành chính công vụ, chuyên nghiệp là biết cách phối hợp, điều tiết công việc phù hợp với tiến độ và môi trường xung quanh để tạo nên hiệu quả tốt nhất; tác phong làm việc năng động, khoa học kết hợp với việc ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ mới vào công việc. Chuyên nghiệp thể hiện qua kế hoạch làm việc, chuyên tâm đối với công việc, không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức chuyên môn, độc lập, tự chủ và có tinh thần hợp tác trong công việc, ý thức kỷ luật, tác phong công nghiệp, biết cách giao tiếp và ứng xử, trang phục phù hợp và thư giãn hợp lý. - Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và kinh tế cho hoạt động quản lý của cơ quan. Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan, tổ chức.Văn phòng thực hiện chức năng thông tin thông qua hàng loạt các hoạt động như tìm kiếm thông tin, tiếp nhận, xử lý thông tin, cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo để ban hành các quyết định quản lý, phổ biến thông tin, lưu giữ thông tin,...Tất cả các hoạt động này được thực hiện dựa vào cách thức tổ chức và những quy định cụ thể của văn phòng. Tính chính xác yêu cầu thông tin phải được thu thập và điều chỉnh sao cho thời gian, địa điểm, điều kiện và nội dung thông tin phải rõ ràng. Giá trị của thông tin gắn liền với thời gian cung cấp nó, do đó phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin đồng thời nhanh chóng xử lý, điều chỉnh và truyền tải 13
thông tin. Cung cấp thông tin nhanh chóng vẫn đảm bảo tính đầy đủ tức là cung cấp cho lãnh đạo cơ quan những thông tin cần thiết, đa chiều và đủ để có thể ra quyết định quản lý có cơ sở khoa học và có tác động hữu hiệu đến người thực hiện quyết định. Việc tổ chức công tác văn phòng ngoài cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ còn hướng tới tính kinh tế. Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra cho cơ quan bằng chi phí nhỏ nhất. Các yêu cầu trên có đáp ứng được hay không tùy thuộc vào việc tổ chức công tác văn phòng khoa học. Thông tin càng chính xác, kịp thời, đầy đủ và kinh tế thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao. - Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của cơ quan. Qua thực tế, chúng ta thấy rằng năng suất lao động không chỉ tạo ra ở các bộ phận chuyên môn trực tiếp mà cũng ở cả bộ phận văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong cơ quan. Sự đóng góp của hoạt động văn phòng được biểu hiện qua công tác tham mưu, cung cấp những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và các đơn vị trong cơ quan. Thông qua hoạt động này, lãnh đạo cơ quan có thể đề ra những quyết định kịp thời nhằm giải quyết công việc chung hoặc tháo gỡ những vướng mắc trong quá trình điều hành công việc. Thực hiện tốt công tác văn phòng là góp phần tạo cho guồng máy công việc trong cơ quan được thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của toàn cơ quan. Thêm vào đó, việc tạo điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong hoạt động sẽ tạo khả năng sáng tạo, năng động, từ đó có thể tìm kiếm các biện pháp nâng cao năng suất lao động. Tâm lý lao động bị chi phối nhiều bởi các công cụ tài chính (tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi) và các công cụ phi tài chính (phân công công việc, điều kiện làm việc, mối quan tâm của lãnh đạo với nhân viên, đào tạo và cơ hội thăng tiến). Trong khi đó, một trong những nhiệm vụ của công tác văn phòng là phải quan tâm tới việc bố trí phòng làm việc, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt động sao cho khoa học, hợp lý. Vì vậy, việc thực hiện công tác văn phòng hợp lý, thuận tiện thì năng suất lao động, hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân hay cơ quan sẽ được nâng cao. - Ứng phó với những sự cố, công việc nảy sinh đột xuất. Sự không ổn định và hay thay đổi của tương lai làm cho việc tổ chức công tác văn phòng trở nên cần thiết. Làm việc có tổ chức kết hợp với kinh nghiệm thực tế giúp người lãnh đạo có thể dự 14
