zunia.vn

Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z

zunia.vn

» Kinh Doanh Marketing

» Quản trị kinh doanh

Nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:3

Báo xấu

10
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết Nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp trình bày chức năng và nhiệm vụ của văn phòng; Thực trạng công tác văn phòng trong các đơn vị sự nghiệp; Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUI SỐ 59/2022 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Vũ Quang Vinh* *Phòng HCTH, Trường Đại học Công nghiệp Quảng Ninh Email: vuquangvinhqn@gmail.com Mobile: 0912.389.084 Tóm tắt Từ khóa: nâng cao, hiệu Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành. quả, văn phòng, hành Văn phòng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng là bộ phận không thể chính thiếu, không thể tách rời của cơ quan , tổ chức. Từ những thực trạng, chức năng, nhiệm vụ công tác văn phòng trong các đơn vị sự nghiệp thì cần có giải pháp đối với những người làm trực tiếp công tác văn phòng và người lãnh đạo đứng đầu cơ quan đơn vị để nâng cao hiệu quả để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. 1. GIỚI THIỆU phòng Hành chính- Quản trị, Văn phòng) nhưng Hành chính văn phòng là đối tượng nghiên cứu văn phòng của các cơ quan đều có chức năng, của nhiều ngành khoa học.Trong quá trình quản lý nhiệm vụ chủ yếu sau: nhà nước, hành chính văn phòng vừa là phương tiện Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp; vừa là sản phẩm của quá trình đó, nó được dùng để chức năng tư vấn về văn bản, trợ giúp lãnh đạo soạn ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thảo văn bản; Chức năng tổ chức công tác lễ tân, thông tin hệ thống quản lý đến hệ thống quản lý và giao tiếp; Chức năng giúp việc điều hành của các ngược lại. lãnh đạo, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ Trong thời kỳ đẩy mạnh Công nghiệp hóa- quan, tổ chức. hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có nền hành Chức năng tham mưu - tổng hợp được thể hiện chính đủ mạnh, giải quyết nhanh gọn, đảm bảo tính trong từng nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng quy định, chính xác, hiệu quả công việc trong nhiều mặt đời quy chế và tổ chức làm việc theo quy định, quy chế; sống kinh tế, xã hội. đặc biệt là cuộc cải cách hành xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế chính nhà nước giai đoạn hiện nay, trong đó công hoạch công tác, thông tin tổng hợp Ngoài ra, Văn tác hành chính văn phòng cũng góp phần quan phòng còn có nhiệm vụ phục vụ các hoạt động hằng trọng trong công việc không ngừng cải tiến, phát ngày như: Tổ chức các cuộc họp, buổi làm việc của huy hiệu quả và chất lượng trong quản lý, điều hành lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác của công việc của mỗi cơ quan, đơn vị. lãnh đạo, quản lý tài sản, vật chất... Tùy từng khía cạnh, quy mô khác nhau mà có Hai chức năng tham mưu - tổng hợp và phục vụ nhiều định nghĩa về hoạt động của văn phòng, nếu có sự đan xen, có quan hệ mật thiết với nhau: Tham như văn phòng trước đây chỉ là nơi giải quyết mưu là để phục vụ và trong phục vụ có sự tham những công việc hành chính sự vụ, là bộ phận xử lý mưu.Xuất phát từ thực tế khách quan mỗi cơ quan, văn bản, quản lý con dấu, văn thư - lưu trữ thì hiện tổ chức trong hoạt động của mình đều hướng tới nay văn phòng là bộ phận không thể thiếu, không một mục tiêu nhất định. Muốn đạt được mục tiêu đề thể tách rời của cơ quan doanh nghiệp; là nơi tham ra thì phải quản lý một cách khoa học, hợp lý ( Phụ mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý, trách Văn phòng phải thực hiện các chức năng quản điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính lý của cơ quan mình: hoạch định, tổ chức, nhân sự, cho các đơn vị chức năng nhăm giải quyết hiệu quả lãnh đạo, kiểm tra). các nhiệm vụ chung của đơn vị, doanh nghiệp. Như Người phụ trách công tác Văn phòng cơ quan, vậy văn phòng là bộ phận quan trọng trong cơ cấu đơn vị phải có thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tổ chức của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp. tại của cơ quan, tổ chức đơn vị mình, nó liên quan 2. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA VĂN đến tính chất, đặc điểm hoạt động đến tiềm năng PHÒNG của các yếu tố trong tổ chức (nhân sự, tài lực, kỹ Văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị có thể khác thuật, thông tin) và các hoạt động liên quan đến môi nhau về tên gọi (một số cơ quan, bộ phận này gọi là trường vĩ mô, vi mô nội bộ, đồng thời còn thu thập phòng Hành chính, phòng Tổ chức - hành chính, thông tin liên quan đến quá trình thực hiện mục tiêu. KH&CN QUI 1