đoán được những việc sẽ xảy ra và những phương án dự bị được tính đến trong điều kiện có sự thay đổi. Với đặc thù của công tác văn phòng là luôn nảy sinh các công việc đột xuất chính vì thế việc phải tổ chức công tác văn phòng lại càng quan trọng. Sự thay đổi hay nảy sinh công việc đột xuất là thuộc tính tất yếu của môi trường như tổ chức họp đột xuất, đăng tải nhầm văn bản mật lên website của cơ quan, máy phô tô hỏng trong khi đang chuẩn bị tài liệu họp gấp, sự cố mất điện,… Công việc văn phòng có tổ chức giúp người lãnh đạo nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và thông qua đó phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Tạo thuận lợi cho việc kiểm tra. Kiểm tra là một biện pháp tất yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan. Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị phát hiện ra những sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, thông qua kiểm tra, các hoạt động của tổ chức, cơ quan sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Thường người ta chỉ nhấn mạnh tới ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm tra có tác động rất mạnh tới các đối tượng bằng cơ chế ràng buộc. Trên thực tế, một công việc phải được theo dõi, đôn đốc, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc là khâu sau cùng của chu trình công việc. Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Người lãnh đạo không thể kiểm tra công việc của cấp dưới nếu không có các tiêu chuẩn đo lường. Việc tổ chức công tác văn phòng tốt sẽ tạo ra các bước thực hiện và kết quả rõ ràng làm tiêu chuẩn đo lường cho công tác kiểm tra. Như vậy có thể nói, việc tổ chức công tác văn phòng có vai trò quan trọng trong hoạt động của văn phòng nói riêng và hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung. Ngoài ra, việc tổ chức công tác văn phòng còn giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính trong cơ quan, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, tổ chức và tạo tiền đề cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức,… Với vai trò to lớn đó, đòi hỏi từ lãnh đạo đến các cán bộ, công chức viên chức phải nhận thức được tầm quan trọng và sự ảnh hưởng của công tác này đến sự hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ 15
chức. Bởi vì, tổ chức công tác văn phòng có được quan tâm, thực hiện tốt hay không phụ thuộc phần lớn vào nhận thức của lãnh đạo, còn các cán bộ, công chức viên chức là người trực tiếp tham gia thực hiện một số nghiệp vụ của công tác văn phòng. 1.2. Nội dung tổ chức công tác văn phòng Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị không thể thiếu với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Các bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức này cần có sự phân công, chuyên môn hóa cao đồng thời giữa chúng lại có sự tác động qua lại, hợp tác, hỗ trợ nhau theo một cơ chế vận hành nhất định nhằm thực hiện chức năng chung. Văn phòng có các chức năng cơ bản sau: - Chức năng thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng là nơi tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của cơ quan đơn vị tiến hành trôi chảy. Thông tin tại văn phòng đến từ nhiều nguồn (thông tin bằng văn bản là chủ yếu), đa dạng về nội dung. Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, chức năng thu thập và xử lý thông tin của văn phòng ngày càng được chú trọng. - Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là chức năng truyền thống và cũng là quan trọng nhất của văn phòng. Trong một cơ quan, đơn vị chỉ có văn phòng mới thực hiện được chức năng này bởi nó có đủ thông tin và cơ sở dữ liệu. Chức năng tham mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các đơn vị chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính, kế hoạch xây dựng cơ bản, nghiệp vụ, tổ chức, cán bộ… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan. Tổng hợp không phải là phép cộng mà là xâu chuỗi có phân tích, sự riêng lẻ biến mất tạo ra một sản phẩm mới. Như vậy, hai nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng là hai công việc xuất phát từ vai trò trợ giúp của văn phòng đều nhằm mục đích cuối cùng là cung cấp cho lãnh đạo những cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời. - Chức năng hậu cần: Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào hoạt động cũng không thể tách rời các yếu tố vật chất như trụ sở, phương tiện, trang thiết bị, kinh phí hoạt động, tổ chức các cuộc họp, in ấn tài liệu phục vụ hội nghị… Văn phòng chính là bộ phận đảm nhiệm công việc này. Văn phòng có trách nhiệm tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả các yếu tố trên. Hoạt động của văn phòng phải luôn hướng tới mục tiêu chi phí thấp nhưng hiệu quả cao nhất. 16