SỐ 59/2022 KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUI Người phụ trách quản lý công tác Văn phòng không lúng túng, thiếu khoa học trong thực hiện chức năng, những chỉ thu thập thông tin mà phải có trách nhiệm vụ của mình. Việc am hiểu, tinh thông và áp nhiệm tổng hợp thông tin đã thu thập được, tạo ra dụng có hiệu quả các tác nghiệp nghiệp vụ hành được nguồn thông tin mới hữu ích làm cơ sở cho chính văn phòng còn thấp. Đó là nguyên nhân làm người lãnh đạo, đứng đầu cơ quan, đơn vị đưa ra cho một số không ít cán bộ văn phòng chưa đáp quyết định mới một cách nhanh chóng, kịp thời, có ứng được yêu cầu công việc mà họ đảm nhận dẫn hiệu quả. Ngoài ra người phụ trách hoạt động Văn đến công việc của cơ quan bị trì trệ khó phát huy phòng còn phải chuyển tải các thông tin, mang tính hiệu quả trong hoạt động điều hành của lãnh thông tin đó đến đối tượng quản lý và đến đối tượng đạo đơn vị. có liên quan lưu giữ thông tin theo nhu cầu quản lý Bên cạnh đó cơ sở vật chất, điều kiện làm việc và khai thác sử dụng nó khi cần thiết. Ngoài những phục vụ cho công tác văn phòng tại một số cơ quan công việc liên quan đến quy trình thu thập thông tin, đơn vị chưa được thực hiện tốt, còn thiếu thốn gặp xử lý thông tin , nhà quản lý còn phải làm công tác khó khăn đã tác động không nhỏ đến chất lượng và tổ chức hoạt động của cơ quan, đơn vị, kể cả cho hiệu quả công việc; Việc áp dụng công nghệ thông lãnh đạo. Đó là cơ sở, vật chất, phương tiện hoạt tin vào công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ còn hạn động mua sắm, quản lý các trang thiết bị, cung cấp chế, còn nặng nề in sao chép, phát hành văn bản các trang thiết bị cho người sử dụng. giấy gây lãng phí. Người phụ trách, quản lý công tác văn phòng 4. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG phải tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm TÁC VĂN PHÒNG thông. Không như nhân viên bộ phận khác, nhà 4.1. Với ngƣời làm công tác Văn phòng quản lý văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt Đổi mới nâng cao chất lượng công tác tham được hết những hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nhà mưu tổng hợp, cung cấp và xử lý thông tin, phục vụ quản lý văn phòng phải là người đứng ra giải quyết kịp thời, hiệu quả, đầy đủ, chính xác quá trình lãnh cả vấn đề cá nhân, chuyên môn nghiệp vụ. Ngoài đạo, chỉ đạo của người lãnh đạo đứng đầu đơn vị. việc quản lý giấy tờ, sổ sách, văn bản và cần phải Nâng cao vai trò của Văn phòng trong hoạt động biết cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên, quản lý và điều hành của lãnh đạo đơn vị, thực hiện tất cả vì lợi ích của cơ quan, đơn vị. Xây dựng văn tốt hai nhiệm vụ cơ bản: Tham mưu- tổng hợp- điều phòng mạnh là yếu tố quan trọng để giúp cơ quan, phối và hậu cần. Văn phòng phải là đơn vị thực tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lế lối làm hiện tốt chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lãnh và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm đạo. thông tin phục vụ lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức Chức năng tham mưu phải được thể hiện trong và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ mối nhiệm vụ cụ thể: Giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức cần phải quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên ở một chức thực hiện chương trình công tác; Thông tin số cơ quan, đơn vị còn nhận thức chưa đúng đắn về tổng hợp phục vụ lãnh đạo; kiến nghị, xử lý các vấn vai trò, chức năng nhiệm của văn phòng, chưa quan đề liên quan đến toàn bộ các hoạt động của đơn vị; tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào biên tập kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác thức văn bản trong và ngoài đơn vị. và tạo điều kiện để cán bộ văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức Bên cạnh đó văn phòng phải là bộ phận phục điều hành công việc. vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày, tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các 3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP phòng, ban; Xây dựng kế họach chương trình làm Theo số liệu khảo sát năm 2020, cán bộ văn việc (năm, quý, tháng và hàng tuần) đảm bảo tuân phòng trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp có thủ đúng quy chế, quy trình cụ thể; Nghiêm túc trình độ đại học chiếm 30-50%, trung cấp 20-30%. thực hiện chế độ thông tin báo cáo nhanh chóng, Nếu so sánh với các bộ phận khác, trình độ chuyên đầy đủ, chính xác; bám sát thực tiễn, phát hiện các môn cán bộ làm công tác văn phòng còn thấp, đa số vấn đề mới nảy sinh, đề xuất các biện pháp giải cán bộ văn phòng mới chỉ có trình độ chuyên môn quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật; làm tốt một đến hai lĩnh vực, trình độ chuyên môn đào tạo công tác phối hợp với các bộ phận phòng, ban đơn công tác văn phòng còn ít. Cán bộ được phân công vị trong công tác tham mưu tổng hợp. công việc làm văn phòng chưa qua đào tạo về công Chuẩn bị các điều kiện phương tiện đảm bảo tác chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng và các công tác của đơn vị. Văn phòng không chỉ là “hộp nghiệp vụ khác liên quan công tác văn phòng còn thư” hay công cụ giúp việc đơn thuần mà cần có nhiều. Cán bộ, công chức, viên chức chưa nắm những con người có ý chí phấn đấu vươn lên, sáng vững nghiệp vụ hành chính văn phòng do đó còn 2 KH&CN QUI
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ QUI SỐ 59/2022 tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng Có cơ chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, thời cũng cần tránh coi Văn phòng là bộ phận tổng viên chức làm công tác văn phòng được học tập tham mưu, bao biện làm thay những công việc nâng cao trình độ lý luận chính trị, quản lý nhà không đúng chức năng. nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu Để thực hiện tốt vai trò trên, đối với người Phụ nhiệm vụ được giao. trách văn phòng cần phải am hiểu, có kinh nghiệm Tăng cường cơ sở vật chất, hiện đại hóa công về công tác văn phòng, có đầu óc tổ chức tư duy tác văn phòng để nâng cao hiệu quả công tác trong tổng hợp để văn phòng luôn là thường trực đầu mối đó lấy công nghệ thông tin là mũi đột phá. Văn giúp người đứng đầu lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều phòng càng sớm hiện đại hóa, càng phục vụ tốt sự hành công việc đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ lãnh đạo của của cơ quan, đơn vị. Song song với chức được xuyên suốt, không vị gián đoạn; Người việc hiện đại hóa công tác văn phòng là việc đào tạo phụ trách văn phòng phải đẩy mạnh vai trò chỉ đạo, nhân lực thích ứng với trang thiết bị, sử dụng công điều hành công việc của văn phòng, bám sát chức nghệ thông và phong cách làm việc mới.Thực hiện năng, nhiệm vụ được giao để bố trí, sắp xếp, phân việc xây dựng và áp dụng ISO 9001-2015 trong công công việc cụ thể, chi tiết đối với từng cán bộ, hoạt động văn phòng. viên chức trong văn phòng; Thực hiện đánh giá Tăng cường kiểm tra, kiểm soát có nhận xét công việc, hiệu quả làm việc hàng tháng của viên đánh giá hàng năm và có chế tài thưởng phạt phù chức trong văn phòng, tạo sự năng động, tinh thần hợp với các quy chế của đơn vị tạo điều kiện cho tự giác có ý thức trong công việc để hoàn thành tốt hoạt động, công tác văn phòng phát triển. nhiệm vụ . 5. KẾT LUẬN Đối với người làm công tác văn phòng cần Chất lượng và hiệu quả của công tác văn tích cực tham gia học tập, nâng cao trình độ chuyên phòng phụ thuộc rất nhiều vào việc quan tâm giải môn nghiệp vụ văn phòng,, cập nhật kịp thời các quyết vấn đề trên. Từng đơn vị, các nhân công tác, văn bản của nhà nước, chỉ thị của cấp trên; xác định làm việc văn phòng cần có ý thức trách nhiệm cao, người làm công tác Văn phòng phải giỏi một việc, thường xuyên tổng kết những việc đã làm được, biết nhiều việc, có sự nhiệt tình, trách nhiệm cao…; những việc còn tồn đọng, giải pháp khắc phục các Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc, tồn đọng đó để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu Sử dụng khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất và các quả công tác văn phòng trong các cơ quan, đơn vị trang thiết bị làm việc, tận dụng tối đa công nghệ hành chính sự nghiệp. thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin; tích cực đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn TÀI LIỆU THAM KHẢO phòng. 4.2. Với ngƣời lãnh đạo đứng đầu cơ quan, đơn [1]. Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại vị hóa nền hành chính nhà nước- Tạp chí Tổ chức Bố trí cán bộ công tác văn phòng phải đáp ứng Nhà nước tháng 9 năm 2020. yêu cầu về nghiệp vụ vừa có độ ổn định về thời [2]. Đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả gian. Xây dựng, củng cố tổ chức, bộ máy của Văn công tác quản trị văn phòng tại Đại học Vinh” của phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định tác gỉa Nguyễn Thị Kim Ngân (2019) và theo hướng hiện đại hóa, chuyên môn hóa. Rà [3]. Đề tài “ Nghiên cứu thực trạng, đề xuất giải soát tính toán việc luân chuyển cán bộ, chuyên viên pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng tham mưu các mảng phụ trách văn phòng đảm bảo hợp văn phòng trong thời ký công nghiệp hóa, hiện tính kế thừa, ổn định, đáng ứng công việc. đại hóa” tại Văn phòng HĐND, UBND tỉnh Quảng Ngãi của tác giả Phạm Trường Thọ năm 2020. KH&CN QUI 3

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

CEO.24: Bộ 240+ Tài Liệu Quản Trị Rủi Ro Doanh Nghiệp

249 tài liệu

1532 lượt tải

THÔNG TIN

TRỢ GIÚP

HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.